Aloittavien lionjohtajien koulutusinstituutin (ELLI) suunnitteluopas

Aloittavien lionjohtajien koulutusinstituutin (ELLI) suunnitteluopas

Sisällysluettelo Johdanto... 3 Näin käytät tätä opasta... 3 ELLI Valmistelujen tarkastuslista... 4 ELLI Valmistelujen tarkastuslista... 5 Yleiskatsaus opintosisällöstä... 6 Instituutin koordinaattorin rooli... 7 Kouluttajien rooli... 8 ELLI:n ohjelma... 9 Näin käytät kouluttajan opasta (IG)... 10 Instituutin materiaalit... 11 Osallistujien ennakkotehtävät... 12 Koulutushuoneen valmistelu... 13 Arvioinnit... 14 Instituutin asiakirjat... 14 Liite... 15 Liite A: Malli tarjouspyynnöstä kurssipaikalle... 16 Liite B: Budjetti... 19 Liite C Istunnon ajankäyttö... 20 Liite D: Istuntojen aiheet ja kouluttajien valinnat... 31 Liite E: Kouluttajien opintosisällön hyväksymislomake... 37 Liite F: Vahvistuskirje / ennakkotehtävät... 38 Liite G: Tarvikelista... 39 Liite H: Tervetuloakirjeet... 41 Liite I: Kouluttajien palaverin asialista... 43 Liite J: Omaisen yhteystietolomake hätätapauksia varten... 44 Liite K: Päivittäinen läsnäololista... 42 Liite L: Juoksevat asiat... 43 Liite M: Arvio instituutista... 45 Liite N: Lopullinen instituutin arviointiraportti... 52 Lions Clubs International

JOHDANTO Tämän suunnitteluoppaan tarkoituksena on auttaa tehokkaan Aloittavien lionjohtajien koulutusinstituutin (RLLI) järjestämisessä. Opas kattaa tärkeimmät suunnittelussa tarvittavat resurssit, tiedot ja työkalut. ELLI:n tarkoitus on valmistella lioneita johtorooleihin klubitasolla. Kurssille voivat osallistua hyvässä asemassa olevat lionit, jotka ovat toimineet menestyksekkäästi klubin toimikunnassa, mutta eivät ole vielä toimineet klubipresidenttinä. Ensimmäistä kertaa klubipresidenttinä toimivat tai uusien klubien klubipresidentit voivat myös hyötyä tästä koulutuksesta. ELLI:ä suositellaan erityisesti varapresidenteille. Huomaa: ELLI toteutetaan tämän opintosisällön ja aikataulun mukaisesti. Jokaisen aiheen ja siihen käytetyn ajan on oltava tämän oppaan mukaiset. Koulutuksen aloittamis- ja päättymisaikaa voidaan muokata osallistujien ja kouluttajien tarpeiden mukaan. NÄIN KÄYTÄT TÄTÄ OPASTA Tämä opas kattaa seuraavat tiedot, joilla teet ELLI:stä mahdollisimman onnistuneen: Valmistelujen tarkastuslista - vaihe vaiheelta etenevä lista tehtävistä ja sekä ELLIasiakirjoista Liite - Lisämateriaaleja viitteeksi, ml.: Malli tarjouspyynnöstä Osallistujien ja kouluttajien tervetuliaiskirjeet Ennakkotehtävien ohjeet Ehdotelma asialistasta Tarvikelista Malli arvioinneista Osallistujan omaisen yhteystietolomake hätätapauksia varten Suunnitteluoppaaseen saatetaan tehdä muutoksia, eikä oppaassa annetut tiedot vastaa kaikkia paikallisia eroavaisuuksia. Kysymyksissä koskien valmistautumista, ota yhteyttä sähköpostitse leadershipdevelopment@lionsclubs.org. Lions Clubs International 3

ELLI VALMISTELUJEN TARKASTUSLISTA Huolellinen valmistautuminen on yksi onnistuneen ELLI:n kulmakiviä. Alla näet listan tehtävistä, jotka tulee suorittaa ja dokumentoida. x Ennen instituuttia Valitse ja vahvista koulutuksen päivämäärät Valitse koulutuspaikka (Liite A) Laadi instituutille budjetti (Liite B) Etsi kouluttajat ja varmista heidän saatavuutensa (Huomaa: Kutakin 25 osallistujan kurssia varten vaaditaan kaksi kouluttajaa) Lähetä tarvittavat hakemukset Johtajakoulutuksen kehittämisen apurahaohjelmahakemus (apurahahakemus) LCI:n verkkosivulla Paikallisen instituutin hakemuslomakkeen (paikallisesti rahoitettu) saat pyytämällä sähköpostitse leadershipdevelopment@lionsclubs.org Aika 3 kk ennen koulutusta 3 kk ennen koulutusta 3 kk ennen koulutusta 3 kk ennen koulutusta 3 kk ennen koulutusta Huomaa: Varmista, että instituutin ajoittuu vähintään 3 kk päähän täytetyn hakemuksen jättämisestä. Näin varmistetaan hakemuksen riittävä käsittelyaika, ml. opintosisällön ja muiden materiaalien toimittaminen instituutin koordinaattorille. Maksa kurssipaikan vuokran varausmaksu Käy läpi ELLI:n ohjelma ja istunnot (Liite C) Lähetä kouluttajille ELLI-kouluttajan oppaat sekä lopullinen lista käsiteltävistä aiheista Varmista istuntojen aiheet kouluttajilta (Liite D) Toimita Kouluttajien opintosisällön hyväksymislomake kouluttajille allekirjoitettavaksi (Liite E) Tiedota lioneita koulutuksen päivämääristä ja kutsu heidät osallistumaan Sovi päivämäärä ja aika puhelinpalaverille, jossa keskustellaan viime hetken järjestelyistä ennen saapumista koulutuspaikalle (vapaaehtoinen) Pidä puhelinpalaveri kouluttajien kanssa koskien valmisteluja (vapaaehtoinen) - Käy läpi instituutin aikataulu ja ohjelma - Vahvista, kuka vetää minkäkin istunnon - Käy läpi instituutin logistiset järjestelyt Vahvista lopullinen osallistujalista ja lähetä ELLI-ennakkotehtävät. Toimita osallistujalista kouluttajille Lähetä jokaiselle osallistujalle henkilökohtainen vahvistuskirje, jonka liitteenä ELLI-ennakkotehtävät (Liite F) Hanki tarvikkeet kurssia varten (Liite G) Tulosta osallistujien koulutusmateriaalit, kuten: Kurssipaikan vuokraajan määrittämä eräpäivä 3 kk ennen koulutusta 3 kk ennen koulutusta 3 kk ennen koulutusta 3 kk ennen koulutusta 3 kk ennen koulutusta 2 kk ennen koulutusta 4-6 viikkoa ennen koulutusta 4-6 viikkoa ennen koulutusta 4-6 viikkoa ennen koulutusta 4-6 viikkoa ennen koulutusta 3 viikkoa ennen koulutusta 3 viikkoa ennen koulutusta Lions Clubs International 4

