ROVASTIKUNTA-ARKISTON ARKISTOSÄÄNTÖ 1. Rovastikunnan asiakirjahainto ja arkistotoimi Rovastikunta on itsenäinen arkistonmuodostaja. Rovastikuntakokous akkautettiin hiippakuntahainnon uudistamisen yhteydessä vuonna 2004, jonka jäkeen ääninrovasti on out kirkkojärjestyksen mukaan rovastikunnan ainoa toimija. Tämä arkistosääntö ja sen iitteenä oeva arkistonmuodostussuunnitema (iite 1) tuee voimaan vuoden 2012 austa ja kumoaa piiainkokouksen vuonna 1981 annetun arkistosäännön. Vuoden 1981 sääntöä noudatetaan ennen vuotta 2012 syntyneen arkiston järjestämiseen. Vanhan arkiston järjestämisessä on isäksi huomioitava tämän säännön iitteenä oeva Rovastikunta-arkiston takautuva seuontapäätös (iite 2). Kaikki ennen vuotta 1920 syntyneet asiakirjat säiytetään pysyvästi. Tuomiokapitui vastaa vuodesta 2012 ähtien rovastikunta-arkiston arkiston säiyttämisestä ja taettamisesta arkistoaitokseen. Tuomiokapituin arkistotiaan siirretään myös se osa rovastikunta-arkiston aineistosta, jonka edeinen ääninrovasti on uovuttanut nykyisee ääninrovastie. Näin kaikki seurakuntien arkistotioissa säiytetty rovastikuntien arkistoaineisto siirretään tuomikapituin arkistotiaan. Tuomiokapitui siirtää rovastikunta-arkiston aineiston arkistoaitokseen arkistoaitoksen kanssa sovittavin ehdoin. Ennen arkistoaitokseen siirtämistä aineisto on seuottava, järjestettävä ja uetteoitava tämän säännön iitteenä oevan takautuvan seuontapäätöksen mukaisesti. Arkistoaitokseen taennettu aineisto jää tuomikapituin omistukseen. Arkistoaineiston järjestämisen ja siirtämisen yhteydessä on tärkeää pitää eriään ääninrovastin tehtävässä syntynyt aineisto, joka siirretään tuomiokapituin arkistoon, ja kirkkoherran tehtävässä syntynyt aineisto, joka kuuuu edeeen seurakunnan arkistoon. Sähköisessä muodossa oevista pysyvään säiytykseen määrätyistä asiakirjoista otetaan paperituosteet. 2. Rovastikunta-arkistoa koskeva ainsäädäntö Tärkeimmät ääninrovastin arkistotoimeen ja asiakirjahaintoon vaikuttavat säädökset ovat kirkkoaissa ja kirkkojärjestyksessä. Arkistoakia (831/1994) noudatetaan sovetuvin osin, vaikka se ei sinänsä koske kirkoishaintoa. Muita ääninrovastin asiakirjahaintaan vaikuttavia akeja ovat mm. aki viranomaisen toiminnan jukisuudesta (621/1999) ei jukisuusaki ja sitä täydentävä asetus hyvästä tiedonhaintatavasta (1030/1999), henkiötietoaki (523/1999) ja haintoakin (434/2003). Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 1
Tähän asti ääninrovasti on uovuttanut arkistonsa seuraajaeen, joten hän on out virassaoonaan vastuussa myös aiempien ääninrovastien na kertyneestä aineistosta. Tämän säännön mukaan ääninrovasti siirtää rovastikunta-arkiston vanhan aineiston ja karttuvan arkistoaineistonsa tuomiokapituin arkistoon kuuden vuoden väein. Lääninrovasti ja tuomiokapitui sopivat keskenään edeisten äänirovastien arkistoaineiston järjestämisestä, uetteoinnista ja siirtämisestä. 3. Lääninrovastin tehtävät ja niistä syntyvän arkiston muodostuminen KJ 19 uvun 8 mukaan ääninrovastin tehtävänä on rovastikunnassa 1) edistää kirkon tehtävän toteutumista 2) vavoa, että tähän tehtävään kuuuvia toimia hoidetaan seurakunnissa uskoisesti sekä kirkon tunnustuksen, kirkkoain ja kirkkojärjestyksen ja kirkon vaaijärjestyksen sekä niihin perustuvien määräysten ja ohjeiden mukaan 3) asettaa rovastikunnaisia yhteistyöeimiä ja muutoinkin edistää seurakuntien yhteistyötä sekä johtaa rovastikunnaista toimintaa 4) huoehtia niistä muista tehtävistä, jotka ääninrovastie on säädetty tai määrätty taikka jotka piia tai tuomiokapitui on hänee antanut. Jukisuusain mukaan viranomaisea on otava ajantasainen arkistonmuodostussuunnitema. Sen tehtävänä on ohjata asiakirjojen ja tietojen käsitteyä. Lääninrovastin arkistonmuodostussuunniteman rakenne perustuu ääninrovastin tehtäviin ja toimintoihin ja niistä syntyviin asiakirjoihin. 