SUOMEN PIPLIASEURA RY:N SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN VUOSIKOKOUS 24.5.2014 KLO 13.00 (Seurakuntakeskus, yläsali, Kustaa Aadolfinkatu 16, Kokkola) 1. Kokouksen avaus Vuosikokouksen avaa hallituksen puheenjohtaja tai tämän ollessa estynyt hallituksen nimeämä henkilö (säännöt 13 ). Hallituksen puheenjohtaja avaa kokouksen. Seuran vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen kutsumana viimeistään kesäkuussa hallituksen määräämänä päivänä ja paikassa (12 ). Kokouskutsu on toimitettava jäsenille kirjallisessa muodossa viimeistään kolmekymmentä (30) päivää ennen kokousta (11 ). Kutsu on lähetetty kirjeenä 19.3.2014. Todettiin, että kokous on kutsuttu koolle sääntöjen edellyttämällä tavalla. Voidakseen käyttää yhdistyksen kokouksessa äänioikeutta jäsenen on ilmoitettava osallistumisestaan kokoukseen etukäteen hallitukselle viimeistään kokouskutsussa mainittuun ajankohtaan mennessä. Kokouskutsussa on todettu, että valtakirjojen tarkastaminen ja ilmoittautuminen kokoukseen alkaa kokouspäivänä klo 12.00 ja päättyy klo 12.45. Seuran säännöissä ei ole säädöstä kokouksessa läsnä olevien vähimmäismäärästä. Kokouksen avaaja toteaa määräaikaan mennessä ilmoittautuneet ja valtakirjansa jättäneet. Ilmoittautuneiden luettelo liitetään pöytäkirjan alkuun. 1 / 9
2. Kokouksen puheenjohtajan valinta Seuran säännöissä ei ole määräyksiä vuosikokouksen puheenjohtajan vaalista. Puheenjohtajan ei tarvitse olla valtuutettu kokousedustaja. Käytäntönä on ollut, että kokouksen puheenjohtajan valintaa valmistellaan etukäteen. Kokouksen avaaja tekee esityksen kokouksen puheenjohtajaksi. Valitaan kokouksen puheenjohtajaksi Kokkolan suomalaisen seurakunnan kirkkoherra Jouni Sirviö. Kokouksen avaaja luovuttaa puheenjohtajan tehtävän valitulle vuosikokouksen puheenjohtajalle. 3. Kokouksen sihteerin valinta Käytäntönä on ollut, että seuran pääsihteeri toimii vuosikokouksen sihteerinä. Kokouksen sihteeri kutsuu itselleen avustajan. Kokouksen pöytäkirjan vahvistavat allekirjoituksellaan kokouksen puheenjohtaja ja kokouksen sihteeri. Kutsuttiin kokouksen sihteeriksi seuran pääsihteeri Markku Kotila. Pääsihteeri Kotila kutsuu avustajakseen kumppanuuskoordinaattori Leena Koiviston. 4. Ääntenlaskijoiden valinta Kokouksen kulun kannalta on hyvä, jos ääntenlaskijoiksi voitaisiin kutsua kaksi henkilöä, joilla ei ole äänioikeutta vuosikokouksessa. Tällöin kokousta ei välttämättä tarvitse keskeyttää ääntenlaskennan ajaksi. Ääntenlaskijoiksi valitaan talousjohtaja Eeva Vuorinen ja kumppanuuskoordinaattori Leena Koivisto. 5. Kokouksen työjärjestys Seuran säännöt määrittelevät vuosikokouksessa käsiteltävät asiat (13 ): Esitetään kertomus seuran toiminnasta edelliseltä vuodelta. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä. 2 / 9
Valitaan hallituksen puheenjohtaja sekä hallituksen jäsenet erovuoroisten ja eronneiden tilalle. Asetetaan vaalitoimikunta valmistelemaan hallituksen vaalia. Vaalitoimikunnan toimikausi kestää seuraavan vuosikokouksen loppuun asti. Valitaan kaksi tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa. Päätetään hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien palkkiosta. Päätetään kunniajäsenten kutsumisesta. Käsitellään tulevan toiminnan suuntaviivat ja toimintaperiaatteet. Päätetään muista kokouskutsussa mainituista asioista. Asia, jonka seuran varsinainen jäsen haluaa saattaa kokouksen käsiteltäväksi, on tullakseen käsiteltäväksi kokouksessa ilmoitettava hallitukselle kirjallisesti viimeistään kuusikymmentä (60) päivää ennen kokousta (12 ). Hallituksen tulee huolehtia seuran kokouksissa käsiteltävien asioiden tarkoituksenmukaisesta valmistelusta (6 ). Hallitus tekee esityksen seuran sääntöjen muuttamisesta. Asia on käsiteltävä ennen tilintarkastajien valintaa, jotta tilintarkastajien vaali voitaisiin suorittaa uusien sääntöjen mukaisesti. Patentti- ja rekisterihallituksen tarkastamassa ehdotuksessa on uusi säädös tilintarkastajista. Hallitus on laatinut sääntöjen mukaisen työjärjestyksen (13 ). Uusia kunniajäseniä ei esitetä. Todettiin vuosikokouksen työjärjestys. 