REKISTERISELOSTE 1 (6) REKISTERISELOSTE Aromi-järjestelmä SISÄLTÖ 1 Rekisterin nimi Asiakastietorekisteri tilausten, toimitusten ja laskutuksen hallintaan. 2 Rekisterinpitäjä Helsingin kaupungin -liikelaitos PL 9500 00099 Helsingin kaupunki 3 Rekisterin vastuuhenkilö Rekisterin omistaja on toimitusjohtajan nimeämänä cateringpalvelut yksikön johtaja (Hannele Vuorikoski). 4 Rekisteriasioita hoitavat henkilöt Rekisterin omistaja on nimennyt jokaiselle toimintalinjalle rekisteriasioita hoitavan henkilön. Catering-yksikön toimintalinjat on esitetty kohdassa 17 Rekisterihallinto. Catering-yksikön toimintalinjat vastaavat järjestelmän käyttäjinä omien asiakkaidensa tietojen käsittelystä, asiakastietojen oikeellisuudesta, rekisteröidyn informoinnista, rekisteriselosteiden nähtävillä pidosta sekä rekisteröidyn oikeudesta tarkistaa ja oikaista itseään koskevat tiedot. 5 Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus Asiakassuhde. Hoitoalalla kotiateriatoimitusten sekä potilasja asukasruokailun järjestäminen ravintokeskuksista huomioiden asiakas/potilaskohtaiset ruokavaliot. 6 Rekisterin tietosisältö Järjestelmä muodostuu asukas-, potilas- ja asiakaskohtaisten ateriatilausten, toimitustietojen ja asiakaslaskutuksen tiedoista. Rekisteri sisältää kotiateria- ja potilasruokailuasiakkaan ateriatilaukset, toimitustiedot ja asiakaslaskutuksen tiedot seuraavasti: Asiakkaiden henkilö-, yhteys- ja omaistiedot.
REKISTERISELOSTE 2 (6) Asiakastiedot (kotiateria-asiakas): Etu- ja sukunimi Osoitetiedot Puhelinnumero Lisätieto, käytetään ateriakuljetuksien informoimiseen, näkyy ajolistoilla kuljettajille vaihtelevasti eri asiakkaiden kohdalla o asiakkaan puhelinnumero o kotihoitotiimin puhelinnumero o omaisen puhelinnumero o toimitukseen liittyvää tietoa esim. avaa kannet, jätä pöydälle, voi jättää annoksen oven taakse o asiakkaan fyysiseen kuntoon liittyvää tietoa esim. kuulee huonosti ovikellon Avainkoodi Ovikoodi Laskutus yhteyshenkilön tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) Yhteyshenkilöiden tiedot esim. omainen (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite) Infotiedot (vapaata tekstiä asiakkaan tilaustiedoista, ateriatoimituksiin liittyvistä tiedoista) Ruokavaliotiedot Asiakastiedot (Asukas/potilasruokailuasiakas): Etu- ja sukunimi Potilastietojen tallennus käsin; tehty kuvitteellinen hetu, koska tietokenttä on ohjelmassa pakollinen Potilastiedot tulevat liittymän kautta; hetu -kenttä näkyy tyhjänä Ruokavaliotiedot 7 Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet Aromi -järjestelmän tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaalta tai hänen edustajaltaan saadun tiedon perusteella. Tiedot päivitetään catering-yksikössä ajantasaisesti tietojärjestelmään joko manuaalisesti (kotiateriat) tai Pegasos-liittymän kautta (potilasateriat). Pegasos-järjestelmä tuottaa Aromi-järjestelmään (Mysli) potilaan ruokailuun tarvittavia tietoja huone, vuode, potilaan nimi
