6AIKA AVOIMET JA ÄLYKKÄÄT PALVELUT-STRATEGIA KUUTOSKAUPUNGIT Espoo, Helsinki, Oulu, Tampere, Turku, Vantaa Muistio Ohjausryhmän kokous 8/2014 Aika: 11.11.2014, 12.00-15.00 Paikka: Vantaan kaupungintalo, Asematie 7, neuvotteluhuone 064 Osallistujat Jukka Järvinen, Tampereen kaupunki (puheenjohtaja) Teuvo Savikko, Espoon kaupunki Päivi Sutinen, Espoon kaupunki Seppo Haataja, Tredea Anna-Mari Sopenlehto, Turun kaupunki (estynyt) Aino Ukkola, Turun kaupunki Marko Puhtila, Turku Science Park Oy Kimmo Viljamaa, Vantaan kaupunki Mirka Järnefelt, Vantaan Innovaatioinstituutti Oy Outi Rouru, Oulun kaupunki Juha Sirviö, Oulun kaupunki Santtu Von Bruun, Helsingin kaupunki (estynyt) Kimmo Heinonen, Helsingin kaupunki Olli Voutilainen, TEM Mari Kuparinen, Uudenmaan liitto (estynyt) Jarmo Eskelinen, Forum Virium Helsinki (estynyt) Sari Luostarinen, 6Aika-strategiatoimisto (esittelijä) Ville Meloni, 6Aika-strategiatoimisto (esittelijä) (estynyt) Minna Torppa, 6Aika-strategiatoimisto (esittelijä) Minna Sikiö, 6Aika-strategiatoimisto (sihteeri)
1. Kokouksen avaus ja edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Puheenjohtaja Järvinen avasi 6Aika-ohjausryhmän kokouksen klo 12.10. Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja, jossa ei ollut huomauttamista. Puheenjohtajan esityksestä päätettiin keskustella hankerahoituksen hyväksynnän aikataulusta kaupungeissa, josta myös Uudenmaan liitto on ollut huolestunut. Käytiin läpi kaupunkikohtainen kierros tilanteesta. Haastavin tilanne on Oulussa, jossa talousarvioneuvotteluiden vuoksi päätöstä avoimen datan rahoitushakemuksesta ei ole otettu vielä kaupunginhallituksen käsittelyyn. Asia on luvattu ottaa käsittelyyn 18.11. kokouksessa. Sovittiin, että Oulu on itse yhteydessä rahoittajaan asiassa ja selvittää heille, mikä ongelma rahoituspäätöksen kanssa on ollut. Rahoittaja on myös toivonut, että jatkossa hakemusten rahoituksen käsittelyä kaupunkitasolla suoraviivaistettaisiin, jotta samaa prosessia ei tarvitsisi käydä läpi jokaisen hankkeen kanssa erikseen. Keskusteltiin myös rahoittajalta tulleesta vaatimuksesta toimittaa heille selvitys, josta käy ilmi jokaisen kaupungin hallinto-/johtosäännön tai muun vastaavan mukaisesti henkilö/taho, jolla on oikeus antaa sitoumus projektin omarahoitusosuudesta. Pyyntö selvityksestä lähetettiin strategiatoimistoon 3.11. järjestetyn 6Aika-strategiatoimistohankkeen rahoitusneuvottelujen jälkeen. Kaupunkeja on pyydetty toimittamaan selvitykset strategiatoimistoon keskiviikkoon 12.11. mennessä. Uudenmaan liitto ei tee strategiatoimistohankkeesta tai avoimen datan kärkihankkeesta rahoituspäätöstä ennen kuin selvitykset on toimitettu heille. 2. Johtoryhmän kokouksen 29.10 päätökset Sari Luostarinen esitteli johtoryhmän päätökset. Keskusteltiin strategiatoimiston roolista, joka nousi esiin 29.10. johtoryhmän kokouksessa. Olli Voutilainen totesi, että strategiatoimiston yleisen koordinaatioroolin lisäksi sillä voi olla yleistä, sisällöllistä asiantuntijaroolia tarvittaessa, kunhan tämä ei liity yksittäiseen hankkeeseen, johon saataisiin erillistä hankerahoitusta. Näissä tilanteissa asiaa tulee tarkastella tapauskohtaisesti. Keskusteltiin esteellisyys-kysymyksistä kaupungeissa. Olli Voutilainen jatkaa selvitystä TEM:in juristin kanssa, jolta ei ole vielä saatu asiaan yksiselitteistä kantaa. Tarkoitus on kuitenkin tiivistää vastaus valmiiksi ennen joulukuun ohjausryhmän kokousta (3.12.) ja strategiatyöpajaa (10.12.). Sari Luostarinen huomautti, että keskustelu esteellisyys-kysymyksistä tulee käydä jokaisessa kaupungissa kaupungin lakimiehen kanssa ennen strategiatyöpajaa. 2
