Parikkalan kunta Kunnanhallitus 14.1.2014 Lautakunnille ja tilivelvollisille Vuoden 2014 talousarvion täytäntöönpano-ohjeet Lautakunnille ja tilivelvollisille on lähetetty kunnanvaltuuston 12.12.2013 hyväksymä vuoden 2014 talousarvio. Talousarvio ja - suunnitelma tai osia siitä on katsottavissa ja tulostettavissa verkosta osoitteessa: Hallinto/Talous/Taloussuunnitelma/2014/Talousarvio 2014. Tilivelvollisten tulee huolehtia siitä, että tieto talousarvion sisällöstä ja täytäntöönpano-ohjeista välittyy koko henkilöstölle. Tulosalueilla olevat vuoden 2014 tulo ja menot ovat valtuustoon nähden sitova tuloerä ja menomäärärahoja. Toimintakate (=nettomenot) on sitova erä Kehittämisprojektien, Lomituspalvelun ja Kaukolämpölaitoksen tulosyksiköillä. Toimialojen menoesityksistä on talousarvion tasapainotuksessa tehty joiltain osin karsintaa. Talousarvion tulosalueen määrärahaa ei saa ylittää ilman kunnanvaltuuston lupaa. Käyttösuunnitelmien laatiminen Talousarvion käyttötalousosassa valtuusto vahvisti toimielimille tuloerät ja myönsi määrärahat sekä asetti toiminnalliset tavoitteet tulosalueittain. Tämän jälkeen toimielimet jakavat tulosalueen tuloerät ja määrärahat tulosyksikköihin. Talousarvion valmistelun pohjana olleet kustannuspaikat tileittäin eriteltyinä saa kirjanpidosta. Käyttösuunnitelmat on valmisteltava näille pohjille. Valmistelun jälkeen muutokset viedään kirjanpidossa atkjärjestelmään, jolloin sieltä saadaan lautakunta- ja viranhaltijakäsittelyyn tarvittavat asiakirjat. Käsittelyaikataulut on suunniteltava siten, että hyväksytyt käyttösuunnitelmat palautetaan keskushallintoon viimeistään 31.1.2014 Kunnanhallitus antaa käyttösuunnitelmien vahvistamista varten seuraavat laskentaperusteet: Palkat huomioitava tulevat palvelulisät, määrävuosikorotukset, kokemuslisät sekä mahdolliset virka- ja työsuhteen keskeytykset Muut henkilöstösivukulut (% palkkasummasta) Sairausvakuutusmaksu 2,14 % Tapaturmavakuutusmaksu 0,70 %, Työttömyysvakuutusmaksu 2,95 % Ryhmähenkivakuutusmaksu 1,10 % Eläkevakuutusmaksut (% palkkasummasta) KuEL 18,1 % VaEL 21,80 % (opettajat) Eläkemenoperusteiset ja varhe-maksut talousarvion mukaisesti Työnantajan sosiaalivakuutusmaksut ovat yhteensä keskimäärin 30 % vuonna 2014. Ulkopuolisilta laskutettaessa käytetään yhtenäisesti palkkakerrointa 1,7, joka sisältää palkkojen sivukulujen lisäksi myös sosiaaliset palkat, kuten vuosilomakorvaukset, sairausajan palkat jne.
