1 KSHJ-asiakaspalvelutiimi III MUISTIO 1 (7) Ryhmän 3. kokous KSHJ-asiakaspalvelutiimin kokous Aika: Tiistaina 10.12.2013 klo 9:30-14:20 Paikka: Metropolia-ammattikorkeakoulu, Bulevardi 31, kollegiosali P310 Läsnä: Riikka Valkonen (Mari Ikosen tilalla), Jyväskylän yliopisto Hilkka Korhonen, Karelia ammattikorkeakoulu Joanna Kumpula, University Admissions Finland/Helsingin yliopisto Eva-Maija Kunnas, Tampereen ammattikorkeakoulu Eija Lantta, Lahden ammattikorkeakoulu Katariina Lehto, Seinäjoen ammattikorkeakoulu Sirkku Mäntyniemi, Metropolia Ammattikorkeakoulu Eve Oesch, Aalto-yliopisto Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto, sihteeri Riku Rosti, Maanpuolustuskorkeakoulu Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu, puheenjohtaja Anne Talvio, Oulun yliopisto Maarit Tenhunen, Lapin yliopisto Riikka Vanhanen, FINNIPS-valintakoeverkosto/Jyväskylän ammattikorkeakoulu Lisäksi: Poissa: Joni Penkari, opetushallitus Mari Ikonen, Jyväskylän yliopisto (ilm. esteestä) Aija Kuurne, lakimies, Aalto-yliopisto (ilm. esteestä) Nea Särkikoski, Turun yliopisto (ilm. esteestä) 1. Kokouksen avaus Janne Santala avasi kokouksen. 2. Asioiden käsittelyjärjestys Puheenjohtaja totesi kokouskutsussa ilmoitetut asialistalla olevat asiat: Aikataulut: syksy 2014 ja vuosi 2015 Opiskelijavalintojen esteettömyyttä ja SORA-käytäntöjä koskevat yhteiset ohjeet Kv. yo-tutkintojen (IB, EB, RP) keskitetty rekisteri KSHJ-prosessin kuvauksen tarkastelu Aspa III:n toimeksiannon osalta Aiempien raporttien (Aspa I & II) sisällön tarkistaminen ja päivittäminen Muut/uudet, 4.12. mennessä hankkeen piirissä esiin nousseet avoimet asiat: o Kirjepohjat ja postitus o Raportit o Hakijan yksilöinti Loppuraportin laadinnasta (muoto & aikataulu) ja käsittelytavasta sopiminen
2 2. Aikataulut Tuija oli valmistellut asiaa Kehryn kokouksessa 2.12.2013 käsitellyn yhteishaun 2015 aikatauluesityksen ja kokouksessa tehdyn päätöksen pohjalta. Vuoden 2014 osalta aikataulu on ollut esillä jo aikaisemmissa ASPA-ryhmissä. Aikataulut: syksy 2014 o Hakuaika 8.-22.9.2014 klo 15:00 - vaaditut liitteet toimitettava 6.10.2014 klo 15:00 mennessä - syksyllä 2014 valmistuvat 19.12.2014 klo 15:00 mennessä Huom! Vaaditut liitteet poikkeavat yo- ja amk-sektorilla toisistaan: yliopistoissa painopiste on todistusten tarkistamisessa ennen valintoja amkeissa painopiste on todistusten tarkistamisessa valintojen jälkeen Aikataulut: kevät 2015 o Hakuaika I 7.-27.1.2015 klo 15:00 liitteet toimitettava 10.2.2015 klo 15:00 mennessä o Hakuaika II 17.3.-9.4.2015 klo 15:00 liitteet toimitettava 16.4.2015 klo 15:00 mennessä Keväällä 2015 valmistuvat vaaditut liitteet toimitettava korkeakouluihin 4.6.2015 klo 15:00 mennessä IB- ja EB-tutkinnon keväällä 2015 suorittavat jäljennös tutkintotodistuksesta toimitettava 17.7.2015 klo 15:00 mennessä Aikataulut: syksy 2015 o Hakuaika 8.