Yliopistoallianssin yhteinen julkaisuarkisto -hanke Loppuraportti Stefan Oino Tampereen yliopiston kirjasto Julkaisukeskus 15.12.2009
Tiivistelmä Yliopistoallianssin yhteinen julkaisuarkisto -hanke oli Jyväskylän yliopiston, Tampereen teknillisen yliopiston ja Tampereen yliopiston (koordinaattori) kirjastojen yhteishanke. Hankkeen tavoitteena oli perustaa Yliopistoallianssin yhteinen julkaisuarkisto, joka tukee kustannustehokkaasti tutkijoiden, opettajien ja opiskelijoiden julkaisuprosesseja, edistää tutkimusjulkaisujen avointa saatavuutta sekä oppimateriaalien yhteiskäyttöä ja lisää Yliopistoallianssin yhteistä näkyvyyttä. Tarkoituksena oli myös tehostaa teknistä kehittämistyötä yhteistyön avulla. Yliopistoallianssin hallitus myönsi hankkeelle 66 000 euroa vuodelle 2009. Hankkeen seuraavan vaiheen oli tarkoitus alkaa vuonna 2010. Vuosien 2010 2011 aikana julkaisuarkistoon suunniteltiin toteutettavaksi mahdollisuuksien mukaan tarvittavat rajapinnat julkaisuarkiston ja julkaisurekisterien sekä julkaisuarkiston ja opetuksen tukijärjestelmien välille. Tarkoitus oli laajentaa julkaisuarkistoa sisältämään myös oppimateriaalit. Vuosille 2010 2011 olisi sijoittunut myös julkaisuarkiston käyttöön liittyvä koulutus- ja tiedotustyö. Hankekauden 2009 toimenpiteiden toteuttamista kuvataan alla olevassa taulukossa: Hanke-esityksen toimenpiteet vuodelle 2009 Kommentit toimenpiteiden toteuttamisesta 1. Allianssiyliopistojen julkaisuprosessien kuvailu ja Toteutettiin keväällä 2009. Samalla jaettiin tietoa dokumentointi. muistakin julkaisutoimintaan liittyvistä asioista. 2. Julkaisuarkiston ensimmäisen prototyypin toteuttaminen. Prototyyppivaiheessa julkaisuarkistoon tallennetaan yliopistojen opinnäytteet (väitöskirjat, tutkielmat) ja tarjotaan väylä tutkijoiden rinnakkaisjulkaisujen tallentamiselle. 3. Julkaisuarkiston yhtenäisten tallennusprosessien määrittely erityyppisille aineistoille. 4. Arkiston ylläpitokustannusten tarkka kustannusanalyysi, ml. paikallisen, alueellisen ja valtakunnallisen ylläpidon välinen kustannusvertailu. 5. Julkaisuarkiston jatkokehitysvaatimusten määrittely ja prototyypin kehittäminen. Prototyyppiä ja aineistojen haravointia on kehitetty ja testattu vuoden 2009 aikana. Yhteinen julkaisuarkistonäkymä on mahdollista saada tuotantokäyttöön tammikuussa 2010. Rinnakkaisjulkaisemisen käytäntöjä ei ehditty testaamaan hankekauden aikana. Ei toteutunut. Yhtenäisten tallennusprosessien määrittely osoittautui erittäin haastavaksi tehtäväksi. Toteutettiin syksyllä 2009. Hankkeessa tehtiin myös muita selvityksiä. Julkaisuarkiston jatkokehitysvaatimuksia määriteltiin alustavasti selvityksessä julkaisuarkiston teknisestä toteutustavasta. Jatkokehitysvaatimuksia olisi tarkennettu hankkeen seuraavan vaiheen alussa. Vaihe oli riippuvainen yhtenäisten tallennusprosessien määrittelystä. Ohjausryhmän jäsenet keskustelivat hankkeen jatkotoimenpiteistä yliopistokohtaisesti joulukuun 2009 alussa. Keskustelujen jälkeen päädyttiin siihen, että hankkeen jatkamiseen ei ole edellytyksiä eikä jatkorahoitusta haeta. Allianssiyliopistojen kirjastot jatkavat neuvotteluja yhteisen julkaisuarkiston saamisesta tuotantopalvelimelle, julkiseen käyttöön. Tämänhetkisen näkemyksen mukaan julkaisuarkisto toimisi yhteisenä julkaisuarkistonäkymänä, jonne aineistoja haravoidaan päivittäin yliopistojen omista arkistoista. Vuotuiset kustannukset palvelun ylläpidosta ovat n. 2200 / yliopisto, mikä tulisi kirjastojen maksettavaksi. 2
