KOMPASSI EKOKOMPASSI KASIKIRJA
EKOKOMPASSI JA YMPÄRISTÖJOHTAMINEN 1. Ekokompassi ja ympäristöjohtaminen... 1 1.1 Ympäristöjärjestelmä... 2 1.2 Jatkuva parantaminen... 3 1.3 Ekokompassin edut.....4 1.4 Vertailukelpoisuus... s 1.5 Miten viestiä Ekokompassista?... 6 2. Ekokompassin kriteerit.... 9 3. Sähköinen järjestelmä.... 21 4. Linkit & Vinkit.... 22 EKOKOMPASSIN RAKENTAMINEN... 23 1. Ekokompassi-työ käyntiin... 24 2. Ekokompassin kriteerit.... 25 3. Alkukartoitus ja ympäristövaikutusten tunnistaminen....26 4. Ympäristöohjelma....27 4.1 Ympäristöpolitiikka... 28 4.2 Tavoitteet.....29 4.3 Toimenpiteet..... 30 4.4 Seurattavat tunnusluvut...... 31 4.5 Liitteet.... 32 4.6 Lakilista... 33 4.7 Jätehuoltosuunnitelma... 34 4.8 Vaarallisen jätteen kirjanpito... 35 4.9 Kemikaalilista... 36 5. Auditointiin valmistautuminen... 37 5.1 Raportointi ennen auditointia... 38 6. Auditointi... 39 6.1 Auditoinnin tulokset...... 40 7. TUKITOIMINNOT... 41 7.1 Ympäristövastaava ja -tiimi...42 7.2 Ympäristövastaavien koulutus... 43 7.3 Henkilöstön koulutus... 44 7.4 Vapaaehtoinen projektisuunnitelma... 45 EKOKOMPASSIN YLLÄPIT0....46 1. Ympäristöohjelman päivitys....47 1.1 Vuosittainen päivitys... 48 1.2 Joka 3. vuosi tehtävä päivitys....49 1.3 Valinnainen neuvojatapaaminen... 50 2. Ympäristöohjelman toteutus... 51 3. Vuosiraportointi....52 4. Seuranta-auditointi... 53
Ekokompassi ja ym pä ristöjohta m i nen 1. Ekokompassi ja Ympäristöjohtaminen 2. Ekokompassin kriteerit 3. Sähköinen järjestelmä 4. Linkit & vinkit
1.1 Ympäristöjärjestelmä Ympäristöjärjestelmä tekee ympäristötyöstä systemaattista. Järjestelmän avulla voi osoittaa, että organisaatio huomioi ympäristöasiat toiminnassaan. Ympäristöjärjestelmä auttaa varmistamaan, että merkittävät ympäristönäkökohdat tulevat huomioiduiksi. Tavoitteet ja toimenpiteet organisaatio määrittelee itse. Kun riippumaton osapuoli auditoi järjestelmän, ympäristötyö on uskottavaa. Hyväksytystä auditoinnista saa määräaikaisen sertifikaatin. 2
1.2 Jatkuva parantaminen Jatkuva parantaminen on keskeisin ympäristöjohtamisen periaate. Tavoitteena on kehittää toimintaa jatkuvasti ja vähintään ylläpitää saavutettujen tavoitteiden taso. 3
1.3 Ekokompassin edut - Ekokompassi auttaa riskienhallinnassa, ympäristövaikutusten tunnistamisessa ja lainsäädännön vaatimusten täyttämisessä. - Ekokompassi tarjoaa tuen ja työkalut järjestelmän rakentamiseen. - Ekokompassi-sertifikaatti antaa uskottavan näytön ympäristötyöstä, parantaa kilpailukykyä ja vastaa sidosryhmien odotuksiin. - Ekokompassi on räätälöitävissä monille eri toimialoille. - Ekokompassi on kotimainen ja edullinen. 4
1.4 Vertailukelpoisuus Ekokompassi on rakennettu yhteensopivaksi kansainvälisten ISO 14001 ja EMAS-standardien, sekä pohjoismaisten vastaavien järjestelmien kanssa. Tämä tekee järjestelmästä toiseen siirtymisestä helppoa. 5
1.5 Miten viestiä Ekokompassista? Ympäristötyöstä voi ja kannattaa viestiä jo Ekokompassin rakentamisprosessin aikana. Ekokompassi-logon käyttöoikeuden saa vasta hyväksytyn auditoinnin jälkeen. Lue lisää: Opas ympäristöviestintään http://www.ekokompassi.fi/wp-content/uploads/2015/09 /Ekokompassi_ viestintaopas.pdf 6
"Rakennamme Ekokompassi-ympäristöjärjestelmää ympäristövaikutuksiemme vähentämiseksi." Lue lisää: http://www.ekokompassi.fi/wp-content/uploads/2015/09 /Ekokompassi_ viestintaopas.pdf
Viestintä auditoinnin jälkeen Kun auditointi on läpäisty, organisaatio saa käyttöönsä Ekokompassilogon ja graafiset ohjeet. Lisäksi saatavilla on mm. Ekokompassiovitarroja. Logoa voi käyttää esimerkiksi nettisivuilla, tarjouspohjissa, Somessa tai näkyvällä paikalla toimitiloissa. Ekokompassista voi viestiä näin: Ympäristötyöllemme on myönnetty Ekokompassi sertifikaatti. Ekokompassista ei voi viestiä näin: Tarjoamme Ekokompassi-sertifioituja palveluita / tuotteita.
