OIKEUSKANSLERINVIRASTON TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA VUOSILLE 2017 2020 SEKÄ TULOSSUUNNITELMA VUODELLE 2016 OIKEUSKANSLERINVIRASTO 16.12.2015
2 SISÄLLYSLUETTELO I OIKEUSKANSLERINVIRASTON TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA VUOSILLE 2017-2020... 3 1 Oikeuskanslerin ja oikeuskanslerinviraston tehtävät... 3 2 Toimintaympäristön muutokset... 4 3 Päätoimintalinjat... 5 3.1 Ratkaisutoiminta... 5 3.1.1 Tasavallan presidentin ja valtioneuvoston virkatointen lainmukaisuuden valvonta... 5 3.1.2 Julkista tehtävää hoitavien laillisuusvalvonta... 6 3.1.3 Asianajajien, julkisten oikeusavustajien ja luvan saaneiden oikeudenkäyntiavustajien toiminnan valvonta... 6 3.1.4 Oikeuskanslerin kertomus ja viraston verkkosivut... 6 3.2 Ratkaisutoiminnan tuki... 7 3.2.1 Yleishallinto... 7 3.2.2 Henkilöstö- ja taloushallinto... 7 3.2.3 Tietohallinto... 7 3.2.4 Virasto- ja toimistopalvelut... 8 4 Kehittämishankkeet... 8 II OIKEUSKANSLERINVIRASTON TULOSSUUNNITELMA VUODELLE 2016... 9 1 Ratkaisutoiminnan tulostavoitteet... 9 1.1 Tasavallan presidentin ja valtioneuvoston virkatoimien lainmukaisuuden valvonta... 9 1.2 Julkista tehtävää hoitavien laillisuusvalvonta... 9 1.3 Asianajajien, julkisten oikeusavustajien ja luvan saaneiden oikeudenkäyntiavustajien toiminnan valvonta... 9 1.4 Oikeuskanslerin kertomus... 10 2 Ratkaisutoiminnan tuen tulostavoitteet... 10 2.1 Yleishallinto... 10 2.2 Henkilöstö- ja taloushallinto... 10 2.3 Tietohallinto... 11 2.4 Virasto- ja toimistopalvelut... 12 III OIKEUSKANSLERINVIRASTON TOIMINTAEDELLYTYKSET... 13 1 Lainsäädäntö... 13 2 Organisaatio... 13 2.1 Hallinnollinen johtaminen... 13 2.2 Toiminnallinen ohjaaminen... 14 3 Henkilöstö... 14 4 Ulkoistetut tehtävät... 15 5 Toimitilat... 15 6 Kalusto... 15 7 Tietojärjestelmät... 16 8 Määrärahat... 16
3 OIKEUSKANSLERINVIRASTON TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA VUOSILLE 2017-2020 SEKÄ TULOSSUUNNITELMA VUODELLE 2016 I OIKEUSKANSLERINVIRASTON TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA VUOSILLE 2017-2020 1 Oikeuskanslerin ja oikeuskanslerinviraston tehtävät Oikeuskanslerin perustehtävänä on edistää omalta osaltaan perustuslain 2 :n 3 momentissa säädetyn oikeusvaltioperiaatteen toteutumista. Oikeusvaltioperiaatteen mukaan julkisen vallan käytön tulee perustua lakiin ja kaikessa julkisessa toiminnassa on noudatettava tarkoin lakia. Perustuslain 108 :n 1 momentin mukaan oikeuskansleri valvoo tehtäväänsä hoitaessaan perusoikeuksien ja ihmisoikeuksien toteutumista. Oikeuskanslerille säädetyt tehtävät ovat seuraavat: Perustuslain 108 :n 1 momentin mukaan oikeuskanslerin tehtävänä on valvoa valtioneuvoston ja tasavallan presidentin virkatointen lainmukaisuutta. Valtioneuvoston ja tasavallan presidentin virkatointen lainmukaisuuden valvontaan liittyviä säännöksiä on perustuslain 111 :n 2 momentissa ja 112, 113 ja 115 :ssä sekä valtioneuvoston oikeuskanslerista annetun lain 2 :ssä. Perustuslain 108 :n 2 momentin mukaan oikeuskanslerin on pyydettäessä annettava presidentille, valtioneuvostolle ja ministeriöille tietoja ja lausuntoja oikeudellisista kysymyksistä. Perustuslain 108 :n 1 momentin mukaan oikeuskanslerin tulee valvoa, että tuomioistuimet ja muut viranomaiset sekä virkamiehet, julkisyhteisön työntekijät ja muutkin julkista tehtävää hoitaessaan noudattavat lakia ja täyttävät velvollisuutensa. Julkista tehtävää hoitavien laillisuusvalvonnasta on säännöksiä perustuslain 110 :n 1 momentissa ja 111 :n 1 momentissa sekä valtioneuvoston oikeuskanslerista annetun lain 3 :ssä. Tuomioistuinten laillisuusvalvontaan liittyviä säännöksiä on lisäksi perustuslain 110 :n 1 momentissa ja valtioneuvoston oikeuskanslerista annetun lain 3 :n 3 momentissa. Valtioneuvoston oikeuskanslerista annetun lain 1 :n 2 momentin mukaan oikeuskansleri valvoo asianajajien ja luvan saaneiden oikeudenkäyntiavustajien toimintaa niin kuin asianajajista annetussa laissa ja luvan saaneista oikeudenkäyntiavustajista annetussa laissa säädetään. Oikeuskanslerin roolista asianajajien toiminnan valvonnassa säädetään asianajajista annetun lain 6 :n 3 momentissa, 7 c :n 1 momentissa ja 10 :ssä. Valtion oikeusaputoimistoista annetun lain 6 :n 2 momentin mukaan julkinen oikeusavustaja on asianajajayhdistyksen valvonnan alainen niin kuin asianajajista annetussa laissa säädetään asianajajasta. Oikeuskanslerin roolista luvan saaneiden oikeudenkäyntiavustajien valvonnassa säädetään luvan saaneista oikeudenkäyntiavustajista annetun lain 9 ja 10 :ssä, 14 :n 1 momentissa, 25 :ssä sekä 28 :n 4 momentissa.
