Markkinatiedon hyödyntäminen julkisissa hankinnoissa Huolellisesti suunniteltu ja valmisteltu hankinta on jo puoliksi tehty. Kotka 21.10.2016 hankinta-asiamies Jorma Saariketo
Hankinta-asiamiesverkosto Palvelu käytössä ja yhteistyökumppanit Etelä-Savo, Helsinki, Kanta-Häme, Kainuu, Keski-Suomi, Pirkanmaa, Pohjois-Pohjanmaa, Pääkaupunkiseutu, Uusimaa, Varsinais-Suomi Pohjois-Karjala ja Pohjois-Savo (kumppanit) Käyttöönotto valmisteilla Etelä-Karjala, Kymenlaakso, Lappi ja Päijät-Häme Tulossa seuraavan vuoden aikana? Etelä-Pohjanmaa, Keski-Pohjanmaa ja Rannikko-Pohjanmaa Palvelun käyttö Yrityksiä noin 13 000, hankintayksiköitä noin 2 200 Vahtipalveluilmoituksia yli 30 000 kpl / kk Julkaistuja hankintailmoituksia 1 400 kpl / kk Neuvontatapahtumia 450 500 kpl / kk Hankinta-asiamies edistää yritysten osallistumista julkisiin hankintoihin, luo toimintamallit ja välineet, joiden avulla hankintayksiköt saavat laadukkaampia, parempia sekä kilpailukykyisempiä tarjouksia entistä laajemmalta yritysjoukolta. Käytössä Valmisteilla Kumppani 2 Jorma Saariketo
Pk-yritykset yhteistyön ja yhteiskunnan voimavarana sekä markkinatiedon lähteenä 3 Jorma Saariketo
Pk-yritykset menestyksen avain Kaikkia tarvitaan mutta pk-yritykset erityisasemassa 0,2% Suuryritykset(250 hlöä) 588 0,9% Keskisuuret yritykset (50 249 hlöä) 2 523 5,5% Pienyritykset (10 49 hlöä) 15 675 93,4% Mikroyritykset(1 9 hlöä)264 435 Yhteensä 283 290 yritystä, joista 283 332 pk-yrityksiä Oikein mitoitetut, kohtuullisin ehdoin tehtävät hankinnat lisäävät paikallista tarjontaa mahdollistaen laadukkaat hankinnat alueen kilpailukyky huomioiden. Lähde: Tilastokeskus, Yritysrekisteri 2013 4 Jorma Saariketo
Pk-yritykset työllistävät eniten 35% 26% Mikroyritykset (1 9 hlöä) 360 459 Pienyritykset (10 49 hlöä) 300 883 18% 21% Keskisuuret yritykset (50 249 hlöä) 251 896 Suuryritykset (250 hlöä) 499 366 Yhteensä 1 412 604 henkilöä. Lähde: Tilastokeskus, Yritysrekisteri 2013 5 Jorma Saariketo
Uudet työpaikat syntyvät pk-yrityksiin pk-yritykset suuryri tykset 6 Jorma Saariketo
Julkiset hankinnat mistä puhutaan? Hankinnat toteutetaan usein niin suurina kokonaisuuksina, että pk-yritykset eivät voi tarjota 7 Jorma Saariketo
Mistä hankinnoista puhutaan? Julkiset hankinnat ovat merkittävää liiketoimintaa Suomessa noin 35 mrd / vuosi (17 % BKT:stä) Kilpailutettavat hankinnat: vuosi 2014 13 967 kpl, arvo 20,6 mrd, vuosi 2015 n. 12 600 kpl, arvo n. 18,5 mrd Kymenlaakson alueen julkiset kilpailutukset Vuositasolla keskimäärin noin 277 M (1,5 % kaikista) ajalla 2013-2015 Koko maa, kilpailutusten lukumäärä Koko maa kilpailutusten arvo milj. 10 000 9 000 8 000 7 000 6 000 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 0 8 748 7 970 2 678 2 352 2 541 2 278 EU-ilmoitus Kansallinen ilmoitus Jälki-ilmoitus 10 000,0 9 000,0 8 000,0 7 000,0 6 000,0 5 000,0 4 000,0 3 000,0 2 000,0 1 000,0 0,0 8 402,1 8 648,7 7 863,6 6 312,6 3 587,2 3 166,2 EU-ilmoitus Kansallinen ilmoitus Jälki-ilmoitus 2014 2015 2014 2015 Lähteet: HILMA 2014, vuosi 2015 ennakkotieto hankinta-asiamies 8 Jorma Saariketo