2.Ekokompassin kriteerit Ekokompassi perustuu kymmeneen kriteeriin, jotka organisaation tulee täyttää. Ekokompassi auditoidaan näitä kymmentä kriteeriä vasten, jotka ovat järjestelmän perusta.
1. Organisaatio sitoutuu noudattamaan toimintaansa koskevaa ympäristölainsäädäntöä ja -määräyksiä Keskeistä ympäristöjohtamisessa on, että organisaatio tunnistaa sitä koskevat ympäristölainsäädännön vaatimukset. HUOM! Organisaatio on velvollinen ilmoittamaan mahdollisista lainsäädännön rikkomuksista Ekokompassille ja keskustelemaan niistä. Tåmä kriteeri täyttyy Ekokompassin lakilistan avulla. Jatkossa organisaation tulee seurata lainsäädännön kehitystä säännöllisesti. Apuna voi käyttää esimerkiksi Finlexiä, omia edunvalvontajärjestöjä tai Ekokompassin uutiskirjeitä. Lainsäädännön seuranta ja noudattaminen on viime kädessä aina organisaation omalla vastuulla. 10
2. Organisaatiolla on nimetty ympäristövastaava, joka on kouluttautunut tehtäväänsä. Organisaatio nimeää ympäristövastaavan, jolla tulee olla riittävät resurssit tehtävänsä hoitamiseen. Ympäristövastaavan tehtävänä on koordinoida organisaation ympäristötyötä ja huolehtia sen etenemisestä. Etenkin suurissa organisaatioissa ympäristövastaavan tukena kannattaa olla työpari tai tiimi. Tällä taataan ympäristötyön jatkuvuus m u utosti la nteissa. Ympäristövastaavan tulee käydä vähintään Ekokompassin järjestämä koulutus tai muu hyväksytty ympäristökoulutus. 11
3. Organisaatio kartoittaa ympäristöasioiden hallinnan nykytilan sekä tunnistaa merkittävimmät ym pä ristöva i kutu kset. Ympäristöjohtamistyön aluksi on tärkeää kartoittaa lähtötilanne ja arvioida organisaation merkittävimmät ympäristövaikutukset. Samalla arvioidaan organisaation mahdollisuudet vaikuttaa niihin. Ympäristövaikutusten arvioinnin pohjalta organisaatiolle luodaan ympäristöohjelma ja -politiikka. Tämä kriteeri täyttyy Ekokompassin alkukartoituslomakkeen ja ympäristövaikutusten arviointilomakkeen avulla. 12
4. Organisaatiolla on ympäristöpolitiikka, jossa organisaatio sitoutuu ympäristövaikutusten vähentämiseen jatkuvan parantamisen periaatteen mukaisesti. Ympäristöpolitiikka on organisaation julkinen kannanotto sitoutumisestaan ympäristötyöhön ja ympäristövaikutusten vähentämiseen. Hyvä ympäristöpolitiikka on lyhyt ja ytimekäs, ja sen käyttötarkoitus ja -tavat mietitään ennalta. Ympäristöpolitiikka voi olla organisaation näköinen. Sitä voi kutsua myös esimerkiksi arvolupaukseksi, toimintatavaksi tai asiakaslupaukseksi, kunhan sisältö vastaa kriteeriä. 13
5. Organisaatio ohjeistaa henkilöstön ottamaan ympäristöasiat huomioon toiminnassaan. Henkilöstön tulee osata toimia omissa työtehtävissään ympäristöasiat huomioiden. Käytännössä tapa toimia vaihtelee työtehtävästä toiseen. Organisaation tuleekin taata riittävä perehdytys ja koulutus henkilöstölle, jotta se osaa toimia oikealla tavalla tehtävissään. Henkilöstöä voi kouluttaa ja motivoida ympäristötyöhön esimerkiksi koulutusten tempausten, intranetin työohjeiden tai julisteiden avulla. 14