4 Perustuslain 108 :n 3 momentin mukaan oikeuskansleri antaa joka vuodelta kertomuksen virkatoimistaan ja lain noudattamista koskevista havainnoistaan eduskunnalle ja valtioneuvostolle. Valtioneuvoston oikeuskanslerista annetun lain 12 :n 1 momentin mukaan oikeuskanslerinviraston tehtävänä on oikeuskanslerin ratkaistavaksi kuuluvien asioiden valmistelu ja muiden oikeuskanslerin toimialaan kuuluvien tehtävien suorittaminen. 2 Toimintaympäristön muutokset Julkishallinnon organisaatiouudistuksiin, virastojen liikelaitostamiseen ja yhtiöittämiseen sekä julkishallinnon säästötavoitteisiin voi liittyä myös laillisuusvalvonnallisia näkökohtia. Sosiaalija terveydenhuollon palvelurakenneuudistus aiheuttaa kysymyksiä kunnallisen ja muun alueellisen itsehallinnon luonteesta sekä valtion, mahdollisten itsehallintoalueiden ja kuntien välisestä työnjaosta. Pyrkimys siirtää valtion ja kuntien julkisia hallintotehtäviä yksityisten toimijoiden hoidettaviksi jatkunee. Perustuslain 124 estää merkittävää julkisen vallan käyttöä sisältävien tehtävien antamisen muulle kuin viranomaiselle. Muiden julkisten hallintotehtävien siirtämiseen liittyy kysymys niitä koskevien oikeudellisesti sitovien palvelutasovaatimusten määrittämisestä ja vaatimusten noudattamisen laillisuusvalvonnasta. Hallituksen strategisessa ohjelmassa mainitut julkisen talouden tasapainottamisen edellyttämät säästötoimet saattavat paitsi vaikuttaa viraston käytettävissä oleviin resursseihin myös lisätä välillisesti kanteluasioiden määrää, jos julkisten palveluiden saatavuuden ja laadun koetaan heikentyvän. Pakolaismäärän kasvu puolestaan saattaa ensivaiheessa lisätä muun ohella maahanmuuttoviranomaisten ja hallintotuomioistuinten menettelyyn kohdistuvia kanteluita ja odotuksia kanteluiden käsittelemisestä muillakin kielillä kuin suomeksi ja ruotsiksi. Saapuvien kanteluiden määrä vaikuttaa merkittävässä määrin oikeuskanslerinviraston kokonaistyömäärään. Saapuneiden kanteluiden määrä on jonkin verran tasaantunut vuoden 2014 huipputasosta. Kantelumäärien kehitystä suunnittelujaksolla on vaikea ennakoida. Määrään saattavat vaikuttaa muun ohella edellä kerrotut tekijät ja siinä saattaa olla merkittäviäkin vaihteluita. Valtioneuvoston yleisistunnossa käsiteltyjen asioiden määrä lisääntynee hallituskauden loppua kohti. Asianajajien valvontaan liittyvien asioiden määrä on ollut viime vuosina kasvussa. Osaltaan tähän on vaikuttanut se, että valvonnan piiriin ovat vuoden 2013 alusta kuuluneet myös luvan saaneet oikeudenkäyntiavustajat. Luvan saaneista oikeudenkäyntiavustajista annetun lain soveltamisalan tulkinnanvaraisuudesta johtuen valvonta-asiat ovat myös työllistäneet aikaisempaa enemmän. Oikeuskansleri on hakenut muutosta valvontalautakunnan ratkaisuihin Helsingin hovioikeudelta ja antanut useita lausumia hovioikeudelle asioissa, jotka ovat koskeneet oikeudenkäyntiavustajan lupaa hakeneen kelpoisuutta. Oikeuskäytännön muodostumisen myötä lain soveltamisalaa koskevat tulkintaepäselvyydet saattavat lähivuosina vähentyä. Valvontaasioiden määrässä ei kuitenkaan ole odotettavissa laskua.
