Pohjalaisten tanssikerho säännöt 1 luku Nimi, kotipaikka, tarkoitus ja kielet 1 Nimi ja kotipaikka Kerhon nimi on Pohjalaisten tanssikerho. Näissä säännöissä siitä käytetään nimitystä kerho. Kerhon kotipaikka on Helsinki. Kerho on Helsingin yliopiston pohjalaisten osakuntien (Etelä-Pohjalainen Osakunta (EPO), Pohjois-Pohjalainen Osakunta (PPO) ja Vasa Nation (VN)) muodostaman Pohjalaisen valtuuskunnan (PV) alainen kerho. Näistä osakunnista käytetään näissä säännöissä nimitystä pohjalaiset osakunnat. 2 Kerhon tarkoitus ja toiminta Kerhon tarkoituksena on paritanssiharrastuksen edistäminen opiskelijoiden keskuudessa ja erityisesti pohjalaisissa osakunnissa. Tarkoituksensa toteuttamiseksi kerho voi järjestää tanssikursseja, tanssiharjoituksia, ekskursioita tanssipaikkoihin, kokouksia, juhlia, illanviettoja ja muita tilaisuuksia, luoda ja ylläpitää suhteita muihin alan yhteisöihin ja henkilöihin sekä harjoittaa muuta tanssiharrastusta edistävää toimintaa. 3 Toiminnan tukeminen Toimintansa tukemiseksi kerho voi 1. kerätä jäsenmaksua, 2. kerätä osallistumismaksuja järjestämistään tapahtumista, 3. järjestää asianmukaisin luvin arpajaisia, myyjäisiä ja rahankeräyksiä, 4. myydä julkaisujaan ja tunnustaan kantavia tuotteita sekä 5. ottaa vastaan avustuksia, lahjoituksia ja testamentteja, ellei tämä edellytä kerholta sen tarkoituksen vastaisia sitoumuksia 4 Kerhon kielet Kerhon viralliset kielet ovat suomi ja ruotsi. Pöytäkirja- ja ilmoituskielenä on suomi. 2 luku Jäsenet ja maksut 5 Jäsenet Kerhon jäseniä ovat varsinaiset, kannatus-, kunnia- ja ulkojäsenet. Kerhon varsinaiseksi jäseneksi pääsee jokainen kerhon toiminnasta kiinnostunut pohjalaisen osakunnan jäsen maksamalla kerhon jäsenmaksun tai maksamalla
kurssimaksun ja osallistumalla tanssikurssille, hallituksen toimintaan tai muuhun kerhon toimintaan. Hallitus voi hyväksyä ulkojäseneksi kerhon toiminnasta kiinnostuneita henkilöitä, jotka maksavat kerhon jäsenmaksun tai kurssimaksun. Kerhon jäsenistä vähintään puolten on kuitenkin oltava pohjalaisten osakuntien jäseniä. Kerhon kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä kerhon toimintaa tukeva henkilö tai yhteisö. Kerhon kunniajäseneksi voi kerhon kokous kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kutsua henkilön, joka on erityisesti ansioitunut kerhon toiminnassa tai muuten merkittävästi edistänyt sen pyrkimyksiä. Esityksen kunniajäseneksi kutsumisesta tekee hallitus, mutta myös kuusi (6) kerhon jäsentä käsittävällä ryhmällä on siihen oikeus. 6 Jäsenluettelo Kerhon on pidettävä kaikista jäsenistään jäsenluetteloa. 7 Jäsenmaksut Muut jäsenet kuin kunniajäsenet ovat velvollisia suorittamaan kalenterivuosittain kerholle jäsenmaksun, jonka suuruuden määrää kerhon kevätkokous. 8 Kerhosta eroaminen Jäsen voi erota kerhosta ilmoittamalla siitä kirjallisesti kerhon hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai suullisesti kerhon kokoukselle. Jäsen katsotaan eronneeksi myös, mikäli hän ei ole suorittanut jäsenmaksuaan ennalta ilmoitettuun eräpäivään mennessä. 9 Kerhosta erottaminen Hallitus voi erottaa jäsenen, joka on törkeästi toiminut vastoin kerhon tarkoitusta. Kerhon hallitus voi perustellusta syystä kieltää jäsenen osanoton kerhon toimintaan määräajaksi. Kielto ei koske kerhon kokouksia. Ennen päätöksen tekemistä asianomaiselle jäsenelle on varattava tilaisuus selityksen antamiseen asiassa paitsi, milloin erottamisen syynä on ollut jäsenmaksun maksamatta jättäminen. Erottamispäätös on julkistettava kerhon virallisella sähköpostilistalla, ja se on lisäksi viipymättä toimitettava kirjallisena erotetulle jäsenelle. 10 Erottamispäätöksestä valittaminen Erotetulla jäsenellä on oikeus kirjallisesti valittaa päätöksestä kerhon kokoukselle, jonka täytyy tällöin vahvistaa päätös kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Valitus on toimitettava hallitukselle
kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa siitä, kun erottamispäätöksestä on tiedotettu erotetulle jäsenelle, ja se on käsiteltävä lähinnä seuraavassa kerhon kokouksessa kuitenkin viimeistään kuudenkymmenen (60) vuorokauden sisällä valituksen jättöpäivästä. 3 luku Kerhon kokoukset 11 Kerhon kokoukset Kerhon kokouksia ovat kevätkokous, syyskokous ja ylimääräiset kokoukset. 12 Kevätkokous Kevätkokous on pidettävä vuosittain viimeistään helmikuun aikana ja siinä on käsiteltävä ainakin: 1. toimintakertomus edelliseltä vuodelta, 2. tuloslaskelma ja tase liitetietoineen, 3. tilintarkastajien lausunto, 4. tilinpäätöksen hyväksyminen, 5. vastuuvapauden myöntäminen tilivelvollisille, 6. hallituksen valmistelema toimintasuunnitelma kuluvalle toimikaudelle, 7. hallituksen valmistelema talousarvio kuluvalle toimikaudelle, 8. kerhon jäsenmaksujen suuruus kuluvalle toimikaudelle sekä 9. jäsenmaksujen maksamisen eräpäivä. 13 Syyskokous Syyskokous on pidettävä vuosittain viimeistään marraskuun aikana ja siinä on käsiteltävä ainakin: 1. hallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan, sihteerin, taloudenhoitajan sekä muiden hallituksen jäsenten valinta seuraavaksi toimikaudeksi, 2. kerhon toimihenkilöiden valinta seuraavaksi toimikaudeksi sekä 3. kahden toiminnantarkastajan ja heidän henkilökohtaisten varamiestensä valinta seuraavaksi toimikaudeksi. 14 Ylimääräiset kokoukset Ylimääräinen kokous pidetään, kun kerhon kokous niin päättää, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) kerhon varsinaisista jäsenistä tai kymmenen (10) kerhon varsinaista jäsentä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä viimeistään neljäntoista (14) vuorokauden kuluessa vaatimuksen esittämisestä; kesä-, heinä- ja elokuussa ja Helsingin yliopiston joulu- ja pääsiäisloman aikana kuitenkin viimeistään kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa vaatimuksen esittämisestä. 15 Oikeudet kerhon kokouksissa Kerhon kokouksissa on läsnäolo- ja puheoikeus kaikilla kerhon jäsenillä.
Varsinaisilla jäsenillä on esitysoikeus sekä äänioikeus siten, että jokaisella on yksi ääni. Myös kerhon hallituksella on esitysoikeus. Kokouksen päätöksellä voidaan myös kerhoon kuulumattomille läsnäolooikeus sekä puheoikeus. Kerhon kokous voi myöntää esitysoikeuden sekä äänioikeuden myös muille jäsenille kuin varsinaisille jäsenille. 16 Päätöksenteko Päätökset kerhon kokouksissa tehdään ehdottomalla enemmistöllä annetuista äänistä, ellei näissä säännöissä toisin määrätä. Äänten jakautuessa tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa. 17 Koolle kutsuminen Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika, paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat. Kutsu on julkaistava kerhon virallisella sähköpostilistalla vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta; kesä-, heinä- ja elokuussa ja Helsingin yliopiston joulu- ja pääsiäisloman aikana kuitenkin vähintään neljätoista (14) vuorokautta ennen kokousta. 18 Päätösvaltaisuus Kokous on päätösvaltainen, jos se on kutsuttu koolle sääntöjen määräämällä tavalla. 19 Käsiteltävät asiat Kokouksessa käsitellään kokouskutsussa mainitut asiat. Kokous voi myös ottaa käsiteltäväkseen asian, jonka kokous viiden kuudesosan (5/6) enemmistöllä annetuista äänistä julistaa kiireelliseksi. Käsiteltäessä kerhon sääntöjen muuttamista, hallituksen tai sen jäsenen taikka tilintarkastajan valitsemista tai erottamista, tilinpäätöksen vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä tai kerhon purkamista on asiasta kuitenkin mainittava kokouskutsussa. 20 Luottamus- tai toimihenkilön erottaminen Kokous voi perustellusta syystä vapauttaa luottamus- tai toimihenkilön kesken toimikauttaan, jolloin kokouskutsussa on siitä mainittava. 4 luku Hallitus 21 Hallitus Kerhon asioita hoitaa toimikaudeksi kerrallaan valittu hallitus. Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri ja taloudenhoitaja sekä korkeintaan neljä muuta jäsentä.
