SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA Yhtymähallituksen 26. päivänä elokuuta 2013/ 175 hyväksymä 1.10 SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIKONSERNIN KONSERNIOHJEET 1.10.2013 LUKIEN 1 Konserniohjeen tavoite 2 Konserniohjeen soveltamisala Tällä ohjeella Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (myöhemmin sairaanhoitopiiri) antaa toimintaohjeet ja periaatteet tytäryhteisöilleen ja määrittelee sairaanhoitopiirin yhtymähallituksen ja sairaanhoitopiirin johtajan aseman konsernin johtajana. Satakunnan sairaanhoitopiirikonserni on taloudellinen kokonaisuus, jonka muodostavat sairaanhoitopiiri (toimialueet ja liikelaitokset) sekä tytäryhteisöt, joissa sairaanhoitopiirillä on määräämisvalta; omistusosuus yli 50 %:ia. 3 Sairaanhoitopiirikonsernin ja sen tytäryhteisöjen toiminta-ajatukset Sairaanhoitopiirin tehtävänä on järjestää jäsenkuntien puolesta laissa säädetty erikoissairaanhoito, ja kehitysvammaisten erityishuolto siltä osin kuin kunnat eivät järjestä sitä muulla tavalla. Kuntayhtymä voi sopimukseen perustuen hoitaa muitakin terveydenhuollon tai sosiaalipalvelujen tehtäviä. Kuntayhtymän tehtävänä on myös yhteistyössä jäsenkuntiensa kanssa edistää jäsenkuntien asukkaiden terveyttä ja toimintakykyä. (Lähde: Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän johtosääntö 1.1.2009 lukien) Tytäryhteisöjen osalta niiden toiminta-ajatukset selviävät asianomaisista ja voimassaolevista yhtiöjärjestyksistä ja säännöistä. 1
4 Konserniohjaus ja johtaminen Konsernijohto ja sen tehtävät Yhtymävaltuusto määrittelee sairaanhoitopiirin omistajapolitiikan sekä hyväksyy konsernin johtamista koskevat yleiset tavoitteet talousarviossa sekä toiminta- ja taloussuunnitelmassa koko sairaanhoitopiirikonsernille. Yhtymävaltuusto toimii sairaanhoitopiirikonsernin ylimpänä valvojana. Sairaanhoitopiirin edustajat tytäryhteisöjen hallinnossa Yhtymähallitus Sairaanhoitopiirikonsernin edustajien tulee toimia tytäryhteisöjen hallintoelimissä siten, että yhtymävaltuuston asettamat tavoitteet voidaan saavuttaa. Sairaanhoitopiirin johtaja - ohjaa sairaanhoitopiirikonsernia ja vastaa siitä, että yhteisöjen valvonta on järjestetty asianmukaisesti. - hyväksyy tarvittaessa konserniohjetta yksityiskohtaisemmat ohjeet tai delegoi ohjeiden antamisvaltuudet sairaanhoitopiirin johtajalle tai sairaanhoitopiirin muulle viranhaltijalle - valitsee edustajat tytäryhteisöjen yhtiökokouksiin. Kuntalain ja hallintomenettelylain esteellisyyttä koskevat säännökset otetaan huomioon sairaanhoitopiirin edustajia tytäryhtiöiden hallintoelimiin valittaessa - antaa tarvittaessa ohjeita sairaanhoitopiirin eri yhteisöjen ja säätiöiden hallintoelimissä sairaanhoitopiiriä edustaville henkilöille sairaanhoitopiirin kannan ottamisesta käsiteltäviin asioihin. - antaa toimintakertomuksen yhteydessä yhtymävaltuustolle tiedot tytäryhteisöjen toiminnasta - seuraa tytäryhteisöjen toimintaa ja tekee tarvittaessa toimenpide-ehdotukset havaitsemistaan epäkohdista. - vastaa sairaanhoitopiirikonsernin operatiivisesta johtamisesta sairaanhoitopiirin osalta sekä seuraa omistajapolitiikan toteutumista ja ilmoittaa havaitsemistaan epäkohdista yhtymähallitukselle - valitsee edustajat osakkuusyhteisöjen hallintoelimiin. 2
