Kirjaamisen ja tilastoinnin kehittäminen Kanta-Hämeen sosiaalipalveluissa 1.3.2014-28.2.2016 Loppuraportti

Kirjaamisen ja tilastoinnin kehittäminen Kanta-Hämeen sosiaalipalveluissa 1.3.2014-28.2.2016 Loppuraportti Matti Karvonen Anni Kuhalainen Kristiina Laiho Minna Niemi

SISÄLLYS 1 Hankkeen tausta ja lähtökohdat... 2 2 Hankkeelle asetetut tavoitteet ja odotetut vaikutukset... 4 2.1 Pitkän ajan tavoitteet... 4 2.2 Välittömät tavoitteet... 4 2.3 Hankkeen tuotokset... 5 3 Hankkeen organisointi... 6 3.1 Hankkeen toteuttajat... 6 3.2 Hankkeen talous... 7 4 Hankkeen tulokset ja tuotokset... 8 4.1 Osaamisen lisääminen kirjaamisesta ja dokumentoinnista... 8 Työpajatilaisuuksia ja koulutuksia... 8 Tekninen osaaminen ja pääkäyttäjyyden tukeminen... 9 Koulutussuunnitelma jatkokehittämisen tueksi... 10 4.2 Työskentely kunnissa tietojärjestelmätasolla... 10 Palvelutarpeen arviointi kehittämistyön keskiössä... 11 Palvelutehtäväluokituksen keskeinen rooli tietojärjestelmissä... 12 Sähköinen ohjeistus... 12 4.3 Tilastointia ja tiedonhallintaa... 13 4.4 Yhteistyö muiden hankkeiden kanssa... 15 5 Hankkeen arviointi... 17 5.1 Hankkeen organisoinnin ja hankeprosessin onnistuminen... 17 5.2. Kehittämistyön haasteet... 18 5.3 Hankkeen keskeiset onnistumiset... 19 6 Johtopäätökset... 20 Liite 1. KiTi-hankkeessa pilotoitavat prosessit, asiakirjat ja luokitukset... 24 Liite 2. KiTi-hankeen ohjausryhmä... 25 Liite 3. Hankkeen järjestämiä tilaisuuksia... 26 Liite 4. Hankkeen arvioinnissa käytetyt lomakkeet... 27 LÄHTEET... 30 1

1 Hankkeen tausta ja lähtökohdat Kirjaamisen ja tilastoinnin kehittäminen Kanta-Hämeen sosiaalipalveluissa (KiTi-hanke) oli Hämeenlinnan, Hattulan ja Janakkalan sekä Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän eli Forssan, Tammelan, Jokioisten, Humppilan ja Ypäjän kehittämishanke. Hankkeessa oli tavoitteena yhdenmukaistaa kunnissa ja kuntayhtymässä tuotettujen lastensuojelun ja aikuissosiaalityön sosiaalipalvelujen kirjaamis- ja tilastointikäytäntöjä, sopia yhteisistä tilastoista sekä ottaa käyttöön kansallisten linjausten mukaisia asiakirjapohjia ja luokituksia. Hanke sai valtionavustusta THL OPER-yksiköstä 199 030 ja hankkeen kokonaisbudjetti oli 275 580. Omarahoitusosuudesta (76 550 ) vastasivat hankkeessa mukana olevat kunnat. Hankkeen hallinnoijana toimi Hämeenlinnan kaupunki ja toteutuksesta vastasi ostopalvelusopimuksen mukaisesti sosiaalialan osaamiskeskus Pikassos. Kanta-Hämeen sosiaali- ja perusturvajohtajat sekä sosiaalialan osaamiskeskus Pikassos tekivät keväällä 2013 esiselvityksen dokumentoinnin ja tilastoinnin nykytilasta työllistymiseen liittyvissä sosiaalipalveluissa, vammaispalveluissa, lastensuojelussa ja ikäihmisten palveluissa. Esiselvitystä varten tehtiin puhelinhaastattelut yhteensä 45:lle sosiaalialan työntekijälle, päällikölle ja johtajalle, jotka työskentelivät Hämeenlinnassa, Hattulassa, Janakkalassa, Forssassa, Jokioisilla, Tammelassa, Humppilassa Ypäjällä, Riihimäellä, Hausjärvellä ja Lopella. Esiselvityksen pohjalta pääteltiin seuraavaa Kanta-Hämeen sosiaalipalvelujen tilastoinnin ja dokumentoinnin kehittämistarpeista: Tilastojen kokoaminen asiakastietojärjestelmistä on usein käytännössä hankalaa ja tämän vuoksi tilastojen kerääminen ja tallentaminen manuaalisesti on edelleen melko yleistä. Tietojen hallintaa on tarpeen kehittää paikallisesti siten, että mahdollisimman moni yksilöitävä suorite syntyy systemaattisesti asiakastiedon kirjauksen yhteydessä. Myös tilastojen raportointia koskevaa henkilöstön tietotaitoa tulee vahvistaa. Tilastoja on kehitettävä johtamisen, yksilöllisen palvelusuunnittelun ja asiakkaiden tavoitteiden seuraamisen tueksi. Tilastoja ja tilastointikriteerejä on yhdenmukaistettava kunnissa, jotta tietojen pohjalta on mahdollista tehdä sekä ajallisesti että alueellisesti luotettavia vertailuja. Esiselvityksen perusteella voitiin todeta, että Kanta-Hämeessä kannatettiin asiakastietojen kirjaamiskäytäntöjen yhtenäistämistä ja kansallisten asiakirjojen käyttöä. Selvityshetkellä dokumenttien ylikunnallista vertailtavuutta heikensivät kunnittain vaihtelevat työskentelyalueet ja työn organisointitavat sekä työntekijöiden toisistaan poikkeavat tulkintatavat ja kirjaustyylit. Esiselvityksen pohjalta todettiin, että kirjaamiskäytäntöjen yhdenmukaistaminen edellyttää yhteisten ohjeistusten laadintaa alueella, kansallisten linjausten soveltamista ja kirjaamiskäytäntöjä koskevaa ylikunnallista koulutusta. Pääkäyttäjyyden selkeään koordinointiin ja pääkäyttäjien tietotaidon ylläpitoon alueella oli tärkeä panostaa, jotta asiakastietojärjestelmiä oli mahdollista hyödyntää mahdollisimman monipuolisesti. Esiselvityksessä todettiin, että järjestelmien rakenteita tulee kehittää siten, että päätösten perusteet ja kustannukset tulevat nykyistä selkeämmin esiin. Oletuksena oli, että kun kuntien kirjaamiskäytännöt yhtenäistyvät, tulevaisuudessa tietojen lineaarinen käyttö on mahdollista, vaikka asiakkaan kotikunta muuttuu ja ko. kunnissa olisi käytetty eri toimittajien asiakastietojärjestelmiä. Hankealueella käytettiin esiselvityksen mukaan seuraavia asiakastietojärjestelmiä lastensuojelussa ja toimeentulotuessa/aikuissosiaalityössä: Effica YPH Hämeenlinnassa sekä Pro Consona Hattulassa, Janakkalassa, Forssassa, Humppilassa, Jokioisilla, Tammelassa ja Ypäjällä. Hämeenlinnan seudun (Hämeenlinna, Hattula ja Janakkala) ja Forssan seudun (Forssa, Jokioinen, Tammela, Humppila ja Ypäjä) sosiaali- ja perusturvajohtajat päättivät laatia syksyllä 2013 hankesuunnitelman yhteis- 2

työssä sosiaalialan osaamiskeskus Pikassoksen kanssa, jotta edellä kuvattuihin kehittämistarpeisiin ja käytäntöjen yhtenäistämisodotuksiin olisi mahdollista reagoida konkreettisin toimin mahdollisimman pian. Pikassos valmisteli hankehakemuksen yhteistyössä kuntien kanssa ja hakemus lähetettiin THL OPERyksikölle syyskuun lopussa 2013. THL pyysi hankehakemukseen tarkennuksia ja uusi, täsmennetty hakemus lähetettiin OPER-yksikköön 8.11.2013. Hanke sai myönteisen rahoituspäätöksen THL OPER-yksiköltä joulukuun alussa 2013. Ennen hankkeen käynnistymistä Forssan seudun kunnat muodostivat Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän, joka käynnisti toimintansa 1.1.2014. Hyvinvointikuntayhtymän muodostus muutti käytännössä lastensuojelun ja toimeentulotuen sekä aikuissosiaalityön työkäytäntöjä ja järjestelmätasolla muutos näkyi esimerkiksi siinä, että kuntayhtymän kunnat alkoivat käyttää Forssan kaupungissa käytössä olevaa Pro Consona -järjestelmää. Samalla muun muassa toimeentulotukihakemuksen lomakepohja yhtenäistettiin hyvinvointikuntayhtymän kunnissa. Hanke aloitti toimintansa suunnitellun mukaisesti maaliskuun alusta. Sosiaali- ja terveysministeriö julkaisi tiedotteen 3.4.2014, jonka mukaan perustoimeentulotuen käsittely siirretään Kelalle vuoden 2017 alusta. Hallitus päätti asiasta kehysriihessä 25.3.2014 osana rakenneuudistusohjelmaa. (STM Tiedote 75/2014 http://www.stm.fi/tiedotteet/tiedote/-/view/1879307). KiTi-hankkeen ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa 13.4.2014 käsiteltiin tulevaa muutosta ja päädyttiin siihen, että KiTi-hanke tekee muutosanomuksen THL OPER-yksikölle toimeentulotukea koskevan kehittämisen suuntaamisesta aikuissosiaalityöhön. Hankkeen valvoja hyväksyi kyseisen muutosanomuksen ja hankkeen toteuttamissuunnitelmaa päivitettiin muutoksen osalta. Muutos tarkoitti käytännössä sitä, että hankesuunnitelman liitteeseen 1 luetellut pilotoitavat prosessit, asiakirjat ja luokitukset muuttuivat toimeentulotuen osalta ja suoranaisesti toimeentulotukikäytäntöjen kehittämistä ei päätetty tehdä hankkeessa, vaan kehittämistyö kohdentui aikuissosiaalityön prosesseihin. Etuuskäsittelijöitä osallistui kuitenkin hankkeen toteutukseen ja he olivat tervetulleita mm. hankkeen järjestämiin koulutuksiin. Tässä loppuraportissa esitellään ensin hankkeen tavoitteet ja odotetut vaikutukset. Tämän jälkeen on kerrottu hankkeen organisoinnista. Hankkeen tulokset ja tuotokset -osiossa kuvataan hankkeen konkreettisia tuotoksia mutta myös niitä toiminnan muotoja, joilla hankkeessa toteutettiin sille asetettuja tavoitteita. Raportin loppupuolella on esitelty hankkeen arviointia ja raportti loppuu johtopäätöksiin. Loppuraportin kokonaisuudesta on vastannut hankkeen projektipäällikkö Anni Kuhalainen, mutta sen kirjoittamiseen ovat osallistuneet projektisuunnittelija Matti Karvonen sekä Pikassoksen kehittämispäällikkö Minna Niemi ja toimitusjohtaja Kristiina Laiho. 3

2 Hankkeelle asetetut tavoitteet ja odotetut vaikutukset Hankkeen toteuttamissuunnitelman mukaisesti tavoitteena oli selkiyttää, monipuolistaa ja kansallisten linjausten mukaisesti yhdenmukaistaa dokumentointia ja tilastointia 1) lastensuojelussa annettavissa sosiaalipalveluissa sekä 2) aikuissosiaalityön palvelutehtävän perusteella annettavissa palveluissa. 2.1 Pitkän ajan tavoitteet Hankesuunnitelmassa pitkän ajan tavoitteeksi oli listattu, että vuonna 2018: - Tietojärjestelmät ja tiedontuotanto toimivat nykyistä paremmin kunnissa ja kuntayhtymissä tuotetun lastensuojelun ja aikuissosiaalityön suunnittelun ja toteutuksen tukena. - Sosiaalipalveluissa käytössä olevien ohjelmistojen käytettävyys on parantunut. - Asiakastyön kirjaamiskäytännöt ovat yhdenmukaistuneet ja asiakkuusprosessit ovat selkiytyneet Hämeenlinnan seudun kuntien ja Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköissä. - Hankekuntien ja -kuntayhtymän lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköiden tuottavuus on parantunut. Kun tietojärjestelmien käyttö ja hyödyntäminen on sujuvaa, sosiaalipalvelujen henkilöstön työaikaa vapautuu tilastoinnista ja dokumentoinnista asiakkaan kohtaamiseen. - Hankekuntien ja kuntayhtymän lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköiden tietojärjestelmien selkiyttäminen ja tiedontuotannon yhdenmukaistaminen kansallisten linjausten mukaisesti luovat perustan asiakkaille suunnattujen sähköisten palvelujen kehittämiselle ja käyttöönottamiselle. - Hämeenlinnan ja Forssan seuduilta on saatavilla kuntakohtaisesti, alueellisesti ja kansallisesti hyödynnettävää, järjestelmällistä, yhdenmukaista ja kansallisten tietomäärittelyjen mukaista informaatiota kuntien ja kuntayhtymän lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköiden työstä. Näin tietojärjestelmät ja niiden sisällöt toimivat nykyistä paremmin johtamisen ja ohjauksen tukena sekä kustannusvaikutusten arvioinnin ja palvelusuunnittelun perustana. 2.2 Välittömät tavoitteet Välittömänä tavoitteena oli määritelty, että hankkeen päättyessä vuonna 2016 Hämeenlinnan, Hattulan, Janakkalan kuntien sekä Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän: - Lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköissä käytetään ainakin osaa liitteessä 1 määritellyistä yhtäläistä asiakasasiakirjapohjista ja sovelletaan yhdessä sovittuja kirjaamiskäytäntöjä. On systematisoitu kirjaamismenetelmiä. Näin työn laadun ja asiakkuusprosessien kehityksen seuraamiselle on muodostettu perusta. Hankkeessa on järjestetty em. toimia tukevia koulutuksia henkilöstölle. - On luotu suunnitelma aikuissosiaalityötä ja lastensuojelua koskevalle yhdenmukaiselle ja mahdollisimman automatisoidulle tilastointijärjestelmälle. Hankkeessa on järjestetty tilastointia ja raportointia tukevia koulutuksia. - Hämeenlinnan ja Forssan seuduille on luotu osaamisverkosto, joka tekee yhteisiä linjauksia, tukeutuu keskinäisiin konsultaatioihin ja yhdenmukaistaa sosiaalihuollon tietohallintoa systemaattisesti. 4