Kymenlaakson kuntien hankintoja 2013-2015 Vuosi 2013 2014 2015 Kunta Kpl Arvo Kpl Arvo Kpl Arvo Kotkan kaupunki 3) 36 24 909 000 48 15 729 000 47 52 351 999 Haminan kaupunki 4) 17 4 206 000 22 7 599 000 18 13 478 520 Miehikkälän kunta 2) 4 2 767 520 4 19 229 990 3 770 000 Virolahden kunta 8 1 218 152 3 1 922 000 4 3 142 000 Pyhtään kunta 1) 1 40 000 3 181 200 000 5 2 925 750 Yhteensä 66 33 140 672 80 225 679 990 77 72 668 269 1. Pyhtään kunta 2014, sote-palveluiden kokonaisulkoistus 180 M, muut kaksi hankintaa yhteensä 1,2 M 2. Miehikkälän kunta 2014, avoterveydenhuollon ja suun terveydenhuollon vastaanottopalvelut 11,7 M, koulun purku ja rakentaminen 7,5 M 3. Kotkan kaupunki 2015, paikallisliikenteen liikennöintisopimus 35 M 4. Haminan kaupunki 2015, Linnoituksen päiväkoti 6,1 M 9 Jorma Saariketo
Pienhankinnat Pienhankintojen kilpailuttaminen avoimesti lisää tarjontaa ja parantaa lähialueen yritysten asemaa kilpailussa. Kilpailuttaminen on yhteinen etu. 10 Jorma Saariketo
Pienhankinnat kiinnostavat yli 200.000 100.000-199.999 50.000-99.999 20.000-49.999 Alle 20.000 0 50 100 150 200 Lähde: Yrittäjäkysely 2012/2013 86,9 % kiinnostunut vain <100.000 :n hankinnoista 13,1 % kiinnostunut >100.000 hankinnoista Yrittäjiä kiinnostavat pienhankinnat poistuvat ilmoitusvelvollisuuden piiristä kun kynnysarvoja nostetaan Tarjoajat eivät saa tietoa käynnissä olevista hankinnoista Hankintayksiköt eivät saa riittävästi kilpailevia tarjouksia 100,00 90,00 80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00 84,3 15,7 89,6 10,4 SATU VSY SOTE URA EK Lähde: TEM selvitys 2014 92,5 7,5 95,7 4,3 75,0 25,0 87,5 % haluaa pienhankinnat nettiin 12,5 % perinteinen kilpailutus Sähköinen asiointi selkeä ratkaisu tyydyttämään niin ilmoittajien kuin tarjoajien tarpeet Ilmoitukset helposti ja nopeasti kaikkien saataville nettiin Tarjousten tekeminen ja jättäminen helpottuu merkittävästi Yhtenäiset toimintatavat - tehokkuus 11 Jorma Saariketo
Julkisyhteisö haluttu asiakas Vastaajaryhmittäin Ryhmät Vastaajia Kyllä Osuus Ei SATU 235 169 72,3 % 27,7 % VSY 240 196 81,7 % 18,3 % SOTE 67 59 88,1 % 11,9 % URA 23 16 69,7 % 30,3 % EK 40 29 72,5 % 17,5 % Yht 605 469 77,5 % 22,5 % Yrityskoon mukaan Mikroyritys 372 278 74,7 % Pienyritys 169 143 84,6 % Keskisuuri 62 46 74,2 % Toimialan mukaan SOTE 112 101 90,2 % Urakointi 121 94 77,7 % 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Ovatko julkisyhteisöt houkutteleva asiakasryhmä 169 66 196 44 59 29 16 8 7 11 SATU VSY SOTE URA EK Kyllä Julkinen sektori on pk-yritykselle tärkeä asiakas ja merkittävä yhteistyökumppani Ei Vastanneista 605 yrityksestä julkishallinto on houkutteleva asiakasryhmä 469 (77,5 %) vastaajalle. Ei houkuttelevana asiakasryhmänä julkishallinnon kokevat 136 (22,5 %) vastaajista. Julkissektorin osuus liikevaihdosta yli 20 % on 185 (48,6 %) vastaajalla. 12 Jorma Saariketo
