Suomen yliopistokirjastojen neuvosto Muistio Neuvoston kokous 2/2014 Aika: 27.5.2014 klo 10 15.40 Paikka: Lapin yliopisto, Yliopistonkatu 8, 96300 Rovaniemi, Hallituksen kokoushuone, E-siipi Osallistujat: Tua Hindersson-Söderholm, Svenska handelshögskolans bibliotek Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto Tiina Järvinen, Maanpuolustuskorkeakoulun kirjasto Irmeli Koskimies, Taideyliopiston kirjasto (- 14:20) Päivi Kytömäki, Oulun yliopiston kirjasto Eeva-Liisa Lehtonen, Aalto-yliopiston kirjasto Riitta Lähdemäki, Tampereen teknillisen yliopiston kirjasto Raija Löytölä, Tritonia Ari Muhonen, Jyväskylän yliopiston kirjasto Minna Niemi-Grundström, Tampereen yliopiston kirjasto Ulla Nygrén, Turun yliopiston kirjasto Ulla Ohvo, Lappeenrannan tiedekirjasto, Iiris Tahvanainen Susanna Parikka, Lapin korkeakoulukirjasto (puheenjohtaja) Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopiston kirjasto Pia Södergård, Åbo Akademis bibliotek, Christel Lindfors Kimmo Tuominen, Helsingin yliopiston kirjasto Pentti Vattulainen, Varastokirjasto Paula Kangasniemi (sihteeri) 1. Kokouksen avaus ja järjestäytyminen Puheenjohtaja avasi kokouksen 10:00. Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi Minna Niemi- Grundström ja Ari Muhonen. 2. Esityslistan hyväksyminen Esityslistaan lisättiin kohta 5. Tietopyyntö. Ilmoitusasioihin lisättiin kaksi asiaa sekä Muut asiat -kohtaan kirjastohakemisto ja verkostojen wikit. 3. Kirjastojärjestelmäkokonaisuus, Finna, UKJ, Melinda Avattiin videoyhteys AMKIT konsortion kokoukseen Turkuun. Kristiina Hormia-Poutanen esitteli kirjastojärjestelmäkokonaisuutta, liite 1. o Tietojärjestelmäkokonaisuus o Yhteinen tietojärjestelmästrategia o OKM:n terveiset, miksi rahoitusta ei saatu
o UKJ:n nykytila ja tulevaisuus o Juridiikka Ari Muhonen esitteli UKJ-kustannustenjakotyöryhmän raporttiluonnoksen, liite 2. Sinikka Luokkanen piti edellisiin liittyvän kommenttipuheenvuoron. Kustannustenjakomalliin liittyen Kristiina ja Arin esityksissä oli erilainen jaottelu. UKJ-kustannustenjakotyöryhmän raporttiluonnoksessa on vielä paljon yksityiskohtia, mistä pitäisi keskustella. Ensin pitäisi olla tiedossa kirjastot, jotka ovat lähdössä mukaan. Vasta sitten voidaan tehdä toiminnallisia ja poliittisia päätöksiä. Lisäksi pitäisi keskustella SYN ja AMKIT yhdessä kustannustenjakomallista. Videoyhteys AMKIT-konsortioon lopetettiin klo 11.10 Keskusteltiin molempiin esityksiin liittyen. Suunnittelua varten saadaan jo syksyyn mennessä lisää tietoa, kun tuotantokäyttö on aloitettu kesän aikana, Koha Joensuussa, KualiOle Chicagossa ja ExLibriksen Alma Leuven issa. Hintatietoja ei vielä saada. Kustannusten jakotyöryhmä julkistaa lähiaikoina excel-taulukon, jolla voidaan suorittaa laskelmia kustannusten jakautumisesta