6. Organisaatiolla on jätehuoltosuunnitelma ja se toimii jätelain vaatimusten mukaisesti. Toimiva ja tarkoituksenmukainen jätehuolto on oleellinen osa järjestelmällistä ympäristötyötä. Tieto jätteiden käsittelystä on helppo koota organisaation ajantasaiseen jätehuoltosuunnitelmaan. Suunnitelmasta käy ilmi, miten organisaatiossa syntyvät jätteet käsitellään. Jätehuoltosuunnitelma on toimipistekohtainen. Tåmä kriteeri täyttyy Ekokompassin jätehuoltosuunnitelmalomakkeen avulla. Lue lisää jätelaista: http://www.fmlex.fi/fi/laki/alkup/2011/20110646 15
7. Organisaatio pitää kirjaa vaarallisista jätteistään, pitää ne erillään toisistaan, varastoi ne turvallisesti ja toimittaa asianmukaiseen käsittelyyn. Lain mukaan vaaralliset jätteet on aina erotettava muusta jätteestä ja niitä tulee säilyttää suljetussa tilassa. Lisäksi vaarallisesta jätteestä tulee pitää kirjaa. Jos organisaatiossa syntyy vain vähäisiä määriä vaarallista jätettä, eikä sitä varastoida, erillistä vaarallisen jätteen kirjanpitoa ei tarvita. Vaarallisen jätteen käsittely on kuitenkin selvitettävä jätehuoltosuunnitelman yhteydessä. Jos vaarallinen jäte luovutetaan kuljetusyhtiölle kuljetettavaksi, on siitä tehtävä siirtoasiakirja. Tämä kriteeri täyttyy Ekokompassin vaarallisen jätteen kirjanpitolomakkeen ja siirtoasiakirjapohjan avu I la. 16
8. Organisaatio varastoi ja luetteloi käyttämänsä kemikaalit kemikaalilainsäädännön velvotteiden mukaisesti. Käyttöturvallisuustiedotteet ovat henkilöstön saatavilla ja henkilöstö on opastettu kemikaalien turvalliseen käyttöön. Työnantajalla on lain määräämä velvoite huolehtia, että kemikaaleja varastoidaan ja käsitellään turvallisesti. Vaarallisten kemikaalien merkintöjen tulee olla kunnossa ja organisaation tulee luetteloida käyttämänsä kemikaalit. Kemikaalien säilytyksestä on ohjeita ja rajoituksia kemikaalilainsäädännössä ja kuntakohtaisissa ympäristönsuojelumääräyksissä. Tavarantoimittaja on velvollinen toimittamaan käyttöturvallisuustiedotteet kemikaaleista. Tämä kriteeri täyttyy Ekokompassin kemikaaliluettelon ja kemikaalikohtaisten käyttöturvallisuustiedotteiden avulla. 17
9. Organisaatio laatii ympäristöohjelman, joka sisältää tavoitteet ja toimenpiteet ympäristövaikutusten vähentämiseksi. Ympäristöohjelma päivitetään vuosittain. Tavoitteet asetetaan uudelleen vähintään kolmen vuoden välein. Organisaatio asettaa tavoitteet vähintään kahdelle alla olevista osa-alueista ja niiden tulee pohjautua merkittävimpien ympäristövaikutusten vähentämiseen. HUOM! Tapahtumissa tavoitteita asetetaan kaikkiin osa-alueisiin. a. Jätteen määrän vähentäminen ja lajittelu b. Energiatehokkuus ja uusiutuva energia c. Vastuulliset hankinnat d. Materiaalitehokkuus e. Logistiikka ja liikkuminen f. Viestintä ja vaikuttaminen g. Yhteistyökumppanien sitouttaminen h. Muu osa-alue (esim. Meluhaittojen minimointi) 18
- Ympäristöohjelma on toimenpideohjelma, jossa asetetaan tavoitteet osa-alueittain ja päätetään toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi. Lisäksi määritellään seurattavat tunnusluvut. - Toimenpiteille kirjataan vastuuhenkilö ja aikataulu. - Ympäristöohjelma laaditaan Ekokompassin sähköiseen järjestelmään. - Ohjelma päivitetään vuosittain. - Vähintään kolmen vuoden välein valitaan uudet tai päivitetään senhetkiset osa-alueet ja tavoitteet. Jos tavoitteisiin on päästy, saavutettu taso pyritään jatkossa ylläpitämään.
