TULOREKISTERI MUUTTAA MERKITTÄVÄSTI VIRANOMAIS- RAPORTOINTIA 2019 NÄIN VARAUDUT MUUTOKSIIN

SISÄLLYSLUETTELO LUKIJALLE 3 KANSALLINEN TULOREKISTERI JA SEN AIKATAULU 3 MITEN ILMOITTAMINEN MUUTTUU TULOREKISTERIN MYÖTÄ? 5 Uudet ilmoitustyypit 5 Poistuvat ilmoitukset 6 MITÄ SÄILYY ENNALLAAN? 7 VALMIINA TULOREKISTERIIN? 9 OHJEITA PERSONEC LINKIN KÄYTTÄJILLE 10 Aikataulu 11 Mikä on VIRA? 12 VIRAn uudet ominaisuudet 13 Ota VIRA käyttöön ajoissa 13 Lisätietoja 13 TÄMÄN OPPAAN LAATIJOISTA 14 LUKUVINKKEJÄ 14 2

1. LUKIJALLE Huolettaako Kansallisen tulorekisterin tulo ja sen mukanaan tuomat viranomaisraportoinnin muutokset? Onko käytännön järjestelyissä vielä avoimia kysymyksiä? Onko organisaatiossanne huomioitu prosessien sujuvuus? Askarruttaako Personec Linkin kohtalo? Jos vastasit joihinkin näistä kysymyksistä Kyllä, opas soveltuu sinulle. Tämä opas on suunnattu kaikille toimijoille, jotka ovat vastuussa palkkatietojen ilmoittamisesta viranomaistahoille. Oppaan pääasiallinen tavoite on antaa selkeä kuva siitä, mitä muutoksia viranomaisraportointiin on tulossa vuonna 2019. Lyhyesti voidaan todeta, että tulevat muutokset tulevat lisäämään yritysten, tilitoimistojen ja palvelukeskusten työkuormaa viranomaisraportoinnissa Tulorekisterin siirtymäaikana. Tulorekisteri vaikuttaa myös raportoinnin työkaluihin, kuten esimerkiksi laajalti käytössä olevaan Personec Linkkiin. Oppaassa tarjoamme tietoa sekä konkreettisia vinkkejä siirtymän helpottamiseksi. 2. KANSALLINEN TULOREKISTERI JA SEN AIKATAULU Tulorekisteri on ollut kuluvan vuoden suurimpia puheenaiheita ja sen vaikutukset koskevat kaikkia palkkatiedon ilmoittajia. Pähkinänkuoressa Kansallinen tulorekisteri eli KATRE on palkkatietorekisteri, josta löytyvät kootusti palkansaajien reaaliaikaiset tulotiedot. Näitä koottuja tietoja hyödyntävät eri viranomaistahot, joilla on siihen oikeus, ja lisäksi tulonsaaja saa reaaliaikaisen näkymän omiin tietoihinsa. Ensimmäisessä vaiheessa, eli vuonna 2019, tulorekisterin tietoja hyödyntävät Verohallinto, Kansaneläkelaitos (Kela), työttömyysvakuutusrahasto (TVR) sekä työeläkelaitokset ja ETK. Näiden tiedonkäyttäjien mahdollisuus hyödyntää tietoja riippuu ilmoittajan antaman tiedon laajuudesta: ainakin alkuvaiheessa on oletettavaa, että esimerkiksi KELA säilyttää omat ilmoituskanavansa. 3

