Itä-Suomen yliopisto LAATUKÄSIKIRJA, LIITE 4 Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta DOKUMENTIT JA TALLENTEET ELI ASIAKIRJOJEN HALLINNOINTI Asiakirjat hallinnoidaan yliopiston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. YLEISHALLINTO Asiakirja Laatija/muodostuminen Hyväksyjä Vastuuhenkilö / säilytys Strategia johto ja Tiedekuntaneuvosto henkilökunta hallintopäällikkö / Laatukäsikirja - Tiedekuntaneuvosto hyväksyy x.oversiot - hyväksyy x.xversiot. Johdonkatselmusraporit Auditointiraportit ja vastaavat Reklamaatiot Kooste reklamaatioista Viestintäsuunnitelma Väitöskirjojen julkaisuohje väitöskirjasarjan julkaisusopimukset Laatuvastaava valmistelee / koordinoi valmistelua Laatuvastaava, Jakelu Laatuvastaava valmistelee / koordinoi valmistelua Laatuvastaava / Auditoijat Auditoijat Laatuvastaava Laatuvastaava - Laatuvastaava / Kooste laaditaan vuosittain ja ilmoitetaan laatupäällikölle. Tiedottaja hallintopäällikkö / Tiedottaja, opintoasiainpäällikkö, väitöskirjasarjan vastaava toimittaja Sarjan toimittaja / väitöskirjan tekijä Tiedottaja, - Sarjan toimittaja (tiedekunnan tiedottaja), tiedoksi myös s- postilla asianosaisille Alkuperäiset sopimuskappaleet kummallekin osapuolelle, yliopiston sopimuskappaleet toimittajalla
HENKILÖSTÖASIAT Asiakirja Laatija/muodostuminen Hyväksyjä Vastuuhenkilö / säilytys Strateginen Rehtori Henkilöstöjohtaja / henkilöstösuunnite hallintopäällikkö, lma laitosjohtajat,, tiedekuntaneuvosto Dosenttiohje hallintopäällikkö hallintopäällikkö Ohje opetusportfolion laadinnasta opetustaitoon liittyvästä menettelytavoista opetusnäytteestä vapauttamisesta Professuurien tehtäväselosteet Muut tehtäväselosteet Hakukuulutus hallintopäällikkö hallintopäällikkö hallintopäällikkö hallintopäällikkö hallintopäällikkö hallintopäällikkö hallintopäällikkö, laitosjohtaja, tiedekuntaneuvosto hallintopäällikkö, laitosjohtaja hallintopäällikkö,, laitos, henkilöstöpalvelut Työsopimusesitys - Perusraha: talous- ja henkilöstösuunnittelija/ - Hankeraha: hanketta hallinnoiva - Tohtorinkoulutuspaikka: hallintosihteeri Työsopimus Etätyösopimus (kotimaa) n toimivallassa olevat sopimukset - Perusraha: talous- ja henkilöstösuunnittelija/ - Hankeraha: hanketta hallinnoiva Rehtori tiedekunnan esityksestä Tiedekuntaneuvosto hallintopäällikkö, hallintopäällikkö / Jakelu Tiedekunta t t Tehtäväseloste on osa hakukuulusta. Tehtäväseloste on osa hakukuulusta. - Henkilöstöpalvelut Hakukuulutus yliopiston internetsivuilla; työvoimahallinnon illa ja sanomalehdissä Yksikön johtaja/ jos sopimus valmistellaan yliopistopalveluissa Yksikön johtaja ja delegointipäätösten mukaiset päätöksentekijät - : n toimivallassa olevat työsopimukset; - Muut työsopimukset: yliopistopalveluissa tai yliopisto-palvelut / Henkilöstöpalvelut