10. Organisaatio raportoi vuosittain ympäristöohjelman toimenpiteiden toteutumisesta ja tunnusluvuista. Johto ja henkilöstö ovat tietoisia ympäristötyö n edistymisestä. Ympäristötyön edistymisestä raportoidaan vuosittain Ekokompassin sähköisen järjestelmän avulla. Ympäristötyön tulokset sekä seuraavan vuoden tavoitteet tulee käydä läpi organisaation johdon ja henkilöstön kanssa. Ympäristötyön tuloksia voi esitellä esimerkiksi henkilöstöinfossa, intrassa, ilmoitustauluilla tai henkilöstötapahtumassa. 20
3.Ekokompassin sähköinen järjestelmä Ekokompassin sähköisen järjestelmän kautta: - Tallennetaan ympäristöohjelma, sen liitteet ja muu dokumentaatio. - Raportoidaan vuosittain ympäristöohjelman toteutumisesta. Ympäristöohjelman voi tulostaa tarvittaessa PDF-raportiksi.
4.Linkit & vinkit http://www.ekokompassi. ft/yritysvastu u
Ekokom passi n rakentaminen 1. Ekokompassi-työ käyntiin 2. Ekokompassin kriteerit 1-1-1-1-1-1../--../--../--../-- 3. Alkukartoitus ja ympäristövaikutusten tunnistaminen 4. Ympäristöohjelma 5. Auditointiin valmistautuminen
1. Ekokompassi-työ käyntiin Aluksi tutustutaan Ekokompassin velvoitteisiin ja järjestelmän rakentamisen vaiheisiin. Onnistunut ympäristötyö edellyttää vastuuhenkilöiden nimeämistä ja johdon sitoutumista. Organisaatio sitoutuu järjestelmän rakentamiseen ja kriteereihin. Rakentamiseen varataan aikaa yleensä noin vuosi, mutta aikataulu laaditaan organisaation omista lähtökohdista. Tapahtumajärjestäjä: Ekokompassin rakentamisessa seurataan tapahtuman järjestämisen aikatauluja. Ajoissa aloittaminen kannattaa!
2. Ekokompassin kriteerit Ekokompassi-järjestelmä perustuu kymmeneen kriteeriin, jotka organisaation tulee täyttää. Kriteerien täyttyminen tarkastetaan auditoinnissa. Kriteerit käydään läpi Ekokompassi-neuvojan kanssa ennen järjestelmän rakentamisen aloittamista. Linkki kriteereihin: http://www.ekokompassi.fi/kriteerit/
1-1-1-1-1-1 -./ -- -./ -- -./ -- v -- 3. Alku kartoitus ja ympäristövaikutusten tunnistaminen Ekokompassin rakentaminen aloitetaan täyttämällä alkukartoituslomake. Alkukartoitus auttaa tunnistamaan organisaation ym pä ristöva i kutu kset. Alkukartoituksen pohjalta organisaatio tekee ympäristövaikutusten arvioinnin ja tunnistaa merkittävät ympäristövaikutuksensa. Samalla arvioidaan organisaation mahdollisuudet vaikuttaa niihin. Ympäristövaikutusten arviointi tehdään omalla lomakkeella yhdessä Ekokompassi-neuvojan kanssa. Tapahtumajärjestäjä: Monet asiat saattavat muuttua tapahtumatuotannon aikana. On hyvä varmistaa säännöllisesti, että alkukartoitus ja ympäristövaikutusten arviointi ovat ajan tasalla.
4. Ympäristöohjelma Ympäristöohjelmaan kirjataan organisaation tavoitteet ja toimenpiteet. Lisäksi laaditaan julkinen ympäristöpolitiikka. Kun ympäristöohjelmaa rakennetaan, tarkasteluun otetaan organisaation merkittävimmät ympäristövaikutukset. Organisaatio asettaa itselleen tavoitteet ja valitsee toimenpiteet tavoitteisiin pääsemiseksi. Tavoitteet ja toimenpiteet muodostavat ympäristöohjelman. Ohjelmakaudeksi sovitaan normaalisti kolme vuotta. Lisäksi laaditaan julkinen ympäristöpolitiikka, jossa sitoudutaan toiminnan kehittämiseen ympäristönäkulmasta. Ympäristöohjelma rakennetaan Ekokompassin sähköiseen järjestelmään. Järjestelmään tallennetaan myös ympäristöpolitiikka, ympäristöohjelman liitteet sekä muut Ekokompassin kannalta keskeiset dokumentit.
4.1 Ympäristöpolitiikka Ympäristöpolitiikka on organisaation julkinen kannanotto sitoutumisesta ympäristötyöhön ja ympäristövaikutusten vähentämiseen. Hyvä ympäristöpolitiikka on lyhyt ja ytimekäs. Sen käyttötarkoitus ja -tavat mietitään ennalta. Julkilausuman ei tarvitse olla nimeltään ympäristöpolitiikka, kunhan sen sisältö ja käyttö vastaavat kriteerissä määriteltyjä ehtoja. 28
4.2 Tavoitteet Ympäristöohjelmassa määritellään organisaation tavoitteet. Tavoitteet päivitetään vähintään kolmen vuoden välein. Merkittävimpien ympäristövaikutusten perusteella valitaan osa-alueet, joille tavoitteet asetetaan. Tavoitteiden kannattaa olla helposti seurattavia lukuja. Osa-alueet ja tavoitteet päivitetään vähintään kolmen vuoden välein. Saavutettujen tavoitteiden taso pyritään ylläpitämään. Samalla sitoudutaan jatkuvan parantamisen periaatteeseen. 29
4.3 Toimenpiteet Jokaista tavoitetta kohden määritellään yksi tai yleensä useampia toimenpiteitä, joilla tavoitteeseen pyritään. Toimenpiteille määritellään lisäksi vastuuhenkilö, aikataulu ja tunnusluku, jonka avulla toteutumista seurataan. 30
4.4 Seurattavat tunnusluvut Ympäristöohjelmaan kirjataan myös seurattavat tunnusluvut, jotka kuvaavat ympäristötyön kehittymistä pidemmällä aikavälillä. Ne voivat myös mitata organisaation toiminnan tehokkuutta. Tunnuslukuja tulee voida mitata koko ohjelmakauden ajan ja mielellään pidempäänkin. Lukujen kannattaa olla helposti saatavilla, jotta niiden kerääminen ei aiheuta lisätyötä. Tunnuslukuja käytetään toiminnan suunnittelun pohjana. Yleisimpiä tunnuslukuja ovat energian- ja vedenkulutus, jätemäärät sekä polttoaineen kulutus. 31
4.5 Liitteet Ympäristöohjelman liitteeksi täytetään seuraavat Ekokompassin lomakkeet: - Lakilista (Kriteeri 1) - Jätehuoltosuunnitelma (Kriteeri 6) - Vaarallisen jätteen kirjanpito (Kriteeri 7) - Kemikaaliluettelo (Kriteeri 8). Jos organisaatiolla on koottuna vastaavat tiedot muussa muodossa, Ekokompassin lomaketta ei yleensä tarvitse täyttää. Asiasta kannattaa keskustella Ekokompassin kanssa. Ei ole tarkoituksenmukaista ylläpitää useaa samankaltaista dokumentaatiota. 32
4.6 Lakilista Lakilista sisältää keskeisen organisaatioita koskevan ympäristölainsäädännön. Tapahtumajärjestäjille on oma lakilistansa, joka huomioi tapahtumien erityispiirteitä. Toiminnasta riippuen organisaatiota saattaa koskea myös muuta lainsäädäntöä, josta organisaation tulee itse olla selvillä. Lakilistaan tulee määritellä miten kyseinen lain, asetuksen tai määräyksen kohta koskettaa organisaatiota. Toiminnasta riippuen on mahdollista, että jotkin säädökset eivät välttämättä liity organisaation toimintaan millään tavalla. 33
4. 7 Jätehuoltosuunnitelma Ekokompassi edellyttää sertifiointia hakevalta organisaatiolta jätehuoltosuunnitelmaa. Jätehuoltosuunnitelmaan kootaan tieto jätteiden käsittelytavoista, vastaanottajista ja jätehuollon vastuuhenkilöistä. Jätehuoltosuunnitelma on aina toimi pistekohta inen. On suositeltavaa, että yritys pyrkii käsittelemään jätteensä jätelain etusijajärjestyksen mukaisesti. Yleensä tämä on myös taloudellisesti kannattavinta. Tapahtumatuotannossa jätehuoltosuunnitelma viimeistellään yleensä vasta vähän ennen tapahtumaa. Jäteasiat kannattaa kuitenkin pitää mielessä koko suunnittelun ajan, koska monet päätökset vaikuttavat oleellisesti jätteen syntyyn, määrään ja laatun. Jätehuoltosuunnitelma kannattaa päivittää joka vuosi ennen tapahtumaa. 34
4.8 Vaarallisen jätteen kirjanpito Mikäli organisaatio tuottaa ja varastoi merkittäviä määriä vaarallista jätettä, siitä tulee pitää kirjaa. Jos jätettä syntyy vain vähäisiä määriä ja sitä ei varastoida, ei erillistä vaarallisen jätteen kirjanpitoa tarvita. Vaarallisen jätteen käsittely on tällöin kuitenkin selvitettävä jätehuoltosuunnitelman yhteydessä. Vaarallisen jätteen kirjanpito tulee olla aina ajan tasalla ja sen luovuttamiseen liittyvät siirtoasiakirjat arkistoituna kolmelta viimeiseltä vuodelta. Monet jätettä kuljettavat yritykset tarjoavat p a I v e I u n a siirtoa s i a kirja n I a a ti m i se n. Vaihtoehto i - sesti organisaatio voi laatia siirtoasiakirjan myös itse käyttämällä Ekokompassin valmista pohjaa. 35
4. 9 Kemikaalilista Jos organisaatio käyttää kemikaaleja osana toimintaansa, Ekokompassi edellyttää kemikaalilistaa. Listaa n kirjataan työ tehtävissä käytettävät kemikaalit ja niiden vaaraominaisuudet. Listaa kannattaa päivittää säännöllisesti ja samalla aktiivisesti etsiä vähemmän haitallisia vaihtoehtoja käytetyille kemikaaleille. Kemikaalien vastuullinen käyttö on myös merkittävä osa työturvallisuutta. 36
5. Auditointiin valmistautuminen Ennen auditointia varmistetaan, että kaikki dokumentit ovat ajan tasalla Ekokompassin sähköisessä järjestelmässä ja että Ekokompassin kriteerit täyttyvät. Ensimmäistä auditointia varten organisaatio täyttää sähköisessä järjestelmässä myös vuosiraportoinnin soveltuvin osin. Auditoinnissa ovat paikalla vähintään ympäristövastaava(t) ja johdon edustaja. Lisäksi tavoitettavissa on hyvä olla muita keskeisiä henkilöitä. Linkki: Ohje auditointiin valmistautumiseen http://www.ekokom passi. fi/wp-content/u ploads/2016/ 11/Liite_2_ Ohje_auditointiin_ valmistautumiseen.pdf
5.1 Raportointi ennen auditointia Organisaatio raportoi ympäristötyöstään vuosittain. Raportointi tulee tehdä soveltuvin osin myös ennen ensimmäistä auditointia. Raportin avulla auditoija voi todentaa ympäristötyön edistymisen. Ennen auditointia on myös hyvä suunnitella, miten ympäristötyön tulokset käydään läpi johdon ja henkilöstön kanssa. Tapahtumajärjestäjä: Raporttia ei voi täyttää kokonaan ennen tapahtumaa, koska monet seurantatiedot (esim. jätemäärät) saadaan vasta tapahtuman jälkeen. 38
6. Auditointi Auditoinnissa tarkastetaan, että kaikki Ekokompassin kriteerit täyttyvät ja että ympäristöohjelmaa on noudatettu. Auditoinnin suorittaa Ekokompassin kouluttama riippumaton osapuoli. Auditoinnissa perehdytään dokumentteihin, haastatellaan johtoa, ympäristövastaavaa ja henkilöstöä sekä todennetaan mahdolliset toimenpiteet kenttäkierroksella. Tapahtumissa auditointi tehdään yleensä kahdessa osassa: 1. 1-2 viikkoa ennen tapahtumaa käydään läpi dokumentaatio ja haastatellaan johtoa sekä ympäri stövastaavaa. 2. Tapahtuman aikana tarkastetaan tapahtumapaikka ja haastatellaan muuta henkilöstöä.