0.1. Rovastikunnainen toiminta 0.2. Kirkon tehtävien toteutumisen edistäminen ja vavonta 0.3. Rovastikunnainen yhteistyö 4. Aineiston seuominen, järjestäminen ja uetteointi Lääninrovastin toiminnan tuoksena syntyneet asiakirjat arkistoidaan vuoden 2012 austa ähtien arkistonmuodostussuunniteman mukaan. Lääninrovastin kirjasto, säädöskokoemat, muiden viranomaisten kiertokirjeet, painotuotteet, esitteet ja muu tiedoksi tuut aineisto eivät kuuu arkistoon. Rovastikunnan asiakirja-aineisto vuosita 1920 2011 seuotaan, järjestetään ja uetteoidaan vuoden 1981 arkistosäännön ja takautuvan seuontaohjeen mukaisesti. Luetteoidun aineiston hävittäminen seuontapäätöksen mukaan sarjoittain on heppoa. Arkistouetteoon tehdään hävitysmerkinnät tai hävitetyistä asiakirjoista aaditaan hävitysuetteo. Tuomiokapituiin siirretään ainoastaan pysyvästi säiytettävää aineistoa. Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 2
4.1. Arkistokoteoiden nimiöinti Koteot nimiöidään arkiston järjestämisen yhteydessä. Jokaisen rovastikunnan arkisto säiytetään omana kokonaisuutenaan. Nimiö: - Hiippakunta - Rovastikunnan nimi - Asiakirjasarjan nimi (esimerkiksi Pappeinkokousten pöytäkirjat) - Vuosiuku tai vuodet (1967 1969) - Arkistotunnus ja arkistoyksikön tunnus ( esimerkiksi Cb 1 tai 0.1.2:1. Arkistotunnus muodostuu pääsarjan tunnuksesta C ja aasarjan tunnuksesta b sekä koteon yksiöivästä juoksevasta numerosta tai arkistonmuodostussuunniteman tehtäväuokan tunnuksesta 0.1.2 ja kaksoiisteen jäkeen tuevasta koteon yksiöivästä juoksevasta numerosta) MIKKELIN HIIPPAKUNTA Savoninnan rovastikunta Pappeinkokousten pöytäkirjat 2012 2014 4.2. Arkiston kuvaiu Arkiston kuvaiu tarkoittaa arkistonmuodostajan ja kertyneen arkistoaineiston kuvaamista tiedonhaun hepottamiseksi. Rovastikunnan arkisto kuvaiaan ennen tuomiokapituiin siirtämistä. Kuvaiu iitetään arkistouetteon yhteyteen. Kuvaiun tuee sisätää seuraavat tiedot: 1. Arkistonmuodostaja: - Hiippakunta ja edeinen hiippakunta - Rovastikunnan nimi ja edeiset nimet - Rovastikuntaan kuuuvat ja/tai kuuuneet seurakunnat - Rovastikunnan toimintavuodet - Lääninrovastit, toimintavuodet ja seurakunnat - Lyhyt historia arkistonmuodostajan toiminnasta Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 3
2. Arkisto: - Arkistoaineiston rajavuodet - Aineiston aatu ja puutteet (miä periaatteea aineisto on järjestetty ja viittaukset muihin arkistoihin) - Aineiston aajuus (hyymetreinä ja arkistoyksiköinä) - Aineiston käyttörajoitukset (esimerkiksi saassa pidettäviä tietoja jossakin sarjassa, huonokuntoiset asiakirjat) - Arkistouetteo, hävitysuetteo, diaari, hakemistot ja vastaavat (iitteinä) - Täydentävät tiedot - Arkiston järjestäjän nimi ja ajankohta, jooin järjestäminen, uetteointi ja kuvaiu on tehty Keskeiset käsitteet: Akti Arkisto Arkistointi Arkistokaavaa Arkistoaitos Arkistonhoito Asiakirjavihko, samaa asiaa koskevien asiakirjojen muodostama kokonaisuus Käsitteeä on kome perusmerkitystä: 1) arkistohuone 2) organisaatio tai aitos, joka säiyttää arkistoa 3) yhteisön tehtävien johdosta tai henkiön toiminnasta kertyneiden asiakirjojen kokonaisuus Asiakirjojen iittäminen arkistoon käsitteyn jäkeen ennata aaditun suunniteman mukaisesti Arkistoon sisätyvien pysyvästi säiytettävien asiakirjojen ja asiakirjaryhmien uokitteujärjestemä Opetusministeriön haintoaaan kuuuva aitos, joka koostuu Kansaisarkistosta ja sen aaisuudessa toimivasta seitsemästä maakunta-arkistosta. Aikaisempaan arkistoterminoogiaan kuuuva käsite, joa nykyisin tarkoitetaan ähinnä päätearkistoon kuuuvia tehtäviä kuten järjestämistä ja uetteointia. Arkistonmuodostussuunnitema Suunnitema, johon on tehtävittäin merkitty arkistonmuodostajan asiakirjat ja jonka mukaan asiakirjat iitetään arkistoon ja seuotaan. Arkistotia Arkistotunnus Huone, jossa säiytetään arkistoaineistoa. Pysyvästi säiytettävät asiakirjat tuee säiyttää tioissa, jotka täyttävät arkistoaitoksen arkistotiaohjeen vaatimukset. Kirjaimista tai numeroista koostuva merkkijono (signum), joka osoittaa arkistoyksikön pn arkistokaavan mukaan aaditussa arkistouetteossa. Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 4
