Laitilan Jyske, yleisurheilu Toimintaka sikirja Sisällysluettelo TOIMINTAKÄSIKIRJA YLEISURHEILUJAOSTO, LAITILAN JYSKE 1 1 Johdanto... 3 2 Seuran johtaminen, organisointi ja tehtäväkuvaukset... 3 2.1 Jaoston vastuuhenkilöt... 3 2.2 Toimikunnat... 3 2.3 Jaoston vastuuhenkilöiden tehtäväkuvaukset:... 3 2.4 Toimikuntien tehtäväkuvaukset... 4 3 Talous... 4 4 Urheilutoiminta... 5 4.1 Nuoriso... 5 4.1.1 Nuorisotoimikunta... 5 4.1.2 Harjoitukset... 5 4.1.3 Kilpailut... 6 4.2 Valmennus... 6 4.2.1 Valmennustoimikunnan kokoonpano ja nimeäminen... 6 4.2.2 Valmennustoimikunnan tehtävät... 6 4.2.3 Harjoitustoiminta... 6 4.2.4 Kilpailutoiminta... 7 4.2.5 Valmennustukijärjestelmä ja urheilijasopimukset... 7 4.3 Valmentajien ja ohjaajien rekrytointi ja osaamisen kehittäminen... 7 4.4 Seuratoimintamaksu... 8 4.5 Palkitseminen... 8 5 Kilpailutoimikunta... 9 5.1 Toimikunnan kokoonpano ja nimeäminen... 9 5.2 Kilpailutoimikunnan tehtävät... 9 5.3 Kilpailutoimikunnan tehtävät yksittäisen yleisurheilukilpailun järjestämisessä... 9 6 Viestintä ja sidosryhmätoiminta... 10 6.1 Sisäinen viestintä... 10 6.2 Ulkoinen viestintä... 10 6.3 Nettisivut... 10 7 Sidosryhmätoiminta... 10 7.1 Lounaisrannikon Osuuspankki... 10 7.2 LähiTapiola Lännen alueyhtiö... 10 7.3 Laitilan kaupunki... 11 7.4 Suomen Urheiluliitto... 11 7.5 Varsinais-Suomen Yleisurheilu VARSY ry... 11 7.6 Vakka-Suomen yleisurheiluseurojen yhteistyötoimikunta... 11 7.7 Uudenkaupungin Kenttäkarhut... 12 8 Toiminnan arviointi ja kehittäminen... 12 8.1 Arviointijärjestelmä... 12 8.2 Kehittäminen... 12
TOIMINTAKÄSIKIRJA YLEISURHEILUJAOSTO, LAITILAN JYSKE 2 Liitteet: 1) Seuran säännöt 2) Kulujen laskutuslomake 3) Vuosikello 4) Valmennusjärjestelmä 5) Valmennustukijärjestelmä 6) Viestintäsuunnitelma
TOIMINTAKÄSIKIRJA YLEISURHEILUJAOSTO, LAITILAN JYSKE 3 1 Johdanto Yleisurheilujaoston toiminnan tavoitteena on luoda edellytykset lapsille ja nuorille kehittää omia liikunnallisia taitojaan eri yleisurheilulajien parissa ja antaa mahdollisuus kilpailla lajin parissa omien halujensa mukaan aina aikuisikään asti. Yleisurheilujaosto on kilpaurheiluun painottunut jaosto. Toiminnassa korostetaan kilpailemista itsensä kanssa ja tehtäväsuuntautunutta motivaatioilmastoa. 2 Seuran johtaminen, organisointi ja tehtäväkuvaukset Laitilan Jyskeen yleisurheilutoiminnan johtamisesta vastaa seuran johtokunnan nimeämä yleisurheilujaosto (Liite 1). Jaosto organisoi toimintansa itsenäisesti ja toimii osana pääseuraa sen johtokunnan määrittelemällä tavalla. Jaostolla on edustaja pääseuran johtokunnassa. Jaoston johtamisesta, kehittämisestä ja epäkohtien korjaamisesta vastaavat osaltaan kaikki yleisurheilujaoston jäsenet. 2.1 Jaoston vastuuhenkilöt Jaosto valitsee keskuudestaan vuosittain vastuuhenkilöitä, joita ovat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja, tiedottaja, sekä muut kulloinkin tarpeelliseksi katsottavat toimihenkilöt. Toimintansa pyörittämiseen jaosto nimeää kullekin urheilutoiminnan vastuualueelle oman toimikuntansa ja nimeää tälle puheenjohtajan. Joka toinen vuosi jaosto valitsee keskuudestaan jäsenen ja varajäsenen pääseuran johtokuntaan. Pääseuran syyskokous hyväksyy jäsenet. 