2.3 Hankkeen tuotokset Hankesuunnitelmassa oli määritelty varsin selkeästi hankkeen tuotokset. Ne oli kirjattu seuraavasti: Hankkeen päättyessä helmikuussa 2016 Hämeenlinnan ja Forssan seuduilla on käytössä seuraavia palveluja, toimintamuotoja, aineistoja, tietoja ja tuotteita. 1) Käytännönläheinen sähköinen ohjeistus asiakastietojen käsittelystä sekä ohjeistuksen päivityssuunnitelma ovat hankekuntien lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköiden henkilöstön sovellettavissa. Ohjeistuksen sisältö määritellään hankkeen edetessä. 2) Yhteinen koulutussuunnitelma asiakastietojen dokumentoinnista lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköiden henkilöstölle on valmistunut. Koulutus sisältää yleiset periaatteet, tietotekniset osaamisvalmiudet, kansalliset kirjaamiskäytännöt ja uudistukset sekä ajankohtaiset tietojärjestelmäpäivitykset. Hankeaikana järjestetyt koulutustilaisuudet asiakastietojärjestelmien pääkäyttäjille, asiakastyötä lastensuojelussa ja aikuissosiaalityössä tekeville ovat vahvistaneet henkilöstön tietotaitoa. Koulutuksissa on otettu huomioon erilaisten asiakastietojärjestelmien toimintalogiikat. Ohjelmistopäivityksistä tiedotetaan hankkeessa kokeillun käytännön mukaisesti ohjelmia käyttäviä työntekijöitä. 3) Liitteessä 1 määriteltyjä lastensuojelun ja aikuissosiaalityön prosesseja, luokituksia ja asiakasasiakirjoja on yhdenmukaistettu kansallisten linjausten mukaisesti siinä laajuudessa kuin hankkeen edetessä on määritelty. Asiakkuusprosesseihin on luotu mahdollisuus lisätä tarvittaessa tietoja, joita kussakin toimintayksikössä pidetään tärkeänä tai joka eri lakien pohjalta on pakollista. 4) Hankkeessa valmistellaan tilastointia koskeva koulutussuunnitelma, jota noudattaen johtaville viranhaltijoille, päälliköille ja pääkäyttäjille voidaan hankkeen jälkeenkin järjestää asiasisällöiltään laadukkaita alueellisia koulutustilaisuuksia sosiaalihuollon tietovarannon raportoinnista. 5) Sosiaalihuollon johtavien viranhaltijoiden, päälliköiden ja pääkäyttäjien tietotaito tilastojen raportoinnissa ja analysoinnissa on vahvistunut hankkeen aikana järjestetyissä koulutustilaisuuksissa. 6) Kuntien välinen yhteistyö tietohallintoasioissa on lisääntynyt ja saanut rakenteet. Hämeenlinnan, Hattulan ja Janakkalan kuntien sekä Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän pääkäyttäjillä on yhteistyöverkosto, systemaattinen koulutusjärjestelmä ja entistä vahvemmat yhteydet kansallisiin kehittäjiin. 7) Hankkeen aikana on laadittu lähitulevaisuutta koskeva suunnitelma, jota vuosina 2016-2018 toteuttaen hankekuntiin voidaan tarvittaessa luoda yhdenvertainen tietovaranto lastensuojelun alkuvaiheen ja aikuissosiaalityön prosesseja koskien. Tämän seurauksena vuonna 2018 aikuissosiaalityötä ja lastensuojelun alkuvaihetta koskevassa seurannassa ja suunnittelussa on käytettävissä yhtenäiset ja kansallisten linjausten mukaiset tilastot, jotka kerätään ja analysoidaan samalla tavalla kaikissa kunnissa. Yhdenvertainen tilastointi toimii perustana hyvinvointikertomusten ja -suunnitelmien luomiselle sekä kuntakohtaisille vertailuille. 5

3 Hankkeen organisointi 3.1 Hankkeen toteuttajat Hanketta hallinnoi Hämeenlinnan kaupunki isäntäkuntamallin mukaisesti. Muita osallistujia olivat Janakkalan ja Hattulan kunnat sekä Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymä (Forssa, Jokioinen, Tammela, Humppila ja Ypäjä). Hankehenkilöstö koostui osa-aikaisesta (80%) projektipäälliköstä ja kokoaikaisesta projektisuunnittelijasta. Henkilöstö sijoittui sosiaalialan osaamiskeskus Pikassokseen. Hankkeeseen palkattiin YTM Anni Kuhalainen osa-aikaiseksi projektipäälliköksi 1.3.2014 alkaen. Projektisuunnittelijaksi valittiin FM Matti Karvonen. Hän aloitti 11.8.2014 kokoaikaisena työntekijänä. Hankkeeseen ostettiin tämän lisäksi asiantuntijapalveluina YTT Minna Niemen työpanosta noin päivä viikossa ajalla 1.4.2015-28.2.2016 tilastointia liittyvän kokonaisuuden toteuttamiseen sekä KM Seija Junnon työpanosta loppuarviointitilaisuuden toteuttamiseen hankkeen loppupuolella. Hämeenlinnan kaupungin Terveyden ja toimintakyvyn edistämisen lautakunnan tilaajajohtaja Jukka Lindberg ja 15.2.2016 alkaen hänen sijaisensa Eija Leppänen toimivat hankkeen vastuuhenkilöinä yhdessä KiTihankkeen projektipäällikön kanssa. Hankkeen taloudesta vastasivat Hämeenlinnan kaupungin kehittämispalvelut ja taloushallinto yhteistyössä KiTi-hankkeen projektipäällikön kanssa. Hämeenlinnan kaupungin kehittämispalveluiden edustaja oli myös yhdyshenkilö THL OPER-yksikön suuntaan. Tässä roolissa toimi kehittämispäällikkö Anne Tuominen ajalla 1.3.2014-8.6.2015 ja tämän jälkeen suunnittelija Pirkko Mattila. Hanketta ohjasi ja johti ohjausryhmä, jonka asetti hanketta hallinnoiva organisaatio eli Hämeenlinnan kaupunki. Ohjausryhmässä oli edustajat kaikista hankekunnista, sosiaalialan osaamiskeskus Pikassoksesta ja THL OPER-yksiköstä. Ohjausryhmä kokoontui hankeaikana kaikkiaan 10 kertaa. Ohjausryhmän tehtävät ja kokoonpano hankeaikana on kuvattu tämän loppuraportin liitteessä 2. KiTi-hankkeen henkilöstö projektipäällikön johdolla vastasi siitä, että hanke toteutettiin ohjausryhmän linjausten mukaisesti. Projektipäällikkö johti ja ohjasi hanketta sen tavoitteiden ja kustannusarvion mukaisesti ja toimi mm. ohjausryhmän kokousten esittelijänä ja koollekutsujana. Projektisuunnittelija toimi projektipäällikön tukena ja työparina hankkeen toteutuksessa ja vastasi erityisellä tietohallinnon asiantuntemuksellaan hankkeen tavoitteiden mukaisesta toiminnasta sekä toimi ohjausryhmän kokousten sihteerinä. Hankehenkilöstö vastasi hankkeen toteutuksesta hankekuntien toimijoiden kanssa. Hankkeen toteuttajina kunnissa olivat Hämeenlinnan, Hattulan ja Janakkalan kuntien sekä vuoden 2014 alussa toimintansa aloittaneen Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän sosiaalihuollon johtavat viranhaltijat ja päälliköt, asiakastietojärjestelmien pääkäyttäjät sekä osa kunnallisen lastensuojelun ja aikuissosiaalityön henkilöstöstä. Hanke toimi tiiviissä yhteistyössä alueella toimivien KASTE-rahoitteisten hankkeiden kanssa, joita olivat LasSe - lastensuojelutarpeen selvittämisen kehittäminen Väli-Suomessa -hanke sekä SOS II -sosiaalisesti osalliseksi sosiaalityöllä, joka oli aikuissosiaalityöhön keskittyvä hanke. Hanke teki tiivistä yhteistyötä myös THL OPERyksikön rahoittamien sosiaalialantietohallintoa kehittävien hankkeiden (KAPSA, Perho, LaTo) kanssa. Yhteistyötä tehtiin myös HAMK:n kanssa esim. lastensuojelun työpajojen ja koulutustilaisuuden järjestämisessä. KiTi-hanke viesti toiminnastaan hankekuntiin ja yhteistyökumppaneille pääasiassa sähköpostitse. Hankkeelle perustettiin kotisivut Pikassoksen kotisivujen alle osoitteeseen www.pikassos.fi/kiti. Sivustolta on löydettävissä hankkeen ohjausryhmän toimintaa koskevat dokumentit sekä aineistoja seminaareista ja työpajoista. Myös loppuraportti tuotoksineen on ladattavissa sivuilta. 6

3.2 Hankkeen talous Hankkeelle myönnettiin valtionavustusta THL OPER-yksiköstä 199 030 eli noin 72 % hankkeen kokonaisbudjetista, joka oli 275 580. Omarahoitusosuudesta 76 550 vastasivat hankkeessa mukana olevat kunnat väestömäärien mukaisessa suhteessa. Henkilöstömenoihin sivukuluineen oli varattu yhteensä 187 600. Tältä osin budjetti piti hyvin paikkansa. Budjetissa oli varattu kaikkiaan 69 880 palvelujen ostoihin ja tästä osa jäi käyttämättä. Vuokriin, toimisto-, pankkikuluihin käytettiin suunnilleen etukäteen arvioitu summa. Matkakulujen osalta budjetti jäi osin toteutumatta eli kuluja oli huomattavasti vähemmän, mitä hankesuunnitelmassa oli arvioitu. Budjetti alitettiin kaikkiaan noin 36 000 eurolla. Maksatushakemukset tehtiin rahoittajan ohjeen mukaisesti viidessä erässä. Maksatusten yhteydessä hanke toimitti rahoittajalle väliraportin ja hankkeen lopullinen maksatushakemus tehtiin huhtikuussa 2016. Asiantuntijapalvelujen ostoina toteutettiin hankesuunnitelmassa mainittujen koulutustilaisuuksien ja työpajojen järjestämisestä aiheutuvat tilavuokrat, kahvitukset sekä mahdolliset luentopalkkiot. Hanke osti asiantuntijapalveluilta ohjausryhmän päätöksellä myös Pikassokselta tiedonhallinnan kokonaisuuden vauhdittamiseen ja loppuarviointitilaisuuden toteuttamiseen. Asiantuntijapalveluiden ostoina toteutettiin myös tietojärjestelmätoimittajien (Tieto ja CGI) koulutus- ja yhteistyötilaisuuksia. Hankkeen järjestämiä laajempia tilaisuuksia on lueteltu liitteessä 3. 7

4 Hankkeen tulokset ja tuotokset Hankkeessa toteutettiin suunnitelman mukaisesti kaksi lastensuojelun ja aikuissosiaalityön palvelutehtäviä koskevaa kehittämiskokonaisuutta, joihin kaikki hankekunnat osallistuvat. Kehittämiskokonaisuudet olivat A) asiakastietojärjestelmien selkiyttäminen ja asiakasasiakirjojen hallinnan yhdenmukaistaminen sekä B) systemaattista tiedontuotantoa koskevan suunnitelman ja koulutuskokonaisuuden valmisteleminen. Hankkeen kehittämistoimet oli jo suunnitteluvaiheessa aikataulutettu siten, että toteutus aloitettiin kehittämiskokonaisuudella A ja tiedontuotantoa koskeva aktiivinen kehittämistyö alkoi suunnilleen hankkeen puolivälissä. Hankkeen kehittämistoimet eri kokonaisuuksissa nivoutuivat osittain yhteen ja tämän vuoksi hankkeessa tehtyä kehittämistyötä kuvataan tässä osiossa tulosten ja tuotosten kautta. 4.1 Osaamisen lisääminen kirjaamisesta ja dokumentoinnista Hankkeen laajimpana tavoitteena oli lisätä hankekuntien työntekijöiden osaamista kirjaamisessa ja dokumentoinnissa. Käytännössä tämä kehittämistyö toteutui niin, että hanke järjesti kohderyhmälle erilaisia teemaan liittyviä tilaisuuksia koko hankeajan. Hankeaikana tapahtuneiden toimintaympäristön ja erityisesti lakimuutosten myötä hankkeenaikaista koulutussuunnitelmaa jouduttiin suunnittelemaan ajoittain melko lyhytjänteisesti. Hankkeen puitteissa järjestettyjä tilaisuuksia eli ns. koulutuskalenteria esiteltiin aina etukäteen hankkeen ohjausryhmälle, joka linjasi ja hyväksyi koulutustilaisuudet. Koulutuskalenterissa oli listattu tulevat yhteistyökokoukset ja -työpajat sekä koko hankealuetta koskevat koulutukset. Hankkeen tilaisuuksista tiedotettiin keskeisille toimijoille sähköpostitse ja tilaisuuksien ohjelmat julkaistiin myös hankkeen www-sivuilla. Hankehenkilöstö informoi aktiivisesti alueen kuntia myös muiden tahojen järjestämästä sosiaalihuollon tiedonhallintaan liittyvästä koulutuksesta. Hanke toimi viestinvälittäjä erityisesti THL OPER-yksikön järjestämistä seminaareista ja koulutustilaisuuksista hankekuntiin. Hankehenkilöstö itse osallistui myös aktiivisesti näihin tilaisuuksiin. Työpajatilaisuuksia ja koulutuksia Hanke käynnistyi syksyllä 2014 ns. Kick off -tilaisuuksilla, joita järjestettiin kolme. Näiden tilaisuuksien tavoitteena oli selkeyttää kuntien henkilöstölle hankkeen tavoitteita, kertoa valtakunnallisesta sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämistyöstä sekä sitouttaa hankekuntien henkilöstöä kehittämistyöhön. Hankkeen edetessä järjestettiin eri kokoonpanolla työpajatilaisuuksia kuntatoimijoille. Työpajatilaisuudet oli pääsääntöisesti järjestetty sosiaalipalveluittain lastensuojelun ja aikuissosiaalityön henkilöstölle erikseen. Myös em. palvelutehtävien johtavat viranhaltijat sekä pääkäyttäjät oli kutsuttu tilaisuuksiin. Keväällä 2015 järjestettyjen työpajatilaisuuksien tavoitteena oli tarkastella lastensuojelua ja aikuissosiaalityötä koskevia asiakirjoja. Tilaisuuksissa käsiteltiin uuden sosiaalihuoltolain sekä asiakasasiakirjalain tuomia muutoksia asiakastyön kirjaamiseen. Tilaisuudessa tutustuttiin asiakkuuden alkuvaiheen asiakirjarakenteisiin ja työstettiin niiden sisältöjä. Tällaisia laajemmalle henkilöstömäärälle suunnattuja työpajoja järjestettiin kaikkiaan viisi ja näiden jälkeen työskentelyn pääpaino siirtyi kuntakohtaisempaan asiakirjojen työstämiseen ja siihen nivottiin tietojärjestelmätason muutostyöt (ks. luvut 4.2 ja 4.3). Osallistujamäärältään suurin koulutustilaisuus, jonka Kiti-hanke järjesti, koski lakimuutoksia. Tämä tilaisuus järjestettiin yhteistyössä HAMK:n, LasSe-hankkeen ja SOS II -hankkeen kanssa ja siihen osallistui lähes kaksisataa henkilöä Kanta-Hämeestä. Luennoitsijana toimi Tampereen kaupungin lakimies Sanna Tohka. Tilaisuudessa käytiin läpi uutta sosiaalihuoltolakia sekä asiakasasiakirjalakia erityisesti kirjaamisen ja dokumen- 8