Sisällys 1. TAVOITTEET JA RESURSSIT... 4 2. HANKEKAUDEN TEHTÄVIEN TOTEUTTAMINEN... 6 2.1. VERKKOJULKAISUPROSESSIEN KUVAILU JA DOKUMENTOINTI... 6 2.2. JULKAISUARKISTON PROTOTYYPIN PERUSTAMINEN... 6 2.3. YHTENÄISTEN TALLENNUSPROSESSIEN MÄÄRITTELY... 7 2.4. SELVITYSTYÖ JULKAISUARKISTOTOIMINNAN TOTEUTTAMISVAIHTOEHDOISTA JA KUSTANNUKSISTA... 7 2.5. RINNAKKAISJULKAISEMISEN KÄYTÄNTÖJEN EDISTÄMINEN... 8 2.6. KANSALLINEN YHTEISTYÖ... 8 3. POHDINTAA TAVOITTEIDEN TOTEUTUMISESTA JA YHTEISTYÖSTÄ... 9 3.1. TIETOASIANTUNTIJAN ARVIO... 9 3.2. OHJAUSRYHMÄN JÄSENTEN ARVIO... 9 4. JATKOTOIMENPITEET... 10 3
1. Tavoitteet ja resurssit Yliopistoallianssin yhteinen julkaisuarkisto -hanke oli Jyväskylän yliopiston, Tampereen teknillisen yliopiston ja Tampereen yliopiston kirjastojen yhteishanke. Hankkeen tavoitteena oli perustaa Yliopistoallianssin yhteinen julkaisuarkisto, joka tukee kustannustehokkaasti allianssiyliopistoissa toimivien tutkijoiden, opettajien ja opiskelijoiden julkaisuprosesseja ja edistää Yliopistoallianssin yhteistä näkyvyyttä. Hanketta koordinoi Tampereen yliopiston kirjasto, jossa hankkeeseen palkattu tietoasiantuntija työskenteli ajalla 1.4. 31.12.2009. Yhteisellä julkaisuarkistolla tavoiteltiin muiden muassa seuraavia hyötyjä: Tutkimusjulkaisujen avoimen saatavuuden ja näkyvyyden edistäminen Oppimateriaalien yhteiskäytön ja löydettävyyden edistäminen Allianssiyliopistojen julkaisuarkistotoiminnan kustannusten alentaminen Teknisen kehittämistyön tehostaminen ja osaamisen jakaminen Polku kohti kansallista julkaisuarkistoa jne. Julkaisuarkistopalvelun tavoitetilaa kuvattiin alla olevan kuvion avulla. KUVIO 1. Yliopistoallianssin yhteisen julkaisuarkiston tavoitetila. 4
Hanke suunniteltiin toteutettavaksi kahdessa vaiheessa. Vuoden 2009 aikana oli tarkoitus perustaa julkaisuarkiston prototyyppi, tuottaa tarvittavat dokumentoinnit allianssiyliopistojen julkaisuprosesseista, yhtenäistää tallennusprosesseja, laatia ylläpitokustannusten yksityiskohtainen analyysi sekä tehdä jatkosuunnitelmat vuosille 2010 ja 2011. Vuosien 2010 2011 aikana julkaisuarkistoa tuli laajentaa sisältämään oppimateriaalit. Julkaisuarkistoon suunniteltiin toteutettavaksi mahdollisuuksien mukaan tarvittavat rajapinnat julkaisuarkiston ja julkaisurekisterien sekä julkaisuarkiston ja opetuksen tukijärjestelmien välille. Vuosille 2010 2011 olisi sijoittunut myös julkaisuarkiston käyttöön liittyvä koulutus- ja tiedotustyö. Julkaisuarkiston käytön ja ylläpidon oli tarkoitus olla vakiintunutta vuoden 2012 alussa. Yliopistoallianssin hallitus myönsi kokouksessaan 6.2.2009 hankkeelle 66 000 euroa vuodelle 2009. Hankkeen toisen vaiheen rahoituksesta sovittiin päätettävän erikseen. Hankerahoitus vuonna 2009 jaettiin seuraavasti: Yliopistoallianssin rahoitus Resurssit Tietoasiantuntijan palkkaus (TaY) 9 htkk = 40 500 Julkaisuarkiston ylläpitäjän palkkaus (TTY) 3 htkk = 13 500 Julkaisuprosessien kuvailu ja dokumentointi (JY) 1 htkk = 4 000 Julkaisuprosessien kuvailu ja dokumentointi (TTY) 1 htkk = 4 000 Matka- ja kokouskulut 4 000 Yhteensä 66 000 Omavastuu Resurssit Jyväskylän yliopisto 2 htkk = 9 000 Tampereen teknillinen yliopisto 2 htkk = 9 000 Tampereen yliopisto 2 htkk = 9 000 Yhteensä 27 000 TAULUKKO 1. Hankkeen resursointi vuonna 2009. Hankkeen toteuttamista ja etenemistä ohjasi ja seurasi ohjausryhmä, johon kutsuttiin kaksi jäsentä jokaisesta allianssiyliopistosta. Ohjausryhmän sihteerinä toimi hankkeen tietoasiantuntija. Ohjausryhmä kokoontui vuoden 2009 aikana yhteensä viisi kertaa (21.4., 9.6., 1.9., 26.10. ja 23.11.). Ohjausryhmän kokoonpano oli seuraava: Kirjastonjohtaja Arja-Riitta Haarala (Tampereen teknillinen yliopisto) Suunnittelija Soile Harjala (Tampereen teknillinen yliopisto) Sovellussuunnittelija Joonas Kesäniemi (Jyväskylän yliopisto) Opetusteknologiapäällikkö Pasi Kytöharju (Tampereen yliopisto) Julkaisukoordinaattori Pekka Olsbo (Jyväskylän yliopisto) Kustannuspäällikkö Outi Sisättö (Tampereen yliopisto), puheenjohtaja 5
2. Hankekauden tehtävien toteuttaminen Tietoasiantuntija teki huhtikuun 2009 alussa hankesuunnitelman 1 vuoden 2009 aikana toteutettavista päätehtävistä ja niihin sisältyvistä osatehtävistä. Ohjausryhmä hyväksyi suunnitelman kokouksessaan 21.4. Hankesuunnitelmassa esitetyt tehtävät ja aikataulusuunnitelma eivät toteutuneet täysin suunnitelmien mukaisesti, mutta hankekaudelle asetetut päätavoitteet saavutettiin kohtuullisen hyvin. Toteutettuja tehtäviä eritellään seuraavassa tarkemmin. 2.1. Verkkojulkaisuprosessien kuvailu ja dokumentointi Allianssiyliopistot kuvasivat yhtenäisellä tavalla suunnitelmansa verkkojulkaisuprosesseista allianssin yhteiseen julkaisuarkistoon. Prosessit kuvattiin erikseen avoimille verkkojulkaisuille (sarjajulkaisut, monografiat jne.), opinnäytteille (lisensiaatintutkimukset, pro gradu -tutkielmat/diplomityöt ja kandidaatintyöt) sekä väitöskirjoille. Tampereen yliopisto teki myös kuvauksen/suunnitelman artikkelien (tutkimusartikkelien rinnakkaistallenteet) rinnakkaistallennusprosessista. Jyväskylän yliopisto ja Tampereen teknillinen yliopisto ovat suunnitelleet kuvaavansa artikkelien tallennusprosessin kulkua myöhempänä ajankohtana. Tavoitteena oli perehtyä allianssiyliopistojen erilaisiin verkkojulkaisukäytäntöihin ja selvittää, kuinka paljon allianssiyliopistojen verkkojulkaisuprosesseista löytyy yhteneväisyyksiä ja eroavaisuuksia. Prosessien oli tarkoitus toimia pohjana yhtenäisten tallennusprosessien määrittelylle. Prosessikuvaukset ovat nähtävissä hankkeen wikissä, osoitteessa https://webapps.jyu.fi/wiki//x/swqb. Prosessikuvausten ohella verkkojulkaisemisen yhteyshenkilöt jakoivat toisilleen tietoa omista verkkojulkaisemisen sopimuskäytännöistään ja -malleistaan. Allianssiyliopistojen yhteyshenkilöt katsoivat verkkojulkaisuprosessien ylläpitoon ja kehittämiseen liittyvän osaamisen lisääntyneen yhteistyön myötä. 2.2. Julkaisuarkiston prototyypin perustaminen Julkaisuarkiston prototyyppi (http://dev.ee.tut.fi/allpub) perustettiin Tampereen teknillisen yliopiston kehityspalvelimelle keväällä 2009. Julkaisuarkisto-ohjelmistoksi valittiin avoimeen lähdekoodiin perustuva DSpace, joka on tällä hetkellä kaikkein 1 Yliopistoallianssin yhteinen julkaisuarkisto -hanke. Hankesuunnitelma 2009. https://webapps.jyu.fi/wiki/download/attachments/1770675/yliopistoallianssin+yhteinen+julkaisuarkisto+hankesuunnitelma+2009.pdf?version=1. 6
