Etelä-Suomen Lentopallon Alue ESLA Hyväksytty 15.5.2016 TALOUSOHJESÄÄNTÖ 2016 Sisältö 1 Yleistä taloushallinnosta 2 Toiminta ESLA:lle osoitettavissa laskuissa 3 ESLA:n sopimukset 4 Laskujen hyväksymisrajat ja kassasääntö 5 Maksettavat korvaukset ja vapaahinnat alueleireille 6 Säännöt matkakorvauksille 7 Matkalaskujen laadinta ja maksatus 8 Lentopalloliiton talousohjesääntö 1 Yleistä taloushallinnosta ESLA:lla on sopimus tilitoimisto Rantalainen Oy:n kanssa Netvisor-ohjelmiston käytöstä (kiinteä kk-hinta 130,20 sis. alv). Kirjanpito tehdään 1.5.2016 alkaen itse ESLA:n sihteerin/rahastonhoitajan toimesta. Tarvittaessa Rantalainen tarjoaa kirjanpitopalvelua ja - neuvontaa tuntiveloituksella (aiempi kirjanpitäjä Johanna Peltonen). ESLA:n käyttöoikeudet Netvisor-ohjelmistoon ovat puheenjohtajalla, taloustoimintojen kehittäjällä, sihteerillä ja nuorisopäälliköllä (ei HRM/matkalaskut). Laskutukset (myyntilaskut) Laskutus sarjaan osallistumisesta (alueen sarjat: aikuiset M4-5-sarja, naiset 3-4-sarja, nuoret F-D) tapahtuu sarjailmoittautumisen yhteydessä Lentopalloliiton sarjailmoittautumisjärjestelmän avulla. Sarjanhoitaja Kaisu Polso seuraa maksujen toteumaa ja ilmoittaa maksutiedot Rantalainen Oy:n yhteyshenkilölle tilikirjauksia varten. Viking Line Cupin ja Viikkari Biitsin osallistumismaksut kotimaan turnauksissa maksetaan järjestäjäseurojen pankkitileille ja seurat tilittävät sovitun osuuden ESLA:lle maksuille annetuilla viitenumeroilla, viestiä ei tällöin tarvita maksutapahtumaan. Tallinnassa vuosittain pelattavat VLC- ja VB-osallistumismaksut maksetaan palvelutuottajan pankkitilille, joka hoitaa itsenäisesti kaikki turnaukseen liittyvät kulut. Nuorten alueleirityksien pelaajamaksut (ja beach-leirimaksut) laskutetaan Netvisorissa kullekin leirille erikseen luodulla viitenumerolla ja maksut ohjataan ESLA:n pankkitilille. 1
Netvisorista saadaan yhteenveto maksetuista leirimaksuista. Lisäksi leirille osallistuvien on näytettävä maksutosite leirillä kyseisen ryhmän päävalmentajalle, joka raportoi mahdollisista maksupuutteista nuorisopäällikölle, joka hoitaa maksun karhuamisen jälkeenpäin. Mikäli maksettu leirimaksu joudutaan palauttamaan, on perusteeksi saatava lääkärintodistus (tai vastaava muu todiste) leiriltä poisjäännistä. Maksetusta summasta vähennetään tällöin 5 käsittelykulu, joka jää ESLA:n leirituloihin. Muut tulot -tilille pyritään laskuttamaan erilaisia muita tuottoja Netvisorin kautta viitelaskuina. Asiaa hoitava jaoston toimija ilmoittaa sihteerille maksajan tiedot ja laskutusosoitteen (mielellään e-mail) sekä laskusumman ja laskutuksen aiheen. 