toinnin näkökulmasta. Tämä koulutus sai paljon kiitosta osakseen erityisesti työntekijätasolta. Palautteista kävi ilmi, että esim. etuuskäsittelijät tai ohjaajat harvoin pääsevät osallistumaan lakikoulutuksiin. Palautetta antaneet olivat saaneet koulutuksen sisällöstä apua arkityöhönsä ja koulutuspäivä oli vastannut odotuksia. Hankkeen loppupuolella järjestettiin lastensuojelua koskeva dokumentaatiokoulutus, jossa käsiteltiin lastensuojelun asiakirjoja ja asiakirjakäytäntöjä vanhempien näkökulmasta sekä sitä, miten kirjaamisen erilaiset tavat vaikuttavat lasten asioiden käsittelyyn hallinto-oikeudessa. Luennoitsijoina toimivat tutkija Tarja Vierula Tampereen yliopistosta ja sosiaalijohtaja, hallinto-oikeuden lastensuojelun asiantuntijajäsen Taina Niiranen. Osallistujia tähän koulutukseen oli miltei 50 Kanta-Hämeen kunnista ja koulutus sai niin ikään hyvän palautteen osallistujilta. Osaamisen lisääntymistä on vaikea objektiivisesti mitata. Koulutustilaisuuksista ja työpajatilaisuuksista kerättiin kuitenkin palautetta ja ne olivat pääsääntöisesti hyvin positiivisia. Voidaankin sanoa, että hankkeen järjestämissä tilaisuuksissa käsitellyt teemat olivat osallistujille tärkeitä ja he pitivät tilaisuuksia onnistuneina. Arviointihaastatteluissa esimiestaso nosti työpajatyöskentelyn yhdeksi hankkeen keskeiseksi onnistumiseksi. Työpajoissa oli konkreettisesti käyty läpi lakimuutoksia ja suhteutettu muutoksien vaikutuksia tietojärjestelmiin ja kirjaamisvaatimuksiin. Työpajat mahdollistivat myös yhteisen keskustelun sekä työyhteisötasolla että osin laajemmin silloin kun työpajoihin osallistui henkilöstöä useasta kunnasta. Työpajoissa saatiin alkuun sellaisia kehittämisprosesseja, joita jatkettiin oman kunnan ja työyhteisön toimesta. Hankkeen projektisuunnittelija oli keskeisenä tukena näissä muutoksissa. Yleiskoulutukset olivat välttämättömiä, koska lakimuutokset tulivat osin yllätyksenä ammattilaisille aiheuttaen osin hämmennystä siitä, mitä välittömiä vaikutuksia lakimuutoksilla on asiakastyöhön. Kun saatiin jaettua tietoa uudistuksista, pystyttiin myös tarttumaan niiden tuomiin konkreettisiin muutostarpeisiin, joista etenkin palvelutarpeen arviointi on ollut merkittävä. Kaikki osallistujat pääsivät käsittelemään oman työnsä kautta muutoksia, jotka vaikuttivat palvelujen organisointiin, asiakastyöhön sekä dokumentointiin ja tilastointiinkin. Ymmärrys siitä, miksi muutoksia on tehty, miten ne vaikuttavat omaan työhön ja mitä konkreetteja uudistuksia asiakastietojärjestelmään tulee, kasvoi yhteisen pohdinnan ja systemaattisen työskentelyn myötä. Tekninen osaaminen ja pääkäyttäjyyden tukeminen Hankkeen yhtenä tavoitteena oli mainittu teknisen osaamisen lisääntyminen. Tämä tavoite koski sekä asiakastyötä tekeviä, pääkäyttäjiä että johtavia viranhaltijoita. Tähän tavoitteeseen pyrittiin osin edellä mainituilla sisällöllisillä työpajoilla, kuntakohtaisella työskentelyllä (projektisuunnittelija ja kuntakohtainen työryhmä), mutta myös ostamalla tietojärjestelmätoimittajilta koulutusta. Pääkäyttäjät olivat yksi keskeinen kohderyhmä hankkeessa. Hankkeen alkuvaiheessa pääkäyttäjät koottiin yhteiseen kokoukseen, jossa käytiin läpi hankkeen toteutussuunnitelmaa ja pohdittiin myös pääkäyttäjien koulutustarpeita. Hankkeen edetessä huomattiin, että pääkäyttäjien keskinäisiä kokouksia ei ole perusteltua jatkaa kovin tiheällä aikataululla, sillä roolitukset eri kuntien pääkäyttäjien välillä vaihtelivat huomattavasti. Projektisuunnittelija työskenteli pääkäyttäjien kanssa kuntakohtaisesti hyvin intensiivisesti ja pääkäyttäjät osallistuivat myös hankkeen koulutuksiin ja työpajoihin säännöllisesti. Pääkäyttäjille järjestettiin erikseen tietojärjestelmiin liittyvää koulutusta vuoden 2014 lopussa ja 2015 alussa. Tämä koulutus kohdistui kuitenkin vain Pro Consona - ohjelmistoon ja sen toimintoihin. Hankkeen projektisuunnittelija tapasi säännöllisesti Hämeenlinnan pääkäyttäjää ja toimi pääkäyttäjän tukena Effica YPH -ohjelmaan tehdyissä muutoksissa. Tilastointiin liittyviä työskentelypäiviä järjestettiin hankkeen loppupuolella syksyllä 2015 yhdessä tietojärjestelmätoimittajien kanssa. Näihin koulutuspäiviin osallistui sekä asiakastyötä tekeviä työntekijöitä, pääkäyttäjiä että johtavia viranhaltijoita. Tätä työskentelyä ja sen tuloksia on kuvattu tarkemmin luvussa 4.3. 9

Koulutussuunnitelma jatkokehittämisen tueksi Alkuperäisessä hankesuunnitelmassa oli yhdeksi hankkeen tuotokseksi mainittu koulutussuunnitelma, jonka oli tarkoitus valmistua jo hankkeen puolivälissä. Hankkeessa suunniteltiin tilaisuudet ja koulutukset hyvissä ajoin etukäteen toimintakausittain ja tilaisuuksista koottiin ns. koulutuskalenteria. Varsinainen koulutussuunnitelma päätettiin koota sellaiseksi tuotokseksi, joka hankkeen jälkeen tukee kuntia sosiaalihuollon tiedonhallintaan liittyvässä koulutuksen suunnittelussa ja toteutuksessa. Tuotoksessa käsitellyt teemat ovat sellaisia, jotka ovat nousseet olennaisiksi kehittämistarpeiksi hankeaikana toteutetun koulutuksen ja yhteisen työskentelyn pohjalta. Koulutussuunnitelman osiot on jaettu asiakastyötä tekevää henkilöstöä koskevaan osioon, tietojärjestelmien pääkäyttäjiä koskevaan osioon sekä tilastointia ja raportointia koskevaan osioon. Jälkimmäinen osio koskettaa myös edellä mainittuja työntekijäryhmiä mutta erityisesti johtavassa asemassa olevia työntekijöitä. Koulutussuunnitelman tarkoitus ei ole esitellä kaiken kattavaa kirjoa sosiaalihuollon tiedonhallinnan, asiakastyön dokumentoinnin ja tilastoinnin koulutusmahdollisuuksista vaan pikemminkin suunnitelma on kirjoitettu muistilistaksi kunnille niiden kokemusten ja oppien pohjalta, mitä hankkeen toteutuksessa on kertynyt. Tuotos löytyy KiTi-hankkeen sivuilta kansiosta koulutussuunnitelma. 4.2 Työskentely kunnissa tietojärjestelmätasolla Valtakunnallisesti on tehty paljon kehitystyötä sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmien ja niihin merkittävien tietojen, asiakasprosessien, asiakasasiakirjojen ja luokitusten suhteen. Työ alkoi järjestäytyneesti vuosina 2005 2011 toteutetussa Sosiaalialan tietoteknologihankkeessa (Tikesos). Hankkeen jälkeen kehittämistyö jatkuu THL:n lakisääteisenä toimintona ja THL:n operatiivisen toiminnan ohjaus -yksikkö (OPER) ohjaa sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon kansallista kehitystyötä. Sosiaalihuoltoon on määritelty luokituksia, asiakirjasisältöjä ja prosesseja joiden työstäminen jatkuu edelleen. Tavoitteena on, että valtakunnallisesti tietosisällöt ovat yhtenevässä muodossa asiakastietojärjestelmissä kun sosiaalialan sähköiseen arkistoon siirrytään. Siirtyminen on tarkoitus tehdä vaiheittain vuosina 2018 2020. Huhtikuun 2015 alussa voimaan tulleessa laissa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista THL:lle annetaan valtuudet määrätä asiakasasiakirjojen rakenteista ja niihin merkittävistä tiedoista. Hankkeen alueella on käytössä kaksi eri sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmää. Hämeenlinnassa on käytössä Effican Yksilö- ja perhehuolto -ohjelma ja Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymässä (FSHKY), Hattulassa sekä Janakkalassa käytössä on Pro Consonan aikuis- ja perhetyön, lastensuojelun sekä toimeentuloturvan ohjelmistot. Ohjelmien käyttölogiikkaa on kuvattu tarkemmin erillisessä dokumentissa, jossa on arvioitu KiTi-hankkeessa pilotoituja prosesseja, asiakirjoja ja luokituksia. Tämä dokumentti löytyy KiTihankkeen sivuilta kansiosta tietomääritykset. KiTi-hankkeen sisällöllisenä aihepiirinä oli lastensuojeluasiakkuuden ja sosiaalihuoltolain mukaisten palveluiden asiakkuuden alkuvaihe. Käyttöön otettavista asiakasasiakirjoista oli käytössä luonnosversiot ja osaan hankkeen aihepiirin asiakirjaluonnoksista tuli myös suuria päivitystarpeita hankeaikana sosiaalihuoltolain ja lastensuojelulain muutosten myötä. Syksyllä 2015 nämä muutostarpeita sisältävät asiakirjaluonnokset myös poistuvat julkisuudesta THL:n Oper-yksikön sivuilta. Hankkeen työskentely painottui alkuvaiheessa lakiuudistusten esittelemiseen hankkeen tilaisuuksissa ja työpajoissa. Aihealueen Excel-muodossa olleista asiakirjaluonnoksista tehtiin työntekijöille hieman helpommin hahmotettavia Word-versioita, joiden sisältöjä käytiin läpi työpajoissa sekä järjestelmien pääkäyttäjien kanssa. Keskeisenä työstön kohteena oli kuitenkin palvelutarpeen arvioinnin asiakirja, jolle ei ollut uusien lakien mukaista asiakirjaluonnosta olemassa. 10

