VAPAA-AJANLAUTAKUNTA 2/2016 Aika Keskiviikko 30.3.2016 klo 19.00 20.03 Paikka Karvian kunnantalo, lautakuntien kokoushuone Läsnä Ilmo Törmä puheenjohtaja Paavo Tuuliniemi varajäsen Rauni Virtanen jäsen Anne Aho jäsen Anne-Marie Viitala jäsen Juha Rinne jäsen Poissa Johanna Välimäki jäsen Esa Pukkila varapuheenjohtaja Jaana Niemenmaa kunnanhallituksen edustaja Muut saapuvilla olleet Sirpa Ala-Rämi Maria Laaksoharju liikunta-raittiussihteeri nuorisosihteeri Pöytäkirja tarkastettu Pöytäkirja on tarkastettu kunnantalolla 1.4.2016 Nähtävänä olo Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä Karvian kunnantalolla 6.4.2016
SISÄLLYSLUETTELO: KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALITSEMINEN 3 LAUTAKUNNAN LASKUJEN HYVÄKSYJÄT VUODELLE 2016 4 VAPAA-AJANLAUTAKUNNAN TOIMINTAKERTOMUS 2015 5 NUORISOTOIMEN VUOSIAVUSTUKSET 2016 5 NUORISOTOIMEN KOHDEAVUSTUKSET 2016 6 KULTTUURITOIMEN KOHDEAVUSTUKSET 7 SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA 8-9 ILMOITUSASIAT 10 MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT 11 OIKAISUVAATIMUS 11
KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Vltk 14 Kuntalain 58 :n mukaan muu toimielin kuin valtuusto on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALITSEMINEN Vltk 15 Vapaa-ajanlautakunnan pöytäkirjan tarkastaminen tapahtuu seuraavana toisena arkipäivänä klo 15.00 kunnantalolla. Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Anne-Marie Viitala ja Juha Rinne.
LAUTAKUNNAN LASKUJEN HYVÄKSYJÄT VUODELLE 2016 Vltk 16 Voimassaoleva taloussääntö edellyttää, että kunkin vuoden ensimmäisessä kokouksessa valittava lautakunnan laskujen ja maksujen hyväksyjät. Päätös tehtiin jo edellisessä kokouksessa, mutta joustavan laskujen maksun varmistamiseksi kannattaa viranhaltijoiden henkilökohtaisten laskujen hyväksyjiksi lisätä tarvittaessa kunnansihteeri tai kunnanjohtaja, jotta he voivat hyväksyä muun muassa usein toistuvat puhelinlaskut. Liikunta- ja nuorisosihteerin päätösesitys: Lautakunta päättää valita tositteiden hyväksyjiksi vuodeksi 2016 lautakunnan puheenjohtajan Ilmo Törmän sekä lautakunnan viranhaltijat Sirpa Ala-Rämin ja Maria Laaksoharjun kaikki erikseen. Viranhaltijoiden henkilökohtaiset laskut hyväksyy puheenjohtaja ja tarvittaessa kunnansihteeri tai kunnanjohtaja. Viranhaltijoiden esteellisyys tilanteissa viranhaltijapäätökset tekevät lähin esimies koulutoimenjohtaja tai kunnanjohtaja. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti.