kirjastoittain. Yliopistokirjastoille uusi kirjastojärjestelmäkokonaisuus on tärkeä ja ne ovat myös suurimpia maksajia, joten yliopistokirjastojen pitäisi olla vahvasti mukana päätöksenteossa. Keskusteltiin, missä vaiheessa yhteistyösopimus voidaan tehdä. Eri tahojen oman työpanoksen osuus/vaikutus kustannuksiin on myös huomioitava. Kristiinan esityksessä tuli esille ajatus yhteisestä tietojärjestelmästrategiasta. Jos tällainen tehdään, siinä täytyy olla mukana myös yliopistojen IT-palvelut. Esille tuli myös riskianalyysin tarpeellisuus. Mietitään tietojärjestelmästrategian tarpeellisuutta vielä FUM-ryhmässä ja työvaliokunnassa. Päätettiin, että ensi vuosi edetään vielä suunnitellen. Kristiinan mukaan suunnittelutyöhön tarvitaan resursointia v. 2015, mutta summan suuruus ei ole vielä tiedossa. Päätettiin, että SYN esittää UKJ-kustannustenjakotyöryhmän raporttiin liittyen seuraavaa: toimintojen hyötyä suhteessa koko järjestelmään kuvaavia prosenttiosuuksia muutetaan niin, että taustajärjestelmien osuus suurenisi 10 %:sta 20 %:iin ja vastaavasti aineistojen käytönhallintaa ja logistiikka pienennetään 35 %:sta 25 %:iin. Perustelut muutokselle: Taustajärjestelmä on toiminnan ydin, siitä saadaan suurin hyöty ja se on välttämätön kaikille, perushankinta. Siksi sen osuuden kustannuksista tulisi olla suurempi kaikille ryhmille. Hankinta (ml. elektroniset aineistot) -kohdasta poistetaan e-aineistot. Perustelut: Useimmat e-aineistot (e-lehdet, tietokannat, esim. WoS) eivät liity mitenkään muuten kuin yhtenä bib-tietueena kirjastojärjestelmään, esim. hankinta tehdään (nyk. systeemisssä) muun hankintajärjestelmän kautta. Yksi e-aineisto voi maksaa kirjastolle jopa lähes miljoona euroa (esim. Elsevier), mutta se on vain yksi bib-tietue tai tulevaisuudessa yksi hankinta, jos e-lehtien/tietokantojen hankinta tehdään
järjestelmän kautta. Siksi e-aineistojen hankintasumman ottoa mukaan rahoituskaavaan pidetään epäoikeudenmukaisena. Aineistokustannuksissa mukaan otetaan vain kirjaston rahoittamat aineistokustannukset (vaatii ehkä selvittelyä). Perustelut: Laitokset/tutkijat ja opettajat hankkivat myös suoraan itse itselleen aineistoja, jotka eivät tule myöskään kirjastotietokantaan. Toisaalta laitokset voivat epäsuorasti rahoittaa kirjaston hankintoja. Poistetaan päällekkäisyydet kustannustenjakokriteereistä toiminnoittain o Aineistojen käytönhallinnasta ja logistiikasta poistettaisiin aktiiviset asiakkaat. Perustelut: Aktiiviset asiakkaat näkyvät jo sekä lainoina että hankintoina eli samaa indikaattoria käytetään moneen kertaan. o Bib-tietueet tulevat sekä hankinnassa että kokoelmien hallinnassa Yliopistokirjastot ovat ottaneet aikalisän järjestelmätarpeiden selvittämiseksi eikä kustannustenjakomalliin olla sitoutumassa ennen kuin kustannustaso ja