Digitaalinen taloushallinto yritysten kasvun ja kehittymisen tukena

Digitaalinen taloushallinto yritysten kasvun ja kehittymisen tukena Tutkimus digitaalisen taloushallinnon nykytilasta ja tulevaisuuden tarpeista pk-yrityksissä 1 / 33

Tutkimuksen toteuttivat Yhteistyössä Tutkimus on osa kaksivuotista MUKA-hanketta, jossa TietoAkseli Oy on osallisena. MUKA-hankkeen tavoitteena on pyrkiä tunnistamaan ja edistämään pk-yritysten kasvua ja muutoskyvykkyyttä edistäviä tekijöitä sekä ehkäistä mahdollisia muutoksen liittyviä haasteita. MUKA-hankkeen toteuttaa Jyväskylän ammattikorkeakoulu yhteistyössä Humap Oy:n kanssa. Hanketta rahoittaa Euroopan sosiaalirahasto ja Keski-Suomen ELY-keskus. 2 / 33 Visuaalinen ilme: Elisa Akselin copyright TietoAkseli Oy 2015

Johdanto Tutkimusraportti on koostettu TietoAkseli Oy:n ja Jyväskylän ammattikorkeakoulun toteuttaman kyselytutkimuksen tuloksista. Tutkimus toteutettiin valtakunnallisena verkkokyselynä syyskuussa 2015 ja siihen vastasi 400 pk-yrityksen omistajaa tai liiketoiminnasta ja taloushallinnosta vastaavaa henkilöä. Neljää eri teemaa käsittelevä raportti kokoaa yhteen taloushallinnon nykytilaa sekä tulevaisuutta pk-sektorilla. Taloushallinnon digitalisoituminen Taloushallinnon ulkoistaminen Raportti tarjoaa mielenkiintoista tietoa digitaalisen taloushallinnon hyödyistä ja alan tulevaisuuden tarpeista, niin yrityksen liiketoiminnasta ja taloushallinnosta vastaaville kuin alan toimijoillekin. Taloushallinnon haasteet Taloushallinnon tulevaisuus 3 / 33

Tiivistelmä tuloksista Tutkimuksen tulokset osoittavat, että vastanneista noin 80 % hyödyntää jo digitaalista taloushallintoa. Vaikka sähköistämisestä on alalla puhuttu jo vuosikymmenen ajan, on muutos kuitenkin tapahtunut vasta hiljattain. Suurin osa tähän kyselyyn vastanneista yrityksistä on siirtynyt digitaalisten palveluiden ja työvälineiden hyödyntämiseen viimeisen viiden vuoden aikana. Keskeisimmät tulokset Taloushallinnon digitalisoituminen Lähes kaikki vastanneet hyödyntävät jollain tavalla digitaalisuutta. Vain 3 % ei hyödynnä ollenkaan sähköisiä palveluita ja työkaluja. Noin 80 % yrityksistä on kattavasti digitaalisen taloushallinnon piirissä, koska ovat digitalisoineet osto- ja myyntilaskutusprosessinsa. Tulosten perusteella voidaan todeta, että taloushallintonsa digiaikaan siirtäneet yritykset ovat erittäin tyytyväisiä digitaalisuuden tuomiin hyötyihin. Digitaalinen taloushallinto nopeuttaa ja tehostaa taloushallinnon hoitamista, parantaa tiedon laatua ja helpottaa päätöksentekoa. Taloushallinnon ulkoistaminen 81 % vastaajista on ulkoistanut ainakin joitakin toimintojaan. Yleisimmin ulkoistetut toiminnot ovat: 67,4 % kirjanpito ja 48,2 % palkanlaskenta. Taloushallinnon pitäminen lähellä operatiivista toimintaa on huomattavasti suurempi syy olla ulkoistamatta, kuin hinta tai ulkoistamisen vaatima vaiva. Taloushallinnon haasteet Sisäiset henkilöriskit ja osaamisen jatkuvaan ylläpitoon panostaminen ovat merkittävimmät syyt ulkoistaa taloushallinto. Toisaalta myös ulkoistuskumppanin pienet resurssit nähdään riskinä. Tulevaisuuden tarpeet Pk-yritykset tarvitsevat tulevaisuudessa apua erityisesti yritysjärjestelyihin, verotukseen ja liiketoiminnan kehittämiseen liittyvissä kysymyksissä. Näitä asiantuntijapalveluja he ovat kiinnostuneita ostamaan taloushallinnon toimijoilta. 4 / 33