- Nimilaput - Osallistujan oppaat - Nimikyltit pöytiin - Monisteet (Liite G) Laadi ja tulosta tervetuloakirjeet kouluttajille ja osallistujille (Liite H) Lataa, kustomoi ja tulosta ELLI-osallistumistodistukset ELLI VALMISTELUJEN TARKASTUSLISTA 1 viikko ennen koulutusta 1 viikko ennen koulutusta x Instituutin aktiviteetit paikan päällä Aika Kierros kurssipaikassa Päivä ennen koulutusta - Tapaa kurssipaikan henkilökunta - Vahvista ja tarkista kurssihuoneen sijainti - Vahvista hotellihuonelistat (jos tarpeellista) - Käy läpi ohjelma ja vahvistaa viimehetken järjestelyt, kt. Kurssihuone, laitteet ja huonekalut Järjestele materiaalit ja tarvikkeet kurssihuoneeseen ja laadi Päivä ennen koulutusta ilmoittautumispöytä/tiski, josta löytyvät: - Nimilaput - Nimikyltit pöytiin - Osallistujan oppaat - Omaisen yhteystietolomake hätätapauksia varten Pidä kouluttajien tiedotuspalaveri (Liite I) Päivä ennen koulutusta tai koulutuspäivän aamuna Toimita Kouluttajien opintosisällön hyväksymislomake kouluttajille ja varmista, että he allekirjoittavat sen (Liite E) Päivä ennen koulutusta tai koulutuspäivän aamuna Pyydä jokaista osallistujaa täyttämään omaisen yhteystietolomake ilmoittautumispisteessä: hätätapauksia varten (Liite J) Pyydä jokaista osallistujaa kirjaamaan itsensä paikallaolevaksi jokaisena Päivittäin kurssipäivänä. (Liite K) Muistuta kouluttajia, että heidän tulee ilmoittaa osallistujille kurssiin liittyvistä ELLI:n alussa juoksevista asioista (Liite L) Muistuta kouluttajia osallistujien arviointilomakkeista, joka tulee täyttää ja ELLI:n päättyessä. kerätä instituutin lopussa. (Liite M) Jaa ELLI-rintaneulat ja henkilökohtaiset todistukset osallistuneille ELLI:n päättyessä. x Koulutuksen jälkeen Kokoa koulutuksen arvioinnit - Osallistujien arviointilomakkeet - Lopullinen arviointiraportti Lähetä kopio arvioinnista moninkertaispiirin tai piirin koordinaattorille Toimita vaaditut instituutin asiakirjat Johtajakoulutusosastolle päämajalla. Instituuttia ei voida kirjata virallisesti suoritetuksi ELLI instituutiksi, ennen kun vaaditut asiakirjat on vastaanotettu ja tarkastettu Johtajakoulutusosastolla. Lista vaadituista asiakirjoista lähetetään koordinaattorille instituutin hakemuksen hyväksymisen jälkeen. Aika 30 päivää koulutuksen jälkeen 30 päivää koulutuksen jälkeen 30-60 päivää koulutuksen jälkeen Lions Clubs International 5

YLEISKATSAUS OPINTOSISÄLLÖSTÄ Ohjelman tavoitteet: Tämä instituutti valmistelee lionjäseniä johtorooleihin klubitasolla Alueellinen lionjohtajien koulutusinstituutti on suunniteltu seuraavat tavoitteet mielessä pitäen: - Paikkakunnan tarpeiden arvioinnin merkittävyyden ymmärtäminen - Muutosvastaisuuden syiden tunnistaminen - Strategioiden löytäminen tiimin tukemiseksi - Oman viestintätyylin vahvuuksien ja heikkouksien tunnistaminen - Tehokkaan kokousjohtamisen osa-alueet - Moninaisuuden ulottuvuudet ja määritelmän tunteminen - Lions Clubs Internationalin säätiön tukeminen ja edistäminen - Klubin laatualoitteen käytön hallinta klubin menestyksen varmistamiseksi Huomaa: ELLI toteutetaan tämän opintosisällön ja aikataulun mukaisesti. Jokaisen aiheen ja siihen käytetyn ajan on oltava tämän oppaan mukaiset. Koulutuksen aloittamis- ja päättymisaikaa voidaan muokata osallistujien ja kouluttajien tarpeiden mukaan. Lions Clubs International 6

INSTITUUTIN KOORDINAATTORIN ROOLI Instituutin koordinaattorilla on keskeinen rooli ELLI:n onnistuneessa toteutuksessa. Alla on laaja lista instituutin koordinaattorin vastuista ja tehtävistä: - Lataa ja täyttää instituutin hakemuslomakkeen - Valitsee ajankohdan ja paikan instituutille (Liite A) - Laatii budjetin ja hoitaa instituutin maksut (Liite B) - Laatii kutsut osallistuville lioneille - Käy läpi instituutin ohjelman ja aikataulun (Liite C) - Lähettää kurssimateriaalit kouluttajille - Koordinoi kouluttajien työnjakoa, kuka vetää minkäkin istunnon (Liite D) - Toimittaa Kouluttajien opintosisällön hyväksymislomake kouluttajille ja varmistaa, että he allekirjoittavat ja palauttavat sen (Liite E) - Lähettää vahvistuskirjeet ja ennakkotehtävät osallistujille (Liite F) - Tulostaa osallistujien kurssimateriaalit (Liite G) - Muokkaa ja tulostaa kouluttajien ja osallistujien tervetuloakirjeet (Liite H) - Pyytää jokaista osallistujaa täyttämään omaisen yhteystietolomakkeen hätätapauksia varten (Liite J) - Tulostaa päivittäisen läsnäololistan ja varmistaa, että osallistujat kirjaavat itsensä listaan päivittäin (Liite K) - Johtaa kouluttajien valmistautumispalaverin ja huolehtii järjestelyistä (Liite L) - Kerää, tallentaa ja toimittaa istuntojen arviointilomakkeet (Liitteet M ja N) - Jaa ELLI-rintaneulat osallistujille - Tulosta ja jaa henkilökohtaiset ELLI-osallistumistodistukset - Toimita tarvittavat asiakirjat Johtajakoulutusjaostolle. Lions Clubs International 7

KOULUTTAJIEN ROOLI Kouluttajat toimivat kurssin opettajina ja interaktiivisina ohjaajina. Alla on mainittu vaatimuksia, joita kurssin vetäville kouluttajilla on asetettu. Vaikka kouluttajien ei tarvitse olla jokaisen alan asiantuntijoita, on tärkeää, että heillä on riittävät taidot ja kokemus: Kyky saada osallistujat mukaan interaktiiviseen oppimistilanteeseen järjestämällä kysymys ja vastaus -osioita, vetämällä tarkoituksenmukaisia keskusteluja pienissä ja suurissa ryhmissä sekä vetää ryhmätehtäviä Kyky hallita osallistujien ryhmää Kyky hallita opetustilaa / -ympäristöä -esitysten pitäminen ja LCD-projektorin käyttö Erityiset ELLI-kohtaiset vaatimukset Perehtyy kouluttajan oppaaseen ja valmistautuu opettamaan annetuissa aihepiireissä Tarkistaa ja allekirjoittaa Kouluttajien opintosisällön hyväksymislomakkeen (instituutin tulee noudattaa tarkasti annettua sisältöä ja aikataulua -- muutoksia opintosisältöön ei sallita). Osallistuu kouluttajien valmistautumispalaveriin Jokaisella kurssilla tulee olla vähintään yksi lionkouluttajien virallinen pätevöitymisohjelman (Lions Certified Instructor Program, LCIP) tai kouluttajien koulutusinstituutin (FDI) suorittanut kouluttaja. Lions Clubs International 8

ELLI:N OHJELMA Aloittavien lionjohtajien koulutusinstituuttissa suositellaan seuraavaa formaattia: Tulopäivä Päivä 1 Päivä 2 Päivä 3 Saapuminen Aikainen ilmoittautuminen Ilta: Ajat ja paikka vahvistetaan 8.00-8.30 Myöhempi ilmoittautuminen 8.00-10.00 Viestintä 8.30-10.00 Avajaisistunto 10.00-10.15 Tauko 10.15-12.15 Lionien menneisyys, nykyisyys ja tulevaisuus 12.15-13:15 Lounas 13.45-14.45 Muutosjohtaminen 14:45-15:00 Tauko 15:00-16:30 Liontiimien tukeminen 16:30-17:30 LCIF:n esittely 10.00-10.15 Tauko 10.15-12.15 Tehokkaiden kokousten johtaminen 12.15-13:15 Lounas 13.45-14.45 Moninaisuus 14:45-15:00 Tauko 15:00-16:30 Lionien mentoriohjelma 16:30-17:30 Fokusoitu keskustelu 8.30-10.00 Luova ajattelu 10.00-10.15 Tauko 10.15-11.45 LCIF 11.45-12.45 Lounas 12.15-14.15 Klubien menestyksen varmistaminen 14:15-15:00 Loppusanat / Arvioinnit 15.00 Lähtö Illallinen Juhlaillallinen ELLI:n säännöt eivät salli istuntojen pituuden muutoksia. Instituutin alkamis- ja päättymisaikaa voidaan sen sijaan muuttaa, jos se helpottaa osallistujien ja kouluttajien tarpeita. Esimerkki: Instituutti voidaan käynnistää perjantai-iltapäivänä ja päättää sunnuntai-iltana. Lions Clubs International 9