2.2 Toimikunnat Toimikuntia ovat kilpailu-, nuoriso-, ja valmennustoimikunta. Organisaation tulee olla sellainen, että se tukee mahdollisimman hyvin urheilijan kehittymistä seurassa, eikä kuormita turhaan toiminnasta vastaavia henkilöitä. Toimikunnat toteuttavat yleisurheilutoimintaa omalla vastuualueellaan, sekä toteuttavat muita yleisurheilujaoston niille antamia tehtäviä. Toimikunnilla ei ole taloudellista päätäntävaltaa, vaan niiden tulee saattaa kaikki talouteen vaikuttavat asiat yleisurheilujaoston päätettäväksi. 2.3 Jaoston vastuuhenkilöiden tehtäväkuvaukset: Puheenjohtaja: Vastaa yleisurheilujaoston toiminnasta. Johtaa yleisurheilujaoston kokouksia. Puheenjohtaja Edelleen puheenjohtaja vastaa jaoston suhteista yhteistyökumppaneihin ja yhteiskunnallisiin tahoihin. Varapuheenjohtaja: Toimii puheenjohtajan sijaisena tämän poissa ollessa. Yhdessä puheenjohtajan kanssa vastaa jaoston hallinnon pyörimisestä, joka luo edellytykset toimivalle urheilutoiminnalle. Sihteeri: Vastaa jaoston hallinnollisista rutiineista ja pöytäkirjan pitämisestä jaoston kokouksissa. Edelleen sihteerin vastuulle kuuluu jaoston saapuvan postin käsittely ja yhteyshenkilönä toimiminen eri yhteistyötahojen suuntaan. Rahastonhoitaja: Vastaa jaoston rahaliikenteen hoitamisesta. Hän vastaa laskujen maksamisesta. Katso laskujen hyväksymiskäytäntö kohdasta talous.
TOIMINTAKÄSIKIRJA YLEISURHEILUJAOSTO, LAITILAN JYSKE 4 Tiedottaja: Vastaa jaoston sisäisestä ja ulkoisesta tiedottamisesta. Sisäinen tiedottaminen tarkoittaa sisällön tuottamista jaoston kotisivuille, paikallislehden urheilukalenteriin sekä viestintää seuran omiin toimijoihin. Ulkoinen viestintä kattaa yleisurheilujaoston toimintaa koskevan uutisoinnin esim. paikallislehteen ja jaoston kotisivuille. 2.4 Toimikuntien tehtäväkuvaukset Kilpailutoimikunta: Vastaa yleisurheilujaoston alaisen kilpailutoiminnan pyörittämisestä, pois lukien seuran omien urheilijoiden väliset viikkokisat. Vastuualue kattaa kaikki omat kilpailut, sekä yhteistyössä muiden seurojen kanssa järjestettävät kilpailut (esim. Vakka- Suomen ja Varsinais-Suomen piirin kilpailut). Toimikunta vastaa myös tuomarikoulutuksen järjestämisestä seuran toimitsijoille. Toimikunnan toimimisesta ja tehtävien hoidosta vastaa toimikunnan puheenjohtaja. Nuorisotoimikunta: Vastaa seuran yleisurheilutoiminnasta 13-sarjan urheilijoihin saakka. Toimikunnan vastuulla on harjoitustoiminnan organisointi sekä osallistuminen Varsinais- Suomen piirin ja Vakka-Suomen alueen kilpailuihin, sekä kaikkiin muihin kilpailuihin jotka yleisurheilujaosto katsoo aiheelliseksi. Toimikunta vastaa myös seurojen omien urheilijoiden kesken järjestettävistä kilpailuista. Edelleen toimikunnan vastuulla on aktiivisesti kartoittaa uusia nuoriso-ohjaajia ja järjestää heille tarvittava perehdytys ohjaajatoimintaan. Toimikunnan toimimisesta ja tehtävien hoidosta vastaa toimikunnan puheenjohtaja. Valmennustoimikunta: Vastaa seuran yleisurheilutoiminnasta 14-sarjan ja vanhempien urheilijoiden osalta. Toimikunnan vastuulla on näiden urheilijoiden harjoitus- ja kilpailutoiminnan organisoiminen. Edelleen toimikunta vastaa seuran valmennustietouden ylläpitämisestä ja valmentajien ohjaamisesta tarkoituksenmukaisiin koulutuksiin. Toimikunnan toimimisesta ja tehtävien hoidosta vastaa toimikunnan puheenjohtaja. 