järjestelmävaihtoehdot on kartoitettu. Kustannustenjakomallia lähdetään jatkossa todennäköisesti toteuttamaan aluksi Linnea2- ja AMKIT-konsortioiden pohjalta, muut mukaan myöhemmin. Korkeakoulujen ohjelmistot ja palvelimet ovat vanhenemassa. Lisäksi nämä kaikki ovat nyt samassa kirjastojärjestelmässä, joten on helpompi siirtyä kerralla uuteen järjestelmään. Kirjastojärjestelmäkokonaisuuden tiimoilta UKJ-ohjausryhmä on suunnitellut vierailua UNIFIin elokuussa. SYN:n kanta on, että vierailu kannattaa järjestää vasta, kun on riittävästi tietoa ja yhteistä näkemystä kirjastojärjestelmäkokonaisuudesta. Jos vierailu toteutuu, mukaan lähtevä SYN:n edustaja sovitaan työvaliokunnassa. 4. FUM-ryhmän kuulumisia Minna Niemi-Grundström kertoi, miten SYN:n oma tietojärjestelmäselvitys etenee, liite 3. Meneillään oleviin kyselyihin toivotaan mahdollisimman laajasti vastauksia aikataulun mukaisesti. Aikataulu on tiukka, mutta selvitys tarvitaan jo elokuussa. Finnan työkokous on 14.8.2014. Siellä käsitellään kehittäjien ja asiakkaiden kannalta keskeisiä, vielä toteuttamattomia asioita. SYN:n KDK-työryhmän workshop on 10.9.2014. Melinda-sopimus tulee uudelleen käsittelyyn syksyn ensimmäisessä kokouksessa. Amkit ja yleiset kirjastot ottivat asian uudelleen pöydälle. Melindan rahoitus on vain osittain pysyvää perusrahoitusta ja osa rahoituksesta päättyy 2016.
Melindasta on tehty hyötyselvitys ammattikorkeakoulukirjastoille. Sama hyötyselvitys olisi hyvä tehdä myös yliopistokirjastoille ja mahdollisesti myöhemmin erikoiskirjastoille. Tiedoksi, että Susanna Parikka, Minna Niemi-Grundström ja Kimmo Tuominen tapaavat 12.6.2014 OKM:n edustajia. Aiheena on Kansallisten tietojärjestelmien tilanne yliopistokirjastojen kannalta. 5. Tietopyyntöasia Leo Lahti on tehnyt tietopyynnön, jossa hän pyytää yliopistoilta erittelyä maksusuorituksista, jotka ne ovat osoittaneet FinELib-konsortiolle kansainvälisten kustantajien lisenssisopimusten kattamiseksi vuodesta 2010 alkaen. Keskusteltiin, miten eri yliopistojen lakimiehet tulkitsevat sopimusten määräyksiä ja julkisuuslakia. Yliopistokirjastot vaihtavat tietoja keskenään sähköpostilla. 6. Edellisen kokouksen muistio Tarkastettu muistio löytyy verkosta osoitteesta http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/neuvosto/asiakirjat.html 7. Lapin korkeakoulukirjaston kuulumiset Susanna Parikka kertoi Lapin korkeakoulukirjaston kuulumisia, liite 4. 8. E-kirjojen osuuden seuranta Paula Kangasniemi esitteli e-kirjakyselyn raportin, liite 5. Hyväksyttiin raportti, johon lisättiin Oulun yliopiston huomautus kurssikirjojen määriin liittyen. 