NÄIN KÄYTÄT KOULUTTAJAN OPASTA (IG) Aloittavien lionjohtajien koulutusinstituutin kouluttajat käyttävät Powerpoint-esityksiä, joiden tukena kouluttajan opas toimii aiheittain. Jokainen kouluttajan opas on suunniteltu tukemaan ohjaajaa kurssin vetämisessä, sisältäen opintosuunnitelman vaadittavine tavoitteineen. Jokainen kouluttajan opas sisältää muistiinpanot opetettavasta aiheesta. Muistiinpanot sisältävät kouluttajan puheenvuorot, vaiheittaiset ohjeet aktiviteettien suorittamiseen, suositukset istuntojen kestosta, mallit monisteista, joita istuntojen aikana äytetään. Tässä esimerkki kouluttajan oppaan sivulta, istunnon keskeisimmät tiedot eriteltyinä. Malli: Kokonaiskesto: Harjoitukseen käytettävä aika Menetelmien symbolit Kouluttajan muistiinpanot Jokaisessa istunnossa kouluttajat tarvitsevat seuraavat audio/visuaaliset laitteet: Tietokone LCD-projektori ja valkokangas Fläppitaulu ja tusseja Langaton hiiri/laserosoitin (valinnainen) Lista suositelluista tarvikkeista (Liite G) Lions Clubs International 10

INSTITUUTIN MATERIAALIT Instituutin koordinaattori saa linkin koulutusmateriaaleihin noin 2-3 kuukautta ennen instituutin alkua. Lataa instituutin materiaalit koneellesi ja tallenna. ELLI-opintosisältöön pääseminen Päästyäsi suojattuihin opintosisältökansioihin hae niiden joukosta omalle kielellesi käännetyt materiaalit. ELLI materiaalit ovat saatavilla kaikilla Lions Clubs Internationalin virallisilla kielillä. 1. Avaa haluamallasi kielellä oleva kansio. 2. Jokainen kansio sisältää alakansioita. Lataa jokaisen istunnon materiaalit, ml. Kouluttajan opas, osallistujan opas, monisteet ja arviointilomakkeet. 3. Lähetä kouluttajan opas kouluttajille, jotta he voivat aloittaa instituuttiin valmistumisen. 4. Tulosta tarvittava määrä osallistujan ja kouluttajan materiaaleja. 5. Laita arviointilomakkeet osallistujan materiaalien loppuun. Yleisimmät lyhenteet, joita materiaaleissa käytetään: IG = kouluttajan opas PM = osallistujan käsikirja PPT = diat ELLI:n sisältö on Lions Internationalin omistamaa koulutusmateriaalia, eikä sitä tule käyttää Lions-koulutusten ulkopuolella. Ethän jaa sisältöön johtavaa linkkiä tai itse sisältöä ulkopuolisten kanssa. Materiaaleja ei tarvitse tulostaa värillisenä. Huomaa: Jos instituutti järjestetään jollain muulla kuin LCI:n virallisilla kielillä, kaikki materiaalit käännökset ovat moninkertaispiirin, osapiirin tai piirin vastuulla. Lions Clubs International 11

OSALLISTUJIEN ENNAKKOTEHTÄVÄT ELLI sisältää viisi (5) istuntoa, joihin kuuluu ennakkoon suoritettavat tehtävät, jotka jokaisen osallistujan tulee suorittaa ennen instituutin alkua. Lähetä jokaiselle osallistujalle vahvistuskirje (Liite F) noin neljä viikkoa ennen instituutin alkua Vahvistuskirjeessä osallistujat saavat tarpeelliset tiedot instituutista ja järjestelyistä, sekä vaaditut ennakkotehtävät. Ennakkotehtävien asiakirjat löytyvät ELLI-opintosisällön kansiosta, samoin kuten muut instituutin materiaalit. Ennakkotehtävien aiheet ovat: 1. Lionit: Menneisyys, nykyisyys ja tulevaisuus. 2. Liontiimien tukeminen 3. Lionien mentoriohjelma 4. Tehokkaiden kokousten johtaminen 5. LCIF* * LCIF istuntoon sisältyy viisi tehtävää, joista yksi tulee osoittaa osallistujille ennakkotehtäväksi. Osoita jokaiselle osallistujalle yksi numero 1 ja 5 väliltä ja lisää tämä numero heidän vahvistuskirjeeseensä. Jakaessasi LCIF-ennakkotehtäviä, varmista, että jokaisessa pöydässä instituutin aikana on yksi kunkin viiden tehtävän suorittaneesta osallistujasta. Lions Clubs International 12

KOULUTUSHUONEEN VALMISTELU Ennen kuin workshop alkaa, on tärkeää miettiä huoneen (huoneiden) tilaa, jossa koulutus pidetään. Jokaisella kurssilla tulee olla vähintään 15 ja enintään 25 osallistujaa. Kussakin pöydässä tulee olla enintään 5 osallistujaa. Ota huomioon seuraavat seikat kurssitilaa valittaessa: Kulttuuri ja normit: Minkälaiset kulttuurinormit vaikuttavat pöytien ja tuolien sijoittamiseen? Onko osallistujilla joitakin odotuksia huoneen suhteen? Huoneen koko: Kun tiedät suurin piirtein luokkahuoneen koon ja muut yksityiskohdat, voi olla hyödyllistä piirtää kuva pöytäjärjestyksestä. Näin voit helpommin päättää mitä aktiviteetteja, materiaaleja ja tarvikkeita voit käyttää. Koulutusohjelman sisältämät aktiviteetit: Vaativatko jotkut harjoitukset tietyn määrän tilaa tai liikkumismahdollisuuksia ja tarvitaanko siinä tapauksessa muutoksia tilan järjestyksessä? Suositeltu istumajärjestys Koska ELLI-opintosisältö on interaktiivinen ja keskusteluihin perustuva, suosittelemme seuraavaa istumisjärjestelyä: Istumajärjestys Ryhmän koko = 25 Edut Ideaalinen, kun työskennellään pienryhmissä Kouluttajan on helppo keskustella pienryhmien kanssa Antaa kaikille mahdollisuuden osallistua Antaa liikkumavapauden Lions Clubs International 13

ARVIOINNIT Arviointi on tärkeä osa mitä tahansa koulutusohjelmaa. Arvioinnista kerätyt tiedot antavat tärkeää tietoa sisällön tehokkuudesta, materiaaleista, ohjelman formaatista, ohjaajista ja ohjelman kokonaisvaltaisesta menestyksestä. Osallistujan arviointilomake tulee laittaa kurssimateriaalien loppuun. Osallistujien tulisi täyttää arviointi jokaisen istunnon lopussa. ELLI:n päättyessä kaikki arviointilomakkeet tulee palauttaa instituutin koordinaattorille. Katso Liite M - malli kurssin arviointilomakkeesta. INSTITUUTIN ASIAKIRJAT Toimita tarvittavat asiakirjat Johtajakoulutusjaostolle. Instituuttia ei voida merkitä viralliseksi ELLI-koulutukseksi ennen, kun Johtajakoulutusjaosto on vastaanottanut ja tarkastanut vaaditut asiakirjat. Lista vaadituista asiakirjoista toimitetaan instituutin koordinaattorille hakemuksen saavuttua perille. Otathan asiakirjoja koskevissa kysymyksissä yhteyttä suoraan Johtajakoulutuksen jaostoon osoitteessa leadershipdevelopment@lionsclubs.org. Lions Clubs International 14

Liite Lions Clubs International 15

LIITE A: MALLI TARJOUSPYYNNÖSTÄ KURSSIPAIKALLE Huomaa: Tämä on malli tarjouspyynnöstä. Käytä tätä muokattavaa pohjaa lähettäessäsi tarjouspyyntösi kurssikeskuksiin (tai vast. paikkoihin). TARJOUSPYYNTÖ Lionsklubien kansainvälinen järjestö on maailman suurin palveluklubiorganisaatio. Tehtävämme on tehdä mahdolliseksi vapaaehtoisille palvella paikkakuntiaan, vastata humanitäärisiin tarpeisiin, rohkaista rauhaan ja kansainväliseen yhteisymmärrykseen lionsklubien välityksellä. Lisätietoja löytyy verkkosivuiltamme, osoitteessa www.lionsclubs.org. Tilaisuus: Aloittavien lionjohtajien koulutusinstituutti Aloittavien lionjohtajien koulutusinstituutti on Lionsjärjestön Johtajakoulutusohjelma lionsklubien jäsenille, jotka ovat olleet mukana järjestömme toiminnassa useita vuosia ja pyrkivät etenemään johtotehtäviin järjestössämme. Instituutissa keskitytään tärkeimpien johtamistaitojen kehittämiseen ja jäsenten tietämyksen kasvattamiseen koskienlions Clubs Internationalia. Instituuttiin osallistuu # kurssilaista, # vapaaehtoista kouluttajaa sekä järjestelyistä vastaava paikallinen koordinaattori. Tilaisuuden ajankohta: [Pvm] (mainitse tilan järjestämiseen ja instituutin valmisteluihin tarkoitetut palaverit päivämäärineen) Instituutin koordinaattorilla: [Nimi ja puhelinnumero] Huonevaraus: [# lukumäärä] osallistujalle tarvitaan seuraava määrä huoneita. Pvm Yhden hengen huoneita iso vuode Kahden hengen huoneita 2 vuodetta [Päivä] [Pvm] [Päivä] [Pvm] [Päivä] [Pvm] [Päivä] [Pvm] [Päivä] [Pvm] # # # # # # # # # # Huonelista löytyy liitteenä. Ilmoitattehan tarjoukseenne lisättävät verot. Huoneiden luovutus tapahtuu pvm lkm osallistujien osalta, mutta pyydän yhtä Lions Clubs International 16

ylimääräistä yötä ryhmähinnalla sisällytettäväksi tarjoukseenne niiden yöpyjien osalta, jotka joutuvat odottamaan seuraavaan päivään lentoaikataulun takia. Tarvitsemme seuraavat yhteisateriat ja kahvitarjoilut: Ateriointi tulisi järjestää luokkahuoneesta erillisessä tilassa. Järjestämme myös juhlaillallisen pvm ja tarvitsemme sitä varten yksityisen illallishuoneen, mieluiten AV laitteistolla varustettuna. Virkistystaukojen tulee olla luokkahuoneiden läheisyydessä. Vahvistettu osallistujamäärä tullaan ilmoittamaan 48h ennen koulutuksen alkua. [Päivä] [Päivämäärä] [Päivä] [Päivämäärä] [Päivä] [Päivämäärä] [Päivä] [Päivämäärä] Aamiainen # # # # Tauko/ aamupäivä # # # # Lounas # # # # Tauko/ iltapäivä # # # # Illallinen # # # # Kokoushuoneen/luokkahuoneen vaatimukset: Jokaisessa huoneessa on oltava riittävästi tilaa, jotta ensimmäinen rivi pöytiä on vähintään 3,5 metrin päässä audiovisuaalisista esityksistä. Pieni pöytä materiaaleja varten kokoushuoneen edustalla. 1 pöytä ja 3 tuolia huoneen perällä Vettä jokaisessa pöydässä, täydennys taukojen aikana Ei tuhkakuppeja huoneissa Kokoushuoneen piirros (malli kalusteiden järjestyksestä 25 hengen ryhmälle): Lions Clubs International 17

Kokoontumistilat Huoneiden koko/lkm Huoneen järjestys Tarvittavat päivät Tarvittavat laitteet Kouluttajien tila Huone 1-6 henkilölle Kaksoisleveä työpöytä [Pvm] [aika] - [pvm] [aika], 24h / vrk * Fläppitaulu, lehtiä ja huopakynät (1) * Iso valkokangas ja projektori (kouluttajien palaveri) Kokoushuoneet # huonetta, jokainen 25 henkilölle Noin 90 m2 per huone Pyöreitä pöytiä, 5 hlöä per pöytä. tuolit pöydän ympärillä (sirpin mallisesti) siten, että jokainen on kasvot huoneen etuosaan päin [Pvm] [aika] - [pvm] [aika], 24h / vrk Jokaiseen huoneeseen: * Fläppitaulu, lehtiö ja huopakynät (2) * Rintanappimikrofoni (1) * Langaton mikrofoni (1) * Kannettava tietokone DVDsoittimella, kaukosäädin, projektori, valkokangas * Äänentoisto (mikrofoneille ja DVDsoittimelle) Huone yhteisistunnoille (tarpeellinen vain, jos paikalla useampia kursseja) 1 huone 55 henkilölle (kaksi 25 hlön huonetta voidaan yhdistää) Pyöreitä pöytiä viidelle ja yksi suorakaiteen muotoinen pöytä eteen kuudelle [Pvm] [aika] ja [pvm] [aika] * Fläppitaulu, lehtiö ja huopakynät (2) * Rintanappimikrofoni (1) * Langaton mikrofoni (1) Ilmoittautumispiste 2 ilmoittautumispöytää 2 ilmoittautumispöytää ja tuolit [Pvm] [aika] ja [pvm] [aika] -- Otettava huomioon: Ilmainen langaton verkkoyhteys kouluttajille ja koordinaattorille Toimintatilat (kouluttajien/yhteisistunnon) veloituksetta Audio/visuaaliset laitteet veloituksetta Juomavesi, suttupaperi, kynät ja pastillit veloituksetta pöytiin Tarjouspaketti: Tarjouspaketin sisältö: Ajan tasalla olevat ateria- ja juomamenut ml. Hinnat, verot ja muut maksut (palvelumaksut, tms.). Esite tiloista ja palveluista. Esitteen tulee sisältää kuvia majoituksista, kokoushuoneista ja ruokalutilasta. Ajan tasalla olevat ruokalistat. Voidaksemme harkita tarjoustasi, toimitathan sen [koordinaattorille] sähköpostiosoitteeseen [osoite] [pvm] mennessä. Tarjouksessa tulee mainita kaikki maksut. Lions Clubs International 18

LIITE B: BUDJETTI Huomaa: Tämä on mallibudjetti, jota koordinaattori voi käyttää apunaan suunnitellessaan instituuttiin liittyviä menoja. Mallia voi muokata instituutin tarpeiden ja tilanteen mukaan. Mallibudjetti Kulut Majoitus Yhden hengen huoneet Kahden hengen huoneet Välisumma Määrä Kurssi Yhteensä Tilavuokra Kouluttajien tila Luokkahuoneet Avaus- ja päätösistunnot Välisumma Ruoka Tauot Aamiainen Lounas Illallinen Välisumma Audio/visuaaliset laitteet Kannettava tietokone Mikrofonit Mikrofonit Välisumma Muut asiat Tarvikkeet Todistukset Painatus Välisumma YHTEENSÄ: Lions Clubs International 19

LIITE C ISTUNNON AJANKÄYTTÖ Huomaa: Mainitse istunnon kesto ja materiaalit varmistaaksesi, että kaikki osallistujien ja kouluttajien materiaalit ovat printattuna. Istunto 1: Avajaisistunto ISTUNNON AJANKÄYTTÖ Osa Yleiskatsaus sisältöön Materiaalit Yleiset säännöt & logistiikka 15.00 20.00 Suuren ryhmän jäänmurtaja ja lämmittelyharjoitus (30:00-40:00) Henkilökunnan & ohjaajan luento Käy läpi aikataulu Käy läpi osallistujien velvollisuudet Kerro aterioista & tauoista Kerro ryhmätehtävistä & huoneista Käy läpi paikan säännöt Suuren ryhmän jäänmurtaja ja lämmittelyharjoitus: Valitse vähintään yksi jäänmurtaja ja yksi lämmittelyharjoitus sivulla kolme olevalta listalta tässä Ohjaajan oppaassa. JAKAUTUMINEN PIENRYHMIIN valinnainen (5 minuuttia) Asialista Katso jokaisen harjoituksen kohdalla tarvittavia materiaaleja. Jos vedit jäänmurtajan & logistiikkaistunnon yhdessä ryhmässä, haluat ehkä jakaa ryhmän nyt pienempiin ryhmiin. Avaus (30:00) Valitse vähintään yksi avausharjoitus sivulla kolme olevalta listalta tässä Ohjaajan oppaassa. Kokonaisaika: 90:00 Katso jokaisen harjoituksen kohdalla tarvittavia materiaaleja. Kouluttajan Ohjaajan opas MATERIAALIT Selvä! ( ) Fläppitaulut Monisteet: Katso aktiviteettilistasta mahdolliset monisteet ja muut tarvittavat materiaalit. Lions Clubs International 20

Istunto 2: Lionien menneisyys, nykyisyys ja tulevaisuus ISTUNNON AJANKÄYTTÖ Osa Yleiskatsaus sisältöön Materiaalit JOHDANTO (20.00) OSA 1: Historia ja periaatteet (40:00) OSA 2: "Me palvelemme" (45:00) YHTEENVETO (15:00) Esitelmä: Istunnon yleiskatsaus Harjoitus: Miksi olen lion? Esitelmä: Istunnon tavoitteet Esitelmä/keskustelu: Lionismin historia Harjoitus/keskustelu: Lionismin perusteet Harjoitus: Lions -juliste Esitelmä/keskustelu: Paikkakunnan tarpeiden arvioiminen Esitelmä/keskustelu: Klubin ja paikkakunnan tarpeiden arviointi Esitelmä: Istunnon yhteenveto Kokonaisaika: 120:00 Monisteet Istunto: Esitehtävä Kouluttajan Ohjaajan opas Fläppitaulut Pääsy ennakkotehtävään MATERIAALIT Selvä! ( ) Lions Clubs International 21

