4 KIRJANPIto KÄYTÄNNÖSSÄ 4.1 Kirjanpitomuodon valinta 4.1.1 Käsikirjanpito Kirjanpito voidaan hoitaa käsin, vaikkakin se on nykypäivänä varsin harvinaista. Kirjanpito hoidetaan tällöin esimerkiksi monisarakkeisella tilikirjalla eli niin sanotulla amerikkalaisella päiväpääkirjalla. Tässä tilikirjassa on se etu, että siinä on valmiiksi laadittu tilijärjestelmä tililuetteloineen ja kirjausohjeineen. Järjestelmässä suurimmalla osalla tileistä on omat valmiiksi numeroidut sarakkeensa. Järjestelmään liittyy myös kirjanpitolain vaatimukset täyttävä ennalta sidottu tasekirja. Tasekirjan rinnalle joudutaan käsin tehtävässä kirjanpidossa laatimaan jälkikäteen sidottu tasekirja, jotta osakeyhtiö- ja asunto-osakeyhtiölakien tilinpäätös- ja toimintakertomussäännökset voidaan ottaa huomioon. Ennalta sidottu tasekirja ei käytännössä sovellu hyvin sekä kirjanpitolain että osakeyhtiö- ja asunto-osakeyhtiölakien vaatimukset täyttävän tilinpäätöksen tasekirjaksi. 25 Käsin pidetyn kirjanpidon heikkouksia ovat hitaus ja rajoitettu tilien määrä sekä se, että raportit (tuloslaskelma, tase, vertailut edelliseen vuoteen ja talousarviovertailut) joudutaan laatimaan käsin. 4.1.2 Koneellinen kirjanpito Yhtenä vaihtoehtona on se, että isännöitsijä tai hänen edustajansa tiliöi eli varustaa tositteet tilinumeroilla ja lähettää ne sen jälkeen kirjanpitotoimistoon tallennettavaksi. Sieltä saadaan (kuukausittain) päiväkirja, pääkirja, tuloslaskelmat ja taseet ver- 25 Päiväpääkirjaa voi kuitenkin käyttää siten, että päiväpääkirjan vientien loppuun laaditaan kirjanpidosta johdettu tilinpäätös, jonka jälkeen laaditaan sidottu koneella kirjoitettu tasekirja. Tasekirjaan voidaan sitten sijoittaa osake- ja asunto-osakeyhtiölakien ja kirjanpitolain mukainen tilinpäätös ja toimintakertomus. KIRJANPIto KÄYTÄNNÖSSÄ 53
tailuineen sekä talousarviovertailu. Kirjanpitotoimiston järjestelmistä saadaan myös tilinpäätösraportit. Osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö- ja kirjanpitolain vaatimukset täyttävä tilinpäätös ja toimintakertomus laaditaan tällöin jälkikäteen sidottuun tasekirjaan. Tilivienneissä on syytä käyttää apuna tiliöintileimaa, joka lyödään tositteeseen ja johon tiliöinti tehdään. Tämä helpottaa materiaalin käsittelyä tallennusvaiheessa. Leima voi olla esimerkiksi seuraavanlainen: Tos. nro pvm Hyv. Til. nro Debet Kredit Toinen vaihtoehto on, että isännöitsijä hankkii kirjanpito-ohjelman ja hoitaa omatoimisesti koko juoksevan kirjanpidon sekä tilinpäätöksen laatimisen. Suositeltavin tapa lienee hoidattaa kirjanpito ja isännöinti kokonaan ammattitaitoisessa isännöitsijätoimistossa. Tämän vaihtoehdon etuna on muun muassa se, että samalla saadaan taloyhtiön käyttöön kirjanpidon ja verotuksen ammattitietous. 4.2 Tilinavaus Tilinavaus suoritetaan edellisen vuoden vahvistetun tilinpäätöksen perusteella. Kaavamaisesti esitettynä avaus tapahtuu seuraavasti: D t Avaus K t Shekkitili 2 000 Shekkitili 2 000 300 000 Tontti 300 000 Tontti 1 420 000 Rakennus 1 420 000 Rakennus 54 Kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös
18 000 Liittymismaksut 18 000 Liittymismaksut Lyhytaikaiset velat Lyhytaikaiset velat 50 000 50 000 Pitkäaikaiset velat Pitkäaikaiset velat 200 000 200 000 Osakepääoma Osakepääoma 50 000 50 000 Rakennusrahasto Rakennusrahasto 1 450 000 1 450 000 10 000 Edel. tilikauden voitto/tappio Edellisen tilikauden voitto/tappio 10 000 1 750 000 1 750 000 1 750 000 1 750 000 Tilinavaus, kirjanpidon pääkirjatilien saldojen siirtäminen tuloslaskelmaan ja taseeseen sekä tilikauden tuloksen merkitseminen taseeseen eivät ole liiketapahtumia, minkä vuoksi ne saadaan tehdä teknisesti automaattisesti ilman tositteita ja kirjanpitomerkintöjä. Tasetilin avulla siirretään rahoitustilien ja pitkävaikutteisten menojen sekä velkojen ja oman pääoman tilien saldot seuraavalle tilikaudelle. Sarakemuotoisessa kirjanpidossa avaustase kirjoitetaan sivusarakkeelle, josta viennit voidaan purkaa omille tileilleen. Avauksessa debet viennit viedään debet puolelle ja kredit viennit kredit puolelle. Tilinavauksessa epäselvyyttä saattaa aiheuttaa siirtyvien erien (siirtovelat ja siirtosaamiset) käsittely. Siirtyvät erät voidaan purkaa kahdella eri tavalla. Siirtosaamiset ja siirtovelat voivat olla esimerkiksi seuraavanlaisia: KIRJANPIto KÄYTÄNNÖSSÄ 55
Siirtosaamiset Siirtovelat Vuokrasaatava X Oy:ltä 200 Vesilasku 300 Kaukolämpölasku 2 000 Korkovelka 200 2 500 Esimerkki 1 Siirretään siirtosaamiset ja siirtovelat kokonaissummina omille tileilleen. Siirtosaamiset ja siirtovelat puretaan vasta maksujen tapahduttua seuraavan tilikauden aikana. Avausvaihe Maksuvaihe Avaustase 200 Siirtosaamiset 200 Siirtosaamiset Siirtovelat Siirtovelat 2 500 2 500 vesilaskun 20.1. kaukolämpölaskun 10.2. lainanlyhennyksen yhteydessä koron 13.3. Shekkitili 200 X Oy maksanut rästivuokran 8.1. 300 300 2 000 2 000 Siirtosaamiset 200 Siirtovelat 200 200 Kuten esimerkistä 1 näkyy, avatut siirtosaamis ja siirtovelkatilit puretaan maksujen kerryttyä tyhjiksi. Kun siirtyvät erät puretaan tällä tavalla, yhtiöllä on varmuus siitä, että siirtyvät erät tulevat asianmukaisesti selvitetyiksi maksuvaiheessa. Tileillä oleva saldo muistuttaa esimerkiksi vuokrarästien olemassaolosta. 56 Kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös
Esimerkki 2 Puretaan siirtyvät erät jo avausvaiheessa suoraan omille tileilleen, ja kirjataan maksuvaiheessa tulo ja meno kokonaisuudessaan vastaaville tileille. Avausvaihe Avaustase Vuokratulot 200 Siirtosaamiset 200 Vesimaksut Siirtovelat 2 500 300 Maksuvaihe vesilaskun 20.1. kaukolämpölaskun 10.2. Shekkitili 200 X Oy maksaa rästivuokran 8.1. 300 Kaukolämpömaksut 2 000 Korkokulut 200 Vuokratulot 200 Vesimaksut 300 2 000 2 000 Kaukolämpömaksut Korkokulut lainanlyhennyksen yhteydessä koron 13.3. 200 200 Esimerkissä 2 siirtyvät erät on purettu suoraan kulu ja tuottotilien kautta. Siirtyvät erät eivät näin ollen vaikuta seuraavan vuoden tulokseen. Tämän purkumenettelyn KIRJANPIto KÄYTÄNNÖSSÄ 57
huonona puolena on, että esimerkiksi rästivuokra voi ainakin teoriassa hukkua tuottotilille ja jäädä kokonaan perimättä, jos sitä ei seurata esimerkiksi reskontran kautta. Edellä olevia menettelytapoja arvioitaessa tulee huomioida, että vain osa siirtyvien erien euromääristä tiedetään yleensä tarkasti (esim. ostovelat ja saamiset kiinteistöjen tuotoista). Osa eristä, kuten siirtovelat ja -saamiset, on taas ainakin osin arviomääräisiä. 26 Tällöin esimerkin 1 tilanteessa tulee varmistaa, ettei taseeseen jää aiheetonta saldoa maksujen tapahduttua. 4.3 Viennit Seuraavassa käsitellään tiliristikkojen avulla yleisimpiä kiinteistöalalla tapahtuvia vientejä. 