Kirjanpito-ohjelma Käyttöohje Päivitetty 17.10.2016
Sisällysluettelo Sisällysluettelo... 1 Yleistä ohjelmasta... 2 Yleistä tositteista... 3 Tositteen lisääminen... 4 Päänäkymä... 8 Ostolasku... 10 Myyntilasku... 12 Kulukorvaus... 13 Matkalasku... 15 Pitkävaikutteiset kulut... 17 Muu tulo... 19 Muu kulu... 20 Palkka... 22 Muu tapahtuma... 24 Yleistä raporteista... 26 Pääkirja... 27 Päiväkirja... 28 Tuloslaskelma... 29 Tase... 30 ALV-laskelma... 31 Tiedostot... 32 Tilikaudet... 33 Kirjausohjeita... 34 1
Yleistä ohjelmasta Kirjanpito Atlaksen kirjanpito-ohjelma on rakennettu tarkoituksena tehdä pienen yrityksen kirjanpidosta mahdollisimman yksinkertaista ja helppoa. Tavoitteena on ollut ohjelma, jonka avulla kuka tahansa voi hoitaa oman kirjanpitonsa siihen liittyvine velvoitteineen. Ohjelman näkymiin on tuotu painikkeet, joilla kirjanpidon voi tehdä nopeasti, ja silti saada eriteltyä tietoa tulojen ja kulujen sisällöstä. Halutessaan tapahtumia voi eritellä tarkemmin omille kirjanpitotileilleen. Painikkeissa olevat numerot ovat kirjanpitotilien numeroita, joihin painikkeella valitut kulut kohdistuvat. Numeroiden tarkoituksena on helpottaa kirjanpidon raporttien ymmärtämistä. Tässä käyttöohjeessa esitellään Kirjanpito Atlaksen kirjanpito-ohjelman rakennetta, toimintaa ja raportointitoimintoja. Käyttöohjeessa ei anneta kirjanpidon laillisuuteen tai oikeellisuuteen liittyvää neuvontaa. 2
Yleistä tositteista Ohjelmassa olevat tositetyypit on jaettu kahteen luokkaan: tuloihin ja menoihin. Jako perustuu siihen, onko tapahtuma yrityksen kassavirran kannalta positiivinen (tulo) vai negatiivinen (meno). Jaottelulla on pyritty siihen, että tositteet voidaan pääsääntöisesti kirjata käyttäen positiivisia arvoja. Kuitenkin esimerkiksi hyvityslasku koskien ostolaskua kirjataan negatiivisilla arvoilla. Kirjauksen hyväksyttyäsi voit helposti tarkistaa pankkitilin tai kassan viennin arvon oikeellisuuden. Tositetyypeistä tuloja ovat: myyntilasku, muu tulo sekä muu tapahtuma. Menoja ovat: ostolasku, kulukorvaus, matkalasku, pitkävaikutteinen kulu, palkka sekä muu kulu. 3
Tositteen lisääminen 1. Yläosan painikkeista valitaan kulutili, valitaan päivämäärä, syötetään summa, valitaan arvonlisävero, lisätään laskun selite ja alaosan painikkeista tili, jolta veloitus tapahtui. 2. Hyväksytään kirjaus OK -painikkeella. Jos samalle tositteelle tehdään useita kirjauksia, toistetaan vaiheita 1 ja 2. 4
3. Ohjelma laskee samoille tileille kohdistuvat kirjaukset yhteen. 4. Mahdollinen virheellinen kirjaus poistetaan Poista viimeinen rivi -painikkeella. 5
5. Kun tositteen kirjaukset ovat valmiit, lisätään liite (esim. alkuperäinen lasku) Liitä tiedosto -painikkeella. Ohjelmaan valmiiksi tallennetut tositteet ovat listattuna alaosassa. Tositteita voi tallentaa ohjelmaan omalta laitteelta tai lähettämällä ne sähköpostin liitteenä annettuun osoitteeseen. 6. Jos oikea liite on ladattu ohjelmaan, se valitaan valitse -painikkeella. Muuten liite ladataan omalta laitteelta Lataa tiedostoja -painikkeella ja valitsemalla oikean tiedoston. 6
7. Tämän jälkeen ohjelma palaa tositteelle ja valittu tiedosto näkyy sivun alalaidassa. 8. Tosite hyväksytään Hyväksy tosite -painikkeella. Ohjelma palaa tämän jälkeen päänäkymään ja lisätty tosite näkyy sivun alalaidassa. 7
