1 Päivitetty ohje MYNÄMÄEN KUNTA Yhteistyötoimikunta 12.11.2015 Kh 7.12. 2015 POISSAOLOJEN ILMOITUSKÄYTÄNTÖ JA PALKATTOMIEN VIRKAVAPAUKSIEN / TYÖLOMIEN MYÖNTÄMISESSÄ NOUDATETTAVAT PERIAATTEET 1. YLEISTÄ Kaikista poissaoloista on tehtävä hakemus ja päätös WebTallennuksella palkanlaskentaan. Vastuullinen esimies on velvollinen huolehtimaan siitä, että kaikista keskeytyksistä toimitetaan päätös WebTallennuksella palkanlaskentaan. 2. LYHYET 1-3 PÄIVÄN SAIRAUSLOMAT 3. YLI 3 PÄIVÄN SAIRAUSLOMAT Normaaleista työaikaan liittyvistä työajantasauksista ei tehdä päätöstä WebTallennuksessa silloin, kun vapaa on vajaa työpäivä. Täysistä päivistä tehdään päätös WebTallennuksessa. Kaikissa tapauksissa vapaista sovitaan esimiehen kanssa ja tunnit vähennetään työajanseurannasta. Linkki WebTallennukseen ja ohjelman käyttöohjeet ovat Intrassa. WebTallennuksen käyttö on ehdottoman tärkeää, jotta tiedot menevät palkanlaskentaan. Lisäksi käyttö on tärkeää sen takia, että tiedot vuosittain tehtävään henkilöstötilinpäätökseen ja muihin raportteihin ja tilastoihin tulevat oikein. 1 3 päivän sairauslomissa virkavapautta/työlomaa varten ei tarvitse erikseen toimittaa terveydenhoitajan tai lääkärintodistusta. Oma ilmoitus riittää. Poissaolosta on aina ilmoitettava esimiehelle puhelimitse soittamalla, joka tekee asiasta päätöksen WebTallennuksella palkanlaskentaan. Esimiehellä on aina oikeus vaatia lääkärintodistuksen myös) 1 3 päivän sairauspoissaoloista. Lääkärin/terveydenhoitajan määräämää sairauslomaa ei voi jatkaa omalla ilmoituksella vaan ainoastaan uudella lääkärin/terveydenhoitajan todistuksella. 4-5 päivän sairauspoissaoloista tarvitaan vähintään terveydenhoitajan todistus. Esimiehellä on oikeus vaatia lääkärintodistus myös alle viiden ( 5 pv ) sairauspoissaoloista.
2 4. TILAPÄINEN HOITOVAPAA Esimies tekee asiasta päätöksen WebTallennuksella palkanlaskentaan. Yli 5 päivän sairauslomista on aina toimitettava lääkärintodistus esimiehelle, joka toimittaa sen palkanlaskentaan sekä tekee asiasta päätöksen WebTallennuksella. Esimies toimittaa lääkärintodistuksen suljetussa kirjekuoressa asianomaiselle palkkasihteerille. Palkkahallinnon ohjelmisto laskee automaattisesti sairasloman palkallisuuden/palkattomuuden. Viranhaltijalla/työntekijällä on oikeus saada hänen äkillisesti sairastuneen lapsensa tai muun hänen taloudessaan vakituisesti asuvan lapsen, joka ei ole täyttänyt 10 vuotta taikka vammaisen lapsensa hoidon järjestämiseksi tai tämän hoitamiseksi tilapäistä hoitovapaata saman sairauden perusteella enintään neljä työpäivää kerrallaan. Lapsen molemmat vanhemmat tai huoltajat eivät saa pitää tilapäistä hoitovapaata samanaikaisesti. Tilapäisen hoitovapaan ajalta maksetaan varsinainen palkka enintään kolmelta peräkkäiseltä kalenteripäivältä lapsen sairastumisesta lukien. Mikäli lapsi sairastuu kesken työvuoron, lasketaan se päivä työpäiväksi ja tilapäinen hoitovapaa alkaa vasta seuraavasta päivästä/työvuorosta. Tilapäinen hoitovapaa on tarkoitettu ensisijaisesti lapsen hoidon järjestämistä varten. Vasta silloin, kun tämä ei ole käytännössä mahdollista, viranhaltija / työntekijä voi itse jäädä hoitamaan lasta. Ensin on selvitettävä, voidaanko lapsi hoitaa tavanomaisessa hoitopaikassa tai voivatko muut samassa taloudessa asuvat hoitaa lasta. Ratkaisevaa ovat tosiasialliset hoitomahdollisuudet. Muistettava on myös, että