Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 2/2007 1 (8) KONSORTIORYHMÄN PÖYTÄKIRJA Aika 15.5.2007 klo 10.00 13.00 Paikka Läsnä Fabianian auditorio, Yliopistonkatu 1, 2. krs Mirja Iivonen, ylikirjastonhoitaja, Tampereen yliopiston kirjasto, puheenjohtaja Sinikka Luokkanen, tietopalvelupäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu Minna Liikala, tietopalvelun ryhmäpäällikkö, Stakes Jukka Lindeman, informaatikko, KTL Pirjo Lipasti, informaatikko, Helsingin kaupunginkirjasto Ulla Ohvo, tietopalvelupäällikkö, Etelä-Karjalan ammattikorkeakoulu Mervi Pekkala, palvelupäällikkö, Oulun kaupunginkirjasto Maria Schröder, kirjastonjohtaja, Svenska Handelshögskolan Arja Tuuliniemi, erikoissuunnittelija, Kansalliskirjasto Anu Anthoni, taloussihteeri, Kansalliskirjasto, sihteeri Asiantuntijat Ari Alkio, suunnittelija, Kansalliskirjasto Päivi Jokitalo, suunnittelija, Kansalliskirjasto Paula Mikkonen, suunnittelija, Kansalliskirjasto Kaisa Tamminen, taloussuunnittelija, Kansalliskirjasto Poissa Ari Rouvari, pääsuunnittelija, Kansalliskirjasto Päivi Jokitalo, suunnittelija, Kansalliskirjasto Esityslista 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Mirja Iivonen avasi kokouksen. Taloussuunnittelija Kaisa Tamminen ja suunnittelija Ari Alkio esittäytyivät konsortion jäsenille. 2. Neuvoteltavat aineistot vuodelle 2008 FinELibin asiantuntijaryhmät ovat tehneet priorisoidut aineistoesityksensä vuoden 2008 aineistoneuvotteluihin mukaan otettavista aineistoista. Palveluyksikössä on laadittu esitysten pohjalta lista aineistoista, joista aloitetaan neuvottelut vuodelle 2008. Arja Tuuliniemi esittelee palveluyksikön esityksen neuvotteluihin valittavista aineistoista. (Liitteet 1,2) Päätetään aineistot, joista aloitetaan neuvottelut vuodelle 2008.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 2/2007 2 (8) Arja Tuuliniemi kertoi, että kultakin asiantuntijaryhmältä on pyydetty sektoreittain esitystä kahdesta aineistosta. Arja Tuuliniemi esitteli aineistot ja kertoi, että aineistokonsortio voidaan muodostaa mikäli vähintään neljä organisaatiota tilaa aineiston. Keskusteltiin valittavista aineistoista. Katsottiin, että neuvoteltavaksi ehdotettuja aineistoja on resursseihin nähden määrällisesti liian paljon ja että niitä tulee karsia. Päätettiin, että neuvotteluihin otetaan seuraavat aineistot: Taylor & Francis Online Journals, Integrum, RT-kortisto / KHNet, Lippincott, PressDisplay ja Antrosource. Seuraavien aineistojen kohdalla selvitetään, onko aineistoista edellytyksiä solmia FinELib-sopimus: ArtStor, Agu Journals, Talentumin lehtiarkisto ja Terveysportti. Lisäksi aineistojen uusintaneuvottelujen yhteydessä neuvotellaan seuraavista aineistoista: Edilexin lisäaineistona lehdet Oikeus ja JFT, CABI Global Health (vuodelle 2009), Elsevier books sekä Tilastokeskuksen maaseutuindikaattorit. 3. FinELibin toiminnan puolivuotiskatsaus Arja Tuuliniemi esittelee katsauksen vuoden 2007 toimintaan toimintasuunnitelman pohjalta. Taloussuunnittelija Kaisa Tamminen esittelee talousosion. (Liitteet 3,4,5) Keskustellaan toiminnan puolivuotiskatsauksesta. Arja Tuuliniemi esitteli katsauksen. Toimintaympäristön muutosten ja tietoympäristön prosessien tuntemisen osalta hän kertoi, että syksyn konsortioryhmän ja ohjausryhmän kokouksiin palveluyksikkö valmistelee katsauksen kustannustoimialan muutoksista sekä tiedepolitiikan vaikutuksista toimialalla. Arja toivoi keskustelua kirjastojen prosessikuvausten