4.3.1 Tulon kirjaaminen 4.3.1.1 Tulojen kirjaaminen maksuperusteisesti Kun tapahtumat kirjataan kirjanpitoon vasta silloin, kun ne on saatu pankkitilille, pidetään kirjanpitoa maksuperusteisesti. Mikäli kirjanpitoa pidetään tällä tavoin, on vuokra ja vastikesaamisista pidettävä jatkuvasti apukirjanpitoa. Apukirjanpitona voi tulopuolella olla vuokrankantokirja (vuokra-/vastikereskontra). Tulo syntyy esimerkiksi yrityksen myydessä tavaroita tai palveluita asiakkailleen. Kun kiinteistöyhtiö esimerkiksi vuokraa tilojaan ja vuokralainen maksaa vuokran shekkitilille, shekkitilin varat lisääntyvät. Maksu kirjataan siten shekkitilin debetpuolelle. Shekkitili (tasetili) Vuokratulot (tuloslaskelmatili) 1 000 1 000 Shekkitilin (tasetili) debet-kirjaus kertoo, että shekkitilille on tullut 1 000 euron suoritus vuokranmaksun johdosta. Taseen varat kasvavat. Tulotilin kredit-kirjaus kertoo taas, että yhtiö on saanut tulon, jotka esitetään tuloslaskelmassa tuottona. 26 Siirto- ja ostovelkojen eroista ks. 6.1.6. 58 Kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös
4.3.1.2 Tulojen kirjaaminen suoriteperusteisesti Yleisimmin kirjaukset tehdään tilikauden aikana kirjanpitoon kirjaamalla tulo silloin, kun suorite (vastike, vuokra yms.) on luovutettu. Näin ollen vastike ja vuokra kirjataan kirjanpitoon sille kuukaudelle, jolle ne suoriteperiaatteen mukaisesti kuuluisivat, vaikka maksu tapahtuisi myöhemmin. Tätä kirjaustapaa kutsutaan suoriteperusteiseksi kirjanpidoksi. Suoriteperusteinen kirjanpito edellyttää yleensä myyntisaamistilin ja muiden vastaavien tilien jatkuvaa käyttöä. Vuokratulo kirjataan suoriteperusteisesti asianomaiselle kuukaudelle maksusta riippumatta. Saamiset kiinteistön tuotoista (tasetili) Vuokratulot (tuloslaskelmatili) 1 000 1 000 Kun vuokralainen maksaa vuokransa, on kirjaus seuraavanlainen: Shekkitili (tasetili) Saamiset kiinteistön tuotoista (tasetili) 1 000 1 000 Shekkitilin varat kasvavat ja saamistili nollautuu maksun johdosta (tämän saamisen osalta). Vastikkeet ja vuokrat voidaan viedä ensin vuokrankantokirjaan (reskontraan) huoneistokohtaisesti. Vastikkeet ja vuokrat kirjataan reskontraan suoriteperusteisesti niin sanottuina tavoitteina, jotka siis siirretään kuukausittain pääkirjanpitoon maksusta riippumatta. Esimerkiksi vuokrankantokirjan tammikuun yhteissumma, joka on tullut yhtiön shekkitilille, kirjataan kuukauden lopussa asianomaisille kirjanpidon tileille seuraavasti: Saadut suoritukset tammikuulta: Vastikkeet tammikuu 5 500 Myymälävuokra tammikuu 1 500 Vuokrarästi joulukuulta 27 1 200 Shekkitilille tullut yht. tammikuu 8 200 27 Kirjattu tuloksi ja saatavaksi jo joulukuussa. KIRJANPIto KÄYTÄNNÖSSÄ 59
Shekkitili Vastikkeet 5 500 Vuokrat 8 200 1 500 Siirtosaamiset 1 200 Vastaavin periaattein kirjataan muut yhtiön saamat tulot. Tulo kirjataan rahan lähteenä asianomaisen tulotilin kredit-puolelle ja tulonvähennys (esim. annettu vuokranalennus) tilin debet-puolelle. Tulonvähennykset 4.3.2 Menon kirjaaminen Tulotilit Tulot 4.3.2.1 Menojen kirjaaminen maksuperusteisesti Kun tapahtumat kirjataan kirjanpitoon vasta silloin, kun ne on maksettu pankkitililtä, pidetään kirjanpitoa maksuperusteisesti. Mikäli kirjanpitoa pidetään maksuperusteisesti, on ostovelat voitava jatkuvasti selvittää jonkin apukirjanpidon avulla. Apukirjanpitona voi olla menopuolella esimerkiksi maksamattomien laskujen kansio (ostoreskontra). Meno syntyy esimerkiksi yrityksen ostaessa tavaroita tai palveluita käyttöönsä. Kun kiinteistöyhtiö esimerkiksi maksaa ostamiaan jätehuoltopalveluita shekkitililtä, shekkitilin varat vähenevät, joten maksu kirjataan shekkitilin kredit-puolelle. Shekkitili (tasetili) Jätehuolto (tuloslaskelmatili) 500 500 Shekkitilin kredit-kirjaus kertoo, että shekkitililtä on lähtenyt 500 euron suoritus jätehuoltomaksun johdosta. Taseen varat pienenevät. Menotilin debet-kirjaus kertoo, että yhtiö on maksanut menon, jotka esitetään tuloslaskelmassa kuluna. 