HENKILÖSTÖHALLINNON OHJEITA

HENKILÖSTÖHALLINNON OHJEITA 1-2011

SISÄLTÖ Sivu 1. YLEISTÄ 1 1.1 Henkilökunnan palkkaamisessa huomioon otettavia asioita 1 2. TYÖSOPIMUKSEN/VIRKAMÄÄRÄYKSEN TEKEMINEN JA TYÖAIKA 2 2.1 Tehtävä 2 2.2 Työsuhteen perusteet ja kesto 2 2.3 Osa-aikainen työntekijä kokoaikaisena 2 2.4 Osa-aikaeläkkeelle jäävä työntekijä 3 2.5 Työaika 3 2.6 Työajaksi luettavan ajan erityistilanteita 3 2.7 Viranhaltijan/työntekijän palkka 4 2.8 Koeaika 5 2.9 Työsopimuksen tekeminen 5 2.10 Ylitöiden korvaaminen 6 2.11 Menokohta 6 2.12 Työsopimusten/viranhoitomääräysten toimittaminen palkkatoimistoon 6 3. TOIMEKSIANTOSUHTEET 6 4. VUOSILOMA 7 4.1 Vuosilomien antaminen ja aikataulu 7 4.2 Osa-aikatyöntekijän vuosiloman kuluminen 7 4.3 Määräaikaisen henkilökunnan vuosilomat 8 4.4 Vuosiloman siirto 8 4.5 Vuosiloman säästäminen 8 5 VIRKA- JA TYÖVAPAAT 8 5.1 Sairauslomat ja työtapaturmat 8 5.2 Lapsen tilapäinen hoitovapaa 9 5.3 Perhevapaat 10 5.4 Harkinnanvarainen virka-/työvapaa 10 6. MATKALASKUT JA KOULUTUSPÄIVÄT 11 7. MUUT TOIMINTAOHJEET 14 7.1 Esimerkkiruokailu 15 7.2 Autojen lämmityspaikkamaksut 15 7.3 Kuntayhtymän puhelimen käyttö 15 7.4 Henkilökunnan virkistyspäivä 15 7. 5 Leiri- ja retkipäivät 15 7.6 Opiskelijan ohjauspalkkiot 15 7.7 Työsuhteen päättyminen eläkkeelle jäännin vuoksi 15 7.8 Viranhaltijoiden sivutoimiluvat 15 7.9 Apuvälineiden hankinta työntekijöille 16 7.10 Jääviyskysymykset ja salassapito 16 7.11 Arkistointi 16 7.12 Lisätietoja antavat 16 LIITTEET 1 Hallintosääntö luvut 2 ja 4 sekä delegoitu valta 18 2 Liukuvaa työaikaa koskevat ohjeet 23 3 Työnantajan määräämät tutkimukset ja tarkastukset sekä lääkärin määräämät tutkimukset 25 4 Sopimus toimeksiantosuhteesta 29 5 Kunnallisen eläkelain soveltaminen, yleiskirje 2/2006 (työ- vai toimeksiantosuhde) 30 6. Arvio työssä selviytymisestä (sairauslomia 30 päivää/vuosi) 33 7. Ilmoitus väkivaltatilanteesta 34

1 (36) 1 YLEISTÄ Tämä toimintaohje koskee koko kuntayhtymän henkilöstöä. Ensisijaisesti henkilöstöhallinnon päätökset perustuvat asianomaiseen lainsäädäntöön sekä virka- ja työehtosopimuksiin. Näihin ohjeisiin on koottu Peruspalvelukuntayhtymä Selänteen henkilöstöhallintoon liittyviä ohjeita (hallintosääntö/henkilöstöasiat liite 1) ja soveltamiskäytäntöjä. Jatkossa ohjeita on tarkoitus täydentää käytännössä esiin tulleiden tulkintojen ja ongelmien perusteella ja välittää näin viestiä toisille päävastuualueille ja työpaikoille. 1.1 Henkilökunnan palkkaamisessa huomioon otettavia asioita Henkilöstöhallinnossa ja henkilöstöpäätöksiä tehtäessä noudatetaan henkilöstöpolitiikkaa ja henkilöstöpäätöksiä tehdessään esimiehen on huomioitava työnantajan etu ja hyvän henkilöstöpolitiikan vaatimukset. Henkilöstöpäätöksiä tehtäessä on noudatetaan myös hallinnon lainalaisuuden periaatteita so. puolueettomuus-, suhteellisuus-, tarkoituksensidonnaisuus- ja yhdenvertaisuusperiaatteita. Jotta päätös täyttäisi hyvän henkilöstöhallinnon vaateet, on se perusteltava (esim. harkinnanvaraisen palkattoman virka-/työloman kielteinen päätös. Henkilökuntaa vähennetään ensisijaisesti ns. luonnollisen poistuman avulla. Palvelulinjan henkilöstösuunnitelma seuraavalle vuodelle esitetään talousarviossa. Virkojen perustamisesta ja lakkauttamisesta päättää kuntayhtymän hallitus. Ennen kuin virka-/työsuhde julistetaan julkisesti haettavaksi, tehdään ensin sisäinen selvitys siitä, voiko kyseisiä tehtäviä hoitaa joku kuntayhtymän vakinaisessa virka- tai työsuhteessa oleva henkilö. Henkilön on tullut hoitaa nykyistä tehtäväänsä vähintään vuoden. Sisäisellä selvityksellä on tavoitteena tarjota vakituiselle henkilöstölle mahdollisuuksia työtehtävien vaihdoksiin ja uralla etenemiseen sekä työmotivaation lisäämiseen. Sisäisellä selvityksellä voidaan lisäksi joissakin tilanteissa vähentää henkilökuntaa ja vähentää sitä kautta kuntayhtymän kustannuksia. Ensisijaisesti avoimesta työpaikasta päävastuualue ilmoittaa tehtävästä sähköpostilla kaikkiin kuntayhtymän henkilökunnan sähköposteihin, jolloin annetaan vähintään kaksi viikkoa aikaa ilmoittautua. Työpaikan esimies vastaa siitä, että ilmoitus menee perille myös sellaisille työntekijöille, joilla ei ole sähköpostia. Kuntayhtymän ulkopuolelta viranhaltijaa/työntekijää haettaessa hakuilmoitukset toimitetaan toimistosihteeri Seija Kärkkäiselle seuraavin tiedoin: täytettävä virka-/työsuhde (paikka) ja lukumäärä, vaadittava kelpoisuus ja tarvittaessa työkokemus, työ alkaminen ja sen kesto, työaika ja päivittäinen työaika sijoituspaikka, työtehtävät, mahdollinen vaatimus rikosrekisteriotteesta, mihin mennessä ja kenelle hakemukset tulee toimittaa, kuka antaa lisätietoja tehtävästä ja muut mahdolliset paikkaa koskevat erikoistiedot.