Markkinatiedon hyödyntäminen Ajanmukaiset menettelytavat ja välineet lisäävät mahdollisuuksia ja edistävät kilpailua 13 Jorma Saariketo
Onnistunut kilpailutus Miksi markkinatietoa Edellyttää markkinoiden tuntemista Markkinatuntemus helpottaa määrittelyä Vertailuperusteiden asettaminen helpottuu Perehtyminen markkinoilla tarjolla oleviin ratkaisuihin kirkastaa ostajalle mitä voidaan vaatia Potentiaalisilla tarjoajilla riittävästi tietoa hankintayksikön ehdoista ja vaatimuksista Vain oleellinen on tärkeätä Älä selvitä kaikkea, tutustu markkinoihin riittävästi esillä olevan hankinnan kannalta Muista Erota markkinatiedon hankinta selkeästi itse kilpailutuksesta 14 Jorma Saariketo
Nettiportaaleja Hankinta-asiamiespalvelu Markkinatiedon lähteitä Fonecta Finder ja vastaavat muut hakemistot Kauppalehden tietopalvelut Suomen Asiakastieto Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) Muut tietokannat ja tietopalveluiden toimittajat Elinkeinoelämän järjestöt Suomen Yrittäjät, Kauppakamarijärjestö (KKK), Elinkeinoelämän keskusliitto (EK), Soste, Lääkäripalveluyhdistys (LPY), Maa- ja metsätaloustuottajien keskusliitto (MTK) jne Toimialajärjestöt Toimialakohtaisia luetteloita yrityksistä, useita kymmeniä toimialaliittoja mm. Suomen Yrittäjät, EK 15 Jorma Saariketo
Hankinnan elinkaari vuoropuhelun käyminen Kilpailutusprosessi Suunnittelu ja valmistelu huomioitava kaikki olemassa olevat kilpailutusolosuhteet Kilpailutuksen toteuttaminen toteuttaa hankinta taloudellisesti ja suunnitelmallisesti Hankintapäätöksen toimeenpano kohdeltava osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättä Suunnittelu ja valmistelu Kilpailutus Toimeenpano Sopimusaika 6-12 kk 1-2 kk 1-2 kk 24-48 kk Voidaan keskustella Ennakkoinfo ja -tiedot Markkinavuoropuhelu Tutustutaan ehdokkaisiin Rajoitetusti keskustelua Voidaan keskustella Voidaan sopia yksityiskohdista Valmistautuminen uuteen hankintaan Tutustutaan ehdokkaisiin, käydään vuoropuhelua 16 Jorma Saariketo
Hankinnan hyvä valmistelukäytäntö huomioi markkinat ja tuottaa parempia tarjouksia Ajanmukaiset menettelytavat ja välineet lisäävät mahdollisuuksia, edistävät kilpailua ja tuottaa parempia tarjouksia. 17 Jorma Saariketo
Vuoropuhelu - valmistele hankinta huolellisesti Tutustu markkinoihin Selvitä tarjolla olevat tuotteet ja toimittajat Huomioi paikalliset toimijat Tee yritysvaikutusarviointi Järjestä vuoropuhelu Kutsu tiedossa olevat ehdokkaat, hankinta-, ja substanssiosaajat, kerro mitä olet hankkimassa ja millä ehdoin (julkinen ilmoitus) Perehdy ehdokkaiden erityisosaamiseen ja eri vaihtoehtoihin Esitä kysymyksiä ehdokkaille ja vastaa heidän kysymyksiinsä Erota vuoropuhelu selkeästi omaksi toiminnokseen Pyydä kommentit tarjouspyyntöön Toimita alustava tarjouspyyntö kommentoitavaksi Huomioi ja hyödynnä saamasi kommentit ja vastaukset 18 Jorma Saariketo
