Kansalliskirjasto 28.5.2009 Linnea2-konsortion ohjausryhmän kokous Aika: 28.5.2009 klo 10.05 12.25 Paikka: Kansalliskirjasto, Fabianian kokoushuone, Yliopistokatu 1, Hki Osanottajat: Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto Helena Hämynen, Joensuun yliopiston kirjasto Tiina Järvinen, Maanpuolustuskorkeakoulun kirjasto Vuokko Palonen, Tritonia Kaisa Sinikara, Helsingin yliopisto (saapui klo 10.30) Pentti Vattulainen, Varastokirjasto Kuno Öhrman, Hanken Esittelijä: Sihteeri: Annu Jauhiainen, Kansalliskirjasto Liisa Ekebom, Kansalliskirjasto MUISTIO 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10.05. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Puheenjohtaja jääväsi itsensä kohdan 9. käsittelystä ja pyysi varapuheenjohtajaa toimimaan tässä kohdassa puheenjohtajana. 3. Tiedotusasioita Esiteltiin kokousryhmän uusi jäsen Tiina Järvinen ja sihteerin sijaisena toimiva Liisa Ekebom. 6.-9.9.2009 Helsingissä järjestettävän IGeLU-konferenssin ohjelma on valmistumassa piakkoin, konferenssiin odotetaan 400 500 osallistujaa. Ex Libris järjestää konferenssin jälkeen Certification -koulutuksen. Konferenssissa tullaan esittelemään Ex Libriksen tuotteiden käyttöä sekä kehitteillä olevia uusia tuotteita, kuten käyttöliittymäsovellusta ja Uuden-Seelannin PAS-järjestelmää. KDK-hanketta ja Kansalliskirjaston palveluja, erityisesti MARC 21-formaattiin siirtymistä ja kansallisen yhteisluettelon suunnitelmia, esitellään Kirjastopäivillä Turussa 10. 12.6.2009. 4. Ohjausryhmän puheenjohtajan valinta loppuvuodeksi 2009 Ari Muhosen jäätyä pois ohjausryhmästä puheenjohtajan tehtävä jäi avoimeksi. Esitys: Esitetään Linnea2-ohjausryhmän puheenjohtajaksi nykyistä varapuheenjohtajaa Helena Hämystä ja varapuheenjohtajaksi Kuno Öhrmania. Päätös: Päätettiin yksimielisesti esityksen mukaan.
5. Korkeakoulujen yhteinen kirjastojärjestelmäkonsortio: tilanne ja aikataulut jatkoa varten Linnea2-konsortion yleiskokous on käsitellyt yhteistä konsortiota valmistelevien ryhmien raportit ja ehdotusluonnokset ja päättänyt siirtää päätöksenteon syksyyn. Kustannustenjakoryhmä on kokoontunut 8.5. ja työstänyt dokumentteja eteenpäin. Sopimusryhmä kokoontuu 3.6. Yleiskokouksen valitsema riskianalyysiryhmä kokoontuu 8.6. Jatkokäsittelyn aikatauluksi ehdotetaan: 17.8. Linnea2-ohjausryhmän ja AMKIT-johtoryhmän yhteinen kokous (hankkeen ohjausryhmä): ehdotusten ja raporttien käsittely 31.8. (tai 1.9. tai 2.9.) kirjastonjohtajien (AMKIT + Linnea2) yhteinen keskustelutilaisuus 17.9. Linnea2-konsortion yleiskokous. AMKIT-yleiskokous samanaikaisesti. Yhteinen keskustelu tarvittaessa joko ennen yleiskokouksia tai yleiskokousten jälkeen. Yleiskokousten hyväksyttyä ehdotukset, asia viedään rehtoreille tai muille päättäjille. Esitys: Hyväksytään jatkoaikataulu ja ehdotetut kokouspäivät. Päätös: Annu Jauhiainen kertoi, että kustannustenjakotyöryhmä on jatkanut dokumenttien työstämistä ja yhteinen näkemys on ryhmän sisällä saavutettu. Sopimusryhmän puolella on äänioikeuskysymys herättänyt edelleen keskustelua. Riskianalyysiä valmistellaan. Ammattikorkeakoulukirjastot ovat hyväksyneet jatkokäsittelyn aikataulun ja tekevät myös osaltaan riskianalyysin; analyysit esitellään yhteisessä kokouksessa 17.8.2009. Jatkokäsittelyn tarkat ajankohdat sovittiin seuraavasti: 17.8. klo 10.30 13: Linnea2-ohjausryhmän ja AMKIT-johtoryhmän yhteinen kokous (hankkeen ohjausryhmä): ehdotusten ja raporttien käsittely 31.8. klo 13 16: kirjastonjohtajien (AMKIT + Linnea2) yhteinen keskustelutilaisuus 17.9. klo 10 15: Linnea2-konsortion yleiskokous. 