Sivistystoimen toimialan esikunnan 3.2.1 1 (7) ESPOON KAUPUNGIN SIVISTYSTOIMEN TOIMIALAN ESIKUNNAN TOIMINTAOHJE Sivistystoimen johtaja 23.8.2012 Voimaan 1.9.2012 Sivistystoimen johtaja 17.12.2014 Voimaan 1.1.2015 1 Toiminta-ajatus Sivistystoimen toimialan esikunta tukee ja edistää toimialan strategista johtamista, päätöksentekoa, viestintää, hyvää hallintoa ja yhtenäisyyttä sekä toimialalla tuotettujen palvelujen johtamista, suunnittelua ja toteutusta keskitettyjen asiantuntijapalveluiden kautta. 2 Organisaatio ja johtaminen Toimialan esikuntaa johtaa talous- ja hallintojohtaja. Esikunnan johtaja toimii toimialajohtajan alaisuudessa. Toimialajohtajan alaisuudessa voi lisäksi olla muuta henkilöstöä, jonka tehtävistä toimialajohtaja päättää erikseen tehtävillä työmääräyksillä. Toimialan esikunnan johtajan tehtävänä on 1. vastata toimialan strategian ja tuloskortin valmistelusta, seurannasta ja raportoinnista, 2. vastata toimialan toiminnan ja talouden suunnittelusta sekä toimialan talouden ohjauksesta, 3. vastata toimialan hallinnon sekä talous- ja henkilöstöhallinnon kehittämisestä (17.12.2014), 4. vastata toimialan IT-ratkaisujen tarpeen määrittelystä osana toiminnan kehittämistä ja muiden IT-palveluiden sekä palvelutasojen tarpeen määrittelystä (17.12.2014), 5. koordinoida toimialajohtajan päätettäväksi tulevien valtionosuuksien ja -avustusten sekä niihin verrattavien etuuksien hakemista (17.12.2014), 6. vastata seurannasta ja sisäisen laskennan ohjauksesta, 7. vastata hankintojen ohjauksesta, 8. vastata kaupungin yhteisten prosessien ja toimintamallien noudattamisesta,
Sivistystoimen toimialan esikunnan 3.2.1 2 (7) 9. vastata esikunnan toiminnasta, taloudesta, henkilöstövoimavarasta sekä asiakkuuksien ja kumppanuuksien hallinnasta asetettujen tavoitteiden mukaisesti, 10. asettaa alaisilleen yksiköille tavoitteet ja huolehtia niiden toteutumisesta, 11. vastata esikunnan toiminnan seurannasta, ohjauksesta, raportoinnista ja kehittämisestä ja 12. huolehtia esikunnan sisäisestä ja ulkoisesta yhteistyöstä ja viestinnästä. Esikunnassa on seuraavat yksiköt: 1. Hallinto- ja suunnitteluyksikkö, päällikkönä hallintopäällikkö 2. Henkilöstöyksikkö, päällikkönä henkilöstöpäällikkö 3. Talousyksikkö, päällikkönä talouspäällikkö 4. Tilat ja alueet yksikkö, päällikkönä suunnittelupäällikkö (poistettu tietohallintoyksikköä koskeva kohta 17.12.2014) Esikunnan johtajan alaisuudessa ovat lisäksi viestinnästä vastaavat henkilöt. Yksikön päällikön tehtävänä on 1. vastata yksikön toiminnasta, taloudesta ja henkilöstövoimavarasta asetettujen tavoitteiden mukaisesti, 2. asettaa alaisilleen tavoitteet ja huolehtia niiden toteutumisesta, 3. vastata yksikön toiminnan seurannasta, ohjauksesta, raportoinnista ja kehittämisestä, 4. vastata yksikön työn tehokkaasta organisoinnista ja huolehtia toimivasta työn johtamisesta, 5. huolehtia kaupungin yhteisten prosessien ja toimintamallien noudattamisesta toimialalla sekä toimialan näkökulman välittämisestä kaupunkitasolle, 6. huolehtia yksikön sisäisestä ja ulkoisesta yhteistyöstä ja viestinnästä, 7. vastata tehtäväalueensa osalta kaupunginhallitukselle ja valtuustolle menevien asioiden valmistelusta ja 8. huolehtia yksikön vastuulla olevien tehtävien ohjauksesta toimialalla. 3 Esikunnan ja yksiköiden tehtävät Hallinto- ja suunnitteluyksikön tehtävät 1. huolehtia päätöksenteon valmistelun laadusta ja ohjeistuksesta toimialalla, sekä osaltaan valmistelusta kaupungin yhteisen päätöksentekoprosessin mukaisesti,