-22.9.2015 klo 15:00 - liitteet toimitettava 6.10.2014 klo 15:00 mennessä - syksyllä 2015 valmistuvat 18.12.2015 klo 15:00 mennessä Hakemuksen täydennysmenettely korkeakouluissa: Korkeakoulut sitoutuvat noudattamaan yhtenäistä toimintatapaa, mikä johtuu pitkälti aikataulusyistä. Hakijoille tulee viestiä selkeästi, mitä määräajan noudattamatta jättäminen käytännössä tarkoittaa. Hakemuksen täydentäminen tapahtuu hallintolain 22 :n mukaisesti. Jos hakija ei toimi annetun määräajan puitteissa, hänen hakemustaan ei huomioida valinnassa. Sovitaan ajankohta, mihin mennessä kaikkien huomioitavien liitteiden tulee olla perillä ja tarkistettuna. 3. Hakijan yksilöinti Hetuttomien hakijoiden yksilöinnistä on ehdotettu mallia: Viimeinen samaan hakijaan jätetty hakemus, jonka perusteella hakemuksen poistamisoikeus annetaan ensimmäisen hakukohteen korkeakoululle... On todettu, että malli ei ole toteutettavissa ja se vaatii hiomista. Ei ole mahdollista tehdä päätelmää siitä, ovatko hakemukset saman vai eri hakijan jättämiä, ennen kuin hakija on yksilöity. Joni kertoi miten on ajateltu vertailua tehtävän sekä nykyisen YSHJ:ssa tapahtuvan yksilöinnin, jonka tekee ensiksi ehtivä korkeakoulu. Toimitaanko näin? Mitkä ovat mahdolliset riskit?
3 Jos yksilöimättömällä hakijalla on useita hakemuksia, jää ajallisesti viimeisin hakemus voimaan oletusarvoisesti yksilöitäessä. Pitäisikö muilta passivoituvilta hakemuksilta siirtyä jotakin voimaan jäävälle hakemukselle? Jos, niin mitä? Todettiin, että jonkin hakutoiveen korkeakoulu vastaa tästä, kuten esim. hakemustiedon muuttamisesta sovittiin ensimmäisessä kokouksessa. Huom! poikkeukset itseoikaisuina esim. sukupuolenvaihtajat jne. 4. Esteettömyys Asiaa on käsitelty jo aikaisemmissa ASPA-ryhmissä. Todettiin, että hakijalla on itsellään oikeus päättää, kertooko hän vammasta, sairaudesta tai muusta opiskeluun mahdollisesti vaikuttavasta seikasta. Suunniteltaessa valintakoetta, kokeeseen valmistautumista ja koejärjestelyjä otetaan huomioon hakijoiden toimintakykyyn, kieleen ja kulttuuritaustaan liittyvä monenlaisuus. Kukin korkeakoulu päättää ja ilmoittaa valintakokeessa käytettävissä olevista erityisjärjestelyistä valintaperusteissaan ja hakijoille suunnatussa tiedotusmateriaalissaan (hakuoppaat, hakemisen www-sivut yms.). Korkeakoulu ilmoittaa, kenelle valintakokeiden erityisjärjestelyjä koskevat hakemukset korkeakoulussa osoitetaan. Valintakokeen erityisjärjestelyjä koskeva hakemus tulee jättää niiden hakutoiveiden korkeakouluihin, joissa järjestettäviin valintakokeisiin hakija osallistuu. Hakuaikana saapunut hakemus: korkeakoulu tarkistaa, että varsinainen hakemus on saapunut järjestelmään. Hakemukseen tulee liittää kopio todistuksesta tai lausunnosta (esim. lääkärintodistus), joka osoittaa erityisjärjestelyjen oikeuttavan