Hävittäminen Hävitysuetteo Kuvaiu Luetteointi Määräajan säiytettävien asiakirjojen poistaminen arkistosta ja niiden tuhoaminen vahvistettujen säiytysaikojen umpeuduttua siten, että tietosuojanäkökohdat otetaan huomioon. Luetteo, johon merkitään mitä asiakirjoja tai asiakirjasarjoja on hävitetty, mihin hävittämiäätöksiin hävittäminen perustuu, sekä mioin, miten ja kenen toimesta hävittäminen on tapahtunut. Tiedot, jotka identifioivat ja kuvaavat arkistonmuodostajan ja sen toiminnasta kertyneen aineiston. Yksittäisten säiytysyksiköiden identifiointi ja merkintä uetteoon, jonka pääasiaisena tarkoituksena on aineiston fyysinen hainta. Määräinen säiyttäminen Määräinen säiyttäminen tarkoittaa sitä, että arvonmäärityksen jäkeen todetaan, että asiakirjoia ei oe arvoa, joka edeyttäisi niiden säiyttämisen määräämättömän pitkän ajan. Ks. pysyvä säiytys Nimiö Pysyvä säiytys Seuonta Signum Säiytysyksikön seässä tai kannessa oeva merkintä, joka imaisee arkistonmuodostajan, yksikön sisäön, aineiston rajauksen, mahdoiset tarkentavat tiedot, arkistotunnuksen sekä mahdoiset käyttörajoitukset Asiakirjojen arvonmäärityksessä ja päätöksissä käytetty imaus, joa tarkoitetaan asiakirjan säiyttämistä iman, että säiyttämisee on katsottu voitavan asettaa mitään rajaa. Asiakirjaisten tietojen määräiseen supistamiseen iittyvät toimenpiteet. Ks. arkistotunnus Säiytyssuunnitema Asiakirjojen säiytysaikoja koskeva suunnitema, joka sisätyy arkistonmuodostussuunnitemaan. Hyväksytty Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 Arkkipiia Kari Mäkinen Piiainkokouksen pääsihteeri Jari Jokkonen Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 5
ROVASTIKUNTA-ARKISTON ARKISTOSÄÄNTÖ A r k i s t o s ä ä n n ö n i i t e 1 ROVASTIKUNTA-ARKISTON ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA Tämä arkistonmuodostussuunnitema on käytössä jokaisessa rovastikunnassa vuoden 2012 austa ähtien. Arkistonmuodostussuunnitema perustuu ääninrovastin kirkkoaissa ja kirkkojärjestyksessä määritetyihin tehtäviin. Kukin äänirovasti voi yhdessä tuomiokapituin kanssa isätä tarvittaessa tehtäviä arkistonmuodostussuunnitemaan. Ne asiakirjat, jotka säiyvät pysyvästi seurakunnan tai tuomiokapituin arkistossa voidaan hävittää ääninrovasti arkistosta. Kunkin rovastikunnan asiakirjat arkistoidaan omana kokonaisuutenaan tuomiokapituin arkistoon. Arkistotunnukset annetaan vain pysyvästi säiytettävie asiakirjoie. Seuonnan hepottamiseksi asiakirjojen säiytysajat on pyritty pitämään yhtenäisinä, pysyvä säiytys () tai 5 vuotta. ROVASTIKUNTA-ARKISTO 0.1. Rovastikunnainen toiminta Päätöksenteko ja uetteoiden yäpitäminen Pappeinkokousten kooekutsuminen Virkaan asettaminen, vihkiminen ja siunaaminen 0.2. Kirkon tehtävien toteutumisen edistäminen ja vavonta Rovastikuntapäivien/ rovastikunnaisten neuvotteupäivien tai vastaavien kouutusten järjestäminen Muiden tiaisuuksien järjestäminen Yhteydenpito seurakunnan jäseniin ja yhteisöihin 0.3. Rovastikunnainen yhteistyö Rovastikuntakokouksen korvaavan toimieimen toiminta Rovastikunnaisen yhteistyön toiminnan suunnitteu ja raportointi Rovastikunnaisten toimikuntien toiminta Vaokuvat, ehtieikkeet ja muu erityisaineistot Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 6
TEHTÄVÄT JA NIISTÄ SYNTYVÄT ASIAKIRJA- KOKONAISUUDET saapunut (s) arkistointitapa säiytys arkistotunnus HUOMAUTUKSIA / ja aadittu () säiytysmuoto 0.1. Rovastikunnainen toiminta 0.1.1. Päätöksenteko ja uetteoiden yäpitäminen 0.1.1. viranhatijapäätökset/ päätööytäkirjat - kirkkoherrojen vapaasuunnitemat s 2 vuotta Lääninrovasti vahvistaa kirkkoherrojen vpaa-suunnitemat. Tuomiokapitui merkitsee tiedoksi seurakunnan pappien omasuunnitemat ja vapaasuunnitemat. - tiedoksi tueet rovastikunnan seurakuntien pappien vapaa-suunnitemat ja pappien virkavapaudet s Kirkkoherra vahvistaa seurakunnan pappien vapaa-ajat ja omasuunnitemat. Kirkkoherraa on oikeus myöntää seurakunnan muun papinviran hatijae enintään kuukauden pituinen virkavapaus. Vuosiomaa ja virkavapautta koskevasta kirkkoherran päätöksestä tuee ähettää imoitus ääninrovastie ja tuomiokapituiin. Tuomiokapitui vahvistaa kirkkoherrojen omasuunnitemat ja ääninrovastin vapaa-suunni-temat. Asiakirjat voidaan hävittää, kun niitä ei enää tarvita. Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 7