Sivistystoimen toimialan esikunnan 3.2.1 3 (7) 2. huolehtia sivistystoimen lautakuntien ja varhaiskasvatusjaoston kokouskäytäntöjen hoitamisesta (17.12.2014), 3. antaa toimialajohdolle ja tulosyksiköille lainopillista neuvontaa, 4. huolehtia toimialan asiakirjahallinnon koordinoinnista, kehittämisestä sekä osittain keskitetyistä arkistointitehtävistä, 5. vastata konserniasioiden valmistelusta toimialajohtajalle, 6. huolehtia osaltaan toimialan strategian ja tuloskortin valmistelusta, seurannasta ja raportoinnista, 7. valmistella, koordinoida ja seurata osaltaan toimialan projektitoimintaa ja strategisia projekteja, 8. huolehtia toimialan arviointi- ja laatutyön koordinoinnista ja kehittämisestä, 9. huolehtia varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmän ja opetuksen kouluhallintojärjestelmän koordinoinnista (17.12.2014), 10. huolehtia toimialan kansainvälisen toiminnan koordinoinnista ja kehittämisestä, 11. huolehtia toimialan monikulttuurisuusasioiden koordinoinnista ja kehittämisestä, 12. huolehtia kuntalaisten hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen koordinoinnista toimialalla 13. huolehtia toimialan tietosuoja-asioiden koordinoinnista (17.12.2014). Henkilöstöyksikön tehtävät 1. ohjata yhteistyössä toimialan johdon kanssa kaupungin ja toimialan henkilöstöstrategisten tavoitteiden ja henkilöstövoimavaraa koskevien linjausten valmistelua, toimeenpanoa ja seurantaa toimialalla, 2. huolehtia yhteistyössä toimialan johdon kanssa henkilöstövoimavaran hallinnasta ja kehittämisestä sekä seurannasta, 3. konsultoida ja tukea esimiehiä henkilöstöjohtamisessa sekä työsuojelun, yhteistoiminnan ja työhyvinvoinnin toteuttamisessa ja kehittämisessä, 4. koordinoida ja ohjata toimialan osaamisen johtamista ja kehittämistä, 5. huolehtia välittömän neuvonpidon toteutumisesta toimialalla henkilöstökysymyksissä, 6. valmistella palkkausta ja edunvalvontaa koskevat asiat ja 7. huolehtia omalta osaltaan kaupunkitason neuvottelutoimintaan liittyvistä tehtävistä. Talousyksikön tehtävät 1. huolehtia toimialan talouden ohjauksesta, 2. valmistella toimialalle taloussuunnitelmat, 3. huolehtia toimialan talousarvion seurannasta ja raportoinnista,
Sivistystoimen toimialan esikunnan 3.2.1 4 (7) 4. huolehtia toimialan osalta toiminta- ja taloustilaston tietojen keruusta ja toimittamisesta, 5. huolehtia toimialatasoisesta controller-toiminnasta jalostamalla ohjausta tukevaa tietoa, ohjaustoimenpiteiden valmistelulla ja käyttöönotolla sekä talouden hallintaa tukevien laskentamenetelmien käytöllä, 6. huolehtia toimialan tilinpäätöstietojen valmistelusta, 7. huolehtia toimialan taloushallinnon tehtävistä annettujen ohjeiden mukaisesti. (poistettu talousyksikön osalta kohdat 7 ja 9 sekä tietohallintoyksikköä koskevat kohdat 17.12.2014) Tilat ja alueet yksikön tehtävät 1. vaikuttaa maankäytön suunnitteluun riittävien palveluverkon toimipisteiden ja alueiden varaamiseksi pitkällä aikavälillä sekä osallistua kaavoitukseen ja alueiden suunnitteluun, 2. valmistella toimitilojen tarveselvitykset, osallistua hanke- ja rakennussuunnitelmien laadintaan sekä valmistella osaltaan toimitilojen ja alueiden investointiesitykset, 3. huolehtia toimialan osalta toimitiloihin liittyvistä tehtävistä, 4. tehdä esitykset Tilakeskus -liikelaitokselle koulujen ja päiväkotien toiminnallisiksi vuosikorjauksiksi ja pieniksi perusparannuksiksi (17.12.2014), 5. tehdä esitykset rakennushankkeista valtion rahoitussuunnitelmiin ja huolehtia niiden valtionavustuksien hakemisesta ja 6. osallistua toimitilojen ensikertaisen kalustamisen valmisteluun sekä huolehtia koulujen kalustonkunnostuksesta ja kirjastojen kalustonhuollosta ja 7. huolehtia sivistystoimen asiakasennusteista 8. ohjata toimialan hankintoja (17.12.2014). Viestinnän tehtävät 1. tukea ja tehdä tunnetuksi toimialan palvelutoimintaa ja kehittämistyötä sisäisellä ja ulkoisella viestinnällä, 2. tukea strategian toteutumista viestinnän keinoin, 3. vastata toimialan viestinnän linjauksista, vuosisuunnittelusta, kehittämisestä ja toimialatasoisen viestinnän toteuttamisesta kaupungin viestinnällisten linjausten mukaisesti, 4. konsultoida toimialan johtoa ja tulosyksiköitä viestinnän kysymyksissä ja 5. vahvistaa toimialan yhteisö- ja työnantajakuvaa viestinnän keinoin. Esikunnasta voidaan antaa ohjeita ja määräyksiä sivistystoimen tulosyksiköille esikunnan tehtäväalueella ja toimia asiantuntijana toimialan kehittämistyössä.