Istunto 3: Muutosjohtaminen ISTUNNON AJANKÄYTTÖ Osa Yleiskatsaus sisältöön Materiaalit JOHDANTO (10.00) Avajaisharjoitus: Vaihda istumapaikkaa Esitelmä: Istunnon yleiskatsaus OSA 1: Muutoksen ymmärtäminen (15:00) OSA 2: Olettamusten haastaminen (20.00) OSA 3: Muutoksen hallitseminen (40:00) Harjoitus: Miksi ihmiset vastustavat muutosta? Esitelmä: Muutoskurvi Harjoitus: 5 apinaa häkissä Esitelmä: Olettamusten haastaminen Esitelmä: Lewinin muutosmalli Harjoitus: Lewinin mallin soveltaminen YHTEENVETO (5.00) Esitelmä: Istunnon yhteenveto Kokonaisaika: 90:00 Kouluttajan Ohjaajan opas Fläppitaulut MATERIAALIT Selvä! ( ) Lions Clubs International 22

Istunto 4: Liontiimien tukeminen ISTUNNON AJANKÄYTTÖ Osa Yleiskatsaus sisältöön Materiaalit JOHDANTO (30:00) Esitelmä: Istunnon yleiskatsaus Avajaisharjoitus: Mikä tarina? Monisteet 1 ja 2 OSA 1: Tiimin kehityksen vaiheet (33:00) OSA 2: Tiimin tehokkuus (25:00) YHTEENVETO (2.00) Esitelmä: Tiimin kehityksen vaiheet Harjoitus: Tiimin neljän kehitysvaiheen ymmärtäminen Harjoitus: Oman tiimisi tukeminen Esitelmä: Katsaus tavoitteisiin Kokonaisaika: 90:00 Kouluttajan Ohjaajan opas Fläppitaulut Monisteet 1 ja 2 MATERIAALIT Selvä! ( ) Lions Clubs International 23

Istunto 5: Viestintä ISTUNNON AJANKÄYTTÖ Osa Yleiskatsaus sisältöön Materiaalit JOHDANTO (15:00) OSA 1: Viestintätyylit (15:00) OSA 2: Kuunteleminen (40:00) OSA 3: Pienryhmäkeskustelut (20.00) OSA 4: Miten kommunikoida niin että muut haluavat kuunnella (25:00) YHTEENVETO (5.00) Esitelmä: Istunnon tavoitteet Aloitusharjoitus: Pakotettu valinta Harjoitus: Arviointi Lyhyt yhteenveto: Yhteenveto Esitelmä: Viestintäaktiviteetit Harjoitus: Aktiivinen kuunteleminen Esitelmä: Ominaisuudet ja esteet Harjoitus: Roolipeli Keskustelu: Viestintä: mitä tehdä/ei tehdä Harjoitus: Analyysi seitsemästä kuolemansynnistä Keskustelu: Elektronisen viestinnän säännöt Esitelmä: Istunnon yhteenveto Kokonaisaika: 120:00 Fläppitaulu Roolipelin kortit Osallistujan käsik. Kouluttajan Ohjaajan opas Fläppitaulut Roolipelin kortit MATERIAALIT Selvä! ( ) Lions Clubs International 24

Istunto 6: Tehokkaiden kokousten johtaminen ISTUNNON AJANKÄYTTÖ Osa Yleiskatsaus sisältöön Materiaalit JOHDANTO (30:00) OSA 1: Kokousvalmistelut (20.00) OSA 2: Kokouksen johtaminen (55:00) OSA 3: Seuranta (10.00) YHTEENVETO (5.00) Kouluttajan Ohjaajan opas Fläppitaulut Esitelmä: Kokouksen yleiskatsaus Harjoitus: Kokouksen arviointi - esitehtävä Esitelmä: Hyvien ja huonojen kokousten vaikutus Esitelmä: Vaiheet Esitelmä/keskustelu: Kokouksen tarkastuslista Esitelmä: Hyvän kokouksen kolme osa-aluetta Harjoitus: Kokousjohtamisen taidot Esitelmä: Osallistumisen hallitseminen Harjoitus: Osallistujien käytökseen liittyvä harjoitus Esitelmä: Kokouksen jälkeiset toimenpiteet Esitelmä: Istunnon yhteenveto Kokonaisaika: 120:00 MATERIAALIT Esitehtävä Fläppitaulu Selvä! ( ) Lions Clubs International 25

Istunto 7: Moninaisuus ISTUNNON AJANKÄYTTÖ Osa Yleiskatsaus sisältöön Materiaalit JOHDANTO (20.00) Esitelmä: Yleiskatsaus moninaisuuteen Harjoitus: Moninaisuuden ulottuvuudet: Miten me olemme erilaisia Fläppitaulu OSA 1: Kulttuuri ja moninaisuus (35:00) Harjoitus: Riikinkukko pingviinien maassa Esitelmä/keskustelu: Sulautuminen ja pluralismi Luentomoniste: Riikinkukko -roolipeli OSA 2: Haasteiden kohtaaminen (20.00) YHTEENVETO (15:00) Harjoitus: Haasteiden kohtaaminen Esitelmä: Roolimme lionjohtajina Kokonaisaika: 90:00 Kouluttajan Ohjaajan opas Fläppitaulut Luentomoniste: Roolipeli MATERIAALIT Selvä! ( ) Lions Clubs International 26

Istunto 8: Lionien mentoriohjelma ISTUNNON AJANKÄYTTÖ Osa Yleiskatsaus sisältöön Materiaalit JOHDANTO (15:00) OSA 1: Lionien mentoriohjelma (30:00) Esitelmä: Katsaus mentorointiin Esitelmä/keskustelu: Istunnon tavoitteet Harjoitus: Mentorointiin liittyviä myyttejä Harjoitus: Lionien mentoriohjelma Fläppitaulu Monisteet: Lionien mentoriohjelma: Perustason mentorointiopas Lionien mentoriohjelma: Jatkotason mentoriopas Fläppitaulu OSA 2: Suunnittelu (40:00) YHTEENVETO (5.00) Esitelmä: Suunnittelulomake Esitelmä/keskustelu: Viestintäsuunnitelma Esitelmä/keskustelu: Tavoitteet Harjoitus: Mentorointisuunnitelman laatiminen Esitelmä/keskustelu: Oma roolisi Kokonaisaika: 90:00 Kouluttajan Ohjaajan opas Fläppitaulut Monisteet: Mentorointioppaat MATERIAALIT Selvä! ( ) Lions Clubs International 27

Istunto 9: Luova ajattelu ISTUNNON AJANKÄYTTÖ Osa Yleiskatsaus sisältöön Materiaalit JOHDANTO (25:00) Lämmittelyharjoitus: Luovien lihasten verryttely Esitelmä/keskustelu: Istunnon tavoitteet Luentomoniste: Luova lämmittelyratkaisu OSA 1: Luovan ajattelun neljä vaihetta (60:00) Harjoitus: Luovan ajattelun harjoittaminen YHTEENVETO (5.00) Esitelmä: Istunnon yhteenveto Kokonaisaika: 90:00 Kouluttajan Ohjaajan opas Fläppitaulut MATERIAALIT Selvä! ( ) Lions Clubs International 28

Istunto 10: LCIF ISTUNNON AJANKÄYTTÖ Osa Yleiskatsaus sisältöön Materiaalit JOHDANTO (15:00) Esitelmä/keskustelu: Johdanto LCIF:n toimintaan LCIF video OSA 1: LCIF:n organisaatio (15:00) Pienryhmäesitelmät LCIF:n organisaatio Ennakkotehtäväaihe 1 OSA 2: Toiminta-alueet (50:00) Esitelmä: LCIF:n päätoimintaalueet Pienryhmäesitelmät: Näkö Nuoriso Hätäapu Humanitaarinen työ Ennakkotehtäväaiheet 2-5 OSA 3: Kampanja 100: LCIF:n Palveluvoimaa (5.00) Esitelmä: LCIF:n ja Kampanja 100:n tukeminen: LCIF:n Palveluvoimaa YHTEENVETO (5.00) Kouluttajan Ohjaajan opas Fläppitaulut LCIF video Ennakkotehtävät Esitelmä: Istunnon yhteenveto Kokonaisaika: 90:00 MATERIAALIT Selvä! ( ) Lions Clubs International 29