5 Tytäryhteisöjen neuvotteluvelvoite Tytäryhteisön hallituksen/toimitusjohtajan on hankittava sairaanhoitopiirin johtajan ennakkokäsitys seuraaviin toimenpiteisiin: - tytäryhteisön perustaminen - yhteisön toiminta-ajatuksen muuttaminen - yhteisön toiminnan muuttaminen siten, että yhteisö voi menettää hankintalainsäädäntöön tai oikeuskäytäntöön perustuvan sidosyksikköasemansa suhteessa sairaanhoitopiiriin - yhtiöjärjestyksen ja sääntöjen merkittävä muuttaminen - pääomarakenteen muuttaminen - toimintaan nähden merkittävät investoinnit ja kiinteistö- ja yrityskaupat - osakkeiden merkintä, mikäli osakkeiden ostamista ja omistamista ei erityisesti annettu yhtiön tehtäväksi - varsinaiseen toimintaan kuulumattomat investoinnit ja niiden rahoitus - toimintaan nähden tärkeän omaisuuden tai oikeuksien (m. immateriaalioikeudet) hankkiminen, myyminen, vuokraaminen, luovuttaminen tai panttaaminen - merkittävä lainanotto ja anto sekä vakuuksien, takausten taikka muiden yhtiöitä sitovien merkittävien rahavelvoitteiden antaminen tai niiden ehtojen muuttaminen - muuhun kuin yhteisön tavanomaiseen toimintaan kuuluvat tai epätavallisin ehdoin tehtävät sopimukset yhtiön ja sen osakkeenomistajan taikka hallituksen jäsenen välillä, kyseisten sopimusten muuttaminen sekä sopimuksiin perustuvista oikeuksista luopuminen - periaatteelliset tai taloudellisesti merkittävät sopimukset ja toiminnan laajakantoiset muutokset - yhtiökokoukselle tehtävä voitonjakoehdotus, mikäli se poikkeaa yhtiön noudattamasta tavanomaisesta voitonjakokäytännöstä - yhteisön omaisuuden luovuttaminen konkurssiin tai selvitystilaan taikka saneerausmenettelyyn hakeutuminen. 3
6 Riskienhallinta Yhtiön hallituksen ja toimitusjohtajan on huolehdittava siitä, että yhtiön toimintaan liittyvät riskit tunnistetaan ja niitä seurataan ja että riskienhallinnan periaatteet on määritelty. Tytäryhteisöllä tulee olla hyväksytyt riskienhallintaohjeet. Sairaanhoitopiirin talousjohtaja konsultoi ja koordinoi tytäryhteisöjä riskikartoituksen tekemisessä ja antaa ohjeita tytäryhteisöille yhtenäiseen riskienhallintaan liittyvissä asioissa. Tytäryhteisöt laativat vuosittain selonteon sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä arvion merkittävimmistä riskeistä, epävarmuustekijöistä ja muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista olennaisista seikoista. Selonteko sisällytetään tilinpäätösaineistoon ja ilmoitetaan osana toimintakertomusta. 7 Tietojen antaminen sairaanhoitopiirille Tytäryhteisöjen tulee erikseen pyydettäessä toimittaa sairaanhoitopiirin talousjohtajalle tiedot talousarviostaan, investoinneistaan, lainanotostaan, kannattavuudestaan, maksuvalmiudestaan ja vakavaraisuudestaan sekä tilinpäätöksestään. Tytäryhteisöjen on toimitettava yhteisön hallituksen kokousten ja yhtiökokousten esityslistat ja pöytäkirjat sairaanhoitopiirin johtajalle. 