käytetyin julkaisuarkisto-ohjelmisto niin maailmanlaajuisesti 2 kuin Suomessakin. Myös Jyväskylän yliopiston ja Tampereen teknillisen yliopiston julkaisuarkistot ovat DSpacepohjaisia, joten ohjelmisto oli hankkeen yhteyshenkilöille tuttu jo entuudestaan. Prototyyppiin suunniteltiin kesän 2009 aikana kokoelmarakenne allianssiyliopistojen julkaisuille, opinnäytteille ja oppimateriaaleille. Allianssiyliopistot sopivat myös yhteisistä metatietokäytännöistä, minkä katsottiin parantaneen allianssiyliopistojen julkaisuarkistojen metatietojen tasoa. Allianssiyliopistojen julkaisuarkistoissa olevien julkaisujen ja opinnäytteiden haravoitia on kehitetty ja testattu runsaasti vuoden 2009 aikana. Haravointi osoittautui suunniteltua hankalammaksi toimenpiteeksi. Jotta julkaisuarkisto voidaan ottaa tuotantokäyttöön, siihen on toteutettava toiminnallisuus sen pitämiseksi ajan tasalla. Julkaisuarkiston teknisestä toteutustavasta on kerrottu teknisen toteutustavan selvityksessä. 2.3. Yhtenäisten tallennusprosessien määrittely Hankkeessa oli tarkoitus kartoittaa ns. parhaita käytäntöjä yhteisen julkaisuarkiston tallennuskäytännöiksi. Prosessikuvaukset osoittivat, että tallennuskäytännöt olivat jokaisessa yliopistossa hyvin erilaisia, ja käytäntöjen yhtenäistäminen osoittautui hankalaksi. Ongelmia lisäsi se, että Jyväskylän yliopistossa prosessit olivat vuoden 2009 aikana suunnittelu- ja kehittämisvaiheessa. Hankkeessa ei löydetty sopivia käytäntöjä, joilla tallennusprosessien yhtenäistämisestä olisi päästy yksimielisyyteen. Hankkeessa pohdittiin mahdollisuutta yhtenäisiin tallennuskäytäntöihin Plonesisällönhallintajärjestelmän päälle kehitettävien tallennuslomakkeiden avulla. Plonelomakkeita on kehitetty Jyväskylän yliopistossa, ja niitä voitaisiin käyttää esimerkiksi Yliopistoallianssin yhteisen Plone-instanssin kautta. Mikäli hanke olisi jatkunut, tallennusprosessien yhtenäistämistä Plone-lomakkeiden avulla olisi selvitetty enemmän. 2.4. Selvitystyö julkaisuarkistotoiminnan toteuttamisvaihtoehdoista ja kustannuksista Tietoasiantuntija selvitti syys marraskuun 2009 aikana julkaisuarkistotoiminnan toteuttamisvaihtoehtoja ja sen kustannuksia. Kustannusselvityksessä selvitetään julkaisuarkistotoiminnan sisällöllisen ylläpidon ja kehittämisen sekä teknisen ylläpidon ja kehittämisen kustannuksia. Kustannuksia vertaillaan 1) paikallisen toteuttamismallin (oma(t) julkaisuarkisto(t) jokaisella allianssiyliopistolla) 2) alueellisen toteuttamismallin (Yliopistoallianssin yhteinen julkaisuarkisto) sekä 3) kansallisen toteuttamismallin (palvelun hankinta Kansalliskirjastolta) välillä. 2 ks. http://www.opendoar.org/find.php?format=charts. 7
