4/2007 FAILI Liikearkistoyhdistys ry Laadukasta asiakirjahallintoa yrityksille TEEMA: HISTORIAA ARKISTOSTA Sähköisten lähteiden ongelmat s. 7 Yhtiöiden murros ja Aittaluodon voima (kuva) s. 10 Aktiivinen tiedonkeruu tarpeen sanoo Markku Kuisma s. 16 MUUTA: Vuoden Arkistoteko Mikkeliin s.24 Liikearkistoja Virossa s. 25 Vanhin kaupunginarkisto Tampereella s. 26
FAILI 4/2007 Toimitus Päätoimittaja, Mikkelin Ammattikorkeakoulu, Mikkeli osmo.palonen@liikearkistoyhdistys.fi Julkaisutyöryhmä Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto, Helsinki Tuija Lax, Schering Oy, Turku Sari Mäkinen, Merivoimien Esikunta, Turku Leena Paananen, UPM-Kymmene Oyj, Valkeakoski Abstracts Pia Koivunen, FM, Tampereen Yliopisto Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 50 euroa. ISSN 1237-2196 Painosmäärä 550 kpl Julkaisijat Liikearkistoyhdistys ry PL 271 00101 HELSINKI www.liikearkistoyhdistys.fi Puh. 050 550 6093 Faksi (09) 325 6093 Talle ry www.talle.fi Tilaukset Carl-Magnus.Roos@liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin 040 546 6999 Ilmoitushinnat 1/1 takakansi, 4-väri 1050, mv 500 1/1 muut sivut, 4-väri 900, mv 400 1/2 4-väri 700, mv 200 Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana postituskulut (n. 200 ) 300 osoiterekisteristä. Ylimääräisistä töistä (esim. stiftaus) perimme käsittelykustannukset. Hintoihin lisätään alv 22 %. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Väri mustavalkoinen, IV-kanteen lisävärimahdollisuus (sama väri kuin I kannessa). Kuvaresoluutio 300 dpi, tiedostomuodot painettava pdf, tiff, eps, FreeHand, QuarkXPress, fontit konvertoituina, järjestelmä Macintosh. Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Painotuote Roulamoon. Aineiston toimitusosoite Asemantie 4, 37630 Valkeakoski, puh. (03) 584 5583, faksi (03) 584 2444 material@roulamo.fi Ulkoasu ja paino Painotuote Roulamo Oy, Valkeakoski/Color-Offset Etusivun kuva Porin Voima Oy:n turbiinin haalaus 1935. Kuva: Satakunnan Museo Sisältö Pääkirjoitus Määrääkö arkisto historian suunnan? 3 Tiedon ohjaus osana sähköisen tiedonhallinnan arkkitehtuuria 4 Päivi Happonen Sähköiset lähteet historiantutkijan käytössä vai ulottumattomissa 7 Samu Nyström Yhtiöt murroksessa miten käy historian tallennuksen? 10 Lasse Wahlroos Blogi Sokea taluttaa sokeaa 14 Pekka Henttonen Aktiivinen tiedonkeruu tarpeen yritysten arkiston kokoamisessa, professori Markku Kuisman haastattelu 16 Arkisto muuttaa 18 Tuija Lax LDB-Centrum Bodenissa Pitkäaikaissäilytys ruotsalaisittain 22 Pekka Henttonen Vuoden Arkistoteko luovutettiin Mikkelin amk:n koulutusohjelmille 24 Palveluyritykset tuottavat liikearkistotoimintaa Virossa 25 Raimo Pohjola Tampereen kaupunginarkisto 70 vuotta 26 Elka kiinnosti Arkistojen päivänä 28 Jarmo Luoma-aho Triangeli 29 Tapahtumakalenteri 29 Carl-Magnus Roos Tullaan tutuiksi 30 Tuija Lax Abstracts 31 Pia Koivunen 2 Faili
P ä ä k i r j o i t u s Määrääkö arkisto historian suunnan? Tämän numeron teemana on historiantutkimus ja arkistot. Teemassa ei ole nyt yritettykään kattaa koko kysymystä vaan saada näkökulmia historiankirjoituksen ja -tutkimuksen sekä arkistoinnin ja asiakirjahallinnan välille. Kun tätä pääkirjoitusta loppuvuoden kiireen takia pääsee kirjoittamaan lehden viimeisenä tekstinä ja kun on lukenut kaikki lehteen tulevat jutut, voi kirjoittaja sanoa viimeisen sanan. Historiankirjoituksen ongelmista tässä lehdessä kirjoittava Samu Nyström pohtii sähköisten lähteiden ongelmia. Niitä kyllä riittääkin. Sähköistä arkistointia taitavat vieläkin jotkut jämeräparrat pitää mahdottomana, mitä se ei kuitenkaan ole. Haasteita se aiheuttaa varsinkin alalla, joka on kovin riippuvainen informaatiotekniikasta, mutta ei sitä hyvin tunne eikä osaa asettaa täsmällisiä vaatimuksia. Sähköisen arkistoinnin luotettavuudesta voitiin seurata innokkaita kannanottoja jopa arkistolaitoksen listalla, kun britit onnistuivat hukkaamaan muutaman CD:n. Ei sentään siitä, että nuorempi virkamies söhläsi paketin lähetyksen kanssa, voi syyttää sähköistä arkistointia. On toki aika mielenkiintoinen tapa lähetellä ihmisten henkilökohtaisia tietoja jotakin muuta kuin suojattua tietoliikenneyhteyttä