2 Toiminta ESLA:lle osoitettavissa laskuissa Liikuntapalvelu- ym. yritysten ja yhteisöjen (esim. kaupungit, kunnat) laskut pyydetään toimittamaan varustettuna tiedolla, että asiakkaana/ostajana/maksajana on Slel/Etelä-Suomen Lentopallon Alue Laskut pyydetään ensisijaisesti sähköpostitse osoitteeseen: esla.aluejaosto@elisanet.fi, jolloin se tulee jaoston sihteerille. Laskun maksajatietona oltava ESLA:n virallinen osoite: Slel/Etelä-Suomen Lentopallon Alue, Radiokatu 20, 00093 VALO. Verkkolaskuja voidaan vastaanottaa seuraavin tiedoin: Slel/Etelä-Suomen Lentopallon Alue FI7755412840006523 Operaattori Osuuspankki (OKOYFIHH), aineistomuoto: Finvoice Jos lasku lähetetään paperipostina, se toimitetaan osoitteeseen: Slel/Etelä-Suomen Lentopallon Alue 00000502 PL 100 80020 Kollektor Scan Tätä osoitetta käytettäessä lasku ohjautuu suoraan ESLA:n Netvisor järjestelmään maksullisen skannauspalvelun kautta. Huom: paperilaskujen määrä pyritään minimoimaan, jotta skannauspalvelun käyttö jäisi mahdollisimman vähäiseksi. Tarvittaessa käytetään Lentopalloliiton y-tunnusta 0202196-4. HUOMIO: KUN LASKUN LOPULLINEN MAKSAJA ON ESLA, TULEE SEN MYÖS NÄKYÄ LASKUSSA VASTAANOTTAJANA yksityishenkilölle osoitettuja laskuja ei oteta ESLA:n kirjanpitoon. Saapuvan laskun asiatarkastaa laskun sopinut aluejaoston jäsen (useimmiten nuorisopäällikkö) ja hyväksyy maksuun aluejaoston talousvastaava tai puheenjohtaja. 2
3 ESLA:n sopimukset ESLA tekee vuodelle 2016 sopimukset Pajulahden ja Kisakallion urheiluopistojen kanssa leiritoiminnan järjestämisestä. Sopimuksilla saadaan volyymietua kustannuksissa. ESLA jatkaa toistaiseksi voimassa olevaa sopimusta sarjanhoitajan kanssa ESLA:n vastuulla olevien sarjojen pyörittämisessä. ESLA on uusinut JATS:n kanssa sopimuksen Viking Line CUP ja Viikkari Beach -sarjojen pyörittämisestä. Sopimus jatkuu vuosittain, ellei siihen esitetä muutoksia. Sopimus velvoittaa JATS:n tuomaan toiminta- ja talousarvioesitykset sekä toimintakertomuksen määräaikaan mennessä (10.10.) jaoston ja alueparlamentin käsittelyyn. Jaosto valitsee vastuuhenkilön seuraamaan sopimuksen piirissä olevan toiminnan asianmukaisuutta (Simo Saros). 4 Laskujen hyväksymisrajat ja kassasääntö ESLA:n maksettavaksi tulevien laskujen ym kulujen tulee sisältyä vuosittaisiin suunnitelmiin tai talousarvioihin. Toimisektorien toimintaan liittyviä pienhankintoja voivat ko vastuuhenkilöt tehdä ilman aluejaoston tai jaoston pj:n hyväksyntää 150 ylärajaan asti. - 150-500 euron hankinnat/kuluerät hyväksyy ESLA:n jaoston talousvastaava tai puheenjohtaja. Rahoitus/maksu hankkeelle on varmistettava ennen toteuttamista. - 500-1000 euron kulueriin hyväksyminen tulee saada ESLA:n puheenjohtajalta. - yli 1000 euron maksusuorituksiin tarvitaan ESLA:n jaoston päätös, ellei kyseessä ole selkeästi jo budjetissa hyväksytty kuluerä (esim. valmentajasopimukset, sarjanhoitajan palkkiot, alueleirikulut yms.). Pääsääntöisesti kulut maksetaan saajan pankkitilille laskua/tositetta vastaan. ESLA pitää käteisvaroja vain poikkeuksellisissa tilanteissa, kuten suuret yksittäiset tapahtumat. Tällöin käteisvaroille nimetään aina tapauskohtaisesti vastuuhenkilö, joka tilittää käteisvarat pikimmiten tapahtuman jälkeen ESLA:n pankkitilille. 5 Maksettavat korvaukset ja vapaahinnat alueleireille ESLA korvaa aluevalmentajien ja luottamushenkilötoiminnassa toimivien kuluja kohdassa 6 Matkalaskut määritellyn mukaan. Alueen päävalmentaja voi kutsua alueleirille myös sijaisvalmentajan tai teemavalmentajan ja he ovat tällöin oikeutettuja matkakorvauksiin. ESLA korvaa alueiden päävalmentajille aluetoiminnan suunnittelusta ja koordinoinnista sekä seurojen kanssa tehtävästä yhteistyöstä työkorvausta vuosittain määriteltävän 3