- rovastikuntakokouksen korvaavan toimieimen asettaminen 0.1.1. Päätös dokumentoituu äänirovastin uetteoon virkatoimista. - rovastikunnaisten yhteistyöeinten asettaminen 0.1.1. Päätös dokumentoituu äänirovastin uetteoon virkatoimista. Asettamiäätökseen iittyvät sopimukset ja säännöt ks. 0.3.2. Rovastikunnaisen yhteistyön toiminnan suunnitteu ja raportointi uetteo ääninrovastin virkatoimista 0.1.1. KJ 19:8. Lääninrovasti pitää uetteoa päätöksistään ja muista virkatoimistaan kuten esim. kappaaisen virkaanasettamisista, seurakunnan tiojen vihkimisistä ja siunaamisista. Luetteo virkatoimista säiytetään pysyvästi ääninrovastin arkistossa. Määräykset virkatoimista ja pyynnöt seurakunnista säiyvät tuomiokapituin ja/tai seurakunnan arkistossa. Näihin virkatoimiin iittyvät asiakirjat arkistoidaan seurakunnassa ja/tai tuomiokapituissa pysyvästi: - virkaanasettamiöytäkirjat (tuomiokapitui ja ko. seurakunta) - tehtävään siunaamiset (ko. seurakunta) - piiantarkastuksen jäkitarkastukset (tuomiokapitui ja ko. seurakunta) - ääninrovastin suorittamat yimääräiset tarkastukset (tuomiokapitui ja ko. seurakunta) - kappeeiden ja seurakuntataojen vihkimiset, jos niissä pidetään seurakunnan yhteisiä jumaanpaveuksia (tuomiokapitui ja ko. seurakunta) Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 8
- muiden seurakunnan toimitiojen siunaamiset (ko. seurakunta) - hautausmaiden ja siunauskappeeiden vihkimiset (tuomiokapitui ja ko. seurakunta) arkistontoimi - arkistonmuodostussuunnitema - arkistouetteot - sopimukset arkiston uovuttamisesta 0.1.1. Arkistonmuodostussuunnitema, arkistouetteot ja sopimukset arkiston uovuttamisesta säiytetään rovastikunta-arkiston yhteydessä tuomiokapituissa. Lääninrovasti säiyttää käsiarkistossaan käyttökopiot näistä asiakirjoista ja uovuttaa ne seuraajaeen. 0.1.2. Pappeinkokousten kooe kutsuminen - kokouskutsut / esitysistat - pöytäkirjat 2 vuotta 0.1.2. Tää tunnuksea arkistoidaan seaiset pappeinkokoukset, joissa ei oe pidetty vaaeja. Vaaikokousten kooekutsuminen - kokouskutsut - pöytäkirjat - vaaiiput Vaaikokousten pöytäkirjat arkistoidaan pysyvästi tuomikapituin arkistossa. Virkaan asettaminen, vihkiminen ja siunaaminen - tiaisuuden yhteydessä pidetyt puheet, saarnat ja esitemät Virkaan asettamisen, vihkimisen ja siunaamisen yhteydessä syntyneet asiakirjat säiytetään pysyvästi joko tuomiokapituin ja/tai ko. seurakunnan arkistossa riippuen siitä onko kyseessä tuomiokapituin vai seurakunnan toimintaprosessi. Tekijänoikeus säiyy ääninrovastia. Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 9
0.2. Kirkon tehtävien toteu- tumisen edistäminen ja vavonta 0.2.1. Rovastikuntapäivien / rovastikunnaisten neuvotteupäivien tai vastaavien kouutusten järjestäminen - ohjemat - aineistot - raportit ja paautteet s / s / asia-akti asia-akti asia-akti 2 vuotta 0.2.1. Yhtä rovastikuntapäivää, neuvotteupäivää tai vastaavaa kouutusta koskevat asiakirjat kootaan yhteen ja järjestetään asiaaktiksi. Aktit säiytetään järjestyksessä. 