Suomen Saunaseura ry TOIMINTASUUNNITELMA 2015 Johtokunnan esitys syyskokoukselle
Suomen Saunaseura ry 2 (11) SUOMEN SAUNASEURA RY:N TOIMINTASUUNNITELMA VUODELLE 2015 1. YLEISTÄ 1.1. Seuran tarkoitus ja tavoitteet Suomen Saunaseura ry on vuonna 1937 perustettu voittoa tavoittelematon, aatteellinen yhdistys. Yhdistyksen tehtävänä on tutkia, vaalia, kehittää ja ylläpitää suomalaista saunaperinnettä, tehdä sitä tunnetuksi omassa maassamme sekä ulkomailla ja korostaa suomalaisen saunomisen merkitystä terveiden elämäntapojen ja hyvinvoinnin ylläpitäjänä. Edellä mainittujen tehtävien toteuttamista varten Saunaseuralla on Helsingissä, Vaskiniemessä saunatalo, jossa seuran jäsenet ja heidän vieraansa voivat saunoa. Lisäksi saunoja voidaan käyttää tutkimus- ja esittelytarkoituksiin. Seura tuottaa ja välittää sauna-alan tiedotusaineistoa kotimaahan ja ulkomaille sekä julkaisee neljännesvuosittain Sauna-lehteä ja ylläpitää verkkosivustoa www.sauna.fi. Lisäksi seura esittelee Vaskiniemeen kutsutuille koti- ja ulkomaisille vieraille ja median edustajille suomalaista saunaa ja saunomisperinnettä. 2. JÄSENISTÖ JA JÄSENMAKSUT Jäsenmäärä (1.11.2014 tilanne) Vuosijäsen 3488 Seniorijäsen 554 Kunniajäsen 15 Ainaisjäsen 123 Yhteisöjäsen 6 Yhteensä 4186 Jäseneksi voidaan hyväksyä henkilö, jolla on suosittelijoina kaksi vähintään viimeiset viisi kalenterivuotta seuran jäsenenä ollutta henkilöä. Jäsen voi suositella korkeintaan yhtä uutta henkilöä kalenterivuodessa. Jäsenmaksut pysyvät vuoden 2014 tasolla. Vuosijäsenmaksu on 100 euroa ja uusien vuosijäsenten liittymismaksu 350 euroa. Saunomismaksu on 10 euroa. Yhteisöjäsenten vuosittainen jäsenmaksu on yrityksiltä 2 000 euroa ja aatteellisilta yhdistyksiltä 500 euroa. Kunniajäseniltä ja ainaisjäseniltä ei peritä vuosittaista jäsenmaksua. Rintamamiestunnuksen, eli ns. tammenlehvätunnuksen saaneilta jäseniltä ei peritä sauna- eikä jäsenmaksua.
Suomen Saunaseura ry 3 (11) Hinnasto on kokonaisuudessaan saunaseuran verkkosivuilla. 3. VASKINIEMEN SAUNATALON TOIMINTA 3.1. Tilat ja aukiolot Vaskiniemen saunatalossa on tällä hetkellä neljä savusaunaa, kaksi kertalämmitteistä uloslämpiävää saunaa sekä sähkölämmitteinen sauna. Saunojen lisäksi talossa on toimistotilat, neuvottelutila, tutkijainhuone ja saunatupa sekä kolme hierojahuonetta, vuokra-asunto ja muut talon toiminnassa tarvittavat huoltotilat. Saunat ovat avoinna jäsenille ja heidän vierailleen pääsääntoisesti maanantaista lauantaihin. Aukioloajat ovat ilmoitustaululla, verkkosivustolla ja Saunalehdessä. Arkipyhinä ja aattopäivinä saunat ovat kiinni lukuun ottamatta jouluaattoa. Muista poikkeusaukioloajoista päättää johtokunta. Saunatalo pidetään suljettuna juhannuksesta alkaen vuosihuollon aikana vähintään kolme viikkoa tai korjausten vaatiman ajan. Saunojen huolto, kuivuminen ja saunatalon lepoaika edellyttävät säännöllisiä huoltotaukoja. Kuukauden ensimmäinen maanantai on aina huoltopäivä. Muita huoltopäiviä pidetään tarpeen mukaan. Liite 1: kävijämäärät 3.2. Tilojen vuokraus Saunaseura voi vuokrata saunoja omille jäsenilleen saunaesittelyyn sekä muihin johtokunnan tai toiminnanjohtajan hyväksymiin sauna-aatetta tai Saunaseuraa palveleviin jäsenten tilaisuuksiin varsinaisten sauna-aikojen ulkopuolella. Vastuullisina vuokraajina voivat olla ainoastaan Suomen Saunaseuran jäsenet. Vuokraushinnat ja ehdot löytyvät verkkosivuilta. Saunataloa ei voi vuokrata seuran ulkopuolisille tahoille. 3.3. Seuran ulkopuoliset vierailijat Saunoja ja suomalaista saunomistapaa esitellään median edustajille, lehdistölle sekä koti- ja ulkomaisille vierailija- ja kuvausryhmille sopimuksen mukaan. Periaatteena on, ettei saunarauhaa häiritä ja saunojien toiveita mediassa näkymisestä noudatetaan. Suomessa toimivien suurlähetystöjen edustajille järjestetään vuosittain tutustumisillat suomalaiseen saunakulttuuriin ja saunomiseen Suomen Saunaseuran vieraina.