6. Aleph-Lindan tilanne ja jatkosuunnitelmat; Lindan laaturyhmän perustaminen (liite 1) Kansalliskirjasto on jatkanut Voyager Aleph siirron viimeistelyä ja jälkihoitoa. Erilaiset konversiot ja poiminnat on saatu toimimaan, käyttäjätunnusten hallintaa on kehitetty ja kolmikielinen www-käyttöliittymä on avattu. Erilaisia korjauksia ja parannuksia on tehty Alephiin sekä Alephin ja Voyagerin väliseen liikenteeseen. Aleph- Lindan jatkuva ylläpito ja kehittäminen on organisoitu uudelleen. Siihen on saatu lisäresursseja vahvistamalla Aleph-osaamista kirjastoverkkopalveluissa ja kehittämällä työnjakoa sekä rekrytoimalla myös uusia, määräaikaisia tietojärjestelmäasiantuntijoita. Tiedottamista on tehostettu mm. perustamalla Lindalle oma palvelupostilaatikko, johon toivotaan kaiken Lindaan koskevan palautteen, kysymysten ja toimeksiantojen tulevan. Fennican integrointi Aleph-Lindaan edellyttää auktoriteettitietokannan rakentamista. Sen valmistelu on aloitettu selvittämällä teknisiä reunaehtoja ja rahoitusta. Seuraavana on
vuorossa sisällöllisten linjausten selvitys. Asiasta on määrä keskustella kirjastoverkon kanssa syksyn 2009 aikana. Tietokannan toteutus ajoittuu vuodelle 2010. Linnea2-yleiskokous päätti Lindan laaturyhmän perustamisesta. Työryhmän tehtäviksi määriteltiin Linda-yhteistyön periaatteiden ja tietokannan laadun määrittely. Tehtävänä on myös tehdä kustannus-hyötyanalyysi. Lisäksi on kartoitettava, mitkä ovat suurimmat ongelmat ja mitä niille voisi tehdä. Laaturyhmän jäseniksi toivotaan erityisesti johtajia mutta myös asiantuntijoita. Esitys: Ohjausryhmä nimeää Lindan laaturyhmän jäsenet. Päätös: Annu Jauhiainen kertoi, että Alephiin siirtymisen viimeistelyä on jatkettu. Työhön on saatu lisäresursseja sekä sisäisillä järjestelyillä että uusia työntekijöitä rekrytoimalla. Seitsemästä uudesta tehtävästä viisi on saatu tähän mennessä täytettyä. Myös automaattisia ratkaisuja testataan. Käsiteltiin listausta kiireellisistä tehtävistä ja keskusteltiin erityisesti replikointia koskevien korjausten kiireellisyydestä. Listaan toivottiin lisättäväksi aikataulua, jotta korjausten eteneminen olisi helpommin hahmotettavissa. Annu Jauhiainen lupasi selvittää replikointiin liittyviä kysymyksiä ja lähettää näihin liittyvää ohjeistusta. Katsottiin, että keskusteluja Aleph-Lindan tulevaisuudesta on jatkettava ja tarpeellisia toimenpiteitä hahmoteltava. Käyttöönottoon todettiin liittyvän sekä ongelmia että hyötyjä. Lindan ylläpitoresurssien tarve tulee jatkossa vähenemään. Lindan laaturyhmä Keskusteltiin Lindan laaturyhmän jäsenistä. Päädyttiin ehdottamaan ryhmälle seuraavaa kokoonpanoa: Pirjo Vatanen, Jyväskylän yliopiston kirjasto Irmeli Koskimies, Sibelius Akatemian kirjasto Sari Pajula, Eduskunnan kirjasto Elisa Orrman, Kansallisarkisto Liisa