6.1 Auditoinnin tulokset Auditoinnin tulos voi olla: a) hyväksytty b) hyväksytty korjaavin toimenpitein c) hyväksytty korjaavin toimenpitein ja edellyttäen Ekokompassin tarkastuskäyntiä d) hylätty Yleensä auditoija kertoo lopputuloksen heti auditointitilaisuuden päätteeksi. Auditointiraportti toimitetaan organisaatiolle muutaman viikon kuluessa. Auditoija välittää tiedon auditoinnin tuloksista myös Ekokompassille ja laatii väliaikaisen todistuksen hyväksytystä auditoinnista. 40
7. Tukitoiminnot 7.1 Ympäristövastaava ja -tiimi 7.2 Ympäristövastaavien koulutus 7.3 Henkilöstön koulutus 7.4 Vapaaehtoinen projektisu u n n itel ma
7.1 Ympäristövastaava ja -tiimi Organisaatio nimeää ympäristövastaavan koordinoimaan ympäristötyötä Ekokompassin rakentamisen aikana ympäristövastaava huolehtii prosessin koordinoinnista ja toteutumisesta. Ylläpitovaiheessa ympäristövastaava huolehtii vuosiraportoinnista ja ympäristötyön koordinoinnista. Ympäristövastaavalle tulee varata riittävästi työaikaa ja hänellä tulee olla riittävä koulutus tehtäviensä hoitamiseen. Ympäristövastaava on Ekokompassinensisijainen yhteyshenkilö. Etenkin suurissa organisaatioissa ympäristövastaavan tukena kannattaa olla työpari tai tiimi. Tällä taataan ympäristötyön jatkuvuus muutostilanteissa.
7.2 Ympäristövastaavien koulutus Ympäristövastaavien tulee olla kou I utta utu neita tehtäviinsä. Ekokompassi järjestää ympäristövastaavien koulutuksia. Myös muu ympäristökoulutus hyväksytään tapauskohtaisesti. Siitä sovitaan erikseen Ekokompassin kanssa. Myös ympäristötiimin jäsenten, eri toimipisteiden vastuuhenkilöiden, esimiesten ja muun aktiivisesti ympäristötyössä mukana olevan henkilöstön kannattaa käydä koulutuksessa.
7.3 Henkilöstön koulutus Organisaation koko henkilöstö tulee kouluttaa, jotta se osaa toimia tehtävissään ympäristötyön kannalta parhaalla mahdollisella tavalla. Koulutus kannattaa integroida osaksi perehdytystä, sisäisiä täydennyskoulutuksia tai vaikkapa henkilöstöinfoja. Organisaation toiminnan laatu ja työtehtävät määrittävät koulutustarpeen ja -tavan. Organisaatio voi järjestää koulutuksen itse tai tilata sen ulkopuoliselta kouluttajalta. Tapahtumissa vapaaehtoisten koulutus on tärkeä osa ympäristötyötä!
7.4 Vapaaehtoinen proj ektisu u n n itel ma Projektisuunnitelmassa hahmotellaan Ekokompassin rakentamisen aikataulu, vastuut ja resurssit. Projektisuunnitelmassa on tärkeää määritellä riittävät resurssit sekä vastuutahot. Tällöin ympäristöjärjestelmästä saadaan vaikuttava ja se pystytään rakentamaan aikataulussa. Ekokompassin rakentamisen kannalta projektisuunnitelma ei ole välttämätön, mutta siitä on apua erityisesti suurissa organisaatioissa, joissa vastuut on määriteltävä selkeästi.