Suomen Saunaseura ry 4 (11) 4. KIINTEISTÖN HUOLTO JA KORJAUS 4.1. Kunnossapitotoimikunta Kunnossapitotoimikunta pitää yllä ja valvoo kiinteistön kuntoa, suunnittelee ja esittää vuosittain seuran johtokunnalle hyväksyttäväksi tulevan vuoden korjausbudjetin sekä toteuttaa suunnitellut ja hyväksytyt saunatalon korjaukset. Toimikunta valvoo koko saunatalon käyttöä ja kunnossapitoa yhdessä kiinteistön hoitovastuussa olevien henkilöiden kanssa. Toimikunta laatii vuosittain pitkäntähtäimen suunnitelman joka on talon ylläpidon perusta. Vuonna 2015 panostetaan erityisesti pitkän aikavälin kunnossapitosuunnitelman päivittämiseen. 4.3. Kunnossapito- ja pelastussuunnitelmat Talon ylläpidon suunnittelua varten laaditaan vuosittain kunnossapitosuunnitelma, jonka mukaisesti toteutetaan suunnitellut ja budjetoidut korjaukset. Liite 2: Kunnossapidon ja korjaustoimien kustannusarviot vuodelle 2015. 4.4. Talkootoiminta Yhteisöllisyyden ylläpitämiseksi Saunaseuran kiinteistön- ja puutarhanhoitoon liittyvät työt tehdään soveltuvin osin talkootyönä. Saunojen kiuaskivet vaihdetaan noin kolmesti vuodessa. Pihan ja taloa ympäröivän puisto-osan siivoustalkoot ja kattokourujen huollot järjestetään keväisin ja syksyisin. Talkoiden ajankohdista ilmoitetaan verkkosivuilla ja saunan ilmoitustauluilla. Talkooväelle lämmitetään yhteissaunat sekä tarjotaan pientä evästä. 5. TIEDOTUSTOIMINTA 5.1. Viestintä Saunaseuran viestintätoimikunta kehittää, suunnittelee ja toteuttaa seuran viestintää, jonka pääkohderyhmät ovat jäsenistö, muut koti- ja ulkomaiset saunaseurat, Kansainvälinen Saunaliitto, media ja suuri yleisö. Viestintätoimikunnan keskeinen tehtävä on tukea seuran saunakulttuurityötä viestinnän keinoin esimerkiksi järjestämällä erilaisia seminaareja, joihin jäsenten lisäksi voidaan kutsua seuran ulkopuolisia luennoitsijoita ja osanottajia. Viestintätoimikunta toimii kiinteässä yhteistyössä seuran johtokunnan, toiminnanjohtajan ja Saunalehden päätoimittajan kanssa. 5.2. Saunaseuran media Sauna-lehti on seuran neljästi ilmestyvä jäsenlehti, jonka julkaisua ja toimittamista ohjaa Toimitusneuvosto. Sauna.fi on seuran verkkosivut, jonka kehitystyöstä vastaa viestintätoimikunta.
Suomen Saunaseura ry 5 (11) Saunaseuran verkkosivuja (www.sauna.fi) ylläpitää pääsääntöisesti toiminnanjohtaja. Vuonna 2015 verkkosivuja vuorovaikutusominaisuuksia kehitetään vuonna 2014 tehdyn viestintäkyselyn pohjalta. Sivujen nykyistä sisältöä ja ulkoasua kehitetään tarpeen mukaan. Sivuston ylläpitoon käytetään myös ulkopuolista apua. Sauna-lehti Sauna-lehden sivumäärä on keskimäärin 40 sivua ja painosmäärä noin 4 500. Lehti lähetetään ilman eri korvausta kunniajäsenille, vuosijäsenille ja ainaisjäsenille. Lehden voi maksusta tilata myös seuraan kuulumaton henkilö tai yhteisö. Lehti toimitetaan tilattuna useille kirjastoille. Sauna-lehden päätoimittajuus on ulkoistettu. Päätoimittajalla on kokonaisvastuu lehden tuottamisesta ja painattamisesta sen mukaan kuin lehden toimitusneuvoston kanssa on suunniteltu. Seuran toiminnanjohtaja antaa jokaiselle numerolle erikseen painoluvan. Lehden toimitusneuvosto kokoontuu säännöllisesti suunnittelemaan lehden sisältöä ja laajempia kehityslinjoja. Vähintään yksi toimitusneuvoston jäsen on myös johtokunnan jäsen. Lehden ilmoitushankintaa hoitaa ulkopuolinen yritys. Lehden painatuksesta ja jakelusta vastaa tarjouskilpailun kautta valittu kirjapaino. 5.3. Asiantuntijuus Saunaseura toimii suomalaisen saunan ja saunomiseen liittyvän tiedon asiantuntijana. Seura pitää esitelmiä, antaa haastatteluja ja välittää sauna-alaan liittyvää tietoa. Saunaseura ottaa kantaa ja antaa lausuntoja sauna-aatteen edistämiseksi. Saunaseura välittää sauna-alan tietoutta sekä esittelee saunojaan joukkoviestimille, tutkijoille, opiskelijoille ja saunan harrastajille niin kotimaassa kuin ulkomaillakin. Saunaseura myös pyrkii aktiivisesti tuottamaan saunatietoa ja välittämään sitä eteenpäin. 6. TUTKIMUS JA KULTTUURITOIMINTA 6.1. Kulttuurin edistäjänä ja tukena Saunaseuran tutkimus- ja kulttuuritoimikunta edistää ja tekee tunnetuksi suomalaista saunakulttuuria perustuen tutkimustietoon Suomessa ja ulkomailla sekä saunomisen terveyttä, hyvinvointia ja sosiaalisuutta edistäviä vaikutuksia. Tällä työllä seura pyrkii vaikuttamaan julkiseen mielipiteeseen ja sidosryhmiin. Vuonna 2017 on Suomen itsenäisyyden 100-vuotisjuhlavuosi ja samana vuonna Saunaseura täyttää 80 vuotta. Vuonna 2015 valmistaudutaan osallistumaan näiden juhlavuosien valmisteluihin.
Suomen Saunaseura ry 6 (11) Toimikunta vastaa lääketieteellisen, rakennusteknisen ja perinnetieteellisen tutkimuksen hankkeista. Toimikunta antaa asiantuntija-apua ja osallistuu mahdollisuuksiensa mukaisesti käynnistettäviin saunatutkimusprojekteihin. Saunaseura tukee saunaan ja saunomiseen liittyviä tutkimustöitä ja opinnäytteitä. Saunaseuran kirjasto ja järjestämätön arkistomateriaali järjestetään ja luetteloidaan. Työ toteutetaan mahdollisuuksien mukaan vuonna 2015. Työhön palkataan määräaikainen työntekijä, esimerkiksi korkeakouluharjoittelija. Tutkimus- ja kulttuuritoimikunta edistää sisäistä yhteisöllisyyttä. Toiminta suunnittelee yhteisiä tutustumismatkoja sauna-aiheisiin tapahtumiin. Toiminta voi myös tukea sauna-aiheisten tapahtumien, esimerkiksi näyttelyiden toteuttamista. Myös saunatalon kiinteistöä ja piha-aluetta voidaan hyödyntää yhteisiin tapahtumiin. 6.2. Suomalaisen saunan päivä ja Löylynhenki-palkinto Perinteistä Suomalaisen saunan päivää vietetään kesäkuun toisena lauantaina, joka on yleinen liputuspäivä. Päivä on jäsenistön jaettu saunapäivä. Suomalaisen saunan päivänä luovutetaan Löylynhenki-palkinto henkilölle tai yhteisölle, joka on erityisen ansiokkaasti toiminut suomalaisen saunan tai Suomen Saunaseuran hyväksi. Jäsenet ja toimikunnat voivat esittää palkintoa, jonka myöntää Suomen Saunaseuran johtokunta. 7. KANSAINVÄLINEN TOIMINTA Saunaseuran kansainvälisen toiminnan keskeinen tehtävä on solmia ja hoitaa hyviä suhteita kansainvälisen median kanssa. Siksi on tärkeää, että kansainvälisen median edustajat tutustuvat saunatalolla suomalaiseen saunomiseen ja saunakulttuuriin. Näin on mahdollista levittää saunatietoutta laajalle nopeassa verkko- ja printtimediassa. Saunaseura osallistuu johtokunnan päättämiin kansainvälisiin sauna-alan kongresseihin ja muihin toiminnan kannalta tarpeellisiin tilaisuuksiin. Suomen Saunaseura on Kansainvälisen Saunaliiton ISA:n jäsen. Saunaseura tekee yhteistyötä liiton kanssa edistääkseen suomalaisen saunan tunnettuutta ja saunomistapaa ulkomailla. Saunaseura tukee ISA:n toimintaa tarjoamalla sille ilmaisen toimitilan saunatalossa. Saunaseura osallistuu liiton tilaisuuksiin ja sillä on edustus ISA:n hallinnossa. Kongressissa pidetään liiton yleiskokous, jossa valitaan muun muassa puheenjohtaja ja hallitus nelivuotiskaudeksi. 8. HALLINTO JA TALOUS 8.1. Sääntömääräiset kokoukset Toimintavuoden aikana pidetään sääntömääräiset kevät- ja syyskokoukset. Kevätkokouksessa esitetään sääntöjen mukaiset asiat kuten edellisen toimintavuoden toimintakertomus ja tulos- ja taselaskelmat sekä päätetään tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä johtokunnalle ja toiminnanjohtajalle.
Suomen Saunaseura ry 7 (11) Syyskokous käsittelee tulevan vuoden toimintasuunnitelman ja siihen perustuvan talousarvion sekä valitsee johtokunnan jäsenet erovuoroperiaatteen mukaan. 8.2. Seuran hallinto Suomen Saunaseuran toimintaa johtaa seuran vuosikokouksen valitsema johtokunta ja sen alaisuudessa toiminnanjohtaja. Johtokunnan valitsemat toimikunnat ja niiden puheenjohtajat vastaavat oman toimialueensa tehtävistä sekä raportoivat toimistaan johtokunnalle. Johtokunta nimeää toimikuntien puheenjohtajat jäsenistään. Johtokunnan ja toimikuntien jäsenten työ on luottamustehtävä. Johtokuntatyöhön sisältyy vapaa saunomisoikeus, muuta korvausta ei makseta. Seuran hallintoa ohjaavat eri toimikuntien ohjesäännöt, talousohje sekä muut sisäiset ohjeet. Vuonna 2015 sisäisen ohjeistuksen dokumentteja yhdenmukaistetaan ja tarvittaessa tarkennetaan. Apuna käytetään asiantuntijoita. 8.3. Henkilöstö Seuran työntekijöitä ovat toiminnanjohtaja, isännöitsijä/lämmittäjä, taloussihteeri sekä kahvilahenkilöstö. Toiminnanjohtajan esimies on seuran puheenjohtaja ja muiden työntekijöiden esimiehenä toimii toiminnanjohtaja. Johtokunta palkkaa ja erottaa sekä tekee toimihenkilöiden työsopimukset. Saunaseuran oheis- ja tukipalveluita hoitavat hierojat, pesijät sekä siivooja, jotka ovat itsenäisiä yrittäjiä. 8.4. Talous Vuonna 2015 tehdään keskipitkän aikavälin taloussuunnitelma, jonka avulla seura voi pitkäjänteisesti ennakoida taloudellista tilannettaan. Seuran toiminnan rahoitus koostuu pääasiallisesti jäsen- ja saunamaksuista. Suomen Saunaseuran kahvila ei tavoittele voittoa. Saunaseura voi ottaa vastaan lahjoituksia toimintansa tukemiseen. 9. ERITYISIÄ PROJEKTEJA VUONNA 2015 9.1. Strategia Vuonna 2015 toteutetaan jäsenkysely, jolla selvitetään jäsenistön mielipiteitä laajasti. Kyselyn tulosten pohjalta seuralle tehdään strategia, joka linjaa seuran toimintaa pidemmälle aikavälille. Strategia ottaa kantaa seuran toimintaan, talouteen sekä yleishyödylliseen tehtävään.