8 Konsernitilinpäätöksen laatiminen Sairaanhoitopiirin tilikausi on kalenterivuosi. Tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, joka on saatettava yhtymävaltuuston käsiteltäväksi tilikautta seuraavan vuoden kesäkuun loppuun mennessä. Tilinpäätökseen kuuluvat tuloslaskelma, tase ja niiden liitetiedot, rahoituslaskelma, talousarvion toteutumisvertailu ja toimintakertomus. Yhtymähallituksen on jätettävä tilinpäätös tilintarkastajien tarkastettavaksi tilikautta seuraavan maaliskuun loppuun mennessä. Tilinpäätös sisältää myös konsernitaseen, konsernituloslaskelman, konsernin rahoituslaskelman ja konsernitaseen liitetiedot. Tytäryhteisöjen tilikausi on kalenterivuosi. Niiden tulee toimittaa tilinpäätöksensä ja toimintakertomuksensa sairaanhoitopiirin talousjohtajalle keskustoimistoon tilikautta seuraavan vuoden tammikuun viimeiseen päivään mennessä. 4
Sairaanhoitopiirin talousjohtaja antaa tarpeen vaatiessa yksityiskohtaisempia ohjeita konsernitilinpäätöksen laatimisesta ja käy tarvittavat tätä koskevat neuvottelut tytäryhteisöjen kanssa. 9 Tilintarkastus Sairaanhoitopiirin edun valvomiseksi tytäryhteisöjen tilintarkastajaksi tulee valita sairaanhoitopiirin tilintarkastajaksi valittu tilintarkastusyhteisö. Yhtiöjärjestyksiin on tehtävä asiaankuuluvat muutokset. Sairaanhoitopiirin tilintarkastajan tehtävänä on tarkastaa, että konsernitilinpäätös on oikein laadittu sekä tehdä havaintoja yhteisön toiminnan hoitamisesta, vahvuuksista, heikkouksista ja riskeistä. 10 Konsernitili ja lainat sekä lainojen takaukset Koko sairaanhoitopiirikonsernin maksuvalmiutta hoidetaan yhteisen konsernitilin kautta. Sairaanhoitopiirin talousjohtaja vastaa tilin hallinnoimisesta ja likviditeetin hankkimisesta sekä ylijäämien sijoittamisesta. Sairaanhoitopiirin ja tiliin liittyvien tytäryhteisöjen kanssa tehdään sopimukset, joissa sovitaan tilin sisäisistä veloitus- ja hyvityskoroista ja luottolimiiteistä. Tätä koskevat sopimukset sairaanhoitopiirin puolelta tekee talousjohtaja. Lainan ottamisessa konsernin tytäryhteisöllä on neuvotteluvelvoite sairaanhoitopiirin talousjohtajan kanssa, jolloin voidaan tarvittaessa sopia yhteistoiminnasta lainanotossa. Mahdollisista tytäryhteisöille annettavista lainoista tai lainojen takauksista tai muun vakuuden antamisesta tytäryhteisöille sairaanhoitopiirissä päätetään kuntalain ja perussopimuksen säännösten mukaisesti erikseen. 5
11 Yhtymävaltuuston päättämän konsernitavoitteen ja tämän ohjeen käsittely tytäryhteisöissä Tytäryhtiön hallituksen tulee päätöksellään hyväksyä sairaanhoitopiirin yhtymävaltuuston sille asettamat tavoitteet yhtiön toimintaa ohjaaviksi. Tämä ohje tulee käsitellä tytäryhtiön hallituksessa ennen 1.10.2013 ja tästä käsittelystä tulee toimittaa kirjallinen tieto kuntayhtymän kirjaamoon osoitteella: Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, Kirjaamo, Sairaalantie 3, 28500 Pori tai sähköpostitse osoitteeseen: kirjaamo@satshp.fi. 12 Voimaantulo 1.10.2013 lukien Tämä ohje korvaa hallituksen 8.12.2008 hyväksymän Satakunnan sairaanhoitopiirin konserniohjeen. 6