Palvelutarpeen arvioinnin asiakirjaa työstettiin sosiaalihuoltolain ja lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista määräämien sisältöjen mukaiseksi. Yksi keskeisistä kokemuksista oli myös järjestelmien pääkäyttäjien ja substanssiosaajien yhteisen suunnittelun ja keskustelun tärkeys. Substanssiosaajilla on halu ja paine kehittää työtä esimerkiksi laki- tai organisaatiomuutoksen suuntaan. Pääkäyttäjillä taas on käsitystä siitä, miten uudistukset sovellettaisiin järjestelmän asiakasprosesseihin, mutta ei välttämättä tarkkaa käsitystä sosiaalihuollon ammattilaisten työn sisällöistä tai työtavoista. Näiden yhteensovittaminen uudistuksia suunniteltaessa on ehdottoman tärkeää. Hankkeen aikana ei kaikkien asiakirjojen osalta otettu käyttöön rakenteista kirjaamista. Lähinnä tämä tapahtui asian vireille tulon kirjaamisessa. Ensimmäinen askel kohti rakenteista kirjaamista on kuitenkin määrämuotoiseen kirjaamiseen siirtymisessä. Määrämuotoisen kirjaamisen myötä asiakirjat ovat saman sisältöisiä esimerkiksi otsikkotasolla kaikkien työntekijöiden ja kaikkien asiakkaiden osalta. Määrämuotoinen kirjaaminenkaan ei ole asiakirjoissa ollut itsestään selvyys eikä sen edistämiseen välttämättä ole tehty organisaatioissa kehittämistyötä kuin keskeisimpien asiakirjojen osalta ja tällöinkin sisältö on usein ollut organisaatiokohtaista. Palvelutarpeen arviointi kehittämistyön keskiössä Uusi sosiaalihuoltolaki, laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista sekä laki lastensuojelulain muuttamisesta tulivat voimaan 1.4.2015. Niiden valmisteluvaiheessa hankkeessa jouduttiin etenemään lakiversioilla, jotka oli lähetetty lausuntokierrokselle kesällä 2014. Asiakasasiakirjalain eteneminen valiokuntakäsittelyssä tapahtui nopeasti tammikuusta 2015 alkaen ja laki hyväksyttiin 6.3.2015, joten elettiin aika pitkään epävarmuudessa sen lopullisesta sisällöstä. Sosiaalihuoltolain uudistukseen sisältynyttä palvelutarpeen arviointia ei kunnissa oltu etukäteen konkretisoitu. Hankekunnissa pohdittiin varsinkin lasten osalta edelleen malleja siitä, tekevätkö palvelutarpeen arviointeja kaikki sosiaalihuollon ammattilaiset vai järjestetäänkö se erikoistuneen tiimin avulla keskitetysti. Monenlaisia pohdintoja käytiin. KiTi-hanke oli tiiviisti mukana tässä suunnittelutyössä peilaten ja kuvaillen myös sen vaikutuksia kirjaamiseen ja arviointityön sisällön ilmenemiseen asiakastietojärjestelmässä. KiTi-hanke otti tehtäväkseen organisoida tämän suunnittelutyön. Työtä tehtiin Hämeenlinnassa palvelutarpeen arvioinnin kehittämistyöryhmässä ja vastaavasti FSHKY:ssä aikuissosiaalityön tiimissä SOS II -hankkeen kanssa yhteistyössä. FSHKY:n suunnittelun mallia käytiin läpi myös muissa Pro Consona -kunnissa. Pro Consonaan tuli päivityspaketti 1.4., jonka myötä ohjelmaan tuli uusi vireille tulon tapa eli Yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi. Palvelutarpeen arvioimiseksi sekä asiakassuunnitelman tekemiseksi julkaistiin myös sosiaalihuoltolain mukaisesti otsikoidut lomakkeet, mutta nämä olisi toki voinut tehdä paikallisestikin. Suosituksena oli myös, että järjestelmään tehdään tukilaji sosiaalihuoltolain mukaisille palveluille ja siihen liittyvät SHL 14 :n mukaiset palvelut. Luvassa oli myös uusi päivitys tähän asiakkuuden alkuvaiheeseen lokakuussa 2015. Lokakuun lopun päivityksen jälkeen järjestelmässä oli vireille tulon tapoina lastensuojelu-ohjelmistossa lastensuojeluilmoitus ja lastensuojeluhakemus sekä aikuis- ja perhetyössä yhteydenotto tuen tarpeen arvioimiseksi sekä ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta. Tämä päivitys saatiin asennettua hankealueen järjestelmiin marras-joulukuussa 2015. Hämeenlinnan osalta kevään 2015 kaupungin suunnitteluryhmän sekä pääkäyttäjän ja KiTi-hankkeen projektisuunnittelijan suunnittelutyön pohjalta saatiin tehtyä ensimmäinen versio asiakkuuden alkuvaiheen prosessista. Ajatuksena oli tehdä universaali alkuvaiheen prosessi vireille tulosta sekä palvelutarpeen arvioinnista jota olisi mahdollista käyttää ja sallia kattavasti työntekijöille näkyvyydet palvelutarpeen arvioinnin prosessiin. Palvelutarpeen arviointi suoritettiin erillisenä varsinaisista asiakkuuksiin johtavista selvityksistä ja sen lopuksi otettiin kantaa vain siihen, jatkuuko asiakkuus sosiaalihuollon asiakkuutena vai jonain 11

muuna asiakkuutena. Mallia käytiin läpi Hämeenlinnan kaupungin lakimiehen kanssa ja lopputuloksena ei saatu aikaan universaalia prosessia, koska Hämeenlinnassa rekisterinpitäjinä toimii kolme eri lautakuntaa ja tietojen luovuttaminen eri rekisterinpitäjien välillä ei ole sallittua. Tämä versio otettiin käyttöön 1.6.2015 ja palvelutarpeen osalta voitiin kuitenkin antaa järjestelmän käyttäjille mahdollisuus tarkistaa, onko asiakkaalle tekeillä tai tehty palvelutarpeen arviointi, vaikkei sen sisältöä voitukaan näyttää. Kesän jälkeen prosessin työstämistä Efficassa jatkettiin niin, että sellaiset sosiaalihuoltolain päätökset, joita ei olemassa olevissa asiakkuusprosesseissa voitu tehdä, voitaisiin tehdä sosiaalihuollon asiakkuudessa. Syksyn osalta palvelutarpeen arvioinnin kirjaamisen suunnittelutyötä hidasti se, että Hämeenlinnassa oli tulossa organisaatiouudistus vuoden 2016 alusta, joka toi osaltaan uusia haasteita ja suunnittelun uudelleen suuntaamista. Palvelutehtäväluokituksen keskeinen rooli tietojärjestelmissä Hankkeen molempien järjestelmien muutoksessa lähtökohtana oli sosiaalihuoltolain uudistus. Perusajatuksena oli, että asian vireille tulon jälkeen tehdään palvelutarpeen arviointi ja sen jälkeen ratkaistaan, jatkuuko sosiaalihuollon asiakkuus vai ei. Jos asiakkuus jatkuu, on olemassa sosiaalihuoltolain mukaisia palveluita ja mahdollisuus tehdä sen mukaisia päätöksiä. Asiakkuus voisi jatkua palvelutehtäväluokituksen mukaisissa palveluissa. Palvelutehtäväluokitus sisälsi 22 eri palvelutehtävää, jotka pohjautuivat pääasiassa erityislakien mukaisiin tehtäviin sekä sosiaalihuoltolain mukaisiin palveluihin. Sosiaalihuoltolain uudistuksen myötä ilmeni tarvetta muuttaa järjestelmien olemassa olevia asiakkuusprosesseja, mikä vaikutti suunnittelutyöhön. Järjestelmissä oli olemassa erillisiä asiakkuusprosesseja, jotka oikeastaan kuuluisivat sosiaalihuoltolain mukaisten palveluiden asiakkuuteen. Tällaisia olivat hankekunnissa esimerkiksi ehkäisevän perhetyön palvelut, aikuissosiaalityö, päihdetyö, mielenterveystyö ja liikkumista tukevat palvelut, joille ei palvelutehtäväluokituksessa ollut omaa tehtävää, vaan ne kuuluivat sosiaalihuoltolain mukaisten palveluiden palvelutehtävään. Yhtenä muutosvaihtoehtona olisi siis ollut Effican akti-asiakkuuksista tai Pro Consonan tukilajeista asiakkaitten siirtäminen palvelutehtäväluokituksen mukaisiin asiakkuuksiin. Tämä olisi vaatinut asiakaskohtaista asiakkuuden päättämistä olemassa olevissa palveluissa, uusien päätösten tekoa ja asiakkuuden perustamista sosiaalihuoltolain mukaisten palveluiden palvelutehtävään. Tällainen siirto ei onnistu millään automaattisella ratkaisulla, vaan vaatii asiakaskohtaisen työstämisen. Hämeenlinnan kokoisen kaupungin osalta esimerkiksi kyse oli sadoista asiakkaista, joten työmäärä on mittava. Asiakkuuksien siirtämiseen sosiaalihuoltolain mukaisten palveluiden palvelutehtävään ei kummassakaan järjestelmässä ryhdytty, vaan keskityttiin asiakkuuden alkuvaiheen kirjaamisen kehittämiseen ja palvelutarpeen arvioinnin sisällön ja organisoinnin työstämiseen. Syyskuussa 2015 tuli tieto, että palvelutehtäväluokitusta ollaan muuttamassa, joten asiakkuuksien muokkaaminen palvelutehtävien mukaisesti olisi ollut turhaa työtä. Järjestelmissä asiakkuudet ja palvelutarpeen arviointi jätettiin väliaikaiseen tilaan, kunnes uusi palvelutehtäväluokitus julkaistaisiin. Hankkeen toteutusaikana luokitusta ei ehditty julkaista. Sähköinen ohjeistus KiTi-hankeen yhtenä tuotoksena oli luvattu tehdä käytännönläheinen sähköinen ohjeistus asiakastietojen käsittelystä sekä ohjeistuksen päivityssuunnitelma hankekuntien lastensuojelun ja aikuissosiaalityön yksiköiden henkilöstön sovellettavaksi. Ohjeistusta lähdettiin tekemään osin yleisellä kirjaamisen opastamisen tasolla mutta myös järjestelmäkohtaisten ohjeiden muodossa. Lopullisia versioita valmistui kaksi: Efficaa ja Pro Consonaa koskevat dokumentit erikseen. Ohjeistuksia tehdessä kävi ilmi, ettei yleispätevää järjestelmäkohtaista ohjetta laajempaan käyttöön ole mahdollista tehdä, koska järjestelmien sisällöt ja prosessit on muokattu kuntien toiminnan organisoinnin näkökulmasta. Jo keskeisen uuden kirjaamiselementin eli palvelutarpeen arvioinnin soveltamisessa asiakastietojärjestelmään on erilaisia variaatioita. Jo hankealueen kol- 12

messa Pro Consona -ympäristössä on eroavaisuuksia eikä ennen uuden palvelutehtäväluokituksen voimaan tuloa niitäkään kannattanut koittaa yhdenmukaistaa. Ohjeistukset sisältävät kirjaamisen näkökulmasta keskeistä tietoa tietosuojaan liittyvistä asioista kuten asiakasrekistereistä, tietojen luovuttamisesta, tietojen korjaamiskäytännöistä sekä työntekijöiden käyttöoikeuksista. Järjestelmien lastensuojelun ja aikuissosiaalityön asiakkuuden alkuvaiheen prosesseista on tehty kaavioita ja prosessin eri vaiheiden kirjaamisesta järjestelmään on tehty yksityskohtaisemmat ohjeet. Ohjeet kattavat asian vireille tulemisesta asiakkuuden alkuun ja asiakassuunnitelman tekemiseen liittyvät vaiheet. Sähköisille ohjeistuksille ei lähdetty hankkimaan tai suunnittelemaan sähköistä alustaa koska ohjeistuksissa on varmasti tarvetta kuntakohtaiseen täsmentämiseen ja muokkaamiseen. Ohjeistukset julkaistiin pdfmuodossa ja ohjeistuksen sisällöstä huolehtiville Power Point-esityksenä muokkaamisen mahdollistamiseksi. Ohjeistukset löytyvät KiTi-hankkeen sivuilta kansiosta kirjaamisen oppaat. 4.3 Tilastointia ja tiedonhallintaa KiTi-hankkeen viimeinen toimintavuosi sisälsi pääosin tilastoinnin ja asiakastietojärjestelmien tietohuollon kehittämistä. Keväällä 2015 laadittiin toimintasuunnitelma, jossa linjattiin hankehenkilöstön ja kuntaedustajien yhteistyötä asiassa. Hankkeeseen perustettiin tilastointityöryhmä, joka koostui kuntien pääkäyttäjistä sekä lastensuojelun ja aikuissosiaalityön esimiehistä. Lisäksi työryhmään osallistuivat Kiti-hankehenkilöstö ja Pikassoksen kehittämispäällikkö Minna Niemi, jonka työpanosta hanke osti tilastointiosuuden toteutukseen. Työskentelyä rytmittivät neljä kokousta, joista ensimmäinen järjestettiin elokuussa 2015 ja viimeinen tammikuussa 2016. Kokouksista laadittiin muistiot, joihin kirjattiin yhdessä sovitut asiat. Näin myös ne työryhmän jäsenet, jotka eivät päässeet kokouksiin, saivat kootusti tiedon etenemistavoista ja mahdollisuuden kommentoida suunnitelmia. Samalla saatiin kirjattua yksityiskohtia, joihin on mahdollisuus palata tarpeen vaatiessa myös hanketoiminnan ulkopuolella ja jälkeen. Ensimmäisessä kehittämisvaiheessa kuntien edustajat nimesivät ennalta valmistellun koosteen avulla niitä kansallisia tilastotietoja, joiden ottaminen asiakastietojärjestelmästä tuotti vaikeuksia tai vaati merkittävästi manuaalista työstöä. Tämän pohjalta tilastointityöryhmä havaitsi useita sellaisia ongelmia, jotka toistuivat useammassa kunnassa ja eri asiakastietojärjestelmiä käytettäessä. Ongelmien pääasiallisiksi syiksi paljastuivat puutteelliset asiakastyön kirjaamiskäytännöt ja ongelmat tietojärjestelmien kuntakohtaisissa rakenteissa. KiTi-hankkeen ohjausryhmä päätti ostaa tietojärjestelmätoimittajilta asiantuntijapalvelua, jotta tilastoinnissa havaittuja ongelmia saataisiin ratkottua asianmukaisella tietohuollolla hankkeen kuluessa. CGI:n asiantuntija osallistui yhteen tietohuoltopäivään Forssassa ja kahteen Hattulassa. Janakkalan kunnan tietohuoltoasioita käsiteltiin yhdessä puolipäiväisessä tilaisuudessa. Lisäksi Hämeenlinnan aikuissosiaalityön ja lastensuojelun tietohuoltokysymyksiä sekä tilastointihaasteita ja -mahdollisuuksia käsiteltiin kahdessa tilaisuudessa, joihin osallistuivat Tiedon asiantuntijat. Kaikissa tietohuoltopäivissä kuntien asiakastyöstä kirjaavilla ja prosesseja johtavilla oli pääkäyttäjien lisäksi merkittävä rooli. KiTi-hankkeen työntekijät laativat tietohuoltotapaamisista muistiinpanot, jotka lähettiin osallistujille jatkotoimenpiteitä tukemaan. Syksyn aikana jokaisessa hankekunnassa suoritettiin myös tilastoajoina toteutetut tietohuoltotarkastukset, joiden yhteydessä nousi esiin joitakin virheitä. Tietohuoltotarkastukset osoittivat havainnollisesti myös 13

