1. TOIMINTA-AJATUS Karjala-tietokantasäätiö on Mikkelissä toimiva yhteisö, jonka päätehtävä on tuottaa atkpohjaista väestötieteellistä lähdeaineistoa tutkimuskäyttöön. Säätiön ylläpitää Karjala tietokantaa, johon tallennettu - ja tallennetaan parhaillaan - Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävien luovutetun Karjalan seurakuntien kirkonkirjojen sisältämiä tietoja. Toiminnan tarkoituksena on siis edistää luovutetun Karjalan väestöä koskevan väestötietomateriaalin saamista tutkimusta paremmin palvelevaan käyttöön, auttaa Karjalan väestöä koskevaa tutkimusta sekä tukea ja kehittää arkistohallintoa. Työ alkoi huhtikuussa 1988, jolloin eri alojen asiantuntijoista koostuva Karjala-tietokantatoimikunta perusti tietokantayksikön, Karjala-tietokannan. Sen tehtäväksi annettiin puolitoista vuotta kestävän koeprojektin aikana selvittää mahdollisuudet luovutetun Karjalan väestöä koskevan atk-pohjaisen tutkimusrekisterin luomiseksi. Koeprojektin päättyessä vuoden 1989 lopussa todettiin, että tietokanta on mahdollista toteuttaa, mutta se vaatii pitkäjänteistä työtä. Karjala-tietokannan tiedot kootaan Mikkelin maakunta-arkistossa säilytettävistä lakkautettujen seurakuntien kirkonkirjoista. Tällaisia ns. siirtoseurakuntia on noin 70. Vanhin kirkonkirjamateriaali on peräisin 1700-luvulta ja nuorin aineisto vuodelta 1949, sillä siirtoseurakunnat lakkautettiin vuoden 1950 alussa. Työstettävän tutkimusrekisterin tavoitteena on palvella erityyppistä tutkimusta parantamalla ja helpottamalla joskus hyvinkin vaikeaselkoisten kirkonkirjojen käyttömahdollisuuksia. Karjala-tietokanta on toiminut Mikkelin maakunta-arkistossa joulukuusta 1997 lähtien oltuaan kuusi vuotta tilapäisesti muualla (Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa ja Etelä- Savon Energialaitoksella). 2. HALLINTO JA HENKILÖKUNTA Karjala-tietokantasäätiön perustajayhteisöt Vuoden 1990 alussa Karjala-tietokannan toimintaedellytysten turvaamiseksi hankkeessa mukana olleet yhteisöt perustivat Karjala-tietokantasäätiön. Säätiön perustamiseen osallistuivat Hiisi-Säätiö, Impiranta-Säätiö, Jaakkima-Säätiö, Joensuun yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Kannaksen Osuusliike-Säätiö, Karjalan Liitto ry, Karjalan Säätiö, Kirvu Säätiö, Koivisto- Säätiö, Mikkelin karjalaiset ry, Mikkelin kaupunki, Pyhän-Säätiö, Räisäläisten Säätiö, Sukutietotekniikka ry, Suomen Sukututkimusseura ry, Suur-Savon Sukututkimusyhdistys ry ja Vuoksen Säätiö. Lisäksi Suomen Kulttuurirahasto kartutti säätiön peruspääomaa, mutta ei osallistunut yhteisönä itse säätiön perustamiseen. Karjala-tietokantasäätiön hallitus Karjala-tietokantasäätiön hallitukseen kuuluivat vuoden 2005 aikana seuraavien sidosryhmien edustajat: 1
