Kirjaamisen juridiset perusteet ja hyvät käytännöt

Samankaltaiset tiedostot
Asiakastyön dokumentoinnin tavoitetila. Maarit Laaksonen projektipäällikkö Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Kuntamarkkinat 14.9.

Palvelusuunnitelma prosessina. Päivi Nurmi-Koikkalainen

Luo luottamusta Suojele lasta Jaana Tervo 2

Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen

Määrämuotoinen kirjaaminen sosiaalihuollon arjessa

MÄNTSÄLÄN KUNTA Mustijoen perusturva Laadittu sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja MÄNTSÄLÄ

Sote-rajapinnan tiedonkäsittely tulevaisuudessa

Kirjaaminen sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä. palveluissa ja Sote-henkilörekisterilakien uudistaminen

Lastenvalvojan rekisteriseloste

Yksityisyydensuoja ja kirjaaminen. Itsemääräämisoikeus ja asiakirjat THL Liisa Murto Ihmisoikeuslakimies Kynnys ry/vike

Muutokset lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde)

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Sisällysluettelo. 1 JOHDANTO Irma Pahlman... 11

LUONNOS Määräys sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta Valtuutussäännökset Kohderyhmät Voimassaoloaika Liitteet

Kansa-koulun tehtävävihko

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Aikuissosiaalityön rekisteriseloste

Uudistettu asiakastietolaki edistämään tiedonvaihtoa sosiaalija terveydenhuollossa

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

. Sosiaalihuoltolain ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain edellyttämät tehtävät mitä teemme nyt ja seuraavaksi

Palvelutarpeen arvioinnin rekisteri

Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste

TALOUS- JA VELKANEUVONNAN REKISTERI

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL Järvenpää p. keskus

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

1. Terveydenhuollon toimintayksikkö. HammasOskari Oy, Liesikuja 4A, Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri

Perusopetuksen johtaja Ilkka Kalo Vantaan kaupunki / sivistystoimi Perusopetuksen tulosalue Asematie 6 A Vantaa

REKISTERISELOSTE. Tervon kunta Tarkoitettu asiakkaille. Henkilötietolaki (523/99) 10, 24. Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

VIRTAIN KAUPUNKI TIETOSUOJASELOSTE

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

MIKÄ ON KANSA? Ajankohtaista sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämisestä ja arkistosta

REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA Rekisterinpitäjä: Tmi ML-hahmoterapia Yhteyshenkilö: Mikko Lounela Puh:

9. ASIAKASTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Asiakassuunnitelman kokonaisuus ja määrittelytilanne

Määräys käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin

Nimi: Perusturvajohtaja Mari Antikainen, puh Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Kanta-palvelut sosiaalihuollossa ja asiakastiedon kirjaamisen kehittäminen

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste

Moniammatillisista työryhmistä ja tietojen vaihdosta lastensuojelun kentässä Jyväskylä Maria Haarajoki Lakimies, OTM Pelastakaa Lapset ry

Valtakunnallinen sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto näkymiä toimeenpanoon

Lapsen elatuksen rekisteri

Yhteyshenkilö Kehittämispäällikkö Marja Viljamaa

Itsemääräämisoikeus ja yksityisyydensuoja

KOULUKURAATTORIPALVELUJEN REKISTERI

LASTENSUOJELUILMOITUSTEN ASIAKASREKISTERIN REKISTERISELOSTE JA ASIAKKAAN INFORMOINTI

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

puh

1. Rekisterinpitäjä Nimi Hevostoiminta Laukki Yksityinen elinkeinonharjoittaja, Y-tunnus Yhteystiedot Puh: ,

Laitoshuollon rekisteri

puh

Tietorekisteriseloste. Fysioterapeutti Annukka Laukkanen 2019

Henkilötietolaki 10 ja 24 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11.3, 12-13, 20.2 ja Lasten ja nuorten lautakunta

Rekisteri kuntaan sijoitetuista lapsista

Valvottujen tapaamisten rekisteri

Kuraattoripalveluiden asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Kansa-koulu-hanke Kanta-palvelut ja sosiaalihuolto

Ajankohtaista aluehallintovirastosta. Pohtimolammella Lakiasiainpäällikkö Keijo Mattila, Lapin aluehallintovirasto

UUSI SOSIAALIHUOLTOLAKI JA VIRANOMAISTEN VÄLINEN YHTEISTOIMINTA täysi-ikäiset asiakkaat