REKISTERISELOSTE 3 (6) 8 Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset Sairaalan osastoilla olevat tilaajat täydentävät potilaan ateriointitietoja Web-Myslissä. ruokavalio muut ateriatiedot (juoma, leipä yms. tiedot) lisätieto esim. käyttää nokkamukia Rekisteristä luovutetaan kotiaterioiden osalta tietoja kotihoidon henkilöstölle ja kotiateria-asiakkaille. asiakkaan etu ja sukunimi osoite aterian toimitustapa (kuuma, kylmä) toimituspäivät aterioiden toimitusten sulkuajat ruokavaliotiedot leipätiedot Ateriakuljetuksista vastaaville kuljetushenkilöille luovutetaan joka toimituspäivä ajoreitin mukainen ajolista, josta ilmenee asiakkaan etu- ja sukunimi osoite ovikoodi avainkoodi ajoreitin tiedot (auto, pudotuspaikka) asiakkaan/kotihoidon/muun yhteyshenkilön puhelinnumero ruokavalio tilatut ateriat ja niiden toimitustapa (kuuma, kylmä) lisätieto (toimitukseen liittyvää tietoa esim. avaa kannet, jätä pöydälle, voi jättää annoksen oven taakse, asiakkaan fyysiseen kuntoon liittyvää tietoa esim. kuulee huonosti ovikellon) Aromi-järjestelmä tuottaa asiakaslaskutusaineistoa Saplaskutusjärjestelmään. Sapista toimitetaan varsinaiset laskut asiakkaille. Sapin asiakastiedot sisältävät vain laskutuksen tiedot laskun saaja (asiakasnumero, nimi, osoite) 9 Rekisterin sisäinen käyttö Aromi-järjestelmän käyttö perustuu asiakkaan ja ateriatilauksia vastaanottavan henkilökunnan väliseen asiakassuhteeseen. Tietoja saavat käyttää vain ateriatilauksien vastaanottoon ja toimituksiin osallistuvat
REKISTERISELOSTE 4 (6) henkilöt työtehtäviensä mukaisesti. 10 Rekisterin yhdistäminen muihin henkilöstörekistereihin 11 Rekisterin suojaaminen Jokaisella käyttäjällä on työtehtäviensä mukaiset käyttöoikeudet järjestelmään. Ateriakuljetuksista vastaavat kuljetushenkilöt eivät saa käyttöoikeuksia. Rekisteri ei ole yhteydessä muihin henkilörekistereihin. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Tietoverkon käyttäjillä on henkilökohtaiset salasanat ja käyttäjätunnukset, joita vaihdetaan määrävälein tai jotka annetaan sijaisuuksia hoitaville tietyksi määräajaksi. Nämä tunnukset tarvitaan, jotta päästään käyttämään mitään n järjestelmiä. Aromi-järjestelmän käyttäjillä on omat salasanat ja käyttäjätunnukset. Yksiköiden esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä, muuttamisesta ja poistamisesta. Käyttöoikeudet annetaan yksiköissä erikseen tietojen katseluun, tallentamiseen ja muuttamiseen työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Aromi-järjestelmä rekisteröi tietojen tallentamisen. Tietojen katselua Aromi-järjestelmä ei rekisteröi. n ulkopuolisia Aromin käyttäjiä koskee samat käyttöoikeushallintasäännöt. Ulkopuolisia käyttäjiä ovat esim. sairaalan osastoilla olevat tilaajat (sairaanhoitohenkilöstö). Nämä tilaajat tallentavat sähköisesti potilasruokailutietoja ja - tilauksia suoraan n Aromi-järjestelmään. Ulkopuoliset käyttäjät saavat oikeudet vain Aromi-järjestelmän Web-Myslimoduuliin ja niihin osastoihin, joissa työskentelevät. Aromi-järjestelmä on n palvelimella, johon on yhteys kaupungin tietoliikenneverkossa olevilta n yksikköjen työasemilta sekä erikseen sovituilta ulkopuolisten asiakkaiden verkosta. Ulkopuoliset yhteydet sovitaan ja avataan aina erikseen tapauskohtaisesti n tietohallinnon ja ulkopuolisen asiakkaan tietohallinnon kesken.