Joensuun yliopisto Antti Laine Jyväskylän yliopisto Ilkka Nummela Karjalan Liitto ry Kalevi Hyytiä ja Raimo Jenu Kirkkohallitus Mikko Tähkänen Kuopion yliopisto Jarmo Saarti Mikkelin kaupunki Kimmo Airas ja Kalevi Niemi Mikkelin maakunta-arkisto Anja Jääskeläinen 30.6.2005 saakka Tytti Voutilainen 1.7.2005 lähtien Suomen Sukututkimusseura Leif Mether (kuoli 16.9.2005) Väestörekisterikeskus Markku Häkkänen Hallitus kokoontui toimintakertomusvuonna sääntömääräiseen vuosikokoukseen 24.2.2005. Kokouksessa hallituksen puheenjohtajaksi valittiin dosentti Antti Laine ja varapuheenjohtajaksi kehityspäällikkö Kimmo Airas. Etätyöprojekti Karjala-tietokantasäätiön toiminta keskittyy edelleenkin pääasiassa kirkonkirjatietojen tallentamiseen. Tallennustyöstä huolehtii säätiön hallinnoima etätyöprojekti, joka aloitti toimintansa elokuussa 1998 työvoimaviranomaisten myöntämän työvoimapoliittisen projektituen turvin. Hankkeen tarkoituksena on nopeuttaa kirkonkirjojen tallennustyötä palkkaamalla etupäässä yhdistelmätuella pitkäaikaistyöttömiä tallentajiksi. Hyvien tulosten johdosta Etelä-Savon TEkeskus päätti jatkaa projektia vielä kolme vuotta 1.8.2004 alkaen. Vuoden 2005 aikana projekti jatkui vähintäänkin tyydyttävästi; se täytti työllistämisvelvoitteensa ja saavutti tallennustavoitteensa. Projektin vetäjänä toimi edelleen FM Jari Ropponen. Etätyöprojektia varten on oma ohjausryhmä. Siihen kuuluivat vuonna 2005 Anja Jääskeläinen (30.6.2005 saakka), Tytti Voutilainen (1.7.2005 lähtien) ja Kimmo Airas tietokantasäätiöstä sekä työvoimahallinnon edustajina erikoissuunnittelija Matti Salmela (Etelä-Savon TEkeskus) ja apulaisjohtaja Seppo Hietamies (Mikkelin työvoimatoimisto). Ohjausryhmä kokoontui kaksi kertaa. Tilintarkastajat Toimintavuoden 2003 tilintarkastajina toimivat HTM-yhteisö Oy Audiator Yhtiötarkastus Ab (Raimo Vallenius) ja Osmo Aalto (JHTT) sekä varatilintarkastajina HTM Pekka Neuvonen ja Markku Paksu. Neuvottelukunta Säätiöllä on neuvottelukunta (18 jäsentä), johon perustajayhteisöt valitsevat edustajansa ja jonka tehtävänä on tukea hallitusta tietokannan kehittämisessä ja ylläpidossa sekä välittää tietoja säätiön ja perustajayhteisöjen välillä. Neuvottelukunta ei ole kokoontunut toimintavuoden aikana. Se kutsuttiin viimeksi koolle kesällä 2001 Mikkelissä olleiden Karjalaisten kesäpäivien yhteydessä, mutta vain yksi neuvottelukunnan jäsenistä saapui paikalle. 2
Karjala-tietokannan henkilökunta Vuonna 2005 Karjala-tietokantasäätiön toimihenkilöinä olivat atk-suunnittelija Satu Soivanen, tutkijat Jari Ropponen ja Kati Hynönen sekä toimistosihteeri Kirsti Uski. Kati Hynönen jäi kuitenkin äitiyslomalle 16.12.2005. (Hänen sijaisenaan aloitti 16.1.2006 FM Virpi Naumanen.) Satu Soivanen vastasi tietokannan ja tallennusohjelmien kehittelystä sekä ylläpidosta ja mikrotukihenkilön tehtävistä. Tutkijoista Kati Hynönen tarkasti sekä normalisoi tallennustietoja ja ohjasi Mikkelin maakunta-arkiston tiloissa työskenteleviä tallentajia (tarvittaessa muitakin). Etätyöprojektin vetäjä Jari Ropponen vastasi tallentajien rekrytoinnista, alkuopetuksesta, ohjauksesta, valvonnasta ja henkilöstöhallinnosta. Toimistosihteeri Kirsti Uskin tehtäviin kuuluivat etupäässä toimisto- ja talousasiat kuten palkanlaskenta, kirjanpito ja tilitykset työvoimahallinnolle. Toimihenkilöistä Satu Soivanen on ainoa vakituinen työntekijä