22 Hallituksen tehtävät Hallituksen tehtäviin kuuluu: 1. johtaa kerhon toimintaa, 2. valmistella kerhon kokouksissa esille tulevat asiat ja toimeenpanna niissä tehdyt päätökset, 3. hoitaa kerhon taloutta ja omaisuutta, 4. päättää ulkojäseniksi hyväksymisestä, 5. pitää kirjaa kerhon jäsenistä, 6. laatia ehdotus kerhon toimintasuunnitelmaksi, talousarvioksi, toimintakertomukseksi ja tilinpäätökseksi, 7. valvoa mahdollisten toimikuntien ja toimihenkilöiden toimintaa, 8. kutsua kerhon kokoukset koolle tarpeen vaatiessa sekä 9. edustaa kerhoa. Hallituksen jäsenet saavat toimikautenaan osallistua ilmaiseksi viikoittaisille tanssikursseille, ellei hallitus toisin päätä. 23 Hallituksen jäsenet Hallituksen puheenjohtaja kutsuu koolle hallituksen kokoukset ja johtaa puhetta niissä, huolehtii kerhon kokousten koollekutsumisesta sekä valvoo, että kerhon toiminta on sääntöjen mukaista. Varapuheenjohtaja huolehtii puheenjohtajan tehtävistä tämän ollessa estynyt. Sihteerin tehtävänä on laatia pöytäkirjat kerhon ja kerhon hallituksen kokouksista sekä huolehtia arkistosta. Taloudenhoitajan tehtävänä on hoitaa kerhon taloutta ja omaisuutta sekä valmistella ehdotukset tilinpäätökseksi ja talousarvioksi. 24 Hallituksen kokoukset Hallituksen kokous on päätösvaltainen, mikäli kokouksesta on tiedotettu hallituksen keskuudessaan sopimalla tavalla ja läsnä on vähintään puolet hallituksen jäsenistä siten, että puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on läsnä. Päätökset tehdään ehdottomalla enemmistöllä annetuista äänistä. Jos äänet jakautuvat tasan, ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa. 25 Kerhon nimenkirjoittajat Kerhon nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, taloudenhoitaja tai henkilö, jolle hallitus on myöntänyt siihen oikeuden. 5 luku Toimihenkilöt ja toimikunnat 26 Asettaminen ja toimikausi Kerho ja hallitus voivat erityisiä tehtäviä varten asettaa hallituksen alaisia
toimikuntia ja toimihenkilöitä. Tällöin on määrättävä toimikausien pituudet, kuitenkin enintään kalenterivuosi. 6 luku Hallinto ja talous 27 Toimi- ja tilikausi Kerhon toimi- ja tilikausi on kalenterivuosi 28 Toiminnantarkastajat Kerhon taloudenhoitoa ja hallintoa valvovat toiminnantarkastajat. Hallituksen on toimitettava tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen sekä toimintakertomus toiminnantarkastajille viimeistään neljätoista (14) vuorokautta ennen kevätkokousta. Tilit ja kerhon muuta asiakirjat on annettava tarkastettavaksi muutenkin pyydettäessä. Toiminnantarkastajien tulee antaa hallitukselle kirjallinen kerhon kevätkokoukselle osoitettu kertomus toimittamastaan kerhon hallinnon ja tilien tarkastuksesta viimeistään kolme (3) vuorokautta ennen kevätkokousta. 7 luku Erityisiä määräyksiä 29 Kerhon tunnukset ja merkit Kerhon tunnuksista, merkeistä ja virallisesta sähköpostilistasta päättää kerhon kokous. 30 Sääntöjen muuttaminen Muutoksia näihin sääntöihin voidaan tehdä, jos muutosesitys on tullut hyväksytyksi vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa (2) peräkkäisessä kerhon kokouksessa, joiden väli on vähintään neljätoista (14) vuorokautta. Muutosesitys on mainittava kokouskutsussa. Muutosesityksen voi tehdä hallitus, yksi kymmenesosa (1/10) kerhon varsinaisista jäsenistä tai kymmenen (10) kerhon varsinaista jäsentä kirjallisena hallitukselle. Varsinaisten jäsenten tekemä ehdotus on käsiteltävä seuraavassa kerhon kokouksessa. 31 Kerhon purkautuminen Kerho katsotaan purkautuneeksi, jolle kahteen (2) vuoteen ole ollut kerhon kokouksia, vaikka edellytykset niiden pitämiselle olisivat olleet olemassa. Niin ikään kerho purkautuu, jos kerho tekee siitä päätöksen kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa (2) peräkkäisessä kokouksessa, joiden väli on vähintään kolmekymmentä (30) vuorokautta. Purkautumisesitys on mainittava kokouskutsussa.
Kerhon purkauduttua sen varat on käytettävä näiden sääntöjen 2 :n mukaiseen tarkoitukseen tai sen ollessa mahdotonta luovutettava pohjalaisille osakunnille. 32 Säännöissä määräämättömät asiat Asioissa, joista näissä säännöissä ei erikseen määrätä, noudatetaan yhdistyslakia. Hyväksytty kerhon kokouksissa 25.2.2013 ja 14.5.2013