1 5. Luokittamispalvelu 5.1. Palveluinformaatio Palvelun nimi Luokittamispalvelu Palvelun versio 1.0 Toimeenpanopalvelun tunnus (ks. M14.4.42) 10fea, 9c2f, 4760, 9095, f4f9295f4b19 5.2 Avainkäsitteet 5.2.1 Asiakirjojen luokittelu Jokainen MoReq2010 yhteensopivaan tietojärjestelmään (MYJ) sisältyvä asiakirja täytyy luokitella. MoReq2010 :ssä tämä tarkoittaa, että laatimisestaan lähtien jokaisen asiakirjan täytyy liittyä johonkin luokkaentiteettiin. Luokat edustavat toimintafunktioita, aktiviteetteja ja transaktioita, ja luokan yhdistäminen asiakirjaan antaa asiakirjalle tietyn toiminnallisen kontekstin, joka liittää asiakirjan sen tuottaneeseen toimintaprosessiin. MoReq2010 :ssä asiakirjat sijoitetaan myös asiakirjakoosteiden yhteyteen. Toisin kuin luokkia koosteita on mahdollista luoda monia eri tarkoituksia varten. Tällainen kooste voi edustaa perinteisiä asiakirjakansioita. Tai se voi edustaa asiakirjojen online kirjastoa, joka saatetaan käyttäjien ulottuville web-sivuston kautta. Asiakirjat voidaan organisoida koosteiksi operationaalisia tarpeita varten, jotta niitä voitaisiin käsitellä yhtenä entiteettinä tai jotta pääsyä niihin voitaisiin kontrolloida yhdenmukaisesti. Asiakirjakoosteita on kuvattu luvussa 6. Asiakirjapalvelu. Kun asiakirjakoosteiden asiakirjat jakavat saman toimintakontekstin, ne voivat periä luokkansa suoraan emoasiakirjakoosteelta. Tämän helpottamiseksi MoReq2010 edellyttää, että asiakirjojen tapaan myös asiakirjakoosteet luokitellaan. Tätä luokittelun periytymistä painottavaa lähestymistapaa suositellaan suurten asiakirjamäärien käsittelyssä, koska siten voidaan välttää tarve luokitella jokainen asiakirja erikseen. Tämä on kuitenkin mahdollista vain, jos asiakirjakoosteen asiakirjat ovat yhtenäisiä. MoReq2010 mahdollistaa myös epäyhtenäiset asiakirjakoosteet, joissa on asiakirjoja, joiden luokittelu perustuu erilaiseen toiminnalliseen luokitteluun. Ne on saatettu koota yhteen operationaalisista syistä, esimerkiksi sen vuoksi, että ne liittyvät tiettyyn henkilöön, paikkaan, projektiin, tapahtumaan, asiaan tai asiakkaaseen (ks. 6.2.1 Tarkoituksenmukainen asiakirjakoosteiden muodostaminen). Edellä mainituissa esimerkeissä kaikkia online-kirjastossa olevia asiakirjoja ei välttämättä ole tuotettu saman toimintaprosessin yhteydessä. Tällaisessa tapauksessa jokainen yhteen koottu asiakirja luokitellaan yksilöllisesti ja tehdään siten tyhjäksi emokoosteilta oletusarvona peritty luokka. Asiakirjan luokittelu antaa sille toiminnallisen kontekstin, joka puolestaan tuottaa asiakirjalle säilytysaikasuunnitelman. Suunnitelma määrittelee asiakirjan säilytysajan ja mahdollisen hävittämisen. Tämä informaatio perustuu aina asiakirjan luokkaan. Säilytysaikasuunnitelmista on lisätietoa luvussa 8 Säilytysaikasuunnitelmapalvelu.
2 5.2.2. Luokittelun periytyminen Kaikki juuritason asiakirjakoosteet (ks. 6.2.2 Juuriasiakirjakoosteet) tulee luokitella. Oletusarvoisesti kaikki lapsikoosteet ja asiakirjat perivät emokoosteen luokan. Peritty luokitus voidaan kumota määrittelemällä luokka suoraan asiakirjakoosteelle tai asiakirjalle. Kuvio 5a Selitys: Havainnollisuuden vuoksi jokainen tämän moduulin diagrammeissa esiintyvä luokka on kuvattu käyttäen eri muotoja ja värejä (jokaisen nimityksenä on Luokka ); muihin moduuleihin liittyvissä diagrammeissa, kuten kuviossa 1i, kaikki saman tyyppiset entiteetit, kuten luokat, on kuvattu saman muotoisiksi ja värisiksi. Kuvio 5b osoittaa, kuinka luokittamispalvelusta saatua luokkaa käytetään luokittelemaan asiakirjakoostetta. Saman luokan perivät automaattisesti kaikki kyseisen koosteen jälkeläiset, mukaan lukien lapsiasiakirjakoosteet ja asiakirjat. Kuvio 5b Oletusarvoisesti kaikki lapsiasiakirjakoosteet ja asiakirjat perivät emokoosteensa luokan. Kuvio 5c osoittaa, kuinka peritty luokka voidaan kumota luokittelemalla lapsiasiakirjakooste. Kuvion esimerkissä peritty luokka on korvattu luokittelemalla suoraan lapsiasiakirjakooste. Tämän korvaavan luokan perivät sitten lapsikoosteen perilliset.