Istunto 11: Klubin menestyksen varmistaminen ISTUNNON AJANKÄYTTÖ Osa Yleiskatsaus sisältöön Materiaalit JOHDANTO (15:00) OSA 1: Erinomaisten klubien ominaispiirteet (30:00) OSA 2: Klubin laatualoite (25:00) Esitelmä/keskustelu: Istunnon yleiskatsaus Esitelmä/keskustelu: Erinomaisten klubien ominaispiirteet Harjoitus: Erinomaisten klubien ominaispiirteet Esitelmä: Klubin laatualoite Fläppitaulu YHTEENVETO (20.00) Harjoitus: Klubitapaustutkimukset Esitelmä: Yhteenveto Luentomoniste: Klubin erinomaisuuspalkinto Kokonaisaika: 90:00 Kouluttajan Ohjaajan opas Fläppitaulut Luentomoniste: Klubin erinomaisuuspalkinto MATERIAALIT Selvä! ( ) Lions Clubs International 30

LIITE D: ISTUNTOJEN AIHEET JA KOULUTTAJIEN VALINNAT Lähetä alla oleva viesti kouluttajille kouluttajien oppaan kopion kera, ja pyydä heitä ilmoittamaan koordinaattorille mieluisimmat kurssin istuntojen aiheet, joita he haluaisivat opettaa. Koordinaattori tarkastaa kouluttajien valinnat ja tekee lopullisen päätöksen istuntojen aiheiden määräämisestä kouluttajien kesken. Editoi kirjettä tarpeen mukaan. MIELUISIMMAT AIHEET Aloittavien lionjohtajien koulutusinstituutti Sijainti: [paikka] Pvm: [Päivämäärä] Hyvä [kouluttajan nimi]: Ilmoitathan alle kiinnostuksesi koskien instituutin istunnon aiheita kouluttajana. Käytä asteikkoa 1 (mieluisin) - 5 (vähiten mieluisa): Lionit: Menneisyys, nykyisyys ja tulevaisuus Muutosjohtaminen Liontiimien tukeminen Viestintä Moninaisuus Lionien mentoriohjelma Luova ajattelu LCIF Klubin menestyksen varmistaminen Tehokkaiden kokousten johtaminen Toimitathan valintasi [instituutin koordinaattorille] sähköpostilla [sähköposti] [pvm] mennessä. Kiitos! Instituutin koordinaattori [nimi] Lions Clubs International 31

LIITE E: KOULUTTAJIEN OPINTOSISÄLLÖN HYVÄKSYMISLOMAKE Lähetä tämä lomake kaikille kouluttajille yhdessä kouluttajan oppaan kanssa. Allekirjoitettu lomake tulee palauttaa Johtajakoulutusjaostoon instituutin koordinaattorin toimesta muiden asiakirjojen kanssa. Päivitä lomakkeeseen toteutuneet instituutin tiedot (sijainti, pvm, etc.). Kouluttajien opintosisällön hyväksymislomake Aloittavien lionjohtajien koulutusinstituutti Kiitos, että otit vastaan kutsun palvella Aloittavien lionjohtajien koulutusinstituutin kouluttajana (missä, paikka). Aloittavien lionjohtajien koulutusinstituuteissa (ELLI) keskitytään lionjäsenien taitojen kehittämiseen, jotta he saavat valmiudet toimia johtotehtävissä klubitasolla, etenkin klubin presidenttinä. Tiedämme, että kokemuksesi ja esittämistyylisi ansiosta voit tarjota syvempää tietämystä ja siten parantaa jäsenten oppimiskokemusta. Toivotamme kouluttajien ehdotukset tervetulleiksi, mutta johtajakoulutuksen Instructional Design -osaston tulee hyväksyä kaikki muutokset hallituksen hyväksymään opintosisältöön. Oppimateriaali on tarkoitettu yksinomaan Aloittavien lionjohtajien koulutusinstituuttia varten, ml. oma valmistautumisesi ELLI-kouluttajana [paikassa], [päivänä]. Pyydämme, ettet käytä tätä opintosisältöä instituutin ulkopuolisissa tilaisuuksissa, joissa saatat toimia kouluttajana. Ilmoitathan hyväksyväsi nämä ehdot allekirjoittamalla tämän lomakkeen ja toimittamalla sen sähköpostitse [osoite] instituutin koordinaattorille [nimi], [pvm] mennessä. Kouluttajan allekirjoitus Kouluttajan nimi, painokirjaimin Jäsennumero Lions Clubs International 37

LIITE F: VAHVISTUSKIRJE / ENNAKKOTEHTÄVÄT Tämä kirje vahvistaa henkilön osallistumisen instituuttiin ja toimii saatteena osallistujan ennakkotehtäville. Liitä ennakkotehtävämateriaalit tähän sähköpostiin. Varmista, että liität oikean LCIF-istunnon tehtävän. Editoi kirjettä tarpeen mukaan. Tervetuloa lionjohtajien alueelliseen koulutusinstituuttiin [Kurssin ajankohta] [Kurssin tapahtumapaikka] Tervetuloa lionjohtajien alueelliseen koulutusinstituuttiin! Meillä on ilo toivottaa Sinut tervetulleeksi Aloittavien lionjohtajien koulutusinstituuttiin (ELLI). Instituutin myötä johtamistaitosi syvenevät ja mahdollistavat suurempien johtamishaasteiden vastaanottamisen klubissasi ja yhteisössäsi. Ennakkotehtävät Suoritathan oheiset viisi ELLI-ennakkotehtävää ennen koulutuksen alkamista. Tarvitset 2-3 tuntia aikaa näiden tehtävien suorittamiseen. LCIF aarteenetsintätehtävässä aiheesi on nro. Koulutuspäivänä Saavuthan [paikkaan, nimi], klo [aika] mennessä. Saat kaikki koulutusmateriaalit saapumispäivänä. Hotellimajoitus Mikäli tarvitset hotellimajoitusta, otathan yhteyttä [hotelliin, koordinaattoriin, tai muuhun yhteyshenkilöön]. Tervetuloa vielä. Odotan jo innolla saavani tavata teidät kaikki. Terveisin, Instituutin koordinaattori [nimi] Lions Clubs International 38

LIITE G: TARVIKELISTA Tämä on esimerkki tarvikelistasta. Kaikkea listassa mainittua ei tarvitse käyttää -- katso kouluttajan oppaasta kurssiin sisältyvät aktiviteetit ja tee hankinnat sen mukaan. Lions Clubs International suosittelee x Tuote Määrä Mittayksikkö Nimilaput muovitaskuissa, kaulanarulla 1 per henkilö Nimikyltit pöytiin 1 per henkilö Fläppitaulun paperia (yleensä kuuluu tauluun) 2 Per luokkahuone Lehtiöitä (yleensä hotellin puolesta) 2 Lehtiötä per pöytä Sinitarraa tai teippiä (fläppitaulun lehtien Sinitarrapakkaus tai 1 kiinnittämiseksi seinille) teippirulla Fläppitaulun huopakynät 2 pakettia Lyijykyniä 1 Laatikko Mustekyniä (yleensä hotellin puolesta) 1 Laatikko Keskikokoisia tarralappuja 2 Lehtiötä per pöytä Instituutissa vaaditut tarvikkeet x Tuote Määrä Mittayksikkö Päivittäinen läsnäololista 1 Per päivä Istunto 4: Liontiimien tukeminen Monisteet 1 ja 2 1 Per osallistuja Istunto 5: Viestintä Roolipelin kortit 1 setti Istunto 7: Moninaisuus Luentomoniste: Riikinkukko -roolipeli 1 Per pöytä Istunto 8: Lionien mentoriohjelma Monisteet: Lionien mentoriohjelma: Perustason mentorointiopas 1 Per osallistuja Lionien mentoriohjelma: Jatkotason mentoriopas Istunto 9: Luova ajattelu Luentomoniste: Luovat lämmittelyratkaisut Istunto 10: Klubin menestyksen varmistaminen Klubin erinomaisuuspalkinto ELLI-todistus (kustomoitu jokaiselle osallistujalle) 1 Per osallistuja 1 Per osallistuja 1 Per osallistuja Lions Clubs International 39

