TIETOSUOJASELOSTE yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Laatimispvm: 24.1.2014 Päivitetty: 6.3.2015 / SR Laatija: Sini Rantaeskola 1. Rekisterinpitäjä Nimi Liperin kunta / Hallinto-osasto Yhteystiedot (osoite, puhelin ) Liperin kunta /Hallinto-osasto Keskustie 10, 83100 LIPERI puh. 013 6865 11 s-posti: kirjaamo@liperi.fi 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Nimi: henkilöstösuunnittelija Mari Pitkänen Yhteystiedot (osoite, puhelin ) Mari Pitkänen Liperin kunta / Hallinto-osasto Keskustie 10, 83100 LIPERI puh. 040 167 6103, s-posti: mari.pitkanen@liperi.fi
3. Rekisterin nimi (nimen tulee kuvata rekisterin tietosisältöä) Kuntarekry.fi palvelussa oleva Liperin kunnan työnhakijatietokanta. 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus (Jos henkilötietojen käsittely on ulkoistettu, tästä voidaan sisällyttää maininta tähän kohtaan.) Liperin kunnan henkilöstön rekrytointi Kuntarekry.fi palvelun avulla. Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8 :n 1 momenttiin, työelämän tietosuojalain (759/2004) ja arkistolain (831/1994) määräysten ja ohjeiden mukaiseen työnhakijoiden tietojen käsittelyyn, säilytykseen ja poistoon palveluun rekisteröityneiden kuntaorganisaatioiden rekrytoinneissa. Kuntarekryn tietorekisterin tiedot on tarkoitettu Liperin kunnan sisäiseen käyttöön. Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella (= työhakemus Liperin kunnalle Kuntarekry.fi palvelussa). 5. Rekisterin tietosisältö (Esim. rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero jne.) Rekrytointijärjestelmään tallentuvat työnhakijan tiedot riippuen siitä, mitä tietoja työnantaja rekrytoinneissa hakulomakkeella kysyy ja mitä tietoja työnhakija itsestään tallentaa. Tavallisesti hakija voi hakulomakkeille tallentaa seuraavat tiedot itsestään: nimi, yhteystiedot, työkokemus, suoritetut tutkinnot, lisä- ja täydennyskoulutus, osaamiset, hakemus tehtävään vapaa tekstikenttä, kunta, organisaatio ja tehtäväalue, joihin työnhakija osoittaa kiinnostuksensa sekä mahdollinen hakijan liittämä liitetiedosto. 2
6. Säännönmukaiset tietolähteet (Mitä tietoja saadaan, keneltä ja millä perusteella, esim. suostumus tai lainsäännös) Säännönmukaisena tietolähteenä ovat Kuntarekry.fi palvelun käyttäjiksi rekisteröityneet työnhakijat, jotka ovat hakeneet Liperin kunnan virka-/ palvelussuhteeseen. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Ei ole. 8. Rekisterin suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen) Manuaalinen aineisto sisältää salassa pidettäviä tietoja. Manuaalisen aineiston käsittely ja säilytys tapahtuu virkansa/toimensa puolesta siihen oikeutetun henkilön toimesta arkisto- ja tietosuojalainsäädäntöä sekä -ohjeita noudattaen. Manuaalisen aineiston käsittelyssä noudatetaan erityistä huolellisuutta, jotta tiedot eivät näy sivullisille. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään pysyvään säilytykseen hyväksytyssä päätearkistotilassa, jonne on pääsy vain keskusarkistosta vastaavan viranhaltijan luvalla ja valvonnassa. B. ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus) Rekisterin käyttö on rajattu käyttövaltuuksin ja rekisterin käyttötapahtumat rekisteröityvät rekrytointijärjestelmän lokitietoihin, joiden käsittelystä vastaa pääosin KL-Kuntarekry Oy. 3
Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla rajatuin oikeuksin. Liperin kunnan käytössä olevaan Kuntarekry.fi palveluun myönnetään käyttöoikeudet kunnanhallituksen päätöksen mukaisesti, oikeudet järjestelmässä käsittelee pääkäyttäjä. Ohjelman käyttöoikeudet pidetään ajan tasalla. Työnhakijan käyttäjätunnuksilla työnhakija voi käsitellä vain omia henkilötietojaan. Omilla käyttäjätunnuksillaan työnhakija voi myös muokata ja päivittää omia tietojaan. Rekisteröityneen työnhakijan tietoihin pääsevät ne rekisteröityneet työnantajat, joiden organisaatioon työhakemus kohdistuu. Tietojärjestelmän käytössä noudatetaan Liperin kunnan tietoturvallisuudesta annettuja ohjeita. Henkilötietojen käytössä on noudatettava henkilötietolakia (523/1999). KL-Kuntarekry Oy:ssä työskentelevät rekrytointijärjestelmän valtakunnalliset pääkäyttäjät näkevät työnhakijoiden hakemukset työnantajien tukipalvelupyyntöihin vastatessaan. Rekisteriin talletetut henkilötiedot on säädetty salassa pidettäväksi JulkL 24 32 mukaisesti (perhesuhteet, harrastukset, poliittinen vakaumus). Käsittelyssä noudatetaan Henkilötietolain 32 suojaamisvelvoitteita ja 33 vaitiolovelvollisuutta. 