SODANKYLÄN KUNTA Kunnanhallitus (Kh 10.12.1997) KONSERNIOHJEET KONSERNIOHJEEN TAVOITE Näillä ohjeilla kunnanhallitus antaa konsernitason toimintaohjeet ja -periaatteet sekä täsmentää kunnan ja kunnanhallituksen asemaa konsernin johtajana. KONSERNIOHJEEN SOVELTAMISALA Ohje koskee kuntaa ja sen tytäryhteisöjä. Ohje on käsiteltävä tytäryhteisöjen yhtiökokouksessa ja hallituksessa tai vastaavissa hallintoelimissä. Sodankylän kuntakonserni on taloudellinen kokonaisuus, jonka muodostavat kunta (emoyhteisö) sekä ne juridisesti itsenäiset yhteisöt (osakeyhtiöt, kuntayhtymät, säätiöt ja yhdistykset), joissa kunnalla yksin tai muiden kuntakonserniin kuuluvien yhteisöjen kanssa on määräämisvalta (tytäryhteisöt). Luettelo ohjeen hyväksymisajankohtana konserniin kuuluvista tytäryhteisöistä on liitteenä. KUNTAKONSERNIN JA TYTÄRYHTEISÖJEN TOIMINTA-AJATUKSET Kunnan tehtävänä on kunnanvaltuuston määrittelemän toiminta-ajatuksen mukaisesti edistää asukkaiden hyvinvointia ja hallita muutokset. Tärkeintä on peruspalveluiden turvaaminen, työllisyyden parantaminen ja ympäristön tilasta huolehtiminen. Tytäryhteisöjen on toiminnassaan huomioitava em. kunnan toiminta-ajatus sekä yhteisön perustamisvaiheessa yhtiöjärjestyksessä tai vastaavassa oleva kunnan hyväksymä toimiala, johon ei yhteisö saa tehdä merkittäviä muutoksia, jollei kunnanhallitus ole toimialan muutosta hyväksynyt. KONSERNIOHJAUS JA -JOHTAMINEN Konsernijohto ja tehtävät Vastuu konserniohjaukseen liittyvistä tehtävistä on kunnassa seur aava:
Kunnanvaltuusto - määrittelee omistajapolitiikan ja yleiset toimintaperiaatteet - on kuntakonsernin toiminnan ylin valvoja - hyväksyy tavoitteet talousarviossa ja taloussuunnitelmassa koko kuntakonsernille - seuraa tavoitteiden toteutumista ja voi antaa yleisohjeita tavoitteiden toteuttamiseksi Kunnanhallitus - hyväksyy yhteisön perustamisvaiheessa yhteisön toimialan sekä siihen myöhemmin tehtävät merkittävät muutokset - ohjaa kuntakonsernin taloutta ja hallintoa - vastaa yhteisöjen valvonnan järjestämisestä - hyväksyy konserniohjeen - antaa kunnanjohtajalle tai kunnanhallituksen erikseen nimeämälle edustajalle ohjeet yhteisöjen hallitukseen tai vastaavaan toimielimeen nimettävistä henkilöistä, joista vähintään yhden tulee olla kunnanhallituksen varsinainen jäsen tai kunnanvaltuuston puheenjohtajistoon kuuluva - antaa ohjeita kuntaa edustaville henkilöille kunnan kannan ottamisesta yhteisössä vireillä oleviin merkittäviin asioihin - antaa toimintakertomuksen yhteydessä kunnanvaltuustolle tiedot tytäryhteisöjen toiminnasta ja tavoitteiden toteutumisesta - seuraa tytäryhteisöjen toimintaa ja tekee tarvittaessa korjaavat toimenpide-ehdotukset ja päätökset havaitsemistaan epäkohdista Lautakunta - huolehtii toimialaansa kuuluvan tytäryhteisön toiminnan yleisestä seurannasta - ilmoittaa havaitsemistaan epäkohdista kunnanhallitukselle sekä tekee