Teknisessä selvityksessä kuvataan julkaisuarkiston tekninen toteutustapa sekä selvitetään teknisen ylläpidon ja kehittämistyön kustannukset. Selvityksessä myös esitetään yliopistojen alustavat skenaariot yhteiseen julkaisuarkistoon siirtymisestä ja omista julkaisuarkistoista luopumisesta. Selvityksessä julkaisuarkistotoiminnan yhteistyömahdollisuuksista ammattikorkeakoulujen kanssa selvitetään erilaisia vaihtoehtoja alueelliseen julkaisuarkistoyhteistyöhön Jyväskylän ja Tampereen alueella. 2.5. Rinnakkaisjulkaisemisen käytäntöjen edistäminen Hankkeen yhtenä tavoitteena oli edistää rinnakkaisjulkaisemisen käytäntöjä allianssiyliopistoissa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että hankkeen toisessa vaiheessa olisi kehitetty mahdollisimman vaivattomia tallennusprosesseja tutkijoille esimerkiksi integroimalla tieteellisen toiminnan rekisterit ja julkaisuarkisto toisiinsa. Hankesuunnitelman mukaisesti vuoden 2009 aikana oli tarkoitus suunnitella rinnakkaisjulkaisemisen prosesseja ja aloittaa rajapintojen kehittämistyö. Tampereen yliopisto teki keväällä 2009 suunnitelman rinnakkaisjulkaisemisen prosessista. Suunnitelman mukaan tutkija tallentaisi artikkelin rinnakkaiskopion tieteellisen toiminnan rekisteriin, SoleCRISiin, josta se siirtyisi allianssin yhteiseen julkaisuarkistoon. Tampereen yliopisto on ollut yhteydessä SoleCRIS-järjestelmän toimittajaan, Solenovo Oy:öön, ja neuvotellut tarvittavien lisätoiminnallisuuksien toteuttamisesta SoleCRISiin. Rajapinnan teknisen toteuttamistavan selvittämiseen Tampereen yliopisto sai apua Jyväskylän yliopistosta, jossa on erityisosaamista vastaavanlaisesta rajapintatyöstä. Jyväskylän yliopistossa suunnitelman laatiminen toteutuu osana rehtorin asettaman Rinnakkaisjulkaiseminen ja tutkimusaineistojen hallinnointi -työryhmän 3 toimintaa. Tarkoitus on tehdä suunnitelma vuoden 2009 aikana. Tampereen teknillinen yliopisto aikoo suunnitella rinnakkaisjulkaisemisen prosesseja vuoden 2010 alkupuolella. 2.6. Kansallinen yhteistyö Joonas Kesäniemi (JY), Tapani Lehtilä (TTY) ja Stefan Oino (TaY) ovat osallistuneet opetusministeriön rahoittaman Julkaisuarkistojen infrastruktuuri -hankkeen 4 projektiryhmän kokouksiin asiantuntijavieraina sekä kansallisen DSpace-käyttäjäryhmän tapaamisiin ja yhteistyöhön. Oino on lisäksi osallistunut Suomen open access - työryhmän 5 kokouksiin. 3 https://www.jyu.fi/hallinto/tyoryhmat/rinnakkaisjulkaiseminen 4 http://wiki.helsinki.fi/display/jark/julkaisuarkistojen+infrastruktuuri 5 http://www.finnoa.fi/ 8
Hankkeessa on seurattu Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen 6 etenemistä. Kyseisessä hankkeessa tuotetaan 1) asiakasliittymä, jolla käyttäjän pystyvät hakemaan aineistoja Suomen kirjastojen, arkistojen ja museoiden tietovarannoista sekä 2) pitkäaikaissäilytysjärjestelmä. Lisäksi on seurattu JURE-projektia 7, jossa selvitetään valtakunnallisen julkaisurekisterin toteuttamismahdollisuuksia. Allianssin yhteisen julkaisuarkiston mahdollinen integrointi valtakunnallisissa hankkeissa tuotettuihin palveluihin olisi tapahtunut hankkeen seuraavassa vaiheessa. 