1/2007 FAILI Liikearkistoyhdistys ry Laadukasta asiakirjahallintoa yrityksille Rautagallusmusteet uusi uhka arkistoaineistolle? Markku Nenonen vie arkistolaitoksen tietoyhteiskuntaan Elka muuttuu sähköiseksi arkistoksi
FAILI 1/2007 Toimitus Päätoimittaja Osmo Palonen, Mikkelin Ammattikorkeakoulu, Mikkeli osmo.palonen@mikkeliamk.fi Julkaisutyöryhmä Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto, Helsinki Tuija Lax, Schering Oy, Turku Sari Mäkinen, Merivoimien Esikunta, Turku Leena Paananen, UPM-Kymmene Oyj, Valkeakoski Abstracts Pia Koivunen, FM, Tampereen Yliopisto Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 50 euroa. ISSN 1237-2196 Painosmäärä 550 kpl Julkaisijat Liikearkistoyhdistys ry PL 271 00101 HELSINKI www.liikearkistoyhdistys.fi Puh. 050 550 6093 Faksi (09) 325 6093 Talle ry www.talle.fi Tilaukset Carl-Magnus.Roos@liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin 040 546 6999 Ilmoitushinnat 1/1 takakansi, 4-väri 1050, mv 500 1/1 muut sivut, 4-väri 900, mv 400 1/2 4 väri 700, mv 200 Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana postituskulut (n. 200 ) 300 osoiterekisteristä. Ylimääräisistä töistä (esim. stiftaus) perimme käsittelykustannukset. Hintoihin lisätään alv 22 %. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Väri mustavalkoinen, IV-kanteen lisävärimahdollisuus (sama väri kuin I kannessa). Kuvaresoluutio 300 dpi, tiedostomuodot painettava pdf, tiff, eps, FreeHand, QuarkXPress, fontit konvertoituina, järjestelmä Macintosh. Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Painotuote Roulamoon. Aineiston toimitusosoite Asemantie 4, 37630 Valkeakoski, puh. (03) 584 5583, faksi (03) 584 2444 material@roulamo.fi Ulkoasu ja paino Painotuote Roulamo Oy, Valkeakoski/Color-Offset Sisältö Pääkirjoitus Paluu journalismiin 3 Osmo Palonen Teolliset rautagallusmusteet uusi uhka arkistoaineistolle? 4 István Kecskeméti Kansalliskirjastosta kulttuuriperintöä verkkoon kaikkien käyttöön 8 Kuntokartoitus paljastaa aineiston kunnon 8 Heidi Törrönen VAPA-hanke tuottaa julkishallinnon yhteisen arkiston 11 Markus Merenmies Miksi siirtyminen sähköiseen asiakirjahallintaan ei onnistu? 14 Pekka Henttonen Tapahtumakalenteri 15 Carl-Magnus Roos Tietoyhteiskunta tulee arkistoon arkistoneuvos Nenosen mukana 16 Osmo Palonen Digitointiprojektista lähtölaukaus Elkan sähköiselle säilyttämiselle 18 Jarmo Luoma-aho Kansallinen radio- ja tv-arkistohanke säilyttäisi ohjelmat 22 Lasse Vihonen Triangeli 26 Blogit: Arvon hekin ansaitsevat Asiakirjahallinnon reunamerkintöjä 27 Pekka Henttonen Tullaan tutuiksi 28 Tuija Lax Henkilöuutisia 30 Tuija Lax Abstracts 31 Pia Koivunen 2 Faili
P ä ä k i r j o i t u s Paluu journalismiin Tämä Faili eroaa edeltäjistään vain hieman. Pääkirjoitusten tekijä ja julkaisutoimikunnan puheenjohtaja on vaihtunut, kuten edellisessä Failin numerossa kerrottiin. Lehti ei kuitenkaan ole mullistunut. Sen tarkoituksena on edelleen jakaa tietoa niin kotimaan kuin maailmankin tapahtumista asiakirjahallinnon, dokumenttien hallinnan ja arkistoinnin kentällä. Myöskään lehden ulkoasu ei ole mullistunut, Faili näyttää pääosin samalta kuin aiemminkin. Kun Liikearkistoyhdistyksen puheenjohtaja kysyi olisinko halukas astumaan Failin ohjaksiin, lupasin miettiä asiaa yön yli. Loppujen lopuksi meni toinenkin yö ja siis pari päivääkin, ennen kuin ehdin soittamaan Arille ja lupautumaan tähän tehtävään. Ajatus kutkutti kyllä hetimiten, olisihan tämä mahdollisuus palata journalismiin; 16 vuoden lehtityö ns. entisessä elämässä on selvästi jättänyt jälkensä enkä voinut vastustaa päätoimittajan tehtävän kiusausta. Kerran journalisti on aina journalisti. Vaikka siis lehdenteon taustaa uudella päätoimittajalla onkin, tehtävässä tärkeämpää substanssiosaamista olen oppinut lyhyemmän kaavan mukaan. Arkistoihin olen perehtynyt tosissaan vasta nelisen vuotta ja sekin kokemus on lähes kokonaan täältä sähköiseltä puolelta. En kuitenkaan pidä sitä aivan niin suurena ongelmana, kuin olisi voinut ajatella. Parantaakseni lehden juttujen tasoa yritin ostaa ensimmäisen sähköisen juttuarkiston ja