6. Esitetään kertomus seuran toiminnasta vuodelta 2013 Sääntöjen mukaan seuran hallituksen on esitettävä vuosikokoukselle kertomus seuran toiminnasta edelliseltä vuodelta (13 ). Kertomus on ollut luettavissa seuran sivuilla osoitteessa www.piplia.fi 12.5.2014 lähtien. Pääsihteeri esittelee kertomuksen pääkohdat. Käydään keskustelu vuosikertomuksen pohjalta. Merkitään tiedoksi. 3 / 9
7. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille Hallitus esittää, että vuosikokous vahvistaisi tilinpäätöksen ja siihen sisältyvän tuloksen käsittelyn vuosikertomukseen sisältyvässä tilinpäätöksessä esitetyllä tavalla. Esityksen vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille voi tehdä vain vuosikokouksessa äänivaltaa käyttävä henkilö, joka ei ole toiminut hallituksen jäsenenä tilikauden aikana tai hallituksen käsitellessä tilinpäätöstä, eikä muutoinkaan ole jäävi. Vuosikokous vahvistaa tilinpäätöksen. Vuosikokous päättää vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille. 8. Hallituksen vaali Hallituksen vaalia koskevat seuran sääntöjen määräykset (5 ) Seuralla on hallitus, johon kuuluu vuosikokouksen vuodeksi kerrallaan valitsema puheenjohtaja sekä yhdeksän vuosikokouksen kolmeksi vuodeksi kerrallaan valitsemaa varsinaista jäsentä, joista vuosittain on kolmasosa erovuorossa. Erovuorossa oleva jäsen voidaan valita uudelleen korkeintaan kaksi kertaa peräkkäin. Hallituksen jäseniä valittaessa tulee ottaa huomioon eri tunnustuskunnat niin, että seitsemän jäsenen mukaan lukien puheenjohtajan tulee olla Suomen evankelis-luterilaisen kirkon ja kolmen jäsenen tulee olla muun kuin Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäseniä. Erovuoroiset jäsenet Hallituksen puheenjohtajana on toiminut kenttäpiispa Pekka Särkiö (ev.-lut.). Erovuoroisia hallituksen jäseniä ovat Pyhän Henrikin katedraaliseurakunnan vt. kirkkoherra Marco Pasinato (kat.), Turun kristillisen opiston koulutussuunnittelija Jaana Rantala (ev.lut.) ja Espoon käräjäoikeuden laamanni Olli Saunanoja. Näiden lisäksi toimitusjohtaja Jarmo Kuosa on pyytänyt eroa hallituksesta. Hänen toimikauttaan on vielä jäljellä kaksi vuotta. 4 / 9
Vaalimenettely (14 ) Hallituksen puheenjohtajan ja erovuoroisten hallituksen jäsenten vaalissa pohjaehdotuksena pidetään vaalitoimikunnan tekemää kokonaisesitystä. Jos esitys hyväksytään, se tulee kokouksen päätökseksi ja asian käsittely päättyy. Vaalitoimikunnan esitys Vaalitoimikunnan tehtävästä ja vaalimenettelystä määrää vaalijärjestys. Vaalitoimikunnan tehtävänä on seuran etua ja hallitustyöskentelyssä tarvittavaa monipuolista asiantuntemusta silmällä pitäen laatia esitys hallitukseen valittavista henkilöistä. Toimikunnan on esityksensä lisäksi annettava vuosikokoukselle selonteko työskentelystään sekä riittävät henkilötiedot kaikista hallituksen jäseniksi ehdotetuista. Vaalitoimikunnan puheenjohtaja esittelee vaalitoimikunnan selonteon, johon sisältyy kokonaisesitys puheenjohtajan vaalia sekä muiden erovuoroisten tilalle valittavien henkilöiden vaalia varten. Vaalitoimikunta esittää, että hallitukseen valitaan seuraavat henkilöt: Puheenjohtajaksi kenttäpiispa Pekka Särkiö (ev.lut.). Muiden erovuoroisten tilalle kolmeksi vuodeksi Turun kristillisen opiston koulutussuunnittelija Jaana Rantala (ev.lut.) ja Espoon käräjäoikeuden laamanni Olli Saunanoja (ev.lut) Suomen ev.lut. kirkon jäsenten kategoriasta