SIIRTYMÄ KANSALLISEEN TULOREKISTERIIN Laki tulorekisteristä voimaan Tee tarvittavat valtuutukset tulorekisterin käyttöön Voit valtuuttaa toisen henkilön tai esim. tilitoimiston toimimaan tulorekisterissä puolestasi. Tilitoimisto voi myös pyytää valtuutusta asiakkaalta. Etuus- ja eläketiedot tulorekisteriin Kevät/2018 1/2019 1/2018 Syksy/2018 1/2020 Yritysten ja yhdistysten nimenkirjoitusoikeudet ajan tasalle Nimenkirjoitusoikeudet päivitettävä ajan tasalle valtuutuksia varten. Palkkatiedot tulorekisteriin Työnantajat ilmoittavat palkkatiedot yhteen keskitettyyn tulorekisteriin eri tiedonkäyttäjien tarpeita varten 5 päivän sisällä palkanmaksusta. Ei siirtymäaikaa. Tulorekisterin seuraava vaihe käynnistyy vuonna 2020 ja tällöin tiedonkäyttäjiksi siirtyvät myös TEMin hallinnonala, Tilastokeskus, Koulutusrahasto, vahinkovakuuttajat, työttömyyskassat ja työsuojeluviranomainen. Tiedon ilmoittajat, eli käytännössä työnantajat tai heidän valtuuttamansa tahot, ovat vastuussa tiedon toimittamisesta tulorekisteriin nopealla syklillä. Kansallisen tulorekisterin takana on ajatus siitä, että pitkällä aikavälillä tulorekisteri vähentää tahoja, joille ilmoituksia tehdään, ja näin vähentää organisaatioiden ilmoitustaakkaa sekä yksinkertaistaa ilmoitusprosesseja. Koska tiedonilmoittaja on vastuussa tiedon toimittamisesta tulorekisteriin, valtuutukset on hoidettava kuntoon ajoissa. Organisaatiosi osalta tarvittavista valtuuksista kannattaa lukea lisää suomi.fi sivustolta sekä tulorekisterin sivuilta. Valtuutuksen saaminen on kriittistä ilmoittamisen osalta ja on suositeltavaa hoitaa se hyvissä ajoin: vuodenvaihde tulee olemaan kiireinen. 4

3. MITEN ILMOITTAMINEN MUUTTUU TULOREKISTERIN MYÖTÄ? Tulorekisteri tuo mukanaan merkittäviä muutoksia ilmoittamisen prosesseihin: Tiedot tulee jatkossa ilmoittaa jokaisesta tulonsaajasta maksukohtaisesti. Toinen huomioitava muutos on ilmoittamisen tiivis aikataulu. Tiedot tulee toimittaa tulorekisteriin enintään 5 päivää maksupäivän jälkeen. Reaaliaikaisuuden vaatimus ohjaa ilmoittajia hyödyntämään sähköisiä ilmoituskanavia ja automaatiota. Jatkossa paperi-ilmoittaminen poistuu ja on entistä rajoitetummin käytettävissä. Vuonna 2019 tulorekisteriin ilmoitetaan palkkatiedot ja vuodesta 2020 alkaen myös eläke- ja etuustiedot. Käytännössä siis tulorekisteri kattaa jo vuonna 2019 suuren osan palkoista tehtävistä ilmoituksista vuosi-ilmoittaminen ei kuitenkaan täysin poistu. 3.1 Uudet ilmoitustyypit Tulorekisterin ilmoituksia on kahta tyyppiä: 1. Palkkatietoilmoituksella annetaan palkansaajan maksukohtaiset tiedot ja sillä voidaan korvata esimerkiksi palkkojen vuosi-ilmoitukset ja tietyt kuukausi-ilmoitukset Verohallinnolle, työeläkealalle, TVR:lle ja tapaturmavakuuttajille. 2. Työnantajan erillisilmoituksella taas ilmoitetaan, mikäli yrityksellä ei ole ollut palkanmaksua sekä sairasvakuutusmaksujen määrät ja mahdolliset vähennykset. Palkkatietoilmoitus voi joissain tapauksissa korvata esimerkiksi työnantajan tekemiä etuushakemuksia. Tämä kuitenkin riippuu siitä, miten laajaa tietoa lähtöjärjestelmä tuottaa ja mitä tietoja ilmoitukselle saadaan mukaan. Palkkatietoilmoituksella on kaksi ilmoittamisen tapaa: Ilmoitustapa 1 - suppea: Palkka annetaan yhteissummana. Ilmoitustapa 2 - laaja: Palkkatiedot annetaan eritellymmin tulolajien mukaan. 5