esteen. Erityisjärjestelyjä koskevat hakemukset tulee jättää korkeakouluun [hakuajan päättyminen + 14 vuorokautta] mennessä. Jos valintakokeen erityisjärjestelyihin oikeuttava este syntyy tai todetaan hakuajan päättymisen ja valintakoeajankohdan välillä, tulee hakijan jättää erityisjärjestelyhakemus viipymättä hakutoiveidensa korkeakouluihin. Korkeakoulun tulee tehdä päätös erityisjärjestelyjä koskevasta hakemuksesta, jos hakija on hakukelpoinen ja jos hän voi osallistua korkeakoulun järjestämään valintakokeeseen. Valintakokeessa otetaan huomioon hakijan todennetut yksilölliset tarpeet niin, että jokaisella on yhdenvertaiset mahdollisuudet osoittaa osaamisensa ja edellytyksensä. Koetilaisuudessa esteettömiä, tarpeen mukaan yksilöllisesti toteutettavia seikkoja ovat koetilat ja kalusteet apuvälineet ja teknologia viestintä tehtävien ja kysymysten esittäminen, vastaaminen asiantuntevien tulkkien, avustajien ja kirjurien saatavuus ajankäyttö valvonta ja koetilanteen järjestelyistä tiedottaminen henkilöstölle, esimerkiksi valvojille. Loppuraporttiin laaditaan korkeakouluja koskeva yhteinen kuvaus esteettömyydestä. Työryhmässä keskusteltiin myös tarpeesta opiskelijavalintojen esteettömyyden kehittämisestä yleisesti ja laajemmin.
4 5. SORA Korkeakoulujen opintotietojen tietosuojan käytännesäännöt (Johansson & Karppinen, luonnos 11/2013): Opiskeluoikeuden peruuttamista koskeva aiempi päätös on opiskelijaksi ottamisen esteenä, jos toisten henkilöiden terveyden ja turvallisuuden suojelemiseen liittyvät seikat sitä edellyttävät. Korkeakoulu voi opiskelijavalinnan yhteydessä pyytää hakijalta tietoa opiskeluoikeuden peruuttamista koskevasta päätöksestä. -- Jo myönnetyn opiskeluoikeuden voi peruuttaa opiskeluoikeuden peruuttamispäätöksen salaamisen perusteella, jos korkeakoulu on pyytänyt hakijalta tietoa ja hakija on tiedon salannut. Hakijan tulee korkeakoulun pyynnöstä antaa SORA-aloilla opiskelijavalinnassa tarpeelliset terveydentilaansa koskevat tiedot. Tarkoitus ei ole, että kaikilta näiden alojen hakijoilta pyydetään lääkärintodistuksia, vaan hakijoita voidaan pyytää ilmoittamaan, täyttävätkö he oman arvionsa mukaan terveydentilaltaan ja toimintakyvyltään opiskelun asettamat vaatimukset. Jos hakijan ilmoituksen perusteella ilmenee aihetta, korkeakoulu voi edellyttää tarkempien terveydentilatietojen toimittamista. Opiskeluoikeuden voi peruuttaa terveydentilan ja toimintakyvyn ilmeisen puutteellisuuden perusteella vain, jos jo hakuvaiheessa on edellytetty tiettyä terveydentilaa. Hakulomakkeella a) joko pyydetään hakijaa ilmoittamaan korkeakouluun tieto opiskelupaikan peruuttamisesta tai terveydellisestä esteestä b) tai pyydetään vastaamaan em. asioihin liittyviin kysymyksiin Kyllä/Ei. Ilmoitus/ Väärä vastaus johtaa korkeakoulun jatkoselvityksiin. Kysymysten yhteydessä voidaan myös antaa esimerkkejä tilanteista, jolloin hakijan ei tarvitse ilmoittaa esteestä esim. jalka tai käsi poikki tai migreeni. Aikataulullisesti SORA-kysymys/tekstit tulee toimittaa syksyn hakulomakkeelle (toteutus) kesällä 2014, valmis ratkaisu viimeistään toukokuussa 2014. 6. KSHJ-prosessi pääkohdittain Kuvio: Janne Santala