ja hänen palkkansa maksaa Karjala-tietokantasäätiö. Tutkijoiden palkkaus kokonaan ja toimistosihteerin palkasta 60 % maksetaan Etelä-Savon TE-keskuksen etätyöprojektille myöntämästä projektituesta. Karjala-tietokannan palveluksessa voi olla omilla määrärahoilla tai työvoimaviranomaisten määrärahoilla palkattua tilapäistä henkilöstöä. Vuonna 2004 tilapäinen henkilökunta keskittyi etätyöprojektin puitteissa tallennustyöhön. Tallennushenkilöstöön kuuluivat vuoden 2005 aikana seuraavat henkilöt: 3
Vuonna 2005 töissä oli 62 tallentajaa, kaikki etätyöprojektin kautta palkattuja. Heistä 34 aloitti uusina tallentajina toimintavuoden aikana (TE-keskuksen työllistämisvelvoite oli 30 henkilöä). Keskimäärin tallentajia oli yhtä aikaa töissä noin 33 henkilöä. Projektin luonteen mukaisesti suurin osa työskenteli kotonaan tai erityisissä etätyöpisteissä, sillä säätiön toimitiloissa on työpisteet vain 5-6 tallentajalle. Mikkelin ohella tallennustyötä tehtiin Joroisissa, Pertunmaalla, Kangasniemellä, Hirvensalmella, Ristiinassa ja Pieksämäellä. Tallennustyöntekijät saatiin Mikkelin ja eräiden muiden lähiseudun työvoimatoimistojen sekä kolmen työllistämisen palvelukeskuksen kautta. Palkkausmuotona käytettiin yhdistelmätukea, jolloin työllistämisestä ei aiheutunut palkkakustannuksia tietokantasäätiölle. Työsopimukset tehtiin yleensä vuodeksi (kolmen kuukauden koeaika). Etätyöprojektin tallentajien työaika oli 5 tuntia päivässä ja muilla 7 ¼ tuntia. 4
3. TALOUS Karjala-tietokantasäätiön toiminta rahoitettiin pääasiassa eri rahastoilta, säätiöiltä ja julkiselta sektorilta saaduilla apu- ja määrärahoilla. Vuoden 2005 valtion tulo- ja menoarviossa Karjala-tietokantasäätiölle osoitettiin 30 000. Mikkelin kaupunki tuki säätiötä 10 000 :lla. Tärkeä osuus säätiön toiminnan jatkumiselle oli eräiden karjalaissäätiöiden ja yhteisöiden tuki, yhteensä 18 840. Se koostui: - Karjalan Kulttuurirahasto 5 000 - Rauta-Säätiö 5 000 - Hiitola-Säätiö 840 - Kivennapa Säätiö 3 000 - Karjalaisen kulttuurin edistämissäätiö 5 000 Etelä-Savon TE-keskukselta saatiin vuodelle 2005 projektitukea yhteensä 87 161. Sillä katettiin projektin vetäjän ja tutkijan palkka kokonaisuudessaan, 60 % toimistosihteerin palkasta sekä 75 % muista hyväksytyistä etätyöprojektin kuluista. Jälkimmäisiin kuului mm. projektin toimitilojen vuokra (439 /kk). Tallentajien palkkaukseen saatiin yhdistelmätukea Mikkelin ja muiden työvoimatoimistojen kautta kaikkiaan 328 418. Karjala-tietokantasäätiön kirjanpitoon sisältyvän etätyöprojektin tuotot vuonna 2005 olivat yhteensä 415 579 ja kulut 419 849. Siten etätyöprojektin toiminta oli osaltaan 4 270 alijäämäinen. Alijäämä on katsottava säätiön omarahoitusosuudeksi projektin menoista. Karjala-tietokantasäätiön varsinaisen toiminnan bruttotuotto oli 8 619, josta 7 150 koostui sukututkimuksen asiakirjaoppaan myynnistä. Sijoitustoiminnan ja varainhankinnan korkotuottoja säätiölle kertyi 920. Satunnaisia tuottoja oli 608. Karjala-tietokantasäätiön toiminnan tuotot ja avustukset kokonaisuudessaan vuonna 2005 olivat yhteensä 484 566 ja kulut 481 098, sis. käyttöomaisuudesta tehdyt poistot eli 315 ja varauksen 5 000 euroa tallentajien koulutuskurssia varten. Tilikauden tulos oli täten 3 468 ylijäämäinen. 