vuonna 1983 ja toisaalta olen perehtynyt arkiston käyttäjän näkökulmaan aloittaessani historian opiskelun Tampereen yliopiston historiatieteen laitoksella. Voisin siis väittää että näkemykseni liikearkistoista ja niistä kaikista muistakin joita tämän lehden lukijat hoitavat ei ole perinteellä ja vanhoilla asenteilla rasitettu. Siksi uskonkin että voin tuoda esiin asioita ja näkemyksiä, jotka hieman ravistelisivat perinteisen toimialan joskus liiankin traditionaalisia rakenteita. Kuten edellä totesin, Faili on Faili tästä eteenpäinkin. Lehdellä ei ole ollut linjavikaa eikä uskottavuusongelmaa. Päinvastoin, on suuri kunnia tulla pyydetyksi päätoimittamaan arvostettua ja asiantuntevaa lehteä. Ensimmäisenä päätoimittajan päätöksenä päätin jatkaa Failin tekoa edellisen päätoimittajan toimituskunnan avustuksella. Jos julkaisutyöryhmä on saanut Pentin aikana kasaan vakuuttavia lehtiä kiinnostavine artikkeleineen, ei yksi päätoimittaja pysty sitä ainakaan vahingossa pilaamaan. Paikallaan emme silti sisältöä aio pitää, mutta evoluutio on tällä alueella parempi toimintamalli kuin revoluutio. Faili ei siis tee vuosituhannen lehtiuudistusta ja katoa sen jälkeen arkistojen aarteeksi. Keskeisinä tavoitteina on pitää lehden taso korkealla kuitenkin niin, että jokaisesta lehdestä irtoaisi myös jokapäiväistä leipää lukijakunnan arkisten ongelmien ratkaisuun. Pyrimme täällä toimituksessa antamaan tilaa myös lukijoiden ajankohtaisille kannanotoille. Päätoimittajan journalistitaitojen säilymistä koetellaan tässä numerossa ajankohtaisella henkilöhaastattelulla ja samaa linjaa on tarkoitus jatkaa myös tulevissa numeroissa. Failin ulkoasu säilyy myös entisellään ainakin tämän vuoden kahden ensimmäisen numeron osalta. Kunhan lumet sulavat, alamme miettiä mitä uutta sillä alueella voitaisiin tehdä. Vanhana faktorina lupaan siinäkin pitää kiinni graafisen suunnittelun perussäännöstä välykset ovat aina pienemmät kuin vierukset. Se taas tarkoittaa sitä että visuaalisuus on looginen järjestelmä, jolla sidotaan graafiset elementit toisiinsa niin, että yhteenkuuluvien asioiden voi hahmottaa todella kuuluvan yhteen. Ei siis mitään kaunotaidetta. Me julkaisutoimikunnassa toivotamme uudetkin ideat tervetulleeksi. Tämän lehden teemaksi oli päätetty säilyttäminen ja siihen liittyvät ongelmat ja tekniikat niiden ratkaisemiseen. Perinteisen säilyttämisen ongelmien lisäksi koskettelemme myös sähköistä säilyttämistä. István Kecskemétin musteita koskevan tutkimuksen ohella kerromme myös Kansalliskirjaston perinteisestä ja sähköisestä säilyttämisestä. Sähköisen säilyttämisen alueella kerromme Elkan sähköisestä arkistosta ja suunnitelmasta Radio-TV arkistoksi. Alan keskustelun osalta siirrymme hybridimalliin julkaisemalla Pekka Henttosen blogissa julkaistun tekstin myös paperilla. Ensimmäisessä pääkirjoituksessa kuuluu kiittää edeltäjiä. Tällä kertaa se on helppoa, onhan Pentti Latva- Koiviston pitkäaikainen panos Failin kehittämisessä tuottanut erinomaisen tuloksen. F Osmo Palonen Faili 3
H e n k i l ö u u t i s i a Faili on saanut uuden päätoimittajan, kuten jo edellisessä numerossa kerrottiin. Päätoimittaja Osmo Palonen, 55, on leipätyössään Mikkelin ammattikorkeakoulun projektipäällikkö. Hänen tehtäviinsä kuuluvat Informaatio- ja mediatekniikan laitoksen sähköisen arkistoinnin ja digitoinnin projektien vetäminen ja maksullisen palvelutoiminnan kehittäminen. Palonen toimii tällä hetkellä myös ammattikorkeakoulun perustaman terveydenhuollon tietopalveluita tuottavan Disec Oy:n toimitusjohtajana (oto). Palonen aloitti työt sähköisen arkistoinnin ja digitoinnin parissa kesällä 2003. Sitä ennen hän työskenteli 14 vuotta Honeywell Oy:ssä Varkaudessa ensin kotimaan ja kansainvälisen myynnin tehtävissä, lopuksi projektipäällikkönä painokoneautomaation ja tuotannonhallinnan toimitusprojekteissa Euroopassa sekä Pohjois- ja Etelä- Amerikassa. Alkuperäiseltä ammatiltaan Palonen on toimittaja. Vuosien 1973 ja 1989 välillä hän toimi uutistoimittajana, toimitussihteerinä ja uutispäällikkönä merkittävimpinä työpaikkoinaan Aamulehti, Savon Sanomat, Pyhäjokiseutu ja Warkauden Lehti. Tämän uran aikana Palonen perehtyi monipuolisesti lehtien käyttämään tietotekniikkaan, josta tulikin osa hänen työnkuvaansa. Arkistoalan kokemukseni on siis aika lyhyt, mutta sähköisestä arkistoinnista se ei taida olla juuri sen pidempi muillakaan. Yritin kyllä saada työnantajani hankkimaan sähköisen juttuarkiston jo 1980-luvun puolivälissä, mutta perusteluni eivät silloin kelvanneet. Olen edelleen sitä mieltä että hyvä ja nopeasti toimiva arkisto antaa mahdollisuudet parempiin juttuihin, Palonen kertoo. Opiskelu on Paloselle ollut pitkään työn ohessa tehtävä harrastus. 