REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE Varhaiskasvatuspalvelujen sijaisrekisteri Henkilötietolaki (523/99) 10 SISÄLTÖ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ 4 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ 6 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 7 SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE 8 REKISTERIN KÄYTTÖ 9 REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN 10 REKISTERIN SUOJAAMINEN 11 HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS JA HÄVITTÄMINEN 12 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI 13 TARKASTUSOIKEUS 14 TIEDON KORJAAMINEN 15 KIELTO-OIKEUS
1 REKISTERIN NIMI Sijaisrekisteri/ 2 REKISTERINPITÄJÄ Rekisterinpitäjä on, Sivistyslautakunta. Rekisterinpitäjän käytännön tehtäviä hoitaa varhaiskasvatuksen palveluohjaaja toimivaltasäännön ja toimivallan siirtopäätösten mukaisesti.,, puh. 3 REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖ(T) Varhaiskasvatuksen palveluohjaaja sekä päiväkotien esimiehet 4 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Sijaisten etsiminen Siilinjärven kunnan varhaiskasvatuspalveluille 5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Henkilön nimi ja syntymäaika Yhteystiedot Tehtävä, jota henkilö hakee Henkilön koulutustiedot Henkilön työkokemus
Henkilön aiemmat työtehtävät ja työpaikat Henkilön omakuvaus soveltuvuudestaan työtehtäviin Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajauksin. 6 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Hakijan luovuttamat tiedot 7 SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE Tietoja ei luovuteta 8 REKISTERIN KÄYTTÖ Rekisterin tietoja käytetään sijaisten palkkaamiseen 9 REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN Rekisterin tietoja ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin
10 REKISTERIN SUOJAAMINEN Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Rekisteriä käytetään kunnan runkoverkossa olevilta omilta työasemilta. Runkoverkon tietoturva on hoidettu kuntatasolla. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Järjestelmien käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttöoikeus on tehtävän mukainen ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin näyttöihin ja toimintoihin. Eri käyttöoikeus-ryhmissä on määritelty erikseen tietojen luku-, kirjoitus- ja poisto-oikeudet. 11 HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS JA HÄVITTÄMINEN Tietoja säilytetään kuusi kuukautta, jonka jälkeen tiedot hävitetään, mikäli henkilö ei niitä päivitä. 12 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Tietojen rekisteröinnistä kerrotaan asiakaspalvelutilanteissa. Sijaisrekisterin rekisteriseloste on nähtävillä Siilinjärven kunnan www-sivuilla. 13 TARKASTUSOIKEUS Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin ylläpitäjälle. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Asiakkaalle järjestetään mahdollisuus tutustua häntä koskeviin manuaali-asiakirjoihin, näyttöruudulla oleviin tietoihin ja käytettävissä oleviin atk-tulosteisiin tai asiakirjoihin, joilta tiedot
on tallennettu. Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla mistä rekisterin tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin mahdollisesti luovutetaan. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen sivistystoimenjohtajan allekirjoittama todistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 14 TIEDON KORJAAMINEN Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto, oikaisee rekisterin ylläpitäjä sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä. 15 KIELTO-OIKEUS Sijaisrekisterissä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa. 20.8.2013 Kari Mustonen, sivistystoimenjohtaja