4. VARSINAINEN TOIMINTA Tietojen tallennus Vuoden 2005 aikana kirkonkirjojen tallennustyö keskittyi pääkirjoihin ja muuttaneiden luetteloihin. Ajallisesti painopiste oli 1900-luvun alussa. Vanhimpien kirkonkirjojen tallentajia on vaikea saada suoraan, minkä vuoksi Mikkelin työvoimatoimistolle esitettiin erityisen tallentajakurssin järjestämistä. Työvoimaviranomaiset eivät torjuneet suunnitelmaa, mutta asia lykkääntyi vuodelle 2006. Joka tapauksessa vuoden 2005 lopulla tietokantaan oli saatu tallennettua kaikki syntyneiden, vihittyjen ja kuolleiden luettelot vuoteen 1949 asti, lastenkirjat eräitä vanhimpia niteitä lukuun ottamatta ja suuri osa muuttaneiden luetteloista. Rippikirjojen tallennustilanne vaihteli seurakunnittain, mutta yleensä jokaisesta seurakunnasta oli tallennettu vähintään 1800-luvun lopun ja 1900-luvun alun rippikirjat. 5
Tallennustulosten kehitys selviää oheisesta asetelmasta. Vuosi Henkilötiedot Tallennuskuukaudet 1990 27 759 14 1991 20 908 14 1992 20 432 15 1993 38 157 25 1994 84 211 27 1995 61 945 28 1996 186 663 101 1997 119 522 70 1998 93 251 41 1999 516 288 158 2000 405 766 177 2001 345 776 150 2002 757 839 181 2003 694 156 204 2004 736 881 228 2005 757 329 249 Yhteensä 4 866 883 1 662 Kuluneen vuoden aikana tallennettiin siis yli 750 000 henkilötietuetta. Työkuukausiin nähden määrän olettaisi olevan suurempikin, mutta rippikirjojen tallennus on hitaampaa kuin luettelomaisten historiakirjojen. Tietokannan kokonaistietuemäärä on kuitenkin suurempi kuin taulukossa, sillä Karjalatietokanta on saanut käyttöönsä myös Suomen Sukututkimusseuran HisKi-projektin tallennuksia. Kaikkiaan Karjala-tietokantaan oli 31.12.2005 tallennettu 5 205 649 henkilötietuetta, jotka jakautuvat seuraavasti eri seurakuntien osalle: 6
seurakunta tietueita v. 2004 tietueita v. 2005 lisäys Antrea 240 244 257 906 17 662 Harlu 7 996 10 762 2 766 Heinjoki 51 101 55 272 4 171 Hiitola 164 406 185 895 21 489 Ihantala 0 3 275 3 275 Ilmee 2 239 2 239 0 Impilahti 78 901 94 702 15 801 Jaakkima 271 381 291 336 19 955 Johannes 117 318 128 125 10 807 Jääski 171 764 182 030 10 266 Kanneljärvi 3 353 4 969 1 616 Kaukola 75 024 82 019 6 995 Kirvu 140 084 156 823 16 739 Kivennapa 214 388 251 202 36 814 Koivisto 126 127 131 933 5 806 Korpiselkä 1 391 5 965 4 574 Kuolemajärvi 76 550 88 562 12 012 Kurkijoki 120 561 128 762 8 201 Kyyrölä (ort.) 0 15 852 15 852 Käkisalmi 48 801 57 126 8 325 Käkisalmi msrk 21 492 40 173 18 681 Lavansaari 30 142 30 142 0 Leppälahti 6 179 6 179 0 Lumivaara 4 841 6 646 1 805 Mantsinsaari (ort.) 21 951 21 951 0 Metsäpirtti 36 699 41 745 5 046 Muolaa 187 903 213 447 25 544 Palkela (ort.) 4 686 10 873 6 187 Pitkäranta (ort.) 0 1 145 1 145 Pyhäjärvi 96 234 132 369 36 135 Pälkjärvi 31 020 43 314 12 294 Rautu 112 042 133 580 21 538 Ruskeala 54 772 87 436 32 664 Räisälä 86 305 97 495 