Valinnaiset tarvikkeet (katso kouluttajan oppaasta tarvimasi tarvikkeet) x Tuote Määrä Mittayksikkö Pienet muistilaput 1 Laatikko Suuret muistilaput 1 Laatikko Fläppitaulun huopakynät 2 pakettia Liimapuikkoja 1 Pöytää kohden Yliviivaustussit 2 Yliviivaustussit Korjauskynä 1 pullo Teippiä 2 rullaa Nitoja 1 Nitoja Laatikko niittejä 1 Laatikko Niitin poistaja 1 Poistaja Permanenttitusseja 3 Permanenttitusseja Sakset 1 Per pöytä Kumilenkkejä 1 Pakkaus Lionslogoja (valinnainen) - Voidaan tilata Lionsklubien kansainvälisen Valinnainen Per pöytä järjestön klubitarvikeosastolta. Lions Clubs International 40

LIITE H: TERVETULOAKIRJEET Tässä malli tervetuloakirjeestä, jotka jokainen osallistuja ja kouluttaja saavat kirjautuessaan sisään hotelliin. Kirjeessä toivotetaan osallistuja tervetulleeksi ELLI:in ja kerrataan missä ja milloin mitäkin tapahtuu, ja missä tavataan. Muokkaa sisältöä tarpeen mukaan. Kouluttajat Tervetuloa lionjohtajien alueelliseen koulutusinstituuttiin [Päivämäärät] [Sijainti] Tervetuloa [paikka] Aloittavien lionjohtajien koulutusinstituuttiin! Toivon, että matkasi tänne sujui ongelmitta. Tapaamme tänä iltana aulassa [tarkempi sijainti] ennen yhteistä illallista klo [aika]. Pyydän, että osallistut illalliselle yksin (sinulla on mahdollisuus tuoda kumppanisi / vieraasi juhlaillalliselle [aika, paikka]. Huomenna aamulla tapaamme [aika] [paikka]. Tämä on kouluttajille tarkoitettu huone, jota voimme käyttää koko koulutuksen ajan. Tervetuloa vielä kerran, ja odotan tapaamistamme illallisella, sekä huomenna aamulla. Terveisin, Instituutin koordinaattori [nimi] Lions Clubs International 41

Tässä malli tervetuloakirjeestä, jotka jokainen osallistuja ja kouluttaja saavat kirjautuessaan sisään hotelliin. Kirjeessä toivotetaan osallistuja tervetulleeksi ELLI:in ja kerrataan missä ja milloin mitäkin tapahtuu, ja missä tavataan. Muokkaa sisältöä tarpeen mukaan. Osallistujat Tervetuloa lionjohtajien alueelliseen koulutusinstituuttiin [Päivämäärät] [Sijainti] Tervetuloa [paikka] Aloittavien lionjohtajien koulutusinstituuttiin! Olemme innoissamme tästä pian alkavasta instituutista, jonka myötä sinulla on mahdollisuus kasvaa uusiin johtotehtäviin klubissasi ja lionyhteisössäsi. Huomaathan, että aikainen ilmoittautuminen tapahtuu tänä iltana [aika/pvm], huoneessa [nimi, sijainti], klo [aika] - [aika]. Saat tuolloin instituutin ohjelman ja aikataulun, sekä materiaalit. Illallinen tarjoillaan [paikka] huoneessa tänä iltana, klo [aika]. Toinen mahdollisuus ilmoittautua on [Pvm] klo [aika] ennen kuin avajaistilaisuus käynnistyy klo [aika], huoneessa [paikka]. Muistakaa syödä aamiaista ennen avajaistilaisuuden alkamista. Tervetuloa vielä kerran. Odotan jo innolla saavani tavata teidät kaikki. Terveisin, Instituutin koordinaattori [nimi] Lions Clubs International 42

LIITE I: KOULUTTAJIEN PALAVERIN ASIALISTA Tämä on esimerkki asialistasta, sisältäen suositellut keskustelunaiheet kouluttajien palaveriin, joka pidetään paikan päällä ennen instituutin alkua. Mallia voi muokata instituutin tarpeiden ja tilanteen mukaan. Aloittavien lionjohtajien koulutusinstituutti Kouluttajien palaveri Esittelyt Juoksevat asiat o Kouluttajien yhteystiedot o Kurssipaikka (käykää kierroksella katsomassa luokkahuoneet, aamiaishuone ja taukotilat) o Ateriat & tauot o Osallistuminen/poissaolot (viittaa päivittäiseen läsnäololistaan) o Hätätilanteet o Pukeutumissääntö o Kulukorvaukset o Audiovisuaalisten laitteiden käyttö (jos tarpeellista) ELLI-opintosisältö (käykää läpi jokainen istunto ja kouluttajien mahdolliset kysymykset koskien sisältöä, aktiviteetteja, jne.) o Vahvista, kuka vetää minkäkin istunnon ELLI ohjelman osat o Instituutin aikataulu o Osallistujien ilmoittautuminen / tervetuloa (läsnäolon tarkastus ilmoittautumisen yhteydessä) o Päivittäiset kouluttajapalaverit o Osallistujien ryhmien rakenne o Juhlaillallinen o Ideoiden ja kysymysten parkkipaikka (selitä, mikä parkkipaikka on -- tapa kerätä kysymyksiä ja laittaa ne parkkiin, vastattavaksi istunnon lopussa) o Osallistujien arvioinnit o Ystävälliset muistutukset (tarkasta juoksevien asioiden lista/muistutukset jotka löytyvät jokaisesta luokkahuoneesta) Lounas (12:00 13:00) Kysymykset Kouluttajien valmistautuminen - kouluttajien tulee tarkastaa omat luokkahuoneensa, av-laitteiden toimivuus, esitykset Lions Clubs International 43

LIITE J: OMAISEN YHTEYSTIETOLOMAKE HÄTÄTAPAUKSIA VARTEN Kaikkien osallistujien tulee täyttää alla oleva lomake ilmoittautumisen yhteydessä. Koordinaattori säilyttää lomakkeet turvallisessa paikassa. Instituutin päätyttyä nämä lomakkeet hävitetään asianmukaisesti. ALOITTAVIEN LIONJOHTAJIEN KOULUTUSINSTITUUTTI Sijainti: [paikka] Pvm: [Päivämäärä] Nimi (ensimmäinen, toinen): Jäsennumero: Piiri: Klubin nimi: Puhelin: Sähköposti: Omaisen yhteystiedot hätätapauksia varten Nimi: Puhelin: Osallistujan allekirjoitus: Huoneen numero: Tämä lomake tuhotaan instituutin päätyttyä. Lions Clubs International 44

LIITE K: PÄIVITTÄINEN LÄSNÄOLOLISTA Tässä malli päivittäisestä läsnäololistasta. Varsinainen läsnäololista toimitetaan koordinaattorille instituutin hakemuksen saavuttua perille ja hakemuksen saatua hyväksynnän. Johtajakoulutuksen kehittämisen apurahaohjelma - Päivittäinen läsnäololista Moninkertaispiirin/yksittäispiirin nro Väliaikaispiiri/alue/lohko: Instituutin päivämäärä: Koulutuksen pitopaikka: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Instituutin tyyppi: ELLI RLLI Jos osallistujalistasta puuttuu tietoja kuten jäsennumerot, sähköpostiosoitteet tai allekirjoitukset, listaa ei hyväksytä. Lopullista korvaussummaa voidaan leikata, jos LCI ei pysty varmistamaan kaikkien osallistujien tietoja. Nimi Klubin numero Jäsennumero Valokuvissa/videolla esiintymisen hyväksyminen* (allekirjoitus) Päivä 1 (allekirjoitus) Allekirjoituksellani vahvistan läsnäoloni ja luvan valokuvien käyttöön* Päivä 2 (nimikirjaimet) Päivä 3 (nimikirjaimet) *Valokuvien käytön hyväksyminen: Allekirjoituksellani annan Lions Clubs Internationalille oikeuden ottaa valokuvia/videokuvaa minusta osallistujana tässä instituutissa ja käyttää näitä kuvia paino-, digitaali-, video- ja muissa Lions Clubs Internationalin tavoitteita edistävissä materiaaleissa. Näistä kuvista tulee LIONS CLUBS INTERNATIONALIN omaisuutta heidän parhaaksi katsomiinsa käyttötarkoituksiin.