sekä Katolisen tiedotuskeskuksen toimitussihteeri Katri Tenhunen (kat.) muun kuin Suomen ev.lut. kirkon jäsenten kategoriasta. Lisäksi vaalitoimikunta esittää, että Jarmo Kuosan tilalle valitaan tämän loppukaudelle kahdeksi vuodeksi Setlementtiliiton viestintäpäällikkö Jaana Kymäläinen (ev.lut.). Valitaan hallituksen puheenjohtaja sekä jäsenet erovuoroisten ja eronneiden tilalle vaalitoimikunnan esityksen mukaisesti. Mikäli vaalitoimikunnan esitys tulee hyväksytyksi, päättyy asian käsittely siihen. Mikäli vaalitoimikunnan esitys ei saa enemmistöä, suoritetaan vaali seuraavasti: 5 / 9
Sääntöjen 14 :n mukaisesti toimitetaan ensin puheenjohtajan ja sitten hallituksen jäsenten vaali suljetuin lipuin ellei muusta päätetä. Puheenjohtajan vaalissa valituksi tulee eniten ääniä saanut. Muiden hallituksen jäsenten vaali toimitetaan yhtenä äänestyksenä niin, että valituksi tulevat kummassakin sääntöjen jäsenkategoriassa eniten ääniä saaneet. Siinä tapauksessa, että valittavana on useampi kuin yksi muun kuin Suomen ev.lut. kirkon jäsen, suoritetaan näiden osalta kunkin jäsenen vaali erikseen, jolloin eniten ääniä saanut tulee valituksi. Ehdokkaina ovat kaikki ne, joita vaalitoimikunta on esittänyt, sekä muut kokouksessa ehdolle asetettavat henkilöt, joiden kirjallinen suostumus on saatu. Suoritetaan vaali seuraavassa järjestyksessä: Valitaan puheenjohtaja yhdeksi vuodeksi Valitaan kolmivuotiskaudeksi yksi muun kuin Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsen Valitaan kolmivuotiskaudeksi kaksi Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsentä. Valitaan kaksivuotiskaudeksi yksi Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsen. 9. Seuran sääntöjen muuttaminen Hallitus on laatinut vuosikokoukselle esityksen seuran sääntöjen muuttamiseksi. Patentti- ja rekisterihallitus on 11.2.2014 annetulla päätöksellä hyväksynyt sääntömuutokset ennakkotarkastuksessa (Dnro 2014/000256Y). Sääntöjä voidaan soveltaa välittömästi sen jälkeen, kun päätös sääntöjen muuttamisesta on tehty, mikäli sääntömuutoksista on Patentti- ja rekisterihallituksessa suoritettu ennakkotarkastus. Tällöin säännöt on hyväksyttävä esitarkastetussa muodossa. Mikäli esitarkastettuihin sääntöihin tulee muutoksia, käsitellään sääntömuutos normaalijärjestyksessä. Sääntömuutosten normaali käsittelyaika on tällä hetkellä noin 4 kuukautta. Keskeiset muutokset: 1. Seuran toiminnan painopisteissä on tapahtunut muutoksia. Seuran sääntöjä esitetään muutettavaksi 3 :n osalta niin, että siinä mainittujen tehtävien järjestys muutetaan vastaamaan nykytilannetta. 6 / 9
2. Yhdistysten tilintarkastuksessa on käytäntö muuttumassa siihen suuntaan, että tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö. Seuran sääntöjä esitetään muutettavaksi 9 :n ja 13 :n osalta niin, että tämä tilintarkastuslakiin (2: 4 ) perustuva mahdollisuus mainitaan säännöissä. 3. Pääsihteerin tehtävänimike esitetään vaihdettavaksi pääsihteeristä toiminnanjohtajaksi. 4. Lisäksi esitetään joitakin teknisiä muutoksia. Päätetään seuran sääntöjen muuttamisesta esityksen mukaisesti. 10. Päätetään tilintarkastajien palkkioista Seuran sääntöjen mukaan (13 ) vuosikokous päättää tilintarkastajille maksettavasta palkkiosta. Palkkio on maksettu laskua vastaan. Päätetään tilintarkastajien palkkioista. 