VAPAA-AJANLAUTAKUNNAN TOIMINTAKERTOMUS 2015 Vltk 17 Kuntalain 68 :n mukaan kunnan ja kuntayhtymän on sisällytettävä tilinpäätökseensä tulos- ja rahoituslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja toimintakertomus. Lisäksi kunnan, joka tytäryhtiöineen muodostaa kuntakonsernin, tulee laatia ja sisällyttää tilinpäätökseensä konsernitilinpäätös. Tilinpäätöksen laadinnasta on säädökset kunta- ja kirjanpitolaissa. Kunnan tilikausi on kalenterivuosi. Kunnan tilinpäätös on laadittava tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä ja se on saatettava tilintarkastuksen jälkeen valtuuston käsiteltäväksi kesäkuun loppuun mennessä. Kuntalain 68 :n mukaan toimintakertomus on osa kunnan tilinpäätöstä. Toimintakertomuksen antamisesta vastaa kunnanhallitus, jonka on selvitettävä valtuustolle sen tilikaudelle asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutuminen kunnassa ja kuntakonsernissa. Toimintakertomuksessa tulee esittää tiedot olennaisista tapahtumista tilikaudelta ja sen päättymisen jälkeen, arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä ja selvitys tutkimusja kehitystoiminnan laajuudesta. Lisäksi tulee antaa selvitys mahdollisista projekteista; projektin tarkoitus ja tavoitteet, kesto, talousarvio ja kunnan osuus kustannuksista. Projekteiksi tulee lukea sellaiset hankkeet, joissa kunta on hallinnoijana että myös sellaiset, joissa kunta on mukana yhtenä osapuolena, mutta hallinnointi tapahtuu muualla. Tilinpäätökseen liitettävän toimintakertomuksen laatimista varten toimielimiä pyydetään täyttämään pyydetty toteuttamisvertailu maaliskuun loppuun mennessä. Mikäli toimielin haluaa, se voi tehdä toteuttamisvertailua laajemmankin katsauksen toiminnastaan. Viranhaltijat valmistelevat parhaillaan toimintakertomuksia ja esittelevät ne kokouksessa. Liikunta- ja nuorisosihteerin päätösesitys: Lautakunta hyväksyy viranhaltijoiden laatimat toimintakertomukset vuodelta 2015. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti.
NUORISOTOIMEN VUOSIAVUSTUKSET 2016 Vltk 18 Vapaa-ajanlautakunta jakaa vuosittain nuorisotoimen vastuualueelta vuosiavustusta harkintansa mukaan karvialaisille nuorisoyhdistyksille ja nuorisotyötä tekeville yhteisöille.vuosiavustusten jakoperusteet ovat hakijan toiminnan tarkoitus, laatu ja laajuus, hakijan taloudellinen tilanne ja hakijan nuorisopoliittinen merkitys. Nuorisotoimen vastuualueella on tänä vuonna avustusmäärärahaa 12.500 euroa, josta 5.000 euroa on varattu 4H-yhdistykselle palkka-avustusta.yleis- ja kohdeavustuksiin jää jaettavaksi 7.500 euroa. Määräaikaan 29.02.2016 mennessä vuosiavustusta on haettu seuraavasti: 1. Karvian 4H-yhdistys palkka-avustusta 7.000,- yleisavustusta 2.000,- 9.000 2. Karvian Majavapartio, yleisavustusta 500 3. Karvian yläkoulun oppilaskunta, yleisavustusta 1.000 4. Karvian Teatteriyhdistys ry, yleisavustusta 1.500 5. MLL:n Karvian paikallisyhdistys, yleisavustusta 1.000 yhteensä haettu 13.000 Nuorisosihteerin päätösesitys: Lautakunta päättää myöntää 4H-yhdistykselle palkka-avustusta 5.000. Edelleen lautakunta päättää jakaa vuosiavustukset seuraavasti: 1. Karvian 4H-yhdistys 2.000 2. Karvian Majavapartio 250 3. Karvian yläkoulun oppilaskunta 1.000 4. Karvian Teatteriyhdistys 1.000 5. MLL:n Karvian paikallisyhdistys 1.000 yhteensä jaettu 10.250 Jakamatta jää 2.250, mikä varataan nuorisotoimen kohdeavustuksiin. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti.
