Hyvä tiedonhallintatapa Reino Hintsa 1
Tiedon merkitys Tiedolla on merkittävä asema päätöksen teossa sekä kunnan ja yksilöiden välisessä vuorovaikutuksessa Tiedon pohjalta käydään keskustelut ja vaikutetaan Tiedon saatavuus ja luotettavuus valvonnan perusteita Julkisuus on osa oikeusturvaa Oleellinen tieto dokumentoidaan asiakirjoihin Demokratia edellyttää kansalaisilta tietoja Reino Hintsa 2
Tieto päätöksenteossa säännösten, määräysten, sopimusten jne. selvittäminen lisäselvitysten hankkiminen asianomaisen kuuleminen vaatimusten perusteiden selvitys vaikutusmahdollisuuksien turvaaminen mahdollisten päätösten vaikutukset 3
Viranomaisen velvollisuus jakaa tietoa edistettävä avoimuutta laadittava katsauksia, oppaita, tilastoja, tietoaineistoja kukin toimialaltaan palveluista, ratkaisukäytännöistä, yhteiskuntaoloista ja kehityksestä tiedotettava toimialaltaan asiakirjoja myös kirjastosta ja tietoverkosta 4
Tiedotusvelvollisuus Kuntalain mukaan kunnan on tiedotettava asukkailleen: vireillä olevista asioista suunnitelmista asioiden käsittelystä tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista laadittava katsauksia tiedotettava, miten voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä tiedotettava myös tehtäviä suorittavienyhteisöjen toimista 5
Tiedotusvastuut *Kunnan tiedottamista johtaa kunnanjohtaja ja kunnanhallitus. *Kunnanhallitus hyväksyy (tiedotus-) ohjeet tiedottamisen periaatteista ja *päättää tiedottamisesta vastaavista viranhaltijoista. (hallintosääntömalli) Asiakirjasta antaa tiedon, jonka halussa se on 6
Tiedottaminen ei vielä julkinen asianomaisen viranomaisen harkinnassa ei saa rajoittaa ilman laillista ja laissa säädettyä perustetta ei saa rajoittaa enempää kuin suojattavan edun vuoksi on tarpeellista 7
Julkisuuden toteuttamistavat Kokousten julkisuus (valtuuston, ellei salassa pidettävää asiaa) Asiakirjajulkisuus Tiedottaminen Tietoaineistojen toimittaminen Oppaat, tilastot, julkaisut Annettava tietoja käsittelyvaiheista ja vaikuttamismahdollisuuks ista 8
Julkisuuden rajoittamisen syyt Yksityiselämä, kunnia ja kotirauha Henkilötietojen suoja Luottamuksellinen viesti Yleinen turvallisuus Liikesalaisuudet Perusoikeuksien yhteentörmäys; kaikki perusoikeudet toteutuvat mahdollisimman optimaalisesti (tulkinta) 9
Asiakirjajulkisuus Asiakirjajulkisuus on passiivista julkisuutta Tiedon pyytäjiä kohdeltava tasapuolisesti Asiakirjan käsite on välineriippumaton Viranomaisella oikeus saada tieto asianomaisen luvalla, tai jos säädetty tai valvontaa varten 10
Asiakirjoja eivät ole ei vielä laaditut keskeneräiset valmisteluvaiheessa johto- ja työryhmien paperit yksityiskirjeet muistiinpanot ja luonnokset sisäiseen käyttöön tehdyt yksityisen tehtäviä varten löytötavara-asiakirjat 11
Asian vireille tulo asiakirjan sisältö: mitä koskee, lähettäjän nimi ja yhteystiedot lähettäjän vastuulla asiointiosoitteeseen saapunut toimituspäivänä tai saapumisilmoituspäivänä suullisesti vain viranomaisen suostumuksella, kirjattava täydennysmahdollisuus ei allekirjoituspakkoa, vrt sähköposti 12