60 Kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös
4.3.2.2 Menojen kirjaaminen suoriteperusteisesti Yleisimmin kirjaukset tehdään juoksevaan kirjanpitoon siten, että meno kirjataan jo silloin, kun suorite (tavara tai palvelu) on otettu vastaan. Meno kirjataan kirjanpitoon siis suoriteperusteisesti. Suoriteperusteinen kirjanpito edellyttää yleensä ostovelkatilien jatkuvaa käyttöä. Esimerkiksi jätehuoltomaksu kirjataan asianomaiselle kuukaudelle maksusta riippumatta. Ostovelat (tasetili) Jätehuolto (tuloslaskelmatili) 500 500 Kun yhtiö maksaa jätehuoltomaksun, on kirjaus seuraavanlainen: Shekkitili (tasetili) 500 500 Ostovelat (tasetili) Shekkitilin varat pienenevät ja ostovelka nollautuu tämän velan osalta. Vastaavin periaattein voidaan kirjata yhtiön muut menot. Meno kirjataan rahan käyttönä menotilin debet-puolelle. Menonvähennys (esim. saatu alennus tai hyvitys) kirjataan tilin kredit-puolelle. Menot 4.3.3 Rahoitustapahtumat Menotilit Menonvähennykset Rahoitustapahtumia ovat kassaan ja pankkitileille tulevat sekä niiltä lähtevät maksut (tulot ja menot). Lisäksi rahoitustapahtumia ovat pääomansijoituksista ja -palautuksista sekä voitonjaosta aiheutuvat maksut. Lainanantaminen on kiinteistöyhtiöissä poikkeuksellista 28. Jos lainaa kuitenkin annetaan, olisivat kirjaukset seuraavanlaiset: 28 Asunto-osakeyhtiölain alainen yhtiö saa antaa rahalainaa vain, jos velallinen ei kuulu yhtiön lähipiiriin ja laina on tarpeen yhtiön rakennuksen huoltoa tai käyttämistä varten. Sama koskee vakuuden antamista. Rajoitukseen on poikkeuksia mm. konserniolosuhteissa tai jos lainanannosta tehdään enemmistöpäätös yhtiökokouksessa (ks. AOYL 11:7 8 ). KIRJANPIto KÄYTÄNNÖSSÄ 61
Shekkitili (tasetili) Lainasaamiset (tasetili) 500 500 Koska kyseessä on lainananto, eivät kirjaukset kulje tuloslaskelmatilien kautta. Koron maksun osalta tilanne olisi toinen. Se tuloutuisi tuloslaskelman korkotuottoihin. Shekkitili (tasetili) Korkotuotot (tuloslaskelmatili) 10 10 4.3.4 Pääomatilit Pääomatileillä seurataan mistä yhtiön on hankkinut rahoituksensa. Rahoitus voi olla oman tai vieraan pääoman ehtoista. 29 4.3.4.1 Vieras pääoma Seuraavassa on kaksi esimerkkiä lainan käsittelystä kirjanpidossa. Esimerkki 1 Nostetaan shekkitilille uusi luotto 50 000, josta pankki perii luottovarausprovisiota 150 ja kuluja 20. 48 830 Shekkitili Lainat rahoituslaitoksilta 50 000 Muut rahoituskulut 170 Esimerkki 2 Lyhennetään lainaa 12 500 ja maksetaan korot ajalta 13.9. 13.3., yhteensä 3 000. Siirtoveloissa on tilinpäätöksessä jaksotettua korkovelkaa 1 500, jota ei ole purettu (korkokulutilille) tilinavauksessa. 29 Oman pääoman ehtoinen rahoitus on esimerkiksi osakeannissa osakkeenomistajilta saatua rahaa. Vieraan pääoman ehtoista rahoitusta on esimerkiksi rahalaitoksesta remonttia varten saatu laina. 62 Kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös