RELAIS kaukopalveluohjelmisto tilannekatsaus 24.11.2010 Päivi Järvinen
Nykytilanne Kirjastoilla käytössä eri ohjelmia: esim. KAKE, File Maker -sovellus,trip-sovellus Kaukis, FFB (Fjärrlån för bibliotek), Kapare - esim. KAKEa ei voine enää päivittää uuteen Windows-versioon Kaikki vaativat manuaalista tallentamista. Tilaustavat vaihtelevat; sähköposti ohjelmasta, aineistopyyntö, WWW-lomakkeet, manuaaliset sähköpostit Käytetyt kaukopalveluohjelmat puutteellisia ja osin vanhentuneita Usein ei kaukopalveluohjelmaa lainkaan, käytössä: Excel, Word, Notepad, paperilomake, ruutuvihko
Hankintahistoria Linnea2:n työryhmä selvitti v. 2004-2005 kaukopalvelun kehittämistä ja tavoitteita: Aineistojen yhteiskäyttöä edistetään nopealla, kattavalla ja yksikkökustannuksiltaan edullisella kaukopalvelulla Työryhmä esitti toimintojen virtaviivaistamista ja asiakastoimisuuteen suuntautumista. Tarvitaan yhteinen kaukopalveluohjelma, joka tukee asiakastoimisuutta ja on standardien mukainen ja joka hoitaa kaukopalveluun liittyvät rutiinit kuten tilausten lähettämisen, tilaustenhallinnan
Hankintahistoria Uusi työryhmä selvitti ohjelmistovaihtoehtoja 2005 2006 EU-tarjouskilpailu käynnistyi kesäkuussa 2007 Linnea2-työryhmän hankintaehdotus Linnea2- konsortiolle 5.9.2008: -> Relais Sopimus allekirjoitettiin 17.2.2010
Relais http://www.relais-intl.com/relais/home/index.htm Kanadalainen yritys Käyttöliittymä Web-liittymä asiakkaille Henkilökunnan web-liittymä v. 2010 & Windows-client Tietokanta: Oracle
Relais kaukopalveluohjelmisto kaukopalveluohjelmisto: kirjastoille kaukopalvelutilausten hallinta asiakkaille (kirjasto- ja henkilöasiakkaat) mahdollisuus tehdä tilaukset suoraan järjestelmään weblomakkeella hosted service palvelimet ja järjestelmän ylläpito ohjelmistotoimittajalla Kanadassa Ohjelmaa käytetään web-lomakkeella ja Windows-clientilla paikalliskirjastoissa asennetaan henkilökunnan clientit toiminnot siirtymässä web-pohjaisiksi
Pilotti käynnissä Sopimus allekirjoitettiin 17.2.2010 Getting started with Relais ILL -dokumentin palautus helmikuun loppuun mennessä Pilotin aloitustapaaminen 16.3. Helsingissä Pilottikirjastot 2010: Aalto-yliopisto, Otaniemen kampus Lapin yliopisto Oulun yliopisto Varastokirjasto
Pilotin organisaatio Pilottia vetää Kansalliskirjasto yhdessä Varastokirjaston kanssa Ohjausryhmänä toimii Linnea2-konsortion ohjausryhmä, Pentti Vattulainen vastuuhenkilö Kansalliskirjastosta projektiin nimetty: Minttu Hurme Päivi Järvinen Nina Hyvönen, sopimusasiat Kansalliskirjastolla vastuu projektin teknisestä puolesta
Pilotin käytännöt Viikottain puhelinneuvottelu Relais - KK Projektisuunnitelma Testaussuunnitelma WebEx-neuvottelut Relais pilotit tarvittaessa Noin kahden viikon välein pilottikirjastojen ACP-kokous, muistiot wikissä Relais-wiki http://wiki.helsinki.fi/display/relais Palveluosoite relais-posti@helsinki.fi Pilottien postituslista relais-proj@helsinki.fi Relais Google group - Kans.väl. käyttäjäryhmä
Pilotin käynnistys Alkukoulutus huhtikuussa 2010, jatkokoulutus syyskuussa 2010 (2 x 3 päivää) asennukset tehty, testikäyttö hyvässä vauhdissa - vihdoinkin pilotti suunniteltiin alun perin puolen vuoden pituiseksi, testausaikaa jatkettiin vuoden loppuun
Pilotin käynnistys, ideaali aikataulu Relaisin toimittama esimerkki käyttöönottoaikataulusta: yht. 15 viikkoa 1. Contract signed or order placed 2. Institution(s) completes pre-implementation guide 2 weeks 3. RI staff prepares system based on completed preimplementation guide 2 weeks 4. RI sends institution(s) instructions on downloading software 1 day 5. Institution(s) install & configure clients 1 week 6. RI trains staff (Phase 1) 1 week
Pilotin käynnistys 7. Staff completes training exercises. 3 weeks 8. Staff validates system configuration. 4 weeks 9. Staff tests development items. 1 week 10. RI trains staff (Phase 2) 1 week 11. Switch to production. 1 day Total 15+ weeks
Pilotissa tapahtunutta Relaisin uusi versio v2010 asennettiin syyskuun 2010 aikana (versioon tehty Unicode-korjauksia) Integraatio Voyagerin lainausmoduliin toimii SIP2- protokollan avulla (InterCirc-modulia ei tarvitse hankkia) Laina- ja varaustiedot näkyvät Voyagerissa Asiakasliittymän käännökset (suomenkielinen valmiina ja ruotsi tulossa) Virkailijaliittymiä käytetään englanniksi (client ja web)
Pilotissa tapahtunutta Unicode- ja NCIP-selvittelyt venyttivät pilotin kestoa Uuden version (v2010) käyttöönotto suunniteltiin alun perin Voyager7 päivityksen jälkeen v2010 päivitys siirtyi syyskuun alkuun vasta uudessa versiossa todellista testausta Syksyllä 2010 eteneminen ollut ripeää
Tuloksia, väliyhteenveto 19.11.10 Kaikki pilottikirjastot olivat sitä mieltä, että Relaiskäyttöönottoa kannattaa jatkaa Käyttöönotolle on edellytyksiä uudesta (korjatusta) versiosta saatujen kokemusten pohjalta Pilottiprojektin aikana kerran tehdyt määrittelyt nopeuttavat muiden käyttöönottoa Tuotantokäyttöön ei vielä vuodenvaihteessa olla valmiita, vasta pari kuukautta testattu oikeasti
Tulevat näkymät Alkuperäiset aikataulut pitkittyneet hankintapäätöksen tehneet kirjastot aloittaisivat käyttöönoton vuonna 2011? ESIM: Piloteille jatkoaika 3-4 kk -> muiden kirjastojen tuotantokäyttöönotto alkaisi huhti toukokuussa 15 viikkoa (+ kesälomat) -> Relais tuotantoon syksyllä 2011
Relais yhteystiedot Palveluosoite: relais-posti@helsinki.fi Relais wiki: http://wiki.helsinki.fi/display/relais/relais-wiki