epäkohtien korjaamiseksi toimenpide-ehdotukset kunnanhallituksen käsittelyä varten Kunnanjohtaja - vastaa kuntakonsernin operatiivisesta johtamisesta kunnan (emoyhteisön) osalta sekä seuraa omistajapolitiikan toteutumista tytäryhteisöissä - ilmoittaa havaitsemistaan epäkohdista kunnanhallitukselle ja tekee toimenpide-ehdotukset korjaaviksi toimenpiteiksi kunnanhallituksen käsittelyä varten - edustaa kuntaa yhtiökokouksessa tai vastaavassa tytäryhteisön toimielimen kokouksessa, ellei kunnanhallitus ole erikseen nimennyt toista edustajaa tai ao. lautakunnan johtosäännössä edustusoikeutta annettu muulle henkilölle. Kunnanjohtajalla on oikeus myös valtakirjalla oikeuttaa toinen henkilö yhtiökokousedustajaksi tai vastaavaksi
- voi olla läsnä tytäryhteisön hallituksen tai vastaavan toimielimen kokouksessa, jossa hänellä on puheoikeus mutta ei päätösvaltaa, ellei häntä ole valittu jäseneksi ko. toimielimeen Päävastuualuejohtajat - huolehtivat toimialaansa kuuluvien tytäryhteisöjen toiminnan seurannasta - ilmoittavat havaitsemistaan puutteista sekä valmistelevat toimenpiteet korjaaviksi toimiksi ao. lautakunnalle, jotta lautakunta voi tarvittaessa tehdä esityksensä kunnanhallitukselle - seurantatehtävän hoitamiseksi pitävät säännöllisesti yhteyttä tytäryhteisöjen johtoon - esittelevät yhteisön johdolle kunnan strategiset tavoitteet sekä tiedottavat muistakin yhteisön toimintaan ja kehittämiseen vaikuttavista asioista Edustajien valinta tytäryhteisöjen hallintoelimiin Edustajien ohjeistaminen Tytäryhteisöjen hallituksiin tai vastaaviin toimielimiin valitaan luottamushenkilöitä sekä viranhaltijoita, joilla on liiketaloudellista ja tytäryhteisön toimialueen asiantuntemusta. Kuntalain 23 :n 2 momentin mukaan kunnanhallitus antaa tarvittaessa ohjeita kuntaa eri yhteisöjen ja säätiöiden hallintoelimissä edustaville henkilöille kunnan kannan ottamisesta käsiteltäviin asioihin. Kuntayhtymien toiminta- ja taloussuunnitelmista lausunnon antaa kuitenkin ao. toimialan lautakunta. Tietojen antaminen kunnalle (emoyhteisölle) Kaikkien tytäryhteisöjen on toimitettava kunnalle seuraavat tiedot - tilinpäätös kultakin kalenterivuodelta seuraavan vuoden helmikuun 28. päivään mennessä. Tilinpäätöksen tulee sisältää toimintakertomus, tuloslaskelma ja tase, arvio yhteisön tavoitteiden toteutumisesta tilivuonna sekä arvio tulevaisuuden kehitysnäkymistä - talousarvio seuraavalle vuodelle syyskuun loppuun mennessä. Talousarvio sisältää toiminnallisen kuvauksen lisäksi yhteisön tulos- ja rahoitusbudjetin sekä investoinnit ja lainanottotiedot. - talousarvion toteutumisen seurantaraportti 30.4., 31.8. ja 31.12. tilanteen mukaisena. Raportissa tulee tarkastella talousarvion toiminnallista ja taloudellista toteutumista, poikkeamia ja korjaavia toimenpiteitä - kokouskutsut ja esityslistat kunnanjohtajalle tarvittavat tiedot yhteisiä hankintoja varten.