3 Talous Yleisurheilujaoston talouden perustan muodostavat kesäkauden kilpailukalenterin mainoskeräys, Kunniakierros, kilpailujen järjestäminen, urheilutoiminnasta perittävät kausija muut vastaavat maksut sekä erilaiset yhteisesti toteutettavat talkoot. Tärkeänä tukena jaoston toiminnalle ovat hyvät yhteistyökumppanit, joiden säilyminen toiminnan tukena on jatkossakin turvattava. Erilaisia yhteisvoimin suoritettavia talkootöitä tulee myös aktiivisesti etsiä. Toimintapuitteiden muuttuessa on myös syytä etsiä uusia varainhankintamuotoja jotka tukevat perinteistä varainhankintaa ja pystyvät myös tarvittaessa paikkaamaan sitä. Jaoston talouden tasapaino ja maksuvalmius tulee kaikissa oloissa säilyttää. Kuitenkin tulee muistaa, ettei taloustoiminnan tarkoituksena ole taloudellisen pääoman kerryttäminen, vaan urheilutoiminnan tukeminen. Jaoston toiminnan lähtökohtana on, ettei jaoston tai toimikuntien jäsenille makseta palkkioita. Harjoitusten vetäjille maksetaan vetäjäkorvausta, jonka he voivat laskuttaa kulutositteiden mukaan. Korvaustason vahvistaa yleisurheilujaosto vuosittain. Matkat korvataan jaoston vuosittain hyväksymien linjausten mukaisesti. Kustannusten ja matkojen
TOIMINTAKÄSIKIRJA YLEISURHEILUJAOSTO, LAITILAN JYSKE 5 laskuttamista varten on laadittu erillinen lomake, jota korvauksen hakijan tulee käyttää. (Liite 2) Korvaushakemuksessa tulee olla myös kaikki asiaan liittyvät liitteet. Kaikissa jaostolle tulevissa laskuissa ja korvaushakemuksissa tulee olla yleisurheilujaoston tositteiden hyväksyjäksi nimeämän henkilön hyväksyntä ennen sen maksamista. Hyväksyjä ja laskujen maksaja eivät saa olla sama henkilö. Tällä menettelyllä varmistetaan, että lähtevät suoritukset ovat aina vähintään kahden henkilön tarkastamat. Kaikki tulkinnanvaraiset laskut tuodaan yleisurheilujaoston käsiteltäväksi. 4 Urheilutoiminta 4.1 Nuoriso 4.1.1 Nuorisotoimikunta Nuorisotoimikunnan ja sen puheenjohtajan nimeää yleisurheilujaosto kalenterivuodeksi kerrallaan. Nuorisotoimikuntaan kuuluu 5 8 henkeä. Nuorisotoimikunnan kokoonpano valitaan vuodeksi kerralla. Kokoonpanoa voidaan täydentää myös kesken toimikauden. Nuorisotoimikunnan toimintaa ohjaa nuorisotoimikunnan vuosikello. (Liite 3) Nuorisotoimikunta valmistelee ehdotuksen jaostolle. Nuorisotoimikunnan toimintaa johtaa puheenjohtaja joka organisoi toimikunnan tehtäviä siten, että vastuu tehtävien suorittamisesta jakaantuu tasapuolisesti kaikkien toimijoiden välillä. Nuorisotoimikunta tekee valmennustoimikunnan kanssa yhteistyötä urheilutoiminnan toteuttamisessa. 4.1.2 Harjoitukset Kesäkaudella alle 9-vuotiaille on harjoitukset kerran viikossa. 9-13 -vuotiailla on harjoitukset kaksi kertaa viikossa. Harjoitusryhmät tehdään iän mukaan, taso huomioiden. Järjestetään myös lajikohtaisia harjoituksia, joissa harjoittelu tapahtuu 1-3 kertaa pienryhmässä. Normaalien harjoitusvuorojen ohella, urheilijoilla on mahdollisuus omaehtoiseen harjoitteluun välinevaraston ollessa avoinna. Aukiolosta sovitaan kesän kalenterinteon yhteydessä. Vetäjien vastuulla on ryhmien harjoitusten suunnittelu ja niiden toteutuminen. Lisäksi vetäjien tulee huolehtia harjoituksiin osallistujien kirjaamisesta erilliseen seurantalomakkeeseen. Harjoituksissa käynti vaikuttaa osaltaan syksyllä tapahtuvaan palkitsemiseen. Kevättalvella kartoitetaan vetäjätilanne, jonka pohjalta luomme harjoitusryhmät. Pienempien lasten kohdalla pyritään saamaan kaksi ohjaajaa yhteen ryhmään. Samoin toimitaan myös niiden ryhmien kohdalla, joissa on enemmän lapsia. Ennen kesän ensimmäisiä harjoituksia vetäjille järjestetään palaveri, jossa käydään läpi harjoitustoiminnan perusasiat ja kuunnellaan vetäjien tarpeita. Vetäjille annetaan lista varavetäjistä, joita voi tarpeen tullen pyytää tuuraamaan oman ryhmän vetämisessä.