kunnissa tapahtuneet edistysaskeleet, sillä esimerkiksi Hämeenlinnassa virhelistalle nousi hankkeen loppuvaiheessa selvästi vähemmän korjattavia kohtia kuin vuotta aikaisemmin. Virheitä hankkeen kuluessa pyrittiin korjaamaan kuntakohtaisia ohjeistuksia laatimalla ja niiden mukaisesti toimimalla. Joiden ongelmien korjaaminen onnistui KiTi-hankkeen aikana melko hyvin ja jotkut vaikeudet jatkuvat edelleen. Osa ongelmista on sellaisia, joiden ratkaisemisessa tai sujuvoittamisessa tietojärjestelmätoimittajilla on suuri rooli. Ongelmien yksityiskohtia on kuvattu tietojärjestelmätoimittajien edustajille erilaisissa tilaisuuksissa ja sähköpostien välityksellä. Lisäksi hankkeen aikana havaittiin muutamia tilastoristiriitaisuuksia, joista on oltu yhteydessä Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen edustajiin. Syksyllä 2015 käynnistettiin myös Forssan ja Hämeenlinnan seutujen yhteinen indikaattorityö, mikä tuotti listauksen indikaattoreista, joita ehdotetaan kerättäväksi jatkossa maakunnassa yhteisin kriteerein. Perusajatuksena on, että Kanta-Hämeen kunnat voivat tulevaisuudessa verrata keskenään indikaattoritietoja. Nyt lukumäärät on suhteutettu sovittuihin taustaindikaattoritietoihin ja indikaattoreiden tietosisällöt ovat kaikissa kunnissa samoja. Alkuvuodesta 2016 toteutettiin tiedonkeruukokeilu, jonka myötä saatiin lisätietoja ongelmista. Usein ongelmien alkujuuret ovat tietohuollon kuntakohtaisissa haasteissa. Lisäksi havaittiin, että kaikkia ennalta suunniteltuja tietoja ei ollut mahdollista saada asiakastietojärjestelmästä, vaikka suunnitteluvaiheessa oli näin ajateltu. Kokeilun myötä kertynyt tieto konkretisoi, mitä tietoa tällä hetkellä voidaan saada yhteismitallisesti kahdesta eri tietojärjestelmästä siten, että tiedot ovat myös kansallisten linjausten mukaisia. Tilastointiosuuden tuotoksina ovat syntyneet 1. Indikaattorien tietosisältökooste, jossa kerrotaan, mitä ovat yleiset taustaindikaattorit sekä lasten ja aikuisten palvelujen sosiaalityötä koskevat indikaattorit. Jokainen indikaattori avataan tekstiosuudella, jolloin käyttäjä tietää, millainen tieto siihen sisältyy ja eri käyttäjät tulkitsevat indikaattoritiedon mahdollisimman yhtenäisesti. Lisäksi on määritelty, mikä tehtävä jää suunnitteilla olevan koordinaattorin tehtäväksi. Tietosisältökooste löytyy KiTi-hankkeen sivuilta. 2. Seutukunnittaiset diaesitykset, joihin on koottu indikaattorit kuvioina. Aluksi on selvitetty indikaattoreiden taustoja ja annettu tiiviissä muodossa ohje indikaattoreiden tulkinnan tueksi. Mukana on myös kahden eri seudun (Hämeenlinnan ja Forssan) vertailudioja. Diaesitykset löytyvät KiTihankkeen sivuilta kansiosta tilastointi ja indikaattorit. 3. Tilastointiosuudessa kehitettiin myös suhdelukulaskuri, jonka avulla voidaan jatkossakin vertailla kuntien tietoja toisiinsa. Tämä ei kuitenkaan ole julkinen, koska tuotokseen sisältyy salassa pidettäviä indikaattoritietoja. 4. Niin ikään lähitulevaisuutta koskevat kuntakohtaiset suunnitelmat eivät ole julkisia. Niissä selvitetään ne puutteet tai ongelmat, joita tällä hetkellä liittyy jokaisen kunnan tilastointiin ja jotka on laitettava kuntoon, jotta tilastointi tulevaisuudessa olisi luotettavampaa ja tuloksellisempaa. 5. Lopputuloksena syntyi tilastointisuunnitelma vuosille 2016-2018, joka löytyy KiTi-hankkeen sivuilta. Erikseen tehtiin myös ehdotus alueen pääkäyttäjien pysyvästä verkostosta ja siinä käsiteltävistä asioista: Kanta-Hämeen kuntien sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmien pääkäyttäjät kokoontuvat kerran kevät- ja syyskausilla yhdessä sovitun koordinoijan kutsumana. Tapaamisia on tarvittaessa tätä useammin. Kokoontumistarve tarkistetaan noin kuukautta ennen ennalta sovittua ajankohtaa. Pääkäyttäjätapaamisten kustannukset jaetaan kuntien kesken ja mahdollisia hankeavustuksia hyödyntäen. Pääkäyttäjät ilmoittavat koordinoijalle teemat, joita toivovat kokousten asialistalle sekä tarpeesta kutsua tietojärjestelmätoimittajan edustajia mukaan tapaamiseen. Tapaamisten pituus vaihtelee 14

parista tunnista työpäivään riippuen siitä, minkä verran on tullut tai tulossa muutoksia, joihin kunnissa on reagoitava. Lisäksi kokousten yhteyteen voidaan organisoida yhteistä koulutusta. Tilastointityöryhmä esittää, että Kanta-Hämeen kuntien Pro Consona -pääkäyttäjien ja Efficapääkäyttäjien yhteinen tapaaminen järjestetään 28.4.2016 klo 13 15.30. Näin laajennetaan ja varmistetaan KiTi-hankkeen jälkeinen yhteistyö ja vuoropuhelu sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmien pääkäyttäjien kesken. Kevään tapaamisen teemoina ovat roolitukset, käyttöoikeudet ja tietosuoja. KiTi-hanke huolehtii alustavista järjestelyistä. Pääkäyttäjäverkosto tekee yhteistyötä Sote III - hankkeen ja Kansa-koulu-hankkeen kanssa. Syksyllä 2015 käynnistynyt Kansa-koulu-hanke ja Kanta-Hämeessä sote-uudistusta edistävä Sote III -hanke jatkavat kuntien tukemista tilastoinnin ja tietohuollon kehitystyössä. SOTE III:ssa on kevään 206 ajaksi perustettu alaryhmiä, joista yksi keskittyy tietohallintoon. KiTissä tehty työ otetaan siellä huomioon ja kehittämistyö siirtyy monelta osin maakunnalliseksi. 4.4 Yhteistyö muiden hankkeiden kanssa Hanke toteutti kehittämistoimia yhdessä useiden hankkeiden kanssa ja yhteistyöstä tulikin yksi keskeinen kehittämistoimien toteuttamisen muoto. Hankeaikana Kanta-Hämeessä oli käynnissä kaksi Kasterahoitteista hanketta: LasSe-hanke (lastensuojelutarpeen selvittämisen kehittäminen Väli-Suomessa) sekä aikuissosiaalityötä ja rakenteellista sosiaalityötä kehittävä SOS II -hanke (Sosiaalisesti osalliseksi sosiaalityöllä). Näissä hankkeissa mukana oli KiTi-hankekunnista vain Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymä. Vastaavasti Riihimäen seudun kunnat, jotka eivät olleet mukana KiTi-hankkeessa, osallistuivat em. hankkeiden toteutukseen. Yhteistyöllä järjestettyihin laajempiin tilaisuuksiin saatettiin siis kutsua osallistujia koko Kanta-Hämeen alueelta ja näin voitiin tarjota areenoja yhteiselle maakunnalliselle keskustelulle lastensuojelun ja aikuissosiaalityön sisältöihin ja dokumentointiin liittyen. Toisaalta tiivis yhteistyö helpotti kehittämistoimien aikataulutusta, kun osa hankkeiden toimijatahoista oli yhteisiä ja näinollen olisi ollut lähes mahdotonta saada esim. asiakastyötä tekeviä työntekijöitä osallistumaan useisiin työpajoihin ja kehittämisprosesseihin samanaikaisesti. Yhteistyön ollessa tiivistä pystyttiin sopimaan kaikkia hankkeita koskevia teemoja yhteisiin tapaamisiin. SOS II -hankkeen kanssa yhteistyötä tehtiin varsinkin työpajatyöskentelyillä kehittämällä samalla sekä aikuissosiaalityön sisältöjä että kirjaamista ja dokumentointia. Esimiehillä ja työntekijöillä oli hankkeiden myötä paljon erillisiä tapaamisia ja koska SOS II- ja KiTi-hankkeella oli samantyyppisiä tavoitteita eri painotuksin, yhdistettiin koulutuksia ja kokouksia mahdollisuuksien mukaan. Tällä tavoin työntekijöiden osallistuminen hankkeiden toimintaan oli perustyön kannalta järkevissä mittasuhteissa. Yhtenä pienenä, mutta yhteistyötä hyvin kuvaavana esimerkkinä voidaan mainita LasSe-hankkeen kanssa toteutetut FSHKY:n lastensuojelussa toimivalle henkilöstölle suunnatut lastensuojelun perhetyön kehittämispajat, joissa oli keskeisesti mukana myös HAMK:n sosionomi-opiskelijoita. KiTi-hankkeen projektisuunnittelija esitteli työpajassa esim. asiakasasiakirjalakia ja dokumentointiin liittyviä valtakunnallisia linjauksia. FSHKY:n työntekijät pilotoivat sitten osallistavan kirjaamisen menetelmää perhetyössä ja HAMK:n opiskelijat tuottivat myös teemaan liittyen kirjallisen oppimistehtävän (Kemppi Anu ja Saarinen Sanna: Osallisuus lastensuojelun perhetyössä). KiTi-hanke teki yhteistyötä myös niiden hankkeiden kanssa, jotka saivat rahoituksen THL OPER -yksiköstä. Samaan aikaan rahoituksen saaneita hankkeita oli Perho-hanke (Perhehoidon alueellinen toimintamalli ja osallistavan kirjaamisen edellytykset), LATO-hanke (Lastensuojelun ja toimeentulotuen toimintaprosessien ja tiedonhallinnan kehittäminen) ja KAPSA (Kansalliset palveluprosessit ja sähköinen asiointi). Hankkeiden 15

yhteistyö tarkoitti lähinnä säännöllisiä THL:n koollekutsumia tapaamisia, joissa käytiin läpi hankkeiden etenemistä ja hankehallinnointiin liittyviä asioita. LATO-hankkeen ja KAPSA-hankkeen kanssa tehtiin myös sisältöihin kohdistuvaa yhteistyötä käymällä läpi hankkeiden etenemistä aika ajoin. Syitä lastensuojelun asiakkuudelle selvitettiin Lastensuojelun kehittämis- ja tutkimushankkeessa (LaskeTut) toteutetussa Huostaanoton syyt ja taustat (HuosTa) -tutkimuksessa. KiTi-hankkeen kunnista Hämeenlinna oli mukana HuosTa-tutkimuksessa, joten tilastointia ja indikaattoreita koskevan osuuden osalta oli luontevaa tehdä yhteistyötä. Varsinkin hankkeen loppuvaiheessa KiTi-hanke teki yhteistyötä Kansa-koulu - hankkeen kanssa. Kansa-koulu on valtakunnallinen hanke, joka toteutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostoa hyödyntäen. Tarkoituksena on (1) tukea kansallisten luokitusten ja asiakirjarakenteiden toimeenpanoa sosiaali- ja terveydenhuollon tuotanto-organisaatioiden asiakastietojärjestelmiin, niin että ne noudattavat sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain vaatimuksia, (2) kehittää sosiaalialan henkilöstön osaamista ja valmiuksia tuottaa sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaisia asiakastyön dokumentteja ja (3) tukea sosiaalialan organisaatioiden valmiutta liittyä valtakunnalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. 16

5 Hankkeen arviointi Hankkeen arviointikokonaisuus toteutettiin hankekauden puolivälissä väliarviointina ja hankkeen päättyessä loppuarviointina. Väliarviointi toteutettiin hanketta hallinnoivan kunnan toiveesta 11.2.2015 Hämeenlinnan kaupungin omaa arviointimallia hyväksi käyttäen Hämeenlinnan kaupungin edustajien ja hankehenkilöstön kesken. Tämän jälkeen arviointiteemoista keskusteltiin hankkeen ohjausryhmän kokouksessa samana päivänä. Väliarvioinnin keskeinen idea oli vuorovaikutteisesti reflektoida ja arvioida hankkeen ydintoimijoiden kanssa hankkeen liikkeellelähtöä ja kehittämisprosessin senhetkistä vaihetta sekä suunnata hankeprosessien etenemistä hankkeen loppuajalle. Väliarvioinnissa keskusteltiin aluksi hankkeen tavoitteista ja odotetuista tuloksista. Hankehenkilöstö oli arvioinut etukäteen itse hankkeen etenemistä. Arvioinnissa ja sen jälkeisessä ohjausryhmän kokouksessa todettiin, että hanke on edennyt pääsäätöisesti tavoitteiden mukaisesti mutta toimintaympäristön muutokset (mm. lakimuutokset) ovat hidastaneet osin kehittämistoimia. Tilastointiosion etenemisen vauhdittamiseksi ehdotettiin työrukkasryhmän perustamista ja tämä osio arviointitilaisuuden jälkeen alkoikin etenemään. Kaiken kaikkiaan toimijat olivat tyytyväisiä hankkeen senhetkiseen etenemiseen. Kooste väliarvioinnissa lähetettiin ohjausryhmälle kokousmuistion liitteenä. Hankkeen loppuarviointitilaisuus järjestettiin 16.12.2015 ja siihen osallistui hankekuntien edustajia kahdesta kunnasta sekä hankehenkilöstö. Loppuarviointitilaisuudessa kartoitettiin, miten hanke on pystynyt toteuttamaan suunnitelmaa, pitämään kiinni aikataulusta ja vastaamaan asetettuihin tavoitteisiin. Arviointimateriaalia täydennettiin myös haastattelemalla tammikuussa 2016 puhelimitse hankkeen keskeisiä toimijoita ja niitä ohjausryhmän jäseniä, jotka eivät ottaneet osaa arviointitilaisuuteen. Näitä puolistrukturoituja haastatteluita tehtiin kuusi ja niissä oli vastaajina johtavia viranhaltijoita ja myös pääkäyttäjiä. Hankkeen arvioinnissa hyödynnettiin lisäksi seminaari/koulutustilaisuuksissa kerättyjä palautteita ja hankkeessa kertyneitä dokumentteja. Arviointiin arvioinnissa käytettyjä lomakkeita on kuvattu tarkemmin liitteessä 4. 5.1 Hankkeen organisoinnin ja hankeprosessin onnistuminen Ohjausryhmätyöskentelyn osalta oltiin tyytyväisiä siihen, että kokouksiin tuli kutsut ajoissa ja kokoukset olivat selkeitä ja muistiot tulivat ajallaan. Hankkeen työntekijät veivät asioita eteenpäin jäsentyneesti ja niin kuin oli sovittu. Ohjausryhmä toimi hyvässä hengessä ja hanketta kuvattiin asiakasystävälliseksi ohjausryhmän jäsenten kannalta. Ohjausryhmä toimi aktiivisesti varsinkin hankkeen alkuvaiheessa. Hankkeen ohjausryhmän kokouksissa arvioitiin esiin tulleita muutoksia ja päätettiin hankkeen toimintalinjoista ja muutostoimenpiteistä. Ohjausryhmän kokoonpano kuntaedustajien osalta muuttui jonkin verran hankkeen edetessä, jolloin sitoutuminen työskentelyyn oli ajoittain haastavaa. Loppuvaiheessa oli nähtävissä se, että poissaolot lisääntyivät muista työkiireistä johtuen. Hanketyöntekijöiden ja ohjausryhmän välillä vallitsi kuitenkin hyvä luottamus. Pikassokselta tullut tuki hankkeelle näkyi myös ohjausryhmän jäsenille. Budjetti piti hyvin, joskin hankerahaa jäi huomattavan paljon käyttämättä. Tämä johtui pitkälti siitä, että kehittämistyön käynnistys viivästyi toimintaympäristössä tapahtuneiden muutosten myötä ja hankkeen toteutustapoja jouduttiin myös jonkin verran muuttamaan alkuperäisestä hankesuunnitelmasta. Arviointimateriaalista ilmenee, että hankkeen kuvattiin olevan kiinni kuntien arjessa ja erilaisten koulutusten ja työpajatilaisuuksien myötä hanke tuli hyvin tutuksi asiakastyötä tekeville. Hankkeen tavoitteet koettiin selkeiksi hankkeen alkaessa, mutta lakimuutokset ja muutokset toimintaympäristössä aiheuttivat hämmennystä. Hankkeen edetessä tavoitteet kuitenkin pystyttiin pitämään riittävän konkreettisina. Kahden työntekijän hanketiimi koettiin hyväksi ja toimivaksi. Hanketyöntekijöiden roolitusten todettiin olevan selkeä. Hankehenkilöstö jalkautui kuntiin riittävästi arviointiin osallistuneiden mielestä. Erityisen hyvänä pidettiin projektisuunnittelijan kuntakäyntejä, joissa käytiin läpi konkreettisesti esim. tietojärjestelmän ra- 17