2 (36) Työsopimuslain 2 luvun 5 :n mukaisesti osa-aikaiselle työntekijälle on tarjottava ensin työtä, jos työnantaja tarvitsee lisää työntekijöitä sellaisiin tehtäviin, joita osa-aikainen työntekijä voi tehdä. 2 TYÖSOPIMUKSEN/VIRKAMÄÄRÄYKSEN TEKEMINEN JA TYÖAIKA 2.1 Tehtävä Työsopimukseen/määräyskirjaan merkitään palkattavan henkilön työtehtävän pääasiallinen laatu työsuhteen alkaessa esim. sairaanhoitaja, hoitoapulainen, kiinteistönhoidon ulkopuoliset työt jne. Tehtävään merkitään se tehtävä mihin työntekijä otetaan esim. hoitoapulainen. Työsopimuksen perusteisiin merkitään oikean henkilön sijaistaminen, EI esim. neljä päivää sitten työlomalla olleen henkilön sijaistaminen. Esimerkiksi työntekijä on työlomalla 4.-5.6., jonka vakinainen henkilö tulee tekemään vapaapäiviltään. Vakinaiselle henkilölle annetaan tehdyistä työpäivistä vastaavat vapaapäivät 8.-9.6. ja palkataan sijainen tekemään em. vakinaisen henkilön vapaapäivät. Työsopimukseen määräaikaisuuden perusteesi merkitään sijaistettavan työntekijän lisäksi työntekijä X:n virka-/työvapaasta johtuvien tehtäväjärjestelyjen ketjutus. Ks. 2.2 Työsuhteen kesto. Hoito- ja vanhustyön palvelulinjalla ylimääräisten vapaapäivien vakansseja käytetään vain arkipyhäjaksoilla annettuihin ylimääräisiin vapaapäiviin. Kustannusten ohjaamiseksi oikealle menokohdalle työsopimukseen merkitään mitä paikkaa (sijaisuutta) sijainen tulee hoitamaan/tekemään. Henkilöstöhallinnon järjestelmään uudet vakanssit perustaa henkilöstöasioiden toimistosihteeri. 2.2 Työsuhteen perusteet ja kesto Sijainen voidaan ottaa määräajaksi laissa säädetyin perustein. Perusteita ovat sijaisuus, omasta pyynnöstä (työntekijä ja työnantaja ovat sopineet yhteisesti työpäivistä, niiden määrästä ja pituudesta), avoimen viran hoito siihen saakka, kunnes virka saadaan täytettyä, kun virkaan ei ole saatu kelpoisuusehdot täyttävää hakijaa, työn luonne (projekti, tietty tilaus, kausiluontoisuus), harjoittelu tai muu näihin rinnastettava syy sekä muu kuntayhtymän toimintaan tai suoritettavaan työhön liittyvä peruste. Lisäksi käytetään TSL:n luku 1 4:n mukaista koeaikaa (ks. kohta 2.8). Viranhaltijan koeajasta on omat määräykset laissa kunnallisesta viranhaltijasta. Lisää tietoa löydät www.kuntatyönantaja.fi, sopimukset/kvtes/palvelussuhteen ehtoihin liittyvä neuvonta ja ohjeistus. Sijainen otetaan virka- tai työsuhteeseen. Sijainen otetaan siksi ajaksi, kun on aivan ilmeistä, ettei tehtävistä voida muutoin suoriutua. Sijaisen ottamista tulee harkita tapauskohtaisesti huolellisesti taloudelliset seikat huomioon ottaen. Koulutus tulee järjestää pääsääntöisesti siten, ettei se aiheuta sijaistarvetta. Lisäksi palvelulinjojen tulee tehdä yhteistyötä sijaisten käytössä. 2.3 Osa-aikainen työntekijä kokoaikaisena Osa-aikaisen työntekijän toimiessa sijaisena työsuhde tulee muuttaa kokoaikaiseksi (omalle riville työvuorolistassa) ja laskea työajat kokoaikaisen työajan mukaan. Näin meneteltäessä työajan seuranta on helpompaa ylityön osalta. Esimerkiksi jaksotyössä kolmen viikon työvuorolistassa laaditaan omille riveille osa-aikatyö ajalle 24.-30.5.2010 ja kokoaikatyö ajalle 7.6.-13.6. Sijaisuudesta tehdyssä työsopimuksessa tulee lisätiedoissa ilmaista selkeästi palkanlaskentaa varten, että työ muuttuu em. ajaksi täydeksi työajaksi (100 %).

3 (36) Esimerkiksi työntekijä hoitaa omaa osa-aikaista työsuhdetta (LA301) ja sijaisuutta (LA302) samanaikaisesti yli 7 päivää. Työaika on 100 % ja merkitään yhdelle riville työvuorolistaan. Poikkeuksellisesti lyhytaikainen työsuhde (enintään 7 päivää) maksetaan tuntipalkkana ja työsuhdetta ei muuteta kokoaikaiseksi. Lyhytaikainen työsuhde merkitään työvuorolistaan omalle rivilleen. Työsopimus kirjoitetaan normaalisti ilman eri mainintoja siitä, että työaika muuttuu kokoaikaiseksi. Osa-aikainen virka-/työsuhde ja kokoaikainen virka-/työsuhde ovat kaksi eri palvelujaksoa. 2.4. Osa-aikaeläkkeelle jäävä työntekijä Osa-aikatyöhön siirtymiselle osa-aikalisän tai osa-aikaeläkkeen perusteella tulee aina saada lupa työnantajan edustajalta. Suostumus hankitaan ennen kuin ryhdytään valmisteluihin osa-aikatyöhön siirtymiseksi. Työajan lyhentäminen toteutetaan työnantajan ja työntekijän sopimalla tavalla ja siinä otetaan huomioon työntekijän tarpeet sekä tuotanto- ja palvelutoiminnan järjestäminen. Sopimukseen voidaan kirjata esimerkiksi seuraavaa: MM:n säännöllinen työaika on xx.20xx lukien y %:ia täydestä työajasta eli keskimäärin z tuntia viikossa. MM:n osa-aikatyön jaksottamisesta määrää työnantaja jaksotyön työvuoroluetteloa laadittaessa. Muun kuin jaksotyössä olevan työntekijän osa-aikatyön jaksottaminen sovitaan osaaikatyöhön jäädessä. Osa-aikaeläkkeelle tai osatyökyvyttömyyseläkkeelle jäävän työntekijän kanssa sovitaan/tehdään määräaikainen työsopimuksen muutos siten, että työsopimukseen kirjataan osa-aikatyön päättyminen henkilökohtaisessa eläkeiässä. Mikäli henkilökohtaisen eläkeiän päivämäärä on tiedossa, kirjataan työsopimukseen eläkeiän päivämäärä. Toista puoliskoa tekevän työntekijän työsopimukseen laitetaan maininta, että työsopimus on voimassa enintään siihen saakka kunnes eläkkeelle jääneen po. eläkejärjestely kestää. 2.5 Työaika Työaika on yleensä sama kuin vakinaisella henkilöstöllä vastaavassa työssä. Jaksotyössä voidaan ottaa sijainen yleistyöaikaan silloin kun sijaisuus ei sisällä yötyötä ja yli yhdeksän tunnin työvuoroa. Jos lauantai ja sunnuntai eivät ole työpäivä, sovelletaan ns. muodollisen jaksotyön määräyksiä (ylityöraja 8 tuntia x työpäivät, enintään 38,25 tuntia viikossa). Jollei käytetä edellä olevia vaihtoehtoja ja palvelussuhteeseen sisältyy yli 2 työpäivää, sovitaan etukäteen palvelussuhteen pituudeksi - 4 päivää, jos vajaalla kalenteriviikolla on 3 työpäivää (ylityöraja 24 tuntia) - 6 päivää, jos vajaalla kalenteriviikolla on 4 työpäivää (ylityöraja 31 tuntia) - 7 päivää, jos vajaalla kalenteriviikolla on 5 työpäivää (ylityöraja 38,25 tuntia) Työntekijälle/viranhaltijalle pitää etukäteen ilmoittaa työaikajärjestelmä esim. yleistyöaika/3 viikkoa ja sopia selvästi palvelussuhteen pituudesta. Poikkeuksellisesti niissä työpisteissä joissa on jaksotyö, voivat yleistyöajassa olevat sijaiset ruokailla työaikana samoin kuin jaksotyöntekijät. Tämä merkitään työsopimuksen lisätietoja kohtaan. Työntekijän tulee ilmoittaa työvuorolistan laatijalle vähintään kaksi viikkoa ennen listan alkamista tiedossa olevat poliklinikkakäynnit ja toivomukset mm. vuosilomista. Jaksotyössä ja yleistyöaika/3 viikkoa kesken työvuorolistan noudatetaan äkillisten virkavapauksien kohdalla keskeytyneen jakson käytäntöä äkillisiin vuosilomiin ja palkattomiin virkavapauksiin.