2 Käyttösuunnitelmiin on varattava sitovien perustelujen edellyttämät määrärahat. Käyttösuunnitelmia vahvistettaessa tulee kiinnittää huomiota myös tehtäväalueelle vahvistettuihin tunnuslukuihin ja mittareihin sekä asetettuihin tavoitteisiin ja painopistealueisiin. Myös tulosyksiköille tulee asettaa vastaavia toiminnan tuloksellisuutta ja kehityssuuntaa osoittavia määrittelyjä. Investointien toteuttaminen Investointiosaan sisältyvien talonrakennus- ja kunnallisteknisten hankkeiden osalta kunnanvaltuuston tulee erikseen hyväksyä huonetila- tai rakennusohjelmat, luonnospiirustukset ja alustavat kustannusarviot sekä rakennustapaselitykset. Kunnanhallitus tai tekninen lautakunta, sen mukaan kuin hallintosäännössä on määrätty, päättää valtuuston päätösten pohjalta talonrakennusten ja kunnallisteknisten töiden pääpiirustusten, lopullisen kustannusarvion ja työselityksen hyväksymisestä, rakentamisen suoritustavasta ja työn aloittamisen ajankohdasta sekä valitsee suunnittelijat ja urakoitsijat. Kaikki em. päätökset tulee tehdä ennen töiden aloittamista. Lautakuntien tehtävänä talonrakennusinvestointien osalta on laatia huonetilaohjelma, jonka pohjalta yksityiskohtainen suunnittelu voidaan toteuttaa. Rakentamisohjelmaan sisältyvien hankkeiden valmistelu tulee käynnistää riittävän ajoissa, jotta esim. rahoitusjärjestelyt ehditään hoitamaan ennen toteuttamisajankohtaa. Talonrakennus- ja kunnallisteknisten investointien toteuttaminen tapahtuu teknisen lautakunnan ja -toimiston toimesta. Investointiosaan budjetoidun irtaimiston ao. lautakunta saa hankkia määrärahojen puitteissa hallintosääntöä ja hankintaohjeita noudattaen. Talousarvion toteutumisen seuraaminen Kuntalaki korostaa toiminnan tuloksellisuutta. Talousarvion täytäntöönpanossa tulee rahamäärien toteutumisen seurannan ohella seurata myös suoritteiden toteutumista ja niiden yhteyttä rahamääriin. Tämä on tärkeää myös siitä syystä, että hallinnon ja talouden tarkastuksessa tarkastuslautakunnan toimesta arvioidaan toiminnallisten tavoitteiden toteutumista. Kunnan talouden tasapainon kannalta on tärkeää, että menot ja tulot kertyvät tasaisesti. Erityisen tärkeätä tasapainon ja hyvän maksuvalmiuden säilyttämisen kannalta on se, että suurempien hankkeiden rahoituksen järjestämiseen varaudutaan ennakolta ja että tuloperusteet säilytetään menoja vastaavalla tasolla. Kunnan taloudenpidon yleispäämääriin kuuluu, että palveluksista perittävät maksut ja taksat pidetään kustannustasoon nähden ajantasalla. Tämä edellyttää lautakunnilta ja tilivelvollisilta kustannuskehityksen jatkuvaa seuraamista ja taksojen tarkistuspäätösten tai -esitysten tekemistä ajoissa. Tulojen perintään tulee kiinnittää erityistä huomiota ja kokonaiskertymää on seurattava samoin kuin menopuoltakin. Perittävät korvaukset tulee laskuttaa viipymättä suoritusvelvollisuuden syntymisen jälkeen. Tämä on tärkeää myös arvonlisäverojärjestelmän kannalta. Laskujen maksamisen seuranta tapahtuu kirjanpidon yhteydessä pidettävässä myyntireskontrassa. Suoritusten kertymistä on seurattava jatkuvasti ja karhuamiset ja
