Program Practices for Graduate Students 12.5.2014
Fulbright-ohjelmassa mukana olevat keskeiset tahot Fulbright Center Ohjelman hallinnointi Suomessa Tärkeimmät tukijat Apua ongelmatilanteissa Stipendin rahoitus Institute of International Education, IIE (tutkijoilla CIES) Ohjelman hallinnointi USA:ssa Viisumisponsori Apua ongelmatilanteissa Enrichment Yhdysvaltalainen isäntäyliopisto Partneri ja tärkein tukija USA:ssa U.S. Department of State (USDOS) William Fulbright Foreign Scholarship Board (FSB)
Institute of International Education, IIE Viisumisponsorinne kirjoittaa DS-2019 -lomakkeen raportointi (ylläpitävät osaltanne SEVIS-rekisteriä) Apua ongelmatilanteissa Enrichment
Asiakirjat Terms of Award Stipendin ehdot Kahdet termsit : FC:n ja IIE:n Stipendiaatin oltava Yhdysvalloissa viimeistään Termsdokumenttiin merkittynä Fulbright-kauden aloituspäivänä Tarvitaan viisumin haussa
Asiakirjat DS-2019-lomake IIE kirjoittaa stipendiaatille ja mukana lähteville perheenjäsenille omat DS2019-lomakkeet IIE lähettää lomakkeet FC:iin Stipendiaatti noutaa tai FC lähettää kirjattuna kirjeenä postitse DS-2019-lomake keskeinen asiakirja viisuminhakuprosessissa
Viisumihakemus Sähköinen viisumihakemuslomake (DS -160) USA:n lähetystön kotisivulla Vähitellen täytettävissä Aloita täyttämään hakemusta hyvissä ajoin ja keräämään tarvittavia liitteitä (jo ennen DS2019-lomakkeen saapumista) Viisumihakemukseen tarvittava SEVIS-numero kirjattu DS2019-lomakkeeseen (ks. sivun oikea kulma, edessä N- kirjain) Family application -mahdollisuus (ks. ensimmäisen hakemuksen päätössivu)
Viisumihaastattelu Viisumihaastatteluajan varaus DS2019-lomakkeesi saavuttua, varaa heti haastatteluaika Lähetä ajanavaraussähköposti Yhdysvaltojen suurlähetystöön osoitteeseen helsinkiniv@state.gov (Fulbright otsikkokenttään) Online-varausjärjestelmä muille kuin Fulbright-stipendiaaleille! Haastatteluajat yleensä ma-to klo 8:30-10:30 Jokaiselle perheenjäsenelle oma haastatteluaika Alle 14-vuotiaita perheenjäseniä ei haastatella
Viisumihaastattelu Haastatteluun mukaan: DS160-hakemuksen confirmation-sivu DS2019-kaavake Voimassa oleva passi + passikuva (tarkat ohjeet kuvalle) Hyväksymiskirje/kutsukirje yliopistosta + Fulbright terms - dokumentit Virkatodistus (jos perheenjäseniä lähdössä mukaan) Rahoitustodistukset Todistus vakuutuksesta (stipendiaatin Terms sis. tiedon) Kirjattu kirjekuori viisumin palauttamista varten Viisumimaksuja ei tarvitse maksaa, koskee myös perheenjäseniä
Viisumihaastattelun jälkeen Suurlähetystö lähettää sinulle postitse Passisi, johon viisumitarra on liimattu Alkuperäisen DS2019-lomakkeesi Pidä passi ja DS2019-lomake yhdessä Rajalla SEVIS-statuksen tarkastamisprosessi uusittu, maahantulomuodollisuuksien kesto pidentynyt opiskelijoilla ja tutkijoilla tämän vuoksi lyhyet vaihdot jatkolennolle USA:ssa ei suositeltavia
J1/J2 -viisumi Kuka voi saada J-2 viisumin? Maahantulopäivämäärät In-status / out of status? 30 day grace period ja Yhdysvalloista lähtö Academic training Työskentely (enint. 20 t/vko kampuksella) Two-year home country residency requirement