kenteita sekä tilastointiin liittyvää kehittämistä hankkeen loppupuolella. Hanke onnistui hyvin myös tiedottamisessa: se oli ajantasaista ja varsinkin valtakunnallisesta kehittämistyöstä informoiminen koettiin tarpeelliseksi. 5.2. Kehittämistyön haasteet Lainsäädäntömuutokset hankkeen aikana Hankkeen suurimmaksi haasteeksi nimettiin toimintaympäristön muutokset ja erityisesti hankkeen aikana tulleet lakimuutokset. Tavoitteita jouduttiin käytännön tasolla uudelleenmäärittelemään jatkuvasti sillä hankeaikana tulleet sosiaalihuoltolain muutokset ja uusi laki asiakasasiakirjoista muuttivat hankkeen toiminnan suuntaa ihan konkreettisesti. Lakimuutokset toivat myös epätietoisuutta: kuinka paljon muutokset tulevat vaikuttamaan palveluiden organisointiin ja siten myös hankkeen kehittämistyöhön ja ihan konkreettisesti esim. asiakirjoihin, joita alun perin oli tarkoitus pilotoida. Hanke eteni toimintaympäristön muutoksista johtuen ennakoitua hitaammin. THL:n rooli ja valtakunnallisen kehittämistyön etenemisen hitaus suhteessa hankeaikaan THL:n rooli jäi arviointimateriaalin mukaan toimijoille aika ohueksi. Sosiaalihuollon palvelutehtäväluokitukseen tulevat muutokset vaikeuttivat hankkeessa tehtävän kehittämistyön edistymistä. Aika ajoin jouduttiin odottelemaan jo hankkeen alkuvaiheessa tietoa valtakunnallisista suuntaviivoista ja siitä, miten hankkeen tulisi edetä niin, ettei tehdä turhaa työtä. Tämä näkyi esimerkiksi siinä, että hankkeessa jouduttiin käyttämään resurssia asiakirjojen määrittelyyn kun taas hankkeen alussa oli oletus, että hankkeelle tulisi käytettäväksi THL:ssä jo valmiiksi määriteltyjä asiakirjoja. Hankkeen alkamisajankohtaa pohdittiinkin useita kertoja, sekä väliarvioinnissa että loppuarviointitilaisuudessa. Useat arviointihaastatteluihin osallistuneet pohtivat sitä, että hanke olisi mieluusti saanut vielä vaikka jatkua. Arviointitilaisuudessa todettiin, että hankeaika olikin verrattain lyhyt: lyhyessä ajassa tuotettiin paljon tietoa ja osin työ jää kesken. Kuntien toimintaympäristö, resurssit ja sitoutuminen Hankesuunnitelmassa oli jo todettu, että hankkeen onnistuminen perustuu oletukseen siitä, että hankekuntien toimijat ovat sitoutuneita kehittämään lastensuojelun ja aikuissosiaalityön asiakastietojärjestelmiä sekä työkäytäntöjä kansallisten linjausten mukaisesti seuraavaan kahden vuoden aikana. Hankkeen arviointimateriaalin perusteella voidaan sanoa, että hankkeessa mukana olevat kuntaedustajat sitoutuivat hankkeen kehittämistoimiin vaikka osallistumismahdollisuudet olivat ajoittain haasteelliset. Ajoittain asiakastyötä tekevää henkilöstöä oli vaikea motivoida osallistumaan esim. työpajoihin työaikaresurssien vuoksi. Myös esimiestason ja pääkäyttäjien osallistumismahdollisuudet hankkeen kehittämistoimiin olivat ajoittain hyvin rajalliset. Voidaankin sanoa, että hanketta pidettiin tärkeänä, mutta aika ajoin koettu kiire ja muut työpaineet vaikeuttivat hankkeeseen sitoutumista. Tietojärjestelmien kehittämiseen osoitetut resurssit (sekä työnjaolliset että taloudelliset) vaihtelivat hyvin paljon kunnittain ja tämä näkyi esim. pääkäyttäjien vaihtelevana osallistumisena kehittämistyöhön. Niissä kunnissa, joissa työskentelyresursseja oli enemmän, ehdittiin tekemään enemmän konkreettisia muutoksia esim. tietojärjestelmiin. 18

5.3 Hankkeen keskeiset onnistumiset Paneutumista hankkeen kehittämiskohteisiin ja tietoisuuden kasvua sosiaalihuollon tiedonhallinnasta Arviointiin osallistuneiden mukaan hanke mahdollisti paneutumisen sosiaalihuollon tiedonhallintaan ja tuotti tietoa valtakunnallisesta kehittämisestä. Haasteet asiakastietojärjestelmien kehittämisen osalta selkenivät hankkeen myötä. Hankkeen työpajoihin ja koulutuksiin osallistuttiin ajoittaisesta ajanpuutteesta huolimatta varsin aktiivisesti ja palaute tilaisuuksista olikin pääsääntöisesti hyvää. Erityisesti koulutuksellisiin työpajoihin osallistuneet asiakastyötä tekevät työntekijät pitivät työskentelyä mielekkäänä. Työpajojen järjestelyihin oltiin tyytyväisiä ja sitä pidettiin hyvänä, että niitä oli substanssialueittain järjestetty eli pääsääntöisesti lastensuojelun ja aikuissosiaalityön henkilöstölle erikseen. Työpajoja järjestettiin pääsääntöisesti kuntakohtaisesti. Laajempia, useita kuntia käsittäviä tilaisuuksia ei olisi haluttu lisää, mutta toisaalta sitäkin pidettiin hyvänä, että näissä tilaisuuksissa tuli kuulleeksi muiden kuntien kokemuksia. Samalla nämä laajemmat tilaisuudet mahdollistivat yhteisen seutukunnallisen ja laajemmankin keskustelun. Lakikoulutukseen osallistuneet olivat hyvin tyytyväisiä järjestettyyn koulutukseen ja arviointihaastatteluissa esimiehet mainitsivat tämän erittäin tärkeänä toimena, minkä hanke järjesti. Hankkeen kehittämistoimet ja tuotokset Eräs keskeisimmistä onnistumisista hankkeessa oli palvelutarpeen arviointiin liittyvä työskentely. Arviointihaastatteluissa usea esimies korosti sitä, että ilman hanketta ei palvelutarpeen arviointia olisi osattu näin määritellä eikä konkreettista lomaketta olisi pystytty tekemään itse. Jo lakien tulkitsemista pidettiin hankalana ja tässä hanke oli ollut suurena apuna. Tärkeänä pidettiin myös sitä, että hankkeessa pystyttiin ylipäänsä kehittämään samalla työn sisältöjä. Esimerkiksi aikuissosiaalityön määrittely koettiin tärkeäksi osaksi hankkeen kehittämistyötä. Aikuissosiaalityön rooli vahvistui sekä toiminnassa että puheissa tämän hankkeen aikana. Asiakastietojärjestelmään saatiin uudenlaista puhtia kun on alettu keräämään systemaattisemmin tietoa aikuissosiaalityön asiakkaista. Tietojärjestelmiin saatiin tehtyä sellaisia muutoksia jotka helpottavat arkityötä. Arvioinnissa vastaajat korostivat sitä, että tietohallinnon tilanteesta on muodostunut nyt kokonaiskuva. Tilastointiin ja indikaattoreihin liittyvään työhön oltiin erityisen tyytyväisiä. Tämän osion olisi toivottu kuitenkin alkaneen vähän aikaisemmin. Kehittämistyö tältä osin pääsi kunnolla vauhtiin vasta hankkeen loppupuolella. Tietojärjestelmätoimittajilta ostettiin arviointiin osallistuneiden mukaan riittävästi koulutusta ja sitä pidettiin erityisen tärkeänä. Arviointihaastatteluihin osallistuneiden mukaan kuntien tietojärjestelmiin saatiin tehtyä ainakin jonkin verran sellaisia muutoksia jotka helpottavat arkityötä. Haastatteluihin osallistuneiden mukaan myös tilastointia on saatu ajantasaisemmaksi hankkeen edetessä ja tilastoja pystytään nyt hyödyntämään paremmin kuin ennen hanketta. Hanke antoi hyvät valmiudet jatkaa kehittämistä Vaikka kaikkea ei ehditty tekemään mitä alun perin hankkeessa ajateltiin, on jatkokehittämiselle hyvät valmiudet arviointiin osallistuneiden mukaan. Se, miten hanke toteutui konkreettisesti eri kunnissa, vaihteli hieman. Arviointiin osallistuneet olivat kuitenkin sitä mieltä, että muissa kunnissa toteutettu kehittämistyö auttoi kuitenkin myös muita kuntia eteenpäin ja kaikilla hankkeeseen osallistuneilla kunnilla on hyvät valmiudet jatkaa tästä eteenpäin. 19

6 Johtopäätökset KiTi-hankkeella on ollut suuri rooli sosiaalihuollon tiedonhallinnan edistäjänä Forssan ja Hämeenlinnan seuduilla. Mukana olleet kunnat ovat nyt hyvin kartalla, mitä valtakunnan tasolla tapahtuu ja mihin lähitulevaisuudessa tähdätään. Sosiaalihuoltolain, lastensuojelulain sekä asiakasasiakirjalain uudistuksista on saatu koulutusta ja työpajoissa työstetty uudistusten tuoneita käytännön muutostarpeita, kuten palvelutarpeen arviointia ja määrämuotoista kirjaamista. Eri ammattiryhmien tietoisuus tiedonhallinnan asioista on kasvanut ja työ tarvittavien uudistusten tekemiseksi on käynnistynyt. KiTin erityisenä ansiona on se, että kehittämistyötä on viety eteenpäin samanaikaisesti sekä asiakastietojärjestelmiä uudistamalla että asiakastyössä tehtävää kirjaamista ja tilastointia kehittämällä yhteisissä työpajoissa ja työryhmissä. Toki tätä on tehty myös yksittäisten ammattiryhmien ja kanssa, kuten pääkäyttäjien kanssa myös erikseen, mutta yhteiskehittämisen hyödyt ovat myös selkeät. Yhteiskehittäminen on osoittautunut hedelmälliseksi tavaksi. Se on tuonut eri kuntien ihmisiä samaan pöytään ja antanut ammattilaisille tilan puida asioita, mutta myös löytää yhteisten keskustelujen kautta ratkaisuja ammatillisesti tärkeisiin asioihin. Tämän työskentelyn avulla on opittu ja tehty myös tiedonhallinnan kysymyksistä arkisia, jokaisen ammattilaisen työn tekemisen arkea. On luotu kulttuuria määrämuotoiselle kirjaamiselle. KiTi on myös osoittanut sen, että tämän tyyppisen kehittämistyön tulisi olla jatkuvaa, systemaattista sekä koordinoitua ja johdettua, niin kunnassa tapahtuvaa kuin maakunnallisestikin organisoitua. KiTissä onkin tehty päätöksiä jatkosta ja osin tehty uusia ehdotuksia jatkoa varten. Meneillään olevalla Kansa-koulu - hankkeella onkin iso merkitys tiedon lisäämisessä ja määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönotossa sekä siihen kouluttamisessa. Työtä jatketaan sekä Kansa-koulun että osaamiskeskus Pikassoksen turvin. Molemmat toimivat linkkinä maakunnalliseen sote-valmisteluun. Alle on koottu tiivistetysti hankkeen aikana ja tulosten arvioinnin perusteella tehdyt johtopäätökset. 1. Kansallisen uudistamistyön (THL) ja lakimuutosten vaikutukset alueelliseen kehittämistyöhön ovat merkittävät. Lakimuutosten toimeenpano edellyttää riittävää informaatio-ohjausta heti lain voimaantultua, mikäli ohjausta ei sitä ennen pystytä tekemään. Kun lakimuutoksilla on myös huomattavaa vaikutusta asiakastietojärjestelmiin ja/tai asiakastyön tekemiseen, korostuu kansallisen informaatio-ohjauksen merkitys. Palvelutarpeen arviointi on hyvä esimerkki siitä, miten ohjauksen puute näkyi alueellisesti: jokainen kunta alkaa kehittää omaa mallia ja ratkoo, miten muutos toteutetaan asiakastietojärjestelmässä. Myös työnjaolliset asiat nousivat tärkeään rooliin (ketkä tekevät ja miten tekevät). Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittäminen on tapahtunut selvästi hyvin pienin resurssein myös kansallisella tasolla. THL:n asiantuntijoita olisi tarvittu enemmän myös alueellisen kehittämistyön neuvonantajina ja fasilitaattoreina. KiTi-hanke olisi hyötynyt suuresti, mikäli THL:n asiantuntemusta olisi voitu hyödyntää enemmän - ja päinvastoin. Sosiaalihuollon tiedonhallinnan erityisosaajia on vähän, niin kansallisella tasolla kuin paikallisesti. Kaikki hyötyisivät siitä, jos nämä osaajat toimisivat verkostona. Asiantuntijoiden osaaminen syvenisi ja asiantuntemuksen hyödyntäminen tehostuisi. 20