3 perimistoimet on suoritettava hallintosäännön taloutta koskevien säännösten täytäntöönpanomääräysten mukaisesti. Lautakuntien on heti vuoden alusta syytä varautua siihen, että talousarviossa myönnetyillä määrärahoilla on toimittava koko kalenterivuosi. Määrärahojen käytössä on noudatettava taloudellisuutta. Myönnetyt määrärahat ovat varainkäytölle asetettuja ylärajoja, joiden alittamiseen on pyrittävä. Määrärahojen tarkkailuun tarvittavia otteita talousarvion toteutumisesta ja tileistä saa tarpeen mukaan kirjanpidosta. Tilannetta voidaan milloin tahansa tarkkailla myös eri toimistoissa olevilta työasemilta, joihin on asennettu laskentatoimen käyttöliittymä. Näin ollen erillisen määrärahojen tarkkailun järjestäminen on yleensä tarpeetonta. Kunnanvaltuustolle raportoidaan talousarvion toteutumisesta 1/3-raportti 30.4. ja 2/3-raportti 31.8 tilanteen mukaan. Samoista ajankohdista tulee raportoida myös lautakunnille tulosalue- ja tulosyksikkö 1-tasolla niin, että mikäli suoritteissa on odotettavissa oleellisia muutoksia, niihin otetaan välittömästi kantaa. Tositteiden valmisteleminen Kirjanpitolain mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteessa tulee olla selvitys luovutetusta suoritteesta. Tositteessa on oltava merkintä käytetyistä tileistä. Tositteen on yleensä oltava ulkopuolisen antaman asiakirjan alkuperäiskappale. Tositteessa tulee olla päiväys, josta käy ilmi tuotannontekijän vastaanottoajankohta tai suoritteen luovutusajankohta. Tositteen merkinnät on tehtävä selvästi ja pysyvästi. Arvonlisäveroa sisältävän tositteen vaatimuksista on jaettu erillinen ohje. Päätökset laskujen hyväksyjistä tekevät tulosalueista vastuussa olevat toimielimet valtuustokauden alussa. Hyväksymisoikeudet ovat yleensä voimassa valtuustokauden loppuun. Viranhaltijoiden vaihtuessa ao. toimielimen tulee tehdä uusi päätös laskujen hyväksymisoikeudesta. Useimmissa tapauksissa luontevin hyväksyjä on tulosalueen tilivelvollinen viranhaltija. Vastaanottomerkinnän tekee se henkilö, joka tosiasiallisesti on vastaanottanut tavaran tai palvelun kunnan käyttöön (ei laskun vastaanottaja). Vastaanottajana ja hyväksyjänä ei voi olla sama henkilö. Kaikkiin menotositteisiin tulee ennen niiden lähettämistä maksatukseen hankkia vastaanotto- ja hyväksymismerkintä. Laskujen käsitteleminen tapahtuu sähköisesti. Tällöin em. merkinnät ja tarkistukset tehdään asiatarkastajille ja hyväksyjille annetun opastuksen mukaisesti. Koneelle tallennettu laskun kuva ja siihen liittyvät muistilappu, tiliöinti, tarkistus- ja hyväksymismerkinnät muodostavat alkuperäisen tositteen. Sähköisessä kierrätyksessä olevat ostolaskut ohjataan toimittajilta suoraan ostoreskontraan osoitteeseen Harjukuja 6. Tositteiden juohevan käsittelyn kannalta on erittäin tärkeää, että jo tavaran tai palveluksen tilausvaiheessa mahdollisimman tarkasti ilmoitetaan käyttökohde kunnassa. Kaikki laskujen maksamisen edellytyksenä olevat toimenpiteet on tehtävä toimialoilla niin ripeästi ja hyvissä ajoin, että laskut voidaan maksaa eräpäivinä ja ilman viivästyskorkoseuraamuksia.
4 Palvelun tai työsuorituksen toimittajan ennakkoperintärekisterimerkintä tarkistetaan laskun käsittelijän toimesta Internetistä osoitteesta vvww.ytj.fi tai palvelunumerosta 020 466 032. Ellei palvelun tuottajia ole merkitty ennakkoperintärekisteriin, on lasku lähetettävä henkilö- tai y-tunnuksin varustettuna, mahdollisen verokortin kanssa palkkalaskentaan, jossa toimitetaan ennakonpidätys. Tilinpidon toimivuuden ja oikeellisuuden kannalta on välttämätöntä, että menot ja tulot ohjataan täsmällisesti sisällöltään ja tunnuksiltaan oikeille tileille. Tositteiden valmistelijoiden ja hyväksyjien tuleekin kiinnittää jatkuvasti huomiota tiliöinnin oikeellisuuteen, sillä kirjanpidossa ei ole edellytyksiä tilimerkintöjen