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde)

Päätös. Laki. sosiaalihuoltolain väliaikaisesta muuttamisesta

Laki kuntoutuksen asiakasyhteistyöstä

Henkilötietolaki 10 ja 24 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11.3, 12-13, 20.2 ja Ikäihmisten lautakunta

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde)

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste

THL:n sosiaalihuollon palvelutehtäviä koskeva määräys, käyttöoikeuksien perusteet ja muut määräykset

KiTi-hankkeen kehittämistyön kaari ja tulokset. Anni Kuhalainen ja Matti Karvonen

Palvelumuotoilulla parempia palveluita riskiryhmille Varsinais-Suomen hankekuntien kehittämisosio

Nimi: Kasvun ja oppimisen tuen johtaja Juha Parkkisenniemi

Järvenpään kaupunki/ lasten ja nuorten palvelualue. Hallintokatu 2, PL 41, Järvenpää p. keskus

Sairaalan talousjohtaja. 3. Rekisterin nimi Niuvanniemen sairaalan potilaslaskutusrekisteri

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Toimeentulotuen rekisteriseloste

Sosiaalityön päällikkö, p Tietopyynnöt: PL 4 (Pohjolankatu 21), Iisalmi

Kanta-palvelujen käyttöönotto sosiaalihuollossa

Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän sosiaalihuollon kasvatus- ja perheneuvolan asiakasrekisteri

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10. Laatimispäivä:

LASTENSUOJELUN ASIAKASREKISTERIN REKISTERISELOSTE JA ASIAKKAAN INFORMOINTI

LASTENVALVOJAN ASIAKASREKISTERIN REKISTERISELOSTE JA ASIAKKAAN INFORMOINTI 9. ASIAKASTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

Rekisteriseloste. Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste

Suostumuskäytännöt Suomen perustuslaki

Informointeja, kieltoja ja suostumuksia Onko käyttö ja luovutus hallinnassa?

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS Rekisterin käyttötarkoitus liittyy koulukuraattori- ja koulupsykologitoiminnan toteutukseen peruskouluissa.

Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41, Järvenpää. Jari Savola Aikuisten sosiaalipalvelujen johtaja

Rekisteri kuntaan yksityisesti sijoitetuista lapsista

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Julkaistu Helsingissä 25 päivänä maaliskuuta /2015 Laki. sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista

Omasote rekisteriseloste

Hallintokatu 2, PL 41, Järvenpää. Jari Savola Aikuisten sosiaalipalvelujen johtaja

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde)

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste

Transkriptio:

Kirjaamisen juridiset perusteet ja hyvät käytännöt Turussa 15.10.2013, Koulutuskeskus Petrea Maarit Laaksonen, Kehittämispäällikkö, THL/OPER 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 1

Sisältö Kirjaaminen ja asiakastietojen käsittely lainsäädännössä Kirjaamisen hyvät käytännöt Valtakunnallisen sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämisen tavoitetila Sosiaalihuollon asiakirjalain sisältö ja valmistelun tilanne 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 2

Luento pohjautuu osittain: Asiakastyön dokumentointi sosiaalihuollossa: Opastusta asiakastiedon käyttöön ja kirjaamiseen Saatavissa: täältä 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 3

Kirjaamisen keskeisiä käsitteitä 1/2 Asiakastieto (Asiakastyön dokumentointi sosiaalihuollossa) Asiakkuuden perusteella tallennettu henkilötieto Asiakirja; dokumentti (Sosiaalihuollon asiakasasiakirjasanasto 2012) Tallenne, jolla on oikeudellista arvoa tai joka on laadittu tai vastaanotettu jonkin yhteisön tai yksittäisen henkilön toiminnan yhteydessä toimintaa varten Asiakirja voi sisältää kirjoitettua tekstiä, kuvaa tai ääntä. Se voidaan tallentaa sähköisesti tai manuaalisesti 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 4

Kirjaamisen keskeisiä käsitteitä 2/2 Asiakastietojen käsittely Asiakirjojen laatimista, lukemista, hakemista, tallentamista, hävittämistä.. Dokumentointi; kirjaaminen Asiakirjojen laatimista ja kirjoittamista asiakassuhteessa Asiakassuhteessa ja palvelutapahtumissa syntyvien tietojen, kuvien ja äänitteiden tallentamista. 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 5

