TIETOSUOJASELOSTE yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Laatimispvm: 24.1.2014 Päivitetty: 6.3.2015 / SR Laatija: Sini Rantaeskola 1. Rekisterinpitäjä Nimi Liperin kunta / Hallinto-osasto Yhteystiedot (osoite, puhelin ) Liperin kunta /Hallinto-osasto Keskustie 10, 83100 LIPERI puh. 013 6865 11 s-posti: kirjaamo@liperi.fi 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Nimi: Sini Rantaeskola 31.3.2015 saakka, 1.4.2015 alkaen Anna-Maija Mustonen
Yhteystiedot (osoite, puhelin ) 31.3.2015 saakka: Sini Rantaeskola Liperin kunta, Keskustie 10, 83100 Liperi puh. 040 844 9766, sini.rantaeskola@liperi.fi 1.4.2015 alkaen: Anna-Maija Mustonen Liperin kunta, Keskustie 10, 83100 Liperi puh. 040 674 7642, anna-maija.mustonen@liperi.fi 3. Rekisterin nimi (nimen tulee kuvata rekisterin tietosisältöä) Dynasty-asianhallintajärjestelmä; Asia- ja asiakirjarekisteri, Henkilörekisteri (Yhteystietorekisteri) 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus (Jos henkilötietojen käsittely on ulkoistettu, tästä voidaan sisällyttää maininta tähän kohtaan.) Henkilötietolain (523/1999) 8 :n 1 momentin 1-9 kohdat Yhteystietorekisterin tiedot on tarkoitettu Liperin kunnan henkilöstön sisäiseen käyttöön. Henkilötietoja käsitellään: - rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella - rekisteröidyn toimeksiannon johdosta - rekisterinpitäjän lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi (Kuntalaki 2 ) - rekisteröidyillä on asiakas- tai palvelussuhde tai niihin rinnastettava asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan (yhteysvaatimus) - Liperin kunnan työ- tai palvelussuhteen perusteella 2
5. Rekisterin tietosisältö (Esim. rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero jne.) Yhteystietorekisteriin voidaan tallentaa: - rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero(t), sähköpostiosoite, henkilön ammattinimike, titteli, henkilön sukupuoli, henkilön äidinkieli, henkilön luottamustoimet, tiedot henkilön palkitsemisista (Liperin kunnan organisaatiossa), tiedot henkilön tehtävän hoitoon liittyvistä koulutuksista, historiakirja, organisaatiotiedot sekä jakelulistat. 6. Säännönmukaiset tietolähteet (Mitä tietoja saadaan, keneltä ja millä perusteella, esim. suostumus tai lainsäännös) Saapuneet ja lähteneet asiakirjat - yksityishenkilöt - yhteisöt - viranomaiset Organisaation sisällä syntynyt asia Yhteystietorekisterin tiedot: - luottamushenkilöiden yhteystiedot: suostumuksella suoraan luottamushenkilöiltä itseltään - Liperin kunnan Dynasty-käyttäjien yhteystiedot: työnantajan tiedoista - yhteistyökumppaneiden ja ulkoisten asiakkaiden yhteystiedot: joko asiakkaan itse ilmoittamana tai julkisen www-sivun välityksellä (yritysten ja yhteisöjen yhteystiedot) 3
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Ei ole. 8. Rekisterin suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen) Asia- ja asiakirjarekisteristä otettavat tulosteet on käsiteltävä ja säilytettävä asian julkisuusmäärityksen edellyttämällä tavalla. Salassa pidettävä aineisto on suojattava ulkopuolisen pääsyltä salassa pidettäviin tietoihin. Arkistotulosteet säilytetään keskusarkistossa, jonne on rajallinen pääsy keskusarkistosta vastaavan luvalla. B. ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus) Dynasty-asianhallintaohjelmaan myönnetään käyttöoikeudet esimiehen harkinnan mukaan, oikeudet asianhallintajärjestelmässä myöntää Dynastyn pääkäyttäjä. Dynasty-ohjelma on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojärjestelmän käytössä noudatetaan Dynastyn toimintatapaohjetta sekä Liperin kunnan tietoturvallisuudesta annettuja ohjeita. Henkilötietojen käytössä yhteystietorekisterin käyttäjien on noudatettava henkilötietolakia (523/1999). Laitteiden fyysisestä suojauksesta vastaa Pohjois-Karjalan Tietotekniikkakeskus Oy (PTTK). 4
9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen (Kuvataan tarkastusoikeuden sisältö HetiL 26-28 :n mukaisesti. Merkitään kenelle tarkastuspyynnöt osoitetaan) Henkilötietolain 26 :n mukaan jokaisella on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on henkilörekisteriin tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeuden rajoituksista säädetään henkilötietolain 27 :ssä. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot henkilötietorekisteristä, on suositeltavaa esittää kirjallinen omakätisesti allekirjoitettu pyyntö rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjän on varattava rekisteröidylle tilaisuus tutustua henkilöä koskeviin yhteystietorekisterin tietoihin tai annettava tiedot pyydettäessä kirjallisesti. Henkilötietolain 26 :n mukaan jokaisella on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on henkilörekisteriin tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeuden rajoituksista säädetään henkilötietolain 27 :ssä. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot yhteystietorekisteristä, on esitettävä kirjallinen omakätisesti allekirjoitettu pyyntö rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjän on varattava rekisteröidylle tilaisuus tutustua henkilöä koskeviin yhteystietorekisterin tietoihin tai annettava tiedot pyydettäessä kirjallisesti. 10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen (Kuvataan tiedonkorjaamisoikeuden sisältö HetiL 29 :n mukaisesti. Merkitään kenelle tiedonkorjaamispyynnöt osoitetaan) Rekisterinpitäjän on oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisteröity voi esittää tietojenkorjaamispyynnön rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen korjaamispyyntö on esitettävä joko kirjallisesti tai suullisesti ja riittävän yksilöidysti siten, että pyynnöstä käy ilmi mitä tietoja korjataan ja mitkä ovat oikeat tiedot. Rekisterinpitäjän on omaaloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisteröity voi esittää tietojenkorjaamispyynnön asianhallintasihteerille tai hallintotoimiston toimistosihteerille. 5
Tietojen korjaamispyyntö on esitettävä joko kirjallisesti tai suullisesti ja riittävän yksilöidysti siten, että pyynnöstä käy ilmi mitä tietoja korjataan ja mitkä ovat oikeat tiedot. 11. Muut mahdolliset oikeudet (Esim. HetiL 30 :ssä säädetty rekisteröidyn oikeus kieltää itseään koskevien hlötietojen käsittely. Merkitään kenelle kielto osoitetaan) Rekisteröidyllä on henkilötietolain 30 :n mukainen oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä rekisteröityä koskevia tietoja 30 :ssä mainittuihin käyttötarkoituksiin (suoramainonta, etämyynti, markkinaja mielipidetutkimus, henkilömatrikkeli ja sukututkimus). Liperin kunta ei luovuta henkilötietoja henkilötietolain 30 :ssä mainittuihin käyttötarkoituksiin (mm. suoramarkkinointi). 6