NUORISOTOIMEN KOHDEAVUSTUKSET 30.3.2016 Vltk 19 Nuorisosihteeri voi harkintansa mukaan myöntää kohdeavustusta nuorten vapaille toimintaryhmille, nuorisoyhdistyksille ja nuorisotyötä tekeville yhteisöille. Jos lautakunta jakaa yleisavustukset esityksen mukaisesti jää kohdeavustuksiin jaettavaksi 2.250 euroa. Kohdeavustuksia on haettu seuraavasti: Karvian 4H-yhdistys lasten ja nuorten leirikuluihin 1.200 Karvian Kansanmusiikkiyhdistys musiikkileirin järjestämiseen 500 Karvian yläkoulun oppilaskunta Power Park retkeen koko yläkoululle 1.000 Karvian Majavapartio kesäleirikuluihin 200 Karvian Teatteriyhdistys lasten teatterileiriin 500 Karvia Drinkers s rocktapahtuma Suomijärven lavalla 11.6.2016 500 Kuvataiteen perusopetusryhmät opintomatka Barcelonaan 1 000 haettu yhteensä 4.900 Nuorisosihteeri jakoi kohdeavustukset seuraavasti: Karvia Drinkers s yhdistykselle rocktapahtumaan 500 euroa, Karvian 4Hyhdistykselle, Karvian Kansanmusiikkiyhdistykselle ja Karvian Teatteriyhdistykselle kullekin 250 euroa lasten ja nuorten leiritoimintaan sekä Karvian Majavapartiolle 100 euroa leiritoimintaan. Kuvataiteen perusopetusryhmille opintomatkaan Barcelonaan 500 euroa. Karvian yläkoulun oppilaskunta voi käyttää saamaansa yleisavustusta Power Park retkeen. Jaettu yhteensä 1.850 Nuorisosihteerin päätösesitys: Lautakunta merkitsee kohdeavustusten jaon tiedokseen saatetuksi. Lautakunta päättää ettei käytä kuntalain 51 :n mukaista otto-oikeuttaan. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti.
KULTTUURITOIMEN KOHDEAVUSTUKSET 30.3.2016 Vltk 20 Kulttuuritoimen avustukset myönnetään vuosittain kohdeavustuksina yhdistyksille, yhteisöille ja vapaille toimintaryhmille taiteen harjoittamista ja harrastamista varten taidepalvelusten tarjontaa ja käyttöä, kotiseututyötä sekä paikallisen kulttuuriperinteen vaalimista ja edistämistä varten. Kohdeavustukset myönnetään vain Karviassa järjestettävään kulttuuritoimintaan. Kohdeavustusmääräraha on 5.000 euroa. Kohdeavustuksia on haettu kokoukseen mennessä seuraavasti: Karvian Nuorisoseura Kyrönkankaan Pelimannipäivän kuluihin 500 Karvian Ns:n Näyttelijät ilmoituskuluihin, siivouskuluihin ym. 500 euroa, karvialaisoopperan esiintymispaitoihin 200 euroa 700 Karvian Kotiseutuyhdistys yläkoulun 9-luokkien kotiseuturetkeen 600 Saran Kyläyhdistys Anopin tuuppaus Horman tuuttihin kuluihin 450 Karvian Nuorisoseuran tanhuajat tanhujen säestyskuluihin 100 Karvian Matkailu Karvia-Päivien ja Willin Kansan viikon tapahtumakuluihin 200 Sekakuoro Karpalot kuorotapahtuman järjestämiskuluihin 500 Karvian Naiskuoro ohjaajan matkakuluihin 500 Karvian Soittokunta vuoden toimintakuluihin 800 Runopiiri Ainot ja Reino Suutarin tyttären pihalla tapahtumaan 300 euroa ja runo- ja kirjailijavierailuiltaan 200 euroa 500 Marjasuon Pienviljelijäyhdistys hakee avustusta toimintaan 500 Saunaluoma-Pukaran kylätoimikunta lauluillan järjestämiseen 300 Sata Kantri ry kantritanssiryhmä hakee kohdeavustusta esiintymisasujen ja musiikkilaitteiston hankintaan 200 euroa ja ohjaajan kouluttamiseen 200 euroa 400 Karvian Teatteriyhdistys hakee Viimeinen kyläkauppa esityksen kuluihin 300 euroa ja Karvassuon Kapina kesäteatteriesityksen markkinointiin 500 euroa 800 Karvian Kansanmusiikkiyhdistys Willi etno musiikkitapahtumaan 1000 yhteensä haettu 7.850 euroa Nuorisosihteeri on jakanut kulttuuritoimen kohdeavustusta seuraavasti; 