REKISTERISELOSTE 5 (6) 12 Henkilörekisterin ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen 13 Rekisteröidyn informointi 14 Tarkastusoikeus Asiakkaan henkilö- ja yhteystiedot säilytetään järjestelmässä. Hävittämisessä noudatetaan arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. Asiakkaita informoidaan heidän henkilötietojensa käsittelystä pääsääntöisesti asiakassuhteen alkaessa. Rekisteriseloste pidetään nähtävillä n www-sivuilla. Asiakas, kotihoito, kotihoidon ilmoittama omainen tai yhteyshenkilö voi esittää tarkastuspyynnön asiakkaan tietoihin henkilökohtaisesti tai kirjallisesti n catering-yksikössä rekisterin vastuutaholle. Tarkastusoikeus on henkilökohtainen. Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. Rekisteröidylle varataan mahdollisuus tutustua häntä koskeviin tietoihin ja pyydettäessä tiedot annetaan kirjallisesti pyytäjän esittämässä laajuudessa järjestelmään kirjatulle yhteyshenkilölle määriteltyyn osoitteeseen. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 15 Tiedon korjaaminen Asiakastietoja voidaan korjata Aromi-järjestelmään. Korjatuista tiedoista säilyy vain voimassaoleva korjattu tieto. Asiakas, kotihoito tai kotihoidon nimeämä edustaja tekee tietoa/tietoja koskevan oikaisupyynnön siihen yksikköön, jossa merkintä on tehty. Mikäli asiakkaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä annetaan tarvittaessa todistus, josta ilmenee syyt tiedon korjaamisen epäämiseen. Todistukseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 16 Kielto-oikeus Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla. Rekisteröidyn ei tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa. 17 Rekisterihallinto Rekisteriasioita hoitavana henkilönä voi olla esim. järjestelmän pääkäyttäjä tai asiakaspalvelusihteeri.
REKISTERISELOSTE 6 (6) Aromi -järjestelmässä on n catering-yksikön mukainen organisaatiorakenne. Catering-yksikössä on 4 toimintalinjaa: opetusalan ruokapalvelut, hoitoalan ruokapalvelut, ravintola- ja lounaspalvelut, Catering Pakkala tuotanto ja asiakaspalvelu. Toimintalinjojen esimiehet hakevat järjestelmän käyttöoikeudet alaisilleen henkilöille. Aromijärjestelmän pääkäyttäjä myöntää käyttöoikeudet tarvittaessa n ulkopuolisille käyttäjille tai käyttäjille, jotka työtehtäviensä mukaisesti tarvitsevat käyttöoikeuden kahteen tai useampaan yksikköön. Tämän lisäksi pääkäyttäjä yhdessä rekisterihoitajien kanssa huolehtii: rekisteriselosteen ja -kuvauksen laatimisesta ja ylläpidosta rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta rekisterihoitajan/-hoitajien nimeämisestä ja heidän tehtäviensä määrittelystä järjestelmän käytön ohjeistamisesta ja riittävän koulutuksen järjestämisestä käyttäjille. Rekisterihoitajien tehtävät rekisterin suojaaminen, arkistointi ja hävittäminen tietojen säännönmukaiset luovutukset Aromi-järjestelmän ylläpitoa ja järjestelmäteknisiä muutoksia hoitaa keskitetysti n tietohallinto. 18 Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus Aromi -järjestelmästä on sovelluskohtaiset käyttäjän käsikirjat, joita Aromi-pääkäyttäjä pitää ajan tasalla. Aromi -järjestelmää käyttöönotettaessa pääkäyttäjät saavat järjestelmään koulutuksen. Pääkäyttäjät antavat käyttäjäkoulutuksen catering-yksikön toimintalinjoille ja mahdollisille ulkopuolisille käyttäjille (esim. sairaalan osastojen käyttäjät).