4 (36) Toimistotyöajassa ja 37 tunnin viikkotyöajassa noudatetaan erillisiä liukuvan työajan ohjeita (liite 2). 2.6 Työajaksi luettavan ajan erityistilanteita KVTES:n luku III 4 :n 2 momentin mukaan matkaan käytettyä aikaa ei lueta työaikaan, ellei sitä samalla ole pidettävä työsuorituksena. Kuitenkin kulkeminen tai kuljetus toimivaltaisen viranomaisen tai esimiehen määräämästä lähtöpaikasta virka- tai työtehtävän suorituspaikkaan ja sieltä lähtöpaikkaan palaaminen luetaan työaikaan. Ks. tarkemmin kohta 5 Matkakorvaukset ja koulutukset. Lääkärin lähetteellä määräämissä tutkimuksissa käydään pääsääntöisesti viranhaltijan tai työntekijän vapaa-ajalla. Mikäli tämä ei ole mahdollista, voidaan antaa vapautus työstä tutkimuksessa käynnin ajaksi. Tällöin tutkimus ei ole ollut tehtävissä työajan ulkopuolella tai tutkimuksen tarve on ollut äkillinen. Esimerkiksi työntekijällä on aamuvuoro ja tutkimusaika OYS:ssa klo 14.00. Vapautus työstä annetaan esim. klo 11.30 lukien, jos työntekijä on menossa omalla autolla tutkimukseen. Äkilliseksi tutkimuksen tarve katsotaan yleensä, kun ilmoitus tutkimuksesta tulee työntekijälle aikaisemmin kuin kaksi viikkoa tutkimuksen suorittamisesta. Tutkimuksessa käynti ei ole työaikaa, joten työaikaa ei pidennetä tutkimuksen/matka-ajan takia (huomaa ylityökynnys). On huomattava, että kysymyksessä ei ole palkallinen virkavapaa tai työvapaapäivä, vaan ennen tai jälkeen tutkimuksen voidaan olla töissä. Jaksotyössä tutkimuksessa käyntiaikaa käytetään säännöllisen työajan täyttöön. Muissa työaikajärjestelmissä on omat säännöt ylityön syntymisestä kyseisellä viikolla. Työstä vapautuksesta ei tehdä viranhaltijapäätöstä, jollei oteta sijaista. Lääkärin määräämiä tutkimuksia on selostettu KVTES:n III luvun 4 :n 5 momentissa. Kysymyksiä lääkärin määräämistä tutkimuksista (artikkeli kunnat kysyvät) löytyy netistä sivulta www.kuntatyonantajat.fi (liite 3). Artikkeli sisältää esimerkkejä milloin tutkimukset tai tarkastukset ovat palkallisia, milloin niitä varten järjestetään vapautus työstä jne. Oma-aloitteista lääkärissä käyntiä ei lueta työajaksi. Kuntayhtymällä on lakisääteisen työterveyshuollon lisäksi myös työterveyshuollon sairaanhoitosopimus. Käytännössä tämä tarkoittaa mm. sitä, että yli kuusi kuukautta yhtäjaksoisesti kuntayhtymän työntekijänä olleen ei tarvitse maksaa terveyskeskusmaksua asioidessaan omassa terveyskeskuksessa. Terveyskeskusmaksun ilta- ja viikonloppupäivystyskäynneistä työntekijät maksavat itse. Omais- ja perhehoitajina toimivia henkilöitä etuus ei koske. Työterveyshuollon toimintasuunnitelmassa olevat työterveyshuollon määräaikaiset (3v, 5 v) työpaikkakohtaiset työterveystarkastukset työterveyshoitajalla ja työterveyslääkärillä ovat työaikaa. Muilta osin noudatetaan KVTES:n luku III 4 :n 2 momentin 5 kohtaa. Oma-aloitteisia työterveyshuollossa käyntejä ei lueta työaikaan. 2.7 Viranhaltijan/työntekijän palkka Peruspalvelukuntayhtymä Selänteessa palkka maksetaan hyväksytyn TVA:n mukaisesti. Tehtäväkohtainen palkka perustuu tehtyyn työn vaativuuden arviointiin. Eri sopimusaloilla KVTES, TS ja LS on omat arviointijärjestelmät. Henkilökohtaisen harkinnanvaraisen lisän ja vuosisidonnaisen lisän maksamisesta on olemassa omat arviointijärjestelmät eri sopimusaloilla. Tehtävien muutokset huomioidaan työnvaativuuden arvioinnissa KVTES:n luku II 5 :n 2 momentin mukaisesti. Työtehtävien muuttuessa olennaisesti tehdään työsopimuksen muutos, jossa sekä työnantaja että työntekijä hyväksyvät uudet työsopimuksen ehdot. Mikäli

5 (36) 2.8. Koeaika tehtävien muutos vaikuttaa vakanssimuutoksiin esim. vuodeosaston lähihoitaja siirtyy poliklinikalle, tehdään muutos työsopimukseen toistaiseksi tai määräaikaisesti. Esimiehet, jotka palkkaavat määräaikaisia/sijaisia, tulee tehtäväkohtaista palkkaa vahvistaessaan huomioida Kunnallisen työmarkkinalaitoksen linjaus tehtäväkohtaisen palkan määrittelemisestä (Kuntatyönantaja 2/2006). Näin ollen määräaikaisen/sijaisen tehtäväkohtainen palkka on sama kuin vakituisella työntekijällä/viranhaltijalla, mikäli työn vaativuus vastaa sijaistettavan henkilön työn vaativuutta (vahvistettu TVA-palkka). Tällöin sijaistettavan ja sijaisen tehtävät ovat täsmälleen samoja tai vaativuudeltaan samalla tasolla. Tehtäväkohtaista palkkausta määriteltäessä otetaan huomioon mahdollisesti puuttuvan koulutuksen (-10 %) tai kokemuksen (-5 %) johdosta tehtävä palkanalennus (KVTES luku II Palkkaus 4 2-3 mom, huom. terveydenhuollon ammattihenkilöt). Puuttuvan koulutuksen ja kokemuksen vuoksi peruspalkka voi olla yhteensä enintään 10 % alempi. Työsopimukseen laitetaan oikea tehtäväkohtainen palkka ja lisätietoihin merkintä epäpätevyysalennuksen määrä. Henkilökohtaisen harkinnanvaraisen lisän osa säilyy samansuuruisena, vaikka hänen vuosisidonnainen osansa kasvaa esim. 5 %:sta 10 %:iin. Henkilökohtaisen lisän vuosisidonnaisen osan (KVTES luku II 6 4 mom.) laskennassa on huomioitava, että työntekijän on tullut työskennellä vastaavalla ammattialalla tai sellaisessa tehtävässä, josta on olennaista hyötyä nykyisissä tehtävissä. Palvelujohtaja päättää onko olennaista hyötyä aiemmasta palvelussuhteesta nykyisiin työtehtäviin. Seuraavassa esimerkkejä, joiden mukaisia palvelusvuosia ei huomioida palvelusvuosien laskennassa: perhepäivähoitaja: työskennellyt siivoojana sosiaalityöntekijä: työskennellyt vakuutusyhtiössä toimistotehtävissä palvelusihteeri: työskennellyt myyjänä tavaratalossa vuodeosaston lähihoitaja: työskennellyt kotiapulaisena sairaanhoitaja: työskennellyt sairaala- tai laitosapulaisena Vuosidonnaisia lisiä hyväksyttäessä ei automaattisesti hyväksytä entisen työnantajan päätöstä vuosidonnaisen lisään oikeuttavaksi ajaksi. Hyväksytty vuosidonnainen lisä tulee tarkastella uudestaan, jos henkilö siirtyy aiempia tehtäviä olennaisesti erilaisempiin tehtäviin. Uudet vuosidonnaiset lisät oikeaksi todistetuista todistusjäljennöksistä valmistelee henkilöstöasioiden toimistosihteeri kuntayhtymän johtajan. talous- ja henkilöstöjohtajan ja palvelujohtajien päätettäväksi. Vuosisidonnaiseen lisään oikeuttavaksi ajaksi hyväksytään Kärsämäen ja Reisjärven kuntien, Haapajärven ja Pyhäjärven kaupunkien, Maaselän ktt:n kl:n ja Pyhäjärven-Kärsämäen ktt:n kl:n kaikki palvelukset, vaikka niistä ei olisi olennaista hyötyä nykyisissä Selänteen tehtävissä. Uusissa viranhoitomääräyksissä ja työsopimuksessa käytetään aina koeaikaa. Koeaika on ilmoitettava myös hakuilmoituksessa. Työnantaja ja viranhaltija/työntekijä voivat sopia työnteon aloittamisesta alkavasta, työntekijällä enintään neljän kuukauden ja viranhaltijalla enintään kuuden kuukauden koeajasta. Kahdeksan kuukautta lyhyemmässä määräaikaisessa työsuhteessa koeaika saa olla enintään puolet työsopimuksen kestosta. Jos saman työntekijän kanssa tehdään peräkkäisiä työsopimuksia, ei koeaikaehtoa voida toistaa, mikäli sopimuksessa on sovittu samoista tai samankaltaisista tehtävistä. Jos työsopimus sen sijaan uusitaan työtehtävissä ja työntekijän asemassa tapahtuneen huomatta-