11. Valitaan tilintarkastajat Seuran tässä kokouksessa hyväksyttyjen sääntöjen 9 :n mukaan seuralla on yksi tai kaksi varsinaista tilintarkastajaa ja vastaavasti yksi tai kaksi varatilintarkastajaa. Heidän tulee olla Keskuskauppakamarin hyväksymiä tilintarkastajia. Mikäli valitaan vain yksi tilintarkastaja, on sen oltava tilintarkastusyhteisö. Tällöin ei valita varatilintarkastajaa. Mikäli sääntömuutosta ei hyväksytä esitetyssä muodossa, valitaan voimassa olevien sääntöjen mukaisesti kaksi tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa. Tilintarkastajan toimikausi on vuosikokousten välinen aika ja alkaa vuosikokouksen suoritettua valinnan. Tilintarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään neljä viikkoa ennen vuosikokousta. Seuran tilintarkastajina ovat toimineet Samuli Perälä (KHT) ja Raimo Juurikko (KHT) ja varatilintarkastajina Marko Kämppi (KHT) ja Jaana Salmi (KHT), kaikki PricewaterhouseCoopers Oy:stä (PwC). PricewaterhouseCoopers Oy:n antama arvio vuoden 2014 tilintarkastuspalkkiosta on 13 500 euroa (2013: 16 124 euroa; 2012: 17 970 euroa). Palkkiot muista palveluista ovat vaihdelleet 1 530 euron ja 2 500 euron välillä. 7 / 9
Valitaan seuran tilintarkastajaksi tilintarkastusyhteisö PricewaterhouseCoopers Oy. 12. Päätetään hallituksen jäsenten palkkioista Seuran sääntöjen mukaan (13 ) vuosikokous päättää hallituksen jäsenten palkkioista. Esityksen vuosikokoukselle tekee hallitus. Hallitus esittää, ettei hallituksen jäsenille maksettaisi erillistä palkkiota. Matkakulut maksetaan verohallituksen asettamissa rajoissa. Päätetään hallituksen jäsenten palkkioista. 13. Käsitellään tulevan toiminnan suuntaviivat ja toimintaperiaatteet Hallitus on 13.12.2010 pitämässään kokouksessa vahvistanut seuralle vuosille 2011-2015 strategian, joka esiteltiin vuoden 2011 vuosikokouksessa. Liite. Vuosikokouksella on mahdollisuus käydä keskustelua asiakirjassa esitettyjen linjausten pohjalta ja evästää näin hallitusta uuden strategian laatimista varten. Vuosikokous käy keskustelun hallituksen laatiman strategiaasiakirjan Suomen Pipliaseura: Strategia 2011-2015, Tulevan toiminnan suuntaviivoja ja toimintaperiaatteita pohjalta pitäen silmällä maaliskuussa 2015 vahvistettavan uuden strategian valmistelua. 14. Vaalijärjestyksen vahvistaminen Vuosikokous antaa vaalitoimikuntaa asettaessaan säännöissä esitetyn lisäksi tarkempia määräyksiä vaalin valmistelemisesta ja suorittamisesta. Hallitus ei esitä muutoksia vaalijärjestykseen. Vahvistetaan vaalijärjestys 2015 vuosikokousta varten. 15. Vaalitoimikunnan asettaminen Esitetyn vaalijärjestyksen mukaisesti Kirkon lähetystyön toimikunta on nimennyt ehdokkaiksi vaalitoimikuntaan kaksi edustajaa, alueelliset pipliaseurat yhden ja hallitus yhden. Vähemmistökirkkojen edustajaksi tulee tässä kokouksessa valittu hallituksen jäsen. 8 / 9
Kirkon lähetystyön toimikunnan ehdokkaita ovat olleet toimikunnan koko nelivuotisen toimikauden ajan olleet kirkkoherra Heikki Sariola (Kurikka) ja kirkkoherra Sari Lindström (Akaa). Toimikunnan toimikautta on jatkettu. Uusi toimikunta aloittaa työnsä 1.2.2015. Alueseurojen nimeämänä ehdokkaana vaalitoimikuntaan on ollut pastori Leena Hurskainen. Vähemmistökirkkojen edustajana on toiminut rehtori Taina Karhu. Vähemmistökirkkojen edustajaksi tulee tässä kokouksessa hallitukseen valittu muun kuin Suomen ev.-lut. kirkon jäsen. Hallitus nimeämänä ehdokkaana on toiminut kirkkoherra Tuomas Hynynen. Muiden kuin vähemmistökirkkojen edustajan toimikausi on ollut samanpituinen kuin Kirkon lähetystyön toimikunnan edustajien toimikausi. Asetetaan vaalitoimikunta valmistelemaan vuoden 2015 vuosikokouksessa suoritettavaa hallituksen vaalia. Suomen ev.lut. kirkon lähetystyön toimikuntaa pyydetään nimeämään vaalitoimikuntaan kaksi jäsentä. Nimetään vaalitoimikuntaan alueellisten pipliaseurojen nimeämänä edustajana Leena Hurskainen. Nimetään vaalitoimikuntaan hallituksen nimeämänä jäsenenä Tuomas Hynynen. Nimetään vähemmistökirkkojen edustajaksi N.N. 16. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen klo xx.xx. Jouni Sirviö puheenjohtaja Markku Kotila kokouksen sihteeri Leena Koivisto pöytäkirjanpitäjä 9 / 9