KIRJAAMISEN JURIDISET PERUSTEET Hallintolaki, henkilötietolaki, julkisuuslaki, asiakaslaki, asiakastietolaki ja lastensuojelulaki 6 Maarit Laaksonen / OPER 15.10.2013

Asiakastietojen käsittelyä ja kirjaamista ohjaavat lait: Henkilötietolaki (523/1999) Sosiaalipalveluista vastaava viranomainen saa käsitellä henkilötietoja jos henkilötietojen käsittely johtuu laissa säädetyn tehtävän hoitamisesta Milloin tietoja saa käsitellä? (asiakaslaki) Sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi Sosiaalihuollon järjestämiseksi Palvelun järjestämiseen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi Kuka vastaa henkilötietojen käsittelystä sosiaalihuollossa? Tehtävät on annettu kunnalle ja sen johdolle sekä sosiaalihuollon tehtäviä hoitaville henkilöille Vastuullinen toimija määritellään johtosäännössä tai vastaavassa, huomioitava myös ostopalvelutilanteissa Asiakasta koskevia tietoja saa kerätä vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty (käyttötarkoitussidonnaisuus). Asiakasta on informoitava häntä koskevien tietojen käsittelystä 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 7

Asiakastietojen käsittelyä ja kirjaamista ohjaavat lait: Sosiaalihuollon asiakaslaki (812/2000) Mistä asiakastiedot saadaan Ensisijaisesti asiakkaalta itseltään Muista rekistereistä sosiaalihuollon ammattihenkilön työtehtävien edellyttämässä laajuudessa tai laissa asetetun säädöksen perusteella Asiakkaan suostumuksella toisesta henkilörekisteristä silloin, kun tiedot eivät ole välttämättömiä asiakkaan palvelutarpeen selvittämiseksi, sosiaalipalvelun järjestämiseksi tai palvelun toimeenpanemiseksi asiakas voi myös kieltää tietojen luovuttamisen/saamisen Velvollisuus tiedottaa asiakkaalle tämän oikeuksista ja velvollisuuksista (palvelut) kattaa myös asiakastiedon käsittelyn ja tarkastusoikeuden Sosiaalihuollon toteutuksesta on laadittava suunnitelma. 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 8

Asiakastietojen käsittelyä ja kirjaamista ohjaavat lait: Julkisuuslaki (621/1999) Sisältää säännökset tiedonsaantioikeuden laajuudesta ja sitä koskevista rajoituksista Myös perusteet tiedon antamatta jättämiselle Vastoin erittäin tärkeää yleistä etua tai lapsen etua tai muuta tärkeää yksityistä etua Tiedon antamatta jättäminen on perusteltava ja samalla on annettava ohje, miten asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi. 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 9

Asiakastietojen käsittelyä ja kirjaamista ohjaavat lait: Hallintolaki (434/2003) Palveluperiaate ja palvelun asianmukaisuus Hallintoasian vireilletulo (hakemus saapunut tai käsittelyn aloittamiseksi tarvittavat tiedot on kirjattu) ja käsittely viranomaisessa Hallintolaissa säädetään tarkemmin mm. Asiakirjan sisältö Asiakirjan saapumispäivä Käsittelyn viivytyksettömyys Selvityspyyntö Päästöksen muoto, sisältö ja perusteleminen sekä oikaisuvaatimusohjeet ja tiedoksianto Virheen korjaaminen 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 10

Asiakastietojen käsittelyä ja kirjaamista ohjaavat lait: Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) Asiakastietojen sähköisen käsittelyn yleiset vaatimukset, kuten Asiakastietojen käytettävyys ja säilyttäminen Käytön ja luovutuksen seuranta Potilastietojärjestelmien ja asiakirjojen tietorakenteet, tulossa sosiaalihuollosta vastaavat säädökset! Tunnistaminen Asiakirjan sähköinen allekirjoittaminen 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 11

Asiakastietojen kirjaaminen huomioitu: Lastensuojelulaki (417/2007) Sosiaalityöntekijän on tehtävä lastensuojelun asiakkuuden alkamisesta merkintä lasta koskeviin lastensuojeluasiakirjoihin sekä ilmoitettava siitä välittömästi Lasta koskeviin asiakirjoihin on kirjattava syyt, jotka ovat edellyttäneet lapsen tapaamista vastoin huoltajan suostumusta (29 ) Asiakassuunnitelman sisältö mitä kirjataan (30 ) Asioiden kirjaaminen (33 ) Lastensuojelun työntekijöiden tulee merkitä lasta tai nuorta koskeviin asiakasasiakirjoihin lastensuojeluasian 26 :n 1 momentissa tarkoitetusta vireille tulosta lähtien kaikki lapsen tai nuoren tarvitsemien lastensuojelutoimenpiteiden järjestämiseen vaikuttavat tiedot sekä toimenpiteiden suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot. Lastensuojelun asiakasasiakirjojen laatimisesta voidaan antaa tarkempia säännöksiä sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 12