5 3 Päätoimintalinjat 3.1 Ratkaisutoiminta Oikeuskanslerin tehtäviin kuuluvat sekä tasavallan presidentin ja valtioneuvoston virkatointen lainmukaisuuden valvonta että viranomaisten ja muiden julkista tehtävää hoitavien laillisuusvalvonta. Säännönmukainen ennakollinen laillisuusvalvonta kohdistuu tasavallan presidentin ja valtioneuvoston hallitusasioihin sekä niihin liittyen välillisesti lainsäädäntövallan käyttöön (hallituksen lakiesitykset, lakien vahvistaminen ja asetuksenanto). Hallintoasioihin ja tuomiovallan käyttöön kohdistuu ainoastaan jälkikäteistä laillisuusvalvontaa. Oikeuskanslerin laillisuusvalvonnan tehokkuus edellyttää valtioneuvostovalvonnan ja yleisen viranomaisvalvonnan yhteensovittamista, mikä edistää myös viraston valtioneuvostoasioiden osaston ja oikeusvalvontaosaston esittelijöiden tehtävien monipuolisuutta. Oikeuskanslerinvirasto on edustettuna Ihmisoikeuskeskuksen ihmisoikeusvaltuuskunnassa (kansliapäällikkö) ja valtioneuvoston perus- ja ihmisoikeusyhteyshenkilöiden verkostossa (valtioneuvoasiain osaston vanhempi oikeuskanslerinsihteeri). Oikeuskanslerinvirasto osallistuu Eurooppalaisen oikeusasiamiesten verkoston ja Kansainvälisen oikeusasiamiesinstituutin toimintaan 3.1.1 Tasavallan presidentin ja valtioneuvoston virkatointen lainmukaisuuden valvonta Oikeuskansleri on läsnä valtioneuvoston istunnoissa, esiteltäessä asioita tasavallan presidentille valtioneuvostossa sekä hallituksen iltakouluissa ja hallituksen neuvotteluissa. Oikeuskansleri on läsnä myös valtioneuvoston raha-asiainvaliokunnan istunnossa silloin, kun rahaasiainvaliokunnan istunto ja valtioneuvoston yleisistunto pidetään peräkkäin. Muihin valtioneuvoston ministerivaliokuntien kokouksiin oikeuskansleri osallistuu yleensä vain pyydettäessä. Oikeuskanslerinvirasto on edustettuna EU-asioiden komiteassa (kansliapäällikkö), komitean oikeudelliset kysymykset jaostossa (valtioneuvostoasiain osaston neuvotteleva virkamies) ja EU-koordinaattoreiden kokouksessa (valtioneuvostoasiain osaston vanhempi oikeuskanslerinsihteeri). Esittelylistat valtioneuvoston yleisistuntoon ja esittelyyn tasavallan presidentille tarkastetaan valtioneuvoston päätöksentekomenettelyn aikataulutuksen mukaisesti. Tasavallan presidentin, valtioneuvoston ja ministeriöiden tieto- ja lausuntopyyntöihin vastataan joutuisasti. Säädösvalmistelutyöryhmien työskentelyyn osallistutaan ja lausuntoja säädösehdotuksia koskevien lausuntopyyntöjen johdosta annetaan, jos tämän harkitaan olevan oikeuskanslerin tehtävien näkökulmasta perusteltua. Ministeriön alaisten virastojen ohjaus kuuluu asianomaisen ministeriön tehtäviin. Ministeriön alaisten virastojen tieto- ja lausuntopyyntöihin vastaaminen ei sisälly oikeuskanslerin perustuslain 108 :n 2 momentissa säädettyyn tehtävään antaa pyydettäessä tietoja ja lausuntoja oikeudellisista kysymyksistä.
6 Ylläpidetään hyviä yhteistyösuhteita valtioneuvoston kanslian istuntoyksikköön, oikeusministeriön lainvalmisteluosaston laintarkastusyksikköön ja ulkoasiainministeriön oikeuspalveluun. 3.1.2 Julkista tehtävää hoitavien laillisuusvalvonta Päätökset siitä, että kanteluasiat eivät edellytä selvittämistoimia, tehdään viivytyksettä ja selvittämistoimia edellyttävät kanteluasiat ratkaistaan joutuisasti. Myös muut laillisuusvalvonta-asiat käsitellään joutuisasti. Mediaseurannan kautta ja muiden tehtävien hoidon yhteydessä ilmenneet merkittävät julkista valtaa käyttävien toiminnan lain ja hyvän hallintotavan mukaisuutta sekä perus- ja ihmisoikeuksien toteutumista koskevat kysymykset otetaan tarvittaessa omina aloitteina käsiteltäviksi. Tarkastustoimintaan sisällytetään säännönmukaisesti hallinnonalojen sisäisten laillisuusvalvontajärjestelmien toimivuuden tarkastaminen. Hallinnonalan sisäisen laillisuusvalvontajärjestelmän toimivuus on edellytys sille, että valtioneuvoston oikeuskanslerista annetussa laissa säädettyä mahdollisuutta siirtää oikeuskanslerille tehty kantelu toimivaltaisen viranomaisen käsiteltäväksi voidaan hyödyntää. 3.1.3 Asianajajien, julkisten oikeusavustajien ja luvan saaneiden oikeudenkäyntiavustajien toiminnan valvonta Asianajajien toiminnan valvonta kuuluu ensisijaisesti Suomen Asianajajaliitolle. Oikeuskansleri valvoo lähinnä Suomen Asianajajaliiton valvontajärjestelmän toimivuutta tarkastamalla Suomen Asianajajaliiton yhteydessä toimivan valvontalautakunnan tekemät päätökset valvonta- ja palkkioriita-asioissa. Jos asianajajan, julkisen oikeusavustajan tai luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan toiminnasta kannellaan suoraan oikeuskanslerille, muut kuin selvästi perusteettomat kantelut siirretään Suomen Asianajajaliiton yhteydessä toimivan valvontalautakunnan käsiteltäviksi. Suomen Asianajajaliiton yhteydessä toimivan valvontalautakunnan valvonta-asioissa tekemät päätökset tarkastetaan joutuisasti niin, että tarvittaessa ehditään valittaa päätöksestä sille säädetyn määräajan kuluessa. Jos asianajajan toiminnasta kannellaan oikeuskanslerille sen jälkeen, kun Suomen Asianajajaliiton yhteydessä toimiva valvontalautakunta on jo ratkaissut asian, oikeuskansleri selvittää lähinnä julkista tehtävää hoitavan valvontalautakunnan menettelyn lainmukaisuuden. 3.1.4 Oikeuskanslerin kertomus ja viraston verkkosivut Oikeuskanslerin kertomuksella ja viraston verkkosivuilla viestitään oikeuskanslerin ja viraston toiminnasta. Verkkosivuilla tapahtuva viestintä on ymmärrettävää ja ajantasaista.