11 190 Sakkola 122 260 149 379 27 119 Salmi (evl.) 4 780 5 978 1 198 Salmi (ort.) 321 546 366 791 45 245 Seiskari 2 317 2 743 426 Soanlahti 18 718 31 245 12 527 Sortavala kaup. 87 094 87 094 0 Sortavala msrk 459 700 484 007 24 307 Sortavala (ort.) 3 017 5 643 2 626 Suojärvi 5 428 6 897 1 469 Suursaari 7 956 10 602 2 646 Säkkijärvi 93 488 126 513 33 025 Terijoki 12 447 14 723 2 276 Tiurula (ort.) 0 8 258 8 258 Tytärsaari 0 337 337 Uusikirkko 214 887 230 877 15 990 7
Uusikirkko (ort.) 0 1 661 1 661 Vahviala 8 180 8 180 0 Valkjärvi 106 437 122 463 16 026 Viborgs sv. församling 9 815 9 815 0 Viipuri (ort.) 4 904 10 359 5 455 Viipuri msrk. 270 515 426 919 156 404 Viipuri tksrk 75 550 75 561 11 Vuoksela 2 905 6 409 3 504 Vuoksenranta 3 596 5 060 1 464 Äyräpää 6 885 6 885 0 Yhteensä 4 448 320 5 205 649 757 329 Tallennettavia henkilötietueita on arvioitu olevan kaikkiaan 7,5 miljoonaa. Täten vuoden 2005 lopussa tuosta määrästä tietokannassa oli lähes 70 %. Pelkkä tallentaminen ei kuitenkaan riitä, vaan tallennustiedot on tarkastettava huolellisesti. Jatkuvasta valvonnasta ja opastuksesta huolimatta tallennustietoihin jää harmittavia tulkinta-, näppäily- ja jopa huolimattomuusvirheitä. Tutkija Kati Hynönen vastasi tietojen manuaalisesta tarkastuksesta ja alustavasta normalisoinnista. Työ on kuitenkin hidasta. Siksi myös tietojen käyttäjiltä tullut palaute ja virheilmoitukset auttoivat osaltaan korjausten teossa. Tietojen hyväksikäyttö Karjala-tietokanta avattiin yleisön käyttöön Mikkelin maakunta-arkistossa maaliskuussa 2004. Siitä lähtien se on ollut vilkkaan mielenkiinnon kohteena. Myös vuonna 2005 tietokantaa käytti parhaimpina päivinä useampikin tutkija. Koska tietokanta sisältää sata vuotta nuorempia tietoja, sen käytössä noudatetaan arkistolaitoksen sääntöjä ja ohjeita. Tarvittaessa tietokantasäätiön toimihenkilöt ovat antaneet käyttöopastusta. Yksittäisen kansalaisen aloitteesta Karjala-tietokanta haluttiin myös Kansallisarkistoon. Säätiö olisi ollut tähän valmis, ellei siitä olisi aiheutunut kustannuksia. Kuitenkin Kansallisarkisto torjui aloitteen vedoten valvontaongelmiin. Karjala-tietokannasta on ollut myös pitkään suunnitteilla Internet-versio, joka sisältäisi sata vuotta vanhempaa aineistoa. Vuonna 2005 tässä asiassa ei päästy eteenpäin, koska tarvittavaa rahoitusta ei hakemuksista huolimatta saatu. Pesämunaksi Karjalan Säätiö myönsi hankkeeseen 3 000 euroa, mutta rahaa ei ole vielä siirretty tietokantasäätiön tilille. Yhteistyö Suomen Sukututkimusseuran kanssa jatkui. Karjala-tietokannasta lähetettiin lähes kuukausittain SSS:n HisKi-tietokantaan sekä uusia tallenteita että korjaustiedostoja. - Seura on myös myynyt kirjakaupassaan Karjala-tietokantasäätiön julkaisemia tuotteita. Toimintavuoden 2005 aikana julkaistiin seuraavat hakemistot: Hiitola, vihityt 1861-1899 Viipurin tksrk, syntyneet ja kastetut 1866-1899 Karjala-tietokantasäätiö on vuodesta 1996 lähtien julkaissut yli 80 hakemistoa. Vuonna 2005 niitä myytiin mm. arkistolaitokselle ja yksityisille sukututkijoille 58 kpl (joista 51 kpl Sukututkimusseuran kautta). Hinnat vaihtelivat 14-27 euron välillä. Aikaisempaan nähden hake- 8