9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen (Kuvataan tarkastusoikeuden sisältö HetiL 26-28 :n mukaisesti. Merkitään kenelle tarkastuspyynnöt osoitetaan) Henkilötietolain 26 :n mukaan jokaisella on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on henkilörekisteriin tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeuden rajoituksista säädetään henkilötietolain 27 :ssä. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot henkilötietorekisteristä, on suositeltavaa esittää kirjallinen omakätisesti allekirjoitettu pyyntö rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjän on varattava rekisteröidylle tilaisuus tutustua henkilöä koskeviin yhteystietorekisterin tietoihin tai annettava tiedot pyydettäessä kirjallisesti. Sekä sähköinen että manuaalinen tietojen säilytys ja hävittäminen tapahtuu arkistolain 831/1994 8 :n perusteella annettujen ohjeiden mukaisesti. Rekrytoinneissa valitsematta jääneiden työnhakijoiden hakemukset säilyvät järjestelmässä 2 vuotta rekrytoinnin päättymisen 4
jälkeen. Sähköiset hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai KL-Kuntarekry Oy:n toimesta. Vuosittain hävitetään järjestelmästä ne hakemukset, joiden vähimmäissäilytysaika on päättynyt edellisen vuoden aikana. Liperin kunta vastaa mahdollisten manuaalisten hakemusten säilyttämisestä ja hävittämisestä oman arkistonmuodostussuunnitelmansa mukaisesti. Rekrytoitujen työnhakijoiden hakemukset kuntatyönantajat ovat velvoitettuja säilyttämään pysyvästi. Valitsematta jääneiden hakijoiden hakemuksia saa säilyttää kunkin kunnan asettaman määräajan mukaisesti kuitenkin vähintään kaksi vuotta ArkL 8 huomioiden. KL-Kuntarekry Oy vastaa tietojen varmuuskopioinnista sekä niiden säilyttämisestä kunkin rekrytoinnin kohdalla kaksi vuotta. 10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen (Kuvataan tiedonkorjaamisoikeuden sisältö HetiL 29 :n mukaisesti. Merkitään kenelle tiedonkorjaamispyynnöt osoitetaan) Rekisterinpitäjän on oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisteröity voi esittää tietojenkorjaamispyynnön rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen korjaamispyyntö on esitettävä joko kirjallisesti tai suullisesti ja riittävän yksilöidysti siten, että pyynnöstä käy ilmi mitä tietoja korjataan ja mitkä ovat oikeat tiedot. Henkilötietolain 26 :n mukaan jokaisella on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on henkilörekisteriin tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeuden rajoituksista säädetään henkilötietolain 27 :ssä. Asiaa koskevat pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjänä toimivalle työnantajalle, jolle työhakemus on osoitettu. Työnhakijan tietojen rekisterinpitäjä on kunta, jonka rekrytointiin työnhakija on jättänyt hakemuksensa. Tietojen tarkastusoikeus Liperin kunnan työnhakijatietokannasta tapahtuu Liperin kunnan Kuntarekry -järjestelmän pääkäyttäjän avulla. Tietojen tarkastuksessa on huolehdittava sivullisten henkilötietojen suojasta asianmukaisesti. 5
11. Muut mahdolliset oikeudet (Esim. HetiL 30 :ssä säädetty rekisteröidyn oikeus kieltää itseään koskevien hlötietojen käsittely. Merkitään kenelle kielto osoitetaan) Rekisteröidyllä on henkilötietolain 30 :n mukainen oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä rekisteröityä koskevia tietoja 30 :ssä mainittuihin käyttötarkoituksiin (suoramainonta, etämyynti, markkinaja mielipidetutkimus, henkilömatrikkeli ja sukututkimus). Liperin kunta ei luovuta henkilötietoja henkilötietolain 30 :ssä mainittuihin käyttötarkoituksiin (mm. suoramarkkinointi). 6