7 3.2 Ratkaisutoiminnan tuki 3.2.1 Yleishallinto Viraston toiminta on organisoitu oikeuskanslerin ja oikeuskanslerinviraston tehtävien tehokasta suorittamista tukevaksi. 3.2.2 Henkilöstö- ja taloushallinto Toiminnan ja talouden suunnittelulla ohjataan viraston voimavarojen käyttöä. Viraston johdolle tuotetaan henkilöstöön ja talouteen liittyvää tietoa toiminnan ohjausta ja päätöksentekoa varten. Henkilöstösuunnittelulla ohjataan viraston henkilöstövoimavarojen käyttöä ja varmistutaan siitä, että viraston käytettävissä on sen tehtävien suorittamiseksi riittävä asiantuntemus. Henkilöstöhallinnollisilla linjauksilla tuetaan viraston tehtävien suorittamista ja varmistetaan viraston henkilöstöön kuuluvien yhdenvertainen kohtelu. Henkilöstön työterveydestä ja motivoinnista sekä työyhteisön hyvästä ilmapiiristä ja turvallisuudesta huolehditaan. Henkilöstö- ja taloushallinto vastaavat osaltaan viraston lakisääteisten velvoitteiden täyttämisestä. 3.2.3 Tietohallinto Kirjaamo- ja arkistotoiminnot Kirjaamo- ja arkistotoiminnoissa edistetään hyvän tiedonhallintatavan ja tietoturvallisuuden toteutumista. Kirjaamo hoitaa osaltaan viraston asiakaspalvelu- ja neuvontatehtäviä. Kirjaamo- ja arkistotoiminnot vastaavat osaltaan viraston lakisääteisten velvoitteiden täyttämisestä. Tietojärjestelmät Virasto liittyy toiminnassaan tarvitsemiinsa kustannustehokkaisiin ja tietoturvallisiin toiminnallisiin ja hallinnollisiin tietojärjestelmiin. Hankinnoissa otetaan huomioon valmiudet etätyön tekemiseen. Tietopalvelut Tietopalveluilla huolehditaan, että ratkaisutoiminnassa ovat helposti käytettävissä kattavat ja ajantasaiset tietolähteet. Tiedon hallintaa ja tietolähteiden käyttöä tuetaan.
8 Viestintä Ratkaisuista tiedottamisella ja muulla ulkoisella viestinnällä tuetaan julkista tehtävää hoitavien toiminnan lain ja hyvän hallintotavan mukaisuutta sekä edistetään perus- ja ihmisoikeuksien toteutumista. Verkkosivuilla tiedotetaan ratkaisuista ja annetaan ohjeita kantelun tekemistä suunnitteleville. Työyhteisöviestinnällä kehitetään työyhteisön ilmapiirin kannalta keskeistä avointa ja keskinäiseen luottamukseen perustuvaa keskustelukulttuuria sekä lisätään kunkin viraston henkilöstöön kuuluvan omaa vastuuta viraston kehittämisestä. Tehokas työyhteisöviestintä edellyttää asianmukaisia työvälineitä ja niiden käytön hallintaa. 3.2.4 Virasto- ja toimistopalvelut Virasto- ja toimistopalveluhenkilöstön tehtäviä monipuolistamalla helpotetaan viraston sijaisuusjärjestelyjä ja lisätään henkilöstön toimenkuvien mielekkyyttä. Virastopalveluiden osalta kiinnitetään huomiota viraston turvallisuus- ja valmiuskysymyksiin. Virasto- ja toimistopalveluhenkilöstö hoitaa osaltaan viraston asiakaspalvelutehtäviä. 4 Kehittämishankkeet Viraston keskeisimmät kehittämishankkeet suunnittelukaudella ovat: Ratkaisutoimintaa koskevan strategian ja ratkaisutoiminnan tukea koskevien sektorikohtaisten strategioiden valmistelu ja päivittäminen. Valtioneuvostovalvonnan ja yleisen viranomaisvalvonnan yhteensovittaminen.