LIITE L: JUOKSEVAT ASIAT Suosittelemme näiden asioiden sisällyttämistä päivittäisten muistutusten ja tiedotusten joukkoon. Muokkaa listaa instituutin tarpeiden mukaisesti. Kopio tästä tulisi antaa jokaiselle kouluttajalle luokkahuoneessa säilytettäväksi kurssin ajan. Juoksevat asiat, säännöt ja muistutukset 1. Noudatathan ohjelman aikataulua. Ohjelmassa ilmoitetaan kaikkien istuntojen alkamis- ja päättymisajat sekä sijainnit. 2. Aterioiden ajat ja sijainnit löytyvät niin ikään ohjelmasta. Lounaat ja illalliset eivät ole valinnaisia. Kaikkien tulee osallistua, sillä nämä ovat arvokkaita mahdollisuuksia jakaa kokemuksia, ideoita, tutustua ja verkostoitua. Hintaan sisältyvät ateriat alkavat aamiaisella [pvm] aamuna ja päättyvät viimeisen kurssipäivän [pvm] lounaaseen. 3. Juhlaillallinen: Puolisot ja vieraat ovat tervetulleita osallistumaan juhlaillalliselle [pvm]. Tämä veloitetaan hotellihuoneen yhteydessä, henkilökohtaisena kuluna. Ilmoitathan instituutin koordinaattorille, viimeistään tänään lounaalla, mikäli tuot vieraan juhlaillalliselle. 4. SAAVU AJOISSA jokaiseen istuntoon ja aterioille. 5. Kanna nimikylttiä /-lappua koko kurssin ajan. Tämä on tärkeää niin kouluttajille, kurssilaisille, sekä myös hotellin henkilökunnalle. 6. Kirjoita oma nimesi kurssikäsikirjan kanteen. Ota kaikki kurssimateriaalit, PAITSI pöydille tarkoitetut nimikyltit, mukanasi jokaisen kurssipäivän päätyttyä. Jätä pöydille tarkoitetut nimikyltit paikoilleen. 7. Läsnäololistalle on kirjauduttava joka päivä. Kurssilaisilta, jotka eivät osallistu kaikkiin istuntoihin velotetaan kurssin aikana syntyneet kulut. 8. Pukeutumisessa noudatetaan rentoa business casual tyyliä joka päivä. Juhlaillalliselle voi halutessaan pukeutua muodollisemmin. 9. Selitä parkkipaikan tarkoitus ja käyttö kurssilaisille. 10. Jos osallistujalla on näkö- tai kuulovaikeuksia, tulee niistä ilmoittaa kouluttajalle, jotta he voivat auttaa. 11. Arvioinnit: jokaisen istunnon jälkeen tulee täyttää istunnon sisältöä ja opetusta koskeva arviointi. Kaikki arvioinnit palautetaan koordinaattorille instituutin päättyessä. 12. Videointi ja äänitallennus kielletty. Huomaa: Instituutin koordinaattori saattaa ottaa valokuvia instituutin aikana. 13. Ei omia kannettavia tietokoneita, eikä tabletteja luokkahuoneisiin. 14. Kännyköiden ja älylaitteiden on oltava pois päältä tai äänettömällä kaikkien istuntojen ajan. 15. Jos olet huonovointinen tai sinulla on hätätilanne, ota yhteyttä instituutin koordinaattoriin välittömästi. 16. VALINNAINEN!!! Kirjoita paperille, suljettuun kirjekuoreen, mahdolliset sairaudet tai reseptilääkkeiden tiedot hätätilannetta tai tapaturmaa varten. Tiedot hävitetään instituutin päätyttyä. 17. HÄTÄULOSKÄYNNIT sijaitsevat [paikka] 18. WC:t sijaitsevat [paikka] 19. Business center: [paikka] 20. Wi-fi: [paikka] 21. Tupakointi: Vain ulkona. 22. Jos sinulla on ongelmia hotellihuoneen suhteen, ota yhteyttä instituutin koordinaattoriin. 23. Kulut alkoholista, elokuvista, ylimääräistä aterioista, puheluista, huonepalvelusta jne. ovat jokaisen omalla vastuulla. Lisä yö vain, jos osallistuja on perustellut sen instituutin järjestäjälle,

24. Jos sinulla on epäselvyyttä hotelliyöpymiseen, huoneen luovutukseen, instituutin budjetilla katettavien öiden lukumäärään jne liittyen, ota yhteyttä instituutin koordinaattoriin heti. ÄLÄ ODOTA VIIMEISEEN PÄIVÄÄN. 25. Huoneiden luovutus tapahtuu klo [aika]. Huone tulee luovuttaa ennen kurssipäivän alkua tai lounastauon aikana viimeisenä päivänä. Hotelli voi säilyttää matkatavaroitasi päivän ajan. Myöhäinen huoneen luovutus voi olla mahdollista. Tästä tulee tiedustella suoraan hotellin receptionista. Lions Clubs International 44

LIITE M: ARVIO INSTITUUTISTA Tämä on esimerkki instituutin arviointilomakkeesta. Varsinaiset arviointilomakkeet sisällytetään osallistujien materiaaleihin. Arvioinnin ohjeet: Täytä alla oleva arvio koulutuksesta. Rehellinen arvio tästä koulutusohjelmasta auttaa meitä varmistamaan, että seuraavat osanottajat saavat korkeatasoisen koulutuksen. Aloittavien lionjohtajien koulutusinstituutin arviointi Instituutin pitopaikka: Instituutin päivämäärät: Käytä mustaa tai sinistä kynää ja ympyröi numero, joka parhaiten kuvaa mielipidettäsi kustakin väittämästä. 1 alhainen 5 korkea Istunto 1: Avajaisistunto Kysymykset: 1. Istunnon aikana annettiin tietoja, joita voin hyödyntää lionjohtajana. 2. oli käytännöllinen ja helppo ymmärtää. 3. Opin istunnon aikana jotain uutta tai paransin taitojani. 4. Harjoitukset ja keskustelu lisäsivät istunnon hyödyllisyyttä. 5. Ohjaaja välitti oppimismateriaalin taitavasti ja veti istunnon tehokkaasti. 6. Asetetut oppimistavoitteet saavutettiin. Vahvasti eri Eri En samaa tai eri Samaa Vahvasti samaa Lions Clubs International 45

Istunto 2: Lionien menneisyys, nykyisyys ja tulevaisuus Kysymykset: 6. Istunnon aikana annettiin tietoja, joita voin hyödyntää lionjohtajana. 7. oli käytännöllinen ja helppo ymmärtää. 8. Opin istunnon aikana jotain uutta tai paransin taitojani. 9. Harjoitukset ja keskustelu lisäsivät istunnon hyödyllisyyttä. 10. Ohjaaja välitti oppimismateriaalin taitavasti ja veti istunnon tehokkaasti. 7. Asetetut oppimistavoitteet saavutettiin. Vahvasti eri Eri En samaa tai eri Samaa Vahvasti samaa Istunto 3: Muutosjohtaminen Kysymykset: 11. Istunnon aikana annettiin tietoja, joita voin hyödyntää lionjohtajana. 12. oli käytännöllinen ja helppo ymmärtää. 13. Opin istunnon aikana jotain uutta tai paransin taitojani. 14. Harjoitukset ja keskustelu lisäsivät istunnon hyödyllisyyttä. 15. Ohjaaja välitti oppimismateriaalin taitavasti ja veti istunnon tehokkaasti. 8. Asetetut oppimistavoitteet saavutettiin. Vahvasti eri Eri En samaa tai eri Samaa Vahvasti samaa Lions Clubs International 46

Istunto 4: Liontiimien tukeminen Kysymykset: 7. Istunnon aikana annettiin tietoja, joita voin hyödyntää lionjohtajana. 8. oli käytännöllinen ja helppo ymmärtää. 9. Opin istunnon aikana jotain uutta tai paransin taitojani. 10. Harjoitukset ja keskustelu lisäsivät istunnon hyödyllisyyttä. 11. Ohjaaja välitti oppimismateriaalin taitavasti ja veti istunnon tehokkaasti. 12. Asetetut oppimistavoitteet saavutettiin. Vahvasti eri Eri En samaa tai eri Samaa Vahvasti samaa Istunto 5: Viestintä Kysymykset: 13. Istunnon aikana annettiin tietoja, joita voin hyödyntää lionjohtajana. 14. oli käytännöllinen ja helppo ymmärtää. 15. Opin istunnon aikana jotain uutta tai paransin taitojani. 16. Harjoitukset ja keskustelu lisäsivät istunnon hyödyllisyyttä. 17. Ohjaaja välitti oppimismateriaalin taitavasti ja veti istunnon tehokkaasti. 18. Asetetut oppimistavoitteet saavutettiin. Vahvasti eri Eri En samaa tai eri Samaa Vahvasti samaa Lions Clubs International 47