2. Nykyisissä asiakastietojärjestelmissä olisi paljon korjattavaa, jotta ne olisivat helppokäyttöisempiä ja toimivimpia. Hankkeen aikana kuultiin kohtalaisen paljon kritiikkiä käyttäjiltä ja pääkäyttäjiltä hankealueella käytössä olevien asiakastietojärjestelmien käytettävyydestä. Iso osa näistä kritiikin kohteista olisi varmaankin korjattavissa, mutta kokemusten mukaan kehitystä ei pyynnöistä huolimatta ole paljon tapahtunut. Tyypillisiä tällaisia käyttöä vaikeuttavia tekijöitä ovat esimerkiksi käyttäjän täyttämien tekstikenttien pieni koko, jolloin kirjoitetun tekstin tarkistaminen on vaikeaa. Myös pääkäyttäjien suunnittelutyön näkökulmasta käytettävyydessä olisi parantamista: ei esimerkiksi ole kovin helppoa ottaa selville, mitä asiakirjoja tai lomakkeita järjestelmässä on ylipäätään käytössä ja missä kaikissa prosessin vaiheissa niitä on käytössä. Joitakin tämän tyyppisiä listauksia ei saa kuin ottamalla kuvaruutukaappauksia koska listauksia ei saa tulostettua tai siirrettyä esimerkiksi Exceliin työstettäväksi. Myös tiedontuotannon osalta koettiin hankalaksi se, että osa tilastoluvuista saadaan vain tulosteina, jolloin niiden jatkotyöstäminen vaatii käsityönä tehtävää siirtoa jatkotyöstöä varten. Järjestelmät kärsivät myös kohtalaisen pitkän elinkaaren mukanaan tuomaa pirstoutumista. Erilaisten muutosten ja kehitystarpeiden myötä niihin on rakennettu lisää uusia näyttöjä ja kontrollimerkkauspaikkoja esimerkiksi erilaisten määräaikojen seurannan ja tilastomerkitsemisten vuoksi. Näiden täyttäminen on usein käyttäjän muistin ja paikallisen ohjeistamisen varassa. Käytettävyys asiakkuusprosessin hallinnassa kärsii myös siitä, että prosessin edetessä johonkin uuteen vaiheeseen on käyttäjän usein muistettava palata jonnekin prosessin aiempaan vaiheeseen merkitsemään se päättyneeksi. On vaiheita, joissa mitään automaatiota tai edes kontrollia edellisen vaiheen päättämiseksi ei ole ja sen voi jättää avoimeksi, mikä usein lisää tietohuollon tarvetta tiedontuotannossa. Rakenteiseen kirjaamiseen siirtymisessä hankaluutta voi tuottaa näiden järjestelmien osalta myös se, että rakenteisten asiakirjojen usein lomakkeina toteutettujen käyttämistä ei voi pakottaa, vaan käyttäjä voi edetä asiakkuusprosessissa täyttämättä asiakirjoja. Sen lisäksi, että käyttäjän on muistettava, mitä asiakirjoja pitäisi täyttää. Kansalliseen sosiaalihuollon arkistoon siirryttäessä ehdottoman tärkeätä olisi, että asiakasprosessin asiakirjat kirjattaisiin järjestelmiin, joista niitä arkistoon siirretään. Myös yhtenä kansallisen arkiston ajatuksena on tilastollisen tiedon tuottaminen suoraan arkistosta. Siirtymisessä kansalliseen arkistoon on kiinnitettävä vielä paljon huomiota asiakastietojärjestelmien opastavuuteen ja ainakin osittaisiin pakollisiin toimintoihin tietojen kirjaamisessa. Tulevaisuudessahan jää vähemmälle paikallinen näppituntumalla tapahtuva indikaattoreiden oikeellisuuden toteaminen ja sen pohjalta tehtävät tietohuollolliset toimet. KiTi-hankkeessa ei keskitytty ohjelmien käytettävyyden tai kansalliseen arkistoon siirtymisen valmiuksien tutkimiseen, mutta havainnoilta erilaisista ongelmista ei voinut välttyä. Nykyisissä järjestelmissä onkin vielä paljon kehittämishaasteita ennen Kanta-palveluihin siirtymistä. 3. Koordinaatio on välttämätöntä. Ennen KiTi-hanketta seuduilla ja maakunnassa jokainen kunta on tehnyt sosiaalihuollon tiedonhallinnan asioita yksinään. Yksittäisissä kunnissakaan ei ole yleensä yhtä vastuutahoa, vaan vastuu on hajaantunut. Osin asioista vastaa pääkäyttäjä, osin johtavat työntekijät. Monissa kunnissa on epäselvää, mikä on sosiaalihuollon tiedonhallinnan vuosittainen budjetti tai onko sitä ja kuka siitä päättää tai vastaa sen käytöstä. Kunnissa tulisi olla suunnitelma siitä, miten ne varautuvat myös sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämiseen, niin resurssien kuin tehtävien muodossa. Monet tiedonhallintaan liittyvät kehittämistoimet olisi tehokkainta toteuttaa yksittäisten kuntien sijasta joko seudullisesti tai maakuntatasolla. 21

4. Eri ammattiryhmien ja pääkäyttäjien tietämyksen yhteinen hyödyntäminen kehittämistyössä on välttämätöntä. Asiakastietojärjestelmät ovat suurelta osin paikallisesti räätälöitävissä erilaisten asiakkuuksien ja niiden kirjaamisen sisältöjen suhteen. Pääkäyttäjien rooli, työpanos ja osaaminenkin ovat kovin erilaisia eri organisaatioissa. KiTi-hankkeen kunnissa pääkäyttäjien työrooli vaihteli oman toimen ohessa pääkäyttäjyyttä hoitavasta toimistosihteeristä kokoaikaiseen tietojenkäsittelyn suunnittelijaan. Asiakastietojärjestelmän muokkaamisessa ja räätälöimisessä organisaation tarpeiden mukaiseksi sisältyy jatkossa yhä enemmän tietojen käsittelyn suunnittelemisen tarvetta, mutta järjestelmän pääkäyttäjän ei aina voida olettaa olevan hyvin perehtynyt eri ammattiryhmien työn sisältöön tai edes sosiaalihuollon lainsäädäntöön. Substanssin osaajilla puolestaan ei välttämättä ole tietämystä siitä, mikä tietojärjestelmissä on mahdollista tai miten jokin toiminto olisi kannattavaa toteuttaa esimerkiksi yhteneväisten prosessien tai toimivuuden kannalta. Usein sosiaalihuollon tietojärjestelmiä kohtaan kuulee kritiikkiä, jonka sisältö on: Tietojärjestelmät eivät saa ohjata toimintaa vaan niiden on mukailtava toimintaa ja sopeuduttava siihen. Osaltaan on näinkin, mutta toisaalta hyvä tietojen käsittelyn suunnittelu kyselee suunnitelmien tarkempia sisältöjä ja joskus kyseenalaistaakin niitä sekä haluaa täsmennyksiä työmuotojen suunnittelijoilta. Voiko esimerkiksi suunnitella toimintoja, joita ei ollenkaan kirjata vireille tulleiksi vai kannattaisiko kaikki asiakkuusprosessit olla perusprosesseiltaan samanlaisia? Voiko järjestelmään lisätä päätöksen nimeltään Myönnetään monitoimikeskuksen palveluita vai pitäisikö täsmentää, mitä sosiaalipalveluita tai lain kohtaa päätös toteuttaa? Pitäisikö kiireellisille asiakkaan tukitoimille olla omat päätöksensä ja prosessinsa vai ei? Järjestelmistä löytyy prosesseja, jotka näyttävät olevan aika pikaisen järjestelmän kehittämisen ja toimivuuden kannalta toteutetun suunnittelun tulosta. Tietojärjestelmän sisältöjen ja siihen rakennettujen prosessien muuttaminen myöhemmin voi vaatia paljonkin työtä, mikäli havaitaan tarvetta prosessin muuttamiseen ja esimerkiksi asiakkuuksien siirtämistä uudelleen suunniteltuun prosessiin. Toiminnan ja tietojärjestelmän kehittämisen tulisi kulkea rinnakkain ja hyödyntää yhteistä kehittämistä. Eri ammattiryhmien mukana olo tietojärjestelmän sisältöjen suunnittelussa ja pääkäyttäjien järjestelmätuntemus on hyvä yhdistää ajoissa toimintaa suunniteltaessa. Tietojärjestelmätoimittajilta voi myös hankkia konsultaatiota suunnittelun tukemiseen jos suunnittelun resurssit ovat organisaatiossa ohuet. 5. Käyttökelpoisen sosiaalialan tietovarannon muodostaminen edellyttää toimivia käytäntöjä sekä säännöllistä ja ammattitaitoista tietohuoltoa. Kaikkiaan tilastoinnin kehittämisprosessi osoitti, että käyttökelpoisen sosiaalialan tilastotietovarannon muodostaminen maakuntaan edellytti ja edellyttää jatkossakin asiakastietojärjestelmiin kirjaamisen toimivia käytäntöjä sekä säännöllistä ja ammattitaitoista tietohuoltoa. Ilman näitä jatkuvia perustoimintoja mistään asiakastietojärjestelmästä ei ole mahdollista saada sujuvasti ja luotettavasti tilastolukuja. Pääkäyttäjien työ ja asiakastietojärjestelmiin kirjaavan henkilöstön toiminnot ovat tilastoinnin perusta. Kun asiakastyön kirjaamiskäytännöt ovat hyvin hiottuja sekä pääkäyttäjien toiminta ja kommunikointi muiden avainhenkilöiden kanssa sujuvaa, asiakastietojen dokumentointiin ei kulu kohtuuttomasti aikaa. Tilastoinnin kehittämisen kannalta keskeistä on tuottaa samanlaista tietosisältöä, samanlaisin tilastointikriteerein. Tilastoja tarvitaan erityisesti siksi, jotta voidaan tehdä palvelujen käyttöasteeseen, laatuun ja resursseihin liittyviä 1) ajallisia, 2) alueellisia ja 3) kansallisia vertailuja. Tilastointi menettää merkitystään, jos kerättäviä tilastoja, niiden tietosisältöjä tai tilastointikriteerejä muutetaan jatkuvasti. Myös tilastointikriteerien tulkintavaikeudet tuottavat harhaanjohtavia ja vertailukelvottomia tilastoja. Siksi tie- 22

tosisältöjen määrittelyjen selkeyteen ja kansantajuisuuteen kiinnitetään erityistä huomiota. Näin erehtymisen riskiä voidaan alentaa. Kyseinen määrittelytyö edellyttää yksityiskohtiin ulottuvaa kehitystyötä ja yhdessä oivaltamista. Tilastojen kehittämisen ja kokoamisen yhteydessä tulee pohtia kriittisesti, miksi juuri tämä tilastotieto on tarpeen. Lisäksi huolehditaan siitä, että lukujen (N) lisäksi käytetään sovittuja suhdelukuja (%). Kohtuullinen määrä luotettavia ja vertailukelpoisia tilastoja on käytännöllisempi ja tehokkaampi ratkaisu kuin iso tilastokanta, jonka lukujen luotettavuutta ei mikään taho koordinoidusti tarkastele ja jonka käyttöaste on pieni. Entistä useammin sosiaalialan kirjaamisen ja tilastoinnin kehitystyössä tulisi kriittisesti pohtia, miksi ja kenelle asiakastietoja kirjataan ja mikä tilastotieto on todella tarpeen. Tilastoinninkin itseisarvona tullee olla sosiaalialan asiakas, jonka sosiaalipalvelujen järjestämisen ja laadun varmistamiseksi on ollut tarpeen tilastoida palveluihin liittyviä seikkoja. 23

Liite 1. KiTi-hankkeessa pilotoitavat prosessit, asiakirjat ja luokitukset LS ilmoituksen käsittely Hyödynnetään X LS tarpeen selvittäminen Hyödynnetään X LS hallintoasian käsittely Hyödynnetään * X LS tuottaminen Hyödynnetään * Sosiaalipalvelujen tarpeesta tehdyn ilmoituksen käsittely Sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen järjestäminen asiakkaalle Sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen hallintoasian käsittely ASIAKIRJAT/LASTENSUOJELU Hyödynnetään ** Hyödynnetään *** Hyödynnetään *** Lastensuojeluilmoitus aiotaan ottaa käyttöön X X X Näiden alla olevien toteutumista on arvioitu erillisessä dokumentissa, joka löytyy KiTi-hankkeen sivuilta http://pikassos.fi/aineistot/viewcategory/129- tietomaaritykset PROSESSIT Toteutunut Toteutunut osittain Pyyntö lastensuojelutarpeen arvioimiseksi aiotaan ottaa käyttöön X Vireilletulleen lastensuojeluasian arvio aiotaan ottaa käyttöön X Lastensuojelutarpeen selvitys aiotaan ottaa käyttöön X ASIAKIRJAT/AIKUISSOSIAALITYÖ Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta aiotaan ottaa käyttöön X Ensiarvio sosiaalihuollon tarpeesta aiotaan ottaa käyttöön X Sosiaalihuollon palvelutarvearvio aiotaan ottaa käyttöön X Sosiaalihuollon sosiaalityön lausunto aiotaan ottaa käyttöön X Sosiaalihuollon asiakassuunnitelma aiotaan ottaa käyttöön X Sosiaalihuollon asiakassuunnitelman arvio aiotaan ottaa käyttöön X LUOKITUKSET Huoltajuuslaji aiotaan ottaa käyttöön X Huoltajuussuhteen muoto aiotaan ottaa käyttöön X Lapsen asuminen aiotaan ottaa käyttöön X Lapsi-vanhempisuhteen laatu hyödynnetään tai pilotoidaan Lapsi-vanhempisuhteen peruste hyödynnetään tai pilotoidaan Lastensuojeluilmoitusta seuranneet toimenpiteet aiotaan ottaa käyttöön X Nimilaji aiotaan ottaa käyttöön X Parisuhteen laji aiotaan ottaa käyttöön X Parisuhteen purkutapa aiotaan ottaa käyttöön X Siviilisääty aiotaan ottaa käyttöön X Sukupuoli aiotaan ottaa käyttöön X X Ei toteutunut X * Hyödynnetään niiltä osin kun koskee lastensuojelun alkuvaihetta ** Hyödynnetään niiltä osin, kun koskee lastensuojelun ja aikuissosiaalityön palvelutehtäviä *** Hyödynnetään niiltä osin, kun koskee aikuissosiaalityön palvelutehtävää/tarkistetaan hankkeen edetessä 24