5 Jannen laatima kuvio jäsentää työryhmän mielestä hyvin KSHJ-prosessia. 1. Valmistautuminen hakuun (päätökset, aikataulut, koulutustarjonta, aloituspaikat ja hakukohteet), koulutustarjontaan tutustuminen (hakija); vuosikello 2. Hakeutuminen koulutukseen, erityisjärjestelyt 3. Valinnan suorittaminen 4. Sijoittelu (elokuun puoleenväliin saakka), sisältyy varasijamenettely 5. Opiskelupaikaan vastaanotto ja korkeakouluun ilmoittautuminen 6. Prosessin päätös Purkaminen; jos tieto voidaan tallentaa järjestelmään, hakijalle voidaan osoittaa paikka ja tieto korjata järjestelmään. Jos se tapahtuu sijoittelun jälkeen, toimenpide on manuaalinen. Hakija voidaan ottaa tässä tapauksessa ylitäytöllä. Hakijapalvelu ja asiakaspalvelu toimii taustalla koko ajan! Opiskelijan lukuvuosi-ilmoittautuminen. Tästä varmasti tule myös kyselyjä. Miten prosessit hoituvat korkeakoulun sisällä (opiskelijapalvelut vs. hakijapalvelut)? Opetushallituksessa valmistellaan korkeakoulujen pyynnöstä kuvaus työnjaosta korkeakoulujen, opetushallituksen ja OKM:n kesken. Kuvaus saataneen keväällä maaliskuussa. 7. Kirjeet ja postitukset Kirjetyypit: Hyväksymiskirjeet Muut kirjeet (ns. jälkiohjauskirjeet ei-valituille, esivalinnan kirjeet) Liite: valintapisteytysten erittely ja sijoituksen tilannetieto ei-valituille Postitukset: osa hakijoista valitaan 1. hakuajan valintaehdotusten tallentamisen aikana tai sen jälkeen osa hakijoista valitaan (2. hakuajan) suoravalintojen yhteydessä osa hakijoista valitaan 2. hakuajan valintaehdotusten tallentamisen aikana melkein loput hakijoista valitaan valintaehdotusten tallentamisajan päätyttyä (kevät 2015: 30.6.2015) + hakijoille voidaan ilmoittaa väliaikatieto hakutilanteesta kaikkien valintojen ollessa mukana sijoittelussa viimeiset hakijat valitaan varasijoilta sijoittelun päättymiseen mennessä (kevät 2015: 12.8.2015) tämän jälkeen vielä mahdolliset lisähaut kirjepohja: yleiskäyttöinen malli, lisäksi organisaatiokohtainen muokattava osio Huom! hakija ei voi kieltää korkeakoulua postittamasta kirjettä, mutta korkeakoulu voi valita tiedottamistavasta, jos hakija on ilmoittanut haluavansa sähköisen kirjeen. Materiaali välitetään tällöin sähköisesti. Lupa sähköiseen asiointiin tulee kysyä hakijalta. hakulomakkeella hakija voi ilmoittaa toiveensa, miten haluaa asiasta tiedotettavan Todettiin, että on korkeakoulun harkinnassa, haluaako se lähettää kirjettä esim. hylätyille, jotka eivät ole päässeet mihinkään. Hylkäyskirjeiden osalta on kuitenkin tärkeää/relevanttia, haluaako hakija hakea oikaisua.
