Tietojohtamisen tilannekuva ja askelmerkit Elina Välikangas, kehityspäällikkö SoteDigi Oy 10.9.2019
Hankkeemme Hankkeemme on koottu hankesalkuksi. Salkussa on kolme pääpainoaluetta. Hankesalkun osa-alueet on aikataulutettu ja vaiheistettu vuoteen 2021 asti. Hankesalkku on katselmoitu uudelleen osana väliaikaisen toimiohjeen laadintaa Asukkaan digipalvelut Tuotamme palveluja omatoimiseen asiointiin netissä ja mobiilissa sekä tarjoamme ohjausta ja neuvontaa puhelimitse. Esimerkiksi Omaolo-palvelu 116117-päivystysapu Tietojohtaminen Rakennamme järjestäjän työkaluja muun muassa maakuntien palvelu-, resurssi- ja kustannustietojen hallintaan ja johtamiseen. Harmonisoimme tietorakenteita ja luomme tietomalleja. Integraatiot Mahdollistamme sotetietojen suojattua näkymistä sujuvasti eri tarpeisiin asukkaille soteammattilaisille palvelujen järjestäjille palvelujen tuottajille. 2018 Nykyiset toimintamallit, tiedonkeruut ja järjestelmät 2019 2020 2021
Tietojohtaminen, taustaa Taustalla kansallinen Sote-palvelujen järjestäjän tietomallityö Käynnistyi STM:n toimesta osana maakunta- ja soteuudistuksen valmistelua, jatkotyö SoteDigi Oy:lle Kiinnittyi STM:n Toivo-ohjelman suunnitteluun ja valmisteluun 3
Palvelujen järjestäjän kokonaisnäkymä ja tuloksellisuuden tietotarpeet Toimintaympäristö Perustiedot Voimavarat, Voimavarojen kohdentamine (Kestävä) Talous Taloudellisuus Tuottavuus Palvelukyky Asiakastietämys /-ymmärrys Laatu Vaikuttavuus Kustannusvaikuttavuus Kehittyminen innovatiivisuus Perustiedot Ympäristö Tuotannon tekijä Määrät Allokaatio Seur.rap,. suunnitelma / toteuma / ennuste Kustannukset/ asukas Kokonaistuottavuus Odotusajat Asiakaskokemus Palvelun tuotoksen laatu Palv. vaikutus asiakkaaseen Vaikuttavuus/ kustannukset Innovaatioaihiot Perustiedot Toimijat Tuotannon tekijä Laatu Palveluportfolio Käyttötalous Kustannukset/ asiakas Osatuottavuudet Läpimenoajat Asiakastyytyväisyys Prosessin laatu Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Kehittyminen hankkeissa Elinolot Osaaminen Tarjonta Tarjooma Tulos Kustannukset/ suorite Henkilötyö tuottavuus Saatavuus Asiakaspalaute, kantelut,muistut. Resurssien laatu Hyvinvointi Terveyden tila Motivaatio tyytyväisyys Kapasiteetti. Investoinnit Saavutettavuus Asiakaskunta. Tuottajaekosysteemi Palvelumuoto Rahoitus Tarve / tarjonta Kysyntä/käyttö Asiakastarve Tase Kustannukset/ Palvelu Osallistuminen ja oikeudet Palvelukäyttäytyminen Yhdenvertaisuus Palvelujen käyttö Integraatio Esimerkkinä: Yhdenvertaisuuden tarkastelu tapahtuu useiden näkökulmien ja niiden mittareiden avulla Yhdenvertaisuus Yhdenvertaisuus Yhdenvertaisuus 9.9.2019
Palvelujen järjestäjien esille nostamia tarpeellisia tietojohtamisen toimenpiteitä, mm. Saatava palvelujen järjestäjälle käyttöön ajantasaista ja luotettavaa tietoa kattavasti sekä koko toiminnasta että taloudesta Suunnittelu, johtaminen, seuranta, ohjaus ja valvonta Kansallisen tietopohjan ja käytäntöjen yhtenäistäminen, kertakirjaaminen ja tietojen raportoinnin yksinkertaistaminen Järjestelmien konsolidoinnit/hankinnat Kirjaamiskäytäntöjen kehittäminen ja yhtenäistäminen => datan hyvä laatu Henkilöstön koulutus uusiin toimintatapoihin ja työprosesseihin Esim. sosiaalihuollon uusi asiakastietomalli 5 Kuntaa laajemman alueen tietojohtamisen suunnitelman (tietojohtamisen strategia ja hallintamalli) valmistelu ja organisoituminen
Pilotti-projektin lähtökohdat: Maakunnalliset kuntayhtymät ja Kainuun sote Siun sote Eksote Kymsote Päijät-Häme (PHHYKY) Keski-Pohjanmaa (Soite) Pilotin koordinaatioryhmässä edellisten lisäksi STM ja THL
Tausta ja tavoitteet pilottiprojektille Pilotti on osa SoteDigin tietojohtamisen kokonaisuutta (Virta-hanke) Lähtökohtana järjestäjän tietojohtamisen tarpeet (järjestäjän tietomalli) Toisiokäytön lain tietojohtamisen pykälän testaamisessa on tavoitteena testata koko tietojohtamisen prosessi tietojen keräämisestä raportointiin hyödyntäen eri tietolähteitä Tavoitteena on testauksen avulla tuottaa mahdollisimman geneerinen malli, joka on toistettavissa kansallisesti Pilotin sisältö kohdentuu ikäihmisten palveluihin ja siellä yli 75-vuotiaiden ikäryhmään Testauksessa tuotetaan kustannuslaskennan perusteita suorite- ja välisuoritetasolla sekä episodinäkyminä Testauksessa pyritään tuomaan näkyväksi palvelujen integraation toteutuminen väestötasolla
