Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 3/2008 1 (5) OHJAUSRYHMÄN KOKOUS 3/2008 Aika 15.9.2008 klo 12.00 15.00 Paikka Läsnä Esittelijä Kansalliskirjasto, Fabianian kokoushuone, Yliopistokatu 1, 2krs, Huone C222 Mauri Ylä-Kotola, rehtori, Lapin yliopisto, puheenjohtaja Kristiina Hormia-Poutanen, kirjastoverkkopalveluiden johtaja, Kansalliskirjasto Päivi Keränen, hallituksen puheenjohtaja, SAMOK/HAMOK Hannele Hermunen, opetusneuvos, OPM Päivi Kytömäki, ylikirjastonhoitaja, Oulun yliopisto Timo Luopajärvi, pääsihteeri, ARENE ry Marja Malminen, kirjastotoimenjohtaja, Lahden kaupunginkirjasto Pirkko Nuolijärvi, johtaja, Kotimaisten kielten tutkimuskeskus Hannele Niemi, vararehtori, Helsingin yliopisto Pirjo Sutela, kehityspäällikkö, Tietoratkaisut VTT Iris Tahvanainen, tietopalvelupäällikkö, EVTEK ammattikorkeakoulu Tapio Varis, professori, Tampereen yliopisto Barbro Wigell-Ryynänen, kirjastotoimentarkastaja, OPM Anu Anthoni, taloussihteeri, Kansalliskirjasto, sihteeri Arja Tuuliniemi, erikoissuunnittelija, Kansalliskirjasto Asiantuntijat Paula Mikkonen, suunnittelija, Kansalliskirjasto Ari Rouvari, pääsuunnittelija, Kansalliskirjasto Poissa Esityslista 1. Kokouksen avaus 2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Hyväksyttäneen pöytäkirja (Liite 1). 3. Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluja koskeva asiakaskysely Kansalliskirjasto toteutti asiakaskirjastoille suunnatun kyselyn Kansallisista kirjastoverkkopalveluista 14.4. 16.5.2008. Kyselyn tarkoituksena oli selvittää kirjastojen tyytyväisyyttä kansallisiin kirjastoverkkopalveluihin sekä kerätä palautetta palvelujen kehittämiseksi. Vastauksia saatiin 664 kappaletta, näistä 189 yliopistokirjastoista, 120 ammattikorkeakoulukirjastoista, 293 yleisistä kirjastoista sekä 47 julkisrahoitteisista erikoiskirjastoista. Muista organisaatioista saatiin lisäksi 15 vastausta.
Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 3/2008 2 (5) FinELibin palveluista Nelli-portaali tunnettiin hyvin (85 %), aineistohankinnan ja Halti-tietokannan tunnettuus oli heikompi (30 40 %). Yleisten kirjastojen vastaajista vain pieni osa tunsi aineistohankinnan palvelut. Tärkeinä pidettiin kaikkia FinELibpalveluja, hankintapalvelut arvioitiin tärkeimmiksi (3.6 3.7 asteikolla 1-4), Nelli ja Halti hieman vähemmän tärkeiksi (3.3, 3.4). Onnistuminen aineistohankinnassa arvioitiin arvosanoin 2.8 2.9, Nelli ja Halti 2.4, 2.5. Kyselyn vastausten perusteella kehittämiskohteiksi nousivat Halti-tietokanta, Nelliportaali sekä aineistojen käyttöehdoista tiedottaminen. (Liite 2). Käyttäjäkyselyn lisäksi kirjastoverkkopalvelut toteutti maalis-huhtikuussa 2008 kirjastojen asiakkaille suunnatun kansallisen asiakaskyselyn. Kyselyllä kerättiin tietoa kirjastopalvelujen käytöstä, asiakastyytyväisyydestä sekä palvelujen vaikutuksista. Kyselyyn saatiin kirjastojen asiakkailta kaikkiaan 21 758 vastausta, joista ammattikorkeakoulukirjastoista 11 618, erikoiskirjastoista 1248, yleisistä kirjastoista 4822 ja yliopistokirjastoista 4070. Kyselyn raportit on toimitettu kyselyyn osallistuneille kirjastoille. Yleisille kirjastoille on laadittu raportti maakuntatasolla. (Liite 3). Paula Mikkonen esittelee kyselyn tuloksia. Käydään lähetekeskustelu kyselyn aiheuttamista toimenpiteistä FinELib-konsortion osalta. 4. Kysely toimintaympäristön muutoksista Verkkokysely FinELibin jäsenorganisaatioille toimintaympäristön muutoksista toteutettiin 2.6. 