Ekokompassin ylläpito 1. Ympäristöohjelman päivitys 2. Ympäristöohjelman toteutus 1-1-1-1-1-1 "t/-- "t/ -- "t/ - "t/ -- 3. Vuosiraportointi 4. Seuranta-auditointi
1. Ympäristöohjelman päivitys Ympäristöohjelman toimenpiteitä tarkastellaan ja päivitetään vuosittain. Ympäristöohjelmakauden vaihtuessa (yleensä kolmen vuoden välein), tarkastellaan ja päivitetään myös ympäristöohjelman tavoitteet. Tapahtumien tuotanto etenee usein nopeasti ja tilanteet muuttuvat. Siksi ympäristöohjelmaakin kannattaa päivittää aina uuden vaiheen alkaessa. Lisäksi alkukartoitukseen ja ympäristövaikutusten tunnistamiseen kannattaa palata aika-ajoin.
1.1 Vuosittainen päivitys Ympäristöohjelma päivitetään vähintään kerran vuodessa ja aina toiminnan oleellisesti muuttuessa. Myös liitteiden ajantasaisuus kannattaa tarkastaa samalla. Päivitys kannattaa ajoittaa osaksi organisaation muuta toiminnan suunnittelua. Vuosittaisessa päivityksessä tarkastellaan onko suunniteltuja toimenpiteitä tehty ja päivitetään uusia toimenpiteitä seuraavalle vuodelle. Tavoitteet pysyvät yleensä samoina, jos niitä ei ole erityistä syytä muuttaa. 48
1.2 Joka 3. vuosi tehtävä päivitys Vähintään kolmen vuoden välein valitaan ohjelmaan uusia osa-alueita ja päivitetään ympäristöohjelman tavoitteita. Uusia osaalueita valittaessa sitoudutaan kuitenkin ylläpitämään vähintään saavutettu taso pois jäävien osa-alueiden kohdalla. Päivityksessä kannattaa palata alkukartoitusj a ympäri stöva i kutu ste n arvioi n ti I oma k ke i s i i n. Myös nämä dokumentit tulee päivittää, mikäli toiminnan luonne tai vaikutusmahdollisuudet ovat oleellisesti muuttuneet. Mikäli todetaan, että jokin tavoite on edelleen ajankohtainen ja vaatii kehitystä, voidaan se jättää ohjelmaan. 49
1.3 Valinnainen neuvojatapaaminen Halutessaan organisaatio voi pyytää Ekokompassineuvojalta muutaman tunnin konsultaatiota, jossa voidaan esimerkiksi yhdessä päivittää dokumentteja, arvioida uudestaan ympäristö- näkökulmia tai keksiä uusia toimenpiteitä ohjelmaan. Ekokompassin vuosimaksuun sisältyy yksi tapaaminen/vuosi. 50
2. Ympäristöohjelman toteutus Ympäristöohjelmaa toteutetaan aktiivisesti muun toiminnan ohessa. On hyvä muistaa, että ohjelma on jatkuvasti elävä dokumentti, joten sinne voi lisätä uusia toimenpiteitä ja vaihtaa toimenpiteiden statusta aina tarvittaessa.
1-1-1-1-1-1 -./-.,./.,./.,./ - 3. Vuosiraportointi Ympäristöohjelman toimenpiteistä, tavoitteidensaavuttamisesta sekä ympäristöohjelman tunnusluvuista raportoidaan Ekokompassille vuosittainsähköisen järjestelmän avulla. Vuosiraportoinnissa tulee kiinnittää huomiota toimenpiteiden edistymiseen ja peilata samalla kriittisesti tukevatko valitut toimenpiteet tavoitteidensaavuttamista. Raportoinnin tulokset ja seuraavan kauden tavoitteet tulee käydä läpi yrityksen johdon ja henkilöstön kanssa.
4. Seuranta-auditointi Ekokompassimerkin käyttöoikeus todennetaan riippumattoman auditoijan toimesta joka kolmas vuosi. Seuranta-auditoinnissa käydään läpi samat Ekokompassin 10 kriteeriä kuten ensimmäisessäkin auditoinnissa. Lisäksi huomiota kiinnitetään erityisesti ympäristöohjelman tavoitteiden saavuttamiseen, toimenpiteisiin ja tunnuslukujen kehitykseen. Myös ympäristöohjelman liitteet ja muun dokumentaation ajantasaisuus tarkastetaan.
KOMPASSI www.ekokompassi.fi