aukottomaan tarkastamiseen. Tilimerkinnöistä riippumatta laskusta tulee käydä selväkielisesti ilmi, mihin kirjauksen aiheuttava tilitapahtuma perustuu. Jos tarvittavia tietoja ei ole laskussa, on sitä täydennettävä vastaanottomerkintöjä tehtäessä. Projektien ja vesihuoltolaitoksen ostot on pyydettävä eri laskulle. Kaikki merkinnät laskuihin on tehtävä selvästi ja pysyvästi eikä niitä saa poistaa tai tehdä epäselväksi korjausnauhalla, lakalla tms. Virheellinen merkintä on yliviivattava ja oikaisu tehtävä yläpuolelle. Lautakuntien tai viranhaltijoiden päätöksiin perustuviin menoihin on merkittävä päätöksen päivämäärä ja pykälä. Yksityiskohtainen selvitys on merkittävä lahja-, matkalippu-, majoitus-, tilausajo- ja tarjoilulaskuihin. Merkinnät tekee vastaanottomerkinnän tekijä. Vakuutusyhtiöille menevissä vahinkotapauksissa kunta ei maksa laskuja, vaan lähettää ne maksamattomina vakuutusyhtiöön. Palkat ja palkkiot Henkilökustannusten alentamiseen tähtäävät, koko organisaatiota koskevat periaatteet ja toimenpiteet on määritelty taloussuunnitelman henkilöstöpolitiikkaa ja -hallintoa koskevissa kohdissa. Viranhaltijoiden ja työntekijöiden eläkkeelle jäädessä tai irtisanoutuessa virka tai toimi saadaan täyttää vain henkilöstöselvityksen jälkeen kunnanhallituksen täyttöluvalla. Myös määräaikaisten ja sijaisten paikkaamisessa toimialan sisällä tulee noudattaa tarkkaa tarveharkintaa. Sijaisia voidaan palkata vain perustellusta syystä. Ensisijaisena pyrkimyksenä on selviytyminen sisäisillä tehtäväjärjestelyillä ilman sijaisten ottamista. Sijaiset saadaan palkata enintään virkavapaus- tai työlomaajaksi. Virkavapauden tai työloman päättyessä vapaapäivään, sijainen palkataan viimeiseen todelliseen työssäolopäivään. Palkkojen ja palkkioiden maksamista varten tulee jokaisesta kunnan palveluksessa olevasta tai työsuorituksen tehneestä henkilöstä antaa palkanlaskentaan henkilötiedot sosiaaliturvatunnuksineen ja pankkitilin numeroineen 7 työpäivää ennen palkanmaksupäivää. Samoin sairauslomista ja muista työsuhteen keskeytyksistä ja sijaisuuksien järjestelyistä on välittömästi ilmoitettava palkanlaskentaan. Nämä tehtävät tulee hoitaa valmiiksi esimiesten toimesta. Ennen palkkiolaskujen maksamista on tarkistettava, onko laskuttaja huolehtinut eläketurvastaan. Lomakkeita saa palkkalaskennasta.
5 Kokouspalkkioiden, matka- ja ansionmenetyskorvausten suorittamista varten on kokouksissa täytettävä lomake, joka toimitetaan hyväksyttynä palkkakirjanpitäjälle. Lomakkeen asiallinen täyttäminen on kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin vastuulla. Kokouspalkkiolistoja täytettäessä on syytä kiinnittää huomiota virka- ja työehtosopimuksissa sekä palkkiosäännössä asetettuihin rajoituksiin mm. kunnan palveluksessa olevien henkilöiden kokouspalkkioiden sekä samana päivänä pidettyjen kokousten kokouspalkkioiden ja matkakorvausten osalta. Näihin liittyvistä seikoista voi tehdä merkinnän palkkiolistan "huomautuksia" -sarakkeeseen. Matkustamisesta ja matkakustannusten korvauksista on annettu erilliset ohjeet. Puhelinlaskut Työnantajan puhelimista soitetuista yksityispuheluista on suoritettava korvaus. Matkapuhelimien osalta yksityispuhelut on soitettava tuplakortilla tai maksettava oma-aloitteisesti. Kiinteällä puhelimella soitetut yksityispuhelut merkitään seurantalistaan. Kaikki puhelut maksetaan Harjulinnan neuvonnan kassaan. Esimiesten tulee huolehtia siitä, että kunnan palvelukseen