500 euroa Karvian Ns:lle, Karvian Teatteriyhdistykselle, Karvian Kansanmusiikkiyhdistykselle, 800 euroa Karvian Soittokunnalle, 200 euroa Karvian Ns:n Näyttelijöille, Karvian Kotiseutuyhdistykselle, Saran Kyläyhdistykselle, Karvian Matkailulle, sekakuoro Karpaloille, Naiskuorolle, runopiiri Ainoille ja Reinolle, Marjasuon Pienviljelijäyhdistykselle, Saunaluoma-Pukaran kylätoimikunnalle, Sata Kantri tanssiyhdistykselle, 100 euroa Karvian Ns:n tanhuajille yhteensä jaettu 4.400 euroa Nuorisosihteerin päätösesitys: Lautakunta päättää merkitä kohdeavustusten jaon tiedokseen saatetuksi. Lautakunta ei käytä kuntalain 51 :n mukaista otto-oikeuttaan. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti.
SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA KH 16.6.2014 128 Kunnanvaltuusto on kokouksessaan 15.5.2014 hyväksynyt kunnan sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat periaatteet sekä uudistetun kunnan hallintosäännön. Perusteiden mukaan kunnanhallituksella on vastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisesta ja asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta. Kunnanhallituksen alaiset toimielimet vastaavat omien tehtäväalueidensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta, tuloksellisuudesta sekä niistä raportoinnista hyväksyttyjen ohjeiden mukaisesti. Johtavien viranhaltijoiden, erityisesti tilivelvollisten, tehtävänä on toimeenpanna sisäisen valvonta ja riskienhallinta vastuualueellaan ja raportoida niistä hyväksyttyjen ohjeiden mukaisesti (sisäisenvalvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta valvonnasta vastuussa olevalle toimielimelle). Konserniyhteisöjen hallitukset ja toimitusjohtajat vastaavat niiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta. Konserniyhteisöt raportoivat konsernijohdolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta sekä merkittävien riskien hallinnasta. Sisäinen valvonta on osa hyvän hallinnon periaatteita on säännöllistä, järjestelmällistä, muuntuvaa ja ennakoivaa on avointa ja positiivista on osa normaalia toimintaa, jossa koko työyksikkö on mukana on myös riskienhallintaan liittyvää toimintaa estää väärinkäytökset, virheet ja epätarkoituksenmukaisen toiminnan Hallintosäännön mukaan sisäinen valvonta on johtamisen väline, ja sen järjestäminen on annettu kunnanhallituksen vastuulle. Sisäisen valvonnan ohjeen uudistaminen yhtenäiseksi ja koko kuntaa kattavaksi on osa sisäisen valvonnan asianmukaista järjestämistä. Sisäisen valvonnan ohjeessa on tarkemmat selosteet valvonnan suorittamisesta ja raportoinnista. Valvonta on jatkossa tarkoitus jakaa säännölliseen, raportoitavaan sisäiseen tarkkailuun sekä toimialojen talousarvion yhteydessä laatiman suunnitelman mukaan suoritettavaan valvontaan, jonka tavoitteena on erityisesti epätarkoituksenmukaisen toiminnan estäminen tai korjaaminen. Lisäksi kaikkien vastuuhenkilöiden tehtäviin kuuluu vastuualueensa seuranta ja raportointi. Liitteet: sisäisen valvonnan ohjeet KUNNANJOHTAJAN PÄÄTÖSEHDOTUS: Kunnanhallitus hyväksyy liitteenä olevat sisäisen valvonnan ohjeet. Sisäisen valvonnan ohjeet toimitetaan hallintokunnille, joiden tehtävänä on toimeenpanna oman toimialueensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen tuloksellisesti ja tarkoituksenmukaisesti niin, että siitä voidaan asianmukaisesti raportoida kunnanhallitukselle vuosittain.