0.2.2. Vieraiujen, juhien ja muiden tiaisuuksien järjestäminen - kutsut ja kutsuvierasistat - ohjemat - saarnat, puheet, estemät asia-akti asia-akti asia-akti 0.2.2. Yhtä tapahtumaa koskevat asiakirjat kootaan yhteen ja järjestetään asia-aktiksi. Aktit säiytetään järjestyksessä 0.2.3. Yhteydenpito seurakunnan jäseniin ja yhteisöihin - saapuneet kirjeet - ähteneet kirjeet s asia-akti ks. huom. 0.2.3. Muihin ääninrovastin tehtäviin iittyvä kirjeenvaihto ja yhteydenpito arkistoidaan ko. tehtävän yhteyteen. Yhteydenpidossa seurakunnan jäseniin, yhteisöihin ja vastaaviin syntyneet pysyvästi säiytettävät saapuneet ja ähteneet kirjeet ja tuostetut sähköpostit kootaan asia-aktiksi. Kirjeiden säiytysarvo määräytyy niiden tietosisäön perusteea, riippumatta siitä on kirje ähetetty postissa, sähköpostia tai faxia. - Tavanomaiset käytännön toimiin iittyvät yhteydenotot voidaan hävittää kun asiat on hoidettu ja tehtävät suoritettu. - Historiaisesti merkittävä rovastikunnan toimintaa aajemmin iittyvä kirjeenvaihto tai siihen iittyvät tiedotteet ja vastineet säiytetään pysyvästi Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 10
- Sieunhoitoon ja rippiin iittyvät asiakirjat säiytetään ja hävitetään tietosuoja huomioiden. - Lääninrovastin henkiökohtainen kirjeenvaihto kuuuu ääninrovastie. - Kirjeenvaihto saattaa sisätää saaista tai arkauonteista tietoa (JukL 24 ), mikä on huomioitava asiakirjojen arkistoinnissa ja hävittämisessä. 0.3. Rovastikunnainen yhteistyö Kirkkohaituksen yeiskirje 22/2005 KJ 17:8 Rovastikuntakokouksen korvaavan toimieimen asettaminen 0.1.1. Päätös yhteistyöeimen asettamisesta säiyy viranhatijapäätösuetteossa 0.1.1. 0.3.1. Rovastikuntakokouk-sen korvaava toimiein - kokouskutsut ja esitysistat - pöytäkirjat - muistiot ja mietinnöt 2 vuotta 0.3.1. Käsiteyistä asioista yäpidetään pöytäkirjahakemistoa, joka voi muodostua myös esitys- / asiaistoista. Jos asiaista toimii pöytäkirjahakemistona, ei iitteitä tue arkistoida kahteen kertaan. Pöytäkirjan iitteeksi merkitään ja otetaan vain seaiset pysyvästi säiytettävät asiakirjat, jotka eivät säiy muuaa pysyvästi. Vähämerkitykseiset tiedoksi tueet asiakirjat tai pyytämättä tueet tarjoukset ja vastaavat voidaan hävittää heti kun kokous on pidetty. Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 11
Rovastikunnaisten yhteistyöeinten asettaminen 0.1.1. Päätös yhteistyöeimen asettamisesta säiyy viranhatijapäätösuetteossa 0.1.1. 0.3.2. Rovastikunnaisen yhteistyön toiminnan suunnitteu ja raportointi - yhteistyösopimukset - säännöt - toimintasuunnitemat ja taousarviot - toimintakertomukset voa + 2 vuotta 0.3.2. Käytön hepottamiseksi kaikki yhteistyösopimukset ja säännöt kootaan yhden vaippaehden väiin sarjoiksi. Samoin kaikki äänirovastin toiminnasta ja ääninrovastin asettamien yhteistyöeinten toiminnasta kertyvät toimintakertomukset, taousarviot ja vastaavat asiakirjat kootaan yhden vaippaehden väiin kokonaisuudeksi, eikä niitä iitetä pöytäkirjoihin. 0.3.3. Rovastikunnaiset toimikunnat, työryhmät ja vastaavat - kokouskutsut ja esitysistat - pöytäkirjat - muistiot 2 vuotta 0.3.3.1 0.3.3.2. ks. huom. Jokaisen toimikunnan asiakirjat arkistoidaan kokonaisuudeksi ja se saa oman tunnuksen esimerkiksi: 0.3.3.1. Nuorisotyön toimikunta 0.3.3.2. Lähetys- ja diakoniatoimikunta jne. 0.3.4. Vaokuvat, ehtieikkeet ja muu erityisaineisto s / / asia /hm 0.3.4. Vaokuvat voidaan arkistoida sen asiakokonaisuuden yhteyteen, jossa ne ovat syntyneet tai vaihtoehtoisesti kootaan vaokuvakokoema. Vaokuvissa tuee oa tarvittavat metatiedot: asia/henkiöt, paikka, ja vaokuvaajan nimi. Arkistoaitos on 3.8.2010 antamassaan yeiäätöksessä vationhainnon asiakirjoista (AL/19273/07.01.01.00/2008) rajannut määräiseen säiytykseen mediaseurannan tuoksena 1.1.2000 akaen kertyneet aineistot (ehtieikkeet) niiden säiytysmuodosta riippumatta. Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 12