6 (36) van muutoksen vuoksi, voi uuden koeaikaehdon käyttö olla joissakin tapauksissa perusteltua. Ratkaisu uuden koeaikaehdon kohtuullisuudesta tehdään tapauskohtaisesti. Ks. tarkemmin Kunnallisen esimiehen työsuhdeopas. Viranhalltijoiden osalta katso laki kunnallisesta viranhaltijasta tai virkasuhdeopas. 2.9 Työsopimuksen tekeminen Työsopimukset tehdään suoraan henkilöstöhallinnon järjestelmään Abilitaan. Työsopimuksen lisätietoihin merkitään hinnoittelutunnus ja projekti (muu osa kirjanpidon tilistä tulee vakanssin takaa), erityistapauksissa koko kirjanpidon tili. Työsopimuksen (yksityisoikeudellinen sopimus) ja viranhaltijan kohdalla pöytäkirjapäätöksen lisäksi ei tarvitse tehdä erillistä viranhaltijapäätöstä. Dynastiassa viranhaltijan ottamisesta tehtyyn valintapäätökseen liitetään oikaisuvaatimus, mikäli ei ole kyse valintapäätöksen tarkentamisesta viranhoitomääräyksellä (määräyskirja/abilita) ja työsuhteeseen ottamista koskevaan valintapäätökseen liitetään muutoksenhakuohjeet. 2.10 Ylitöiden korvaaminen 2.11 Menokohta Ylityön tekemisestä tulee olla esimiehen määräys, jotta se voidaan hyväksyä vapaaksi. Ylityöt korvataan aikana ja vain poikkeustapauksissa rahana. Suositellaan, että 30 tunnin jälkeen viimeistään ylitöiden antaminen vapaana aloitetaan. Ks. KVTES luku III Työaika 17 1-2 mom ja 25 5 mom. Työsopimuksen tekovaiheessa Abilitassa UUSI PAIKKA-näytöllä valitaan työ-/virkasuhteen luonne. Luonteen valinnan perusteella palkat kirjautuu kirjanpitoon seuraavasti: - vakinaisten viranhaltijoiden ja työsuhteisten palkat tilille 4001, - tilapäisten palkat tilille 4012, - palkattomien sijaisten ja projektityöntekijöiden palkat tilille 4001, - työllistettyjen palkat tilille 4013 ja - sairaus- ja vuosiloman sijaisten ja muiden sijaisten palkat tilille 4011. Työsopimukseen/määräyskirjaan merkitään lisätietoihin hinnoittelutunnus ja tili/kustannuspaikka silloin, kun se poikkeaa normaalista vakanssin tai luonteen tili-/kustannuspaikasta. Matkalaskuihin laitetaan menokohta ja kustannuspaikka muodossa esim. matkalaskuissa 4421 1130, lisäksi laitetaan myös alv tiedot esim. P00 tai P08. 2.12 Työsopimusten/viranhoitomääräysten toimittaminen palkkatoimistoon Työsopimukset, määräyskirjat ja muu palkanmaksuun liittyvä materiaali tulee toimittaa palkkatoimistoon vähintään yhdeksän arkipäivää ennen palkkapäivää. Ks. Tukipalveluyksikkö Selman vuosittain lähettämä erillinen aikataulu palautuspäivistä. Palkkapäivät: 16. päivä vakinaisen henkilökunnan palkat, 12 päivää tai alle olleiden tuntipalkat määräytyy työvuorolistojen päättymisen mukaan 31. päivä työvuorolisät, määräaikaiset sijaiset, omaishoitajat, 12 päivää tai alle olleiden tuntipalkat määräytyy työvuorolistojen päättymisen mukaan ja luottamustoimipalkkiot

7 (36) 3 TOIMEKSIANTOSUHTEET Mahdollisten tulevaisuudessa lankeavien eläkevastuiden vuoksi ammatinharjoittajien/toiminimellä (tilapäinen luennoitsija, esiintyjä, lumenauraaja, verhoilija, työnohjaaja, asiantuntija jne.) osalta tulee selvittää ovatko he työsuhteessa kuntayhtymään, jolloin maksetaan palkan lisäksi myös muut henkilöstömenot. Em. suoritukset maksetaan palkkaohjelman kautta. Yrittäjien (Oy, Ay, Ky) laskut maksetaan normaalisti kirjanpidon kautta. Mikäli henkilö ei ole ennakkoperintärekissä, tulee verokortti ennakonpidätystä varten toimittaa, muussa tapauksessa ennakonpidätys suoritetaan 60 %:n perusteella. Huomioon otettavia seikkoja tehtäessä rajanvetoa onko kyseessä työsuhde vai yrittäjyys: - Sopimukset on syytä tehdä aina kirjallisesti (liite 4, lomake löytyy myös Dynastiasta). - Selvitys tehdäänkö työ työsuhteessa vai ostetaanko henkilöltä tietty työsuoritus niin, että hän toimii itsenäisenä yrittäjänä. - Sopimukseen tulee kirjata kenen vastuulla on eläketurvan järjestäminen. - Molempien osapuolten tulee olla tietoisia mitä oikeussuhdetta sopimuksella tavoitellaan. - Esimerkiksi ammatinharjoittajalla ei ole oikeutta verottomiin päivärahoihin ja matkakustannusten korvauksiin (jos maksetaan = työsuhde). - Ostopalvelusopimuksessa olevat määräykset henkilökohtaisesta työntekovelvoitteesta, sosiaalietujen antamisesta tai työehtosopimuksesta viittaavat työsuhteeseen ja tekevät sopimuksesta tulkinnanvaraisen. - Ilman YEL- tai MYEL-vakuutusta (ei ole esittää todistusta) oleva toimeksisaaja kuuluu KuEL:n piiriin, vaikka hänellä on ennakkoperintärekisteriote ja Y-tunnus. - Todistus YEL:iin tai MYEL:iin kuulumisesta pyydetään laskuun liitteeksi vuositasolla. - Jos yrittäjätoiminta on niin vähäistä (Lain yrittäjän eläkelain voimanpanosta 1272/2006 mukaan työtulo vähemmän kuin 6 896,69 /vuosi), ettei henkilö ole velvollinen ottamaan itselleen YEL-vakuutusta, työ kuuluu KuEL:n piiriin. - Ostettaessa palvelu yrittäjältä, on hänen oltava ennakkoperintärekisterissä. Patentti- ja rekisterihallituksen sivuilta löytyy todennus voimassa olevista rekisteröinneistä (YTJpalvelu). - Kuntien eläkevakuutus on antanut omat ohjeensa yleiskirjeessä nro 2/2006 20.3.2006 (liite 5) ja yleiskirjeessä nro 4/2010 11.11.2010. - Tarvittaessa voi pyytää lausunnon etukäteen sekä ennakkopäätöksen kuulumisesta KuEL:n piiriin Kuntien eläkevakuutuksen tarkastuspäällikkö Jarmo Helmiseltä, puh. 020 614 2387 tai lakimies Karoliina Kiurulta, puh. 020 614 2318. S-postin muoto etunimi.sukumi@keva.fi. 4 VUOSILOMA Vuosiloman antaminen on työnantajan vastuulla. Vuosilomien antamisesta on ohjeet KVTES:n luku IV:ssä ja soveltuvin osin vuosilomalaissa 162/2005 (KVTES luku IV 1 ). 4.1 Vuosilomien antaminen ja aikataulu Vuosilomia myönnettäessä tulee käyttää koko lomakautta (1.5. 30.9.) kaikissa toimipisteissä siten, että turvataan työtehtävien joustava sujuminen. Lomien kasautuminen ei saa aiheuttaa ongelmia työpaikalla, eikä lisätä sijaisten käyttötarvetta. Vuosiloman ajankohdasta on ilmoitettava KVTES:n luku IV 10:n mukaisesti viranhaltijalle/työntekijälle, mikäli mahdollista, kuukautta ja viimeistään 2 viikkoa ennen vuosiloman tai sen osan alkamista, jollei asianomaisen kanssa toisin sovita. Työtehtävien joustavan sujumisen vuoksi lomakaudella pidettävät lomat päätetään viimeistään 30.4. mennessä ja talvilomat pyritään päättämään 31.12. mennessä.

8 (36) Palkatonta virka- tai työvapaan myönnetään vasta sen jälkeen kun em. suunnitelma on tehty. Esimiesten tulee huolehtia siitä, että vuosilomat annetaan/pidetään pääsääntöisesti ennen seuraavaa lomakautta (30.4.). Esimiesten tulee huolehtia myös siitä, että henkilökunnan vuosilomat kiertävät. Työntekijöitä tulee kohdella tasapuolisesti vuosiloma-aikojen suhteen. Jos kalenteriviikon kaikki työpäivät ovat vuosilomapäiviä, loma-ajaksi määrätään koko kalenteriviikko eli loma päättyy sunnuntaina. Mikäli työntekijä tai viranhaltija olisi pidemmällä työ- tai virkavapaalla kuten vanhempain- tai hoitovapaalla, vuosiloma on silti annettava. Tämä tapahtuu keskeyttämällä myönnetty työ- /virkavapaa vuosiloman ajaksi. On huomattava. että vuosiloma-aika ei pidennä vanhempain-/hoitovapaata. Yleensä vuosiloma annetaan näissä tapauksissa 30.4. mennessä, mikäli ei ole sovittu työntekijän kanssa, että 10 vuosilomapäivää ylittävän loman osa annetaan 30.9. mennessä. Vuosilomaa ei saa antaa äitiys- eikä isyysvapaan aikana ilman viranhaltijan/työntekijän suostumusta. 4.2. Osa-aikatyöntekijän vuosiloman kuluminen Osa-aikatyöntekijän vuosiloma annetaan pääsääntöisesti täysinä kalenteriviikkoina tai tasoittumisjaksossa pitempinä jaksoina siten, että työ- ja vapaapäivien suhteellinen osuus on sama kuin työskentelyjaksoissa. Katso KVTES luku IV 6 3-4 mom., sivut 90-93. 4.3 Määräaikaisen henkilökunnan vuosilomat 4.4 Vuosiloman siirto Työllisyysvaroin työllistettyjen ja pitkäaikaisten määräaikaisten sijaisten kanssa pyritään sopimukseen, että kertynyt vuosiloma annetaan lomana, jollei ole perusteltua maksaa lomakorvaus rahana. Samoin pyritään menettelemään sijaisten kohdalla, jos se ei tule taloudellisesti kalliimmaksi. Mikäli ennen palvelussuhteen päättymistä sovitaan uudesta työsuhteesta tai päätetään uudesta viranhoitomääräyksestä, työnantaja ja viranhaltija/työntekijä voivat samalla sopia, että ennen palvelussuhteen päättymistä kertyneet vuosilomaetuudet lomarahaa lukuun ottamatta siirrettään annettavaksi seuraavan palvelussuhteen aikana. Sopimus on tehtävä kirjallisesti (KVTES luku IV 1 6 mom.). Sopimus lähetetään Selman palkkatoimistoon tiedoksi. Sairausloman vaikutuksesta vuosilomaan ks. KVTES luku IV 11. Pääsääntöisesti työkyvyttömyyden vuoksi siirretyt kesälomaan kuuluvat vuosilomapäivät annetaan lomakauden loppuun mennessä ja talviloma ennen seuraavan lomakauden alkua. Mikäli tämä ei ole madollista, niin kesäloma voidaan antaa lomakauden jälkeen saman kalenterivuoden aikana ja talviloma lomakautta seuraavan kalenterivuoden loppuun mennessä. Jos tämäkään ei ole mahdollista työkyvyttömyyden jatkumisen takia, niin voidaan maksaa lomakorvaus. Ks. KVTES sivu 97 kaaviokuva vuosiloman antamisesta (7, 8, 11 ). Työkyvyttömyyden vuoksi siirtyvän tai kesken vuosiloman tapahtuneen työkyvyttömyyden vuoksi viranhaltija/työntekijä on velvollinen esittämään lääkärintodistuksen tai osoittamaan työkyvyttömyytensä muulla luotettavalla tavalla (terveydenhoitajan tai sairaanhoitajan antama todistus). Vuosiloma-aikana tapahtunut työkyvyttömyys alkaa kun työkyvyttömyys kestää yhtäjaksoisesti yli 7 kalenteripäivää. Vuosiloman siirtämistä on pyydettävä ilman aiheetonta viivytystä.