6 Postitusten keskittämiselle on huutava tarve kesä-heinäkuun vaihteessa entä muulloin? Miksi pitäisi postittaa kuusi kirjettä? Keskitetty e-kirjeratkaisu olisi paras ja tarkoituksenmukaisin vaihtoehto. Kuka päättää? Todettiin, että varmasti korkeakoulut olisivat itse halukkaita kustantamaan palvelun, jos se toteutettaisiin. Hyödyt ovat niin huomattavat. Ongelmana tulevat olemaan ammattikorkeakoulujen kv. vieraskielisten koulutusten hakijat. Koska he saavat kirjeen? Miten tällaiset hakijat voidaan tavoittaa? Joanna totesi Migrin antaneen palautetta siitä, että sähköiset hyväksymiskirjeet eivät ole tuottaneet ongelmia, mutta tuleva aikataulu sen sijaan aiheuttaa niitä sitäkin enemmän. 8. Raportit HAREK-raporttien ja AMK-järjestelmäraporttien osalta valmisraporteissa on tarvetta enemmänkin karsimiselle ja päällekkäisyyksien poistamiselle kuin raporttityyppien lisäämiselle. Ns. vapaaraporttien muodostamismahdollisuus korkeakoulun hakukohteiden osalta. Toiveena on raporttitarpeen kartoittaminen ja järkiperäistäminen. Korkeakouluilla tulee olla mahdollista valita, mitä raportteja se tarvitsee ja käyttää. 9. ASPAn tilanne mitä puuttuu? Korkeakoulukelpoisuuden erojen selvittäminen hakijalle? Lainsäädännön erot sektorien välillä Hakukohdekohtaiset erot pohjakoulutusvaatimuksissa IB- ja EB-hakijat Ei korkeakoulujen ylläpitämää kansallista rekisteriä Tietopyyntö kv. organisaatioille? TOR? Asiakaspalvelutyöryhmän loppuraportin laatiminen: - puheenvuoro Talviseminaarissa 11.12. - väliraportointi (=kooste) KSHJ-ohryssä 18.12. - loppuraportin rakenne = KSHJ-prosessikuvauksen kronologia - loppuraportin laatiminen o 1. luonnon laadittuna pe 17.1.2014 o kommentointi pe 31.1.2014 mennessä o raportti valmis pe 14.2.2014 o KSHJ-ohryyn helmi-maaliskuussa (riippuen sovitusta kokousaikataulusta) Asiakaspalvelutyöryhmän työskentelyn mandaatti : - luonteeltaan vahvat suositukset ja menettelyohjeet korkeakouluille Korkeakoulujen on viimeistään 1.8.2014 mennessä hyväksyttävä vuoden 2015 valintaperusteet, käytännössä kuitenkin jo keväällä 2014 Opintopäällikköfoorumeiden tapaaminen mahdollisesti alkukeväästä 2014. Tuija ja Hilkka tiedustelevat foorumeiden yhteyshenkilöiltä tarvetta, aikataulua ja kokouspaikkaa kokoontumiselle. Loppuraportin jatkotyöstäminen vuoden vaihteen jälkeen esim. sähköpostitse. Puheenjohtaja ja sihteeri voivat KSHJ-ohryn kokousten yhteydessä keskustella Jonin ja muun OPH:n sekä OKM:n väen kanssa mahdollisesti avoinna olevista asioista. Aina on myös mahdollista kutsua ylimääräinen kokous koolle, mikäli se katsotaan tarpeelliseksi ja välttämättömäksi.
7 Keskusteltiin lyhyesti myös Kehryn kokouksessa aktivoituneesta asiasta koskien Hakija-/hakemusmaksuja. Asia on vielä hyvin keskeneräinen ja OKM selvittää tilannetta. Todettiin myös, että yhteishaun määritelmä on edelleenkin viime aikoina aiheuttanut keskustelua ja siihen liittyvät muutokset ja vaikutukset tuleviin käytäntöihin ovat vielä korkeakouluille epäselvät. 10. Muut asiat Muita asioita ei ollut. 11. Kokouksen päättäminen ja seuraava kokous. Puheenjohtaja totesi tämän olleen työryhmän viimeinen kokous sekä kiitti kaikkia erinomaisesta yhteistyöstä ja kokousaktiivisuudesta. Kokous päättyi klo 14:20.