mistojen myynti väheni huomattavasti. Myös niiden laatimiseen käytettävä aika supistui, koska kasvaneen työllistämisvelvoitteen myötä toimihenkilöiden resurssit suuntautuivat tallentamiseen. Syksyllä 2004 julkaistua Sukututkijan asiakirjaopasta myytiin toimintavuotena 210 nidettä. Oma myynti oli 157 kpl, loppuosan markkinoi Suomen Sukututkimusseuran kirjakauppa. Muu toiminta Tällä hetkellä Karjala-tietokantasäätiön ensisijainen tehtävä on kirkonkirjatietojen tallentaminen, tallennustyön ohjaus ja tallennettujen tietojen jatkokäsittely. Tietokantasäätiön tunnettavuuden edistämiseksi sekä taloudellisen tuen turvaamiseksi ulkopuoliset suhteet ja tiedottaminen ovat kuitenkin tärkeitä. Vuoden 2005 aikana Karjala-tietokantasäätiön toimintaa esiteltiin seuraavissa tilaisuuksissa: - SSS:n esitelmätilaisuus,tieteiden talo, Helsinki 15.3.2005 (Ropponen) - SSS:n sukututkimuspäivät, Lahti 19.- 20.3. 2005 (Soivanen) - Karjalaiset kesäjuhlat, Lahti 17. 19.6.2005 (Soivanen) - Työllistämismessut, Pertunmaa 22.6.2005 (Ropponen) - Hiitola-Säätiön kesäjuhla, Pori 6.8.2005 (Ropponen) - Mikkelin Naisvuoren Rotary-klubin lounastilaisuus 6.9.2005 (Ropponen) - Kuulutko sukuuni-tapahtuma, Vantaa 15. 16. 10.2005 (Ropponen) - Karjalainen sukupäivä, Imatra 22.10.2005 (Soivanen) Ajankohtaisten tapahtumien lisäksi tietokanta oli jatkuvasti esillä Internetissä omilla kotisivuillaan. Myös lehdistö huomioi säätiön toiminnan vuonna 2005 tyydyttävästi. Mikkeliläinen Länsi-Savo julkaisi 6.10. tallennustyöstä artikkelin, joka STT:n välityksellä ilmestyi myös Keskisuomalaisessa (Jyväskylä) ja Karjalaisessa (Joensuu). Valtakunnallinen Karjala-lehti julkaisi samantapaisen, mutta laajemman kirjoituksen 3.11.2005. Pieksämäkeläinen 8 500 kpl:n painoksena jaettava ilmaisjulkaisu Paikallinen kertoi säätiön etätyöprojektista 2.11.2005. Monipuolisen aktiivisuuden myötä Karjala-tietokantasäätiön tunnettavuus pysyi hyvänä ja tietokantaan tuli usein tiedusteluja ja kyselyjä etenkin työpaikan tai harjoittelupaikan saantimahdollisuuksista. Viimeksi mainittu johtui suureksi osaksi onnistuneesta etätyöprojektista. Myös sukututkimuksen harrastajien parissa säätiön arvostus oli korkealla, koskapa aiheeseen liittyviin puheluihin, sähköpostiviesteihin yms. jouduttiin vastaamaan useasti. Suppeita, maksullisia (20-40 eur) sukuselvityksiä tehtiin 11 kpl. Sen sijaan esimerkiksi opiskelijat eivät etsiessään aiheita opinnäytetöihinsä ottaneet yhteyttä. 5. TOIMITILAT JA KALUSTO Karjala-tietokantasäätiö on toiminut joulukuusta 1997 lähtien Mikkelin maakunta-arkiston tiloissa. Työtiloina on ollut yksi arkistomakasiini (osittain) ja pieni tutkijanhuone työntekoa. Suuria hankintoja ei vuonna 2005 tehty, vaan kalustoa ja laitteistoa uusittiin vain sen verran mikä oli välttämätöntä. Maakunta-arkisto lahjoitti säätiölle 23 hyväkuntoista lukulaitetta. Lahjoitus poisti ajoittain ongelmaksi nousseen ko. laitepulan pitkäksi aikaa. 9