sote-tiedon toissijaisen käytön lain testaaminen 1 Tietojohtaminen Sosiaali- tai terveydenhuollon palvelunantajalla on oikeus salassapitovelvoitteiden estämättä sekä tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan h alakohdan nojalla käsitellä ja yhdistellä tunnisteellisesti asiakastietoja, jotka ovat syntyneet sen omassa toiminnassa tai ovat sen omiin rekistereihin tallennettuja, jos se on välttämätöntä palvelunantajan vastuulla toteutettavan palvelutoiminnan tuottamista, seurantaa, arviointia, suunnittelua, kehittämistä, johtamista ja valvontaa varten. Jos palvelunantajalle on tarpeen vastuullaan toteutettavan palvelutoiminnan taikka palveluketjujen arviointia, suunnittelua tai kehittämistä varten verrata omaa toimintaansa muiden palvelunantajien toimintaan, Sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen voi 5 :ssä säädetyin edellytyksin tuottaa tarvittavan vertailuaineiston aggregoituna tilastotietona.
Toiminta- ja taloustietoa yli 75-vuotiaista /palveluluokka (Muiden kuin lapsiperheiden kotihoito sekä iäkkäiden kotona asumisen tukeminen) Yli 75 vuotiaiden muiden kuin säännöllisen kotihoidon asiakkaiden palvelukäyttö Selittävät tekijät: Asiakaskirjatekstin hyödyntäminen koneoppimisella Palvelut Säännöllisen kotihoidon yli 75 vuotiaat asiakkaat Yli 75 vuotiaiden säännöllisen kotihoidon asiakkaiden muu palvelukäyttö keskiarvohinnoilla (episodinäkökulma) Tuotettavat mittarit, kustannukset, kustannukset / MAPLE-luokka (5/15) Yli 7 vrk toteutuneiden osuus % /asukas /asiakas /asiakastunti /asiakas/mapleluokka (5/15) Palvelun alkamisviive palvelusuunnitelman luonnista Kunnan on järjestettävä pääsy sosiaalipalvelujen tarpeen arviointiin viimeistään seitsemäntenä arkipäivänä yhteydenotosta 75 vuotta täyttäneelle henkilölle ja Kelan eläkkeensaajan erityishoitotuen saajalle. Kiireellisissä tapauksissa toimitaan välittömästi. Kustannuslaskenta tarkalla tasolla (suorite- ja välisuorite) sekä palvelujen saatavuus
Strategiasta toimintaan
Hypoteesicanvas johdettu Kainuun soten vanhuspalvelujen strategisesta tavoitteesta Tavoite ja hypoteesit, joilla tavoitteeseen ajatellaan päästävän Päätösten tekijät, jotka vaikuttavat eniten tavoitteeseen pääsyyn Tietolähteet, joista tietoa saadaan päätöstilanteita varten Ennusteet, joiden pohjalta päätöksiä tehdään Toimenpidesuositukset, joita datan pohjalta kannattaisi harkita Päätöstilanteet, joilla on eniten vaikutusta eri tasoilla tavoitteeseen pääsyssä
Käsitemallit Tuotanto 1. Asiakas. Episodi Tietolähteen arvo X Toteutusjärjestys 3. Toimintakyky 2. Toteutunut palvelu 2. Toteutunut palvelu Yleiset käsitteet Scopessa kpl Yhteensä 21
Teknisen arkkitehtuurin yleiskuva Kustannuslaskenta Episodin muodostus Tietolähteet ja lähdejärjestelmät Raakatiedon tallentaminen ja varastointi Tiedon jatkojalostaminen Koneoppiminen Jalostetun tiedon tallentaminen ja varastointi Raportointi ja analytiikka Julkaisu ja jakelu Reaaliaikaisen tiedon sisäänluku Tietovirran jalostus Orkestrointi ja automaatio
i Tuotetaan visualisaatiot datan pohjalta Tie toläh tee t ja läh dejärj estel mä t Raakatiedon tallentaminen ja varastointi Reaaliaikaisen tiedon Tietovirran Tiedon jatkojalostaminen Koneoppimine n Jalostetun tiedon tallentaminen ja varastoint sisäänluku Kustannuslask enta Episodin muodostus jalostus Ra por - toi nti ja an aly tiik ka Jul kai su ja jak elu Orkestrointi ja automaatio
Edistynyt analytiikka Tavoite: tunnistetaan yksi ja kolme vuotta etukäteen milloin henkilö mahdollisesti ohjautuu seuraaviin palveluihin; säännöllinen kotihoito, omaishoidon tuki, tavallinen palveluasuminen, tehostettu palveluasuminen, laitoshoito Ratkaisu: luotiin koneoppimisen malli, jonka avulla voidaan ennustaa, onko henkilöllä kohonnut riski ohjautua säännöllisten palvelujen piiriin. Ennustetta voidaan hyödyntää toiminnan kehitystyössä ja interventiota suunniteltaessa: päätöksenteon rajaa muuttamalla voidaan kasvattaa tai vähentää intervention kohteena olevaa populaatiota.