9 II OIKEUSKANSLERINVIRASTON TULOSSUUNNITELMA VUODELLE 2016 1 Ratkaisutoiminnan tulostavoitteet 1.1 Tasavallan presidentin ja valtioneuvoston virkatoimien lainmukaisuuden valvonta Esittelylistat valtioneuvoston yleisistuntoon ja esittelyyn tasavallan presidentille tarkastetaan valtioneuvoston päätöksentekomenettelyn aikataulutuksen mukaisesti. Otetaan käyttöön tarkastusten seuranta. Lista-asioihin liittyvät kanteluasiat pyritään ratkaisemaan samanaikaisesti listatarkastuksen kanssa. Tieto- ja lausuntopyyntöihin vastataan joutuisasti. 1.2 Julkista tehtävää hoitavien laillisuusvalvonta Lyhennetään kanteluasioiden käsittelyaikoja ja pienennetään vireillä olevien kanteluasioiden määrää hyödyntämällä täysimääräisesti valtioneuvoston oikeuskanslerista annetun lain suomaa laillisuusvalvonnallista liikkumavaraa. Kanteluiden käsittelystä vapautuvaa työpanosta suunnataan omien aloitteiden ja tarkastusten lisäämiseen. Päätökset siitä, että kanteluasiat eivät edellytä selvittämistoimia, tehdään viivytyksettä, viimeistään kolmen kuukauden kuluessa asioiden vireille tulosta. Selvittämistoimia edellyttävät kanteluasiat ratkaistaan joutuisasti. Kanteluasiat ratkaistaan vuoden kuluessa niiden vireille tulosta, ellei asian käsittelyn viipymiseen ole erityistä hyväksyttävää syytä. Toteutetaan mediaseurantaa omina aloitteina käsiteltäviksi otettavien kysymysten havaitsemiseksi. Toteutetaan erillisen tarkastusohjelman mukaiset tarkastukset. Tehdään yhteistyötä eduskunnan oikeusasiamiehen ja eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian kanssa tarkastustoiminnan ja omien aloitteiden päällekkäisyyksien välttämiseksi. Rangaistustuomioiden tarkastamista koskevat asiat käsitellään joutuisasti siten, että tutkittavaksi otetun asian käsittely ei oikeuskanslerinvirastosta riippuvista syistä kestä yli vuotta asian vireille tulosta. Tuomarien virkasyyteasiat käsitellään viivytyksettä. 1.3 Asianajajien, julkisten oikeusavustajien ja luvan saaneiden oikeudenkäyntiavustajien toiminnan valvonta Jos asianajajan, julkisen oikeusavustajan tai luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan toiminnasta kannellaan suoraan oikeuskanslerille, muut kuin selvästi perusteettomat kantelut siirretään
10 viivytyksettä, viimeistään kolmen kuukauden kuluessa asioiden vireille tulosta, Suomen Asianajajaliiton yhteydessä toimivan valvontalautakunnan käsiteltäviksi. Suomen Asianajajaliiton yhteydessä toimivan valvontalautakunnan valvonta-asioissa tekemät päätökset tarkastetaan joutuisasti niin, että tarvittaessa ehditään valittaa päätöksestä sille säädetyn määräajan kuluessa. Jos asianajajan, julkisen oikeusavustajan tai luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan toiminnasta kannellaan oikeuskanslerille sen jälkeen, kun Suomen Asianajajaliiton yhteydessä toimiva valvontalautakunta on jo ratkaissut asian, kantelu pyritään ratkaisemaan samanaikaisesti valvontalautakunnan päätösten tarkastamisen kanssa. 1.4 Oikeuskanslerin kertomus Jatketaan oikeuskanslerin kertomuksen kehittämistä kiinnittämällä erityistä huomiota kertomuksessa julkaistavien ratkaisuselosteiden laatuun. 2 Ratkaisutoiminnan tuen tulostavoitteet 2.1 Yleishallinto Arvioidaan ja kehitetään viraston toimintakulttuuria ja työskentelytapoja (muun muassa etätyö, puhelinpäivystys ja rajoitetut neuvontapalveluajat). Kuvataan viraston prosessit ja jatketaan viraston sisäisen toiminnallisen ohjeistuksen päivittämistä. Selvitetään Kieku-järjestelmän käyttöönoton aiheuttamien toimintatapamuutosten mahdollisesti aiheuttamat säädösmuutostarpeet ja tehdään tarvittaessa muutokset oikeuskanslerinvirastoa koskevaan valtioneuvoston asetukseen ja työjärjestykseen. Ylläpidetään hyviä yhteistyösuhteita valtioneuvoston hallintoyksikköön. 2.2 Henkilöstö- ja taloushallinto Henkilöstöhallinto Perehdytetään henkilöstö ja esimiehet Kieku-järjestelmän käyttöön osana syksyllä 2016 tapahtuvaa siirtymistä sähköisiin henkilöstöhallinnon itsepalvelutoimintoihin. Samalla otetaan käyttöön työaikojen kohdentaminen. Henkilöstöä ja esimiehiä tuetaan mainitun järjestelmän mukanaan tuomissa toimintatapamuutoksissa. Jatketaan kehityskeskusteluissa toimintatapaa, jossa toiminta- ja taloussuunnitelma sekä tulossuunnitelma muodostavat perustan henkilökohtaisille kehityskeskusteluille.
