Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti 1/2010 Arkivlänet Västernorrland esittelyssä kansikuva ja sivut 12-15 Pohjola: Euroopan yhteistyö tärkeää sivut 16-17 TEEMA: ASIAKIRJAHALLINTO KRIISISSÄ? Kehittämisellä huutava tarve sivut 18-19 Heather Jack ja käytännöt sivut 20-22 Järjestelmien aika jo ohi? sivut 23-25
FAILI 1/2010 Toimitus Päätoimittaja: Osmo Palonen, Mikkelin Ammattikorkeakoulu osmo.palonen@liikearkistoyhdistys.fi Julkaisutyöryhmä Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto, Matti Happonen, Kela Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto, Rauni Bildjushkin, Espoon kaupunki, Riitta Itälä, Toimihenkilöarkisto; Juho Rännäli, Tulli Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txt-muodossa tai rtf- tai doc-muodossa. Valokuvat JPEG tai TIFF-muodossa. Pakettiformaatteja, kuten docx, pyydetään välttämään. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 50, opiskelijat 10 euroa. ISSN 1237-2196 Painosmäärä 550 kpl Julkaisijat Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, 00101 HELSINKI www.liikearkistoyhdistys.fi Puh. 050 550 6093, Faksi (09) 325 6093 Talle ry, www.talle.fi Tilaukset Carl-Magnus.Roos@liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin 040 546 6999 Ilmoitushinnat 1/1 sivu takakansi 4-väri 1200 1/1 sivu 3. kansi 4-väri 1000 1/1 muut sivut 4-väri 800 ½ muut sivut 4-väri 500 Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa 20%, 2 ilmoituskertaa 10%. Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu. Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut. Hintoihin lisätään alv 22 %. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi, tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows. Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK. Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Aineiston toimitusosoite: osmo.palonen@liikearkistoyhdistys tai Osmo Palonen, Harjukatu 3 C, 50120 Mikkeli Paino: Laine Direct Oy, Järvenpää 2010 SISÄLTÖ PÄÄKIRJOITUS 3 Asiat asioina! Osmo Palonen INSIDER Mapilla päähän IT-osaamiselle Insider 4 TAPAHTUMAT Cidoc CRM kaikille muistiorganisaatioille 6 Mika Nyman Tarve sähköiselle säilytyspalvelulle on kasvamassa 7 Olli Alm Laaja kattaus Data Managementisssä Tuija Lax 9 ORGANISAATIOT Arkivlänet Västernorrland - en utvecklingresurs Kenneth Hänström 12 HENKILÖT Kansainvälinen yhteistyö tärkeä osa kehittämistä Osmo Palonen 16 TEEMA: ASIAKIRJAHALLINTO KRIISISSÄ? Huutava tarve tiedonhallinnan kehittämisellä 18 Aulikki Pakanen ja Juho Rännäli Käytännön strategioita asiakirjahallintoon 20 Heather Jack, kääntäjä Juho Rännäli Ajaako aika ohitse asiankäsittelyjärjestelmistä Pekka Henttonen 23 JÄRJESTÖT LAY:n hallitus esittäytyy Osmo Palonen 25 TUTKIMUS Asiakirjoja ei käytetä huvin vuoksi Marjo Rita Valtonen 26 TULLAAN TUTUKSI Kuinka monta sulkuporttia on Panaman kanavassa? Sari Järn 28 ABSTRACTS Faili 1/2010 30 Kannen pääkuva: Västernorrlannin arkistoläänin maisemaa kuvattuna sukututkimuksen keskus SVAR:n pihalta. Västernorrlannissa, jonka itäkumppani Östernorrlanti, sittemmin Öseterbotten oli Suomen puolella, riittää luontoa ja arkistotoimintoja. Kuva Osmo Palonen. Artikkelien kuvat kirjoittajien, ellei muuta mainintaa. 2 FAILI nro 1 / 2010