Päänäkymä Päänäkymä on näkymä, johon saavut kirjauduttuasi sisään ohjelmaan. Tämän näkymän kautta siirrytään eri raporteille sekä valitaan lisättävän tositteen tyyppi. Vasemmalla oranssilla pohjalla ovat painikkeet yleisiin näkymiin sekä raporteille siirtymistä varten. Ylimmäinen Tapahtumat -painike tuo päänäkymään. Tiedostot -painikkeella pääsee selaamaan ohjelmaan ladattuja liitetiedostoja. Tilikaudet -painikkeella pääsee valitsemaan käytettävän tilikauden. Raportit löytyvät omien painikkeidensa takaa. Ylhäällä olevien tumman harmaiden painikkeiden kautta siirrytään lisäämään tositteita. Tositteen voi tehdä haluamallaan tositetyypillä, mutta valmiit painikkeet on valittu pääosin seuraavalla sivulla olevan luokittelun perusteella. 8
Ostolasku; ostolaskut Myyntilasku; myynnit Kulukorvaus; pienet ostokset Matkalasku; matkoihin liittyvät kulut Pitkävaikutteinen kulu; taseeseen aktivoitavat pitkävaikutteiset kulut Palkka; palkat ja niihin liittyvät henkilösivukulut Muu tulo; sekalaiset muut tulot Muu kulu; sekalaiset muut kulut Muu tapahtuma; sijoitukset Yllä mainittujen painikkeiden alla näkyy lista ohjelmaan syötetyistä tositteista. Tositteita voi halutessaan tarkastella ja muokata. 9
Ostolasku YLÄOSAN PAINIKKEET Myytävät tuotteet; myytäväksi tarkoitetut tuotteet, esim. jumppakuminauha Hoitotarvikkeet; hoidossa käytettävät tarvikkeet, esim. hierontaöljy Ulkopuolinen työ; toiselle yritykselle hoitotyöstä maksettu korvaus (HUOM ei palkka) YEL-maksut; yrittäjän eläkevakuutusmaksut Koulutuskulut; yrittäjän ja/tai henkilökunnan koulutuskulut Vuokrat; esim. toimitilan vuokrat Toimitilakulut; muut toimitilojen hoitokulut, esim. siivous, sähkö Kalustokulut; esim. hoidossa käytettävät laitteet, toimitilan huonekalut Markkinointikulut; markkinointiin ja myyntiin liittyvät kulut (HUOM ei edustuskuluja) Toimistokulut; atk-kulut, hallintoon liittyvät kulut, pienet sekalaiset kulut (esim. viivästyskorot) Kaikki tilit; painikkeen alta löytyvät kaikki tilit kirjanpitotilin numeron mukaan järjestettynä 10
ALAOSAN PAINIKKEET Yrityksen kassa; yrityksen käteinen raha Yrityksen pankkitili; yrityksen pääasiallinen pankkitili, muita pankkitilejä käytetään Kaikki tilit - painikkeen kautta Ostovelat; maksamattomien kulujen jaksotus laskentakaudelle Kaikki tilit; painikkeen alta löytyvät kaikki tilit kirjanpitotilin numeron mukaan järjestettynä 11
Myyntilasku YLÄOSAN PAINIKKEET Myynti, palvelut; esim. hoitotyöstä saatavat tulot Myynti, tavarat; myytävistä tuotteista saatavat tulot Sekalaiset tulot; esim. laskutuslisät, toimituslisät Kaikki tilit; painikkeen alta löytyvät kaikki tilit kirjanpitotilin numeron mukaan järjestettynä ALAOSAN PAINIKKEET Myyntisaamiset; maksamattomien tulojen jaksotus laskentakaudelle Yrityksen kassa; yrityksen käteinen raha Yrityksen pankkitili; yrityksen pääasiallinen pankkitili, muita pankkitilejä käytetään Kaikki tilit - painikkeen kautta Kaikki tilit; painikkeen alta löytyvät kaikki tilit kirjanpitotilin numeron mukaan järjestettynä 12
Kulukorvaus YLÄOSAN PAINIKKEET Henk. kunnan kokous; henkilökunnan kokousten ja virkistystapahtumien kulut Matkaliput; matkaliput, taksikulut Majoituskulut; esim. hotellikulut Parkkimaksut; parkkimaksut Edustuskulut; asiakastilaisuuksiin liittyvät edustuskulut Markkinointikulut; markkinointiin ja myyntiin liittyvät kulut (HUOM ei edustuskuluja) Toimistokulut; atk-kulut, hallintoon liittyvät kulut, pienet sekalaiset kulut (esim. viivästyskorot) Kaikki tilit; painikkeen alta löytyvät kaikki tilit kirjanpitotilin numeron mukaan järjestettynä 13