9. Tutkimushallinnon verkosto TUHA Susanna Parikka esitteli Tutkimushallinnon verkostoa, joka on perustettu tänä keväänä, liite 6. SYN on mukana TUHAssa ja kuka tahansa voi ilmoittautua mukaan työryhmiin. Lisää tietoa osoitteessa: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageid=39061987 10. Avoimista julkaisuista avoimeen dataan -hankehakemus SYN on jättänyt 17.4.2014 hakemuksen valtionavustuksen saamiseksi Avoimista julkaisuista avoimeen dataan -hankkeeseen. Kimmo Tuominen esitteli hankehakemusta, liite 7 ja 8. Kyseessä on SYN:n hanke, jota hallinnoidaan Helsingin yliopiston kautta. SYN:n partnerina toimii dosentti Marjut Salokannel. Hankkeessa on neljä keskeistä sisältöä: 1. Tutkimusjulkaisujen avoimeen saatavuuteen liittyvät tekijänoikeudelliset kysymykset
tekstin louhinnan näkökulmasta, 2. Kansallinen tieteen termipankki pilotti, 3. Tieteellisten kirjastojen tekijänoikeuspalvelu ja 4. Tutkimusdatan hallintaa koskeva kansallinen koulutus (liite 9). 11. Vaikuttavuuden arviointi 13.8.2014 järjestetään työpaja vaikuttavuuden arvioinnista (kustannuslaskenta ja vaikuttavuus). Mukaan toivotaan edustusta kaikilta kirjastosektoreilta. 12. KINE-päivät Oulussa 9.-10.10.2014 Päivi Kytömäki esitteli KINE-päivien ohjelmarungon. Torstaina 9.10. ohjelmassa mm. SYN:n oma työpaja, 1 h. Työpajan teemoja voi esittää yhteistyösihteerille. Perjantaina 10.10. on ohjelmassa SYN:n puheenjohtajan puheenvuoro ajankohtaisista asioista. Perjantai- iltapäivän teemana on Miten informaatiotutkimuksen opetus ja tutkimus palvelee työelämän tarpeita?, johon liittyy kommenttipuheenvuorot eri sektoreilta. Yhteistyösihteeri kerää SYNiläisiltä aiheita kommenttipuheenvuoroa varten (sähköpostikysely). Yhteistyösihteeri kysyy myös Åbo Akademista, saadaanko Gunilla Widénin kyselyn vastauksia käyttöön. Sovitaan myöhemmin, kuka puheenvuoron esittää. 13. Ilmoitusasiat SYN:n mentorointiohjelmassa on vielä vapaana kaksi aktorin paikkaa, joihin voi lähettää hakemuksia 5.6.2014 mennessä. Jos paikat eivät täyty yliopistokirjastoista, voi myös Kansalliskirjastosta osallistua. SYN on lähettänyt 23.5.2014 kannanoton MyFrankille/Elisalle uuden opiskelijakortin käyttämisestä kirjastokorttina, liite 10. Päivi Kytömäki kertoi SYN:n Elsevier-työryhmän toiminnan alkavan elokuussa. Työryhmässä on mukana lisäksi FinELibistä Arja Tuuliniemi. Työryhmä valmistelee tulevia Elsevierneuvotteluja. Kansalliskirjaston johtokuntaan 1.4.2014 31.3.2018 on valittu Ulla Nygrén, varajäsen Ari Muhonen. http://www.kansalliskirjasto.fi/yleistieto/organisaatio/johtokunnanjasenet.html OKM:n KDK-ohjausryhmään 2014-2016 on valittu SYN:n edustajiksi Minna Niemi- Grundström. Erikoiskirjastojen neuvoston puheenjohtaja vuonna 2014 on Tuija Siimes Museoviraston kirjastosta ja sihteeri Soile Manninen IPR University Centeristä. NUAS:n kokoukseen 10.-11.3.2014 Kööpenhaminassa osallistui Pia Södergård. Sektorikokoukseen 14.5.2014 osallistuivat Susanna Parikka ja Kimmo Tuominen.