tilapäinen hoitovapaa on tarkoitettu nimenomaan äkillisesti sairastuneen lapsen hoidon järjestämistä varten. Vasta silloin, kun tämä ei ole käytännössä mahdollista, viranhaltija/työntekijä voi itse jäädä hoitamaan lasta. Sairaalasta tilatut tutkimusajat ja toimenpideajat, jotka ovat etukäteen tiedossa, eivät kuulu tilapäisen hoitovapaan piiriin vaan ne on hoidettava aina omalla ajalla. Tilapäisessä hoitovapaassa (max. 3 pv) käytetään samaa menettelyä kuin oman sairasloman ilmoittamisessa ja päätös WebTallennuksella palkanlaskentaan. Terveydenhoitajan todistusta ei tarvitse näissä tapauksissa pyytää. Muistettava kuitenkin on, että työnantajalla on aina oikeus pyytää virallinen terveydenhoitajan tai lääkärintodistus myös lapsen sairaudesta. Mikäli tilapäinen hoitovapaa on 4 päivää, on yksi päivä palkaton. Palkaton päivä on huomioitava WebTallennuksella tehtävässä päätöksessä. Esimerkki: lapsi sairastuu perjantain vastaisena yönä ja viranhaltija/työntekijä jää perjantaiksi kotiin hoitamaan lasta. Lauantai
ja sunnuntai ovat hänen säännöllisiä vapaapäiviään, palkka maksetaan kolmelta peräkkäiseltä kalenteripäivältä eli perjantailta, lauantailta ja sunnuntailta. Lapsen hoidon järjestämiseksi käytettävissä tässä esimerkkitapauksessa on kuitenkin neljä perättäistä työpäivää eli perjantai, maanantai, tiistai ja keskiviikko, jolloin maanantai, tiistai ja keskiviikko ovat palkattomia työpäiviä. Säännökset tilapäisestä hoitovapaasta on KVTES:n V luvun 10 :ssä. 3 5. VUOSILOMAT 6. MUUT POISSAOLOT Esimiehet vahvistavat alaisensa henkilökunnan vuosilomat virka- ja työehtosopimusten mukaisesti. Vuosilomista tulee etukäteen sopia niin, että henkilöt, jotka sijaistavat toista henkilöä, eivät saa olla samanaikaisesti vuosilomalla sijaistettavan kanssa. Kuntalain (365/1995) 32b :n mukaan kunnan luottamushenkilöllä on oikeus saada vapaata työstään kunnan toimielimen kokoukseen osallistumista varten, jos vapaasta sovitaan työnantajan kanssa. Työnantaja ei voi ilman työhön liittyvää painavaa syytä kieltäytyä sopimasta työntekijän osallistumisesta kunnan toimielimen kokoukseen. Kunnan määräämän muun luottamustoimen hoitamista varten tarvittavasta vapaasta on sovittava työnantajan kanssa. Jos kunnan palveluksessa oleva työntekijä/viranhaltija osallistuu virka/työaikana luottamushenkilönä toimielimen kokouksiin, osallistumisesta ei tehdä anomusta tai päätöstä WebTallennuksessa. Vapaasta tulee kuitenkin sopia esimiehen ja asianomaisen henkilön kesken. Poissaolo on palkallinen, koska luottamushenkilöllä on oikeus saada ansionmenetyskorvaus. Tuntipalkkaisten työntekijöiden osalta lyhytaikaisista palkattomista/palkallisista muista poissaoloista tehdään päätös ainoastaan siinä tapauksessa, että asianomainen työntekijä sitä erikseen kirjallisesti anoo. Mikäli erillistä anomusta ei tehdä ja työloma on palkaton, riittää asian ilmoittaminen tuntilistojen yhteydessä, joissa joka tapauksessa on esimiehen allekirjoitus. 7. VIRKAVAPAUKSIEN/TYÖLOMIEN MYÖNTÄMISESSÄ NOUDATETTAVAT PERIAATTEET Virkavapauksien/työlomien myöntämisperusteista on annettu yleiset ohjeet virka- ja työehtosopimuksissa. Päätösvalta virkavapauksien/työlomien myöntämisessä on määritelty hallintosäännössä. Jos työnantajan harkinnasta riippuu, maksetaanko