1970-luvulla Tampereen yliopistossa tehdyt opinnot jäivät kesken, mutta hän on suorittanut Faktori- ja keskijohdon tutkinnon Markkinointi-instituutissa vuonna 1988, ylioppilastutkinnon Varkauden lukion aikuislinjalla 2002 ja opiskelee nyt Tampereen yliopiston historiatieteen laitoksella pääaineenaan Suomen historia. Jonkinlainen paperi pitäisi saada 2008 kesään mennessä, ettei tarvitsisi ryhtyä konvertoimaan opintoviikkoja pisteiksi. Kandidaatin pisteistä on Osmo Palosen harrastuksiin kuuluu veneilyn ohella matkailu. Tässä päätoimittaja Pariisin maisemissa syksyllä 2006. nyt kasassa 2/3 ja maisterin papereista puolet. Työ ja nyt myös tämä Faili tosin haittaavat hyvää harrastusta, Palonen arvioi. Nimitysuutisia Pekka Henttonen on nimitetty yliassistentiksi Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen laitokselle 1.1.2007 alkaen. Siellä hänen erityisalueenaan on digitaalinen asianhallinta. Paraisilla sijaitsevaan Nordkalkin keskusarkistoon on valittu arkistopäälliköksi Jari Liukkonen. Jari aloittaa tehtävässään 2.4.2007. Mikkelin Ammattikorkeakoulussa on 1.1.2007 lukien nimitetty Jussi Juvén IT-asiantuntijaksi ja Janne Strömberg IT-suunnittelijaksi. Molemmat ovat toimineet aiemmin määräaikaisilla sopimuksilla arkistosovelluksien kehittämisessä, jota työtä he jatkavat edelleen. Sari Järn on nimitetty 1.2. lähtien projektiasiantuntijaksi tehtävänään erityisesti metatietosovellukset. Kaikille paljon onnea! Jos haluat ilmoittaa nimitysuutisia julkaistavaksi Failissa, voit lähettää ne suoraan sähköpostitse osoitteeseen tuija.lax(at)schering.fi. Nimitysuutisissa ilmoitetaan vähintään henkilön nimi, toimipaikka ja toimi sekä ajankohta, jolloin henkilö aloittaa tehtävässä. Jos haluaa, voi myös kertoa joitakin lisätietoja, esimerkiksi tehtävästä, vastuualueesta tai edellisistä työpaikoista. Tuija Lax 30 Faili
Abstracts Lecturer István Kecskeméti, of EVTEK University of Applied Sciences, Institute of Art and Design, deals with the difficulties of paper restoration with industrially made iron-gallus ink of the 1990s. He writes that, in practice, acid and metalliferous ink eats the paper away. Socalled historical iron-gallus ink has been used from the 200s to 1800s with various production methods and prescriptions. A number of ways have been developed to distinguish the industrially made iron-gallus inks produced during the 20th century from the other writing and drawing inks. István Kecskeméti is happy about the development achieved in restoration methods during the last 10 years, thanks to European cooperation. One of the main functions of The National Library of Finland is to gather the whole Finnish cultural heritage by collecting books, newspapers and magazines, audioand audiovisual recordings, notes and a number of other printed matters, such as advertisements. Library s department of microfilming and restoration, the Preservation services in Mikkeli, produces national heritage for web use. Long-term planning of preservation of holdings and researchers services have to be based on a clear picture of the current situation, Heidi Törrönen, conservator of the National Library of Finland, points out. A method, originally developed in the library of the University of Stanford, based on statistical sample gives information on the state of holdings and on the factors affecting on decomposition of materials. Inspection and analysis of library holdings of the University of Helsinki library was started with monographs. At