PÄÄKIRJOITUS Asiat asioina! Tässä Failin numerossa kirjoitetaan paljon asiakirjahallinnosta. Monet, kuten teeman kirjoittajamme sanovat, että ala on kriisissä. Päätoimittajan oikeudella varustin teeman kuitenkin kysymysmerkillä. Vaikka maailmassa moni asia on muuttunut ja muutos on tuonut myös uusia toimijoita, asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmiä otetaan kuitenkin käyttöön ja moninaista järjestelmäkenttää yritetään saada rakennettua ainakin hallinnon puolella sähköiseen toimintatapaan sopivaksi. Eikä sekään työ ajoittaisesta kiivasta keskustelusta huolimatta ole aivan hedelmätöntä. Kannattaa lukea teemaamme, koska on selvää, etteivät vanhat konstit enää ole parempia kuin pussillinen uusia. Paitsi konstit myös ajattelu on uusittava, kun ryhmätyöohjelmistot ja sosiaalinen media käy päälle kuin yleinen syyttäjä. Kaiken järjestelmätohinan keskellä on aina muistettava kysyä miksi? Tavoitteenahan on, että kansalaisilla olisi hyviä palveluja ja hallinto hoidetaan hyvin. Kannattaa muistaa ettei hallinnon prosesseja voida rakentaa kulloistenkin twittereiden ehdoilla, vaan niiden on perustuttava lakiin ja lainsäätäjien asettamiin tavoitteisiin. Toisella puolella on asiaa katsottava myös käyttäjän näkökulmasta. Kriisi syntyy, jos insinöörien suunnittelemat järjestelmät tekevät hyvän hallinnon noudattamisen perin vaivalloiseksi vain siitä syystä, että järjestelmien suunnittelu on tehty järjestelmien suunnittelijoiden, ei niiden käyttäjien näkökulmasta. Jos suunnittelijat haluavat vielä virheellisesti väittää ettei laki koske heitä, ollaan syvällä suossa. Yksi kriisin ilmentymä on juuri tässä. Esimerkiksi sähköisessä asioinnissa syntyy asioita, jotka käynnistävät tai vievät eteenpäin asioiden käsittelyprosesseja ja tuottavat asiakirjoja, väittivätpä tuotepäälliköt tai tietohallintojohtajat mitä tahansa. Hallinnossa asiat on pidettävä asioina, joiden käsittelyssä syntyy asiakirjoja, joita on käsiteltävä asianmukaisesti. Yrityksissäkään ei näihin kysymyksiin voi suhtautua sen leväperäisemmin. Jos sähköisestä tilauksesta tai reklamaatiosta ei synny oikeita jälkiä dokumentteina, vaarassa on koko liiketoiminta. Ei sillä ole merkitystä, kirjataanko asiat mustakantiseen muistikirjaan vai tietokantaan, mutta kun tulee syy nostaa asia esiin, se, jonka tiedot ovat todistusvoimaisempia voittaa. hhh Yritin viime numerossa välittää terveisiä professori Karen Andersonilta Härnösandista siitä, että tiedon hallinnassa oleellista on ymmärtää tietoa, ei niinkään sen hallintaa. Tietojohtamisessa on kysymys tiedon ymmärtämisestä, ei välineistä. Ilokseni pääsin tässäkin numerossa sivuamaan asiaa välittäessäni emeritus arkistoneuvos Raimo Pohjolan näkemyksiä. Samalla tavalla kuin australialaislähtöinen ruotsalaisyliopiston professori, myös asiakirjahallinnan kokenut ammattilainen muistutti, että hallinnon kehittämiseen liittyvien IT-hankkeiden epäonnistuminen on osoitus huonosta tietojohtamisesta. On ymmärrettävä, että IT on vain väline, joka on taivutettava tekemään tietojohtaminen mahdolliseksi. Aivan samalla tavalla kuin journalismi on väline, jonka avulla voidaan tehdä hyviä lehtiä tai sähköisen median ohjelmia. Siis kuten Sir Winston Churchill totesi sodan olevan aivan liian vakava asia jätettäväksi sotilaille, päätoimittaja muistuttaa taas kerran IT:n olevan liian vakava asia jätettäväksi ITammattilaisille. hhh Tässä numerossa saamme myös suoraa tietoa maailmalta. Teemassamme asiakirjahallinnon konsultti Heather Jack kirjoittaa lukijoillemme Juho Rännälin avustuksella asiakirjahallinnan kriisistä ja Härnösandin maakunta-arkiston johtaja Kenneth Hänström esittelee miten Keski-Ruotsiin on syntynyt