TOIMINTAKÄSIKIRJA YLEISURHEILUJAOSTO, LAITILAN JYSKE 6 Vetäjille tarjotaan mahdollisuutta osallistua koulutuksiin. Talvikauden harjoitusryhmiä pidetään kerran viikossa, mikäli saadaan järjestettyä tarkoituksenmukaisia harjoitusryhmiä. 4.1.3 Kilpailut Lapsia kannustetaan osallistumaan kilpailuihin. Urheilijoille järjestetään keskiviikkoisin seuran omat viikkokilpailut, joihin jokainen lapsi voi tulla hakemaan kokemusta kilpailuihin osallistumisesta ja tekemään tuloksia. Viikkokisoissa toimitsijoina toimivat pääsääntöisesti lasten vanhemmat. Lasten ja nuorten osallistumista lähialueen kilpailuihin on kannustettu maksamalla kilpailuiden osallistumismaksuja, myös muiden kuin kohdassa 4.4 mainittujen kilpailujen osalta. Osallistumismaksujen korvaus päätetään vuosittain erikseen ja korvattavat kilpailut merkitään kesän kilpailukalenteriin. Alkukesästä laaditaan tavoitteet kesän kilpailujen suhteen, jotta pystytään panostamaan kilpailuihin niiden vaatimalla tavalla. Selkeät linjaukset tavoitteiden suhteen helpottavat esim. joukkueiden kokoamisessa. Tulevaisuudessa pyritään kehittämään ikäryhmävastaavien avuksi myös vastuuhuoltajien roolit tehtävänä auttaa joukkueiden kokoamisessa ja muissa huoltotehtävissä. 4.2 Valmennus 4.2.1 Valmennustoimikunnan kokoonpano ja nimeäminen Valmennustoimikunnan ja sen puheenjohtajan nimeää yleisurheilujaosto kalenterivuodeksi kerrallaan. Valmennustoimikuntaan kuuluu 5-8 jäsentä. Valmennustoimikunta valmistelee ehdotuksen jaostolle. 4.2.2 Valmennustoimikunnan tehtävät Valmennustoimikunnan tehtävänä on vastata 14-vuotiaiden ja vanhempien yleisurheilutoiminnasta. Valmennustoimikunta tekee nuorisotoimikunnan kanssa yhteistyötä urheilutoiminnan toteuttamisessa. Valmennustoimikunnan tehtävänä on lisäksi kehittää jyskeläistä valmennusjärjestelmää ja tapaa tehdä yleisurheilua. Näitä osa-alueita kuvataan yksityiskohtaisemmin erillisessä liitteessä. (Liite 4). Seuraavissa luvuissa kuvataan harjoitus- ja kilpailutoimintaan liittyviä asioita. Esille tuodaan myös valmennustukijärjestelmään ja urheilijasopimuksiin liittyviä asioita. 4.2.3 Harjoitustoiminta Valmennustoimikunta järjestää talvikaudella yhteisharjoituksia 14-vuotiaille ja vanhemmille urheilijoille (tulevana kautena 14 vuotta täyttävät). Yhteisharjoituksia pidetään talvikaudella pääsääntöisesti 3 kertaa viikossa.
TOIMINTAKÄSIKIRJA YLEISURHEILUJAOSTO, LAITILAN JYSKE 7 Kesäkaudella 16-vuotiaat ja vanhemmat urheilijat harjoittelevat omien valmentajiensa johdolla. Tarvittaessa järjestetään yhteisharjoituksia. Kesän 14-15-sarjan yhteisharjoitusten toteuttamisesta sovitaan yhteistyössä nuorisotoimikunnan kanssa. Kunkin vuoden urheilijarakenne vaikuttaa yhteisharjoitusten toteuttamiseen. Jos katsotaan tarkoituksenmukaiseksi, voivat 16- ja 17-sarjan urheilijat osallistua näihin harjoituksiin. 4.2.3.1 Leiritykset Valmennustoimikunta tiedottaa ((13) 14 ja vanhempien) piirin ja Suomen urheiluliiton leirityksistä niihin oikeutetuille. Yleisurheilujaosto päättää leiritysten tukemisesta. Valmennustoimikunta tekee esityksen. 4.2.4 Kilpailutoiminta Valmennustoimikunta huolehtii SM-kisamatkojen järjestelyistä. SM-kisoille valitaan joukkueenjohtajat, jotka vastaavat majoituksesta ja muista kisaan liittyvistä oheisjärjestelyistä (matkat, ruokailut, tiedotus ym.). Valmennustoimikunta vastaa 17-sarjan ja vanhempien pm-kisailmoittautumisista. 4.2.5 Valmennustukijärjestelmä ja urheilijasopimukset Periaatteet urheilijoiden tukemisesta esitetään erillisessä asiakirjassa. (Liite 5) Yleisurheilujaosto vahvistaa valmennustukijärjestelmän vuosittain. Valmennustoimikunta valmistelee valmennustukijärjestelmäehdotuksen jaostolle syyskuun loppuun mennessä. Valmennustoimikunta vastaa valmennustukijärjestelmästä tiedottamisesta urheilijoille, heidän valmentajilleen ja huoltajilleen. Tavoitteellisesti harjoittelevien 14-vuotiaiden ja vanhempien urheilijoiden kanssa tehdään urheilijasopimukset. Urheilijasopimukset tehdään lokakuun loppuun mennessä. Sopimuskausi on 1.11.