tulevat uudet henkilöt saavat heti tiedon menettelystä yksityispuhelujen suhteen. Puhelimen käytössä tulee myös noudattaa taloudellisuutta. TeliaSonera Oyj:n kanssa 1.7.2011 alkaen tehty sopimus sisältää ilmaiset puhelut matkapuhelimiin Lappeenrannan kaupungin puitesopimuksessa olevien tahojen kanssa pitkillä numeroilla. Sisäisessä liikenteessä on mahdollista käyttää matkapuhelinliikenteen osalta tunnusta 3xxx. Numerohakuun kunnalla on käytettävissä internet-pohjainen NumeroNetti-palvelu. Pääsääntöisesti jokaiselle työntekijälle tai viranhaltijalle hyväksytään vain yksi puhelin. Yksittäisistä lankapuhelimista on luovuttu niin, että turvallisuuden kannalta kuhunkin kiinteistöön jätetään yksi lankapuhelin. Tietoverkon ja -koneiden käyttö Kunnan IT-asioiden hoito on1.3.2012 lukien siirretty Saimaan talous ja Tieto Oy:lle (Saita), kaikki työasemat ovat vuokrattuna heiltä. Hallintojohtaja ja tietotekniikkatukihenkilö Marko Aronen ovat yhteyshenkilöitä Saitaan päin. Tietokoneet, niissä olevat ohjelmistot, internet-yhteydet ja sähköposti ovat työvälineitä, joita käytetään työaikana työtehtäviin. Vapaa-aikana työpaikan kiinteää internet-yhteyttä voi käyttää rajoituksetta yksityisiinkin tarkoituksiin. Mahdollisista yksityisistä tulosteista on maksettava kopiohinta. Koulutus- ja kurssitoiminta Talousarvion käyttösuunnitelmissa vahvistetaan koulutusmäärärahat erikseen viranhaltijoille ja työntekijöille (henkilöstökoulutus) ja erikseen luottamushenkilöille. Kursseille tai koulutuspäiville osallistuneet ovat velvolliset toimittamaan kursseilta saadun aineiston kaikkien ko. asian kanssa tekemisissä olevien henkilöiden saataville. Syntyneistä uusista ideoista voi laatia myös muistion koko toimialalla käytettäväksi.
6 Koulutussuunnitelma Osana vuonna 2013 solmittua työmarkkinaratkaisua on hyväksytty oikeus kolmen päivän koulutukseen. Ammatillisen osaamisen kehittämisen taloudellista tukea koskeva uusi säädöskokoelma on tullut voimaan, 1.1.2014 lukien, jonka mukaan työnantajat saavat koulutukseen taloudellista tukea edellyttäen, että työpaikalla on ennalta laadittu koulutussuunnitelma, joka käsitellään yhteistyötoimikunnassa. Hallintokuntien tulee tehdä käyttötaloussuunnitelmien laatimisen yhteydessä myös koko henkilöstöä koskevat koulutussuunnitelmat, joiden laatimiseen annetaan tarkemmat ohjeet välittömästi sen jälkeen, kun ne ovat käytettävissä. Mikäli niitä ei tammikuun aikana ole saatavissa, niin tarkemman suunnitelman tekemisen voi jättää myöhemmäksi, mutta alustavasti suunnitelma tulee laatia jo tässä vaiheessa. Juhlat, merkkipäivät ja edustus sekä etuuksien vastaanotto Kunta muistaa merkkipäivää viettäviä luottamushenkilöitä, viranhaltijoita ja työntekijöitä keskitetysti yhtenäisin perustein. Henkilöstöhallinto selvittää vuoden alussa tulevan vuoden merkkipäivät ja miten niitä vietetään. Asiasta tiedotetaan ao. hallinnonaloille. Silloin kun luottamushenkilö, viranhaltija tai työntekijä on tai on ollut sellaisissa tehtävissä, että muistamiseen osallistuisi myös keskushallinto, on järjestelyistä otettava yhteyttä hallintojohtajaan. Kunnanjohtaja ja erityistapauksissa kunnanhallitus päättää kunnan edustus- ja juhlatilaisuuksien järjestämisestä. Pääsääntöisesti kunnanjohtaja edustaa kuntaa. Luottamushenkilöistä ilman eri valtuutusta kuntaa voivat tilaisuuden luonteesta riippuen edustaa kunnanvaltuuston ja -hallituksen sekä lautakuntien puheenjohtajat. Normaalista