PÄÄTÖS: Kunnanhallitus hyväksyi liitteenä olevat sisäisen valvonnan ohjeet. Sisäisen valvonnan ohjeet toimitetaan hallintokunnille, joiden tehtävänä on toimeenpanna oman toimialueensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen tuloksellisesti ja tarkoituksenmukaisesti niin, että siitä voidaan asianmukaisesti raportoida kunnanhallitukselle vuosittain. Vltk 21 Vapaa-ajanlautakunnan tulee kunnanhallituksen ohjeistuksen mukaisesti toimeenpanna oman toimialueensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen. Sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta vastaavat erityisesti johtavat viranhaltijat, mutta osaltaan myös vapaa-ajanlautakunta sekä lautakunnan alainen henkilöstö. Johtavat viranhaltijat: Käyvät kunnan sisäisen valvonnan ohjeessa olevan tarkistuskysymyslistan avulla läpi koko oman toimialueensa vähintään kerran vuodessa kulloinkin tarkoituksenmukaiseksi katsomassaan kokoonpanossa (kunnanjohtaja, viranhaltija, lautakunnan jäsen jne.). Eri vuosina voidaan keskittyä erityisesti joihinkin osa-alueisiin kuitenkin niin, että myös kokonaisuus tarkastellaan. Johtavat viranhaltijat laativat tekemästään tarkastuksesta raportin käsiteltäväksi lautakunnassa vuoden loppuun mennessä. Tarkastuksessa havaituista epäkohdista ilmoitetaan lautakunnalle ja niiden korjaamiseen ryhdytään viipymättä käytettävissä olevat resurssit huomioiden. Valvonnassa havaitut riskit arvioidaan riskin merkittävyyden perusteella. Vähäinen riski ei edellytä toimenpiteitä, kohtalaisen korjaamiseksi mietitään toimenpiteitä, sietämätön riski on poistettava välittömästi. Johtavat viranhaltijat vastaavat myös toimialueensa työpaikan riskienarvioinnin ajantasaisuudesta (päivitetty koko kunnassa keväällä 2014). Vapaa-ajanlautakunta: Käsittelee vuosittain johtavan viranhaltijan laatiman raportin ja antaa niistä selonteon kunnanhallitukselle. Lautakunta päättää valvonnassa ilmeiden epäkohtien korjaamisesta ja riskienhallinnan edellyttämien toimenpiteiden järjestämisestä. Lautakunta antaa tarvittavia ohjeistuksia viranhaltijoille. Lisäksi lautakunta voi päättää suorittaa sisäistä valvontaa myös lautakunnan jäsenten toimesta, joko tietyn esille nousseen asian vuoksi tai yleisesti. Henkilökunta: Jokainen työntekijä vastaa siitä, että tekee työnsä mahdollisimman huolellisesti ja annettuja turvallisuusmääräyksiä noudattaen. Jokaisella on velvollisuus ilmoittaa ilmenneistä turvallisuusepäkohdista tai väärinkäytöksistä välittömästi esimiehelle. Henkilökunnan tulee myös itse valvoa ja arvioida omaa työtään, ja korjata oma-aloitteisesti toimintaan liittyviä epäkohtia. Liikunta- ja nuorisosihteerin päätösesitys: Vapaa-ajanlautakunta päättää järjestää sisäisen valvonnan riskienhallinnan omalla toimialueellaan edellä mainitun työnjaon mukaisesti. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti.