11 Toteutetaan henkilöstöstrategian mukaisia linjauksia. Varmistetaan viraston palvelukseen tulevan henkilöstön tehtäviinsä ja työyhteisöön perehdyttäminen ja kokemusperäisen tiedon siirtäminen palvelussuhteen keskeytys- ja päättymistilanteissa. Selvitetään hyvissä ajoin (muun muassa kehityskeskusteluissa) konkreettiset keinot tavoitteen toteuttamiseksi. Seurataan ja edistetään työyhteisöselvitysten yhteydessä asetettujen kehittämistavoitteiden toteutumista. Tuetaan jatkossakin työn ja yksityiselämän yhteensovittamista työuran eri vaiheissa ja erilaisissa elämäntilanteissa. Taloushallinto Valmistaudutaan Kieku-järjestelmän 1.10.2016 lukien. mukaisten taloushallintoprosessien käyttöönottoon Tehostetaan sopimusten hallintaa ja puitejärjestelyjen hyödyntämistä sekä ohjeistetaan hankintojen tekemistä. 2.3 Tietohallinto Kirjaamo- ja arkistotoiminnot Varmistetaan, että viraston tietoturvallisuus täyttää asiakirjahallinnon osalta tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa annetussa valtioneuvoston asetuksessa asetetut vaatimukset. Huolehditaan asianhallintajärjestelmän kirjausten yhdenmukaisuudesta. Tietojärjestelmät Huolehditaan siitä, että henkilöstöllä on käytettävissä ajantasaiset ja toimivat työasemat ja ohjelmistot. Mahdolliset ongelmatilanteet tietojärjestelmissä ja tietoliikenteessä ratkotaan ripeästi yhteistyössä Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin kanssa. Varmistetaan, että viraston tietoturvallisuus täyttää tietojärjestelmien käytön osalta tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa annetussa valtioneuvoston asetuksessa asetetut vaatimukset. Viraston nykyistä asianhallintajärjestelmää koskeva voimassaoleva sopimus päättyy loppuvuodesta 2016. Osallistutaan valtioneuvoston yhteisen asianhallintajärjestelmän hankintaprosessiin.
12 Tietopalvelut Sähköisten tietolähteiden käyttöä edistetään. Sähköisten ja perinteisten tietolähteiden päällekkäisyyttä vähennetään käyttäjiä kuullen (mm. kokoelmatyö ja poistot). Viestintä Edistetään viraston sisäisen työryhmätyöskentelyn avoimuutta ja vuorovaikutteisuutta. 2.4 Virasto- ja toimistopalvelut Virasto- ja toimistopalveluhenkilöstö avustaa viraston muuta henkilöstöä joustavasti ja laajaalaisesti. Kehitetään irtaimiston hallintaa. Osallistutaan valtioneuvoston hallintoyksikön järjestämään turvatarkastajiksi määrättävien viraston virkamiesten erityisiä tarkastustoimivaltuuksia koskevaan koulutukseen.
13 III OIKEUSKANSLERINVIRASTON TOIMINTAEDELLYTYKSET 1 Lainsäädäntö Oikeuskanslerista ja oikeuskanslerinvirastosta säädetään perustuslain 69 :ssä, valtioneuvostosta annetun lain 1 :n 2 momentissa, valtioneuvoston oikeuskanslerista annetussa laissa, oikeuskanslerinvirastosta annetussa valtioneuvoston asetuksessa ja oikeuskanslerinviraston työjärjestyksessä. Valtioneuvostosta annetun lain 1 :n mukaan valtioneuvostossa on säännöksessä nimetyt 12 ministeriötä ja valtioneuvoston yhteydessä on oikeuskanslerinvirasto. Valtioneuvoston kansliasta annetun valtioneuvoston asetuksen 1 :n (134/2015) 16 kohdan mukaan oikeuskanslerinviraston taloushallinto kuuluu valtioneuvoston kanslian tehtäviin. Oikeuskanslerinvirasto kuuluu valtioneuvoston kanslian kirjanpitoyksikköön, mutta hoitaa osaltaan itse kirjanpitoyksikölle kuuluvia tehtäviä. Oikeuskanslerinvirastossa noudatetaan soveltuvin osin valtioneuvoston kanslian taloussääntöä, joka sisältää myös erillisiä oikeuskanslerinvirastoa koskevia määräyksiä. Oikeusministeriöstä annetun valtioneuvoston asetuksen 1 :n (106/2015) 16 kohdan mukaan oikeuskanslerinvirasto lukuun ottamatta sen taloushallintoa kuuluu oikeusministeriön tehtäviin. Valtioneuvoston yleisistunnossa ja esittelyssä tasavallan presidentille käsiteltävät oikeuskanslerinvirastoa koskevat säädös- ja henkilöstöasiat esitellään oikeusministeriöstä. Oikeuskanslerin ja oikeuskanslerinviraston tehtäviä koskevaa lainsäädäntöä on selostettu edellä kohdassa I 1. 