Suomen Saunaseura ry 8 (11) 9.2. Palveluiden kilpailutukset Vuonna 2015 kilpailutetaan seuran palveluita talousohjesäännön mukaisesti. Tavoitteena on saada Saunaseuralle laadukkaita palveluita kustannustehokkaasti. Kilpailutettavia palveluita voivat olla esimerkiksi erilaiset seuran käytössä olevat tietotekniset järjestelmät. Johtokunta valvoo kilpailutusten toteutusta yhdessä toiminnanjohtajan kanssa. Suomen Saunaseuran johtokunta
Suomen Saunaseura ry 9 (11) LIITTEET LIITE 1: kävijämäärät kuukausittain välillä lokakuu 2013 lokakuu 2014 2014 Kuukausi jäsenet vierailijat yhteensä saunapäiviä saunojia per päivä tammi 3488 671 4159 25 166 helmi 3007 578 3585 23 156 maalis 3134 570 3704 25 148 huhti 2651 451 3102 22 141 touko 2717 407 3124 24 130 kesä 1623 308 1931 15 129 heinä 312 54 366 4 92 elo 2468 432 2900 25 116 syys 2690 396 3086 25 123 loka 3257 519 3776 26 145 2013 loka 3203 559 3762 26 145 marras 3104 590 3694 24 154 joulu 2654 368 3022 20 151 (lähde: kassajärjestelmän tiedot)
Suomen Saunaseura ry 10 (11) LIITE 2. Kunnossapidon ja korjausten suunnitelma vuodelle 2015. Kunnossapitotoimikunta Kunnossapitotoimikunta pitää yllä ja valvoo kiinteistön kuntoa, suunnittelee ja esittää vuosittain seuran johtokunnalle hyväksyttäväksi tulevan vuoden korjausbudjetin sekä toteuttaa suunnitellut ja hyväksytyt saunatalon korjaukset. Toimikunta valvoo koko saunatalon käyttöä ja kunnossapitoa yhdessä kiinteistön hoitovastuussa olevien henkilöiden kanssa. Toimikunta laatii vuosittain pitkäntähtäimen suunnitelman joka on talon ylläpidon perusta. Saunat Ykkössauna peruskorjataan: lauteet ja paneelit uusitaan tukirakenteita myöten. Iki-saunan lauteet uusitaan. Muuten saunoissa tehdään tarvittavia puuosien vaihtoja sekä muita huoltotöitä. Määrärahassa varaudutaan myös mahdollisiin kiuaskorjauksiin. Takkahuone ja aula Takkahuoneen, entisen tupakkahuoneen ja aulan puulattioat hiotaan ja lakataan, samoin sisäportaiden puuaskelmat. Takkahuoneen ikkunapenkki kunnostetaan. Keittiö Keittiö on vuodelta 2004 ja tehty pienempiä korjauksia sen jälkeen. Monet keittön kalusteet ovat kuluneita, mm. nykyiset liesi ja pakastimet ovat käyttöikänsä lopussa. Lisäksi monet kalusteet ovat kotitalouskäyttöön tarkoitettuja eivätkä enää vastaa keittiön tarpeita. Keittiö peruskorjataan nykyisten tilojen puitteissa. Keittiön käyttöön hankitaan uusia, kahviokäyttöön soveltuvia kalusteita. Samalla pyritään järjestämään ruokatarvikkeiden säilytys nykyistä paremmalla tavalla. Julkisivukorjaukset Julkisivukorjauksista on tehty merenpuoleisten ikkunoiden kunnostus (2013) ja halkeamien paikkaus (2013). Julkisivujen korjaustyötä jatketaan korjaamalla rakenteellisia korjauksia vaativat kohteet tiilijulkisivussa lounaaseen ja kaakkoon (saunojen kohdat). Rapautuneet tiilet puretaan ja ulkomuuraus uusitaan. Loput kuntokartoituksessa ehdotetut työt tehdään vuonna 2016.
Suomen Saunaseura ry 11 (11) Kunnossapidon kustannukset vuodelle 2015 Korjaussuunnitelma 1. 1. & sähkösaunan lauteiden ja seinäpaneelien uusiminen 20.000 2. Saunaosaston sekalaiset vuosikorjaukset 10.000 3. Takkahuoneen ja ns. tupakkahuoneen lattian sekä takkahuoneen ikkunapenkin kunnostus 20.000 4. Aulan ja sisäportaiden lattian kunnostus 15.000 5. Keittiön korjaus 55.000 6. Julkisivukorjaukset, vaihe I 65.000 7. Muut juoksevat korjaukset 50.000 8. Suunnittelu 10.000 Yhteensä 245.000