arkistoihin ja niihin liittyvään toimintaan erikoistunut alue, jonka kehittämisessä ovat olleet mukana niin lääninhallinto, kunnat kuin Ruotsin arkistohallinto. EU-rahoituksesta apua ottaen tulokset ovat vakuuttavia. Miten tämä on tehty, joudutte selvittämään toisella kotimaisella, mutta uskon ettei se ole lukijoillemme ongelma. Toivottavasti se on opiksi ja ojennukseksi täällä itäpuolella Pohjanlahteakin, ehkä ihan Mikkelissä asti. hhh Uusi vuosi tuo väistämättä uusia asioita. Failin osalta tällä kerralla se näkyy uuden nimimerkin ilmestymisellä lehden kirjoittajien joukkoon. Kuten lukijat muistanevat Triangeli hyvästeli lukijat viime vuoden nelosnumerossa, mutta nyt saatte tutustua uuteen nimimerkkikirjoittajaamme. Ensimmäisen pakinan kunniaksi Insider pääsikin heti seuraavalle sivulle pääkirjoituksen jälkeen. Muistakaa myös, että Indsider voi tarkkailla teitä... Osmo Palonen Päätoimittaja FAILI nro 1 / 2010 3
dollisimman nopeasti ja paljon skannattuja sivuja, ei asiakaspalvelun tai säilymisen kannalta tärkeintä aineistoa säilymään. Syynä oli valtion hätääntynyt pyrkimys näyttää EU:lle, että emme ole Euroopan viimeisenä maana sisällöntuottajana. Vastauksia Suomen it-asioiden hoitoon, tehottomuuteen ja rahojen tuhlailevaan käyttöön on useita. Ylin ohjaus puuttuu. Kukaan ei kanna kokonaisvastuuta viranomaisten it-asioiden hoidosta. Ministeriöt ja jopa ministeriöiden eri osastot käyttävät omia järjestelmiä, jotka eivät ole yhteiskäytössä, koska meidän toimintamme on niin erilaista ja vaativaa, että yhteinen ohjelma ei sovi meille. Suuret it-hankkeet valtio on ulkoistanut muutamalle suurelle yhtiölle ja niiden intressissä on tehdä mahdollisimman monta ohjelmaa ja rahastaa ensin kalliin konsultin käytöstä, kun virkamiehillä ei ole aikaa, taitoa eikä oikeaa asennetta paneutua itasioiden kehittelyyn. Suunnittelun jälkeen valtio, kunta tai organisaatio ostaa it-yhtiöltä konsultin suunnitteleman ohjelman, testaa sitä, toteaa virheet ja maksaa sitten virheiden korjaamisesta sievoisen summan, ja lopuksi maksaa vuosittain kalliin lisenssimaksun. Ja sitten sanotaan, että ostettiin tietojärjestelmä avaimet käteen periaatteella. Onko tässä järkeä? Arkistoasioissa Suomi kuvittelee olevansa niin kehittynyt maa, että täällä it-kehitystyö pitää kokonaan tehdä itse. Maailmalla on paljon kehittyneitä ja testattuja ohjelmia arkistokäyttöön, joita Suomessakin voitaisiin hyödyntää. Emme me niin erinomaisia ja erilaisia ole, etteivätkö kansainväliset ohjelmat toimisi meidänkin aineistoissa ja samlla olisi kansainvälinen yhteensopivuus taattu. Saisimme jopa käytännössä testattuja järjestelmiä. jhh Sitten vastauksia esittämiini kysymyksiin. Yhteisymmärrys on taattu, kun itse kysy ja itse vastaa. Eivät rahat hukkaan ole menneet. Ne ovat tuoneet työtä lukuisille konsulttiyrityksille ja it-taloille, jotka ovat räätälöineet jokaiselle ministeriölle, aluehallintoviranomaiselle, terveydenhoitoyksikölle, kunnalle, organisaatiolle ja erittäin tärkeää työtä tekevälle organisaation osastolle oman ohjelman, joista sitten rakennetaan siirto-ohjelmat tarpeellisille tahoille. Viimeisen kysymyksen jätän ilmaan, voisiko asian hoitaa toisella tavalla ja yksinkertaisemmin. FAILI nro 1 / 2010 5