Digitaalinen taloushallinto nähdään erittäin hyödyllisenä Mahdollistaa tehtävien hoitamisen ajasta ja paikasta riippumatta 88% Parantaa raportoinnin laatua 85% vastaajista on lähes tai täysin samaa mieltä vastaajista on lähes tai täysin samaa mieltä Vähentää rutiinityön määrää Nopeuttaa ostolaskujen käsittelyä 84% 81% vastaajista on lähes tai täysin samaa mieltä vastaajista on lähes tai täysin samaa mieltä 5 / 33

6 / 33 Taloushallinnon digitalisoituminen

Digitalisoitumisen nykytila 100% 90% 80% 70% 60% Digitaalinen taloushallinto on laaja käsite, jolla tarkoitetaan taloushallinnon hoitamista nykyaikaisilla työvälineillä ja sähköisin prosessein. Selkein merkki digitaalisen taloushallinnon hyödyntämisestä on osto- ja myyntilaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen sähköisesti. 50% 40% 30% 20% 10% Myyntilaskujen lähetys verkkolaskuna Sähköiset viranomaisilmoitukset Tiliotteiden ja viitteiden sähköinen vastaanotto Sähköinen myyntilaskujen laatiminen Ostolaskujen vastaanotto verkkolaskuina Sähköinen ostolaskujen asiatarkastus ja hyväksyntä Automatisoitu kirjanpito Sähköinen matka- ja kululaskujen käsittely Reaaliaikainen ja porautuva raportointi Sähköinen työajan seuranta Verkkopalkkalaskelmat verkkopankkiin Sähköinen verkkomaksupalvelu Sähköinen budjetointi Varastonvalvonta Sähköiseen taloushallintoon integroitu kassajärjestelmä Sähköiseen taloushallintoon integroitu verkkokauppa Emme hyödynnä digitaalista taloushallintoa Vastaajista noin 80 %:in voidaan tulkita olevan kattavasti digitaalisen taloushallinnon parissa, koska he lähettävät ja vastaanottavat osto- ja myyntilaskut sähköisesti. Tästä voidaankin päätellä, että noin 20 % yrityksistä on digitaalisen taloushallinnon ulkopuolella. Digitaalisuuden merkkinä voidaan pitää osto- ja myyntilaskutusprosessin sähköistämistä. Vastaajista vain 3 % ei hyödynnä lainkaan digitaalisia palveluita ja työvälineitä. (Taulukko 1. Digitaaliset taloushallinnon palvelut) 7 / 33

Siirtyminen digitaaliseen taloushallintoon Sähköisestä taloushallinnosta on puhuttu jo pitkään aina 2000-luvun alusta lähtien. Viime vuosina digitalisaation käsite on yleistynyt, ja se kuvaakin sähköistä paremmin asian laajuutta ja monimuotoisuutta. Kyse ei ole vain sähköisten työvälineiden käyttöönotosta, vaan laajemmin digitaalisten palveluiden hyödyntämisestä, prosessien tehostumisesta ja lisäarvon luomisesta. 23,2% 32,0% Alle 2 vuotta 2-5 vuotta yli 5 vuotta Vaikka asia ei ole uusi, voidaan siirtymisen digitaaliseen taloushallintoon havaita tapahtuneen rytinällä. Jopa 44,8 % vastaajista on siirtynyt käyttämään digitaalisia palveluita ja työvälineitä 2-5 vuoden sisällä ja 23,2 % alle kahden vuoden aikana. 44,8% (Kaavio 1. Siirtyminen digitaaliseen taloushallintoon) Tässä kyselyssä tyypillisimmät taloushallinnon järjestelmät Basware Lemonsoft Procountor Talenom Online Tikon Visman Netvisor, Fivaldi, Passeli ja Nova 8 / 33

Digitalisoitumisen hyödyt Digitaalisen taloushallinnon hyödyt voidaan jakaa kolmeen teemaan: ajansäästöön, joustavuuteen ja tiedonlaadun parantumiseen. Taulukosta 2. nähdään, että digitaalisen taloushallinnon hyödyistä ollaan hyvin pitkälti samaa mieltä. Neljän väittämän kohdalla keskiarvo nousee peräti yli 4 ja kaikkien väittämien kohdallakin yli 3,5. (kaikkien väittämien keskiarvo on 4,02). Mahdollistaa tehtävien hoitamisen ajasta ja paikasta riippumatta Vähentää rutiinityön määrää Parantaa yrityksen raportoinnin laatua Nopeuttaa ostolaskujen käsittelyä Nopeuttaa myyntilaskutusta Vähentää virheiden määrää Tehostaa saatavien perintää Ajansäästö Esimerkiksi 83,8 % vastaajista on lähes tai täysin samaa mieltä väittämästä: Digitaalisen taloushallinnon hyödyntäminen vähentää rutiinityön määrää. Joustavuus Esimerkiksi 84,6 % vastaajista on lähes tai täysin samaa mieltä väittämästä: Digitaalisen taloushallinnon hyödyntäminen mahdollistaa tehtävien hoitamisen ajasta ja paikasta riippumatta. Auttaa tekemään parempia päätöksiä Alentaa kustannuksia 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5 Arvosteluasteikko 1=täysin eri mieltä - 5=täysin samaa mieltä (Taulukko 2. Käsitykset digitaalisen taloushallinnon hyödyistä) Tiedon laadun paraneminen Esimerkiksi 83,8 % vastaajista on lähes tai täysin samaa mieltä väittämästä: Digitaalisen taloushallinnon hyödyntäminen parantaa raportoinnin laatua. 9 / 33

Taloushallinnon ulkoistaminen 10 / 33

Ulkoistamisen aste 81% on ulkoistanut jossain muodossa....vain19% ei ole ulkoistanut taloushallintoaan 11 / 33

Ulkoistetut taloushallinnon toiminnot Tulokset kertovat, että yritykset ulkoistavat perinteiset lakisääteiset velvollisuudet hyvin, mutta muiden asiantuntijapalveluiden kuten reaaliaikaisen talousohjauksen ja raportoinnin (12,6 %) tai henkilöstöhallinnon palveluiden (4,5 %) ulkoistaminen ei ole vielä yleistä. Tämä voi johtua siitä ettei palveluja vielä tunneta tai ettei ulkoistamisesta saatavia hyötyjä tunnisteta. Kirjanpito on odotetusti ulkoistetuin toiminto. Sen jälkeen eniten ulkoistettuja toimintoja ovat veroilmoituksen laatiminen ja tilinpäätöksen tekeminen. Noin puolet yrityksistä (48,2 %) on ulkoistanut palkanlaskentansa. Kirjanpito 67,4% Taloushallinnon asiantuntijapalveluja ulkoistaa 42,9 % vastanneista. Tämä kertonee siitä, että perinteisten lakisääteisten toimintojen lisäksi yrityksillä on tarvetta syvempään taloushallinnon asiantuntijuuteen. Taloushallinnon asiantuntijapalvelut voivat liittyä esimerkiksi yrityksen kannattavuuden ja nykytilan analysointiin sekä budjetoinnin, maksuvalmiuden, yrityksen arvon tai taloushallinnon prosessien kehittämiseen. Taloushallinnolta vaaditaan entistä enemmän syvempää tietämystä ja konsultointia taloushallinnon eri osa-alueissa. Tilinpäätöksen tekeminen 66,2% Veroilmoituksen laatiminen 63,4% Palkanlaskenta 48,2% Taloushallinnon asiantuntijapalvelut 42,9% Perintäpalvelut 30,8% 12 / 33

Ulkoistetut taloushallinnon toiminnot Ostoreskontraprosessin on ulkoistanut 23 % vastanneista. Ostoreskontran ulkoistamisen merkitys todennäköisesti entisestään pienenee tulevaisuudessa taloushallinto-ohjelmien kehittyessä. Toimintaa voidaan prosessoida tehokkaasti myös yrityksensä itsensä toimesta vieläpä kohtalaisen merkittävillä ostolaskuvolyymeilla. Tulevaisuudessa ostoreskontran ulkoistamisesta hyötyvät eniten yritykset, joilla on merkittävä määrä laskuja ja laskun tarkastajia. Myyntilaskutuksen ja myyntireskontran ulkoistamisastetta voidaan pitää matalana (13,9 %). Tähän voi vaikuttaa ohjelmistojen kehittyminen, joka on tehnyt toimintojen hoitamisen yritysten sisällä yksinkertaiseksi ja tehokkaaksi. Ostoreskontra- ja maksuliikennepalvelut 23,0% Myyntilaskutus- ja myyntireskontrapalvelut 13,9% Myös maksumuistuttaminen ja perintään siirto on helppoa toteuttaa itse ainakin muutaman sadan myyntilaskun kuukausivolyymilla. Myyntilaskutukseen liittyy usein myös asiakassuhteisiin liittyviä herkkiä asioita. Tätä hiljaista tietoa voi olla haastavaa siirtää ja siksi toiminta pidetäänkin usein yrityksellä itsellään. Raportointi ja talousohjaus 12,6% Henkilöstöhallinnon palvelut 4,5% 13 / 33

14 / 33 Taloushallinnon haasteet

TOP3 ulkoiset haasteet * Henkilöriskit 29% Isot kustannukset 26% Puutteet sähköisen taloushallinnon palveluissa 15% 37% ei koe mitään ulkoistuskumppaniin liittyviä haasteita 15 / 33 *ulkoiseen taloushallintokumppaniin liittyvät haasteet

TOP3 sisäiset haasteet * Osaaminen 35% Resurssit 35% Henkilöriskit 29% 27% ei koe mitään haasteita sisäisen taloushallinnon järjestämisessä. 16 / 33 *taloushallinnon hoitamiseen liittyvät yrityksen sisäiset haasteet

TOP3 haasteet ohjelmistoissa * Kustannukset 28% Räätälöitävyys ja integraatiot 27% Osaaminen 23% 28% ei koe mitään ohjelmistoihin liittyviä haasteita. 17 / 33 *taloushallinnon ohjelmistoihin liittyvät haasteet

18 / 33 Taloushallinnon tulevaisuus

Tulevaisuuden tarpeet 1 Verotuksen 2 Yritysjärjestelyt 3 Liiketoiminnan 19 / 33 erityiskysymykset 36,1% Verokysymykset edellyttävät vahvaa lainsäädännön tuntemista sekä jatkuvaa osaamisen ja tiedon ylläpitämistä. Ennakointi ja veroriskien hallinta on monimutkaistuva haaste pk-yrityksille. Esimerkiksi verotuksen ennakkotiedon hakemisessa tai oikaisuvaatimuksen esittämisessä on asiantuntijan käyttäminen apuna kriittistä. 33,5% Erilaiset yritysjärjestelyt edellyttävät erikoisasiantuntemusta yritysanalyysien tekemisestä ja yrityksen arvon määrittämisestä sekä vahvaa lainsäädännön ja toimintaympäristön tuntemista. Yritysjärjestelyt tulevat ajankohtaiseksi usein eläköitymisen tai yrityksen kasvun myötä. Asiantuntevan kumppanin apu on arvokasta yritysjärjestelyprosessiin suunnittelussa ja mahdollisessa muutosten toteuttamisessa. kehittäminen 30,8% Toimintaympäristössä tapahtuvat nopeat muutokset tekevät reaaliaikaisen tiedon hyödyntämisestä ja liiketoiminnan ennustamisesta entistä tärkeämpää monella alalla. Liiketoiminnan kehittäminen on laaja käsite. Taloushallinnon asiantuntija voi auttaa erityisesti oikean ja oikea-aikaisen tiedon hyödyntämisessä kehittämistoimissa tai esimerkiksi yrityksen nykytilan analysoimisessa. Esimerkkinä liiketoiminnan kehittämisestä ovat controller -palvelut, joita taloushallintoalan toimijat ovat alkaneet tarjoamaan pk-yrityksille.

Tulevaisuuden tarpeet 4 Taloushallinnon 5 Kansainvälistymiseen 6 Raportointi 7 Henkilöstöhallintoon 20 / 33 prosessien kehittäminen 23,7% Vaikka vastanneet ovat jo hyödyntäneet melko hyvin digitaalista taloushallintoa, silti noin viidennes vastaajista kokee mahdollisesti kaipaavansa tulevaisuudessa ulkopuolisen kumppanin apua taloushallinnon prosessien kehittämisessä. Siirtyminen digitaaliseen taloushallintoon ei tarkoita automaattista pitkäkestoista autuutta. Jatkuva prosessien kehittäminen on auttaa yritystä ylläpitämään kilpailukykyään. liittyvät kysymykset 18,2% Kansainvälistymiseen liittyy paljon taloushallintoon ja lainsäädäntöön liittyviä erityiskysymyksiä, joissa kohdeympäristön tuntemus on erittäin tärkeää. ja talousohjaus 17,9% Muutokset toimintaympäristössä sekä teknologioiden kehittyminen ovat tehneet raportointisyklistä yrityksissä entistä nopeampaa. Yritykset tarvitsevat sekä oikeaa ja oikea-aikaista tietoa että konsultointia, jonka avulla tietoa pystytään tulkitsemaan oikein päätöksenteon tueksi. liittyvät kysymykset 17,9% Vain 4,5% vastanneista on tällä hetkellä ulkoistanut henkilöstöhallinnon asioita. Vastanneista 17,9% toteaa kuitenkin yrityksenä todennäköisesti tarvitsevan tulevaisuudessa ulkopuolisen kumppanin apua tässä hallinnon toiminnossa. Tämä kertookin siitä, että tarve henkilöstöhallinnon ulkoistamiseen olisi kasvamassa.

Johtopäätökset Mitkä ovat digitaalisen taloushallinnon hyödyt yrityksille? Tässä kyselytutkimuksessa digitalisoitumisen astetta voidaan pitää korkeana. Tulosten mukaan digitaalisuus ei ole enää tulevaisuutta vaan jo tätä päivää. Lisäksi tämän tutkimuksen puitteissa voidaan todeta, että digitaalinen taloushallinto voi tuoda yrityksille merkittävää lisäarvoa monestakin eri näkökulmasta katsoen. Tiedon tallennettavuus Aikaisemmin tositteet saattoivat löytyä tilitoimiston arkistosta. Nyt niihin on mahdollisuus päästä pilvipalvelun kautta porautumaan tulevinakin vuosina. Joustavuus ja tehokkuus Automatisaatio pienentää inhimillisten virheiden määrää ja tuo varmuutta ja tehokkuutta toimintaan. Työn tekeminen on lisäksi mahdollista ajasta ja paikasta riippumatta. Rutiinitöitä on helppo ulkoistaa, jolloin yritykselle jää enemmän aikaa keskittyä olennaisiin asioihin. Aikaisemmin laskutus saattoi olla merkittävä toiminto yrityksissä. Nyt myyntilasku on mahdollista tehdä esim. tablet-tietokoneella heti palvelun suorittamisen jälkeen, esimerkiksi työmatkalla. Tiedon ajantasaisuus ja vaikutukset johtamiseen Yritykset saavat myös merkittäviä hyötyjä reaaliaikaisesta raportoinnista ja porautumismahdollisuudesta. Kuten tulokset osoittavat, parhaimmillaan digitaalisuus auttaa päätöksenteossa ja yrityksen johtamisessa. 21 / 33 Mitkä ovat taloushallinnon ulkoistamisen hyödyt yrityksille? Kyselyyn vastanneista suurin osa ulkoistaa osin tai kokonaan taloushallintonsa. Ulkoistamisella yritykset hakevat tyypillisesti kustannussäästöjä ja asiantuntijuutta. Onnistunut ulkoistaminen voi saavuttaa molemmat tavoitteet. Yritys saa parhaimmillaan ulkoistamisesta merkittävää lisäarvoa toiminnalleen. Taloushallinnon prosesseja voidaan tehostaa ja taloushallinnon asiantuntijasta tulee pitkäaikainen kumppani johtamisen tueksi. Taloushallinnon ulkoistaminen vapauttaa myös yrityksen avainhenkilöiden aikaa liiketoiminnan kehittämiseen ja tuottavaan työhön. Sisäisesti hoidettu taloushallinto pitää toiminnon lähellä operatiivista toimintaa. On kuitenkin punnittava mitä hyötyjä tällä saavutetaan. Tyypillinen työnjako on, että kuukausikirjanpito on ulkoistettu, mutta yrityksessä säilytetään talousosaamista: esim. Talouspäällikkö. Jos talouspäällikön työ on kuitenkin pääasiassa kirjanpitoa, on havaittu työpanoksen kohdistuvan liiaksi rutiineihin. Tai vaihtoehtoisesti, talouspäällikkö onkin tosiasiassa kirjanpitäjä. Oheisessa taulukossa 3. on havainnollistettu viitteellistä tilitoimistopalveluiden hintatasoa. Hinta riippuu muun muassa asiakkaan liiketoiminnan koosta ja luonteesta sekä tuotettavista palveluista. Liikevaihto Hinta (% liikevaihdosta) 100 000 Alkaen 2,5 % 200 000 Alkaen 2,5 % 1 M Alkaen 1,5 % 5 M Alkaen 0,5 % 20 M Alkaen 0,5 % (Taulukko 3. Viitteellinen tilitoimistopalvelujen hintataso Lähde: Procountor 2015)

Johtopäätökset Mitä tutkimuksen tulokset kertovat taloushallinnon tulevaisuudesta? Digitalisaation voidaan ennakoida vaikuttavan taloushallinnon työhön ja palveluihin ainakin seuraavanlaisesti: Taloushallinnon toimialan tulevaisuus puhuttaa monella saralla. Työja elinkeinoministeriön julkaisussa (Pajarinen & Rouvinen 2014) todetaan kirjanpitäjien työn olevan muutoksen alaisena, varsinkin rutiininomaiset työtehtävät tulevat todennäköisesti häviämään. Myös kansainväliset tutkimukset ovat päätyneet samankaltaisiin tuloksiin. Esimerkiksi Oxfordin yliopiston artikkelissa todetaan, että seuraavan 20 vuoden aikana teknologia korvaa kirjanpitäjien työn 94% todennäköisyydellä (Frey & Osborne 2013). On realistista sanoa, että digitaalisuus on ajuri toimialan muutoksessa ja automaatiot tulevat korvaamaan osittain ihmisten tekemää rutiinityötä. Tulokset osoittavat, että muutos on ollut nopeaa. Suomen yli 3000 tilitoimiston työ tulee muuttumaan. Taloushallintotyö tulee keskittymään asiantuntijapalveluiden tuottamiseen Muutos ei tapahdu kuitenkaan itsestään ja edellyttää osaamisen kehittämistä. Automatisointi ei ole enää vain suurten yritysten etuoikeus vaan kaikkien tavoiteltavissa. Teknologinen paine tulee hävittämään ison osan taloushallinnon töistä. 22 / 33

Näin tutkimus tehtiin Tutkimuksen toteuttivat TietoAkseli Oy ja Jyväskylän ammattikorkeakoulu. Tutkimusyhteistyössä oli lisäksi mukana Suomen Yrittäjät, Kauppakamari ja Procountor Oy. Tutkimus on osa Muka-hanketta, jossa TietoAkseli on mukana. MUKA-hankkeen tavoitteena on pyrkiä tunnistamaan ja edistämään pk-yritysten kasvua ja muutoskyvykkyyttä edistäviä tekijöitä sekä ehkäistä mahdollisia muutokseen liittyviä haasteita. MUKA-hankkeen toteuttaa Jyväskylän ammattikorkeakoulu yhteistyössä Humap Oy:n kanssa. Hanketta rahoittaa Euroopan sosiaalirahasto ja Keski-Suomen ELY-keskus. Tutkimus toteutettiin valtakunnallisesti anonyymina verkkokyselynä Surveypal-kyselyohjelman avulla syyskuussa 2015. Vastauksia tuli 396 kpl. Kyselyä jaettiin avoimesti sosiaalisessa mediassa, sähköpostilla ostetulle yritysrekisterille sekä yhteistyökumppanien kautta. Jakelun laajuus on noin kymmenen tuhatta yritystä. Kysely sisälsi 12 kysymystä (11 monivalintaa ja yksi avoin). Osassa monivalintakysymyksistä vastaaja pystyi valitsemaan useamman vastausvaihtoehdon (mm. taloushallinnon ulkoistetut toiminnot, digitalisoidut palvelut sekä taloushallintoon liittyvät haasteet). Tutkimuksen luotettavuuden kannalta on huomioitava, että vastaajiksi on voinut mahdollisesti valikoitua helpommin yrityksiä, joissa taloushallinnon digitalisoituminen on ajankohtaista tai jo toteutunutta. 23 / 33

Mitä taloushallinnon ulkoistamisessa ja digitalisoimisessa kannattaa huomioida? Miten yritys varmistaa hyödyt taloushallinnon digitalisoimisesta? Miten yritys varmistaa hyödyt taloushallinnon ulkoistamisesta? Miten taloushallinnon toimijat voivat palvella pk-yrityksiä tulevaisuudessa?

Miten yritys varmistaa hyödyt taloushallinnon digitalisoimisesta? 1. Ohjelmiston valinta määrittää paljon. Valitse taloushallinnon ohjelmistot yrityksesi tarpeisiin nähden oikein: Mieti millaista yritystoimintaa pyörität, mitä ja miten laskutat, tarvitsetko projektinhallintaa, massa- tai koontilaskutoiminnallisuuksia, integrointeja muihin ohjelmiin, toiminnanohjausta yms. 2. Automatisoi prosessit. Lähetä osto- ja myyntilaskut verkkolaskuina. Pdf-laskujen lähettäminen sähköpostilla ei ole aidosti digitaalista toimintaa eikä tuo hyötyjä yrityksellesi. 3. Varmista kumppanin osaaminen. Käytä tilitoimistoa, joka osaa hyödyntää sähköisiä taloushallinnon työkaluja. Älä maksa siitä, että tilitoimistosi tekee helposti automaationa hoidettavia töitä käsityönä. 4. Panosta haltuunottoon ja ota kaikki irti digitaalisesta taloushallinnosta. Siirtymisvaiheessa sitoudu työvälineiden käyttämiseen ja varmista riittävä koulutus. Pelkkä työvälineiden käyttöönotto ei takaa hyötyjä. Työkaluja on myös osattava käyttää. Panostaminen käyttäjien kouluttamiseen ja sitouttamiseen kannattaa. 25 / 33

Miten yritys varmistaa hyödyt taloushallinnon ulkoistamisesta? 1. Mieti, kuinka paljon lasket arvoa omalle työajallesi. Entä kuinka paljon sinun kannattaa investoida taloushallinnon tietojärjestelmiin? 2. Mitä hyötyä saat taloushallinnon pitämisenä sisäisenä toimintona? Rutiininomaiset työt olisi luultavasti järkevämpää ulkoistaa, jolloin aikaa voidaan käyttää yrityksen kehittämiseen ja tuottavaan työhön. 3. Osto- ja myyntireskontran ulkoistaminen kannattaa laskumäärien ollessa suuria. Osto- ja myyntilaskutuksen hoitaminen on helppoa sähköisten järjestelmien avulla yrityksissä sisäisestikin. Suurimpia hyötyjä ulkoistamisesta saavat yritykset, joilla on merkittävä määrä laskuja ja laskuntarkastajia. 4. Pohdi omia tavoitteistasi suhteessa tilitoimistoon. Millaisia tavoitteita asetat palvelun laadulle ja mitä palveluita tilitoimiston pitää pystyä tuottamaan. Varaudu myös tulevaisuuden eri vaihtoehtoihin. Selvitä pystyykö tilitoimisto vastaamaan yrityksesi kaikkiin kehitysvaiheisiin, myös mahdolliseen kasvuun ja omistusjärjestelyihin. 26 / 33

Miten taloushallinnon toimijat voivat palvella pk-yrityksiä tulevaisuudessa? 1. Taloushallinnon digitalisoiminen on tilitoimistojen velvollisuus. Yritysten ei kannata maksaa automaationa hoidettavien töiden tekemisestä käsityönä. 2. Tilitoimistojen työ muuttuu. Tilitoimistot voivat vaikuttaa yritysten tulevaisuuteen tarjoamalla reaaliaikaista tietoa ja osaamista, jonka avulla on mahdollista tehdä parempia päätöksiä. Asiantuntijoiden osaamista täytyy kehittää vastaamaan muuttuvia palvelutarpeita. 3. 4. Digitalisoiminen ei ole ainoastaan tekniikan käyttöönottoa. Vaikka digitalisaatio hävittää rutiinitöitä tilitoimistoista, taloushallinnon ammattilaisia tarvitaan edelleen. Pelkkä informaatio ei takaa hyötyjä vaan se on jalostettava ymmärrykseksi ja osaamiseksi. Yritys tarvitsee henkilökohtaista kontaktia, ihmistä joka neuvoo ja varmistaa, että tietoa hyödynnetään oikein. Digitalisaatio ei ole enää kilpailuetu tilitoimistoille. Jo kaikki aikaansa seuraavat tilitoimistot ovat siirtyneet tavalla tai toisella digitaalisuuden piiriin palvellaakseen asiakkaitaan. Enää se ei ole erottautumistekijä, jolla voi saavuttaa etua suhteessa kilpailijoihin. Yritykset ovat kiinnostuneita esimerkiksi verotukseen ja yritysjärjestelyihin liittyvistä palveluista. Taloushallintopalveluita tarjoavat yritykset voivat erottautua toisistaan korkeamman asiantuntemuksen palveluilla ja kilpailemalla tilintarkastusyhteisöjen kanssa yhä voimakkaammin tulevaisuudessa. 27 / 33