hyödyntämisestä ja tietoa siitä missä yliopistoissa prosessikuvauksia tehdään. Mirja Iivonen kertoi, että Tampereen yliopistossa prosessikuvaustyö on meneillään. Päätettiin, että tiedustellaan yliopistokirjastojen työvaliokunnalta missä muissa yliopistokirjastoissa prosessikuvauksia tehdään vuonna 2007. Asiakkaiden tarpeiden tunnistamista pidettiin tärkeänä. Keskusteltiin palveluyksikön ja konsortion jäsenkirjastojen roolista informaatiolukutaidon edistämisessä. Todettiin, että palveluyksikön tehtävä on edistää aineistojen käyttöä järjestämällä aineistokoulutuksia. Mirja Iivonen kertoi, että aineistojen käytön edistäminen tekee informaatiolukutaidon opetuksen oleelliseksi ja että vastuu opetuksesta on kirjastoilla. Informaatiolukutaito on myös kirjattu yliopistokirjastojen strategiaan. Päätettiin ottaa informaatiolukutaidon mittari esiin tieteellisten kirjastojen yhteistilaston KITT-ohjausryhmässä.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 2/2007 3 (8) Maria Schröder toivoi, että informaatiolukutaidon mittarikäsitettä konkretisoidaan niin että tiedämme mitä mitataan ja sitä kautta toimenpiteet selkenisivät. Mirja Iivonen totesi, että käsitteestä on olemassa standardi. Päätettiin, että FinELibkonsortion ensi vuoden tavoitteisiin otetaan mukaan katsaus informaatiolukutaidosta. Viestinnän osalta Arja Tuuliniemi kertoi, että Kansalliskirjaston www-sivujen uudistus siirtyy teknisistä syistä. FinELibin yleisesite ja strategiaesite ovat valmistuneet. Keskusteltiin perusaineistotiedottamisesta. Perusaineistojen kartoitus on tehty ja aineistot on määritelty. Toimivan palveluyksikön kehittämiseen on panostettu ja mm. aineistojen hallintatietokantaa Haltia on kehitetty. Haltin kehittämiseksi on perustettu asiakastyöryhmä, jonka kautta saadaan jäsenorganisaatioiden kehittämistoiveet esiin. Verkkoaineiston hankinnan prosessikaavio on tehty osana Helsingin yliopiston laatutyötä. Päätettiin että konsortioryhmän syksyn kokouksessa keskitytään viestintään. Päätettiin myös, että jokainen konsortioryhmän jäsen miettii tahollaan ideoita parhaista viestintäkäytänteistä syksyn kokoukseen. Arja Tuuliniemi kertoi kokeiluista ja piloteista. Virtuaali- Mandan teko käynnistyi Nelli-toimistossa toukokuussa ja työllä on yleisten kirjastojen neuvoston tuki. Käyttöön Virtuaali- Manda saataneen syksyllä. Pohjanportti-portaalissa kokeillaan aineistojen etäkäyttöä. Oppimisalustoista Moodlen kanssa päästään tuotantoon syksyllä, Oodin käyttöönotto siirtyy uuden version myötä todennäköisesti vuodelle 2008. Osaamiskartoituksia laaditaan yliopistokirjastoissa ja tavoitteena on saada ne tänä vuonna tehdyksi. Ammattikorkeakoulukirjastojen strategiaan sisältyy myös osaamiskartoitukset. Arja Tuuliniemi kertoi alkukauden 2007 talousraportista. Konsortioryhmässä esitelty talousraportti pohjautuu huhtikuun lopun tilanteeseen. Arja Tuuliniemi kertoi ammattikorkeakoulujen ja yleisten kirjastojen aineistolaskutuksesta toteutuneen vasta osan, koska laskutus on viivästynyt yleisten kirjastojen laskutusuudistuksen vuoksi. Kun kaikki tiedot on tarkistettu, voidaan laskutus aloittaa. 4. Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen FTE-lukujen laskentatavan muutos FinELibissä on toiminnan alusta lähtien ollut käytössä FTE-lukujen laskennassa opetusministeriön kanssa sovitut laskentakaavat sekä yliopistoille että ammattikorkeakouluille. Opetusministeriö on ottanut käyttöön FTE-lukujen käytön osana korkeakoulujen tilastointia ja yliopistojen KOTA-tietokannassa luvut on julkaistu ensimmäisen kerran syksyllä 2005. FinELibin käyttämät FTE-luvut on yhdenmukaistettava opetusministeriön uusien lukujen kanssa. Tämä tarkoittanee FTElukujen kasvua. Arja Tuuliniemi esittelee uudet FTE-luvut ja niiden laskennan perusteet. Otettaneen käyttöön opetusministeriön FTE-lukujen kanssa linjassa olevat uudet FTEluvut vuoden 2008 alusta lukien. (Liite 6)