Sähköinen asiointi Laki sähköisestä asioinnista koskee asian sähköistä vireillepanoa, käsittelyä ja päätöksen tiedoksiantoa. Jos asian vireillepanossa nimenomaan edellytetään allekirjoitettua asiakirjaa, vaatimuksen täyttää erillisessä laissa tarkemmin määritelty sähköinen allekirjoitus. Viranomaisen päätöksen sähköinen tiedoksianto edellyttää asianosaisen suostumusta. Viranomaisen on viipymättä ilmoitettava sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta sen lähettäjälle esimerkiksi sähköpostijärjestelmässä automaattikuittauksella. Viranomaisen on kirjattava tai rekisteröitävä saapuneet sähköiset asiakirjat 13
Asiakirjan julkiseksi tuleminen merkitty diaariin allekirjoitettu sopimus on tehty esitys on annettu asiakirja on valmiina käyttötarkoitukseen käsitelty loppuun Poikkeus: avataan määräaikana 14
Pöytäkirjan tehtävät Pöytäkirja on tiedon säilytyksen ja siirron väline Tiedoksianto ptk.n otteella Kertoo lisätietojen antajan Pykälähakemisto päätösrekisterinä Julkinen ja nähtävänä Salassa pidettävät merkitään salaisiksi 15
OIKEUS SAADA TIETO * Jokaisella julkisesta asiakirjasta * Ei julkisesta asiakirjasta, harkinnanvarainen * Itseään koskevat tiedot saa jokainen * Asianosaisen oikeus rajoitetumpi * Henkilörekisteristä kopio edellyttää käyttötarkoituksen selvittämistä * Yleiseen käyttöön tarkoitetusta rekisteristä ilman tarkoituksen selvittämistä * Tietopyyntö yksilöitävä * Pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään 16
Salassa pito kun säädetty salassa pidettäväksi syy liittyy perus- ja ihmisoikeudet yleinen intressi yksityinen intressi julkisyhteisön intressi yleinen turvallisuus luonnon suojelu julkisuuslain 24 :ssä salassa pitoryhmiä 32, ehdottomia tai vahinkoedellytyksellä myös muissa laeissa säädöksiä 17
Yksityisyys erityisesti suojattu henkilötietojen automaattinen käsittely pääosin kielletty terveyden ja sairaanhoito sosiaalihuolto perusopetus verotus henkilötietojen rekisteröinti 18
Esimerkkejä, eri olettamat Kanteluasiakirjat ennen ratkaisua (JO) Turvajärjestelyt (SO) Väestönsuojelu (JO) Tarkastus- ja valvonta-asiakirjat (JO) Liike- ja ammattisalaisuudet (JO) Työriidat (JO) Oikeudenkäyntiasiakirjat (JO) Yksityisen taloudellinen asema (ehdoton) Sosiaalihuollon asiakastiedot (ehdoton) Soveltuvuuskokeet (ehdoton) Oppilasasiakirjat (ehdoton) Poliittinen vakaumus, yksityiselämän mielipiteet, elintavat, yhdistystoiminta, harrastukset, henkilökohtaisia oloja kuvaava tiedot (ehdoton) 19
Salassapidosta seuraa Salassapito tarkoittaa, ettei anneta tietoja sivulliselle, ei atk-yhteyttä, ei julkista käsittelyä ja siitä seuraa myös vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto Julkisuuslaissa 32 salassapitokohtaa, joista on ehdottomia 10 kpl, julkisuusolettama ( julkinen, jos ei aiheudu vahinkoa) 15 kpl ja salassapitoolettama (salainen, mutta voidaan antaa, jos ei aiheudu vahinkoa) 7 kpl Aina tapauskohtainen ja säännöskohtainen harkinta Salassapitomerkintä tehtävä 20
Tiedon antamisen pelisäännöt Tieto annettava pyydettäessä (1-2 kk) Ei henkilöllisyyttä, ei perustelua Ei julkisesta asiakirjasta on tiedon antamiseen rajoitettu harkintaoikeus Salassa pidettävästä tieto vain suostumuksella tai säädetyllä valtuudella Kieltäytymisestä ilmoitettava syy, ja tiedusteltava, haluaako viranomaisen ratkaistavaksi Maksu peritään Tiedon antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on 21