ROVASTIKUNTA-ARKISTON ARKISTOSÄÄNTÖ A r k i s t o s ä ä n n ö n i i t e 2 ROVASTIKUNTA-ARKISTON TAKAUTUVA SEULONTAPÄÄTÖS 1920 2011 SYNTYNEELLE ASIAKIRJA-AINEISTOLLE Johdanto Tämä takautuva hävitysohje koskee vuosina 1920 2011 syntyneitä asiakirjoja. Takautuvan hävitysohjeen pohjana on piiainkokouksen 10.2.1981 hyväksymä rovastikuntien arkistosääntö ja siihen iittyvät arkistokaava ja asiakirjojen säiytysajat. Ohjeessa mainitsemattomat ääninrovastie saapuneet asiakirjat voidaan hävittää. Itse aadittujen asiakirjojen säiytys määriteään niiden tietosisäön mukaan. Hävitetyt asiakirjasarjat merkitään hävitysuetteoon. Asiakirjojen säiyttämisessä ja hävittämisessä on huomioitava jukisuusain ja henkiötietoain määräykset. Saaista tietoa sisätävä aineisto hävitetään tietosuoja huomioon ottaen sippuamaa tai pottamaa. Rovastikunnissa ei oe vättämättä syntynyt kaikkia vuoden 1981 arkistosäännön mukaisia asiakirjoja. Tähän ohjeeseen on isätty muutamia asiakirjasarjoja, joiden säiyttäminen tai hävittäminen on hauttu ohjeistaa tarkemmin kuin vuoden 1981 kaavassa. Lisätyt asiakirjasarjat on aeviivattu. Kaikki ennen vuotta 1920 rovastikunnassa syntyneet asiakirjat säiytetään pysyvästi. Arkistoaineiston säiytysajat ja hävittämisen edeytykset asiakirjasarjoittain A DIAARIT JA PÄIVÄKIRJAT Aa Saapuneiden kirjeiden diaarit säiytetään pysyvästi Ab Lähetettyjen kirjeiden diaarit säiytetään pysyvästi Ac Lääninrovastin päiväkirjat säiytetään pysyvästi Ad Postikirjat 5 vuotta / pysyvästi isäys Ae Luetteot virkatoimista säiytetään pysyvästi Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 13
5 vuotta vanhemmat postikirjat voidaan hävittää, jos ääninrovasti on pitänyt diaaria. Jos postikirja on ainoa rovastikunnassa säiynyt kirjeuetteo, säiytetään postikirja pysyvästi. Lääninrovasti yäpiti aiemmin ääninrovastin päiväkirjaa (Ac). Päiväkirjan sijasta ääninrovasti on pitänyt vuodesta 1994 ähtien uetteoa virkatoimista (Ae) ja päätööytäkirjaa/päätösuetteoa (C-sarja). B LUETTELOT Ba Henkiöuetteot ja -kortistot hävitetään Bb Arkistouetteot säiytetään pysyvästi Bc Kirjastouetteot säiytetään pysyvästi Bd Kaustouetteot hävitetään tai siirretään ko. seurakunnan arkistoon Tavaisesti ääninrovasti saa tuomiokapituista käyttöönsä uetteot papeista ja äänioikeutetuista. Näitä tietoja ei tarvitse säiyttää ääninrovastin arkistossa pysyvästi. Vanhentuneet ja epätäydeiset uetteot rovastikunnan papeista on hävitettävä tietosuoja huomioiden (Henkiötietoaki 9 ja 34 ). Lääninrovastin kirjasto ei kuuu arkistoon. Kirjastouetteo sen sijaan on rovastikunnan arkistoon kuuuva asiakirja. Lääninrovastin kirjastossa oeviin painettuihin aineistoihin soveetaan kirkkohaituksen ohjetta seurakuntien arkiston takautuvasta seuonnasta (tekeiä). Lääninrovastie tiedoksi tueet seurakunnan kaustouetteot voidaan hävittää tai tarvittaessa siirtää seurakunnan arkistoon. C PÖYTÄKIRJAT isäys Ca Rovastikuntakokousten pöytäkirjat ja vuodesta 2004 rovastikuntakokouksen korvaavan toimieimen pöytäkirjat säiytetään pysyvästi Caa Vamisteutyöryhmän pöytäkirjat säiytetään pysyvästi kuten aa oevassa tekstissä on mainittu Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 14
Cb Pappeinkokousten pöytäkirjat säiytetään pysyvästi vrt. Cf Cc Rovastikunnaisten toimikuntien pöytäkirjat Cca Yhteistyötoimikunnan pöytäkirjat säiytetään pysyvästi Ccb Diakoniatoimikunnan pöytäkirjat säiytetään pysyvästi Ccc Lähetystyötoimikunnan pöytäkirjat säiytetään pysyvästi Ccd Nuorisotyötoimikunnan pöytäkirjat säiytetään pysyvästi Cce Kasvatusasiain toimikunnan pöytäkirjat säiytetään pysyvästi Ccf Kirkkomusiikkitoimikunnan pöytäkirjat säiytetään pysyvästi Cd Rovastintarkastuöytäkirjat hävitetään (tki säiyttää pysyvästi) Ce Taoudeisten katsemusten pöytäkirjat hävitetään (tki säiyttää pysyvästi) Cf Vaaipöytäkirjat hävitetään (tki säiyttää pysyvästi) isäys Lääninrovastin päätösuetteot säiytetään pysyvästi (asiakirjasarja saa ensimmäisen vapaana oevan C sarjan tunnuksen) Pöytäkirjat säiytetään pysyvästi. Pöytäkirjan iitteenä on yeensä kokouskutsu ja esitysista tai asiaista sekä muita iitteitä, kuten hartaustekstejä, austuksia ja aoitteita. Tämä kokonaisuus säiytetään seaisenaan. Pöytäkirjan ja esitysistan iitteinä oevat muussa yhteydessä pysyvästi säiyvät asiakirjat ja niiden kopiot hävitetään. Näitä ovat muun muassa muiden kokousten tiedoksi tueet pöytäkirjat, vir- Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 15