9 (36) 4.5 Vuosiloman säästäminen Viranhaltija/työntekijä voi säästää 15 vuosilomapäivää ylittävän osan kultakin lomanmääräytymisvuodelta ansaitsemistaan vuosilomapäivistä pidettäväksi ko. vuosiloman lomakautta seuraavalla lomakaudella tai sen jälkeen säästövapaana. Lomasta ja sen ajankohdasta on sovittava esimiehen kanssa lomakauden vuosilomien hyväksymisen yhteydessä. Säästövapaan myöntämistä ei suositella. Säästövapaata saa yhdellä työntekijällä olla säästössä enintään 30 päivää ja säästövapaa on pidettävä säästövapaan perusteena olevaa lomanmääräytymisvuotta seuraavan viiden kalenterivuoden kuluessa. Jos säästövapaita ei ole määräaikaan mennessä pidetty, ne on maksettava rahana. 5 VIRKA- JA TYÖVAPAAT 5.1 Sairauslomat ja työtapaturmat Sairauslomasta on ilmoitettava esimiehelle niin pian kuin mahdollista (ilmoitusta ei voi tehdä tekstiviestillä eikä sähköpostilla). Esimiehen luvalla saa olla kuumeen, vatsataudin tai diagnosoidun migreenin vuoksi pois enintään kolme kalenteripäivää kerrallaan ja enintään kolme kertaa kalenterivuodessa, jollei esimies katso terveydenhoitajan tai lääkärintodistuksen esittämistä erityisestä syystä tarpeelliseksi. Hakemukseen on yksilöitävä sairaus. Muulloin on esitettävä lääkärin, terveydenhoitajan tai sairaanhoitajan kirjoittama todistus työkyvyttömyydestä. Esim. hautajaisjärjestelyt eivät ole sairausloman peruste. KVTES:n luku V 1 :n mukaan mikäli lääkärintodistusta ei ole toimitettu työnantajalle viikon kuluessa lääkärintodistuksen allekirjoituspäivämäärästä sairausloman ensimmäinen päivä on palkaton. Viranhaltija/työntekijä ei menetä sairausajan palkkaa, mikäli viipyminen aiheutuu hyväksyttävästä syystä esim. tajuttomuus. Työsuojeluohjelman mukaisesti mikäli sairauspoissaoloja on yhdenjaksoisesti tai kalenterivuoden kuluessa yli 30 päivää, tai lyhyitä poissaloja toistuvasti, lähiesimies keskustelee työntekijän kanssa asiasta. Yhteistyössä selvitetään työhön, työyhteisöön, työolosuhteisiin ja johtamiseen liittyvät syyt, jotka mahdollisesti vaikuttavat sairauspoissaoloihin. Keskustelun ensisijaisena tavoitteena on vahvistaa työntekijän voimavaroja työssään ja edistää hänen työhön paluutaan. Keskustelussa sovitaan toimenpiteistä, joilla pyritään korjaamaan edellä mainittuihin syihin liittyvät puutteet. Keskustelusta tehdään muistio (liite 6). Työtapaturmia koskevat läheltä piti tilanteet rekisteröidään ja ilmoitetaan työsuojelupäällikölle (liite 7). Työsuojeluorganisaatio käyttää lomakkeita toiminnan kehittämiseen. Työ- ja muista tapaturmia tulee täyttää aina vahinkoilmoitus, vaikka tapaturmasta ei tulisikaan esim. sairauslomaa, koska asia voi nousta esille pitkänkin ajan päästä. Viranhaltija/työntekijä tekee virkavapauksista/työlomista hakemuksen. Sairausloman myöntäminen edellyttää, että työnteko on aloitettu. Työsuhdetta ei voi aloittaa sairauslomalla. Yleensä alle 60 kalenteripäivän jatkuneissa työsuhteissa maksetaan sairausloman ajalta varsinainen palkka 14 kalenteripäivän ajalta. Ks. KVTES luku V 2 1-3 mom. Sairausloma on palkatonta, jos työntekijä on aiheuttanut työkyvyttömyyden tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella. Kysymyksessä voi olla esim. päihtyneenä sattunut tapaturma. Vuoden vaihteen yli menevien sairauslomien osalta tulee selvittää viranhaltijan/työntekijän työkyvyttömyyden tilanne. Jos työntekijä on saanut B-todistuksen työkyvyttömyyseläkettä varten, niin sairausloma saattaa jatkua osapalkkaisena tai palkattomana huolimatta vuoden vaihteesta (KVTES luku V 4 ). Samoin sairausloma jatkuu palkattomana, jos se on kestänyt yhdessä tai useammassa jaksossa yli 12 kuukautta, eikä sitä ole keskeyttänyt 30 kalenteripäivän yhdenjaksoinen virantoimitus tai työssäolo (KVTES luku V 2 4 mom.). Mikäli