Lue IIE:n ohjeet Resources for current Fulbright grantees: http://foreign.fulbrightonline.org/current-fulbrighters Erittäin tärkeä sivu: tietoa vakuutuksesta, viisumisäännöistä, työharjoittelusta, sosiaaliturvatunnuksesta, Fulbright-kauden jatkamisestia ym. Life in the U.S. -osio: tipping, banking, mobile phones, automobiles, business hours, safety jne. Regional Centers Student Services IIE/Midwest, Chicago (312) 346-0026, midwest@iie.org IIE/Northeast, New York (212) 205-6412 northeast@iie.org IIE/Northeast Annex, Washington, DC (202) 326-7721, mgrant@iie.org IIE/Rocky Mountain, Denver (303) 837-0788 rockymountain@iie.org IIE/West Coast, San Francisco (415) 362-6520 wcoast@iie.org Individual Student Services Officer
Tehtävä saavuttuasi Yhdysvaltoihin 1. Ilmoita IIE:lle maahansaapumisestasi viimeistään 15 päivän kuluessa Yhdysvaltoihin saapumisestasi: Lue IIE:n Arrival Instructions http://foreign.fulbrightonline.org/current_arrival.html Lataa IIE:n sivulle tarvittavat maahantulodokumentit (DS-2019, I-94 and J-1 visa stamp) IIE:n ohjeiden mukaisesti 2. Ilmoittaudu yliopistolle/international student office Ota mukaan esim. passi, DS-2019 Ilmoittaudu kv. toimiston s-postilistoille
Tehtävä saavuttuasi Yhdysvaltoihin 3. Ole yhteydessä IIE:n aluelleelliseen yhdyshenkilöösi (ohjeet IIE:n sivulla) 4. Tulosta itsellesi ASPE-vakuutuskortti http://foreign.fulbrightonline.org/current_accident_and_sickness_insurance. html 5. Osallistu kv. opiskelijoiden/vierailijoiden orientaatioon yliopistollasi Selvitä onko tervetulotilaisuuksia myös perheelle
After Arrival to the U.S. Open a bank account and send your bank account information to the FC (see the bank account form on the Orientation Guide, under Forms) Apply for an Individual Taxpayer Identification Number or a Social Security Number and inform your Student Services representative at IIE of that number as soon as possible. Identify a doctor, dentist and hospital in case of an emergency. If you bring or buy a car, obtain a driver s license, register the car and purchase car insurance. Look into opportunities for professional meetings and other enrichment opportunities. Provide your U.S. address to all university administrative offices, Fulbright Center and IIE.
Raportointi Fulbright Centeriin ja IIE:lle FC ja IIE Yhteystietojen muutokset Final report Muutokset stipendin ja viisumin ehdoissa, esim. yliopiston tai ohjelman muutos, muutos valmistumispäivässä: haettava lupaa/ilmoitettava etukäteen! Matkat USAn ulkopuolelle stipendikauden aikana: etukäteen yhteys IIE:n ja cc:fc (DS-2019 travel validation) FC IIE Epäviralliset raportit aina tervetulleita Fulbright Center News Magazine Mid-year report/progress report + transcripts
Raportointi Fulbright Centeriin ja IIE:lle Esim. USA:ssa koko tutkinnon suorittajat Fulbright-status max. 3/5 vuotta Fulbright-stauksen jatkaminen = viisumisponsoroinnin ja ASPEvakuutuksen jatkaminen Academic training Työskentely Fulbright-kauden pidennys Selvitys IIE:lle, miksi oleskelua Yhdysvalloissa tulisi pidentää alkuperäisten suunnitelmien toteuttamiseksi. Eriyisen tarkkaa Visiting student researcher - stipendiaattien kohdallla. Kautta voi pidentää vain jos yllättävät tekijät ovat estäneet stipendiaattia pääsemästä alkuperäiseen tavoitteeseensa. Pidennys poikkeuksellista ja yleensä enint. 1-3 kk (kesä). IIE ei myönnä viisumusponsoroinnin pidennystä, tilanteessa jossa stipendiaatti menee isäntälaitoksella mukaan uuteen projektiin.