sopimuksen mukaisesti. Työnantajana toimii Suomen Lentopalloliitto ry. ja ESLA rahoittaa korvaukset. Päävalmentajille korvataan matka- ja päivärahat heidän sopimustensa mukaisesti. ESLA voi myöntää alueleirimaksuista vapautuksen (max. 2 krt./v.) vähävaraisuuden perusteella. Vapautushakemus toimitetaan nuorisopäällikölle, jonka esittelystä päävalmentaja päättää vapauksesta. Aluetoiminnassa paljon työtä tekevälle toimijalle (aluevalmentaja tai jaoston jäsen) voidaan maksaa tapauskohtaisesti työkorvausta jaoston päätöksellä. Korvaus on toimijalle veronalaista tuloa verohallinnon ohjeiden mukaan. Ko. henkilö tekee tällöin työkorvauksesta hakemuksen perusteluineen. 6 Säännöt matkakorvauksille ESLA:n matkakustannusten korvaukset aluevalmentajille ja luottamushenkilöille 2016 9 KILOMETRIKORVAUKSET Palkansaajan omistamallaan tai hallitsemallaan kulkuneuvolla tekemästä työmatkasta suoritettavien matkustamiskustannusten korvausten enimmäismäärät ovat: Kulkuneuvo oma auto muu kulkuneuvo Korvauksen enimmäismäärä 28 snt/km, jota korotetaan 3 snt/km/hlö, jos korvauksen saaja työhönsä kuuluvien tehtävien vuoksi kuljettaa autossaan muita samaan tehtävään liittyviä henkilöitä 10 snt/km Jos palkansaaja, jolla on Verohallinnon luontoisetujen laskentaperusteita koskevassa päätöksessä tarkoitettu auton käyttöetu, käyttää tällaista autoa työmatkan suorittamiseen ja maksaa itse tästä matkasta aiheutuvat polttoainekulut, hänelle korvattavien polttoainekulujen enimmäismäärä on 12 senttiä kilometriltä. 10 PÄIVÄRAHAT Päivärahalla tarkoitetaan korvausta kohtuullisesta ruokailu- ja muiden elinkustannusten lisäyksestä, joka palkansaajalle aiheutuu työmatkasta. Päivärahaan ei lueta matkustamisesta eikä majoittumisesta suoritettavaa korvausta. 11 PÄIVÄRAHAN EDELLYTYKSET Päivärahan suorittaminen edellyttää, että erityinen työntekemispaikka on yli 15 kilometrin etäisyydellä joko palkansaajan varsinaisesta työpaikasta tai asunnosta, riippuen siitä, kummasta matka on tehty. Erityisen työntekemispaikan on lisäksi oltava yli 5 kilometrin etäisyydellä sekä varsinaisesta työpaikasta että asunnosta. 12 MATKAN KESTO / PÄIVÄRAHAKORVAUKSET 4
Työmatkan kestoajasta riippuen päivärahan enimmäismäärät ovat: Työmatkan kestoaika yli 6 h ja yli 24+2 h yli 10 h ja yli 24+6 h Päivärahan enimmäismäärä 12 (osapäiväraha) 25 (kokopäiväraha) Jos palkansaaja jonakin matkavuorokautena saa ilmaisen tai matkalipun hintaan sisältyneen ruoan, päivärahan enimmäismäärä on puolet edellä olevista määristä. Ilmaisella ruoalla tarkoitetaan kokopäivärahan kysymyksessä ollen kahta ja osapäivärahan kysymyksessä ollen yhtä ilmaista ateriaa. 