3.2 Poistuvat ilmoitukset Osa ilmoituksista korvautuu Kansallisen tulorekisterin myötä. Ilmoittaminen siirtyy tulorekisteriin 2019 Työnantajan ja suorituksen maksajan vuosi-ilmoitus (7801) Rajoitetusti verovelvollisen vuosi-ilmoitus (7809) A-alkuiset suorituslajit Oma-aloitteisten verojen veroilmoitus (4001) Työnantajasuoritusten tiedot Muiden oma-aloitteisen verojen tiedot Verolaji 25 (työkorvaus) Verolaji 69 (lähdevero rojalteista) NT1-lomake (6134a, ilmoitus ennakonpidätyksen toimittamisesta Suomessa, kun työ tehdään muussa Pohjoismaassa) NT2-lomake (5052a, ilmoitus ennakonpidätyksen toimittamatta jättämisestä Suomessa - ulkomaantyö) Ilmoitus vuokratyöntekijästä, jonka työnantaja ja palkanmaksaja on ulkomailla (6147a) Ilmoitus ulkomaanpalkasta, jonka ennakonpidätyksessä on sovellettu kuuden kuukauden sääntöä (5053a) Palkkasummailmoitus Eläkevakuuttajan vuosi-ilmoitus Eläkevakuuttajan kuukausi-ilmoitus Eläkevakuuttajan työsuhdeilmoitus neljännesvuosittain Palkkojen ilmoittaminen työtapaturmavakuutusyhtiölle 6

Ilmoittaminen siirtyy tulorekisteriin 2020 Erittely eläkkeistä ja etuuksista (lomake 7803 ja tietuekuvaus ja tietuekuvaukset VSELERIE) Takautuvien eläkkeiden erittely (lomake 7801 ja tietuekuvaus VSTAKELE) Työttömien korvauspäivät (tietuekuvaus VSKORVPV) Rajoitetusti verovelvollisen vuosi-ilmoituksella B- ja P- suorituslajien osalta (lomake 7809 ja tietuekuvaukset VSRAERIE) Työttömyysvakuutusmaksun ennakon hakemus/muutos 4. MITÄ SÄILYY ENNALLAAN? Perusajatuksena on, että tulorekisterin tuomat muutokset liittyvät nimenomaan palkkojen ilmoittamistapaan. Ne eivät vaikuta maksamiseen ja rahavirtoihin. Lopullinen verotus ja palkkakirjanpito säilyvät ennallaan eikä tulorekisterin ilmoittaminen vaikuta työnantajan velvollisuuteen toimittaa palkansaajalle palkkalaskelmaa. Tulorekisteri ei korvaa kaikkia viranomaisilmoituksia. Seuraavat ilmoitustyypit ja niiden välitys säilyvät ennallaan: Tuloveroilmoitukset eivät siirry kansalliseen tulorekisteriin, tulorekisteri koskee ainoastaan palkkojen ilmoituksia. Oma-aloitteisten verojen ilmoitukset jäävät yhä ilmoitettavaksi. Tämä koskee ilmoituksia ALV-yhteenveto, Muut oma-aloitteiset verot, Arvonlisäveron tiedot. Osa vuosi-ilmoituksista tulee yhä ilmoittaa Verohallinnolle (katso taulukko). Verokorttien suorasiirtokyselyt Ammattiliittojen jäsenmaksujen selvitykset 7

Tulorekisterin ulkopuolelle jäävät vuosi-ilmoitukset Vuosi-ilmoitus osingoista Eläkkeen ja etuuden maksajan yhteyshenkilön vuosi-ilmoitus Vuosi-ilmoitus korkotulon lähdeveron alaiset korot Vuosi-ilmoitus välitetyistä ulkomaisista osingoista Vuosi-ilmoitus pääomanpalautukset Vuosi-ilmoitus, osakeyhtiön antamat luonnollisen henkilön pääomatuloksi luettavat osakaslainat ja niiden takaisinmaksut Vapaaehtoisen eläkevakuutuksen ja PS-sopimuksen maksut Pitkäaikaissäästämisvarallisuuteen kuuluvien arvopapereiden ja johdannaisten osto- ja myyntierittelyt Omaisuudenhoitomaksujen ilmoittaminen Ilmoitus lainoista ja koroista Puun ostajan vuosi-ilmoitustiedot sekä yhteyshenkilön tiedot Ammattiyhdistysjäsenmaksut ja työttömyyskassamaksut Ilmoitus maksetusta apurahasta Elinkeinon- ja maataloudenharjoittajille maksetut vakuutussuoritukset Julkiset tuet Työtulotiedon ilmoittaminen Vuosi-ilmoitus osuuskunnan ylijäämistä Luonnollisen henkilön lahjoitusvähennys 8

5. VALMIINA TULOREKISTERIIN? Tulorekisterin lähtöajatus on yksinkertaistaa viranomaisraportointia. Tulevalla muutoksella on laaja-alaiset vaikutukset vuosien 2018 ja 2019 työkuormaan: vuoden 2018 ilmoitukset tulee yhä välittää nykyisiin asiointipalveluihin ja 1.1.2019 alkaen maksettavista suorituksista tieto tulee toimittaa Kansalliseen tulorekisteriin. Tulorekisteriin valmistautuminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ja selvitettävää on sekä ohjelmistotoimittajilta että asiakasyrityksiltä. Myös ilmoittamisen prosessit ja tarvittavat resurssit kannattaa selvittää etukäteen. Oheisen checklistin avulla voit tarkistaa, mitä asioita kannattaa tehdä etukäteen. Tulorekisteri-checklist Ota yhteys palkkajärjestelmän ja matkustuksenhallintajärjestelmän toimittajaan tai toimittajiin ja varmista seuraavat asiat: Onko järjestelmäntoimittaja tekemässä tulorekisteri-ilmoitukset ja millä laajuudella? Miten ilmoittaminen hoituu tarjoaako ohjelmisto suoraa rajapintaa vai onko rajapintaratkaisu hankittava muualta? Onko käytettävä latauspalvelua tai verkkolomakkeita? Kuinka palkkalajit kohdistetaan tulorekisterin tulolajeihin? Tiedota asiakkaita ja palkkahallinnon henkilöstöä seuraavista asioista: Ovathan työnantajien ja palkansaajien perustiedot sekä palvelussuhdetiedot ajan tasalla ja riittävällä tarkkuudella järjestelmissä? Ovatko yritysten ja yhdistysten nimenkirjoitusoikeudet ajan tasalla? llmoittamisen sykli muuttuu ja nopeutuu! 9

Varmista, että valtuutukset ovat kunnossa ilmoittamisen osalta: Teknisen rajapinnan osalta tilitoimisto tekee sopimuksen tulorekisterin kanssa ja hakee varmenteen tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Myös järjestelmätoimittaja voi tehdä teknisesti varmenteen haun. Tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun käyttäjien (latauspalvelu tai verkkolomake) tulee hyödyntää Suomi.fi valtuutuksia. Tulorekisteriilmoittamiseen tarvitaan roolit Palkkatiedon ilmoittaminen ja Palkkatiedon katselu. Kun järjestelmätoimittajan tulorekisterin muutokset sisältävä versio on julkaistu, huolehdi ainakin näistä: Tarkista, että tiedot järjestelmässä ovat tulorekisterin vaatimalla tarkkuudella. Tarkista tulolajien kohdistus. Perehdytä ja kouluta henkilöstö tulorekisterin ja ohjelmistomuutosten osalta. Olennaista on työprosessien sujuvuus ja riittävät työresurssit tammikuu 2019 tulee olemaan täynnä työtä! 6. OHJEITA PERSONEC LINKIN KÄYTTÄJILLE Tulorekisteriin siirtyminen tuo mukanaan monia muutoksia. Linkin osalta ilmoittamistapojen muutos tarkoittaa viranomaisraportoinnin siirtymistä uuteen Aditro VIRA -palveluun. 10

Personec Linkki tulee uudistumaan vuoden 2018 aikana. Uudistuksen myötä lanseeraamme Linkin seuraajaksi uuden Aditro VIRA -web-palvelun, joka tarjoaa turvallisen liittymän Kansalliseen tulorekisteriin sekä muihin viranomaistahoihin. Linkillä voidaan kuitenkin jatkaa vuoden 2018 ilmoituksien lähetystä normaalisti vielä vuoden 2019 alkupuolella. 6.1 Aikataulu kk/vvvv VIRA LINKKI 01/2018 Laki tulorekisteristä voimaan 05/2018 VIRA 1.0 Ay-jäsenmaksuselvitykset Vuosi-ilmoitukset esara Ilmoitusten lähetys Personec Linkillä jatkuu 09/2018 VIRA 1.1 Oma-aloitteisten verojen ilmoitukset Personec Linkistä voidaan siirtyä Aditro VIRA -palvelun käyttöön. 11/2018 VIRA 2.0 Raportointinäkymän parannukset Maksutiedostojen muodostus Valmius Kansalliseen tulorekisteriin Vuoden 2018 ilmoituksia voidaan lähettää ja verokorttien suorasiirrot tehdään Linkillä 01/2019 Palkkatietojen lähetykset tulorekisteriin Tulorekisterin lähetyksiä ei tueta Personec Linkillä. Vuoden 2018 takautuvia ilmoituksia (TyEl, TVR, vuosi-ilmoitukset) sekä oma-aloitteisten verojen ilmoituksia voi vielä lähettää alkuvuonna 2019. 11