the moment the monographs published from 1810 to 1944, including both scientific literature and fiction, have been gone through. Gathering of materials have been conducted according to partial sample, where the share of scientific literature was 3141 pieces, and that of fiction s 543. The National Archive services launched a planning project for reception, preservation and information service system of electrical material (VAPA) during 2006. Development manager of the National Archives of Finland, Markus Merenmies writes about this new project, pondering for example terminal archiving of electrical documents. An electrical archive of documents is still missing in Finland, even though the basic guidelines for electrical archiving already exist. Now it is the time to build up this new archive, pronounces Merenmies. A new editor-in-chief Osmo Palonen interviewed archive counsellor Markku Nenonen. Ph.D. Markku Nenonen describes himself a curious and inquiring developer, who wants to get acquainted with the things he is dealing with. At the moment he is developing a unit for National Archive information services. Nenonen sees that as the archives are transferred into electrical and real time national resource, they will get back the status and appreciation they traditionally have had. When electrical real time archives will become the crucial part of the basic structure of the information society there will also be more resources directed to it, Markku Nenonen believes. The higher status will also improve the reputation of archives as interesting working places. The article of researcher Jarmo Luoma-aho of Finnish Business archives titled Digitointiprojektista lähtölaukaus Elkan sähköiselle säilyttämiselle handles a new digitising project. Know as a terminal archive of paper documents, Finnish Business archives (Elka), has taken the first steps towards electrical archiving. Electrification of records management has created pressure to develop digital preservation services in the companies. Coming true, the electrical archive will revolutionise research of records management and will give companies a save environment for long term preservation of information, Jarmo Luoma-aho thinks. In his article, archive manager Lasse Vihonen of Finnish Broadcasting Company YLE, sheds light on a national radio and television archive project. Many people believe that archiving of radio and television programmes has been completed already years ago. Unfortunately, that is not the case, says Lasse Vihonen. Indispensable amount of radio and television history has withered away and destroyed once and for all. The same applies to new programmes, since only a small amount of the broadcasts will be archived. The situation is especially difficult with the commercial radio stations. At the moment from the huge stream of broadcasting not even a little sample is left for future generations. However, Vihonen believes that if there is a political will the situation can be fixed. Johanna Gunnlaugsdottir s work The Implementation and Use of ERMS. A Study in Iceland Organizations, a second doctoral dissertation dealing with records management, came out in the department of information research at the University of Tampere at the end of the last year. Adjunct professor Pekka Henttonen of the department of information research unfolds the dissertation and points out the reasons why, according to the dissertation, transfer to electronic records management in the public and privet sector will succeed; or vice versa. F Pia Koivunen Faili 31
Löydä tieto ympäriltäsi Affecto kehittää ja markkinoi ohjelmistoja sähköiseen asianhallintaan: tiedon talteen ottamiseen, asiankäsittelyyn, dokumenttien hallintaan ja tietojen varastointiin. Ratkaisumme tehostavat asioiden, dokumenttien, asiakirjojen ja websisällön elinkaaren hallintaa koko organisaatiossa. Ota yhteyttä, kerromme mielellämme lisää. Ray Byman, puh. 040 592 0960, ray.byman@affecto.com Affecto Finland Oy / Atomitie 2 / 00370 Helsinki / puh. 0205 777 11 / info@affecto.com / www.affecto.com