3. Pohdintaa tavoitteiden toteutumisesta ja yhteistyöstä 3.1. Tietoasiantuntijan arvio Hankekaudelle asetetut tavoitteet saavutettiin kohtalaisen hyvin. Allianssiyliopistot ovat luoneet hyvän yhteistyöverkoston ja osaamiskeskittymän verkkojulkaisemisen käytäntöjen kehittämiseen sekä hyvät suhteet julkaisuarkistotoiminnan asiantuntijoihin myös kansallisella tasolla. Tämä luo hyvän pohjan julkaisuarkistoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen tulevaisuudessa. Toimintaa on vaikeuttanut erityisesti yliopistojen yhteyshenkilöiden kiireiset aikataulut, mikä on hidastanut hankkeen etenemistä. Paikallisten toimijoiden yhteisen tahtotilan olisi toivonut olevan vahvempaa. Erityishaasteena on ollut se, että sekä Jyväskylän yliopiston että Tampereen teknillisen yliopiston julkaisuarkistotoiminta on ollut kehittämisvaiheessa. Tallennusprosessien yhtenäistäminen on ollut hankalaa, kun omienkaan prosessien kulusta tulevaisuudessa ei ollut varmuutta. Visiointi yhteisen julkaisuarkiston tallennuskäytännöistä on ollut hankalaa myös Tampereen yliopiston osalta, vaikka oma julkaisuarkistotoiminta on ollut hankkeen ajan vakiintuneessa tilassa. 3.2. Ohjausryhmän jäsenten arvio Jyväskylän yliopiston jäsenten mielestä suunnitelmien ja sisällöllisen kehittämisen osalta tavoitteet toteutuivat hyvin. Hankkeen tuottamat metatietoesitykset erityyppisille aineistoille ovat parantaneet ainakin JyXin metatiedon laatua huomattavasti. Kuvauksista tullee olemaan hyötyä myös rinnakkaisjulkaiseminen yhteydessä. Julkaisuprosessien kuvaukset puolestaan toimivat hyvänä lähtökohtana käytäntöjen yhtenäistämiselle jatkossa. Loppuvaiheissa Jyväskylän yliopiston jäsenet pitivät ongelmallisena, että resursseja prototyypin viimeistelemiseksi ja haravoinnin toteuttamiseksi ei ollut tarpeeksi käytettävissä. Julkaisuarkistojen kehittämiseen liittyvä tekninen osaaminen on edelleen 6 http://www.kdk2011.fi/ 7 http://raketti.csc.fi/jure 9
liian harvoissa käsissä. Yhteistyö Tampereen yliopistojen kanssa toimi jyväskyläläisten mielestä hyvin. Tampereen yliopisto koki hyötyvänsä paljon yhteistyöstä. Metatiedoista sopiminen, prosessikuvaukset, sopimusmallit, lomakeideat jne. lisäsivät runsaasti tietämystä allianssiyliopistojen julkaisutoiminnan ja muunkin toiminnan luonteesta sekä DSpaceen perustuvan arkiston ominaisuuksista, joista lähtötilanteessa oli vain vähän tietoja. Erityisen arvokkaana ja kiitoksen ansaitsevana Tampereen yliopiston jäsenet pitivät Joonas Kesäniemen (Jyväskylän yliopisto) osaamisen jakamista hankkeelle. Yhteistyö koko vuoden kaikkien kumppaneiden kanssa on sujunut Tampereen yliopiston jäsenten mielestä hyvässä työilmapiirissä. Murheena on ollut se, ettei kenelläkään ole ollut hankkeelle riittävästi aikaa ja että hanke on edennyt ajoittain hitaasti. Toisaalta jo alusta lähtien oli ennakoitavissa, että yhdessä tekeminen on hitaampaa kuin yksin. Tampereen yliopistossa uskotaan, että vuoden kokemukset ovat syventäneet yhteistyötaitoja ja nyt on helpompi jatkaa yhteistyötä vapaamuotoisemmin. Yhteistyöstä uskotaan olevan jatkossa hyötyä erityisesti rinnakkaisjulkaisemiseen liittyvissä asioissa. 