3 Kuvio5d Asiakirjan yksilöllinen luokittelu kumoaa lähtökohtaisesti luokan, jonka se on perinyt emoasiakirjakoosteeltaan. Kuvio 5d osoittaa, kuinka asiakirjan emoasiakirjakoosteeltaan perinnöksi saama luokka voidaan kumota yksittäisiä asiakirjoja luokittelemalla.
4 5.2.3 Uudelleenluokittelu Toisinaan asiakirjajärjestelmässä tulee tarpeelliseksi luokitella asiakirjoja uudelleen. Tämä voi olla tarpeen missä tahansa asiakirjajärjestelmässä, koska toimintaluokittelut muuttuvat ajan kuluessa ja niitä päivitetään. Tämä pitää erityisesti paikkansa, kun kootaan yhteen asiakirjoja eri lähteistä kuten esimerkiksi silloin, kun kaksi toimintayksikköä yhdistetään. MoReq2010 edellyttää, että jokainen MoReq2010 -yhteensopiva tietojärjestelmä (MYJ) tarjoaa ainakin välttävän tuen uudelleenluokittelulle sallimalla auktorisoidun käyttäjän korvata vallitsevan luokan toisella aina silloin, kun sitä sovelletaan MYJ:ssä. 5.2.4 Luokittamispalvelut ja luokitusjärjestelmät Monet organisaatiot laativat omat luokitusjärjestelmänsä tai käyttävät yleisiä järjestelmiä, jotka ovat sovellettavissa koko niiden toimialalla. MoReq2010 :n palveluperusteinen arkkitehtuuri mahdollistaa sen, että organisaation eri asiakirjajärjestelmät voivat jakaa yhteisen keskitetyn luokittamispalvelun. Myös yksittäisellä MoReq2010 -yhteensopivalla tietojärjestelmällä (MYJ) voi olla enemmän kuin yksi luokittamispalvelu. Olipa luokittamispalvelu keskitetty tai liittyipä se vain yhteen MYJ:iin, kunkin luokittamispalvelun tulee tukea tiettyä luokitusjärjestelmää. Luokitusjärjestelmät edustavat eri tapoja järjestää luokat luokittamispalvelussa. Eräs yksinkertaisimmista ja yleisimmistä luokitusjärjestelmistä on hierarkkinen luokitus, jossa luokat on järjestetty yksinkertaiseen puurakenteeseen siten kuin Kuvio 5e osoittaa. Kuvio 5e- Esimerkki luokittamispalvelusta, jossa on sovellettu hierarkkista luokitusjärjestelmää. Kuvio 5e on esimerkki luokittamispalvelusta, jossa on sovellettu hierarkkista luokittelua. Tämän tyyppisessä luokittamisjärjestelmässä vain hierarkkisen rakenteen juuressa olevia luokkia käytetään luokittelemaan asiakirjakoosteita ja asiakirjoja.
5 Myös muun tyyppiset luokitusjärjestelmät ovat mahdollisia kuten Keyword AAA, laajalti käytetty funktionaalinen luokitusjärjestelmä, jonka monihierarkkinen rakenne pohjautuu ISO 2788 standardin mukaiseen yksikieliseen tesaurukseen. Keyword AAA hyödyntää luokkien välisiä yhteyksiä kuten liittyviä termejä. Helpottaakseen eri luokitusjärjestelmien omaksumista eri toimintaorganisaatioissa ja eri markkinasektoreilla, MoReq2010 antaa ohjelmistotoimittajille mahdollisuuden valita MYJ-ratkaisuissa käytettävien eri järjestelmien välillä. Eri tyyppisten luokitusjärjestelmien spesifit vaatimukset on määritelty luokitusmoduuleissa. Kunkin MYJ-järjestelmän tulee ottaa käyttöön seuraavassa jaksossa esitetyt vaatimukset ja vähintään yksi MoReq2012, 200. Classification Series, plug-in moduuli (lisämoduuli). Vaikka kunkin luokittamispalvelun tulee sisäisen eheyden vuoksi soveltaa vain yhden tietyn luokitusjärjestelmän rakennetta, MoReq2012 ei estä MYJ-tietojärjestelmää käyttämästä useampiakin luokittamispalveluita, joilla kullakin on oma selväpiirteinen luokitusjärjestelmänsä.