pitkin; parin CD:n sisällön kun luulisi kulkevan kohtuullisessa ajassa myös brittien tietoverkoissa. Meille, jotka kuuntelemme lauantaisin kello 15 Knallia ja sateenvarjoa Ylen radio yhdestä, ei siinä, että nuorempi virkamies siis niinkuin Lamm tekee virheen, ole mitään uutta. Onhan hän voinut käyttää myös sihteeriä siis kuin Mildred. Suosittelen muillekin. Asiassa ehkä mielenkiintoisinta oli, että verohallituksen pääjohtaja erosi tapahtuman jälkeen, mutta valtionvarainministeri ei pääministeristä puhumattakaan. Tämä siis osoittaa että Britannian poliitikot ovat suomettuneet, mutta johtavat virkamiehet eivät. Tapahtumassa on myös syytetty väärää puuta, kun on väitetty kyseessä olleen postipaketin. Pestään Royal Mailin mainetta sillä, että kyseessä oli yksityinen kuriiri. Yrityshistoriikkien kirjoittaja Lasse Wahlroos harmittelee, että yritysten muutokset, kuten fuusiot hävittävät tärkeää aineistoa, jonka perusteella voisimme ymmärtää mitä yritysmaailmassa on tapahtunut. Tässä on vinha perä. Ehkä meidän pitäisi sisällyttää arkistolakiin myös enemmän yrityksiä koskevia määräyksiä. Vai pitäisikö lainsäädäntöön kirjata, että fuusioitujen yritysten arkistomateriaali pitäisi tarjota asiantuntijan arvioitavaksi ja siirtää valikoiduilta osilta Elkaan. Samalla voisi konkurssiin menneiden yritysten aineiston määrätä samaan menettelyyn ja vaatia pesästä maksettavaksi nämä kustannukset. Failin päätoimittajana en tietenkään voi vaatia yrityksille lisää kustannuksia, mutta eivät arkistoalan asiantuntijapalvelut ole kovinkaan kalliita esimerkiksi konkurssijuristeihin verrattuna. Otsikon aiheeseen pääsen vasta nyt. Pekka Henttonen kertoo bloginsa paperiversiossa, että postmodernistit väittävät arkistonhoitajan ja historioitsijan olevan sokea, joka taluttaa sokeaa. Arkistonhoitaja väittää olevansa puolueeton eikä yritä ymmärtää mihin päätös perustuu, historiantutkija taas ei ymmärrä mihin hänen saamansa arkistokansio oikeasti liittyy. Historiantutkimuksen puolustukseksi voisin sanoa, että ainakaan enää ei irroiteta asioita kontekstistaan, se on pikemminkin median, poliitikkojen ja harrastelijoiden tapa toimia. Jokainen moderni historiantutkija ymmärtää kysyä missä tarkoituksessa ja ketä tai mitä varten mikäkin lähde on syntynyt sekä ymmärtää, mitkä muut asiat ovat vaikuttaneet tapahtumiin. Uskonvahvistusta tähän saa Markku Kuisman haastattelusta ja myös hänen yrityshistorioistaan. Arkistonhoidosta on ehkä enemmänkin tarvetta kysyä, miksi mikäkin valinta on tehty ja mikä on sen vaikutus. Siinä missä historioitsijan on ymmärrettävä oman taustansa vaikutus kun tutkimusta tehdään, on arkistonhoitajan turha luulotella että hänen valintansa olisivat automaattisesti sen objektiivisempia. Jos ja kun arkistoon ei voida tallentaa kaikkea, on se mitä valitaan aina sanan laajassa merkityksessä poliittinen päätös. Tässä olisi varmasti keskustelun paikka, kuten Henttonen nyt ja kolleegansa Valtonen pari failia sitten esittävät. Seulontapolitiikkaa on nyt mietittävä myös sähköisen säilyttämisen näkökulmasta. On varsin mahdollista, että aineiston erotteleminen säilytettäväksi ja tuhottavaksi maksaa sähköisessä maailmassa enemmän kuin kaiken säilyttäminen. Toki tämä riippuu arkistoitavan aineiston lajista. Arkistot siis määrittelevät mitä historia voi tutkia, mutta on muistettava, ettei kaikki enää ole viranomais- tai yritysarkistossa. Kuten Kuisma toteaa, historian lähteenä haastattelut ovat yhä tärkeämpiä. Niiden säilymisestä pitää huolehtia. F Faili 3
Abstracts The head of development of the National Archives, Päivi Happonen, describes an information control system that the National archives are developing in co-operation with communal archives. The system bases on the idea of transferring archive plan into electronic practice. The information control system and especially its functions are to be tested beginning from the early 2008. The co-operative partner will be Mikkeli area and recruitment campaign of IT-specialist is carried out at the present moment. As a test material will be used handling processes described in eams projects of the communal archival field, metainformation values defined and functions, which