Uusi sosiaalihuoltolaki (ehdotus) 52 Asiakastietojen kirjaaminen Sosiaalihuollon ammatillisen henkilöstön on merkittävä asiakasta koskeviin asiakirjoihin asiakkaan tuen järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Jos tietoja hankitaan ulkopuolisilta tai toisesta henkilörekisteristä taikka annetaan sosiaalihuollon asiakaslain 16 22 tai 27 :n nojalla, on asiasta tehtävä asiakirjaan merkintä sosiaalihuollon asiakaslain 28 :n mukaisesti. Asiakirjojen laatimisesta ja niiden säilyttämisestä säädetään tarkemmin sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella. 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 13

Uusi sosiaalihuoltolaki (ehdotus) 43 Tiedottaminen ja päätöksenteko sosiaalipalveluja ja muita sosiaalihuollon tukitoimia koskevista muutoksista Kunnan on tiedotettava asiakkaalle, ja sosiaalihuollon asiakaslain 9 ja 10 :ssä tarkoitetuissa tapauksissa hänen lailliselle edustajalleen, omaiselleen taikka muulle läheiselle henkilölle, kun asiakkaalle myönnettyihin sosiaalipalveluihin ja muihin sosiaalihuollon tukitoimiin suunnitellaan toteutettavan tai ollaan toteuttamassa muutoksia. Asiakkaalle, hänen lailliselle edustajalleen, omaiselle taikka muulla läheiselle henkilölle, on annettava mahdollisuus myös näissä tilanteissa osallistua palvelujen suunnitteluun ja toteuttamiseen sosiaalihuollon asiakaslain 8 10 :n mukaisesti. Jos asiakkaalle myönnettyihin sosiaalipalveluihin tai muihin sosiaalihuollon tukitoimiin tehdään muutoksia tai niiden järjestäminen lopetetaan, on asiasta tehtävä 39 :ssä tarkoitettu päätös. Jos sosiaalipalveluihin ja muihin sosiaalihuollon tukitoimiin suunniteltu tai toteutettava muutos koskee laajemmin kunnan asukkaita tai väestö- taikka asiakasryhmiä, on asiasta tiedotettava siten kuin 8 :ssä säädetään. 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 14

Asiakastietojen käsittely ja kirjaaminen lainsäädännössä, yhteenveto Lainsäädännöllä ohjataan asiakastiedon käsittelyä, tiedon saantia, käyttöä ja luovuttamista Sosiaalihuollosta puuttuu dokumentoinnin kansallinen ohjeistus ja sisältöä ohjaava lainsäädäntö 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 15

KIRJAAMISEN HYVÄT KÄYTÄNNÖT 16 Maarit Laaksonen / OPER 15.10.2013

Asiakastyön kirjaaminen Nykytilanteessa tunnistettuja puutteita puuttuva lainsäädäntö (laki tulossa!) puuttuva kansallinen ohjeistus dokumentoinnin opetuksella ei ole vahvaa sijaa koulutusohjelmissa työntekijöillä puutteita sähköisten järjestelmien hallinnassa dokumentointivälineet (usein asiakastietojärjestelmä) eivät välttämättä tue asiakaprosessia Kirjaamiskäytännöt vaihtelevat Asiakastiedon käsittelyä ei nähdä osana asiakastyötä Asiakastiedon käsittelyn perusrakenteet eivät ole kunnossa Erilaiset henkilörekisterit Erilaiset käyttöoikeudet Erilaiset asiakastiedon käsittelyn periaatteet 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 17