OKM on käynnistänyt tiedon saatavuuden ja avoimen tieteen edistämiseksi ATT-hankkeen vuosille 2014 2017. Lisätietoja hankkeesta http://avointiede.fi/. Asiantuntijaryhmään on 28.2.2014 valittu informaatikko Aila Louhelainen, OY. Strategiaryhmässä kirjastoja on edustamassa Kristiina Hormia-Poutanen. ATT-hankkeessa tehdään selvityksiä, joiden tavoitteena on tukea hankkeen päätavoitteen toteutumista. Näihin ATT-selvitysryhmiin on ehdotettu SYN:stä jäseniksi: - Avoimuuden politiikat tutkimusympäristöissä: tutkimuspalvelut johtaja Sinikka Eskelinen OY - Julkaisujen avoimen saatavuuden edistäminen: informaatikko Tiina Jounio OY, kehittämispäällikkö Kimmo Koskinen HY. - Tietomalliselvitys: informaatikko Liisa Hallikainen LaY, kirjaston tietojärjestelmäpäällikkö Pauli Assinen HY - Indikaattoriselvitys: Aila Louhelainen OY, informaatikko Elise Johansson TY, johtava tietoasiantuntija Jukka Englund HY - Sopimusmalliselvitys: ei tarvittu ehdokkaita. Tutkimusdatan hallinta mistä on kyse seminaariin osallistui noin 30 henkilöä paikan päällä ja 90 etäyhteydellä. Seminaari oli tutkimuksen tuen verkoston järjestämä. Informaatiolukutaitoverkoston järjestämään Tiedonhallintaa tutkijan tueksi - parhaita käytäntöjä jakamassa -seminaariin osallistui Turussa 30 henkilöä. OKM:n, SYN:n ja CSC:n järjestämä Bibliometriikkaseminaari on Helsingissä 7.10.2014. Seminaarissa on SYN:n puheenvuoro, minkälaisia bibliometriikkapalveluja yliopistokirjastoissa tehdään. Vaikuttavuuden hinta? -seminaari Helsingissä, Pasilassa 29.10.2014 SYN:n tietoaineistoverkoston ja IL-verkoston markkinointiseminaari 3.12.2014 Turussa neuvoston kokousta edeltävänä päivänä. Ministeriöiden yhteistyössä järjestämä KIDE-päivä oli 14.5.2014 Otaniemessä. Mukana olivat SYN:stä Susanna Parikka, Jarmo Saarti ja Tua Hindersson-Söderholm. KIDE-päivässä oli esityksiä monista, erilaisista digitaalista palvelukulttuuria edistävistä hankkeista. Materiaalit löytyvät osoitteesta: https://www.dropbox.com/sh/xqbur8kkca7exc0/aaa9wdkjkiodilyic5ct5qlwa Muita tulevia koulutustilaisuuksia ja kokouksia SYN:n verkkosivuilla http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/neuvosto/_tapahtumat/2014.html 14. Muut asiat Matti Sarmela kirjastot.fi:stä on lähestynyt yliopistokirjastoja Kirjastohakemistoon liittyen. Kirjastohakemiston esittely on liitteessä 11. Päätettiin, että yliopistokirjastot lähtevät mukaan vain perustiedoilla. SYN:n yhteistyösihteeri on yhteyshenkilönä. SYN:n verkostoilta on tullut kyselyjä mahdollisuuteen saada wikejä verkostojen käyttöön. SYN:llä ei ole mahdollisuuksia järjestää wikejä verkostoille. Verkostojen vetäjät selvittävät
löytyykö omasta yliopistosta wikiä, jota voi käyttää. Asiaa on käsitelty työvaliokunnan kokouksessa 13.5.2014. 15. Kokouksen päättäminen Seuraava kokous on Oulussa 8.10.2014. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15:40. Liitteet: 1 Kristiina Hormia-Poutasen esitys tietojärjestelmäkokonaisuudesta 2 UKJ-kustannustenjakotyöryhmän raporttiluonnos, Ari Muhonen 3 FUM-ryhmän kuulumisia, Minna Niemi-Grundström 4 Lapin korkeakoulukirjaston kuulumisia, Susanna Parikka 5 E-kirjakyselyn raportti 2013 6 TUHA-esittely 7 Avoimista julkaisuista avoimeen dataan hankehakemus 8 Avoimista julkaisuista avoimeen dataan hankekuvaus 9 Tutkimusdatan hallinta kansallinen koulutusohjelma 10 Opiskelijakorttikannanotto 11 Kirjastohakemisto, Matti Sarmela Susanna Parikka Puheenjohtaja Paula Kangasniemi Sihteeri Minna Niemi-Grundström Pöytäkirjantarkastaja Ari Muhonen Pöytäkirjantarkastaja