-31.10. 4.3 Valmentajien ja ohjaajien rekrytointi ja osaamisen kehittäminen Ohjaajina toimivat niin lasten vanhemmat kuin muutkin ohjaajat ja valmentajat. Muun muassa hiukan vanhemmat urheilijat (14+) voivat toimia ohjaajina. Kaikki ohjaajat pyritään kouluttamaan Suomen urheiluliiton koulutusjärjestelmän mukaisilla ohjaajavalmentajakursseilla. Uusia ohjaajia ja valmentajia tarvitaan aina mukaan. Ota rohkeasti yhteyttä nuoriso- tai valmennusvastaavaan, jos ohjaaminen tai valmentaminen kiinnostaa sinua. Ohjaajien ja valmentajien osaamista rakennetaan seuraavien kokonaisuuksien ohjaamina: ohjaaminen liikunnalliseen ja urheilulliseen elämäntapaan harjoitusryhmän hallinta ja yksilön huomioiminen turvallinen valmennus- ja ohjaustilanne ominaisuuksien monipuolinen harjoittaminen osaamisen kehittämisen välineitä ovat: o piirin ja Suomen urheiluliiton järjestämät ohjaaja- ja valmentajakurssit,
TOIMINTAKÄSIKIRJA YLEISURHEILUJAOSTO, LAITILAN JYSKE 8 o luennot ja muut koulutustilaisuudet o kirjallisuus ja sähköinen materiaali, o Laitilan Jyskeen yleisurheilujaoston valmennusjärjestelmän kuvaus Ohjaaja- ja valmentajakoulutuskursseista ja tilaisuuksista voi tiedustella nuoriso- tai valmennusvastaavalta. Yleisurheilujaosto osallistuu kurssien ja koulutusten kustannuksiin erillisen päätöksen mukaan. Pääsääntöisesti osallistuminen Suomen Urheiluliiton koulutusjärjestelmän mukaisiin koulutuksiin maksetaan jaoston puolesta. Tietoa koulutuksista löytyy muun muassa Varsinais-Suomen yleisurheilun nettisivuilta. 4.4 Seuratoimintamaksu Seuratoimintamaksu peritään kaikilta toiminnassa mukana olevilta urheilijoilta. Maksulla pyritään kattamaan osa seuratoiminnasta aiheutuvista kustannuksista. Seuratoimintamaksu peritään erikseen saliharjoituskaudelta ja kesäkaudelta. Yleisurheilujaosto vahvistaa seuratoimintamaksujen suuruudet vuosittain. Valmennustukijärjestelmän piirissä olevilta urheilijoilta edellytetään myös, että Laitilan Jyske ry:n jäsenmaksu on maksettu. Jäsenmaksun suuruuden päättää seuran johtokunta vuosittain. Seuratoimintamaksu sisältää yleisurheilupassin, SM-, alue- ja piirinmestaruuskilpailut, Vakka-Suomen mestaruuskilpailut, seuraottelut, Jyskeen viikkokisat ja maastojuoksut, yleisurheilun ohjatut harjoitukset sekä toimitila- ja käyttömaksut. Muiden vastaavankaltaisten toimintojen / tapahtumien maksujen sisällyttämisestä seuratoimintamaksuun yleisurheilujaosto päättää tapauskohtaisesti. Yleisurheilupassiin sisältyy vakuutus alle 18-vuotiaille. 4.5 Palkitseminen Palkitsemisella kannustetaan urheilijoita jatkamaan hyvän harrastuksen parissa. Urheilijoita palkitaan pitkin vuotta erilaisissa kilpailuissa. Lisäksi seura järjestää loka-marraskuussa päättäjäiset, jossa palkitaan menestyneitä ja aktiivisia urheilijoita saavutuksistaan. Palkitsemisjärjestelmä vahvistetaan vuosittain ja julkaistaan yleisurheilujaoston nettisivuilla ja kesän kilpailukalenterissa toukokuun aikana. Päättäjäisten palkintokategoriat ovat: aktiivisuuskisa (13-vuotiaat ja nuoremmat) o harjoitukset o viikkokisat o Vattenfall-seuracup, Vakka-Suomen ja piirinmestaruuskilpailut taitomerkkiraja (15-vuotiaat ja nuoremmat) tehomaljakisa (15-vuotiaat ja nuoremmat) seuraennätykset (P/T9-M/N) lajiryhmien parhaat (M/N17- miehet ja naiset) tehourheilijamalja (M/N17-miehet ja naiset) päättäjäisissä on jaettu myös palkinnot aktiivisille toimijoille, jotka ovat vuoden aikana toimineet aktiivisesti huoltopuolella, vetäjänä tai toimitsijana