4. Jatkotoimenpiteet Ohjausryhmän jäsenet keskustelivat hankkeen jatkotoimenpiteistä yliopistokohtaisesti joulukuun 2009 alussa. Keskustelujen jälkeen päädyttiin siihen, että hankkeelle ei haeta jatkorahoitusta. Tampereen teknillisen yliopiston kirjaston ja Tampereen yliopiston kirjaston edustajat olivat valmiita jatkamaan hanketta. Ratkaisevaksi hankkeen jatkohakemuksen kannalta muodostui se, että Jyväskylän yliopiston kirjaston johdon ja johtokunnan puheenjohtajan kanssa käydyissä keskusteluissa päädyttiin siihen, että juuri tällä hetkellä jatkohankkeen eteenpäin viemiseen ei ole riittäviä edellytyksiä. Jatkorahoituksen hakemiseksi olisi ollut välttämätöntä, että kaikilla allianssiyliopistoilla olisi ollut yhteinen tahtotila. Jotta allianssin yhteisestä julkaisuarkistosta saataisiin suunniteltu hyöty, on Jyväskylän yliopiston kirjaston mielestä välttämätöntä, että paikallisista arkistoista voitaisiin luopua kokonaan. Muuten tilanteesta koituu säästöjen sijaan lisäkustannuksia. Tilanne Jyväskylän yliopistossa on tällä hetkellä sellainen, että luopuminen omasta JyX-arkistosta ei ole mahdollista ainakaan seuraavan kahden vuoden aikana. JyXiin tallennettavien aineistotyyppien kirjo tulee lisääntymään huomattavasti seuraavan kahden vuoden aikana. Rinnakkaisjulkaiseminen, tutkimusaineistojen tallentaminen, historian laitoksen karttapalvelu sekä muut kehittyvät palvelut tuovat mukanaan huomattavia räätälöintejä ja rajapintoihin liittyviä haasteita. Pelkona on, että alueellisessa mallissa näiden Jyväskylän yliopistolle ominaisten kehittämiskohteiden toteuttamiselle ei löydy tarpeeksi resursseja. JyX on myös mukana Kansallinen digitaalinen kirjasto - hankkeeseen kuuluvan pitkäaikaissäilytyshankkeen pilottiarkistona. Tämä tarkoittaa sitä, 10
että JyXin ylläpito on turvattava hankkeen ajaksi. Hanke tulee vaatimaan myös tiettyjä lisäresursointeja JyXin osalta. Jyväskylän yliopiston keskusteluissa huolenaiheena pidettiin myös sitä, että allianssiorganisaatiolla ei ole ylimääräistä rahoitusta ja mahdollinen hankerahoitus jouduttaisiin todennäköisesti hakemaan suoraan yliopistojen budjetista. Jyväskylän rahoitukseen liittyvän päätöksen pelättiin olevan kielteinen, koska omasta julkaisuarkistosta ei ylläesitettyjen syiden takia voida luopua ja mahdollinen lisärahoitus joudutaan kohdistamaan rinnakkaisjulkaisemisen tukemiseen. Koko allianssitoiminnan jatkon epävarmuuden koetaan myös hankaloittavan tilannetta. Allianssiyliopistojen kirjastot jatkavat neuvotteluja yhteisen julkaisuarkiston saamisesta tuotantopalvelimelle, julkiseen käyttöön. Käytännössä julkaisuarkisto toimisi yhteisenä julkaisuarkistonäkymänä, jonne aineistoja haravoitaisiin päivittäin allianssiyliopistojen paikallisista arkistoista. Palvelun saaminen tuotantokuntoon vaatisi vielä hieman teknistä kehittämistyötä tammikuussa 2010. Vuotuiset kustannukset palvelun ylläpidosta ovat n. 6600 / Yliopistoallianssi (sis. 3600 / 1 htkk ohjelmiston ylläpito + 3000 palvelinkustannukset). Käytännössä siis yhden yliopistokirjaston maksettavaksi palvelun ylläpidosta tulisi 2200 euroa vuodessa. Ylläpidon on suunniteltu olevan Tampereen teknillisellä yliopistolla. Kustannukset tulisi tarkistaa vuosittain. 11