Sopimus apurahatutkijana toimimisesta (tdk:n /yksikön myöntämät) Emerita-/emeritussopimus Vuorotteluvapaaso pimus sapattivapaasta Sopimus sapattivapaasta Laskutettavan työn sopimus Sivutoimisen tuntityön sopimus Tehtäväpalkkio (yksikköjen maksamat) Tehtäväpalkkio (tiedekunnan maksamat) Erillispalkkioesitys Harjoittelusopimus Sopimus ulkomailla työskentelystä Laitoksen sihteeri Laitosjohtaja Talous- ja henkilöstösuunnittelija Laitosjohtaja Laitosjohtaja Yksikön sihteeri ja Delegointipäätöksen Henkilöstö- johtaja mukaiset suunnittelija päätöksen tekijät Hallintopäällikkö tai henkilöstösuunnittelija hallintopäällikkö tai henkilöstösuunnittelija Lähijohtaja Yksikön sihteeri Lähijohtaja Yksikön sihteeri/ Yksikön sihteeri, Lähijohtaja Yksikön sihteeri,,, hallintosihteeri hallintosihteeri, Hallintopäällikkö/ talous- ja henkilöstösuunnittelija ja yksikön johtaja amanuenssi ja yksikön sihteeri tai talousihteeri Henkilöstöpalvelut / Yksikön johtaja Yksikön johtaja ja amanuenssi / pap Etätyösopimus (ulkomaat) ja yksikön sihteeri tai talousihteeri Yksikön johtaja ja Erilaiset työstävapautus- /poissaolopäätökse t (poislukien päätökset joihin liittyy työnantajalle kuuluvien etuisuuksien hakeminen) Työtodistus / Todistus palvelussuhteen päättymisestä
Vuosilomajärjestys Hallintosihteeri Hallintosihteeri / Säästövapaa ja Hallintosihteeri Hallintosihteeri lomarahan vaihtovapaasopimus perehdytysmateriaali, ; tiedottaja vie tiedekunnan intranet-sivuille Kehityskeskustelulomake Työntekijä ja lähijohtaja Työntekijä ja lähijohtaja HRM-järjestelmä - Arviointikeskustelulomake Työntekijä ja lähijohtaja HRM-järjestelmä - Työsuunnitelma Työntekijä ja lähijohtaja Lähijohtaja Työntekijä - Työnantaja delegointipäätöksen mukaisesti Nimikkeenmuutosesitys hallintopäällikkö Henkilöstöpalvelut, pap Henkilöstöpalvelut
OPINTOASIAT opetussuunnitelman vähäisistä muutoksista opetusohjelman hyväksymisestä opetusohjelman muutoksista Esitys aloituspaikoista ja hakukohteista opiskelijavalinnan perusteista Kootaan yhteishaun ja erillishaun hakuoppaiksi avoimen yliopiston järjestämisoikeuksista Opiskelijavalinnan erivapauspäätökset opiskelijavalinnan erityisjärjestelyistä oppiaineen vastuuhenkilöt, opetushenkilökunta, opetushenkilökunta, opetushenkilökunta, amanuenssit oppiaineen vastuuhenkilöt, opetushenkilökunta, oppiaineen vastuuhenkilöt, (tiedekuntaneuvoston delegoima päätösvalta) Opintoasiainpäälliköt/, Jakelu Asiakirja Laatija/muodostuminen Hyväksyjä Säilytys / vastuuhenkilö Tiedekuntaneuvosto opetussuunnitelman opetushenkilökunta, hallintosihteeri / hyväksymisestä oppiaineen ( sis. avoimen yliopiston vastuuhenkilöt, opetussuunnitelman; ei sis. opetusohjelmaa), avoimen yliopiston Kootaan tiedekunnan suunnittelija opinto-oppaaksi Opintoasiainpäällikkö WebOodi, Laitosjohtaja Amanuenssi Tiedekuntaneuvosto tekee esityksen hallitukselle Tiedekuntaneuvosto MAVYopintojen osalta MOT:n johtaja päättää. hallintosihteeri / hallintosihteeri / Opintoasiainpäälliköt/, Opintoasiainpäällikkö Opintoasiainpäällikkö Opintoasiainpäällikkö Opintoasiainpäällikkö