...mitä tahansa jestelmineen. sisältöä - muutakin kuin Toisaalta tulee arvioida viranomaisen uudelleen ne asiakirjoja - on vaatimukset, voitava hakea jotka asiakirjahallinnassa samanaikaisesti kaikista organisaation tietovamioon. Jos otetaan huorannoista.. käytettävyyttä halutaan kehittää, on pohdittava, kuinka asiakirjahallinnan ydinprosesseja voidaan keventää. Tällä hetkellä näyttää siltä, että käyttäjät kokevat heille asetetut vaatimukset liian raskaiksi. Mikäli toimenpiteisiin kulutettu aika on kohtuuton, tietojärjestelmä vaivalloinen käyttää, tai käyttäjät eivät sitoudu tietojärjestelmän käyttöön, ei voida puhua asianmukaisesta toimintatavasta tai onnistuneesta tietojärjestelmähankkeesta. Esimerkiksi edellä mainittuja asianhallintajärjestelmiä on toteutettu perinteisesti arkistonhoitajan tai kirjaajan näkökulmasta. Mitäpä, jos asettuisimme hetkeksi käyttäjän asemaan. Tarpeet ovat erilaisia Asiakirjahallinnon arvo organisaatiolle syntyy siitä, että se tukee ydinprosessien suorittamista ja niihin liittyviä tiedonhallinnan tarpeita. Organisaatiot ovat erilaisia. Myös niiden tiedonhallintatarpeet ja -ratkaisut poikkeavat toisistaan. Hallintopainotteisen organisaation haasteet poikkeavat niistä, jotka suuri monialaorganisaatio kohtaa toiminnassaan. On organisaatioita, jotka hoitavat ydinprosessejaan pääasiassa yhden tietojärjestelmän avulla, mutta on myös organisaatioita, joilla on käytössään kymmenittäin operatiivisia tietojärjestelmiä, ja niissä miljoonia dokumentteja. Jotkut organisaatiot käsittelevät pääosin määrämuotoisia asioita, kuten lupa- ja valitusasioita, toisten organisaatioiden toimintaa on vaikeaa mallintaa, koska asioiden hoitamisessa on erilaisia variaatioita. On selvää, että valitut ratkaisut voivat myös olla erilaisia. Organisaatioiden toimintaympäristö myös vaihtelee. Esimerkiksi EU ja sotilasyhteistyö asettavat vaatimuksia toiminnalle. Kansainvälisen yhteistyön ja tiedonvälityksen edelleen tulevaisuudessa kasvaessa voidaan kysyä, tarvitaanko erillisiä kansallisia ratkaisuja. Jatkossa niille tulee olla hyvin vahvat perustelut. Tavoitetilassa onnistumme huomioimaan niin käyttäjien tarpeet, organisaation toiminnan ja tuottavuustavoitteet kuin toimintaan kohdistuvat säädösvaatimuksetkin. Kova tavoite - miten se on saavutettavissa? Uutta ajattelua tarvitaan Tiedon tallentamisessa, tunnistamisessa ja käyttöönotossa meidän tulisi rohkeasti hakea uusinta saatavilla olevaa tietotekniikkaa ja edistyneempiä menetelmiä sen sijaan, että pitäytyisimme tuttuihin ja turvallisiin paperimaailmasta periytyviin ratkaisuihin. Tiedon tallentamisen on oltava vaivatonta ja mitä tahansa sisältöä - muutakin kuin viranomaisen asiakirjoja - on voitava hakea samanaikaisesti kaikista organisaation tietovarannoista. Tämä edellyttää luontevaa yhteistyötä tietotekniikan ammattilaisten kanssa. Jos onnistumme, voimme ehkä tulevaisuudessa bussissa matkustaessamme kuulla, miten asiakirjahallinto on edesauttanut sellaisen tietojärjestelmän käyttöönotossa, jota ei koeta rasitteeksi, vaan työkaluna, joka aidosti helpottaa jokapäiväisten työtehtävien suorittamista. Mielestämme nyt on syytä aloittaa perustavaa laatua oleva keskustelu siitä, mihin asiakirjahallinto on menossa, millä menetelmin ja yhteistuumin työskennellä sen vaikuttavuuden - ja ylipäätään sen olemassaolon puolesta. LIIKEARKISTOYHDISTYS RY. JULKAISU NRO 18 VUODESTA SATAAN SÄHKÖISTEN ASIAKIRJOJEN HALLINTA JA SÄILYTTÄMINEN VUODESTA SATAAN NYT SAATAVILLA! Liikearkistoyhdistyksen julkaisun N:o 18 Vuodesta sataan - Sähköisten asiakirjojen hallinta ja säilyttäminen hinta on 50 + postitus 5. Käytä verkkosivumme tilauslomaketta www.liikearkistoyhdistys. fi, lähetä sähköposti yhdistyksen sihteerille carl-magnus.roos@ liikearkistoyhdistys.fi, puh. 050 5506093 tai lähetä tilaus osoitteella Liikearkistoyhdistys, PL 271, 00101 Helsinki TAPAHTUMAT Records Management Societyn 13. konferenssi Manchesterissa 21.