Hyödynnä vuoropuhelun tulokset Jaa hankinta osiin, jos sitä toivotaan Tuoteryhmittäin tai alueellisesti Huomioi alueesi yritysten mahdollisuudet Hankinnan jakaminen osiin on aina sallittua Hyväksy ryhmittymät / alihankkijat Muista osiin jaetun hankinnan yhteisarvo Harkitse puitejärjestelyn käyttämistä jos hyötyä Hyväksy useita toimittajia jos tarpeen Hyödynnä minikilpailutusta Varmista tiedon perillemeno kilpailutuksen alettua Toimita tieto (sähköpostitse) niin tunnetuille kuin tuntemattomille ehdokkaille (vuoropuhelussa ja markkinaanalyysissä saatujen tietojen perusteella 19 Jorma Saariketo
Varmista kilpailutuksen onnistuminen 1 (2) Jatka vuoropuhelua - mahdollista lisäkysymykset Ilmoita lisätietojen saantimenettely Tarkenna ehtoja kysymysten perusteella Kohtuullista ja suhteuta vaatimukset Aseta vaatimukset kohderyhmäsi mukaan Käytä ehdottomia vaatimuksia ja suhteuta vaatimukset Älä vaadi tarpeettomia liitteitä tai laajoja selvityksiä Harkitse vaihtoehtoisten tarjousten jättäminen innovaatiot Varaa riittävästi aikaa Aloita ajoissa, 6-12 kk ennen sopimusajan loppua Jätä riittävä aika tarjousten jättämiseen (30 päivää) 20 Jorma Saariketo
Varmista kilpailutuksen onnistuminen 2 (2) Varmista että et rajoita kilpailua Varmin keino avoin ja reilu menettely Älä pyydä laajoja kokonaisuuksia joille on vain harvoja tarjoajia Ohjeista tarjoajat Käytä vakiolomakkeita tai sähköistä asiointia Selvitä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä miten tarjouslomakkeet täytetään ja ohjeista tarjousten tekijät Mahdollista pikku puutteiden täydentäminen Käytä sähköistä asiointia Enemmän tarjouksia Vähemmän virheitä Saatujen tarjousten vertailu helpompaa Hankintamenettely nopeutuu 21 Jorma Saariketo
Varmista kokonaishyöty Säilytä osaaminen ja elinvoima alueellasi Mahdollista oman alueesi yritysten tarjonta Vältä monimutkaista menettelyä Käytä avointa menettelyä kaikki voivat tarjota Yksinkertainen on kaunista ja tuottaa hyvän tuloksen Selkeät ehdottomat vaatimukset niin tarjoajille kuin tuotteille Pisteytä vain perustason ylittävät vaatimukset Kokonaishyöty johtaa hyvinvointiin alueellasi Mahdollistaa uusien yritysten perustamisen / mukaantulon Lisää työpaikkoja tai turvaa nykyiset työpaikat Verotulot lisääntyvät Oman alueen elinkeinorakenne säilyy monipuolisena 22 Jorma Saariketo
Yhteenveto Hankinnat yhteistyössä Hyvin toteutettu hankinnan määrittely, valmistelu, jakaminen osiin, hankkimalla markkinatietoa ja hyödyntämällä hankintaosaamista takaa onnistuneen lopputuloksen niin hankintayksikön kuin tarjoavan yrityksen kannalta. 23 Jorma Saariketo
24 Jorma Saariketo