TOIMINTAKÄSIKIRJA YLEISURHEILUJAOSTO, LAITILAN JYSKE 9 lisäksi seuralla on erilaisia tukijoita, jotka vuosittain lahjoittavat stipendejä jaettavaksi päättäjäisissä. Stipendien jakajat asettavat ehtojaan jakoperusteisiin. 5 Kilpailutoimikunta 5.1 Toimikunnan kokoonpano ja nimeäminen Kilpailutoimikunnan ja sen puheenjohtajan nimeää yleisurheilujaosto kalenterivuodeksi kerrallaan. Kilpailutoimikuntaan kuuluu 5-8 jäsentä. 5.2 Kilpailutoimikunnan tehtävät Kilpailutoimikunta hakee Laitilan Jyske ry:n puolesta Laitilassa seuraavalla yleisurheilukaudella järjestettävien kansallisten ja piiritason yleisurheilukilpailujen järjestämisoikeudet. Kilpailutoimikunta koordinoi Laitilassa järjestettävien yleisurheilukilpailujen järjestämisen. Kilpailujen järjestämiseen kuuluu toimenpiteitä ennen kilpailuja ja kilpailujen aikana sekä kilpailujen jälkeen. Kilpailutoimikunta vastaa yleisurheilukilpailuissa tarvittavien toimitsijoiden koulutuksen järjestämisestä. Kilpailutoimikunta järjestää tarvittaessa tuomarikursseja. Kilpailutoimikunta vastaa yleisurheilukentän, kenttälaitteiden ja suoritusvälineiden kunnosta yhdessä Laitilan kaupungin liikuntatoimen kanssa. Kilpailutoimikunta rekrytoi toimitsijat Laitilaan kaupungin ulkopuolella järjestettäviin yleisurheilukilpailuihin, joissa Laitilan Jyske ry:llä on toimitsijatehtäviä. 5.3 Kilpailutoimikunnan tehtävät yksittäisen yleisurheilukilpailun järjestämisessä Ennen yleisurheilukilpailua kilpailutoimikunta vastaa kilpailijoiden ilmoittautumisten vastaanottamisesta, toimitsijoiden rekrytoinnista, lehdistön informoinnista, palkintojen hankinnasta ja kilpailujen aikataulun laadinnasta. Lisäksi ennen kilpailuja kilpailutoimikunnan tehtäviin kuuluu varmistaa kentän ja suoritusvälineiden asianmukaisuus. Kilpailujen aikana kilpailutoimikunta vastaa kilpailujen asianmukaisesta läpiviennistä. Tämä käsittää kilpailijoiden osanoton varmistuksen, yleisurheilusääntöjen noudattamisen, toimitsijoiden riittävyyden varmistamisen, kentän ja suoritusvälineiden asianmukaisuuden varmistamisen, tulosten kirjauksen ja julkilukemisen sekä palkintojen jaon. Kilpailujen jälkeen kilpailutoimikunta vastaa kilpailurakennelmien purkamisesta, kentän siivouksesta, tulosten välittämisestä tiedotusvälineille ja muille niitä pyytäneille. Lisäksi kilpailutoimikunta vastaa kilpailujen tulosten arkistoinnista ja osanottomaksujen jälkilaskutuksesta.
TOIMINTAKÄSIKIRJA YLEISURHEILUJAOSTO, LAITILAN JYSKE 10 6 Viestintä ja sidosryhmätoiminta 6.1 Sisäinen viestintä Sisäinen viestintä toteutetaan nettisivujen, kalenterin, toimintakäsikirjan, sähköpostin, sosiaalisen median, puhelimen, henkilökohtaisten kontaktien ja Laitilan Sanomien urheilukalenterin kautta. Nuoriso- ja valmennustoimikunta laittavat oman osa-alueensa ilmoitukset urheilukalenteriin ja tiedot nettisivuille laitettavista asioista nettisivuvastaavalle. Osoiterekisteriä niin urheilijoista, lasten vanhemmista kuin muistakin seuratoimijoista pidetään yllä yleisurheilurekisterissä. Rekisterin ylläpitämisestä vastaa yleisurheilujaoston nimeämä henkilö. 6.2 Ulkoinen viestintä Jaostolle tehdään vuosittain viestintäsuunnitelma. (Liite 6) Viestintäsuunnitelmassa: esitetään vuoden aikana tehtävät lehtijutut. sovitaan kuka tekee jutut aikataulutetaan jutut. Viestintäsuunnitelma jakaantuu seuraaviin osiin: Laitilassa järjestettävien kilpailujen tiedotus, Laitilan ulkopuoliset kilpailut, muut jutun aiheet. 6.3 Nettisivut Jaostolla on omat nettisivunsa, osana Laitilan Jyske ry:n kotisivuja. Nettisivut löytyvät osoitteesta www.laitilanjyske.fi/yleisurheilu. Sivuilla kerrotaan yleisurheilujaoston organisaatiosta ja toiminnasta. Lisäksi julkaistaan tuloksia, tilastoja ja artikkeleita. Nettisivujen päivittämisestä vastaa yleisurheilujaoston nimeämät henkilö. 