kamääräykset, vuosioma- ja omasijaisuusmääräykset, vapaa-suunnitemat ja vähämerkitykseiset ähetekirjeet, tuomiokapituita tiedoksi tueet päätökset, painotuotteet ja asiakirjojen kaksoiskappaeet. Rovastikuntakokousten pöytäkirjoissa oevista aoitteista on hyvä aatia hakemisto, koska aoitteet kuvaavat erityisen hyvin rovastikunnaista toimintaa. Tuomiokapituin ja/tai seurakunnan arkistossa pysyvästi säiytettävät virkaanasettamisten ja vihkimisten yhteydessä aaditut pöytäkirjat, piian määräyksestä toimitettujen tarkastusten pöytäkirjat (rovastintarkastukset, taoudeiset katsemukset), vaaipöytäkirjat (piia, asessori, ääninrovasti, kirkoiskokousedustajat, hiippakuntavatuuston jäsenet) voidaan hävittää rovastikunnan arkistosta. Seaiset pappeinkokousten pöytäkirjat, joissa ei oe toimitettu vaaia, säiytetään pysyvästi rovastikunnan arkiston yhteydessä. D KONSEPTIT JA TOISTEET Da Kirjekonseptit ja -toisteet harkinnan mukaan Db Kuuutukset ja imoitusten toisteet hävitetään Dc Vuosi- ja toimintakertomukset säiytetään pysyvästi isäys Kurinpitotoimiin ja tai kanteuihin iittyvät esitutkinta-asiakirjat hävitetään E SAAPUNEET ASIAKIRJAT Ea Tuomiokapituita saapuneet kirjeet ja päätökset hävitetään Eb Kirkkohaitukseta saapuneet kirjeet ja päätökset hävitetään Ec Seurakunnita ja papistota saapuneet kirjeet säiytetään pysyvästi kuten aa oevassa tekstissä on mainittu Ed Kirkoisten viranomaisten kierto- ja yeiskirjeet hävitetään Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 16
Ee Vation viranomaisten kirjeet ja päätökset hävitetään Ef Kunnaisten viranomaisten kirjeet ja päätökset hävitetään Eg Kansaaiskirjeet säiytetään pysyvästi kuten aa oevassa tekstissä on mainittu isäys Tutkintapyynnöt kurinpitotoimiin ja tai kanteuihin iittyvissä asioissa hävitetään Lääninrovastin kirjeenvaihto (sarjat D, E ja F) sisätää suuren määrän vain tiedoksi tueita kirjeitä, joita ei oe tarkoituksenmukaista säiyttää pysyvästi. Näitä ovat eriaiset ähetekirjeet, virkamääräykset, otteet ja yhennysotteet tuomiokapituin tai seurakunnan päätöksistä, tuomiokapituin, kirkkohaituksen, kirkoiskokouksen tai piiainkokouksen tiedoksi tueet päätökset, kirjeet ja kiertokirjeet, vation ja kunnan viranomaisten kirjeet ja päätökset. Myös muut kyseyt ja yhyen a merkitykseiset imoitusuonteiset kirjeet hävitetään. Näiden kirjeiden säiytys on 2 vuotta. Sarja Dc Vuosi- ja toimintakertomukset sisätää rovastikunnan toimintakertomukset, toimikuntien toimintakertomukset ja kertomuksen ääninrovastin toiminnasta. Vuosikertomukset ja toimintakertomukset säiytetään pysyvästi rovastikunnan arkistossa, vaikka ne voivat säiyä pysyvästi myös seurakunnan ja tuomiokapituin arkistossa. Kansaaiskirjeet, jotka koskevat uskonnoista eämää, kirkoista tapaa ja ooja, säiytetään pysyvästi. Rovastikunnan toimintaa koskevat kirjeet säiytetään, jos ne eivät säiy muussa yhteydessä pysyvästi. F KIRJEISTÖ G TILIASIAKIRJAT Ga Rahastojen tiikirjat säiytetään pysyvästi Gb Tiitykset ja tositteet (rahastot ja toiminta) 6 vuotta Vanhat manuaaiset tiikirjat säiytetään pysyvästi. Kaikki tositteet ja muu kirjanpitoaineisto hävitetään kirjanpitoain mukaisesti. Pakkakortit tai vastaavat tiedot säiytetään 50 vuotta pakkahainnosta vastaavan seurakunnan arkistossa. Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 17
H SISÄLLÖN MUKAAN JÄRJESTETYT ASIAKIRJAT Ha Omistusasiakirjat säiytetään pysyvästi kuten aa oevassa tekstissä on mainittu Hb Sopimukset säiytetään pysyvästi kuten aa oevassa tekstissä on mainittu Hc Rovastikunnaista yhteistyötä koskevat asiakirjat säiytetään pysyvästi kuten aa oevassa tekstissä on mainittu Hd Diakoniatyötä koskevat asiakirjat säiytetään pysyvästi kuten aa oevassa tekstissä on mainittu He Lähetystyötä koskevat asiakirjat säiytetään pysyvästi kuten aa oevassa tekstissä on mainittu Hf Nuorisotyötä koskevat asiakirjat säiytetään pysyvästi kuten aa oevassa tekstissä on mainittu Hg Kasvatusasioita koskevat asiakirjat säiytetään pysyvästi kuten aa oevassa tekstissä on mainittu Hh Kirkkomusiikkitoimintaa koskevat asiakirjat säiytetään pysyvästi kuten aa oevassa tekstissä on mainittu Omistusasiakirjat ja sopimukset säiytetään voimassaooajan + 2 vuotta. Jos niissä on oennaista tietoa rovastikunnan toiminnasta, säiytetään ne pysyvästi. Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 18