10 (36) työntekijä on ollut pitkään sairauslomalla ja hänelle on tehty työkyvyn arviointiin liittyvät selvitykset, mutta hän ei ole myönnetty eläkettä, hänet voidaan irtisanoa viranhaltija- tai työsopimuslain mukaisilla perusteilla. Pääsääntöisesti irtisanominen on voidaan tehdä kolmen vuoden kuluttua sairausloman alkamisesta. Osa-aikaeläkkeellä olevalle myönnetään sairauslomaa keskeytyksettä. Sairauslomaa ei voi jaksottaa niin, että se esim. keskeytetään eläkejakson ajaksi. Määräaikaisen kuntoutustuen ajaksi myönnetään palkatonta vapaata eikä sairauslomaa (KVTES luku V 4 2 momentin soveltamisohje). KVTES:n luku V 2 :n 7 momentin mukaan mikäli viranhaltijalla/työntekijällä on oikeus saada työansion menetyksestä korvausta muualta, hänelle maksetaan sairausajan palkasta ainoastaan korvauksen ylittävä osa esim. liikennevahinko. Sairausajan palkka maksetaan kuitenkin täysimääräisenä, mikäli korvauksen saaminen perustuu viranhaltijan/työntekijän vapaaehtoisesti kustantamaan etuuteen tai hän saa korvausta sellaisen työtapaturman johdosta, joka ei ole kysymyksessä olevan sairausloman aiheuttajana. Osasairauspäivärahan perusteena olevasta osa-aikatyötä koskevasta sopimuksesta säädetään työsopimuslaissa (TSL 2 luku 11 a ) ja laissa kunnallisesta viranhaltijasta (KVhl 26 2 mom.) sekä sairausvakuutuslain 8 luvun 11 :ssä (viittausmääräys; ks. myös Kunnallisen työmarkkinalaitoksen yleiskirjeet 22/2006 ja 16/2009). Osa-aikatyöstä tehdään sopimustyönantajan kanssa. Osa-aikatyön ajan viran-/työntekijälle maksetaan osa-aikapalkkaa. 5.2 Lapsen tilapäinen hoitovapaa 5.3 Perhevapaat Lapsen tilapäistä hoitovapaata alle 10-vuotiaan tai vammaisen lapsen hoidon järjestämiseksi tai hoitamiseksi on selostettu KVTES:n V-luvun 9 :ssä. Lapsen vanhemmat tai huoltajat eivät voi saada tilapäistä hoitovapaata samanaikaisesti, vrt. vuorotyötä tekevät. Esimiesten tulee selvittää kulloinkin lasten toisen huoltajan työpaikka ja työvuorot. Lapsen käyttäminen tutkimuksissa tai kontrollikäynnillä sairaalassa ei oikeuta tässä tarkoitettuun palkalliseen vapaaseen. Hakemukseen liitetään terveydenhoitajan-, sairaanhoitajan tai lääkärin todistus. Perhevapaat ovat palkattomia lukuun ottamatta äitiysvapaan palkallista osuutta. Kun raskaus on kestänyt Kelan äitiysrahaan oikeuttavat 154 päivää työntekijälle myönnetään palkallinen äitiysvapaa, vaikka lapsi syntyykin kuolleena tai kuolee ennen äitiysvapaan hakemista. Äitiysvapaa on haettava viimeistään kahta kuukautta ennen aiottua vapaan alkamista. Lainsäädännön sekä virka- ja työehtosopimuksen perusteella myönnettävät ehdottomat perhevapaat myöntää kuntayhtymän johtaja, talous- ja henkilöstöjohtaja, palvelujohtaja. Palvelupäällikkö myöntää lainsäädännön sekä virka- ja työehtosopimuksen perusteella ehdottomat perhevapaat silloin, kun se kestää alle 6 kuukautta. Ks. liite 1 tarkennus hallintosääntöön ja hallintosäännön perusteella jaettu delegoitu valta. Sijaisten ja määräaikaisten työntekijöiden kohdalla tulee huomioida, että heillä saattaa olla oikeus palkalliseen äitiysvapaaseen, vaikka heidän työsopimuksensa päättyisikin. Perusteena voi olla se, että raskauden takia ei saa syrjiä työntekijöitä. Tällainen tilanne voi tulla silloin, kun työtehtävään otetaan uusi sijainen välittömästi tai lyhyen ajan päästä sen jälkeen kun raskaana oleva sijainen on jäänyt äitiysvapaalle tai hänen työsopimuksensa on päättynyt.

11 (36) TSL:n luku 4 3 :n mukaan hoitovapaasta on ilmoitettava työnantajalle viimeistään kaksi kuukautta ennen aiottua vapaan alkamisaikaa. Työntekijä voi perustellusta syystä muuttaa vapaan ajankohdan ja pituuden ilmoittamalla siitä työnantajalle viimeistään kuukautta ennen muutosta. Perusteltuna syynä voidaan pitää esim. vanhemman vakava sairastuminen, kuolema tai avioero. Työntekijällä on oikeus keskeyttää hoitovapaa uuden raskauden perusteella. TSL:n perusteella työnantajalla ei ole palkanmaksuvelvollisuutta äitiysvapaan ajalta, jos sitä ei ole haettu kaksi kuukautta ennen äitiysvapaan alkamista (KVTES luku V 8 ). Työntekijällä on oikeus tilapäiseen poissaoloon pakottavista perhesyistä (TSL 5 luku 7-8 ), jos hänen välitön läsnäolonsa on välttämätöntä hänen perhettään kohdanneen, sairaudesta tai onnettomuudesta johtuvan, ennalta arvaamattoman ja pakottavan syyn vuoksi. Poissaolo on palkatonta. 5.4 Harkinnanvarainen virka-/työvapaa Työnantaja voi KVTES:n V luvun 11 3 momentin mukaisesti myöntää palkatonta virkavapautta harkintansa mukaan. Palkatonta virka- tai työvapaata myönnettäessä viikonlopun vapaapäivät huomioidaan seuraavasti: - virka-/työvapaa ma-pe, tulee myös lauantai ja sunnuntai hakea/ myöntää vapaaksi, - virka-/työvapaa 3-4 työpäivää ja rajoittuu viikonloppuun, tulee hakea/myöntää myös la tai su (yhteensä 4 tai 5 päivää) - kahdelle kalenteriviikolle yli viikonlopun menevät palkattomat virka- /työvapaat haetaan/myönnetään yhdenjaksoisina esim. to-ti - yli kahden viikon palkatonta virka-/työvapaat haetaan/myönnetään yhdenjaksoisina Poikkeuksellisesti palkatonta virkavapaata voidaan myöntää KVTES:n mukaisesti yhtäjaksoisesti yksi vuosi määräaikaiseen toisen työnantajan palveluksessa työskentelyyn tai muun syyn perusteella. Toisen työantajan palvelukseen vakinaisesti siirtyneelle virnahaltijalle/työntekijälle voidaan myöntää palkatonta virkavapautta/työlomaa koeajaksi. Kuntayhtymän tai sen jäsenkuntien hallinnoimaan projektiin alueen kehittämiselle olennaisesti merkittäviin hankkeisiin voidaan myöntää viranhaltijalle/työntekijälle virkavapautta/työlomaa enintään kolme vuotta. Palkatonta virka-/työvapaata ei peruta, vaikka työntekijä sairastuisikin vapaan aikana tai päätöksen teon jälkeen (KVTES luku V 2 2 momentin soveltamisohje). Työnantajan tai ammattiliiton kuntoremonttikurssien (Tyky) ajaksi myönnetään palkatonta virka-/ työvapaata tai vuosilomaa. Työntekijä saa tällöin kuntoutusrahan Kelasta. Myös Kelan järjestämille Aslak- ja TYK kursseille osallistumiseen myönnetään palkatonta virkatai työvapaata tai vuosilomaa. Harkinnanvarainen yksilökohtainen kuntoutus toteutetaan usein työntekijän ollessa sairauslomalla. Vuorotteluvapaan myöntämiseen suhtaudutaan pääsääntöisesti myönteisesti. Työnantajalla on oikeus harkita vuorotteluvapaan myöntämistä tai sen myönnettävän ajan pituutta ottaen huomioon mahdollisesti tiedossa olevat organisatoriset ja toiminnalliset muutokset, jotka edellyttävät vakinaisen henkilöstön erityistä panostusta pätevyyden, perehtymisen, kouluttautumisen tms. muodossa. Vuorotteluvapaalaki edellyttää sijaisen palkkaamista. Vuoslomat suositellaan pidettäväksi vuorotteluvapaan yhteydessä. Vapaapäiväksi sattuvat tai vuosiloma-aikaan ajoittuvat KVTES:n luvun V 11 :n 1 ja 2 momentin mukaiset päivät esim. 50-vuotispäivä eivät oikeuta saamaan vastaavaa vapaapäivää muuna ajankohtana. Em. syystä vuosiloma ei keskeydy vuosiloman keskelle sattuvan palkallisen virkavapaan ajaksi, vaan on vuosilomaa.

