Katsaus museoiden kokoelmahallintajärjestelmiin Tiedonhallintakeskus Vesa Hongisto 11.2.2009 In his book Smart Selection and Management of Association Computer Systems, Thomas J. Orlowski states: Think of it this way. Replacing the computer system in an organization is like doing a human heart transplant. Information, documents and cash are the blood of an organization and the computer system is the heart that keeps it pumping. To determine if a person needs a heart transplant, highly trained people do a lot of research and run a lot of tests to see if something else could be wrong. If the need for a transplant is confirmed, they look for a replacement heart that is as compatible as possible. They form a team and plan every step they will take before, during and after the operation. When the new heart is found, each member of the team becomes dedicated to carrying out his or her assigned responsibilities. In the end, if things are done correctly, the patient lives. However the patient will require some maintenance, the degree of which depends on how well the new heart matches the old body. The process should be exactly the same when you replace your organization s "operational heart.
Millainen on hyvä kokoelmahallintajärjestelmä? Toiminnalliset vaatimukset Tekniset vaatimukset Toiminnan jatkuvuutta koskevat vaatimukset Toiminnalliset vaatimukset 1 Järjestelmän tule kattaa kokoelmahallinnan eri osa-alueet Kohteiden luetteloinnin Hankintatiedot Esineiden sijaintiedot (myös historia) Konservoinnin tiedot Oikeuksien hallinta Näyttelyt Lainat Poistamisen
Toiminnalliset vaatimukset 2 Datan hallinta Tietorakenne Tietojen tarkistamien Termien kontrollointi (esim. alasvetovalikot) Auktoriteetti tietojen kontrolli Sanastojen käytön kontrolli (ontologialinkitys) Erilaisten tiedostotyyppien liittämismahdollisuus Käyttöliittymä Opastustoiminto ja ohjeet Käyttäjäkohtainen muunneltavuus Kieliversiot Toiminnalliset vaatimukset 3 Haut Merkkijonohalu Haku usean muuttujan avulla Boolen haku Hakutulosten järjestäminen Raportit Etukäteen määritellyt ns. vakioraportit Käyttäjän määrittämät raportit
Tekniset vaatimukset Tekniset vaatimukset Yleisesti käytössä olevat tietokantaratkaisut Yleisesti käytössä olevat ohjelmistoteknologiat Tiedon siirtomahdollisuudet (sisään ja ulos) Usean organisaation yhteiskäyttömahdollisuus Etäkäyttömahdollisuus Toiminnan jatkuvuutta koskevat vaatimukset Järjestelmää koskevat vaatimukset Käyttöoikeushallinta Tietoturva Turvakopiointi Järjestelmä on hyvin dokumentoitu Toimittajaa koskevat vaatimukset Järjestelmän tuki vakaalla pohjalla Toimittajalla voimavaroja ja kiinnostusta järjestelmän kehittämiseen
Oma vai vuokrattu Hyvät järjestelmät ovat kalliita ja vaativia hoidettavia Yhteistyöllä voidaan jakaa osaaminen sekä ylläpito- ja kehittämiskustannukset Yhteiset järjestelmät parantavat myös tiedon yhteiskäyttöä ja uudelleenkäytön mahdollisuuksia Sovellusvuokraus -palvelukonsepti Toimittajat Tuote Museovirasto Etäkäyttäjä museo EDS/HP HP Funet Nokia F-secure Apache Microsoft IBM Ohjelmisto integraattori Ontologiat Palvelusopimukset Levyjärjestelmät Tekes- hankkeet Internetyhteys Palomuuri Virustorjunta Tomcat- Java SQLServer Windows Server Palvelimet Palvelusopimus Palvelun kokoaminen Ylläpito ja kehitys Opastus SMOL / KDK Museo 1 Museo 3 Museo 3 Museo n
Kokoelmahallintajärjestelmät ja kansallinen digitaalinen kirjasto 1 KDK:ssa on kaksi toisistaan oleellisesti eroavaa osaa: saatavuus ja pitkäaikaissäilytys Saatavuus: Kaikki museoiden kokoelmahallintajärjestelmissä oleva tieto ei ole tarkoitettu julkisesti näytettäväksi (tekijänoikeus, yksityisyyden suoja, museon omat tarpeet) Museoilla tarve kontrolloida esitettävää tietoa, tiedon oikeellisuuden takaamiseksi Museo valitsee mitä tietoja se näyttä Kokoelmahallintajärjestelmät ja kansallinen digitaalinen kirjasto 2 Käyttäjä kohdistaa haun Kansallisen digitaalisen kirjaston indeksikantaan Kohteet noudetaan taustajärjestelmästä, esimerkiksi Suomen museot online Kokoelmahallintajärjestelmät esimerkiksi Musketti
Kokoelmahallintajärjestelmät ja kansallinen digitaalinen kirjasto 3 Pitkäaikaissäilytys: Mukaan liittyviin museojärjestelmiin on rakennettava KDK:n ohjeistuksella ja välinein sellainen rajapinta joka tuottaa määrämuotoisia luovutuspaketteja Luovutuspakettien suunnittelussa on otettava huomioon se, miten niissä olevaa tietoa voidaan tulevaisuudessa käyttää Kokoelmahallintajärjestelmät Suomessa 70 60 Musketti 50 40 Muusa Memoron WM-data Antikvaria Kantapuu 30 20 10 0-10
Kokoelmahallintajärjestelmät muissa maissa Suurissa maissa julkaistaan museo-ohjelmistojen vertailuja Ohjelmistotoimittajissa sekä isoja että pieniä toimijoita, toimijoiden koko on kasvamassa Löytyy myös toimijoita, jotka ovat kansainvälisesti suuntautuneita ja joille museoiden kokoelmahallintajärjestelmä (Collection Management System CMS) on päätuote Suomen kielellä ei vielä ole kansainvälisiä järjestelmiä saatavilla Kiitoksia! www.nba.fi www.suomenmuseotonline.fi vesa.hongisto@nba.fi / 09 4050 3903