4 viranhaltijalle/työntekijälle palkkaa virkavapauden/työloman ajalta, palkallisuudesta päättää kunnanhallitus. Harkinnanvaraisilla virkavapauksilla/työlomilla tarkoitetaan sellaisia virkavapauksia/työlomia, jotka myönnetään muiden kuin virka- ja työehtosopimuksissa mainittujen syiden vuoksi. Viranhaltijalla/työntekijällä ei ole ehdotonta oikeutta saada harkinnanvaraista virkavapautta/työlomaa. Harkinnanvaraista virkavapautta/työlomaa on aina haettava etukäteen ja siitä tehdään päätös WebTallennuksella. Virkavapauden/työloman myöntäminen ja virkavapausajan pituus on asianomaisen viranomaisen harkinnassa. Mikäli virkavapautta/työlomaa ei voida myöntää hakemuksen mukaisesti, se on hylättävä tai se voidaan viranhaltijan/työntekijän suostumuksella myöntää pyydettyä lyhyemmäksi ajaksi. Virkavapauden/työloman hylkäämisestä on aina tehtävä viranhaltijapäätös. Omaehtoinen virka-/työaikana oleva täydennyskoulutus myönnetään palkattomana. Työnantaja ei maksa kurssimaksuja tai muita koulutuksesta aiheutuvia kuluja. Vuosilomaa voidaan siirtää säästövapaaksi vain silloin, jos vuosilomaa ei pysty pitämään poikkeuksellisen suuren työmäärän tai poikkeuksellisen työtehtävän takia. Säästövapaata voi olla korkeintaan 30 päivää. Harkinnanvaraisen virkavapaan/työloman aikana pitämättä jäänyt ansaittu kesäloma (= lomakaudelle 2.5.-30.9. sijoittuva 20 päivää tai vähintään 65 % loman kokonaismäärästä) pidetään heti ko. vapaan jatkoksi. Erittäin painavista työtehtäviin liittyvistä syistä tästä pääsäännöstä voidaan poiketa. Palkattomia virkavapauksia/työlomia myönnettäessä noudatetaan seuraavia periaatteita: Virkavapaus/työloma 5 päivää Mikäli virkavapaus -/työlomajakso on 5 päivää, myönnetään virkavapaus/työloma koko viikoksi eli 7 päivää. Virkavapaus/työloma 4 päivää Mikäli virkavapaus -/työlomajakso on 4 päivää, mukaan otetaan joko lauantai tai sunnuntai, mikäli nämä ovat säännönmukaisesti henkilön vapaapäiviä eli vapaan pituus on 5 päivää. Tätä sääntöä noudatetaan myös niillä viikoilla, joihin sisältyy pitkäperjantai, toinen pääsiäispäivä tai juhannusaatto. Virkavapaus/työloma 1-3 päivää Virkavapaus -/työlomajakson ollessa 1 3 päivää myönnetään vapaa sen mukaisesti.
5 Tilanteessa, jossa palkatonta virkavapautta/työlomaa anotaan saman syyn vuoksi sekä perjantaiksi että maanantaiksi, myös lauantai ja sunnuntai otetaan huomioon virkavapautta/työlomaa myönnettäessä. Tämä ei koske opintovapaalain tarkoittamaa opintovapaata eikä ammatillisesta perusopetuksesta annetun lain tarkoittamaa oppisopimuskoulutusta eikä kuntoutusta. Mikäli palkatonta virkavapautta/työlomaa anotaan viikolle, johon sisältyy muuksi kuin lauantaiksi tai sunnuntaiksi sattuva uudenvuodenpäivä, loppiainen, helatorstai, vapunpäivä, itsenäisyyspäivä, jouluaatto, joulupäivä tai tapaninpäivä, nämä mainitut päivät ovat aina palkallisia. Esimerkki: jos uudenvuodenpäivä on tiistai, palkatonta anotaan ajalle 31.12. (ma) ja 2.1 (ke) - 4.1. (pe). Jos uudenvuodenpäivä on perjantai, palkatonta anotaan ajalle 27.12. (su) - 31.12. (to). Edellä mainitut esimerkit on otettu niistä henkilökuntaryhmistä, joilla lauantai ja sunnuntai ovat säännönmukaisia vapaapäiviä. Yllä mainituista periaatteista voidaan poiketa vain erittäin perustellusta syystä. Ulkopuolisen kuntoutuslaitoksen järjestämää kuntoutusta varten myönnetään aina palkatonta virkavapautta / työlomaa. Näissä tapauksissa palkaton loma anotaan ja myönnetään vain niiksi päiviksi, joina henkilö osallistuu kuntoutukseen. Sama sääntö koske myös isyysvapaata. Esimerkki: Henkilö on kuntoutuksessa / pitää isyyslomaa ti la, palkaton myönnetään tälle jaksolle. Perusteena ovat Kelan korvauspäivät. Mikäli kuntoutukseen ei saada Kelan korvausta (esim. Vuokatti), myönnetään palkaton loma 5 päivän mittaisena. Virkavapauksien hakeminen ja myöntäminen opetusalalla OVTES:n A osion V luvun 37 :n 2. momentin mukaan, jos opettaja on ollut palkattomalla virkavapaalla ennen koulun lyhytaikaista lomaa eikä ole hakenut vapaata koulun/oppilaitoksen loma-ajaksi (syys-, joulu-, urheilu- ja pääsiäisloma), hänellä ei ole oikeutta loma-ajan palkkaan. Opetusalalla noudatetaan seuraavia ohjeita: Syyslukukausi Mikäli anotaan harkinnanvaraista palkatonta virkavapautta koko syyslukukauden, se on anottava ajalle 1.8. - 31.12. Syysloma Mikäli virkavapaus alkaa 1.9. lukien tai aiemmin ja kestää syyslomaan saakka, on myös syysloma kokonaan palkaton. Virkavapaa on haettava ja myönnettävä niin, että loma sisältyy palkattomaan vapaaseen. Joululoma Mikäli virkavapaus alkaa 1.11. lukien tai aiemmin ja kestää joululomaan saakka, on myös joululoma kokonaan palkaton.
6 Virkavapaa on haettava ja myönnettävä niin, että loma sisältyy palkattomaan vapaaseen. Kevätlukukausi Mikäli harkinnanvaraista palkatonta virkavapautta anotaan koko kevätlukukaudeksi, se on anottava ajalle 1.1. - 30.6. Talviloma Mikäli virkavapaus alkaa kevätlukukauden alusta lukien tai aiemmin ja kestää talvilomaan saakka, on myös talviloma palkaton. Virkavapaa on haettava ja myönnettävä niin, että loma sisältyy palkattomaan vapaaseen. Pääsiäisloma Ei vaikutusta. Koko koulun työkausi Virkavapaus anotaan ja myönnetään ajalle 1.8.-31.7. Tarkoituksenmukaista on, että sijainen saa palkan koko vakinaisen viranhaltijan virkavapauden ajalta. Vuorotteluvapaa tulee ajoittaa lukuvuoden työaikaan, koska sijaiseksi palkattavalle opettajalle ei ole osoitettavissa vastaavia työtehtäviä koulutyön ollessa keskeytyneenä kesäaikana. Palkattomia virkavapauksia/työlomia myönnettäessä muistettava: Palkattomia virkavapauksia/työlomia ei tule myöntää loman pitämistä varten silloin, kun asianomaisella henkilöllä on vuosilomaoikeutta käyttämättä. Sijaisten palkkaamiseen pitää pyytää kunnanhallituksen lupa ennen sijaisuuden alkamista. Täyttölupamenettelystä on tarkemmat ohjeet vuosittain annettavissa talousarvion täytäntöönpano-ohjeissa. Harkinnanvaraisia virkavapauksia/työlomia myönnettäessä tulisi tarkoin harkita niitä perusteita, joilla palkattomia lomia myönnetään. Näitä seikkoja pohdittaessa tulee harkita työyhteisön toimivuus virkavapauden/työloman aikana. Myös työyhteisön ihmissuhteet ja mahdollisuuksien mukaan anojan henkilökohtainen elämäntilanne tulee ottaa huomioon virkavapautta/työlomaa myönnettäessä. Virkavapauksia/työlomia myönnettäessä tulee noudattaa tasapuolisuuden periaatetta sekä vapaalle jäävän että töihin jäävien osalta. Toisen vakinaisen tehtävän hoitamista varten virkavapautta/työlomaa myönnetään korkeintaan koeajaksi. Toisen määräaikaisen tehtävän hoitamista varten myönnetään virkavapautta/työlomaa yhteensä enintään yhden vuoden ajaksi.
Säännös työsopimussuhteisen poissaolosta perheenjäsenen tai muun läheisen hoitamiseksi on työsopimuslain 4 luvun 7a :ssä. Kunnallisen viranhaltijalain 6 luvun 29 :n mukaan viranhaltijaan noudatetaan em. työsopimuslain säännöstä. Em. vapaat ovat palkattomia. 7