ALAOSAN PAINIKKEET Yrityksen kassa; yrityksen käteinen raha Yrityksen pankkitili; yrityksen pääasiallinen pankkitili, muita pankkitilejä käytetään Kaikki tilit - painikkeen kautta Kaikki tilit; painikkeen alta löytyvät kaikki tilit kirjanpitotilin numeron mukaan järjestettynä 14
Matkalasku YLÄOSAN PAINIKKEET Ajoneuvokulut; ajoneuvon käyttämisestä ja vuokraamisesta aiheutuvat kulut Matkaliput; matkaliput, taksikulut Majoituskulut; esim. hotellikulut Parkkimaksut; parkkimaksut Kilometrikorvaukset; kilometrikorvaukset Kotimaan päivärahat; päivärahat kotimaan matkoista Ulkomaan päivärahat; päivärahat ulkomaan matkoista Kaikki tilit; painikkeen alta löytyvät kaikki tilit kirjanpitotilin numeron mukaan järjestettynä 15
ALAOSAN PAINIKKEET Yrityksen kassa; yrityksen käteinen raha Yrityksen pankkitili; yrityksen pääasiallinen pankkitili, muita pankkitilejä käytetään Kaikki tilit - painikkeen kautta Yksityissijoitukset; toiminimiyrittäjän sijoitukset yritystoimintaan Kaikki tilit; painikkeen alta löytyvät kaikki tilit kirjanpitotilin numeron mukaan järjestettynä 16
Pitkävaikutteiset kulut YLÄOSAN PAINIKKEET Huoneiston remontit; yrityksen omistaman osakehuoneiston remontoinnista aiheutuvat kulut Vuokratilan remontit; yrityksen vuokraaman toimitilan remontoinnista aiheutuvat kulut Atk-ohjelmat; suurempien atk-ohjelmien tai järjestelmien hankintakulut Rakennukset; yrityksen omistaman kiinteistön hankintakulut Laitteet; pitkäaikaiseen käyttöön hankittujen laitteiden (esim. hoitopöytä) hankintakulut Henkilöautot; yrityksen käyttöön tai työsuhdeautoksi hankitun auton hankintakulut Huoneistot; yrityksen omistaman osakehuoneiston hankintakulut Kaikki tilit; painikkeen alta löytyvät kaikki tilit kirjanpitotilin numeron mukaan järjestettynä 17
ALAOSAN PAINIKKEET Yrityksen kassa; yrityksen käteinen raha Yrityksen pankkitili; yrityksen pääasiallinen pankkitili, muita pankkitilejä käytetään Kaikki tilit - painikkeen kautta Ostovelat; maksamattomien kulujen jaksotus laskentakaudelle Kaikki tilit; painikkeen alta löytyvät kaikki tilit kirjanpitotilin numeron mukaan järjestettynä 18
Muu tulo YLÄOSAN PAINIKKEET Sekalaiset tulot; sekalaiset tulot, esim. vahingonkorvaukset (HUOM ei verovapaita tuloja) Korkotulot; korkotulot, esim. pankkitilin korko Yhteisökorkotulot; verottajan maksamat hyvityskorot Kaikki tilit; painikkeen alta löytyvät kaikki tilit kirjanpitotilin numeron mukaan järjestettynä ALAOSAN PAINIKKEET Verotili; verotili, jossa käsitellään mm. ennakonpidätykset, sosiaaliturvamaksut ja arvonlisävero Yrityksen kassa; yrityksen käteinen raha Yrityksen pankkitili; yrityksen pääasiallinen pankkitili, muita pankkitilejä käytetään Kaikki tilit - painikkeen kautta Kaikki tilit; painikkeen alta löytyvät kaikki tilit kirjanpitotilin numeron mukaan järjestettynä 19
