HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 1 (5) HELSINGIN KAUPUNGIN N VARAUS- JA ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄN REKISTERISELOSTE 1 REKISTERIN NIMI Helsingin kaupungin liikuntaviraston varaus- ja ilmoittautumisjärjestelmä LEEVI 2 REKISTERINPITÄJÄ Helsingin kaupungin liikuntavirasto PL 4800, 00099 Helsingin kaupunki (käyntiosoite: Paavo Nurmen kuja 1 C) Puhelinvaihde (09) 310 8771 Sähköposti: liikuntavirasto(at)hel.fi 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖT Rekisterin vastuuhenkilö on tietotekniikkapäällikkö Markku Leinonen, Helsingin kaupungin liikuntavirasto, puh. 09 310 74743. 4 YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa on Atk-suunnittelija Tuija Sipinen, Helsingin kaupungin liikuntavirasto, puh. 09 310 87940. Yhteyshenkilön tehtävänä on antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä rekisteröidyn oikeudesta saada tarkastaa ja oikaista itseään koskevia tietoja. 5 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE LEEVI-tietojärjestelmä on liikuntaviraston hallinnointi, varaus- ja ilmoittautumisjärjestelmä, jossa ylläpidetään asiakkaiden varauksia ja kurssi-ilmoittautumisia sekä asiakkaiden henkilötunnuksia/ytunnuksia/yhdistysrekisterinumeroita, nimi-, osoitetietoja. Järjestelmästä siirretään sähköisesti asiakkaiden laskutusaineistoa Helsingin kaupungin taloushallintopalvelun tietojärjestelmään. Taloushallinnon tietojärjestelmästä tuodaan asiakkaiden suoritustiedot LEEVI -järjestelmään.
HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 2 (5) Asiakassuhde on rekisterin pitämisen peruste. Rekisteri on Helsingin kaupungin liikuntaviraston keskitetty tietovarasto asiakaspalvelun ja varauskohteiden sekä kurssien perustietojen osalta. 6 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Asiakkaiden laskut muodostetaan Helsingin kaupungin taloushallintopalvelun tietojärjestelmässä. Taloushallintopalveluissa asiakkaiden osoite- ja laskutiedot siirretään myyntireskontraan maksunseurannan ja perinnän hoitamista varten. Taloushallinnon tietojärjestelmien rekisteriselosteet ovat nähtävillä Helsingin kaupungin www-sivuilla. Henkilöasiakkaista tallennetaan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, asiakasryhmä. Tilastollista käsittelyä varten tallennetaan sukupuoli, äidinkieli. Asiakaspostin lähettämistä varten tallennetaan kielivalinta (suomi, ruotsi, englanti) ja lähetystapa (posti, sähköposti, tekstiviesti). Muita tallennettavia tietoja ovat varausten ja ilmoittautumisten tapahtumatiedot, tiedot voimassaolevista varauksista ja ilmoittautumisista, selvittämättömät asiat (esim. maksamattomat maksut) ja niihin liittyvät huomautukset. Alle 18-vuotiaan lapsen huoltajana toimivan henkilön sekä laitoksen tai yhteisön yhteyshenkilönä toimivan henkilön henkilötiedot rekisteröidään vastaavasti. Yhteisöasiakkaista tallennetaan nimi, y-tunnus/yhdistysrekisterinumero, osoite, laskutusosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilöiden nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, asiakasryhmä ja asiakaspostin lähettämistä varten kielivalinta (suomi, ruotsi, englanti) sekä lähetystapa (posti, sähköposti, tekstiviesti). Muita tallennettavia tietoja ovat varausten ja ilmoittautumisten tapahtumatiedot, tiedot voimassaolevista varauksista ja ilmoittautumisista, selvittämättömät asiat (esim. maksamattomat maksut) ja niihin liittyvät huomautukset. Käyttäjät voivat käyttöoikeuksiensa puitteissa muodostaa erilaisia asiakasryhmiä. Mikäli asiakas on ilmoittanut markkinointikiellon, asiakasta ei voi liittää viestinnän asiakasryhmiin.
HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 3 (5) 7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Tiedot rekisteriin saadaan asiakkaalta. 8 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta. 9 TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETAN ULKOPUOLELLE Tietoja ei siirretä EU:n tai ETAn ulkopuolelle. 10 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET Tietojen saatavuus on suojattu käyttöoikeuksin, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Järjestelmään pääsee Helsingin kaupungin työasemaverkon kautta. Verkon käyttö edellyttää pääsyoikeutta, tunnusta ja salasanaa. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus. Käyttö- tai lukuoikeus on tehtävän mukainen ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin toimintoihin. Eri käyttöoikeusryhmille on määritelty erikseen luku- ja kirjoitusoikeudet. Mikrotietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat käyttäjien työpisteissä. Manuaalisia asiakirjoja säilytetään työpisteissä lukituissa kaapeissa. 11 TARKASTUSOIKEUS Järjestelmä toimii Helsingin kaupungin sisäverkossa Tieto Oyj:n tiloissa olevilla palvelimilla. Kyseisiin tiloihin on rajoitettu pääsyoikeus. Sovelluksen toimittajalla (Innofactor Oy) on suojattu etäyhteys palvelimille päivityksiä varten. Laskutusaineistoa siirretään taloushallintopalvelun palvelimelle Helsingin kaupungin sisäverkossa. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisteriin talletettujen tietojen tarkastusoikeutta koskevan pyynnön voi toimittaa Helsingin kaupungin liikuntavirastoon (postiosoite: PL 4800,
HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 4 (5) 00099 Helsingin kaupunki, sähköposti: liikuntavirasto(at)hel.fi) tai esittää henkilökohtaisesti yhteyshenkilölle (käyntiosoite: Paavo Nurmen kuja 1 Aa). Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. 12 OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA Rekisteröity voi pyytää tiedon korjaamista rekisterin yhteyshenkilöltä tai vastuuhenkilöltä. Mikäli pyyntöön ei suostuta, liikuntajohtaja antaa asiasta rekisteröidylle kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 13 KIELTO-OIKEUS Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. 14 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Rekisteröidylle ilmoitetaan kirjallisesti siitä, että häntä koskevia tietoja on rekisteröity järjestelmään. Järjestelmän rekisteriseloste on nähtävillä Helsingin kaupungin kirjaamossa osoitteessa Pohjoisesplanadi 11 13 ja Helsingin kaupungin Internet-sivuilla osoitteessa www.hel.fi/rekisteriseloste. 15 REKISTERIHALLINTO Liikuntavirasto käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Liikuntajohtaja on siirtänyt päätösvaltaa rekisterin osalta. Osastopäällikkö päättää rekisteriselosteen laatimisesta rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisen periaatteista, rekisteröidyn informoinnin ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä
HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 5 (5) rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään. Vastuuhenkilö huolehtii siitä, että rekisteritoiminnot toteutetaan säännösten ja määräysten sekä annettujen yleisohjeiden mukaisesti.