Stipendin maksaminen Maksuaikataulu FC velvoitaa stipendiaatin ilmoittamaan Fulbrightstipendinsä verottajalle 1. 50% stipendistä - syyskuun ensimmäisenä pvinä 2014 2. 50% stipendistä - tammikuun ensimmäisinä pvinä 2015 (kun olemme saaneet yhdysvaltalaiset pankkitietosi) Jos haluat neuvotella aikataulusta, ota yhteyttä Ensimmäisestä erästä osa voidaan maksaa Suomeen Muut erät kansainvälisinä tilisiirtoina Yhdysvaltoihin Jatkovuosien rahoitus: Renewal grants
Pankkitilin avaaminen Avaa tili USA:ssa, termsit mukaan pankkiin Jos pankki mukana Swift -järjestelmässä, tilisiirrot nopeampia Swift = kansainvälinen lajittelukoodi (international routing code), myös muut koodit esim. ABA käyvät Toimita täydelliset tilitiedot FC:iin Täytä FC:n sivulta löytyvä Pankki- ja yhteystietolomake ja lähetä FC:lle (sähköisenä) Lomake online Orientaatio-oppaassa lomakkeet-osiossa Tilisiirto vie noin 5-7 päivää Pankkiasioista voi kysellä myös iltapäivän ryhmäkeskustelussa
Vakuutukset Tarkista oman yliopistosi vaatimukset vakuutuksista ASPE, Accident and Sickness Program for Exchanges kaikille Fulbright-stipendiaateille ei kata perheenjäseniä, muista J-2 -viisumin vaatimukset! kattaa sairaudet ja tapaturmat matka-ajalta, ei matkatavaroita voimassa stipendikauden ajan (terms ien päivämäärät) ei kata aikaa USA:n ulkopuolella (esim. lomat) Tiedot vakuutuksesta: http://usdos.sevencorners.com/
Enrichment Pre-academic ja Gateway-kurssit Fulbright-seminaarit NY Cultural Desk Oman yliopiston tarjonta
Mistä apua käytännön asioihin? Ryhmäkeskustelu muut entiset ja nykyiset stipendiaatit www.fulbright.fi: Orientaatio-opas IIE:n Information for Current Grantees -sivusto FC:n tietopalvelu Suomi-Amerikka Yhdistysten Liitto Suomi-Seura Yliopistosi tukipalvelut Suomessa ja Yhdysvalloissa
Yhdysvaltalaisen yliopiston kampuspalvelut Learning Center Women s Center Career Center Writing Center Disability Resource Center Study Abroad Office Financial Aid office Housing office Concierge Services Campus Police, escort services Children s Center
Jotta kaikki sujuu hyvin, niin: Noudata FC:n terms and conditions -sopimusta Ilmoittaudu Yhdysvalloissa sijaitsevaan Suomen suurlähetystöön ja tee matkustusilmoitus https://matkustusilmoitus.fi Tallenna ICE-numero puhelimeesi ja laita se kukkaroosi Ilmoita FC:lle kaikki omat paikalliset yhteystietosi mukaan lukien perheenjäsenten ja akateemisen yhdyshenkilön yhteystiedot ja niiden mahdolliset muutokset (pankki- ja yhteystietolomake) Ilmoita ulkomaanmatkat IIE:lle Fulbright-kauden aikana sekä matkan aikaiset yhteystietosi, cc: FC Lue ASPE-vakuutusopas, tiedot siitä miten toimia Yhdysvalloissa sairastapauksissa Jos jotain sattuu (myrskyt ym.) tai on vaikeuksia, ilmoita FC:lle tilanteestasi Jos ilmoitat IIE:lle, laita myös FC cc:hen
Fulbright-lähettilään rooli Kerro Fulbright-mahdollisuuksista sekä suomalaisille että yhdysvaltalaisille Muista kertoa, että olet fulbrighteri, Fulbright-ohjelman stipendiaatti Toimi kontaktihenkilönä stipendinhakua harkitseville ja osallistu Suomeen palattuasi Fulbright Centerin infotilaisuuksiin Kerro kollegoillesi, kirjoita blogissasi, jaa stipendiohjelmanettilinkkiämme soveltuvilla keskustelufoorumeilla, jaa FC:n Facebook-sivua eteenpäin Pidä infotilaisuus isäntäyliopistosi/kotiyliopistosi kampuksella Fulbrightmahdollisuuksista Suomeen/Yhdysvaltoihin ja jaa tietoa Suomen korkeakoulutuksesta
Fulbright-lähettilään rooli Käy isäntäyliopistosi kv.toimistossa kertomassa Fulbright-ohjelmasta Suomeen, vie esitteitä Toimi yhteyshenkilönä uusille suomalaisille stipendiaateille (voivat olla kiinnostuneita esim. yhdysvaltalaisesta isäntäyliopistostasi tai alasi opinnoista Yhdysvalloissa) Osallistu Suomeen palattuasi Fulbright-orientaatioihin (omista kokemuksista kertominen) Kirjoita omasta Fulbright-kokemuksestasi Fulbright Center Newsiin /Fulbright Centerin nettisivulle Lisäksi sinulla on mahdollisuus toimia Suomessa yhdysvaltalaisen Fulbright-stipendiaatin buddy-henkilönä
Suomeen palattua - ASLA-Fulbright Alumni Association - FC:n järjestämät tapahtumat - Suurlähetystön vastaanotot