vaihto-opiskelijaksi ottamisesta opiskelijavalinnan tuloksesta Lausunnot opiskelijavalinnan tulosta koskeviin oikaisupyyntöihin Tutkinto-opiskelijoita koskevat n päätökset - Opinto-oikeuden muuttaminen - Kielitaitovaatimuksista vapauttaminen - Lisäajan myöntäminen - Henkilökohtaisen jatko-opintosuunnitelman hyväksyminen - Ohjaajamuutokset - Tavoitetutkinnon vaihtaminen opetuksen erityisjärjestelyistä harjoittelutukikuukausista - Lausunnot opintosuoritusten arviointia koskeviin oikaisupyyntöihin - Lausunnot opinnäytteiden arviointia koskeviin oikaisupyyntöihin Opintosuoritusvilppiä koskevat asiakirjat (kuuleminen, päätös) - Pro gradu tutkielmien tarkastajien määrääminen - Pro gradu-tutkielmien arvostelu (deleg.) Opintoasiainpäällikkö, laitosjohtaja, oppiaineen vastuuhenkilö Laitoksen kvkoordinaattori Valintakokeiden korjaajat, TIPA / OPI, opintoasiainpäällikkö / amanuenssi erillisestä opintooikeudesta Opintoasiainpäällikkö, hallintosihteeri, /SoleMove Opintoasiainpäällikkö, Opintoasiainpäällikkö Opintoasiainpäällikkö / Opintoasiainpäällikkö Opintoasiainpäällikkö Opintoasiainpäällikkö Opintoasiainpäällikkö Opintoasiainpäällikkö Opintoasiainpäällikkö Opintoasiainpäällikkö Opintoasiainpäällikkö Opintoasiainpäällikkö Opintoasiainpäällikkö Opintoasiainpäällikkö Hallintosihteeri Hallintosihteeri / ;, ilmoitustaulu Muutoksenhakulautakunta, WinOodi Laitosjohtaja ja amanuenssit Muutoksenhakulautakunta
Lisensiaatintutkimusten tarkastajien määrääminen (deleg.) Väitöstilaisuutta koskeva päätös (tilaisuuden aika ja paikka, vastaväittäjä, kustos; deleg.) Tutkintotodistukset ja erillistodistukset (vastaavuus- ja kelpoisuustodistukset) Opintoasioita koskevat muut kuin em. lausunnot Opintoasioiden delegointipäätös Hallintosihteeri Hallintosihteeri / Hallintosihteeri Hallintosihteeri / Hallintosihteeri Hallintosihteeri / Opintoasiainpäällikkö Opintoasiainpäällikkö Opintoasiainpäällikkö Tiedekuntaneuvostopäällikkö Opintoasiain-, Opiskelija Dynastytietopalvelu intranet
TALOUSASIAT Asiakirja Laatija/muodostuminen Hyväksyjä Säilytys / vastuuhenkilö Talous- ja talous- ja perusrahoituksen henkilöstösuunnittelija henkilöstösuunnittelija/ jaosta valmistelee/koordinoi paperinen ja sähköinen valmistelua Taloutta koskevat n päätökset () Delegointipäätökset (laitosjohtajat) Sopimukset Rahoitushakemukset Sitoumukset (sisäinen) Apurahapäätökset Talous- ja henkilöstösuunnittelija valmistelee Talous- ja henkilöstösuunnittelija/ laitosjohtaja valmistelee Tutkimushenkilöstö/ t/ talous- ja henkilöstö-suunnittelija valmistelevat tutkimushenkilöstö ja t valmistelevat Taloussihteerit valmistelevat Valmistellaan laitoksilla, valmistelijat määritelty laitoksittain Laitosjohtaja hyväksyy hyväksyy hankkeen vastuuhenkilö, laitoksen johtaja ja allekirjoittavat Laitoksen johtaja arkisto (alkup)/kopio talous- ja henkilöstösuunnittelija arkisto (alkup)/kopio ao. laitossihteeri ja talous- ja henkilöstösuunnittelija arkisto (alkup)/kopio ao. arkisto (alkup)/kopio ao. Taloussihteeri arkisto (alkup)/kopio ao. laitos Jakelu laitosjohtajat johtava hallintop. t talousyksikkö asianosaiset asianosaiset, t, talousyksikkö rehtori Certia 31.12.2014 saakka sopijaosa-puolet, muut asianosaiset ao. rahoittajataho(-t) Dynastytietopalvelu apurahan saaja, talousyksikkö, laitos- /