2 Organisaatio 2.1 Hallinnollinen johtaminen Valtioneuvoston oikeuskanslerista annetun lain 12 :n 1 momentin mukaan oikeuskansleri johtaa oikeuskanslerinvirastoa. Oikeuskanslerinviraston työjärjestyksen 9 :n 1 momentin 1 kohdan mukaan kansliapäällikkö johtaa oikeuskanslerinviraston sisäistä toimintaa sekä huolehtii sen tuloksellisuudesta ja kehittämisestä. Oikeuskanslerinvirastosta annetun valtioneuvoston asetuksen 2 :n 1 momentin mukaan oikeuskanslerinvirastossa on valtioneuvostoasiain osasto, oikeusvalvontaosasto ja hallintoyksikkö. Oikeuskanslerinviraston työjärjestyksen 4 :n mukaan valtioneuvostoasiain osastossa käsitellään valtioneuvoston valvontaa koskevat asiat, valtioneuvoston valvontaan liittyvät kanteluasiat sekä asianajajien ja julkisten oikeusavustajien valvontaa koskevat asiat. Työjärjestyksen 5
14 :n mukaan oikeusvalvontaosastossa käsitellään oikeuskanslerille tehdyt kantelut sekä tuomioistuinten valvontaa ja muuta laillisuusvalvontaa koskevat asiat, jolleivät ne kuulu valtioneuvostoasiain osaston käsiteltäviin, tuomioistuinlaitoksen virkamiehiä koskevat virkasyyteasiat, rangaistustuomioiden tarkastaminen sekä ylimääräistä muutoksenhakua koskevat asiat. Työjärjestyksen 6 :n mukaan hallintoyksikössä käsitellään viraston sisäistä hallintoa ja taloutta koskevat asiat, henkilöstökoulutusta koskevat asiat, oikeuskanslerin kertomuksen toimittaminen sekä tiedotusta koskevat asiat. Oikeuskanslerinviraston työjärjestyksen 10 :n 1 momentin 1 kohdan mukaan osastopäällikön tehtävänä on johtaa ja kehittää osaston toimintaa sekä vastata sen toiminnan tuloksellisuudesta. Työjärjestyksen 9 :n 2 momentin mukaan kansliapäällikkö toimii hallintoyksikön päällikkönä. 2.2 Toiminnallinen ohjaaminen Oikeuskansleri, apulaisoikeuskansleri ja apulaisoikeuskanslerin sijainen ovat ratkaisutoiminnassaan itsenäisiä. Oikeuskanslerinviraston työjärjestyksen 2, 4 ja 6 :n nojalla oikeuskansleri ratkaisee pääasiassa viraston valtioneuvostoasiain osastolta esiteltäviä asioita ja apulaisoikeuskansleri pääasiassa oikeusvalvontaosastolta esiteltäviä asioita. Yksittäistä asiaa koskevan ratkaisun valmistelu tapahtuu ratkaisijan ja esittelijän välisessä vuorovaikutuksessa. Ratkaisujen valmistelua ja ratkaisutoiminnan yleisiä tavoitteita voidaan tukea yksittäistä asiaa yleisemmin osasto- ja käsittelyryhmätasolla. 3 Henkilöstö Virastossa on 36 vakinaista virkaa, joista kaksi on tällä hetkellä täyttämättä. Lisäksi vuosittain kesäkuukausien ajaksi rekrytoidaan kaksi oikeustieteellisen tiedekunnan opiskelijaa korkeakouluharjoittelijoiksi. Viraston henkilöstö jakautuu nykytilassaan henkilöstöryhmittäin seuraavasti: johto 3 (oikeuskansleri, apulaisoikeuskansleri ja kansliapäällikkö) muut esimiehet 2 (2 esittelijäneuvosta, osastopäällikkönä) esittelijät 20 (3 esittelijäneuvosta, neuvotteleva virkamies, 10 vanhempaa oikeuskanslerinsihteeriä, 2 nuorempaa oikeuskanslerinsihteeriä, joiden nimike muuttuu 1.1.2016 oikeuskanslerinsihteeriksi, esittelijä ja 3 notaaria) muut asiantuntijat 2 (henkilöstösihteeri ja informaatikko) virasto- ja toimistopalveluhenkilöstö 8 (kirjaaja, osastosihteeri, 3 toimistosihteeriä, ylivirastomestari, virastomestari ja vahtimestari) Viraston henkilöstö jakautuu nykytilassaan yksiköittäin seuraavasti: johto 3 valtioneuvostoasiain osasto 6 oikeusvalvontaosasto 16 hallintoyksikkö 10
15 Oikeuskanslerinviraston kaltaisessa pienessä virastossa, jossa hallinnolliset palvelut hoidetaan enimmäkseen itsenäisesti, hallinnollisen henkilöstön suhteellinen osuus henkilöstön kokonaismäärästä muodostuu varsin suureksi. Kiekuprojektin ajaksi on henkilöstö- ja taloushallintotehtäviin palkattu yksi lisähenkilö. Luvan saaneiden oikeudenkäyntiavustajien valvontatehtävästä sekä asianajajien ja julkisten oikeusavustajien valvontatehtävien lisääntymisestä mahdollisesti aiheutuva lisähenkilöstötarve pystytään arvioimaan vasta pidemmän ajan kuluessa. Mahdollinen kantelumäärän voimakas kasvu saattaisi aiheuttaa lisähenkilöstötarvetta. Toisaalta valtiontalouden säästötarpeet asettanevat rajoitteita lisähenkilöstön palkkaamiseen siinäkin tapauksessa, että sille olisi tarvetta. 