ILMOITUSASIAT Vltk 22 Laki ehkäisevän päihdetyön järjestämisestä tuli voimaan 1. päivänä joulukuuta 2015. Sen mukaan kunnan tulee huolehtia ehkäisevän päihdetyön tarpeen mukaisesta organisoinnista alueellaan ja nimetä ehkäisevän päihdetyön tehtävistä vastaavan toimielimen. Liikunta-raittiussihteeri on toiminut aikaisemmin ehkäisevän päihdetyön yhdyshenkilönä ja toiminut edustajana alueellisissa kokouksissa. Kunnanhallitus nimesi kokouksessaan 7.3.2016 KH 45 Karvian kunnan ehkäisevän päihde- ja mielenterveystyön yhteyshenkilöksi liikunta- ja raittiussihteeri Sirpa Ala-Rämin. Samassa yhteydessä Karvian kunta esittää että ehkäisevän päihdetyön järjestämiseen olevan lain edellyttämä toimielin perustettaisiin PoSan alueen kuntiin yhteisenä. Toimielimeen tulee valita edustajiksi kuntien nimeämät ehkäisevän päihde- ja mielenterveystyön yhteyshenkilöt, edustajat sosiaali- ja terveyspuolelta, sekä kaupan ja ravintolan yrittäjien edustajat. Nuorisosihteeri esitteli lautakunnan jäsenille Karvia Laulaa ja Soi viikon menot, tulot ja osallistujamäärät Satakuntaliitto kutsuu kuntien edustajat 15.4.2016 Poriin Suomi 100 vuotta tapahtumien neuvotteluun, johon menee nuorisosihteeri. Liikuntasihteeri kertoi Karviatalolla 18.3.2016 järjestetystä haastepyöräilyn kiitos- ja aloituspalaverista, jonne oli kutsuttu haastepyöräilyn aktiivit, pyöräilijäpatsaskisan osanottajat ja oheistapahtumien kumppanit, osanottajia 80. Tilaisuudessa puheenvuoron kumppanuuden voimasta ja tärkeydestä piti erityisasiantuntija, tutkija Ritva Pihlaja Helsingin yliopistosta. Karviassa vieraili myös Päivi Kurikka Kuntaliitosta. Karvia on hyvä esimerkki kunnan ja kolmannen sektorin hedelmällisestä yhteistyöstä sekä toimii jatkossa yhtenä mallina valtakunnallisesti muun muassa tulevaisuusfoorumeissa kuntatalolla Helsingissä 27.4.2016 ja kuntapuheenjohtajapäivillä Hämeenlinnassa 14.-15.6.2016. Näissä foorumeissa Karvian kunnan edustajat kertovat, miten pieni ja asukkaiden verotettavien tulojen näkökulmasta köyhä kunta voi kumppanuuksia aidosti hyödyntämällä pärjätäkin erinomaisesti. Liikuntasihteeri tiedotti, että Lounais-Suomen aluehallintovirasto on 23.3.2016 päättänyt myöntää kunnan liikuntatoimelle aikuisten terveyttä edistävän liikunnan kehittämiseen valtionavustusta 5000 euroa. Päätös nro LSAVI/3324/07.03.02.
MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT Vltk 23 Keskusteltiin 5.5.2016 järjestettävistä harrastemessuista ja todettiin, että elinkeinotoimen puolesta messuille tulee myös Asu Karviassa osasto. Yhdistyksiä kannustetaan osallistumaan messuille. Ilmoittautuminen tulee tehdä 15.4.2016 kunnantalon neuvontaan. Seuraava kokous päätettiin pitää keskiviikkona 4.5.2016 klo 19.00. OIKAISUVAATIMUS Vltk 24 Pöytäkirjasta annettaviin otteisiin liitetään oikaisuvaatimusohje ja valitusosoitus kuntalain mukaisesti.