12 (36) 6 MATKALASKUT JA KOULUTUSPÄIVÄT Matkalaskuista tulee selvitä matkan tarkoitus, matkareitti, matkustajat, aika kellonaikoja myöten ja koulutuksista ohjelma. Matkalaskuun liitetään juna- ja linja-autoliput jne. mm. arvonlisäveron takaisin hakemista varten. Matkakorvauksia ei makseta enempää kuin olisi maksettava, jos matka olisi tehty kuntayhtymälle edullisimmalla tavalla. Matkamääräyksen antajan on pyrittävä toteamaan etukäteen, mikä on kussakin tapauksessa tarkoituksenmukaisin ja kuntayhtymälle edullisin matkustustapa. Muussa tapauksessa asia ratkaistaan jälkikäteen. Oman auton käyttölupa helpottaa tätä harkintaa etukäteiskannanottona. Koulutusmatkoilla yövytään pääsääntöisesti kahden hengen huoneessa. Majoittumiskorvaukset korvataan KVTES:n liite 16 13 :n 1-2 momentin mukaisesti. Junaliput tilataan toimistosihteeri Paula Ilmoselta (044 445 6181) tai Seija Koirikiveltä (044 445 7770) hyvissä ajoin, kuitenkin vähintään viisi päivää ennen matkaa. Junalippua tilattaessa ilmoitetaan tarkat tiedot esim. mihin junaan lippu halutaan tilattavaksi/varattavaksi. Jos virkamatkat hyväksytään esim. omalla autolla, tulee matkalaskussa olla vaihtoehtolaskelma siitä, miksi omalla autolla toteutettu matka tulee halvemmaksi kuin yleisten kulkuneuvojen käyttö. Omalla autolla suoritettu virkamatka korvataan pääsääntöisesti työpisteestä koulutuspaikkaan. Omalla autolla työpaikalle saapumisen työntekijä saa vähentää verotuksessa. Henkilöstön koulutusperiaatteet ja -korvaukset on hyväksytty erikseen. Tilapäisissä sijaistamistapauksissa: Työmatka tehdään työajalla ja matkakorvaukset maksetaan KVTES:n matkakustannusten korvaus liitteen mukaisesti. Suunnittelematon, äkillinen tilanne, jota ei ole merkitty työvuoroluetteloon ja jossa joutuu sijaistamaan toisella paikkakunnalla olevaan toimipisteeseen. Sijaistaminen kestää enintään kuusi viikkoa. Tällöin työmatka voidaan tehdä työajalla. Työvuoroluettelo laaditaan siten, että ylitunteja ei tule työvuoroluetteloon. Työvuoroluetteloon on merkitty tai muuten suunniteltu tehtävien hoito eri työpisteissä: Työmatka tehdään omalla ajalla Matkakorvaukset KVTES:n matkakustannusten korvaus liitteen mukaisesti (työpaikoille jaettu malliesimerkki). Lähtökohtaisesti työmatka kotoa työpaikkaan ja työpaikalta kotiin ei oikeuta korvauksiin. Työmatka tehdään omalla ajalla ja se ei siis ole työaikaa. Työntekijällä voi olla useita toimipaikkoja, mutta yksi toimipaikka määrätään hänen pysyväisluonteiseksi toimipaikakseen. Matkakorvauksen perusteet lasketaan asunnon ja pysyväisluonteisen toimipaikan välisestä työmatkasta. Pääsääntöisesti pysyväisluonteiseksi toimipaikaksi tulee se toimipaikka, jossa työntekijä työskentelee eniten. Jos esim. sosiaalityöntekijä työskentelee yhdellä kunnantalolla kolmena päivänä viikossa ja toisella kunnantalolla kahtena päivänä viikossa, niin hänen pysyväisluonteiseksi toimipaikakseen tulee se kunnantalo, jossa hän työskentelee kolmena päivänä viikossa. Matkat pysyväisluontoisesta toimipaikasta ja matkasta asunnosta muuhun ensimmäiseen työpisteeseen tai vastaavasti viimeisestä työpisteestä asunnolle aiheutuu em. toimipaikalle

13 (36) matkustamista suurempia kustannuksia, kustannusten erotus korvataan matkustamiskustannuksia koskevina määräysten mukaan. Alla esitetään kaksi esimerkkiä matkakorvausten määrittelystä. Esimerkki 1. Työntekijä, joka asuu Pyhäjärven Jokikylällä. Hänellä on kaksi toimipaikkaa: Pyhäjärven kaupungintalo ja Kärsämäen kunnantalo. Näistä Pyhäjärven kaupungintalo on valittu hänen pysyväisluoteiseksi toimipaikakseen, koska hänelle on varattu enemmän asiakaspalveluaikaa Pyhäjärvelle. Työntekijä lähtee Pyhäjärven Jokikylällä olevasta kodistaan aamulla töihin suoraan Kärsämäen kunnantalolle, jossa hän aloittaa työt klo 8.00. Iltapäivällä hän lähtee asiakaskäynnille Kärsämäen Miilurannalle, josta hän lähtee kotimatkalle klo 16.00. Km kunnantalo 16 km Miiluranta/asiakas 27 km KOTI 33 km 15 km Pj kaupungintalo Työntekijä laskuttaa normaalisti työpäivän aikana tehdyn virkamatkan Kärsämäen kunnantalolta Miilurannalle eli 16 km. Lisäksi hän voi laskuttaa normaalin työmatkan ylittävän osuuden. Hänen normaali työmatkansa kotoa Pyhäjärven kaupungintalolle on 30 km (2 x 15 km). Hänelle kertyi esimerkissä työmatkaa 27 km + 33 km eli yhteensä 60 km ja hänelle maksetaan matkakorvaus normaalin työmatkan ja kyseisen työpäivän työmatkan erotuksen suuruisena eli 30 km (60 km 30 km). Normaalista työmatkasta kotoa Pyhäjärven kaupungintalolle ei siis makseta matkakorvauksia. Lisäksi on huomattava, että työmatka kotoa Kärsämäen kunnantalolle ja Miilurannalta kotiin tehdään omalla ajalla, ei siis työajalla. Esimerkki 2. Työntekijä, joka asuu Haapajärven keskustassa. Hänellä on neljä toimipaikkaa: Haapa- ja Pyhäjärven kaupungintalot sekä Kärsämäen ja Reisjärven kunnantalot. Hänen pysyväisluonteiseksi toimipaikakseen on valittu Pyhäjärven kaupungintalo, jossa on työskentelee eniten.

14 (36) Työntekijä lähtee tarkastuskäynnille Reisjärven keskustassa olevan asiakkaan luokse, jossa hän aloittaa työt klo 8.00. Iltapäivällä hän lähtee tarkastuskäynnille Haapajärven Oksavalla olevan asiakkaan luokse, josta hän lähtee kotimatkalle klo 16.00. Km kunnantalo Oksava/ asiakas 10 km Koti 38 km 38 km Hpj kgintalo Pj kgintalo 35 km Rj/ asiakas Rj kunnantaloo Työntekijä laskuttaa normaalisti työpäivän aikana tehdyn virkamatkan Reisjärveltä Oksavalle eli 38 km. Lisäksi hän voi laskuttaa normaalin työmatkan ylittävän osuuden. Hänen normaali työmatkansa kotoa Pyhäjärven kaupungintalolle on 76 km (2 x 38 km). Hänelle kertyi esimerkissä työmatkaa 35 km + 10 km eli yhteensä 45 km, joka on vähemmän kuin hänen normaali työmatkansa eli laskutettavaa ei kerry. Normaalista työmatkasta kotoa Pyhäjärven kaupungintalolle ei siis makseta matkakorvauksia. Lisäksi on huomattava, että työmatka kotoa Reisjärvelle ja Oksavalta kotiin tehdään omalla ajalla, ei siis työajalla. Luottamusmiehille matkakorvaukset suoritetaan erillisen ohjeen mukaisesti. Matkalaskuihin noudatetaan ns. 2 kuukauden sääntöä (KVTES). Mikäli matkalaskua ei ole esitetty kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä, se jätetään maksamatta. Matkalasku tehdään pääsääntöisesti Selänteen matkalaskulomakkeella, joka seuraa 5 000 km:n täyttymistä. Matkalaskuissa tulee olla laskun kirjoittajan ja hyväksyjän allekirjoitus, tarkistusmerkintä ja tilimerkinnät esim. 4421 1130 P00. Tarkistusmerkintää ei voida tehdä enää Selman palkkatoimistossa. Laskun hyväksyjä vastaa laskun oikeellisuudesta.

15 (36) 7 MUUT TOIMINTAOHJEET Kuntayhtymällä on seuraavat kuntayhtymähallituksen hyväksymät ohjelmat ja suositukset: Työsuojeluohjelma Tasa-arvosuunnitelma Toimintaohje työn vaatimusten ja työntekijän työkyvyn yhteensovittamiseksi Päihdeohjelma Työpaikkahäirinnän, epäasiallisen kohtelun ennaltaehkäisyn ja lopettamisen ohjeistus Merkkipäiväsääntö Henkilöstön koulutukseen liittyvät periaatteet 7.1. Esimerkkiruokailu KVTES:n luku VI 4 :n 2 momentin mukaan mikäli viranhaltija/työntekijä päiväkodissa, sairaalassa tai muussa hoitolaitoksessa työvuorossa ollessaan määrätään osallistumaan valvojana tai ohjaajana ruokailuun ns. esimerkkiruokailijana (ateriointi samassa pöydässä yhtä aikaa ohjattavien kanssa), ei ateriasta tällöin peritä korvausta. Jollei ateriasta peritä korvausta, se katsotaan verotettavaksi luontoiseduksi. Esimerkkiruokailut ilmoitetaan Tukipalveluyksikkö Selmaan kuukausittain luontoisedun verotusta varten. Kuntayhtymän johtaja tekee päätöksen esimerkkiruokailuun oikeuttavista työpaikoista/ työntekijöistä. 7.2. Autopaikkojen lämmityspaikkamaksut Auton lämmityspistokkeiden kustannuksista vastaa työntekijä itse. Selänne laskuttaa tilavuokriin kuuluvista lämmityspistokkeista 40 + alv/talvi (1.11.-31.3.). Palvelulinjat selvittävät käyttäjät ja laskutuksen hoitaa Selman ostoreskontra/laskentasihteeri Helinä Kekkonen. 7.3. Kuntayhtymän puhelimen käyttö Kuntayhtymän omistamilla liittymillä ei saa soittaa yksityispuheluja. Kaikissa kuntayhtymän puhelinliittymissä tulee olla käytössä vastaaja, jossa annetaan asiakkaalle yhteydenottoohjeet, mikäli työntekijä ei voi vastata puhelimeen. 7.4 Henkilökunnan virkistyspäivä 7.5. Leiri- ja retkipäivät Tilaisuudet järjestetään sektoreittain. Virkistysiltapäiviä voidaan pitää kerran vuodessa, josta 4 tuntia on työaikaa. Iltapäivien järjestelyissä korostetaan työyhteisön yhteisöllisyyttä ja yhdessä tekemistä. Virkistyspäivän järjestämiseen voidaan käyttää opiskelijan ohjauspalkkioita. Leiri- tai retkipäivistä annetaan kuusi (6) tuntia vapaana vuorokautta kohden. Muuta rahallista korvausta ei suoriteta. Lisäksi leiriä varten tehdään erikseen työvuorosuunnitelma. 7.6. Opiskelijan ohjauspalkkiot Opiskelin ohjauspalkkiot käytetään henkilökunnan työkykyä ylläpitävään toimintaan palveluyksikön päätöksen mukaisesti.