Muu kulu YLÄOSAN PAINIKKEET TyEL-maksu; työntekijän TyEL-maksut (HUOM TyEL-yhtiön lasku kirjataan TyEL-velkatilille) Sosiaaliturvamaksu; sosiaaliturvamaksut palkoista Työttömyysvakuutukset; työttömyysmaksut (HUOM vak.yhtiön lasku kirjataan velkatilille) Muu pak. vak. maksu; muu pakollinen vakuutusmaksu (HUOM vakuutusyhtiön lasku kirjataan velkatilille) Poistot laitteet; poistot taseeseen aktivoiduista laitteista Poistot ATK-ohjelmat; poistot taseeseen aktivoiduista ATK-ohjelmista Poistot remontit; poistot taseeseen aktivoiduista remonteista Poistot rakennukset; poistot taseeseen aktivoiduista rakennuksista Korkokulut; korkokulut lainoista Yhteisökorkokulut; verottajalle maksetut korot ja viivästysmaksut Maksettava vero; yhteisövero (HUOM vain Oy ja osuuskunta) 20
Kaikki tilit; painikkeen alta löytyvät kaikki tilit kirjanpitotilin numeron mukaan järjestettynä ALAOSAN PAINIKKEET Verotili; verotili, jossa käsitellään mm. ennakonpidätykset, sotumaksut ja arvonlisävero Yrityksen pankkitili; yrityksen pääasiallinen pankkitili, muita pankkitilejä käytetään Kaikki tilit - painikkeen kautta Verovelka; verovelka yhteisöverosta Kaikki tilit; painikkeen alta löytyvät kaikki tilit kirjanpitotilin numeron mukaan järjestettynä 21
Palkka YLÄOSAN PAINIKKEET Työntekijän palkka; työntekijän palkka Puhelinetu; työntekijän ja yrittäjän puhelinetu Muu luontoisetu; työntekijän ja yrittäjän muu luontoisetu Osakkaan palkka; yrittäjäosakkaan palkka TyEL-maksu; työntekijän TyEL-maksut (HUOM TyEL-yhtiön lasku kirjataan TyEL-velkatilille) Työttömyysvakuutukset; työttömyysmaksut (HUOM vak.yhtiön lasku kirjataan velkatilille) Muu pak. vak. maksu; muu pakollnen vak.maksu (HUOM vak.yhtiön lasku kirjataan velkatilille) Kaikki tilit; painikkeen alta löytyvät kaikki tilit kirjanpitotilin numeron mukaan järjestettynä 22
ALAOSAN PAINIKKEET Yrityksen kassa; yrityksen käteinen raha Yrityksen pankkitili; yrityksen pääasiallinen pankkitili, muita pankkitilejä käytetään Kaikki tilit - painikkeen kautta Ennakonpidätysvelka; velka ennakonpidätyksistä Lomapalkkavelka; velka laskennallisista lomapalkoista TyEL-velka; velka työntekijöiden TyEL-maksuista Pak. vak.maksuvelka; velka työntekijöiden pakollisista vakuutusmaksuista Luontoisedut yht.; vastakirjaus luontoiseduille (HUOM edut eivät ole kulua kirjanpidossa) Kaikki tilit; painikkeen alta löytyvät kaikki tilit kirjanpitotilin numeron mukaan järjestettynä 23
Muu tapahtuma YLÄOSAN PAINIKKEET Osakepääoma; sijoitukset osakepääomaan Osuuspääoma; sijoitukset osuuspääomaan Pääomapanos AY/KY; avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön pääomapanokset Yksityissijoitukset; toiminimiyrittäjän sijoitukset yritystoimintaan Pitkäaikainen laina; tilikauden jälkeen erääntyvät pankkilainat Lyhytaikainen laina; tilikaudella erääntyvät pankkilainat Saadut ennakot; saadut ennakkomaksut myöhemmin toimitettavista palveluista ja tavaroista Kaikki tilit; painikkeen alta löytyvät kaikki tilit kirjanpitotilin numeron mukaan järjestettynä 24
ALAOSAN PAINIKKEET Verotili; verotili, jossa käsitellään mm. ennakonpidätykset, sotumaksut ja arvonlisävero Yrityksen pankkitili; yrityksen pääasiallinen pankkitili, muita pankkitilejä käytetään Kaikki tilit - painikkeen kautta Kaikki tilit; painikkeen alta löytyvät kaikki tilit kirjanpitotilin numeron mukaan järjestettynä 25