Työpajoja toukokuu-syyskuu välillä Työskentelevät ryhmät ja niiden fokusalueet 1. Loppukäyttäjä & Johto-näkökulma Hypoteesicanvas Raportit ja tilastot 2. Toiminta & Tietosisältö-näkökulma (Raportit ja tilastot) Käsitemallit 3. ICT-toteutus & Tietolähteet näkökulma (Käsitemallit) Lähtöjärjestelmä/rajapinnat Välineistö Alustat Pidetään skype-palavereina Loppukäyttäjä & Johto ICT-toteutus & Tietolähteet Ryhmä MA TI KE TO PE 1 X Toiminta & Tietosisältö 2 X 3 X
Projektin tuotokset Dokumentit Ohjelmistokomponentit Projektihallinnon dokumentit Kuvaus tietolähteistä (Kainuun soten omat ja ulkoiset tietolähteet) Käsitemalli Tietojen latausohjelmien dokumentaatio Raporttikohtaiset määrittelyt ja käsittelysäännöt Sovellusarkkitehtuurin kuvaus Käytettävien välineistöjen käyttötavat ja nimennät Testaussuunnitelma ja testitapausten kuvaukset Kustannuslaskennan periaatteita Tietojen latausohjelmat lähdejärjestelmien rajapinnoista tietovarastoon Tietovarastotietokanta Data mart-tietokanta Raportit ja dashboardit (Kehittyneen analytiikan sovellus) Projektisuunnitelma Tehtävät ja työmäärät Tuloskatselmoinnin pöytäkirjat Testauksen loppuraportti Tilanneraportit Hyväksymispöytäkirja Projektiryhmän muistiot Ohjausryhmän muistiot Projektin loppuraportti
Pilotin toteutusaika on lyhyt, nopea tekeminen vaatii nopeaa reagointia ja hyppäämistä asiasta toiseen Operatiivisessa työssä olevan henkilön ajan irrottaminen pilotointiin on ollut haasteellista Paljon menossa asioita yhtä aikaa Pilotin toteutus myös kesällä sijaiset Kokemuksia Kainuun sotesta Antanut oppia uuden lain täytäntöönpanosta Oppimisprosessi Haastaa organisaation oppimaan Vahvistaa yhdessä toimimisen malleja myös soten eri toimijoiden kesken Mielenkiintoinen ja innostava Iso joukko (n. 30) Kainuun soten johtoa ja työntekijöitä osallisena Ollaan saatu uusi työväline hypoteesicanvas kehittämistyön välineeksi Erilainen, tehokas ja antoisa tapa tehdä yhteistyötä eri toimijoiden kanssa Yhteistyötapa on mahdollistanut asiantuntemuksen jakamisen eri tasoilta ja eri toimijoilta Yhteistyö on ollut helppoa ja sujuvaa SoteDigin ja kumppaneiden kanssa Hiilijalanjälki jäänyt pieneksi lähes koko valmistelu toteutettu etänä 2.9.2019 Projektipäällikkö erikoissuunnittelija Kristiina Taskinen
Jatkosuunnitelmaa - Toivo-ohjelman sekä Valtava- ja Virta -hankkeiden sisältöjä päivitetään
ORGANISOINTI Toivo-ohjelma Uusi virta (SoteDigi / Vimana) Valtava Maakunta/alue x Maakunta/alue y Maakunta/alue z THL KELA Valvira 20 9.9.2019 Mikko Huovila
ALUEELLISTEN TOIMENPITEIDEN KOHDENTAMINEN KYPSYYSTASON NOSTAMISEEN 21 9.9.2019 Mikko Huovila
YHTEISTYÖ KANSALLISTEN VIRANOMAISTEN KANSSA Varmistettava sama tieto kirjataan vain kerran periaatteen toteutuminen Samasta palveluissa syntyvästä kirjaamisesta pystyttävä muodostamaan tiedot myös johtamiseen ja valtakunnallisiin tilastoihin ja rekistereihin THL:n tietomäärittelytyön ja alueellisen kehittämisen yhteensovitus olennaista Integraatioiden määrän hallinta merkittävä kustannuskysymys. Kanta-palveluita varten tehtyjä investointeja tulisi pystyä hyödyntämään mahdollisimman laajasti. 22 9.9.2019 Mikko Huovila
Kiitos!