Björkqvist, Varastokirjasto Anneli Partanen, Helsingin yliopiston kirjasto Paula Manninen, Tampereen yliopiston kirjasto Päivi Wendelius, Oulun yliopiston kirjasto Edellä mainittujen lisäksi. Kansalliskirjasto nimeää ryhmään kaksi asiantuntijaa. Kansalliskirjasto kutsuu ryhmän koolle. Ryhmän toimintatapaan, tiedottamiseen ja toimenkuvaan liittyviä kysymyksiä jätetään ryhmän sisäisesti ratkaistaviksi. Ryhmä tulee pohtimaan muun muassa yhteisluettelon tehtävää ja kehittämistä, sen sisällöllistä kehittämistä ja mahdollisesti myös teknisiä edellytyksiä sekä luettelointitasoja ja yhteisluettelon ja kirjastoluettelon suhdetta. Ryhmän toiminta tulee olemaan pitkäaikaista. Lindan laaturyhmä tulee tekemään toimikauttaan varten alustavan toimintasuunnitelman, johon yleiskokous ottaa syksyllä 2009 kantaa. Ryhmän kokoonpanoa laajennetaan
tarvittaessa. Järjestäytyminen jätetään tehtäväksi ryhmän sisäisesti. Ryhmä jättää ensimmäisen raportin toiminnastaan kevään 2010 yleiskokouksessa, tästä eteenpäin raportointi tulee tapahtumaan kaksi kertaa vuodessa yleiskokousten yhteydessä. Ryhmän ensimmäisen toimikauden sovittiin jatkuvan vuoden 2010 loppuun, jolloin päätetään jatkosta. Kansalliskirjasto tekee kustannushyödyistä esityksen, jota voidaan tarkastella ryhmien kesken. Kustannushyötyselvityksessä harkitaan yhteistyötä Kauppakorkeakoulun kanssa. Kansalliskirjasto selvittää kirjastojen Linda-työn kustannukset kirjastojen kanssa. Lindan laaturyhmää ja kustannushyötyselvitystä koskeviin kysymyksiin palataan seuraavassa kokouksessa.
7. CSC-sopimus 2010-2012 (liite 2) CSC-käyttöpalvelusopimus, joka on allekirjoitettu marraskuussa 2007, on voimassa vuoden 2009 loppuun. Neuvottelut sopimuksen uusimisesta on aloitettu CSC:n kanssa. Neuvotteluissa Linnea2-konsortiota edustaa Kansalliskirjasto. Neuvotteluissa on lähdetty siitä, että palvelukuvauksen sisältö pysyy ennallaan, samoin kuin sopimuksen muu sisältö. Myös henkilötyön määrä on jatkossa sama kuin tähän saakka. Materiaalikulujen hinnannousu vastaa hintojen todellista nousua. Suurin muutos nykyiseen sopimukseen ja nykyisiin kustannuksiin aiheutuu palvelimen uuden huoltosopimuskauden alkamisesta 1.9.2010. Siihen saakka huoltosopimuksen kustannukset on maksettu palvelimen hankinnan yhteydessä. Uuden huoltosopimuksen kustannukset on arvioitu CSC:n parhaan tietämyksen mukaan kaudelle 1.9. 31.12.2010 ja vuodelle 2011, mutta äskettäin tapahtunut yrityskauppa (Oraclen ostettua Sun Microsystemsin), saattaa aiheuttaa yllätyksiä hinnoissa. Tarkempia hinta-arvioita on odotettavissa vasta syksyllä 2009. Ohjausryhmältä odotetaan kannanottoa seuraaviin kysymyksiin: - CSC-käyttöpalvelun sopimuskausi: kaksi vai kolme vuotta? - kommentit sopimusluonnoksessa oleviin hintoihin - mahdollisuus käyttää nykyisen palvelimen vapaita resursseja KDK-pilotointiin Esitys: Linnea2-ohjausryhmä keskustelee yllä olevista kysymyksistä ja esittää kantansa niihin. Päätös: Annu Jauhiainen kertoi, että sopimuksesta on aloitettu CSC:n kanssa jatkoneuvottelut. Sopimuksen sisältö pysyy ennallaan, mutta uuden huoltosopimuksen (1.9.2010-) osalta hintoihin on tulossa suuri muutos. Aiemmat huoltokustannukset on maksettu etukäteen 3 