- 23.3.2009. European Conference on Digital Archiving 28.-30.4. Geneve http://www.bar.admin.ch/ eca2010/index.html?lang=en Suomen VIII Arkistopäivät Jyväskylässä 17-19.5. 2010 http://www.arkisto.fi DLM Forum members meeting, 25.-26.5. Madrid; http://www. dlmforum.eu/index.php Archiving 2010, 1.-4.6. 2010, Haag, Hollanti www.imaging.org FAILI nro 1 / 2010 19
LAY:n hallitus järjestäytyi Liikearkistoyhdistyksen uusi hallitus on nyt järjestäytynyt: puheenjohtajana toimii syyskokouksen valinnan mukaisesti Matti Happonen ja varapuheenjohtajana Sirja Salminen. Yhdistyksen sihteeriksi valittiin Carl- Magnus Roos ja rahastonhoitajaksi Tuija Lax, jolle tehtävät siirtyvät kuluvan vuoden aikana. Jäsenpalvelutoimikuntaan valittiin Pekka Anttonen ja Anne Kannas sekä Tanja Rasila. Koulutustoimikuntaan Sirja Salminen (pj), Juha Anttila, Jarmo Luoma-aho ja Ulla Salin-Ertama. Julkaisutoimikuntaan valittiin Osmo Palonen (pj), Rauni Bildjuschkin Kunnallisarkistoyhdistyksen edustajana, Tapio Bragge, Matti Happonen, Pekka Henttonen, Riitta Itälä ja Juho Rännäli. Hallituksen jäseneistä oli tarkoitus saada tänne kunnon esittely, mutta ei se sitten sopinutkaan. Kuvat kuitenkin tässä kaikista: vasemmalla Juha Anttila, Pekka Anttonen, Matti Happonen, keskellä Anne Kannas, Tuija Lax, Jarmo Luoma-aho, oikealla Osmo Palonen, Sirja Salminen ja yhdistyksen sihteeri Carl-Magnus Roos. (OP) ASIANHALLINNAN OSAAJA. www.affecto.com FAILI nro 1 / 2010 25
Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä SharePointdokumentit Asiankäsittelyn dokumentit Muu dokumenttien hallinta Arkisto
Hyvä arkistoinnin ammattilainen! Nyt on tarjolla ratkaisu, jolla ratkai staan arkistointi ja varmistus haasteet kerralla! Lähes jokaisessa organisaatiossa on kustannussäästötalkoot. Mekin tarjoamme organisaatioihin yli 50% kustannussäästöt nykyisiin arkisointi-, varmistus- ja tallennuskustannuksiin verrattuna. Tutustu kampanjaamme ja varaa aika EMC ratkaisukeskukseen tai demoon. Hämmästyttävän tehokkaat ja merkittävästi kustannuksia säästävät EMC DataDomain de-duplikointi tuotteet ovat nyt tarjolla tietohallinnon IT-järjestelmiin. EMC DataDomain de-duplikointi ratkaisun edut: Pienemmät kustannukset Huomattavasti alempi GB/ kustannus levypohjaiselle varmistukselle Huomattavat säästöt operointikustannuksissa, sähkönkulutuksessa, ilmastoinnissa ja lattiapinta-alassa 95%-99% säästö kaistanleveydessä replikointia käytettäessä Käytettävä de-duplikoiva kapasiteetti 0,3 TB aina yli 1000 TB saakka Tiedon turvallisuus Jatkuva datan verifiointi varmistaa datan palautettavuuden Ei tarvetta siirtää nauhoja konesalien välillä Yksinkertainen käyttää Asenna ja unohda ratkaisu ilman hankalaa hallinnointia Toimii minkä tahansa varmistus ja/tai arkistointiohjelmiston kanssa NAS- tai SAN- liitäntä, datatyyppi riippumaton Pääset tutustumaan EMC DataDomainiin EMC:n ratkaisukeskuksessa pääkaupunkiseudulla ja saat halutessasi EMC DataDomainin veloituksetta testikäyttöön. Voimme myös järjestää etädemon omassa toimipisteessäsi. Hinnat alkaen 9.900 alv0%. Ota yhteyttä ja sovi vierailu ratkaisukeskukseen tai demoon: Sähköpostitse: Finland_Commercial@emc.com tai hakkinen_jukka@emc.com puhelimitse: 020-120 2200