Lähteet BDO, 2015. Taloushallinnon ulkoistaminen keskisuurissa yrityksissä tutkimusraportti. Saatavissa: http://www.bdo.fi/sites/default/files/bdo_raportti_web.pdf Frey, C. & Osborne, M. 2013. The Future of Employment: How Susceptible are Jobs to Computerisation? University of Oxford, OMS Working Papers. Saatavissa: http://www.oxfordmartin.ox.ac.uk/publications/view/1314 Pajarinen, M. & Rouvinen, P. 2014. Uudet teknologiat ja työ. Teoksessa L. Pentikäinen (toim.) Katsaus suomalaisen työn tulevaisuuteen. Työ- ja elinkeinoministeriön julkaisuja 30/2014. Edita Publishing. Saatavissa: https://www.tem.fi/files/40889/30_2014_tem_katsaus_suomalaisen_tyon_tulevaisuuteen_25082014.pdf Procountor Oy. 2015. Ystävällinen taloushallinto. Ammattilaisen käsikirja sähköistymisestä. 2. painos. 28 / 33

Liite 1. Kyselyn taustatiedot Vastaajan ikä ja rooli yrityksessä 53,8% yrityksenomistajia Alle 25v toimitusjohtajia 33,1% 25-35v 36-45v 46-55v Yli 55v 18,4% osakkaita hallituksen puheenjohtajia 14,6% 14,9% talouspäälliköitä hallituksen jäseniä 12,9% 7,1% talousjohtajia kirjanpitäjiä 6,1% 5,1% controllereita 29 / 33

Liite 1. Kyselyn taustatiedot Yrityksen henkilömäärä 30,1% 11-49 henkilöä 62,6% alle 10 henkilöä 4,8% 50-99 henkilöä 2,5% 100-250 henkilöä 30 / 33

Liite 1. Kyselyn taustatiedot Yrityksen liikevaihto alle 1 milj. euroa 58,8% 2-5 milj. euroa 30,3% 6-10 milj. euroa 7,8% 11-25 milj. euroa 2,3% 26-50 milj. euroa 0,8% 31 / 33

Liite 1. Kyselyn taustatiedot Yrityksen ikä 16,2% yrityksistä on 0-4 vuotta 18,2% yrityksistä on 5-9 vuotta 26,3% yrityksistä on 10-20 vuotta 39,4% yrityksistä on yli 20 vuotta 32 / 33

Liite 1. Kyselyn taustatiedot Yrityksen toimiala Muu palveluliiketoiminta 16% Informaatio ja viestintä 13,1% Hallinto- ja tukipalvelutoiminta 11,1% Ammatillinen, tieteellinen ja tekninen toiminta yms. 10,6% Teollisuus 9,6% Majoitus ja ravitsemustoiminta 6,3% Terveys- ja sosiaalipalvelut 5,9% Kiinteistöalan toiminta 5,6% Tukku- ja vähittäiskauppa, moottoriajoneuvojen ja moottoripyörien korjaus 4,9% Kuljetus ja varastointi 4,8% Rakentaminen 3,6% Taiteet, viihde ja virkistys 2,7% Koulutus 2,0% Sähkö- kaasu- ja lämpöhuolto, jäähdytysliiketoiminta 1,9% Rahoitus- ja vakuutustoiminta 0,8% Maatalous, metsätalous ja kalatalous 0,5% Vesihuolto, viemäri- ja jätevesihuolto, jätehuolto 0,3% Kaivostoiminta ja louhinta 0,3% 0% 5% 10% 15% 33 / 33