Näkökulmia kirjaamiseen 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 18

Asiakkaan näkökulma: Minulle tarjottiin kaksi vaihtoehtoa, joista minun piti valita toinen. Valitsin päivätoiminnan. Tosiasiallisesti olisin halunnut vertaituskiryhmään jota ei ollut saatavana. Työntekijän näkökulma: Asiakas halusi päivätoimintaan. Asiakas ei halunnut osallistua työpajaan, vaikka se olisi hänelle sopinut mielestäni paremmin. Asiakas aloittaa päivätoiminnassa Kuntapäättäjä : Päivätoiminta on haluttu palvelu, jonne tulee jatkuvasti uusia asiakkaita. Kävijämäärien perusteella meillä on oikeat palvelut tarjolla asiakkaillemme. 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER Organisaatio: Päivätoimintaan tulee taas uusi asiakas, täytyy tarkistaa onko nykyisissä ryhmissä paikkoja vai pitääkö perustaa uusi ryhmä. Päivätoiminta on suosittu palvelu. 19

Kirjaamisessa huomioitava Kirjoittaminen on valintojen tekemistä Merkityksellisyys vs. merkityksettömyys Asiakirjat ovat myös vallankäytön välineitä Kaikista asiakkuuteen vaikuttavista asioita pitää kirjoittaa, myös erimielisyydet tulee kirjata Asiakirjojen perusteella pitäisi käydä ilmi asiakkaan hyvinvointia tai palveluprosessia kuvaavia asioita Dokumentointi on pystyttävä aina perustelemaan asiakkaalle Dokumentointi on asiakastyön menetelmä Asiakas voi olla mukana laatimassa asiakirjoja Asiakas voi itse laatia asiakirjoja Jo valmiiksi laadittuja asiakirjoja voidaan käyttää orientoitumisen välineenä 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 20

Hyvät käytännöt konkreettisesti: Asiakirjojen selkeys ja ymmärrettävyys Viranomaisen tulee käyttää selkeää ja ymmärrettävää kieltä mitä se tarkoittaa? Ei ammattislangia ( pety-jonossa, sossu) Ei lyhenteitä (TMT, AK, HJA) Ei puhuttelu tai lempinimiä ( Miksun mielestä..) Vältä passiivia lähettänyt hakemuksen toimija tai tekijä saattaa kadota kirjoitettaessa useammasta henkilöstä (ks. Hallintolaki 434/2003, 9 ) 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 21

Hyvät käytännöt konkreettisesti: Asiakirjojen selkeys ja ymmärrettävyys Tekstin perusteella täytyy tietää, kuka oli mistäkin mitäkin mieltä Tyylin on oltava kohtelias ja asiallinen Fraasien käytössä on oltava huolellinen Ei moraalisiin kannanottoihin viittaavia sivumerkityksiä (valehteli.. päihteiden liikakakäyttäjä..) 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 22

Hyvät käytännöt konkreettisesti: Asiakirjojen virheettömyys ja virheen korjaaminen Kirjaamisen on oltava totuudenmukaista Puutteelliset tiedot on korjattava (hallintolaki 50-53 ) Päätöksenteko ei saa perustua vanhentuneisiin tietoihin Virheellisiä tai tarpeettomia tietoja ei saa kirjata Tietojen oikeellisuus arvioidaan tiedon tallentamishetken mukaan 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 23

Hyvät käytännöt konkreettisesti: Asiakirjojen virheettömyys ja virheen korjaaminen Työntekijällä on velvoite oma-aloitteiseen virheen korjaamiseen Viranomaisen on korjattava virheelliset tiedot asiakkaan vaatimuksesta tieto korjatusta tiedosta annettava myös muille, jotka saaneet tiedon Jos viranomainen kieltäytyy virheen korjaamisesta, tulee tästä antaa kirjallinen todistus: todistuksen avulla asiakas voi viedä asian tsv:n ratkaistavaksi 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 24

Hyvät käytännöt konkreettisesti: Asiakirjojen virheettömyys ja virheen korjaaminen Hallintopäätöksen asia-, kirjoitus- tai laskuvirhe: päätös voidaan purkaa tai tehdä kokonaan uudelleen Virkamies tai sosiaalitoimen monijäseninen elin (sosiaalilautakunta) voi useimmissa tapauksissa korjata virheen Päätös voidaan korjata asiavirheen vuoksi sekä asiakkaan eduksi että hänen vahingokseen Asiakkaan vahingoksi edellyttää asiakkaan suostumusta Jos päätös korjataan asiavirheen vuoksi, asia on käsiteltävä uudelleen ja siitä on annettava uusi päätös 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 25