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 2/2007 4 (8) Arja Tuuliniemi kertoi että nyt FinELibin käytössä olevat FTE-luvut on laskettu yhdessä opetusministeriön kanssa sovitun laskentakaavan mukaan. Kaavassa on otettu huomioon poissaolevat ja osa-aikaiset opiskelijat. Opetusministeriö on nyt ottanut käyttöön FTE-luvut sekä yliopisto- että ammattikorkeakoulutilastoissa. Korkeakoulutilastoissa olevat uudet FTE-luvut on laskettu eri tavalla kuin FinELibin käyttämät FTE-luvut. Palveluyksikkö on neuvotellut uusien FTE-lukujen laskentaperusteista opetusministeriön kanssa. Neuvottelujen perusteella näyttää siltä, että uusia FTE-lukuja ei ole perusteltua käyttää sellaisenaan aineistohankinnassa vaan FTE-lukuja on muutettava vastaamaan mm. opiskelijoiden opintosuorituksia. Arja Tuuliniemi esitteli palveluyksikön tekemän esityksen uusiksi FTE-luvuiksi. Esityksen pohja on tehty, kuten liitteessä 6 on kuvailtu. Laskelmissa ovat mukana ammattikorkeakouluissa erikoistumisopintoja suorittavat ja opettajankoulutuksessa olevat opiskelijat. Yliopistojen täydennyskoulutusopiskelijat eivät sisälly laskelmiin eikä opiskelijoilla ole pääsyä aineistoihin. Keskusteltiin FTE-lukujen muutosten vaikutuksesta hintoihin. Todettiin, että vain osassa aineistosopimuksia hinta perustuu FTE-lukuihin. Tästä huolimatta aineistojen hinnankorotuksia on odotettavissa. Huolestuttavana pidettiin FTE-lukujen muutosta monivuotisten sopimusten osalta. Kuitenkin todettiin, että ei ole perustetta jättää uusia lukuja käyttämättä. Ulla Ohvo toivoi suuntaa antavia laskelmia yksittäisten aineistojen hinnoista, sillä budjetit tehdään ennen kesälomia. Arja Tuuliniemi kertoi, että mitä aiemmin tieto annetaan, sen epätarkemmat hinta-arviot ovat. FTE-lukujen muutos vaikuttaa myös kustannustenjakomalliin nostaen ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen osuutta tutkimuslaitosten eduksi, koska opiskelijoiden FTE-luvut nousevat. 5. Avoin yliopisto ja ammattikorkeakoulu FinELibin aineistotarjonnan piiriin Opetusministeriö on myöntänyt avoimen yliopiston aineistohankintaan vuodesta 2008 lähtien 200 000 euroa ja avoimen ammattikorkeakoulun aineistohankintaan 10 000 euroa. Päätetään, miten aineistotuki jaetaan avoimen yliopiston ja avoimen ammattikorkeakoulun organisaatioiden kesken. Kohdennetaan rahoitus suhteessa avoimen yliopiston opiskelijamäärään (FTE). (Liite 6)
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 2/2007 5 (8) FinELibin hankkimat aineistot ovat käytössä avoimessa yliopistossa ja avoimessa ammattikorkeakoulussa vuoden 2008 alusta lukien. Konsortioryhmässä keskusteltiin, miten opetusministeriön avoimen yliopiston aineistohankintaan myöntämä rahoitus kohdennetaan. Todettiin, että tuki tulee kohdentaa suhteessa avoimen yliopiston opiskelijamääriin. Todettiin myös, että lisärahoitusta käsitellään osana yliopistoille ja ammattikorkeakouluille myönnettyä e-aineistorahaa. Yliopistojen osalta todettiin, että rahoituksen kohdentamista ei tehdä vuosittain vaan laskelmaa tarkennetaan kausittain, esimerkiksi viiden vuoden välein. Konsortioryhmän seuraavaa kokousta varten AMKITkonsortio tekee esityksen avoimelle ammattikorkeakoululle ja FinELibin palveluyksikkö avoimelle yliopistolle myönnetyn rahoituksen kohdentamisesta. 6. Opetusministeriön yliopistoille myöntämän aineistotuen uudelleenkohdentaminen Opetusministeriön yliopistojen aineistohankintaan vuosittain myöntämä tuki on 2,4 miljoonaa. Tuki on pysynyt samalla tasolla usean vuoden ajan, vaikka aineistojen hinnat ovat vuosittain nousseet. Tuki on sidottu FinELib-toiminnan alussa hankittuihin ja sovittuihin aineistoihin. Perusaineisto-työn tulos asettaa myös muutospaineita aineistotukeen. Näiden syiden vuoksi on tarpeen arvioida uudelleen aineistotuen nykyinen kohdentaminen. Arja Tuuliniemi esittelee rahoituksen kohdentamisen vuonna 2007. Käydään lähetekeskustelu siitä, mitä muutoksia OPM-rahoituksen kohdentamiseen tehdään vuodesta 2008 lukien. (Liite 7) Arja Tuuliniemi selvitti, miten opetusministeriön rahoitus yliopistoille kohdentuu aineistoittain ja kohdennuksen perusteet. Muutospaineita kohdennukseen aiheuttavat tuen pysyminen samalla tasolla vaikka kustannukset nousevat, tuen painottuminen STM-alojen aineistoihin sekä perusaineistotyön tulokset. Muutokset on tehtävä vaiheittain, jotta kirjastot voivat varautua muutoksiin talouden suunnittelussaan. Tästä huolimatta muutoksia on tehtävä jo vuodelle 2008, koska tukirahat eivät riitä mikäli käytetään nykyisiä tukiprosentteja. Keskustelussa todettiin, että tuki ei ole nyt tasapuolinen kaikille aineistoille, koska aiemmin hankitut saavat tukea ja uudet eivät saa. Tukea on arvioitava tieteenalaryhmittäin, mihin tieteenaloihin tuki nyt kohdistuu. Tukea uudelleen arvioitaessa on otettava huomioon myös, montako organisaatiota on mukana aineistokonsortioissa. On oltava valmis lopettamaan tuki joiltakin aineistoilta. Käytiin keskustelua myös siitä, että tuen jakoperusteena ei käytettäisi enää prosenttilukuja ja että jonain vuonna säästynyttä osuutta voitaisiin siirtää toiseen aineistoon. Arja Tuuliniemi kertoi, että palveluyksikössä tehdään jatkolaskelmia. Laskelmissa otetaan huomioon myös valuuttakurssien muutokset. Palveluyksikkö tekee esityksen yliopistokirjastojen johtajien elokuun alussa pidettävään kokoukseen tuen uudelleenkohdentamisesta.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 2/2007 6 (8) 7. FinELibin lisensiointiperiaatteiden soveltaminen Vuoden 2005 aineistoneuvotteluissa oli mukana aineistoja, joiden kohdalla konsortio joutui joustamaan lisensointiperiaatteista, jotta aineistot saatiin konsortion käyttöön. Konsortioryhmä päätti kokouksessaan 1/2006, että tarkastellaan sopimuskauden loppupuolella, ovatko näiden aineistojen käyttöehdot parantuneet ja tämän perusteella, päätetään jatketaanko ko. aineistosopimuksia. Arja Tuuliniemi esittelee aineistojen muuttuneita käyttöehtoja. Päätetään, neuvotellaanko ko. aineistoista jatkosopimuksia. Ari Alkio kertoi, mitä parannuksia sopimusehtoihin on saatu. Keskusteltiin käyttöehtoihin liittyvistä ongelmista. Konsortioryhmä totesi, että aineistojen sopimusehdot ovat parantuneet ja siksi voidaan käydä jatkoneuvotteluja uudesta sopimuskaudesta. 