16 (36) 7.7 Työsuhteen päättyminen eläkkeelle jäännin vuoksi Virka-/työsuhteen päättyessä vanhuuseläkkeeseen tulee viranhaltijan/työntekijän irtisanoa työ-/virkasuhteensa hyvissä ajoin (vähintään irtisanomisaika). Viranhaltijan/työntekijän jatkaessa työtä yli oman vanhuuseläkeikänsä (esim. 64 v. 1 kk) toivotaan suunnitellusta tulevan työsuhteen keston pituudesta ilmoitettavan omalle esimiehelle. 7.8 Viranhaltijoiden sivutoimiluvat Viranhaltijan on anottava työnantajalta sivutoimilupaa (KVHL 18 ), mikäli viranhaltija joutuisi käyttämään työaikaa sivutoimen hoitamiseen. Tällaisen sivutoimen työnantaja voi aina kieltää perustelematta. Muista sivutoimistaan viranhaltijan tulee tehdä työnantajalleen (palvelujohtaja) sivutoimiilmoitus. Ilmoituksen nimenomaisena tarkoituksena on antaa työnantajalle mahdollisuus harkita haittaako sivutoimi viranhaltijan virkatehtävien hoitamista tai viranomaisen toimintaa muutoin. Työnantajan on kieltäessään em. sivutoimi perusteltava kieltopäätös ja sitä ennen on viranhaltijaa kuultava. Sivutoimiluvat päättää kuntayhtymän hallitus. 7.9 Apuvälineiden hankinta työntekijöille 7.10 Nuoret työntekijät Työturvallisuuslain 15 :n mukaan työnantajan on hankittava työntekijälle työssä tarvittavia apuvälineitä tai muita varusteita, silloin kun työn luonne, työolosuhteet tai työn tarkoituksenmukainen suorittaminen sitä edellyttävät ja se on välttämätöntä tapaturman tai sairastumisen vaaran välttämiseksi. Valtioneuvoston asetuksen nuorille työntekijöille erityisen haitallisista ja vaarallisista töistä 15.6.2006/475 mukaan työnantajan on ennen työn aloittamista tehtävä ilmoitus asianomaiselle työsuojeluviranomaiselle. Nuori työntekijä, joka on täyttänyt 16 vuotta, saa tehdä sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella vahvistetussa esimerkkiluettelossa mainittua vaarallista työtä, jos suojelutekniikalla tai muuten on huolehdittu siitä, ettei nuoren työntekijän käyttöön tarkoitetuista laitteista tai aineista taikka työolosuhteista ole hänelle itselleen taikka hänen työnsä takia muille erityistä tapaturman tai terveyden vaurioitumisen vaaraa. 7.10 Jääviyskysymykset ja salassapito 7.11 Arkistointi Hallintolaissa on määräykset esteellisyysperusteista. Lähisukulaisella tarkoitetaan virkamiehen lapsia, vanhempia, isovanhempia ja sisaruksia sekä näiden puolisoa ja lapsia. Lähisukulaiseen rinnastetaan virkamiehen puoliso ja virkamiehen kanssa avioliiton-omaisissa oloissa elävä henkilö, heidän lapsensa, vanhempansa, isovanhempansa ja sisaruksensa, näiden puoliso ja lapset sekä virkamiehen kihlattu. Lähisukulaisena pidetään myös vastaavaa puolisukulaista. Edellä olevaan viitaten esim. osastonhoitaja ei voi palkata omaa lastaan. Lisäksi esim. työvuorolistoihin on muistettava esimiehen osalta pyytää allekirjoitusta omalta esimieheltään. Salassapitolupauksesta muistutetaan uusia työtekijöitä työsopimusta tehtäessä. Alkuperäiset työsopimukset ja viranhaltijan päätökset säilytetään toimintayksikössä ja arkistoidaan ohjeiden mukaisesti.

17 (36) 7.12 Lisätietoja antavat Palkka-asiamiehenä toimii talous- ja henkilöstöjohtaja Juha Uusivirta puh. 044 445 6197. Lisäksi toimistosihteeri Seija Kärkkäinen (044 445 6639) ja Peruspalvelukuntayhtymän Tukipalveluyksikkö Selman palkkasihteerit mm. Raija Kangas (044 445 6137), Eila Korkiakoski (044 445 6809) ja Eila Rajala (044 445 7807) antavat neuvoja sopimusten tulkinnassa ja muissa palkkaukseen liittyvissä ongelmissa. Ajankohtaista tietoa sopimuksista, työaikojen soveltamisesta jne. löydät Kunnallisen työmarkkinalaitoksen sivuilta osoitteesta www.kuntatyonantajat.fi.

18 (36) HALLINTOSÄÄNTÖ, KY:N HALLITUS 28.7.2009 Liite 1 LUKU 2 TOIMIELIMET 4 Yhtymähallitus Yhtymähallitus päättää perussopimuksen 5 :n mukaisesti kuntayhtymän muista kuin jäsenkuntien valtuustoille määrätyistä asioista. Sen lisäksi mitä yhtymähallituksen tehtävistä määrätään perussopimuksen 8 :ssä, yhtymähallitus päättää myös seuraavista asioista: 1. viran lakkauttaminen ja perustaminen 2. virkojen ja tehtävien nimikkeet ja kelpoisuusehdot 3. virka- ja työehtosopimusten yleinen täytäntöönpano ja soveltaminen sekä virka- ja työehtosopimusten mukainen työnantajan harkintavalta, mm. palkkauksen arviointijärjestelmät (tehtäväkohtaiset ja henkilökohtaiset yms. palkanosat) 4. kuntayhtymän johtajaa koskevat harkinnanvaraiset henkilöstöhallinnon asiat 5. sivutoimilupien myöntäminen kuntayhtymän henkilökunnalle 6. mahdolliset henkilöstön lomautukset 7. saatavien poistaminen kirjanpidosta 8. kuntayhtymän johtajan sijaisen määrääminen 9. sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen toimeenpanossa ja asiakasmaksuissa noudatettavat perusteet, normit ja yleiset ohjeet 10.henkilöstö- tai muiden jaostojen nimeäminen Yhtymähallitus voi siirtää ratkaisuvaltaansa alaiselleen toimielimelle, viranhaltijalle tai luottamushenkilölle. LUKU 4 HENKILÖSTÖHALLINTO 12 Henkilöstö Kuntayhtymän toiminnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamista varten kuntayhtymällä tulee olla tarpeellinen määrä henkilöstöä. Henkilöstöltä vaadittavasta kelpoisuudesta pidetään erillistä luetteloa. 13 Henkilöstön valinta ja ero Yhtymähallitus valitsee kuntayhtymän johtajan, palvelujohtajat ja palvelupäälliköt. Kuntayhtymän johtaja ja palvelujohtajat valitsevat alaisensa muun henkilöstön. Valinnat saatetaan yhtymähallituksen jäsenille tiedoksi otto-oikeuden mahdollistamiseksi. Toimielin tai viranhaltija, joka on valinnut viranhaltijan tai työntekijän määrää myös virka- tai työsuhteen alussa maksettavan tehtäväkohtaisen palkan työn vaativuuden arviointijärjestelmien perusteella. Työpaikan julistaa haettavaksi se, jonka tehtävänä on valita viranhaltija tai työntekijä. Virka- tai työsuhteen irtisanoo, purkaa, myöntää eron tai pidättää virantoimituksesta sama viranomainen, joka on valinnut viranhaltijan tai työntekijän. Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain (2003/304) 4 :n 3 momentissa säädetyn lisäksi henkilö voidaan ottaa ilman hakumenettelyä sellaiseen virka- tai työsuhteeseen 1. jota vastaavia tehtäviä hän on hoitanut kuntayhtymän tai jäsenkunnan palveluksessa määräaikaisessa virka- tai työsuhteessa vähintään vuoden 2. kun virka täytetään uudelleen sitä aikaisemmin hakeneiden asianomaiset kelpoisuusvaatimukset täyttävien joukosta virkaan valitun irtisanouduttua ennen hänelle määrättyä virantoimituksen aloittamispäivää