Suomen XIII liikearkistopäivät 4. 6.10.2011 Yksityiset Keskusarkistot ry:n Pikadigi digitointihanke v. 2009 2011 Riku Keski Rauska, tutkija Porvarillisen Työn Arkisto
Yhdeksän arkiston yhteistyöhanke o Kansan Arkisto o Keskustan ja Maaseudun arkisto o Porvarillisen Työn Arkisto o Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto (ELKA) o Suomen Urheiluarkisto o Svenska centralarkivet o Toimihenkilöarkisto o Työväen Arkisto o Urho Kekkosen arkisto
Hanke käynnistyy Hanke käynnistyi maaliskuussa 2009 YKA sai OKM:ltä 780 000 hankemäärärahan Ostopalveluihin 500 000 600 000 Loput omana työnä tehtäväändigitointiin, esivalmisteluihin ym. Hankemäärärahan käyttö esikäsittely, digitointi, metadatat, käyttökopiot ja syntyvän aineiston säilytysratkaisuvuodelle 2011
Valmistelut Porvarillisen Työn Arkisto (hallinto) Digitoitavien aineistojen priorisointi arkistoittain Teknisiä kysymyksiä ratkottiin työryhmässä Rahoituksesta johtuen hanke tuli kilpailuttaa kilpailullinen neuvottelumenettely hankintalain 29 edellytykset: Hanke monimutkainen ja markkinoiden luonne sellainen, että hankinnan kohteen tai ehtojen määrittelyä ei kyetä ennakolta tekemään tai vaikka kyettäisiin tekemään, ei valintaa eri ratkaisuvaihtoehtojen välillä voida tehdä ilman vuoropuheluvaihetta
Aikataulu Aineistolistojen i valmistelut l ja tekniset määritykset (huhti lokakuu 2009) Hankintailmoitus HILMAAN 1.9.2009 (30 vrk) Osallistumishakemukset 1.10.2009 mennessä (11 ilmoitusta) Tarjouspyyntövaiheeseen valittiinviisi viisi palveluntarjoajaa (tekninen suorituskyky, taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne sekä ammatti tai kaupparekistereihin kuulumista koskeva vaatimus)
Vuoropuhelu ratkaisuvaihtoehdoista 2.11. 211 10.11.2009 (5 kpl) Lopulliset tarjouspyynnöt 27.11.2009 Tarjoukset tuli toimittaa 11.12.2009 12 2009 mennessä Hankintapäätös valmiina 7.1.2010 (21+7 vrk) Pisteytys: 60 % laatu 40 % hinta Prosessikohtainen päätös Sopimusneuvottelut 1.3. 12.3.2010 (3 kpl)
Sopimusneuvottelut 1.3. 12.3.2010 (3 kpl) Digitoinnin koe erät erät maalis elokuu 2010 Varsinainen digitointi alkoi kesä syyskuussa 2010
Haasteita oli monia 1. Aikataulu kilpailutukseen liittyvät lain määräämät odotusajat yhteisten ohjeiden luominenjajoukkojenkokoaminen joukkojen kokoaminen aineistoarvioiden laatiminen 2. Arkistojen resurssit (valmistelut ym. vs. virkatyö) tulosmittarit voivat painua miinukselle? aineiston esikäsittely, ohjeistukset.. 3. Tekniset määritykset millaiset i määritykset t ovat kestävällä ällä pohjalla, millaisilla i määrityksillä KDK tulee toimimaan? 4. Yhdeksän arkiston yhteistyö
Lopputulos yli miljoona paperiasiakirjaa/mikrofilmiotosta 1 303 tuntia AV materiaalia 1 005 karttaa 554 julistetta Neljän arkiston tekemänä omana työnä digitoitiin yli 200 000 asiakirjaa ja 1 000 valokuvaa. Säilytettävää ää digitaalista aineistoa estoasyntyi 30 teratavua.
Projekti kyselytutkimuksen valossa projekti sitoi liikaa henkilöresursseja (70 %) projekti koulutuksellisesti hyödyllinen (70 %) Projektin lopputulos onnistunut (90%) Merkittävin havainto liittyi digitoinnin suoritustapaan. Ostopalvelut eivät kaikissa tapauksissa tarjonneetkaan tk helpointa hl it ja kustannustehokkainta ratkaisua.
Vastaava projekti tulevaisuudessa? Henkilöresurssit i Tilaajan tiedettävä millaisen tuotteen on tilannut ja myös vaadittava sitä! Jatkuva laaduntarkkailu Yhteydenpito palveluntarjoajan l ja tilaajan välillä lll digitointiprosessin alkuvaiheessa erityisen tärkeää Tarkastusprosessista t selviytyminen lit i (resurssit, aika ) Omana työnä vai ostopalveluna? hyötyjen ja haittojen kartoittaminen (kustannukset, resurssit, digitoitavan aineiston laatu )
Kiitoksia! Lisätietoja projektista: Faili 3/2010 Akti 2/2011 riku.keski rauska@kokoomus.fi