Asiakastyön dokumentoinnin periaatteet 1/3 Kerro asiakkaalle, että hänestä kirjataan asiakastietoja. Näytä asiakkaalle henkilörekisteriseloste ja kirjaa siitä tieto asiakastietoihin. Kerro asiakkaille hänen oikeuksistaan omiin asiakirjoihinsa. Luovuta asiakkaalle viivytyksettä häntä itseään koskevat asiakirjatiedot, mikäli asiakas niitä pyytää, huomioiden kuitenkin lain asettamat vaatimukset tietojen luovuttamisesta. 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 26

Asiakastyön dokumentoinnin periaatteet 2/3 Noudata suunnitelmallisuutta asiakastietojen dokumentoinnissa. Noudata huolellisuutta asiakastietojen käsittelyssä. Kerää vain työtehtävien hoitamisessa tarvittavia tietoja. Kirjoita kaikista tapahtumista, joissa asiakkaan asiaa on käsitelty. Pidä asiakastiedot ajantasaisena ja huolehdi, että kaikki asiakirjat sisältävät laatimispäivämäärän ja laatijan nimen. 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 27

Asiakastyön dokumentoinnin periaatteet 3/3 Kirjoita kuin kirjoittaisit asiakkaalle. Käytä selkeää, ymmärrettävää ja asiallista kieltä. Älä käytä ammattislangia ja kutsumanimiä, vältä lyhenteiden käyttöä. Kirjoita niin, että lukija ymmärtää, kuka oli mitäkin mieltä mistäkin asiasta. Kirjoita mahdollisimman paljon asiakkaiden kanssa yhdessä. Hyödynnä laatimiasi asiakirjoja työn suunnittelussa ja arvioinnissa 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 28

VALTAKUNNALLISEN SOSIAALIHUOLLON TIEDONHALLINNAN KEHITTÄMISEN TAVOITETILA 29 Maarit Laaksonen / OPER 15.10.2013

SAATAVUUS paikallinen valtakunnallinen Asiakastiedon hyödynnettävyys KANSALLINEN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIETOVARANTO (KanSa) TAVOI- TETILA NYKY- TILA KANSALLINEN ASIAKASTIETOMALLI 15.10.2013 vapaamuotoinen YHTENÄISYYS Maarit Laaksonen / OPER rakenteinen 30

KanSa toteuttamista varten tarvitaan velvoittavia määrityksiä (vastausprosentti 96.3) 0 % 0 % 3 % 39 % 58 % Täysin samaa mieltä Jokseenkin samaa mieltä Jokseenkin eri mieltä Täysin eri mieltä En osaa sanoa Lähde: Kansallinen sosiaalihuollon asiakastietovaranto (KanSa) Yhteenveto toteutusvaihtoehdoista ja linjauksista 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 31

SOSIAALIHUOLLON ASIAKIRJALAIN SISÄLTÖ JA VALMISTELUN TILANNE 32 Maarit Laaksonen / OPER 15.10.2013

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja koskevaa lainsäädäntöä valmisteleva työryhmä (18.3.-31.12.2013) Työryhmän tehtävät: Koota jo olemassa oleva Tikesos-hankkeessa koottu tieto ja ehdotukset sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja koskevaksi lainsäädännöksi, sekä 1. valmistella niiden pohjalta luonnos sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja koskevaksi hallituksen esitykseksi, 2. esittää ehdotus tavasta ja periaatteista, joiden pohjalta Kansallista sosiaalihuollon sähköistä asiakasasiakirjaarkistoa valmisteltaisiin, ja 3. arvioida työnsä aikana potilas- ja asiakasasiakirjoja koskevan nykyisen lainsäädännön eroavuuksia, niiden perusteita sekä mahdollisuuksia valmistella myöhemmin niitä koskevaa yhtenevää tai yhteistä lainsäädäntöä. 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 33

Sosiaalihuollon asiakirjalaki (LUONNOS) 1. luku Yleiset säännökset Lain tarkoitus Soveltamisala: sekä julkiset että yksityiset sosiaalipalvelut Määritelmät Asiakas Sosiaalihuollon asiakasasiakirja Palvelunantaja Sosiaalihuolto ja/tai sosiaalipalvelu 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 34

Sosiaalihuollon asiakirjalaki (LUONNOS) 2. luku. Asiakastietojen kirjaaminen Velvollisuus asiakastietojen kirjaamiseen Asiakastietojen kirjaamista koskevat periaatteet ja vaatimukset Asiakastietojen kirjaaminen asiakasyhteistyöryhmässä Asiakastietojen kirjaaminen sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa Asiakasasiakirjojen virheettömyys 3. luku. Asiakasasiakirjat ja niiden tietosisällöt Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin kirjattavat perustiedot Asiakasasiakirjoihin merkittävät asiakasta koskevat muut tiedot Asiakirjatyypit 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 35

Sosiaalihuollon asiakirjalaki (LUONNOS) 4. luku Asiakasasiakirjojen käyttö, säilyttäminen ja hävittäminen Asiakastietojen kirjaamisen aloittaminen ja lopettaminen Asiakasasiakirjojen käytettävyys ja eheys Asiakasasiakirjoihin sisältyvien tietojen käyttöoikeudet Palvelujen hankkiminen toiselta palvelunantajalta Vastuu asiakasasiakirjojen säilyttämisestä ja hävittämisestä Asiakasasiakirjojen ja muun materiaalin säilyttämisajat ja hävittäminen 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 36

Sosiaalihuollon asiakirjalaki (LUONNOS) 5. luku. Salassapito ja salassa pidettävien tietojen luovuttaminen (siirretään asiakaslaista?) Asiakirjasalaisuus Suostumus tietojen antamiseen Salassa pidettävien tietojen antaminen asiakkaan hoidon ja huollon turvaamiseksi 6. luku. Sosiaalihuollon viranomaisen oikeudesta salassa pidettäviin tietoihin ja virka-apuun (siirretään asiakaslaista) Velvollisuus antaa sosiaalihuollon viranomaiselle salassapidettäviä tietoja Tietojen luovuttaminen teknisen käyttöyhteyden avulla Asiakasasiakirjoihin tehtävät merkinnät tietojen luovuttamisesta ja tietojen saamisesta Asiakastietojen käytön ja luovutuksen seuranta 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 37

Sosiaalihuollon asiakirjalaki (LUONNOS) 7. luku. Erinäisiä säännöksiä Salassapitovelvollisuuden rikkominen Voimaantulo Siirtymäsäännökset 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 38

Asiakastietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön valmisteluaikataulu (tavoite) Vaihe 1: Sosiaalihuollon asiakirjalaki Työryhmätyöskentely ja asiantuntijoiden kuuleminen Hallituksen esitys ja lakiluonnos kommenteille loppuvuodesta/vuodenvaihteessa 2013-2014 Vaihe 2: Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (asiakastietolaki) Lainmuutosten valmistelu talvella 2014 Hallituksen esitys lausunnoille talvella/keväällä 2014 Vaihe 1 ja 2 HE:t eduskunnalle syksyllä 2014 ja muutokset voimaan vaiheittain 2015 alkaen 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 39

VAIKUTA!! Osallistu ASKO-projektiin (asiakastietomallin katselmointi) Osallistu sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen kommentointiin virtuaaliryhmissä. Yhteydenotot erja.ailio@thl.fi Anna palautetta, ideoi ja esitä toiveita: Millaista tukea tarvitaan rakenteisen kirjaamisen käyttöönotossa? Millaista tukea tarvitaan KanSa palvelun käyttöönotossa? 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 40

www.thl.fi/sostiedonhallinta 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 41

Liity sähköpostilistalle! Ajantasaista tietoa sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallisesta kehittämisestä suoraan sähköpostiisi www.thl.fi/sostiedonhallinta Kansalliset asiakirjarakenteet julkaistaan lähiaikoina! (voit tutustua vuoden 2011 määrityksiin Osoitteessa sosmeta.fi asiakasasiakirjat) sivustolla KIITOS! 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 42

Lähteitä: Asiakastyön dokumentointi sosiaalihuollossa: Opastusta asiakastiedon käyttöön ja kirjaamiseen THL raportti 54/2011 Sosiaalipalvelujen luokituksen sanasto ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjasanasto THL raportti 1/2012 Sosiaalihuollon asiakkaan asema ja oikeudet. STM oppaita 11/2001 Asiaa tietosuojasta 2/2008: Henkilötietolaki ja asiakastietojen käsittely kunnallisessa sosiaalihuollossa. Tietosuojavaltuutetun toimisto Asiaa tietosuojasta 1/2002: Tarkistuslista henkilötietojen luovutusmenettelyä suunniteltaessa huomioon otettavista asioista. Esite 1.11.2002. Tietosuojavaltuutetun toimisto. 15.10.2013 Maarit Laaksonen / OPER 43