14 ATERIAKORVAUS Ateriakorvauksen maksaminen edellyttää, että työmatkasta ei suoriteta päivärahaa ja että palkansaajalla ei työn vuoksi ole mahdollisuutta ruokailutauon aikana aterioida tavanomaisella ruokailupaikallaan. Ateriakorvauksen enimmäismäärä on 10. ESLA:n jaoston puheenjohtajalle, kilpailupäällikölle, nuorisopäällikölle ja sihteerille maksetaan matkakorvaukset ja päivärahat toimintaan liittyvistä matkoista verottajan määräämien maksimikorvausrajojen mukaan, sillä heidän työmäärä juoksevien asioiden hoidossa ja päätösten valmistelussa on suuri ja heidän edellytetään osallistuvan omiin ja ulkopuolisiin kokouksiin paikasta riippumatta. Päivärahaa ei kuitenkaan makseta normaalista alueella pidettävästä jaoston kokouksesta. 7 Matkalaskujen laadinta ja maksatus Aluejaoston maksettavaksi tulevat matkakorvaukset maksetaan v. 2016 kunkin tapahtuman jälkeen yksittäisellä matkalaskulla, kun laskuun sisältyy km-korvauksia, päivärahoja ja/tai muita kuluja. Kokousmatkoista ja muista ei-päivärahallisista matkoista voi tehdä nippulaskun, johon liitetään ajopäiväkirja tarkoin merkinnöin matkan aiheesta ja matkareitistä sekä päivämäärät kullekin eri ajokerralle. Matkakorvauksia laskutettaessa huomioitavia seikkoja: - Matkalaskuja varten on excel-lomake, jossa on myös on ohjeet sen täyttöön. Lomake löytyy ESLAn sivuilta: https://esla-sporttisaitti-com.directo.fi/yhteystiedot-jahallinto/lomakkeet/ - Henkilötiedot on täytettävä täydellisinä (nimi-henkilötunnus-osoite-verotuskunta). Kmkorvaukset yleishyödylliseltä yhdistykseltä saatuna ovat verovapaata 2000 asti. Tiedot maksetuista korvauksista toimitetaan verottajalle suoraan Netvisorista. - Korvauksen aihe on selvitettävä tarkasti: leireistä on eroteltava ikäryhmien lisäksi avoimet, katsastus- ja aluejoukkue(kutsu)leirit sekä oma tehtävä leirillä tai laskua koskevassa tapahtumassa. 5
- Päivärahakorvauksissa lomakkeelle on merkittävä kellonajat 15 min tarkkuudella (matka alkanut - päättynyt) ja ajoissa tunti-minuutti-erotteena toimii kaksoispiste. - Matkakorvauslomaketta on mahdollisuus käyttää "Täyttö"-välilehden avulla niin, että kaikkiin täyttökohtiin merkitään laskuun vaikuttavat asiat (esim. tarjolla olleet leirihintaan sisältyneet ruokailut - jos ESLA tai muu taho maksaa ruokailut, se pienentää päivärahoja) - Huolellisesti täytetty lomake lähetetään välittömästi (1 vkon sisällä) sähköpostin liitteenä osoitteeseen esla.aluejaosto@elisanet.fi. Matkalaskun tarkastaja (=jaoston sihteeri) tekee tarvittaessa korjauksia ja ilmoittaa niistä matkustajalle ennen matkalaskun maksua. Matkalaskut tallentaa ja kuittaa Netvisorissa jaoston sihteeri, hyväksynnät ja maksatukset tekee taloustoimintojen kehittäjä tai jaoston puheenjohtaja. Palkkoja ja veronalaisia palkkioita (työkorvauksia) ei ESLA:n Netvisor-ohjelmistolla voi maksaa, vaan veroja ja palkkojen sivukuluja sisältävät maksut tehdään Lentopalloliiton palkanlaskennan kautta. Liitto laskuttaa vastaavan summan sivukuluineen erikseen ESLA:lta. 8 Lentopalloliiton talousohjesääntö ESLA:n toiminnassa sovelletaan muilta kuin tässä ohjeessa mainituin osin Lentopalloliiton talousohjesääntöä (liite). Etelä-Suomen Lentopallon aluejaosto Heikki Torkkeli sihteeri puh. 040-5500128 Jouni Lind puheenjohtaja Liitteet: Matkakorvauslomake Lentopalloliiton talousohjesääntö 2016 6