vuodeksi laitteiston hankinnan yhteydessä. Hinnat vuodelle 2010 ovat tässä vaiheessa arvioita. Kustannusten nousua aiheuttavat kasvavat palkkakulut ja sähkön hinta, luvuissa ei ole paljoa neuvotteluvaraa. Selvitettäväksi jäi, tuleeko hintojen päälle vielä arvonlisävero. Keskusteltiin siitä, voisiko nykyisen palvelimen vapaita resursseja antaa KDKpilotointiin. Tämä toisi kustannussäästöjä kirjastoille, koska Kansalliskirjasto maksaisi pilotoinnin kustannukset. Päätettiin, että resursseja voi käyttää pilotin tarpeisiin. Palvelintilan käytölle on sovittu CSC:ssä raja-arvot, puolet tällä hetkellä vapaana olevista resursseista voidaan varata pilotille. 8. Kaukopalveluohjelmiston hankinnan tilanne ja aikataulut Sopimusneuvottelut Relais Internationalin kanssa ovat edelleen kesken. Toiminnallisella puolella selvitellään edelleen NCIP-tukea eli sitä, miten Relais ja Voyager toimivat yhteen. Relais International on luvannut toimittaa kuvauksen NCIP-tuesta sekä aikataulun jatkokehittelystä toukokuun loppuun mennessä. Kysely kirjastoille sitovasta mukaantulosta lähetetään sen jälkeen. Sopimuksen allekirjoitus siirtyy syksyyn. Käyttöönoton tarkempi suunnittelu voi alkaa vasta sen jälkeen. Tarkoitus on saada muutama kirjasto piloteiksi, jotka voisivat aloittaa
käyttöönoton tämän vuoden puolella. Muiden osalta käyttöönotto siirtynee vuoteen 2010. Tay, TKK ja Oulu ovat ilmoittaneet olevansa kiinnostuneita pilotoinnista. Esitys: Keskustellaan Relais-käyttöönoton aikataulusta. Päätös: Kaukopalveluohjelmiston hankinnan tilanne ei ole edennyt. Käyttöönotto tapahtuu vuonna 2010, pilotit aloitetaan jo ennen tätä. Hyväksyttiin ohjelmiston käyttöönoton aikataulu. Pentti Vattulainen kertoi Varastokirjaston olevan kiinnostunut osallistumaan pilotointiin. 9. Matka-apurahat kansainväliseen kaukopalvelukokoukseen (liite 3) IFLA:n kansainvälinen kaukopalvelukokous, 11th Interlending and Document Supply Conference, järjestetään Hannoverissa 20. 22.10.2009 (http://www.ilds2009.de/). Relais-käyttöönoton yhteydessä on tavoitteena uudistaa kaukopalvelun käytäntöjä ja prosesseja. On tärkeää, että hankkeen keskeiset henkilöt ovat perillä kansainvälisistä kaukopalvelun suuntauksista. Sen varmistamiseksi esitetään Linneakaukopalvelutyöryhmän puheenjohtajalle ja Relais-projektin projektipäällikölle matkaavustuksia kansainväliseen kaukopalvelukokoukseen, 1000 euroa kummallekin. Esitys: Hyväksytään matka-avustukset kansainväliseen kaukopalvelukokoukseen konsortion yhteisistä varoista. Päätös: Esitys hyväksyttiin. Budjetissa mainituista työryhmien kuluista puolet eli 2000 euroa sovittiin kohdennettaviksi matka-avustuksiin. 10. Muut asiat Vuokko Palonen tiedusteli, ovatko Lapin korkeakoulukirjastoon ja Tritoniaan mukaan tulevat ammattikorkeakoulukirjastot mukana Lindassa. Todettiin että kysymystä ei ole toistaiseksi mietitty ja että Linnea2-konsortio tulee ottamaan tähän kantaa. Asiasta pyritään tekemään sopivaksi katsotussa tilaisuudessa periaatepäätös. 11. Seuraavan kokouksen ajankohta Seuraava kokous sovittiin pidettäväksi kirjastonjohtajien keskustelutilaisuuden yhteydessä 31.8. klo 11 13. 12. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12.25.