Sivistystoimen toimialan esikunnan 3.2.1 5 (7) Kaupungin yhteisten prosessien tehtävistä ja työn organisoinnista sovitaan keskushallinnon prosessinomistajien kanssa. 4 Ratkaisuvalta henkilöstöasioissa Toimialajohtaja päättää työsuorituksen arviointiin perustuvista palkantarkistuksista sekä ulkomaan virka - ja työmatkoista. Lisäksi toimialajohtaja päättää muun välittömän alaisensa henkilöstön henkilöstöasioista. Esikunnan johtaja ottaa esikunnan vakituisen henkilöstön. Esikunnan johtaja ja yksikön päälliköt päättävät alaisensa määräaikaisen henkilöstön ottamisesta. Esikunnan johtaja ja yksikön päälliköt päättävät omalta osaltaan alaisensa henkilöstön virka- ja työvapaista, kotimaan virka- ja työmatkoista, maksullisista koulutuksista, matkalaskuista, sairauslomista ja vuosilomista. Yksikön päällikön nimeämien henkilöiden osalta sairauslomista, vuosilomista ja tilapäisistä hoitovapaista päättää lähiesimieheksi nimetty henkilö. Esikunnan johtaja päättää pääluottamusmiesten virka- ja työvapaista, kotimaan virka- ja työmatkoista, maksullisista koulutuksista, matkalaskuista, sairauslomista ja vuosilomista. Henkilöstöpäällikkö päättää työsuojeluvaltuutettujen virka- ja työvapaista, kotimaan virka- ja työmatkoista, maksullisista koulutuksista, matkalaskuista, sairauslomista ja vuosilomista. 5 Ratkaisuvalta hankinta-asioissa Toimialan esikunnan johtaja päättää toimialueensa tavara- ja palveluhankinnoista, kun hankinnan arvonlisäveroton arvo alittaa 500 000 euroa. Yksikön päällikkö päättää toimialueensa tavara- ja palveluhankinnoista, kun hankinnan arvonlisäveroton arvo alittaa 50 000 euroa. Tilausoikeus on viranhaltijalla, jolla on hankintaoikeus. Lisäksi tilausoikeus on toimialajohtajan määräämillä viran- tai toimenhaltijoilla talousarvion puitteissa.
Sivistystoimen toimialan esikunnan 3.2.1 6 (7) 6 Muu ratkaisuvalta Esikunnan johtaja 1. päättää helpotuksen tai vapautuksen myöntämisestä yksittäistapauksessa esikuntaa koskevan maksun, korvauksen tai saatavan osalta sekä saatavien (mukaan lukien pakkoperintään siirretyt saatavat) perinnästä luopumisesta (17.12.2014), 2. päättää vahingonkorvauksen tai hyvityksen myöntämisestä silloin, kun kaupunki on esikuntaa koskevassa asiassa korvausvelvollinen tai vahingon korvaaminen katsotaan kohtuulliseksi ja korvaussumma on enintään 2 000 euroa, 3. päättää esikuntaa koskevista sopimuksista. Yksikön päällikkö päättää omaa yksikköään koskevista sopimuksista. Sivistystoimen talous- ja hallintojohtajalla ja talouspäälliköllä on oikeus tehdä koko toimialaa koskevia tili- ja maksuoikaisuja sekä palkkioiden maksatuksia. 7 Esikunnan asiakirjojen allekirjoittaminen Esikunnan johtaja allekirjoittaa esikuntaa koskevat asiakirjat. Yksikön päällikkö allekirjoittaa omaa yksikköään koskevat asiakirjat. 3.2.1
Sivistystoimen toimialan esikunnan 3.2.1 7 (7)