KONSERNITILINPÄÄTÖKSEN LAADINTA Kunnan konsernitilinpäätöksen tarkoituksena on selvittää ne varat, velat ja vastuut, joihin kunnalla on omistajuuteen tai sopimukseen perustuvaa määräysvaltaa, velvoitteita ja vastuuta. Tytäryhteisöjen on konsernitilinpäätöksen laadintaa varten huomioitava seuraavat asiat: - yhtenäinen tilikausi on kalenterivuosi - tilipuitteet (tuloslaskelma ja tase) on luotava mahdollisimman yhdenmukaisiksi kunnan tilipuitteiden kanssa - konsernitilinpäätöksen laadintaa varten tiedot on toimitettava viimeistään 28.2. taloushallintoon taloushallinnon vaatimalla tarkkuudella ja tavalla Kamreeri antaa tytäryhteisöille tarkemmat ohjeet konsernitilinpäätöksen laadinnasta. TILINTARKASTUS Tytäryhteisössä on käytettävä yhtenä tilintarkastajana samaa tilintarkastajayhteisöä/tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa kuin kunnassa. RAHOITUS Rahoitus tytäryhteisöissä hoidetaan seuraavia periaatteita noudattaen: - yhteisön johto eli toimitusjohtaja ja hallitus vastaavat yhteisön lainanhoitokustannusten minimoimisesta ja kassavarojen tuottavasta sijoittamisesta - kunnanhallituksen päätöksellä tytäryhteisölle voidaan antaa lyhytaikaiseen rahoitustarpeeseen eli alle vuoden takaisinmaksuajalla kassalainaa kunnanhallituksen erikseen päättämillä lainaehdoilla. Lainoista, joissa takaisinmaksuaika on vuotta pidempi, päättää kunnanvaltuusto. RISKIEN HALLINTA Tytäryhteisön on hankittava omistajien suostumus etukäteen seuraavissa asioissa: - kunnanhallituksen ja yhtiökokouksen päätös toimialan ja tehtävien laajentamiseen tai oleelliseen muutokseen - yhtiökokouksen päätös merkittäviin investointeihin tai omaisuuden myyntiin - yhtiökokouksen päätös vakuuden antamiseen muitten kuin yhtiön omien vastuiden hoitamisesta
YHTEISET PALVELUT JA HANKINNAT Kuntakonsernissa hankitaan mm. seuraavat tuoteryhmät yhteishankintoina, joita varten tytäryhteisöt toimittavat tarvittavat tiedot tarjouspyyntöjä varten ja joista kunnan ao. viranomainen antaa tytäryhteisön päätöksentekoa varten esityksensä: - siivousaineet ja -välineet - ajoneuvojen polttoaineet - elintarvikkeet - vakuutukset HENKILÖSTÖPOLITIIKKA Henkilöstötarpeet kuntakonsernissa hoidetaan ensisijaisesti sisäisillä järjestelyillä ja suositaan työnkiertoa koko konsernin sisällä. Kunnan henkilöstöpoliittisia ohjelmia ja linjauksia noudatetaan myös tytäryhteisöissä. TIEDOTTAMINEN KONSERNIN ASIOISTA Kuntalain 29 2 momentin mukaan kunnan on sopivin tavoin tiedotettava asukkailleen yhteisön tai säätiön toiminnasta. Koko kuntakonsernia koskevista asioista tiedottaa kunnanjohtaja. Yksittäisen tytäryhteisön asioiden tiedottamisen hoitaa toimitusjohtaja tai vastaavassa asemassa oleva henkilö. Kh 8.2.1999 tekemä lisäys em. ohjeeseen: "Kunnan tytäryhtiö voi antaa toiselle kunnan omistamalle yhtiölle alle vuoden maksuajalla kassalainaa lyhytaikaisen rahoitustarpeeseen. Konsernin sisällä annetuista kassalainoista peritään lainan antohetken mukainen 12 kk:n euriborkorko (365). Lainoista, joissa on yli vuoden takaisinmaksuaika, on yhtiön hallituksen ja yhtiökokouksen tehtävä päätös sekä saatava vakuus."