Tiedon antamistavat Annettava pyydetyllä tavalla, jos ei kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle Suullinen tieto Viranomaisen luona nähtäväksi, jäljennettäväksi, kuunneltavaksi Kopio tai tuloste Teknisenä tallenteena=sähköisesti henkilörekisteritiedot vain nähtäväksi tai jäljennettäväksi, ellei esitetä käyttötarkoitusta 22
Arkaluontoiset tiedot Henkilörekisteri 1) rotua tai etnistä alkuperää 2) henkilön yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista 3) rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta 4) henkilön terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta tai häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia 5) henkilön seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä 6) henkilön sosiaalihuollon tarvetta tai hänen saamiaan sosiaalihuollon palveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia 23
Tiedot henkilörekisteristä Kopio, tuloste tai sähköiset tiedot: * käyttötarkoitus selvitettävä * yksityishenkilölle yksityisiin tarpeisiin annettava * tiedotusvälineille toimituksellisiin tarkoituksiin annettava * ei saa sisältää salassa pidettäviä tietoja * Henkilörekisteriin saa tutustua paikan päällä ja tietoja saa myös jäljentää. * Julkisen alan palkkatiedot, sijoituspalkka, henkilökohtainen osa, vaativuusryhmä ja kokonaispalkka ovat julkisia, * työn arvioinnit eivät ole julkisia. 24
Tiedot internetissä Henkilötietojen julkaisemista Internetissä on syytä välttää. Ne tulisi poistaa viimeistään vuoden kuluttua (vrt. ptk). Henkilötietoja sisältäviä luetteloita ja osoite- ja muita yhteystietoja ei ilman asianomaisen suostumista Ei henkilön sairauspoissaoloa, vanhempainlomaa, äitiyslomaa, adoptiota, hoitovapaata, työkyvyttömyyseläkettä ja pankkitilin numeroa koskevia tietoja. Viranhakijoista vaalia varten laadittu yhteenveto saattaa myös pöytäkirjan osana olla henkilörekisteri. Vaalipäätöksestä tiedotettaessa Internetissä informoidaan lähinnä virkaan valitusta, ääniä saaneista sekä siitä, mistä julkiset tiedot muista hakijoista ovat saatavilla. Listaa viranhakijoista ei lähetetä automaattisesti vaalipäätöksen yhteydessä myöskään hakijoille. 25
Työntekijän sähköpostit Säännökset työntekijän sähköisen viestin suojasta: -että työntekijän luottamuksellisten sähköpostiviestien salaisuus ei vaarantuisi ja -että työnantajalle kuuluvat, tämän toiminnan kannalta välttämättömät viestit voidaan saada työnantajan käyttöön. -että niiden avaaminen perustuisi työntekijän suostumukseen. -saada selville viestit niissä tilanteissa, joissa suostumusta ei eri syistä ole käytettävissä -Avaamisesta on menettelyssä laadittava kirjallinen selvitys. 26
Hyvä tiedonhallinta tietojen saatavuus ja käytettävyys diaarit, luettelot ja hakemistot yleisön saatavilla selostus tietojärjestelmistä: käyttötarkoitus ja siihen tallennettavat tiedot asiakirjarekisteri: vireille panija, -aika, asia, väli- ja lopputoimenpiteet tiedonantovelvollisuus ja päätösvalta 27
Kunnallista viestintää koskevat säädökset Perustuslaki Julkisuuslaki Kuntalaki Hallintolaki Maankäyttö- ja rakennuslaki Nimikirjalaki Henkilötietolaki Yt-laki 28
Viestinnän teesit Jokaisella perusoikeus tietoon ja hyvään hallintoon Kuntalaki korostaa aktiivista ja avointa viestintää Tärkeistä valmisteltavana olevista asioista tiedotettava Osallistuminen ja vaikuttaminen Tiedon pyyntöä ei tarvitse perustella Salassapito voi perustua vain lakiin Tiedonhallintajärjestelmät kuntoon 29