Keskusteltiin kaupunkikohtaisesta/maantieteellisestä budjetin jakautumisesta kärkihankkeiden ja pilottien välillä. Puheenjohtaja Järvinen huomautti, että kaupungeilla ei ole oikeutta korvamerkitä rahoja tietylle kaupungille, mutta rahan tulisi jakautua suhteellisen tasapuolisesti. Kimmo Viljamaa totesi, että rahan jakautumisen seurannan pohjaksi tarvitaan jokin mekanismi, jolla seurataan hankkeiden ja niiden toimintojen jakautumista kaupunkien välillä. Seurantatietojen pohjalta kaupungit voivat päättää, miten jatkossa edetään. Sari Luostarinen muistutti, että yhteiset pelisäännöt ja periaatteet on kirjattava yksiselitteisesti ja että hankkeiden epävirallisen valmisteluprosessin avulla voidaan myös ohjata rahan jakautumista. Sovittiin, että rahoittajan kanssa kehitetään muutama vaihtoehtoinen malli rahan jakautumisen seurannalle, jotka tuodaan johtoryhmän käsittelyyn. Keskusteltiin seuraavasta avoimesta hausta ja pilotteihin liittyvistä teemoista. Puheenjohtaja Järvinen huomautti, että seuraava avoin haku on saatava auki ensi vuoden alussa vaikka kärkihankevalmistelu olisikin kesken. Muuten strategian toteutus ei näytä luotettavalta. Sari Luostarinen kertoi, että pilottien teemojen tulisi nousta kaupunkikoordinaattorien työstä kaupungeissa. Strategiatoimisto tukee koordinaattorien työtä eri välineillä (esimerkkinä Trello). Oleellista on, että kaupungeilla on yhteinen käsitys aikataulusta, jossa edetään sekä tietämys siitä, mitä muut kaupungit tekevät. 3. Avoimet innovaatioalustat kärkihankkeen jatkovalmistelu Juha Sirviö esitteli avointen innovaatioalustojen kärkihankkeen valmistelutilanteen ja hankkeen suunniteltua sisältöä. Kaupunkikohtaisista teksteistä koostetaan sisältöä hankkeen työpaketteihin ja näitä myös käydään läpi hankevalmistelun työpajassa Oulussa 13.11. Sari Luostarinen huomautti, että rahoittajan olisi hyvä nähdä hakemus mahdollisimman pian, jotta heiltä tuleviin kommentteihin/muutospyyntöihin ehdittäisiin vielä tehokkaasti reagoimaan. Keskusteltiin kärkihankkeen sisällöstä ja johtoryhmän kokouksessa nousseista kommenteista sisältöön liittyen. Kimmo Viljamaa totesi, että yksi johtoryhmän huolista kärkihankkeessa saattaa olla se, ovatko hankkeen sisään kirjoitetut pilottitoiminnot liian irrallisia verrattuna muuhun tekemiseen. Aino Ukkola painotti, että jokaisen kaupungin sisällä on mietittävä, minkälaisia toimintoja halutaan sisällyttää kärkihankkeeseen ja mitä tehdään pilottien kautta. Todettiin, että 10.12. strategiatyöpajaan mennessä tämän sekä kaupunkien yhteisen strategisen näkemyksen kärkihankkeen sisällöstä on oltava selkeää, jotta johtoryhmä voi kommentoida muokattua sisältöä. Outi Rouru muistutti vielä, että 3
kun ohjausryhmän jäsenet esittelevät kärkihankkeen sisältöä johtoryhmän jäsenelleen, tulee tähän käyttää valmisteltua EAKR-hakemustekstiä. Hankkeen projektisuunnitelma valmistuu vasta, kun hanke on jätetty rahoittajalle käsittelyyn. 4. Valmistelun ja kehittämisen pelisäännöt Päivi Sutinen esitteli tarkemmin pyyntönsä keskustella ohjausryhmässä hankkeiden valmistelun ja kehittämisen pelisäännöistä. Riskinä on, että vuosia kaupungeissa valmisteltu työ leviää liian avoimuuden vuoksi valmistelutyöryhmän ulkopuolelle. Kaikilla osapuolilla tulisi olla oikeus määritellä 6Aika-toimijoille luottamuksellinen materiaali, jota ei vielä hankkeen valmisteluvaiheessa tule levittää ulkopuolelle. Tämä ei ole ristiriidassa strategian avoimuusperiaatteen kanssa, sillä lopputuotokset ovat aina avoimia. Sari Luostarinen kysyi, tarkoittaako tämä sitä, että hankkeiden valmisteluprosessista tehdään suljetumpi, jolloin strategian avoimuuden periaatteita joudutaan uudelleen tarkastelemaan. Puheenjohtaja Järvinen totesi, että asiasta ei voi ehkä tehdä periaatepäätöstä. Sovittiin, että jos on tarvetta pitää materiaaleja 6Aika-toimijoille luottamuksellisina, tulee asianomaisen tästä kertoa, jolloin asiasta sovitaan tapauskohtaisesti. 