Jos H-sarjassa säiytetyt rovastikunnaista yhteistyötä koskevat sarjat (Hc Hh) sisätävät samoja pysyvästi säiytettäviä asiakirjoja kuin vastaavien toimikuntien pöytäkirjat, saapuneet ja ähetetyt kirjeet tai toimintakertomukset ja vastaavat, voidaan ne hävittää. Tärkeät rovastikunnaisesta toiminnasta kertovat asiakirjat säiytetään pysyvästi. I KARTAT JA PIIRUSTUKSET Lääninrovastin arkistossa ei säiytetä kirkkojen ja kirkoisten rakennusten piirustuksia. Ne säiytetään pysyvästi seurakunnan arkistossa. Jos rovastikunnan arkistossa on kirkoisten rakennusten piirustuksia, ne siirretään tarvittaessa seurakunnan arkistoon. Siirrosta tehdään merkintä rovastikunnan arkistouetteoon ja seurakunnan arkistouetteoon. K TILASTOASIAKIRJAT Ka Väkiuku- ja väestömuutostiastot säiytetään pysyvästi seurakunnan arkistossa kuten aa oevassa tekstissä on mainittu Kb Seurakuntaeämää koskevat tiastot ja imoitukset säiytetään pysyvästi kuten aa oevassa tekstissä on mainittu Yksittäisen seurakunnan väkiukutiastot ja väestömuutostiastot sekä seurakuntaeämää koskevat tiastot ja imoitukset 1960-uvuta ähtien säiyvät pysyvästi seurakunnan ja kirkkohaituksen arkistossa. Ne voidaan hävittää rovastikunnan arkistosta. 1920-1959 tiastot iitetään ko. seurakunnan arkistoon, mikäi seurakunnan arkistot ovat näitä osin puutteeiset. Muutoin nekin voidaan hävittää. Rovastikunnan yhteenvedot väkiukutiastoista ja väestömuutoksista ja seurakuntaeämää koskevat rovastikunnaiset yhteenvedot voidaan säiyttää pysyvästi. L AUTOMAATTISEEN TIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT ASIAKIRJAT (ei käytössä) M SUUNNITELMAT, TUTKIMUKSET, MUISTIOT JA PUHEET Rovastikunnan toimesta syntyneet suunnitemat, tutkimukset, muistiot ja puheet säiytetään pysyvästi, jos ne eivät säiy seurakunnan tai tuomiokapituin arkistossa pysyvästi. Lääninrovastin virkaanasettamis-, vihkimis- ja siunaustiaisuuksien yhteydessä pidetyt saarnat ja puheet kootaan omaksi sarjaksi ja säiytetään pysyvästi. Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 19
S ELOKUVAT JA ÄÄNITTEET Eokuvat ja äänitteet, jotka kertovat rovastikunnan toiminnasta ja tiasta ja jotka eivät säiy seurakunnassa tai tuomiokapituissa, säiytetään pysyvästi. Muut eokuvat ja äänitteet voidaan ahjoitta johonkin kuttuuri- tai muistiorganisaatioon tai hävittää. T MIKROFILMIT U MUUT ASIAKIRJAT Ua Rovastikunnaiset jukaisut säiytetään pysyvästi Ub Vaokuvat säiytetään pysyvästi harkinnan mukaan isäys Uc Lehtieikkeet säiytetään pysyvästi harkinnan mukaan isäys Ud Vieraiut, juhat ja muut tiaisuudet säiytetään pysyvästi harkinnan mukaan Rovastikunnan omista jukaisuista säiytetään yksi kappae pysyvästi. Muut jukaisut hävitetään, kun niitä ei tarvita rovastikunnan työn tukena. Jukaisut voidaan sijoittaa myös seurakunnan tai tuomiokapituin kirjastoon. Rovastikunnan toiminnasta kootut ehtieikkeet ja rovastikunnan toiminnasta kertovat vaokuvat voidaan säiyttää pysyvästi. Vaokuvat ja ehtieikkeet on varustettava riittävin tunnistetiedoin. Vaokuvia jukaistaessa on huomioitava vaokuvan tekijänoikeudet ja huoehdittava vaokuvan voimassa oevasta käyttöoikeudesta. Myös ehtieikkeiden jakeussa on huomioitava tekijänoikeudet. Rovastikunnan arkistoon joutuneet seurakunnan tai tuomiokapituin toiminnasta kertovat vaokuvat iitetään seurakunnan ja tuomiokapituin vaokuvakokoemaan. Rovastikunnaisiin vieraiuihin, juhiin ja muihin tiaisuuksiin iittyvät asiakirjat kootaan tapahtumittain asia-akteiksi ja merkitykseinen aineisto, kuten kutsut, ohjemat, kutsuvierasistat, puheet ja esitemät säiytetään pysyvästi. Piiainkokous hyväksynyt Saossa 13. päivänä syyskuuta 2011 20