7 Sidosryhmätoiminta Jyske toimii yhteistyössä lukuisten eri sidosryhmien ja yritys yms. yhteistyökumppanien kanssa. Yhteistyö on välttämätöntä seuran toimintaolosuhteiden ja taloudellisten edellytysten turvaamiseksi. Yhteistyössä pyritään vastavuoroisuuteen siten, että toiminnasta saadaan molemminpuolista hyötyä. Tärkeimmät yritysmaailman pääyhteistyökumppanit ovat Lounaisrannikon Osuuspankki ja LähiTapiola Lännen alueyhtiö. 7.1 Lounaisrannikon Osuuspankki Osuuspankin ja Jyskeen yhteistyösopimuksen mukaan seura järjestää vuosittain noin 300 lasta keräävät 3-10-vuotiaiden Hippokisat pankin vastatessa kisojen markkinointi- ja palkintokuluista ja maksaessa seuralle järjestämiskorvauksen. Edelleen sopimuksen mukaan pankilla on oikeus logonsa laittamiseen seuran edustuspaitaan ja optio verryttelyasun mainokseen, joista pankki maksaa erillisen korvauksen. 7.2 LähiTapiola Lännen alueyhtiö LähiTapiola korvaa Jyskeen A-luokan yleisurheilijoiden (N/M16-N/M) harjoitus- ja kilpailutoiminnasta aiheutuvia kustannuksia sopimuksessa mainitun summan ja maksaa em.
TOIMINTAKÄSIKIRJA YLEISURHEILUJAOSTO, LAITILAN JYSKE 11 urheilijoiden jokaisesta SM-kilpailuissa kuuden parhaan joukkoon sijoittumisesta sovitun bonuksen urheilijan valmennustukeen. Jyske järjestää vuosittain LähiTapiolan nuorisokisat 7-15 vuotiaille ja seuran edustusurheilijat sitoutuvat tarvittaessa osallistumaan LähiTapiolan järjestämiin PR- ja edustustilaisuuksiin. 7.3 Laitilan kaupunki Kaupunki tarjoaa urheilupaikat harjoitus- ja kilpailutoimintaa varten ja vastaa harjoitusvuorojen jaosta: Keskusurheilukenttä, koulujen liikuntasalit, Urheilutalo, jäähallin juoksusuora ja heittopääty, Matikan kuntorata. Yu-jaosto pyrkii olemaan aktiivisesti mukana liikuntapaikkojen kehittämisessä ja kalustamisessa. Kaupunki tarjoaa jaostolle toimistotilat Urheilutalolta. Kaupunki tukee jaostoa vuosittain lisenssi-, koulutus- ja SM-kilpailumatka-avustuksilla. Jaosto järjestää vuosittain kaupunginmestaruuskisat maastojuoksussa, nuorten moniotteluissa sekä jokamiehen ja -naisen kaupunginmestaruuskisat. 7.4 Suomen Urheiluliitto Myöntää luvat kilpailujen järjestämiseen (mm. kansalliset, kansainväliset ja SM-kilpailut) sekä opastaa arvokilpailujen järjestämisessä. Vakuuttaa lisenssijärjestelmän kautta alle 18-vuotiaat urheilijat sekä kilpailuissa toimivat toimitsijat. Järjestää korkeamman tason tuomari- ja valmentajakoulutusta sekä seurajohdon koulutusta. Seura maksaa SUL:lle mm. seurajäsenmaksun, urheilijoiden lisenssimaksut ja kilpailujen järjestämisoikeusmaksut. 7.5 Varsinais-Suomen Yleisurheilu VARSY ry Koordinoi yleisurheilutoimintaa Varsinais-Suomessa. Se myöntää luvat piiritason kilpailuihin ja hankkii pm-kisojen järjestäjät. Varsy järjestää leiritystä ja valmennustoimintaa urheilijoille, sekä tuomarikoulutusta ja ohjaaja-koulutusta. Osallistumalla aktiivisesti VARSY ry:n hallitus- ja toimikuntien työskentelyyn Jyske pyrkii vaikuttamaan piirin toiminnan kehittämiseen. 7.6 Vakka-Suomen yleisurheiluseurojen yhteistyötoimikunta Koordinoi yleisurheilutoimintaa Vakka-Suomen alueella. Se järjestää vuosittain alueen mestaruuskilpailut 9-15 vuotiaille maastojuoksussa, maasto- ja sukkulaviesteissä, rataviesteissä, henkilökohtaisissa lajeissa ja moniotteluissa. Yhteistyötoimikunta palkitsee vuosittain alueen parhaan seuran tasoitepistekertoimien perusteella määräytyvällä Vakka- Maljalla ja vuoden valmentajan, vetäjän ja parhaat urheilijat ikävuosittain 9-vuotiaista aikuisiin asti. Osallistumalla aktiivisesti seurojen yhteistoimintaan Jyske pyrkii aktivoimaan yleisurheilutoimintaa Vakka-Suomen alueella.