5. 10.12 joryn ja ohryn strategiatyöpajan valmistelu Keskusteltiin 10.12. järjestettävään johtoryhmän ja ohjausryhmän yhteiseen 6Aika-strategiatyöpajaan valmistautumisesta. Sari Luostarinen kertoi, että strategiatyöpajassa oleellista on kirkastaa ajatusta siitä, mikä tulee muuttumaan 6Aika-toiminnan tuloksena ja saada luotua yhteinen ymmärrys strategian tavoitteista. Näitä mietintöjä on hyvä kirjoittaa kaupungeittain auki ennen työpajaa ja tätä varten strategiatoimisto lähettää kaupungeille ennakkotehtäviä. Tehtävien tuotokset käydään läpi työpajassa. Puheenjohtaja Järvinen ehdotti, että työpajan agendalle lisättäisiin keskustelua budjetista (kärkihankkeet vs. pilotit kaupungeittain ja rahoituksen jakamisen seurantametodi). Päivi Sutinen toivoi, että tilaisuudessa keskusteltaisiin myös 6Aika-riskienhallinnasta liittyen kaupunkien organisoitumiseen ja toiminnan läpinäkyvyyteen. Sari Luostarinen painotti, että myös strategian onnistumista määrittelevän mittariston laatiminen on yksi tärkeistä tehtävistä työpajassa. Olli Voutilainen muistutti, että mittaaminen tarkoittaa koko strategian yhteydessä lähinnä laadullista arviointia numeroiden sijaan. Teuvo Savikko esitti toivomuksen siitä, että strategiaprosessista kirjoitettaisiin jatkuvasti jonkinlaista 4
proosallista päiväkirjaa, jossa kerrottaisiin, mitä strategiassa on tehty, ei ole tehty, miten ja miksi. Tällöin pystytään jälkeenpäin paremmin arvioimaan, ovatko käytetyt metodit olleet toimivia. 6. Loppu- ja alkuvuoden aikataulut Sari Luostarinen esitteli loppuvuoden 2014 ja alkuvuoden 2015 aikatauluja ja tulevia tehtäviä. Juha Sirviö toivoi, että esteellisyys-kysymysten läpikäyntiä varten kaupungit voisivat saada jotain yleistä materiaalia, jota käyttää keskusteluiden pohjana. Sovittiin, että strategiatoimisto lähettää kaupungeille yhdenlaisen kysymyspatteriston, mutta kaupungeissa on myös hyvä miettiä mahdollisia kaupunkikohtaisia erikoistapauksia. Esteellisyys-kysymyksiä käsitellään kaupunkien vastausten perusteella 3.12. ohjausryhmän kokouksessa. Kokouksessa käytyä keskustelua käytetään pohjana myös 10.12. strategiatyöpajaan. Keskusteltiin lyhyesti pilottihakujen avaamisesta ja sen teemojen rajaamisesta. Marko Puhtila kysyi, onko rahoittajalla vaatimuksia teemojen rajaamisen suhteen. Sari Luostarinen kertoi, että rahoittajalla ei ole erityisvaatimuksia rajaamiseen vaan kaupungit yhdessä rajaavat teemat haluamallaan tavalla. Haun teemojen rajaus ei kuitenkaan poista mahdollisuutta kaikenlaisten hakemusten saapumisesta EURA:an. Minna Torppa huomautti, että tästä syystä hankkeiden epävirallinen valmisteluvaihe (Trellon avulla) on äärimmäisen tärkeä, koska silloin hakijoita voidaan auttaa valmistelemaan hankkeita, jotka ovat kulloinkin määritellyn teeman mukaisia ja parhaiten vastaavat kaupunkien kehittämistarpeisiin. 7. Muut asiat Käytiin läpi rakennerahasto-ohjelmaan tulleita päivityksiä. Keskusteltiin siitä, aiheuttaako päivitettyyn ohjelmaan kirjattu johtoryhmän laajempi rooli muutoksia strategiaan tai strategiatoimiston rooliin ( Johtoryhmä vastaa myös strategian koordinoinnista ja seurannasta yhdessä rahoittajan kanssa ). Todettiin, että johtoryhmä ei johda operatiivisesti strategian koordinointia, mutta on vastuussa siitä. Olli Voutilainen totesi, että päivitetty teksti on osittain epätarkempi kuin aikaisempi, mutta se ei hänen mielestään vaadi mitään toimenpiteitä. Seuraavat kokoukset: - 3.12. Espoossa klo 11.00-10.12. Helsingissä klo 14-18 (yhteinen strategiatyöpaja johtoryhmän kanssa + pikkujoulut) 5
- 9.1.2015 Oulussa klo 09.00-6.2.2015 Turussa klo 11.00 Kokous päättyi klo 14.20. 6