31.8.2008. Kyselyllä pyrittiin selvittämään, mitä toimintaympäristön muutoksia kirjastot pitävät e-aineistohankinnan kannalta tärkeimpinä ja miten lisensiointia tulisi muuttaa, jotta se paremmin palvelisi kirjastojen kehysorganisaatioiden käyttäjiä. Kyselyllä selvitettiin myös kirjastojen näkemyksiä e- aineistohankinnan valtakunnallisesta työnjaosta. Kyselyyn tuli määräaikaan mennessä 78 vastausta; 18 ammattikorkeakoulusta, 14 tutkimuslaitoksesta, 27 yleisestä kirjastosta sekä 16 yliopistosta. Arja Tuuliniemi esittelee alustavia tuloksia kyselystä. Käydään lähetekeskustelu mahdollisista muutoksista lisensiointiin. 5. Keskitetty aineistomääräraha
Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 3/2008 3 (5) Yliopistojen keskitetyn määrärahan jakoperusteita muutettiin yliopistokirjastojen neuvoston päätöksellä (29.5.2008) vuoden 2009 alusta lukien seuraavasti: 1. Yliopistojen FinELib-aineistomäärärahan jaossa otetaan vuoden 2009 alusta lukien käyttöön malli, jossa kertaostolla hankittujen aineistojen vuosilisenssit maksetaan keskitetysti aineistomäärärahasta ja jäljelle jäävästä määrärahasta 50 % kohdennetaan Elsevierin Freedom-kokoelmaan ja 50 % yliopistoille käytettäväksi FinELib-aineistohankintaan. Yliopistot ilmoittavat FinELib-palveluyksikölle 1-5 aineistoa / yliopisto, joihin käyttäjämäärien perusteella jaettava määräraha kohdennetaan. Hallintotyötä vähentää, jos kohdennettavia aineistoja on mahdollisimman vähän. Yliopiston käyttäjälukujen perusteella jaettava aineistomääräraha on mahdollista kohdentaa kokonaan yhteen aineistoon. Uuteen jakomalliin siirrytään vuoden 2009 alusta lukien ilman siirtymäkautta. 2. Avoimen yliopiston määrärahan jakoon ei tehdä muutoksia, vaan määräraha jaetaan avoimen yliopiston käyttäjämäärien suhteessa myös vuodesta 2009 lukien. Yliopistot ilmoittavat palveluyksikölle 1-2 aineistoa, joihin avoimen yliopiston määräraha kohdennetaan. Ammattikorkeakoulujen keskitetty määräraha on jaettu vuosittain ammattikorkeakoulukirjastoilta tulleen jakomallin mukaisesti. Malli perustuu aineistokohtaiseen jakoon, jossa aineistoittain ilmoitetaan euromääräinen määrärahaosuus. Palveluyksikkö jakaa määrärahan tilaaville organisaatioille maksuosuuksien suhteessa ja laskee valuuttamääräisissä aineistoissa summat euroina. Vuoden 2008 alhaisen dollarin kurssin vuoksi osassa aineistoja määrärahaosuus ylitti organisaation maksuosuuden. Tämän vuoksi ammattikorkeakoulujen oli päätettävä kesken vuoden uusista aineistoista joille määrärahaa kohdennetaan. Arja Tuuliniemi esittelee aineistomäärärahan prosesseja. Keskustellaan prosesseista ja niiden kehittämisestä. 6. Konsortion kustannustenjakomalli Konsortion sisäistä kustannustenjakomallia sovelletaan vuonna 2008 seuraavissa aineistosopimuksissa: ABI, ACS, Blackwell, IEL, EBSCOn Academic Search / Business Source, Emerald, SpringerLink ja Wiley. Kokoelmissa ja hinnoittelumalleissa tapahtuneiden muutosten vuoksi on tarpeen arvioida konsortion kustannustenjakomallin käyttöä muutamien aineistojen osalta. Ohjausryhmän kokouksessa 3/2007 sovittiin, että kustannustenjakomallin soveltamisesta ACS-, Academic Search / Business Source- ja Wiley/Blackwell -aineistoihin tehdään päätös vuoden 2008 aikana. Aineistoista on saatu ensimmäiset tarjoukset vuodelle 2009, mutta aineistoneuvottelut kustantajien kanssa ovat vielä kesken.
Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 3/2008 4 (5) Arja Tuuliniemi esittelee konsortion aineistoissa käytössä olevia hinnoittelumalleja sekä ACS-, Academic Search / Business Source- ja Wiley/Blackwell aineistojen hinnoittelumalleissa ja kokoelmissa tapahtuneita muutoksia. (Liite 4). Keskustellaan hinnoittelumalleista ja kustannustenjakomallin käytöstä ACS-, EBSCOn Academic Search / Business Source- ja Wiley/Blackwell-aineistojen osalta. Päätetään ACS-, EBSCOn Academic Search / Business Source- ja Wiley/Blackwellaineistojen osalta jaetaanko kustannukset edelleen seuraavalla sopimuskaudella konsortion oman kustannustenjakomallin mukaan. 7. FinELibin talous Ohjausryhmän edellisessä kokouksessa 2/2008 keskusteltiin FinELibin taloudesta ja päätettiin pyytää Kansalliskirjastolta Kansalliskirjaston johtokunnan kokouspöytäkirja 6.2.2008 sekä talousraportti seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen. Johtokunnan kokouksen pöytäkirja 6.2.2008 hyväksytään vasta seuraavassa johtokunnan kokouksessa ja tämän vuoksi pöytäkirjaa ei vielä voida toimittaa. Liitteenä kuitenkin ote esityslistasta. Esittelyssä mainitut asiat ja talousraportti tulivat johtokunnan yksimielisesti hyväksymiksi. (Liite 5). Arja Tuuliniemi esittelee Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalvelut-tulosalueen talousraportin (tilanne 31.5.2008) ja johtokunnan esityksen. Keskustellaan raportista ja esityksestä. 8. Kansalliskirjaston hallinto- ja kehittämispalvelujen kehittäminen Kansalliskirjaston johtokunnan 18.1.2008 hyväksymässä Kansalliskirjaston henkilöstösuunnitelmassa vuosille 2008 2015 kuvataan Kansalliskirjaston tulosalueiden muutosnäkymiä. Suunnitelman mukaan Kansalliskirjaston hallinto- ja kehittämispalvelujen tulevaisuuteen vaikuttaa mm. yliopiston oman palvelukeskuksen tuleva palvelutarjonta ja kirjaston oman hallintopalvelun sisäinen kehittäminen keskittämistä lisäämällä tai hajautusta jatkamalla. Kirjasto joutuu palvelukeskuksen osalta noudattamaan yliopiston yleisiä linjauksia ja sen mukaisesti siirtämään mm. talous- ja tietoteknisiä palveluja sinne. Vuoden 2011 loppuun mennessä tämä tarkoittaa arviolta 3-4 henkilön siirtymistä palvelukeskukseen. Painopiste kirjaston hallintotehtävissä kohdistuu jatkossa entistä enemmän strategiseen palvelujen kehittämiseen ja yhteisten suunnittelutyökalujen tuottamiseen talouden ja toiminnan yleiseksi tehostamiseksi. Erityiset painopisteet ovat talouteen,
Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 3/2008 5 (5) henkilöstöön ja viestintään liittyvä strateginen suunnittelu. Muita osaamisalueita ovat verkkopalveluosaaminen ja turvallisuusasiantuntemus. Eläköitymisen kautta tapahtuvat poistumat kohdistuvat tukipalveluissa erityisesti vahtimestaripalveluihin. Kristiina Hormia esittelee Kansalliskirjaston henkilöstösuunnitelman linjauksia. Keskustellaan hallintopalvelujen kehittämisen mahdollisista vaikutuksista FinELibkonsortion toimintaan ja sovitaan mahdollisista jatkotoimenpiteistä. 9. Tiedotusasiat 8.1 Rakenteellisen kehittämisen hanke - tilannekatsaus 8.2 Kansallinen digitaalinen kirjasto - tilannekatsaus 8.3 IGeLU 2008, Madrid (http://igelu2008.csic.es/) 9. Muut asiat 10. Ohjausryhmän seuraava kokous 11. Kokouksen päättäminen LIITTEET Liite 1: Edellisen kokouksen 2/2008 pöytäkirja Liite 2: Asiakaskysely (http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/koordinointi/asiakaskysely2008.html) Liite 3: Käyttäjäkysely (http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/koordinointi/kayttajakysely2008.html) Liite 4: Hinnoittelumalleja (jaetaan kokouksessa) Liite 5: Ote Kansalliskirjaston johtokunnan kokouksen 6.2.2008 esityslistasta