TOIMINTAKÄSIKIRJA YLEISURHEILUJAOSTO, LAITILAN JYSKE 12 7.7 Uudenkaupungin Kenttäkarhut Jyskeen yhdessä Uudenkaupungin Kenttäkarhujen kanssa muodostama seurayhtymä on järjestänyt jo kolmet yleisurheilun SM-kisat (22v. v. 2002, 19v. v. 2007, 22v. v. 2011). Välivuosina on järjestelyorganisaation valmiutta pidetty yllä yhdessä järjestettyjen pm, piiriottelu ja aluemestaruuskisojen avulla. 8 Toiminnan arviointi ja kehittäminen 8.1 Arviointijärjestelmä Seuran toimintaa arvioidaan vuosittain erilaisten numeroiden valossa. seuraluokittelupisteet lisenssiurheilijoiden määrä SM-mitalien ja pisteiden määrää Topline-pisteet Vattenfall -seuracup pisteet ja vuosittainen sijoitus Lisäksi seuran järjestämistä pm- ja Vakka-kisoista tehdään ylituomariraportit. Niistä voidaan arvioida kilpailujen järjestämisen onnistumista. Valmennuksen tuloksellisuuden mittarina voidaan käyttää SM-mitalien määrää ja luokittelupisteiden määrää. Lisäksi voidaan arvioida A-luokan urheilijoiden määrää, valmentajien ja valmennettavien määrää sekä valmentajien koulutustasoa. Nuorisovalmennuksen tuloksellisuuden mittareina voidaan käyttää Topline-pisteitä sekä Vattenfall-seuracupin pisteitä sekä YU-passien lukumäärää. Toiminnan aktiivisuudesta kertoo myös harjoitusten ja ohjaajien määrä sekä harjoitusaktiivisuus. Lisäksi voidaan arvioida vuosittain koulutettavien ohjaajien ja lasten vanhempien aktiivisuutta. Vuosittain tehtävään toimintakertomukseen kirjataan lisenssiurheilijoiden ja SM-mitalien määrä, Topline-pisteet, seuracup-sijoitus sekä seuraluokittelupisteet. Lisäksi kerrotaan kilpailutoiminnan laajuudesta ja arvokilpailumenestyksestä. Edellä mainittuja arviointimenetelmiä voisi jatkossa kirjata tarkemminkin toimintakertomukseen. Arviointijärjestelmiä voisi kehittää harjoitusten vetämiseen, taloudelliseen tilanteeseen ja vapaaehtoisten toiminnan sujumiseen. 8.2 Kehittäminen Tulevaisuuden seuratoimintaan kuuluu olennaisena osana toiminnan kehittäminen ja kehitystyön arviointi. Seuratyö perustuu vapaaehtoisten toimijoiden tekemään työhön. Tämän toiminnan tukeminen ja kehittäminen on tärkeää seuran toiminnan kannalta. Tulevaisuudessa tulee siis saada uusia toimijoita ja lasten vanhempia entistä paremmin mukaan toimintaan. Samalla pitää huolehtia nykyisistä vapaaehtoistyöntekijöistä. Joka vuosi pitäisi saada muutama uusi vanhempi mukaan aktiiviseen toimintaan. Seuratoiminnan kehittämistä pidetään jatkuvasti yllä. Mennyttä kautta arvioidaan ja tulevaa kautta kehitetään syksyllä pidettävässä palauteseminaarissa. Siellä arvioidaan
TOIMINTAKÄSIKIRJA YLEISURHEILUJAOSTO, LAITILAN JYSKE 13 mennyttä kautta ylituomariraporttien, urheilijamäärien ja muun menestyksen perusteella. Lisäksi kuunnellaan toimijoiden omaa palautetta. Näiden perusteella suunnitellaan ja kehitetään tulevaisuuden toimintaa aina vain paremmaksi, menestyksekkääksi ja mukavammaksi seuratoiminnaksi. Nämä kehittämisideat kuten muutkin suunnitelmat tulee kirjata toimintasuunnitelmaan, jota toimijoiden on hyvä lukea muutamaan kertaan kauden aikana. Toimintasuunnitelma sisältää tavoitteen kilpailumenestykseen sekä suunnitelman valmennustoimintaan, nuorisotoimintaan, talouteen ja kilpailutoimintaan.