Liite 2. KiTi-hankeen ohjausryhmä Nimi Edustettava taho Eija Leppänen, puheenjohtaja tilaaja, lasten, nuorten ja elämänlaadun tilaajayksikkö Hämeenlinna Jari Pekuri, varapuheenjohtaja tilaaja, lasten ja nuorten kasvua tukevat palvelut, Hämeenlinna Sirpa Ylikerälä tilaaja, sosiaalisen tuen palvelut, Hämeenlinna Anne Murtonen tuotanto, aikuissosiaalityö, Hämeenlinna Marja Hänninen tuotanto, lastensuojelu, Hämeenlinna Anne Suntiainen-Nurmi tietohallinto, Hämeenlinna Anne Tuominen kehittämispalvelut, hankkeen hallinnointi, Hämeenlinna (1.3.2014-8.6.2015) Pirkko Mattila kehittämispalvelut, hankkeen hallinnointi, Hämeenlinna (8.6.2015->) Anna Roinevirta sosiaalityön johtaja, Janakkala * varajäsen Mirja Laine pääkäyttäjä, Janakkala Anitta Leinonen vs. perusturvajohtaja, Hattula * varajäsen Eeva Iivonen sosiaalityöntekijä, Hattula (1.3.2014-8.6.2015) * varajäsen Riikka Haahtela johtava sosiaalityöntekijä, Hattula (8.6.2015->) Kaisa Lepola sosiaalihuollon kehittämispäällikkö, FSHKY Eve Lääts vs. kehittämispäällikkö, FSHKY (Kaisa Lepolan sijaisena 1.9.2014-8.6.2015) * varajäsen Margit Rajahalme perhepalvelujen palvelualueen johtaja, FSHKY (1.3.2014-30.11.2015) * varajäsen Jaana Paasikangas aikuissosiaalityön palvelualuejohtaja, FSHKY Kristiina Laiho toimitusjohtaja, Pikassos * varajäsen Minna Niemi kehittämispäällikkö, Pikassos Maarit Laaksonen hankkeen valvoja, THL OPER * varajäsen Taina Jokinen hankkeen yhteyshenkilö, THL OPER (1.3.2014-22.9.2014) Anni Kuhalainen, esittelijä projektipäällikkö KiTi-hanke, Pikassos Matti Karvonen, sihteeri projektisuunnittelija, KiTi-hanke, Pikassos (11.8.2014-28.2.2016) Ohjausryhmälle määriteltiin hankkeen toteuttamissuunnitelmassa (8/2014) seuraavat tehtävät: seurata, ohjata ja valvoa hankkeen toimintaa ja rahoituksen käyttöä, tukea hankkeen tiedottamista, käsitellä ja hyväksyä hankkeen viralliset dokumentit kuten hankkeen tarkennettu suunnitelma, toteutussuunnitelma ja loppuraportti, käsitellä mahdolliset hankinnat ja sopia ohjausryhmän kokousten aikataulu. 25

Liite 3. Hankkeen järjestämiä tilaisuuksia KiTi-hankkeen järjestämiä tilaisuuksia 9.9.2014 Kick off -tilaisuus lastensuojelu (FSHKY) Forssa 17.9.2014 Kick off -tilaisuus aikuissosiaalityö (kaikki kunnat) Hämeenlinna 18.9.2014 Kick off -tilaisuus lastensuojelu (Hämeenlinna, Hattula, Janakkala) Hämeenlinna 13.3.2015 Asiakasasiakirjapaja (aikuissosiaalityö) Forssa 30.3.2015 Asiakasasiakirjapaja (lastensuojelu) Forssa 26.3.2015 Asiakasasiakirjapaja (Hattula ja Janakkala) Hämeenlinna 27.3.2015 Asiakasasiakirjapaja (Hämeenlinnan aikuissosiaalityö) Hämeenlinna 27.3.2015 Asiakasasiakirjapaja (Hämeenlinnan lastensuojelu) Hämeenlinna 24.4.2015 Sosiaalihuollon lakimuutokset ja dokumentointi Hämeenlinna 17.9.2015 Sosiaalihuollon asiakastyön dokumentointi (lastensuojelu) Hämeenlinna Tietojärjestelmätoimittajien kanssa järjestetyt tilaisuudet 2.12.2014 Pro Consona - CGI (Pääkäyttäjät Hattula ja Janakkala) Hämeenlinna 18.12.2014 Pro Consona - CGI (Pääkäyttäjät FSHKY) Forssa 27.1.2015 Pro Consona - CGI (Pääkäyttäjät FSHKY) Forssa 5.10.2015 Pro Consona - CGI (Janakkala) Hämeenlinna 23.10.2015 Effica YPH - Tieto (Hämeenlinna) Hämeenlinna 2.11.2015 Pro Consona - CGI (Hattula) Hämeenlinna 3.11.2015 Pro Consona - CGI (FSHKY) Forssa 17.11.2015 Effica YPH - Tieto (Hämeenlinna) Hämeenlinna 7.1.2016 Pro Consona - CGI (Hattula) Hämeenlinna 26

Liite 4. Hankkeen arvioinnissa käytetyt lomakkeet Väliarviointilomake 11.2.2015 Koulutuksissa ja työpajoissa käytetty palautelomakemalli 27

KiTi-hankkeen ohjausryhmän päätösarviointikeskustelu 16.12.2015 - Arviointityöskentelyn ja -keskustelun vetäjänä toimii erityissuunnittelija Seija Junno Pikassoksesta. Keskustelua kirjaa projektipäällikkö Anni Kuhalainen. - Ohjausryhmän päätösarviointikeskustelun fokuksena on tuottaa tietoa KiTi-hankeprosessin onnistumisista ja haasteista I Sisällöllisen kehittämistoiminnan näkökulmasta ja II Kokonaisprosessin näkökulmasta. Arviointikeskustelun lopuksi III keskustellaan hankkeessa kehitettyjen asioiden vakiinnuttamisesta paikallisiin rakenteisiin sekä annetaan evästyksiä sosiaalihuollon tiedonhallinnan jatkokehittämiseen. Pohdi ja kirjaa ohjausryhmän jäsenen roolistasi arvioivia näkemyksiäsi: I KiTi-hankkeen sisällöllisen kehittämistoiminnan onnistumiset ja haasteet Missä on onnistuttu? Mitä haasteita on ollut? II KiTi -hankkeen kokonaisprosessin etenemiseen, kehittämistoimiin, koordinaatioon ja johtamiseen liittyen: Missä on onnistuttu? Mitä haasteita on ollut? III KiTi-hankkeen päättyessä: Millaisilla toimilla Sinä turvaat omassa organisaatiossasi KiTi-hankkeessa kehitettyjen asioiden vakiinnuttamisen ja jatkokehittämisen? Mitä evästyksiä annat sosiaalihuollon tiedonhallinnan jatkokehittämiseen ja esimerkiksi Kansa-koulu -hankkeeseen? 28

KiTi-hankkeen arviointia -tilanne hankkeen päättyessä (webropol-kysely tammikuussa 2016) Taustatiedot 1. Mitä kuntaa vastauksesi koskevat? 2. Minkä nimisessä yksikössä työskentelet? 3. Mikä seuraavista kuvaa parhaiten työyksikkösi toimialuetta? (Lastensuojelu, työllistymiseen liittyvät sosiaalipalvelut tai aikuissosiaalityö, muu sosiaalipalvelu) 4. Mikä seuraavista kuvaa toimenkuvaasi parhaiten? (Yksikönjohtaja, palvelupäällikkö, johtava sosiaalityöntekijä, sosiaalityöntekijä, pääkäyttäjä, muu mikä?) 5. Mikä asiakastietojärjestelmä yksikössänne on käytössä? (Pro Consona, Effica) Hankeprosessin ja työskentelytapojen arviointi 6. Ole hyvä ja vastaa hankeprosessia ja hankkeen tavoitteita koskeviin kysymyksiin mainittua asteikkoa hyödyntäen (Täysin eri mieltä, jokseenkin eri mieltä, en osaa sanoa, jokseenkin samaa mieltä, täysin samaa mieltä) - Hankkeen organisointi hankehenkilöstön osalta (kaksi työtekijää) oli onnistunut - Hankkeen tavoitteet olivat tarpeeksi konkreettiset - Työyksikköni esimiesten oli mahdollista osallistua riittävästi hankeen toteuttamiseen - Työyksikköni asiakastyötä tekevien työntekijöiden oli mahdollista osallistua riittävästi hankeen toteuttamiseen - Työyksikköni pääkäyttäjän/pääkäyttäjien oli mahdollista osallistua riittävästi hankeen toteuttamiseen - Hankeaikana tapahtuvat lakimuutokset vaikeuttivat hankkeen toteuttamista - Hankehenkilöstö jalkautui riittävästi hankekuntiin - Hankehenkilöstö tiedotti hyvin hankkeen toiminnasta hankekuntiin Hankkeen kehittämistyön arviointia 7. Mitkä olivat mielestäsi KiTi-hankkeen kolme tärkeintä kehitettävää asiaa oman työsi näkökulmasta? 8. Ole hyvä ja vastaa hankkeen kehittämistyötä ja toimintaa koskeviin kysymyksiin mainittua asteikkoa hyödyntäen (Täysin eri mieltä, jokseenkin eri mieltä, en osaa sanoa, jokseenkin samaa mieltä, täysin samaa mieltä) - Työpajatyöskentelyä kirjaamisesta/dokumentoinnista oli riittävästi - Työpajat olisi pitänyt järjestää pääasiassa kuntakohtaisesti - Työpajat olisi pitänyt järjestää sosiaalipalveluittain eri lastensuojelu ja aikuissosiaalityö erikseen - Työpaljoja olisi pitänyt järjestää vain yhteisinä, kaikkia kuntia koskevina suurina tilaisuuksina - Lakimuutokset (sosiaalihuoltolaki, asiakasasiakirjalaki) liittyvät koulutukset olivat tarpeellisia - Lakimuutoksiin liittyvää koulutusta olisi pitänyt olla enemmän - Tietojärjestelmiin saatiin tehtyä sellaisia muutoksia, jotka helpottavat arkityötä - Palvelutarpeen arvioinnin kirjaaminen vei päähuomion kehittämistyössä - Tietojärjestelmätoimittajilta ostettiin riittävästi teknistä koulutusta - Tilastointia on satu ajantasaisemmaksi hankkeen edetessä - Tilastoja pystytään nyt hyödyntämään paremmin kuin ennen hanketta - Sosiaalihuollon palvelutehtäväluokitukseen tulevat muutokset vaikeuttivat hankkeessa tehtävän kehittämistyön edistymistä Avoimet kysymykset hankkeen arviointiin liittyen 9. Mitkä olivat keskeiset sisällölliset onnistumiset hankkeessa? Esim. mitä konkreettista hanke on muuttanut oman organisaatiosi osalta dokumentoinnissa ja tilastoinnissa? 10. Mitkä olivat keskeiset haasteet hankkeen toteutuksessa? 11. Mitkä ovat mielestäsi keskeiset sosiaalihuollon tiedonhallinnan jatkokehittämisen toimet organisaatiossasi? 12. Mitä muuta haluat sanoa arviointiin liittyen? 29

LÄHTEET Laaksonen Maarit ym. (2011) Asiakastyön dokumentointi sosiaalihuollossa: Opastusta asiakastiedon käyttöön ja kirjaamiseen. THL:n raportteja 54/2011 http://www.julkari.fi/handle/10024/79866 Lainsäädäntö http://www.finlex.fi/fi/ - Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2014/20141301 - Laki sosiaalialan asiakasasiakirjoista (254/2015) http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2015/20150254 - Laki sosiaalialan ammattihenkilöistä (817/2015) http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2015/20150817 - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070159 Sosiaalihuoltolain soveltamisopas (2015) http://stm.fi/documents/1271139/1408010/sosiaalihuoltolaki_soveltamisopas.pdf/70e03ede-22be-4d14- bc54-ad3c37ebc7f1 KiTi-hankkeen toteuttamissuunnitelma (2014) osoitteessa: http://pikassos.fi/aineistot/viewdownload/77- yleiset-dokumentit/306-kiti-hankkeen-toteuttamissuunnitelma-tiivistetty-versio-9-2014 Hankkeiden www-sivut KiTi-hanke www.pikassos.fi/kiti ja Innokylässä https://www.innokyla.fi/web/hanke780739 LasSe-hanke www.pikassos.fi/lasse ja Innokylässä https://www.innokyla.fi/web/hanke721920 SOS II -hanke Innokylässä https://www.innokyla.fi/web/hanke812439 KAPSA-hankkeen kuvaus THL:n sosiaalihuollon tiedonhallinnan sivuilla https://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tietojarjestelmapalvelut/sosiaalihuollontiedonhallinta/kehittamisprojektit LATO-hankkeen kuvaus THL:n sosiaalihuollon tiedonhallinnan sivuilla https://www.thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tietojarjestelmapalvelut/sosiaalihuollontiedonhallinta/kehittamisprojektit Perho-hankkeen sivut http://www.isonet.fi/perho-hanke Kansa-koulu -hanke http://www.socom.fi/kansa-koulu/ Lastensuojelun kehittämis- ja tutkimushanke (LaskeTut) https://www.thl.fi/fi/tutkimus-ja-asiantuntijatyo/hankkeet-ja-ohjelmat/hankkeet/35829 30