REKISTERISELOSTE JA ASIAKKAAN INFORMOINTI Henkilötietolaki 10 ja 24 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11.3, 12-13, 20.2 ja 21.1 Päivitetty: 19.1.2015 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Lasten ja nuorten lautakunta Postiosoite: Katuosoite: Raatihuoneenk. 9-11 5. krs Postitoimipaikka: 13100 Hämeenlinna Vastuuhenkilö: Rimpelä Markku tilaajajohtaja 2. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt Akselin Marja-Liisa palvelujohtaja Puhelin: 03 621 2273 Maunula Tanja pääkäyttäjä Puhelin: 03 621 2782 Järjestelmän ylläpidosta huolehtii vastuuhenkilö sekä pääkäyttäjä ja varapääkäyttäjä. Järjestelmän kehittämisestä vastaa vastuuhenkilö, pääkäyttäjä, varapääkäyttäjä ja käyttäjäyksiköiden edustajista muodostuva tiimi. 3. Rekisterin nimi Hämeenlinnan kaupunki puhelin (03) 6211 1/5
Perhehuoltojärjestelmä (Effica Yksilö- ja Perhehuolto). Sen erillisenä osarekisterinä: LASTENSUOJELUN MAAKUNNALLINEN PERHEHOITAJIEN SEKÄ HÄ- MEENLINNALAISTEN LÄHEIS- JA SUKULAISSIJOITUSPERHEIDEN REKIS- TERI 4. Rekisterin käyttötarkoitus Rekisteriä käytetään sijaisperheiden valmennukseen ja valvontaan liittyvien tietojen tallentamiseen sekä lastensuojelun palvelujen järjestämiseen. Hallinnossa rekisteriä käytetään maksu- ja tilastointitehtävissä. Henkilötietojen käsittelyn yleinen edellytys on asiakassuhde (Henkilötietolaki 8 ). Palvelujen järjestämisestä säädetään seuraavissa laeissa ja niistä annetuissa asetuksissa: Henkilötietolaki (2005/579) Perhehoitajalaki (1992/312) Lastensuojelulaki (2007/417) Sosiaalihuoltolaki (1982/710, 2014/1301) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (2000/812) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (1992/734) 5. Rekisteriin talletetut tiedot Rekisteriin tallennetuista perheistä seuraavat tiedot: Sijais- ja tukiperheiden henkilötiedot Hämeenlinnalaisten läheis- ja sukulaissijoitusperheiden henkilötiedot Sijais- ja tukiperheiden asiakasasiakirjat (asiakaskertomukset, suunnitelmat jne.) Perheisiin sijoitettujen lasten nimet, henkilötunnukset ja sijoittajakunta. Hämeenlinnalaisten lasten osalta lisäksi sijoitukseen liittyvät tiedot (sijoituksen laatu, kesto ja sijoitukseen liittyvä maksuliikenne) Rekisterin henkilötiedot perustuvat Hämeenlinnan kaupungin asukkaiden osalta väestörekisteritietoihin. Muiden kuntien asukkaiden osalta perheiden ja sijoittajakunnan antamiin tietoihin. Hämeenlinnan kaupunki puhelin (03) 6211 2/5
Rekisteriin tallennetaan seuraavat henkilötiedot: Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, kansalaisuus, äidinkieli, kommunikointikieli, siviilisääty, ammatti, osoitteen turvakielto Henkilön perhetiedot Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajoituksin. 6. Säännönmukaiset tietolähteet Tarvittavat tiedot hankitaan pääosin perhehoitajalta ja asiakkaalta. Lain sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 12 :n mukaan, sosiaalihuollon asiakkaan ja hänen holhoojansa on annettava tiedot, jotka ovat välttämättömiä sosiaalihuollon toteuttamisessa. Lisäksi tietoja hankitaan sijoittajakunnalta ja Väestörekisterikeskuksesta. Väestötietolaki 26 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14-21 7. Asiakastietojen luovuttaminen Henkilökunnalla on vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus. Pääsääntöisesti rekisteristä ei luovuteta tietoja. Salassa pidettäviä asiakastietoja luovutetaan ainoastaan tietojen kohteen suostumuksella, viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa säädetyin edellytyksin tai jos tietojensaantioikeuksista on erikseen lailla säädetty. Rekisteristä luovutetaan tietoja tilastointitarkoitukseen Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11-14 Laki Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta, 668/2008 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 22-24, 26-30 8. Rekisterin yhdistäminen muihin henkilörekistereihin Effica sosiaalitoimen järjestelmän käyttämä väestörekisteriaineisto päivittyy kerran viikossa Väestörekisterikeskuksen kautta ja on sama kaikissa käytössä olevissa asiakashallintajärjestelmissä. Henkilörekisteri on yhteinen niiltä osin kuin sitä käytetään Effica Yksilö- ja Perhehuollon asiakastyön tarpeisiin. 9. Asiakastietojen käytön ja suojaamisen yleiset periaatteet Hämeenlinnan kaupunki puhelin (03) 6211 3/5
Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä, eikä niitä luovuteta sivullisille. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Työntekijöiltä pyydetään kirjallinen vaitiolositoumus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Asiakastietoja voivat käyttää palvelun toteutukseen osallistuvat. Käyttöoikeudet annetaan työntekijöille asiakasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät. Käytössä on Effica Yksilö- ja perhehuolto-ohjelmisto tietokoneella olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla asiakastietojen käyttöä valvotaan seuraamukset väärinkäytöksistä on määritelty asiakasrekisteriin ei ole ulkoista verkkoyhteyttä asiakasrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä Manuaalisesti käsiteltävät asiakastiedot säilytetään lukitussa arkistossa. 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Tarkastusoikeuden sisältö Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot (Henkilötietolaki 26 ). Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot kirjallisena. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Jos tarkastusoikeus evätään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki. Toteuttaminen ja organisointi Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Se osoitetaan yksikön esimiehelle. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Asiakkaalle järjestetään mahdollisuus tutustua häntä koskeviin manuaaliasiakirjoihin, näyttöruudulla oleviin tietoihin tai käytettävissä oleviin ATK-tulosteisiin tai asiakirjoihin, joilta tiedot on tallennettu. Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla mistä rekisterin tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin mahdollisesti luovutetaan. Tiedot pyydetään asiakkaan asioita hoitavalta henkilöltä. Hämeenlinnan kaupunki puhelin (03) 6211 4/5
11. Tiedon korjaaminen Korjauksen sisältö Rekisterinpitäjä on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 29 ja Hallintolaki 50-51, 53 ). Asiakkaalla on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdollista on myös käyttää vireillepanolomaketta. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta. Toteuttaminen ja organisointi Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan. Pyynnössä on yksilöitävä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Se osoitetaan yksikön esimiehelle. Korjauksen tekee niin päätettäessä palveluesimiehen määräämä, asiaa hoitava henkilö. Ohjelman lokitiedostoon jää yksilöity tieto korjauksen tekijästä ja ajankohdasta. Hämeenlinnan kaupunki puhelin (03) 6211 5/5