influence on the definition project of values, Päivi Happonen tells. Samu Nyström, researcher at the department of history in the University of Helsinki, ponders in his article, whether the information society conceals the sources of historical research out of reach, or, on the contrary, whether it produces a flood of information, among which it is impossible to find the right pieces of information. The article bases on the experiences of the author gained while researching recent history of various organizations and dealing with various structures of information gathering and records management. Powerhouse engineer and historian Lasse Wahlroos is concerned about the future of saving and preserving history through crucial shifts in companies. The article deals with writing a history of a company being a part of a large concern. It focuses on the problems of gathering materials and inconsiderate destroying of archival documents. In addition, Wahlroos discusses the impact that electrical saving may have to writing companies histories in the future. New materials should be gathered into company archives more actively, for example interviews of the old workers of the archives, says professor of the University of Helsinki Markku Kuisma, in an interview given to the editor-in-chief. Kuisma clarifies that in well planned and executed archiving and records management, company has ready made tracks into which the train of history can drive. Kuisma also gives his thanks to the Finnish Business archives (Elka) and its significant role as a long-term preserver of materials. Moving archives can at first bring into archivist s mind nightmare like visions of mountains of boxes, missing files and odd findings that nobody knew about. However, change of residence does not have to be like the picture given above. Well planned and careful preparation leads to a successful transferring of archives. Tuija Lax, archivist in the Bayer Schering Pharma in Turku, has compiled into her article archivists experiences about moving archives to be shared commonly. County governor of Norrbotten in Sweden, Kari Marklund received a task of investigation of longterm preservation of digital materials in the beginning of this century. The final report of the investigation mentioned among other things that the community of Boden was interested in investing in digital preservation. Thus, today the Swedish learning centre of long-term preservation, LDB-Centrum, is located in Boden. Pekka Henttonen, assistant professor at the department of information research of the University of Tampere, reports on his visit to LDB-Centrum. The Committee of the Day of Archives has awarded the archival deed of the year 2007. This honorable mention was given to Mikkeli University of Applied Sciences and especially to its development work within digital records management and special archival education, as well as its work within planning a new education program of digital archive service and records management which will be launched in the beginning of 2008. In his article, achive councellor Raimo Pohjola introduces a number of companies producing archival services in Estonia. This will give foretaste to Business association s visit to Estonia designed for the next spring. The city archive of Tampere is the oldest of its kind in Finland. It 70-year old history is now gathered into a book. The work titled as The past and the future as a challenge 70 years of The City archive of Tampere was published in the last day of October of the following year. The author of the book is licentiate of social sciences Pekka Kaarninen. Pia Koivunen Faili 31
Löydä tieto ympäriltäsi Affecto kehittää ja markkinoi ohjelmistoja sähköiseen asianhallintaan: tiedon talteen ottamiseen, asiankäsittelyyn, dokumenttien hallintaan ja tietojen varastointiin. Ratkaisumme tehostavat asioiden, dokumenttien, asiakirjojen ja websisällön elinkaaren hallintaa koko organisaatiossa. Ota yhteyttä, kerromme mielellämme lisää. Ray Byman, puh. 040 592 0960, ray.byman@affecto.com Affecto Finland Oy / Atomitie 2 / 00370 Helsinki / puh. 0205 777 11 / info@affecto.com / www.affecto.com