Yleistä raporteista Ohjelma tuottaa pienen yrityksen tarvitsemia kirjanpitoraportteja automaattisesti. Näille raporteille voi lainsäädännössä olla määriteltynä säilyttämisaika. Raportit ovat aina saatavilla ohjelmasta. Pääkirja on raportti, jossa kirjanpitotapahtumat on jaoteltu kirjanpitotilien alle. Siitä voit helposti hakea esim. kaikki pankkitilille kirjatut tapahtumat. Päiväkirja on raportti, jossa tapahtumat on listattu aikajärjestyksessä. Sen avulla voi etsiä esim. yksittäisen kirjanpitotapahtuman kirjaukset. Tuloslaskelma kuvaa yrityksen toiminnan tuloja ja menoja. Siitä näkee yrityksen yhden tilikauden tuloksen ja voi vertailla sitä edelliseen tilikauteen. Tase kuvaa yrityksen varallisuutta ja vastuita. Taseessa ensimmäisenä on Vastaavaa, joka sisältää yrityksen omaisuuden (esim. omistettu toimitila, käteinen raha). Vastattavaa sisältää yritykseen sijoitetut varat (esim. osakepääoma, kertyneet voittovarat) sekä yrityksen velat. 26
Pääkirja Pääkirjalle haetaan tositteet halutulta aikaväliltä syöttämällä alku- ja loppupäivämäärät ja valitsemalla Hae. Tositteet näkyvät koostettuina kirjanpitotileille. Pääkirjan voi halutessaan tulostaa ( Tulosta -painike) tai siirtää excel-muotoon ( Vie CSVtiedostoon -painike). 27
Päiväkirja Päiväkirjalle haetaan tositteet halutulta aikaväliltä syöttämällä alku- ja loppupäivämäärät ja valitsemalla Hae. Tositteet näkyvät päivämäärän mukaisesti järjestettynä. Päiväkirjan voi halutessaan tulostaa ( Tulosta -painike) tai siirtää excel-muotoon ( Vie CSVtiedostoon -painike). 28
Tuloslaskelma Tuloslaskelma haetaan halutulta aikaväliltä syöttämällä alku- ja loppupäivämäärät ja valitsemalla Hae. Kirjanpitotilit saa näkyviin ja piiloon Näytä/Piilota tilit -painikkeella. Ohjelma näyttää automaattisesti vertailutietona edellisen tilikauden tiedot. Tuloslaskelman voi halutessaan tulostaa ( Tulosta -painike) tai siirtää excel-muotoon ( Vie CSV-tiedostoon -painike). 29
Tase Tase haetaan halutulta aikaväliltä syöttämällä alku- ja loppupäivämäärät ja valitsemalla Hae. Kirjanpitotilit saa näkyviin ja piiloon Näytä/Piilota tilit -painikkeella. Ohjelma näyttää automaattisesti vertailutietona edellisen tilikauden tiedot. Taseen voi halutessaan tulostaa ( Tulosta -painike) tai siirtää excel-muotoon ( Vie CSVtiedostoon -painike). 30
ALV-laskelma ALV-laskelma haetaan halutulta aikaväliltä syöttämällä alku- ja loppupäivämäärät ja valitsemalla Laske ALV. ALV-laskelma näyttää tiedot, joiden avulla voi tehdä arvonlisäveroa koskevan kausiveroilmoituksen verottajalle. 31
Tiedostot Tiedostot-näkymässä ovat kaikki ohjelmaan tallennetut liitteet. Turhat liitteet voi poistaa Poista -painikkeella. Ennen poistamista on varmistuttava, ettei kyseistä liitettä ole liitetty yhdellekään tositteelle. 32
Tilikaudet Tilikaudet-näkymässä hallinnoidaan aktiivista tilikautta. Tositteiden lisääminen tai muokkaaminen on mahdollista vain aktiivisella tilikaudella. 33
Kirjausohjeita Alla on listattu kirjanpitotapahtumia ja niille suositeltavia kirjaustapoja. Kirjauksia voi tehdä muillakin tavoilla ja päätyä oikeaan lopputulokseen. Yksityisijoitus Yksityissijoitus kirjataan Muu tapahtuma -näkymässä Yksityissijoitukset -painikkeella käyttäen positiivista arvoa. Yksityisnosto Yksityisnosto kirjataan Muu tapahtuma -näkymässä Yksityissijoitukset -painikkeella käyttäen negatiivista arvoa. Vastuuvakuutus Vastuuvakuutus kirjataan Ostolasku -näkymässä Toimistokulut -painikkeella. Myyntiin sidottu vuokra Jos toimitilasta maksetaan vuokraa, jonka määrä on sidottu myynnin määrään, kirjataan myynti kokonaisuudessaan Myyntilasku -näkymän kautta ja vuokra Ostolasku -näkymän kautta. Vuokraa ei saa vähentää myynnistä ja kirjata pelkkää erotusta myynniksi. 34