6.2 Mikä on VIRA? Uusi Aditro VIRA on automatisoitu viranomaisraporttien välityspalvelu, joka kokoaa raportoinnin eri sidosryhmille yhdeksi helppokäyttöiseksi kokonaisuudeksi. VIRA korvaa Personec Linkin viranomaisraportoinnin välineenä ja se on asiantuntijan aikaa säästävä työkalu: VIRA mahdollistaa aineiston välityksen oikealle taholle ilman manuaalisia työvaiheita. Monet viranomaistahot ylläpitävät omia ilmoittamisen kanavia, mutta niiden käyttämiseen liittyy haasteita. Alla olevaan kuvaan on koostettu VIRA:n tuomia etuja. VIRA Automaattinen tiedonvälitys oikeille vastaanottajille VIRA Tiedostojen valvottu siirto ja poisto Helposti seurattava Tunnukset tallessa MUUT VAIHTOEHDOT Tulorekisterin rajapinta tai latauspalvelu??? Verohallinto - Ilmoitin tai muu Ammattiliitot A, B, C, D VERO AY KATRE Manuaalinen poisto ja lataus Tunnusten hallinta? 12

6.3 VIRAn uudet ominaisuudet Automatisoitu Yksinkertaisimmillaan aineisto siirtyy eteenpäin oikealle taholle ilman ylimääräisiä klikkauksia. Järjestelmäriippumaton VIRA on helposti yhdistettävissä eri lähtöjärjestelmiin. Turvallinen auktorisoitu välityskanava Varmistamme, että tieto välittyy tunnistetulta taholta oikealle vastaanottajalle. Hoida kaikki raportointi kerralla VIRA:n kautta saat lähetettyä ilmoitukset KATRE:en, Verohallintoon ja ammattiliitoille. Seuranta ja lokitiedot Kaikkien lähetysten seuranta ja tilatiedot saatavilla yhdestä paikasta. Käyttöliittymä saatavilla Aineistoja voi tarvittaessa tarkastella palvelussa 6.4 Ota VIRA käyttöön ajoissa Tarjoamme VIRA-palvelua Linkin seuraajaksi, jotta voimme jatkossakin taata asiakkaillemme turvallisen liittymän viranomaispalveluihin sekä tulevaan tulorekisteriin. Palvelu tukee asiantuntijan työn sujuvuutta ja säästää raportointiin kuluvaa aikaa VIRA hyödyttää asiantuntijatyötä jo ennen tulorekisterin voimaan astumista. Jotta palvelusta toiseen siirtyminen kävisi vaivattomammin, suosittelemme tutustumaan uuteen palveluumme jo ajoissa. 6.5 Lisätietoja Halutessasi voit lukea lisää VIRAsta täältä: Aditro Connect Linkki uudistuu Järjestämme syksyllä Linkin käyttäjille myös Webinaarin, jossa käymme läpi tulevia muutoksia ja mitä uudistukset tarkoittavat Personec Linkin asiakkaille. Tästä tiedotamme Linkin asiakkaita vielä syksymmällä. Mikäli haluat tutustua tarkemmin uuteen palveluun, voit varata ajan asiantuntijallemme ottamalla yhteyttä osoitteeseen connect@aditro.com. 13

7. TÄMÄN OPPAAN LAATIJOISTA Tämän oppaan on laatinut Aditro VIRA:n kehityksestä sekä Personec Linkin ylläpidosta vastaava tiimi. Aditrolla on vakaa pohja talous- ja palkkahallinnon osaajana ja luonnollisesti tähän kokonaisuuteen liittyy kiinteästi myös viranomaisraportointi. Voit lukea lisää Aditrosta täältä. 8. LUKUVINKKEJÄ Oppaan tietolähteenä on hyödynnetty pääasiallisesti Verohallinnon tulorekisteri-sivuston materiaaleja. Sivustolta löytyykin paljon hyödyllistä materiaalia joka soveltuu myös henkilöstön koulutukseen. Verohallinto tarjoaa paljon luettavaa tulorekisteriin liittyen, näihin materiaaleihin kannattaa tutustua. Työstimme myös lyhyen infograafin tulorekisteristä ja ratkaisustamme, käy vilkaisemassa! 14