vieraanvaraisuudesta poikkeavasta edustuksesta on ennalta sovittava kunnanjohtajan kanssa. Arvonlisäverotuksen takia on kunkin tarjoilu-, edustus- ja suhdetoimintalaskun osalta ratkaistava onko kysymyksessä edustus vai normaaliin työtoimintaan liittyvä tilaisuus. Ratkaisun tekee tilaisuutta isännöinyt viranhaltija. Laskussa tai sen liitteessä on oltava seuraavat tiedot: tilaisuuden nimi ja tarkoitus, tilaisuudessa läsnä olleet henkilöt, joko yksittäin lueteltuina tai jos on kysymys suuremmasta ryhmästä, maininta ryhmästä * merkintä "edustus" tai "työkokous". Julkisen vallan käyttäjiltä edellytetään puolueettomuutta ja riippumattomuutta. Kun ulkopuolinen taho on tarjoamassa kunnan henkilöstölle tai luottamushenkilölle matkaa tms. etua, hyväksyttävyyden arvioinnissa keskeisenä kriteerinä on se, voiko etuuden hyväksyminen tai lahjan vastaanottaminen olla omiaan heikentämään luottamusta viranomaistoiminnan tasapuolisuuteen. Pääsääntönä on, että kunta itse maksaa henkilöstön ja luottamushenkilöiden virkamatkat. Suomen Kuntaliitto on yleiskirjeessään 27.10.2005 selvittänyt näkökohtia etuuksien hyväksyttävyyden arviointiin. Hankinnat Kunnan hankinnoissa on lakien lisäksi noudatettava hallintosääntöä ja sen täytäntöönpanomääräyksiä sekä Suomen Kuntaliiton yleisiä hankintaohjeita. Kunta on mukana Etelä-Karjalan hankintayksikössä, jonka puitteissa hankitaan kirjat, kopiopaperit, toimistotarvikkeet, elintarvikkeet,
7 maantiesuolat, asfaltointi, polttoöljyt sekä WC-, talous- ja käsipyyhepaperit ja tarvittaessa muitakin hankintoja. Yleensä hankintojen on hankintaohjeiden 5 :ssä mainittuja poikkeuksia lukuun ottamatta perustuttava pyydettyihin hintatarjouksiin. Tarjousten ensisijaisena ratkaisuperusteena on edullisin hinta. Mikäli tästä halutaan poiketa, tulee tarjouspyynnössä luetella ne seikat, joiden perusteella edullisuus ratkaistaan. Hankinnasta päätettäessä ratkaisun perustelut on merkittävä pöytäkirjaan. Hankinnat on pyrittävä ajoittamaan mahdollisimman tasaisesti koko vuodelle. Hankinnoissa tulee mahdollisuuksien mukaan ottaa huomioon tuotteiden kotimaisuus. Tarjous on aina pyydettävä myös omalla paikkakunnalla olevalta toimittajalta, mikäli kyseistä tuotetta tai palvelua on saatavilla Parikkalasta. Laskuja käsiteltäessä on aina varmistuttava siitä, että yksikköhinnat ja myönnetyt alennukset laskuissa ovat tarjouksen mukaisia. Kiinteistöjen hoito Kunnassa siirryttiin vuoden 2009 alussa keskitettyyn kiinteistöjen hoitoon. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikki kiinteistöt ovat teknisen toimen hallinnassa. Kiinteistöjen hoidosta ja ylläpitokustannuksista vastaa tekninen toimi, joka tekee muiden käyttämistä tiloista vuokrasopimukset. Kustannukset tulevat käyttäjille sisäisinä vuokrina. Vesi ja sähkö eivät sisälly sisäisiin vuokriin vaan ne maksetaan kulutuksen mukaan erikseen. Havaitsemistaan puutteista ja tarvittavista korjauksista käyttäjien on tehtävä esitykset tekniselle toimelle. Suuremmista töistä päättävät tehtyjen esitysten pohjalta tekninen lautakunta ja kunnanhallitus. Valaistus- ja lämmityskysymyksissä on noudatettava annettuja energiansäästömääräyksiä ja -suosituksia. Lisäohjeita saa kunnossapitopäälliköltä. Muut säännökset ja ohjeet Edellä mainitun lisäksi määrärahojen käytössä on noudatettava Kunta- ja muissa laeissa, hallinto- ja muissa säännöissä sekä taloussuunnitelmassa ja -arviossa annettuja määräyksiä. Hyväksytty kunnanhallituksessa 14.1.2014/