Tietojohtamisen vastinparit Osa-alue Painopiste huomion kohde tai Organisaation Klassinen Kommunikatiivinen suuntaaminen suunnittelu suunnittelu Johtaminen Kontrolli Autonomia Kulttuuri Yksilö Yhteisö Järjestelmät Rakenne Toimintatavat Viestintä Siirtomalli Yhteisyysmalli Tieto Kodifioitu Kokemuksellinen tieto tieto (c) REINO HINTSA 30
Tietojohtamisen osa-alueet Tietojohtaminen Järjestelmät Johtaminen Viestintä Org.suunta Kulttuuri Tietojärestelmät Viestintäjärjestelmät Kontrolli Autonomia Siirtomalli Yhteisyysmalli Kommunikatiivinen Klassinen Informaatiokulttuuri Viestintäkulttuuri (c) REINO HINTSA 31
Yhteisöviestinnän lähtökohtia Johtajakeskeinen Vastuullinen ja funktionaalinen vuorovaikutteinen Viestinnän tarkoitus Tukea yhteisön tavoitteita Tukea yhteisön ja yksilöiden kehitystä ja tavoitteiden saavuttamista Viestintäkäsitys Johdon työkalu Yksisuuntainen Yhdistävä Monisuuntaista Organisaationrakenne Hierarkkinen Verkostot Tiimit Solut Viestinnän Johto Jokainen tekijät Vastaanottajat Organisaation Jokainen jäsenet 32
Nimettäviä Jokaisella sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajalla on oltava tietosuojavastaava (henkilökunnan tukena) Rekisterin pitäjät Tiedostojen hoitajat Arkistojen hoitajat Kotisivuille on nimettävä vastaava toimittaja 33
Terveydentilaa koskevat tiedot Työnantajalla olisi oikeus käsitellä terveydentilaa koskevia tietoja vain: - jos se olisi tarpeen sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien etuuksien suorittamiseksi tai - perustellusta syystä työntekijän työstä poissaolo-oikeuden selvittämiseksi taikka - jos työntekijä haluaa selvitettävän työkykyisyyttään terveydentilatietojen perusteella. Lääkärintodistuksessa on oltava lääketieteellinen diagnoositieto. Työnantaja tutkii, onko työntekijä oikeutettu sairauden perusteella sairausajan palkkaan. Työnantaja voi käsitellä terveydentilatietoja työturvallisuutta ja työterveyttä koskevissa tilanteissa. Työnhakulomakkeissa ei tulisi kysyä yksityiskohtaisia terveyteen liittyviä tietoja. Työnantajan olisi nimettävä ne henkilöt, jotka joutuvat käsittelemään työntekijän terveydentilatietoja, esimerkiksi palkanlaskenta- ja työsuhdeasioita käsittelevät henkilöt. Vaitiolovelvollisuus rangaistuksen uhalla jatkuisi myös työsuhteen tai muun palvelussuhteen päätyttyä. Työntekijän terveydentilatietoja säilytetään erillään muista työnantajan keräämistä henkilötiedoista. 34
Luettelot tietojärjestelmistä ja tietojärjestelmä selosteet Isonkyrön kunnassa on aloitettu vuonna 2000 tietojärjestelmäselosteiden ylläpito. Tässä yhteydessä jokaiselle tiedostolle on nimetty vastuuhenkilö. Samassa yhteydessä on laadittu tietojärjestelmäluettelot ja luettelot vastuuhenkilöistä. Selosteiden ja luetteloiden ylläpito on pakollista. Atk-järjestelmissä olevat tiedostot ovat useiden eri henkilöiden hoidettavana ja vastuuhenkilöt sekä käyttöoikeudet on nimetty. Luetteloita pitää arkistonhoitaja Tarja Perkiö. Tietojärjestelmistä voi pyytää tietoja kuka tahansa, useimmiten edes syytä ei tarvitse ilmoittaa. Henkilöihin liittyviä tiedostoja saa pitää ja käsitellä vain tarpeellisesta syystä. 35