4 Ulkoistetut tehtävät Virasto on ulkoistanut henkilöstö- ja taloushallintoon liittyviä tehtäviään Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukselle (Palkeet) sekä tietojärjestelmiin liittyviä tehtäviään ictirtaimistoineen Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorille. Lisäksi viraston atksuunnittelija on siirtynyt Valtorin palvelukseen 1.10.2015 lukien. Viraston toimitilojen vuokraisäntänä ja siivouspalvelujen tuottajana toimii Senaatti-kiinteistöt. Työterveyshuoltopalvelut virasto ostaa yksityisiltä yrityksiltä. 5 Toimitilat Virasto on toiminut Valtioneuvoston linnassa linnan ensimmäisen osan vuonna 1822 tapahtuneesta valmistumisesta lähtien. Viraston välitön yhteys valtioneuvoston istuntotiloihin sekä helppo saavutettavuus tasavallan presidentin kansliasta ja ministeriöistä on toiminnallisesti tärkeää. Valtioneuvoston linnan suunniteltu perusparannus on siirtynyt. Uusimpien suunnitelmien mukaan se ajoittuu suunnittelukauden loppupuolelle vuosille 2018-2020. Perusparannuksen yhteydessä pyritään korjaamaan toimitilojen lämpöolosuhteisiin, vetoisuuteen ja valaistukseen liittyvät ongelmat sekä toteuttamaan rakenteelliset turvajärjestelyt, joilla voidaan estää virastoon asioimaan saapuneen vieraan liikkuminen viraston tiloissa. Perusparannuksesta aiheutuvat vuokrankorotukset, väistötilaan siirtymisestä mahdollisesti aiheutuvat merkittävät kustannukset ja viraston kaluston uusiminen perusparannuksen yhteydessä tulee ottaa edelleen huomioon viraston määrärahakehyksissä. 6 Kalusto Viraston kalusto on tavanomaista toimistokalustoa. Taseeseen aktivoitua käyttöomaisuutta ei ole. Oikeuskanslerilla ja apulaisoikeuskanslerilla on valtioneuvoston autojen käyttöoikeus.
16 7 Tietojärjestelmät Viraston toiminnan kannalta keskeisimmät tietojärjestelmät ovat Mahtiasianhallintajärjestelmä, Valtioneuvoston päätöksentekojärjestelmä (PTJ) sekä talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät. Mahti-asianhallintajärjestelmän sopimus päättyy syksyllä 2016, mikä johtaa asianhallintajärjestelmän uudelleen arviointiin ja mahdollisesti toiseen tietojärjestelmään siirtymiseen suunnittelukaudella. Oikeuskanslerinvirasto on mukana valtioneuvoston yhteisen asianhallintajärjestelmän hankinnassa (Vahva-hanke). Oikeuskanslerinvirasto siirtyy valtion yhteisten Kiekuhenkilöstö- ja taloushallintojärjestelmien käyttöön 1.10.2016 lukien. Tämä ja Palkeiden uusi hinnoittelutapa vuodesta 2016 lukien voivat johtaa talousarvio- ja kehysmenettelyissä huomioon otettaviin määrärahasiirtoihin. Eräiden yhteisten tietojärjestelmien osalta on tietojärjestelmän käytöstä oikeuskanslerinviraston kaltaiselle pienelle virastolle saatava hyöty järjestelmän käytön vaatimiin taloudellisiin ja henkilöstövoimavaroihin nähden vähäinen. Eräiden yhteisten tietojärjestelmien käyttöönottojen ja käyttöönottoaikataulujen osalta virasto on sidoksissa valtioneuvoston kanslian ratkaisuihin. 8 Määrärahat Virastolle myönnetyt määrärahat ovat valtion talousarviossa valtioneuvoston kanslian pääluokkaan 23 kuuluvan luvun 30. Oikeuskanslerinvirasto momentilla 01. Oikeuskanslerinviraston toimintamenot (siirtomääräraha 2 v). A B 2010 3050000 3235296 2011 3325000 3348493 2012 3681000 3459273 2013 3710000 3490898 2014 3717000 3612138 2015 3699000 2016 3660000 2017 3658000 2018 3777000 2019 3664000 A = virastolle myönnetyt määrärahat (euroa) 2016: eduskunnan käsiteltävinä olevat talousarvioesitykset 2017: kehykset 28.9.2015 2018: kehykset 28.9.2015 2019: kehykset 28.9.2015 B = viraston käyttämät määrärahat (euroa) Vuonna 2015 viraston käyttämien määrärahojen arvioidaan olevan lähes 3 600 000 euroa.
17 Vuonna 2014 palkkausmenot muodostivat 81,3 % ja muut toimintamenot 18,7 % viraston kokonaismenoista. A B 2010 1037 1165 2011 1173 874 2012 1129 820 2013 999 1060 2014 883 878 A = ratkaistujen kanteluasioiden ja vireille tulleiden omien aloitteiden keskimääräiset käsittelykustannukset (euroa/asia) B = vuoden lopussa vireillä olleet asiat Ratkaistujen kanteluasioiden ja vireille tulleiden omien aloitteiden keskimääräisiä käsittelykustannuksia laskettaessa on näiden asioiden käsittelykustannusten arvioitu muodostavan 60 % viraston kokonaiskustannuksista.