8. Kevään käyttäjäkyselyt FinELib-konsortion jäsenkirjastojen asiakkaille suunnattu käyttäjäkysely toteutettiin huhtikuussa 2007 yliopistoille, ammattikorkeakouluille, yleisille kirjastoille ja tutkimuslaitoksille. Kyselyyn saatiin ennätysmäärä vastauksia, yli 5000. Paula Mikkonen esittelee alustavia tuloksia kyselystä. (Liite 8) Paula Mikkonen kertoi kaikkien sektoreiden loppukäyttäjille suunnatusta käyttäjäkyselystä. Kyselyn suunnittelu aloitettiin vuosi sitten. Tampereen informaatiotutkimuslaitoksen panos lomakkeitten muokkauksessa on ollut suuri. Professori Carol Tenopir Tennesseen yliopistosta kommentoi kyselyä ja tavoitteena on päästään vertailemaan tuloksia kansainvälisesti. Kirjastoja pyrittiin aktivoimaan vastaamaan kyselyyn. Osa kirjastoista panosti enemmän, osa vähemmän. Tutkimuslaitoksia kyselyyn osallistui 10. Uutta kyselyssä on, että ensimmäistä kertaa kyselystä tuotetaan ja jaetaan organisaatiokohtaiset raportit. Tulokset ovat käsiteltävinä ja parin viikon sisällä saadaan sektorikohtaiset tulokset verkkosivuille, organisaatiokohtaiset tulokset myöhemmin. Tavoitteena on edistää tutkimusyhteistyötä ja saada lisätietoa mahdollisten lopputöiden kautta. Pirjo Lipasti kysyi yleisten kirjastojen vastauksista. Paula Mikkonen kertoi, että yleisten kirjastojen vastaukset saadaan maakuntakirjastoalueittain.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 2/2007 7 (8) 9. FinELib-konsortion jäsenorganisaatioiden yhdistymiset/tiivistynyt yhteistyö Konsortion jäsenorganisaatioissa on lähivuosina tapahtumassa uudelleenorganisoitumista, jolloin syntyy organisaatioiden yhteenliittymiä ja uusia yhteistyömuotoja. Päivi Jokitalo esittelee tiedossa olevat yhteenliittymät sekä palveluyksikön suunnitelmat FinELib-konsortion toiminnan muuttamiseksi vastaamaan muuttunutta toimintaympäristöä. Keskustellaan projektisuunnitelmasta sekä muutosten vaikutuksista konsortion toimintaan. (Liite 9) Arja Tuuliniemi esitteli yhteenliittymät ja palveluyksikön suunnitelmat. Päätettiin valita 2-3 pilottiyhdistymishanketta jotka kuvaavat mahdollisimman monipuolisesti muuttuvaa kenttää. Esitetään ohjausryhmälle, että pilottihankkeiksi valitaan Kuopion ja Joensuun yliopistot, Teknillinen korkeakoulu, Helsingin kauppakorkeakoulu ja Taideteollinen korkeakoulu sekä kolmanneksi Vaasan korkeakoulukonsortio. 10. FinELib-konsortion toimintaan liittyviä ajankohtaisia asioita Ei ollut. 11. Tiedotusasiat 11.1. Kustannustoimialaseminaari 7.9.2007 FinELib järjestää konsortion jäsenille kansainvälisen kustannustoimialaseminaarin Helsingissä 7.9.2007. 11.2. Henkilöstöasiat Uusina suunnittelijoina FinELibin lisensointitiimissä ovat aloittaneet 1.4.2007 Päivi Jokitalo, Ari Majorin ja Toni Vesterinen. 11.3. Elsevier-tiedotustilaisuus 7.5.2007 Ari Majorin on lähettänyt tilaisuudesta lyhennelmän konsortion jäsenille. 11.4. ICOLC-seminaari Kanadassa 23. 25.4.2007
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 2/2007 8 (8) Kristiina Hormia-Poutanen osallistui kansainvälisen kirjastokonsortioiden yhteenliittymän ICOLCin seminaariin Kanadassa. 12. Seuraava kokous 14.9.2007 klo. 10.00. 13. Muut asiat Muita asioita ei ollut. 14. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Mirja Iivonen päätti kokouksen klo. 13.00. LIITTEET Liite 1: Kooste asiantuntijaryhmien esityksistä uusiksi aineistoiksi Liite 2: Palveluyksikön esitys uusista neuvoteltavista aineistoista vuodelle 2008 Liite 3: FinELibin toimintasuunnitelma vuodelle 2007 Liite 4: Projektien tilanne toukokuussa 2007 Liite 5: FinELibin talousraportti, tilanne 30.4.2007 Liite 6: Esitys uusiksi FTE-luvuiksi Liite 7: Opetusministeriön tuki yliopistojen FinELib-aineistoihin vuonna 2007 Liite 8: Käyttäjäkysely 2007 Liite 9: Toimintaympäristön muutokset