1 Kv 3.3.2008 Sääntö tulee voimaan heti Kumottu 20.12.2000 hyväksymä konserniohje HYVINKÄÄN KAUPUNGIN KONSERNIOHJE Tarkoitus ja tavoite Soveltamisala Sitovuus Hyvinkään kaupungin konserniohjeella tuetaan kaupungin omistajaohjausta yhtenäistämällä kaupunkikonserniin kuuluvien yhtiöiden, yhtymien ja yhteisöjen ohjausta lisätään tytäryhteisöjen toiminnan läpinäkyvyyttä parannetaan emoyhteisön tiedon saantia tytäryhteisöjen toiminnasta. Hyvinkään kaupunkikonsernin määrittelyssä noudatetaan kuntalain 16 a :ää. Hyvinkään kaupunki on konsernin emoyhteisö ja sen tytäryhteisöjä ovat yhteisöt, joissa Hyvinkään kaupungilla on yksin tai yhdessä muiden kaupunkikonserniin kuuluvien yhteisöjen kanssa määräysvalta. Määräysvalta tarkoittaa emoyhteisön oikeutta käyttää yli puolta kaikkien osakkeiden tai osuuksien tuottamasta äänimäärästä tai nimittää tai erottaa enemmistö ko. yrityksen tai yhteisön hallituksessa tai siihen verrattavassa toimielimessä tai toimielimessä, jolla on tämä sama nimitys/ erottamisoikeus Emoyhteisön määräysvalta voi perustua myös sopimukseen. Hyvinkään kaupunkikonserniin kuuluvat yhteisöt toiminta-ajatuksineen luetellaan konserniohjeen liitteessä, jonka hyväksyy kaupunginhallitus. Konserniohjeen liitteessä luetellaan myös muut konsernitaseeseen otettavat yhteisöt. Hyvinkään kaupungin määräysvallassa olevien tytäryhtiöiden yhtiökokoukset sekä muiden tytäryhteisöjen vastaavat toimielimet hyväksyvät konserniohjeen. Konserniohjetta noudatetaan konserniin kuuluvissa tytäryhteisöissä, jollei niitä koskevasta lainsäädännöstä, yhtiöjärjestyksestä tai säännöistä muuta johdu. Mikäli ko. tytäryhteisön yhtiöjärjestys tai säännöt ovat ristiriidassa konserniohjeen kanssa, yhtiöjärjestys ja säännöt muutetaan mahdollisuuksien mukaan yhteensopiviksi konserniohjeen kanssa. Konserniohje ei muuta tytäryhteisöjen, osakkuusyhteisöjen tai kuntayhtymän johdon oikeudellista asemaa tai vastuuta.
2 Toimivallanjako Hyvinkään kaupunkikonsernissa noudatetaan kuntalain 25 a :n mukaista määritelmää konsernijohdosta ja sen tehtävistä. Hyvinkään kaupungin konsernijohto muodostuu seuraavasti: kaupunginhallitus kaupunginjohtaja liiketoimintajohtaja Konsernijohto vastaa kaupunkikonsernin ohjauksesta ja konsernivalvonnan järjestämisestä. Toimivalta jakautuu kaupunkikonsernissa edellä oleva huomioon ottaen seuraavasti: Kaupunginvaltuusto päättää kaupungin tavoitteet ja sen mukaiset omistajapolitiikan linjaukset hyväksyy konserniohjeen päättää kaupunkikonserniin kuuluvien yhteisöjen keskeisistä toiminnallisista ja taloudellisista tavoitteista voi asettaa konsernijohdolle tavoitteita Kaupunginhallitus nimeää edustajat tytär ja osakkuusyhteisöjen yhtiökokouksiin ja vastaaviin kokouksiin antaa ohjeet yhtiökokouksissa tai vastaavissa elimissä kaupunkia edustaville henkilöille seuraa kaupunkikonserniin kuuluvien yhteisöjen toimintaa ja tekee tarvittaessa toimenpide-esityksiä tytäryhteisöille vastaa tytäryhteisöjen valvonnan järjestämisestä vastaa kuntalain 68 a :n tarkoittamasta konsernitilinpäätöksen laatimisesta vastaa kuntalain 69 :n tarkoittamasta kaupunkikonsernin ja konsernijohdon tavoitteiden toteutumisesta annettavasta selvityksestä Lautakunta valvoo kaupungin etua omaan toimialaansa liittyvien yhteisöjen toiminnassa. Havaituista epäkohdista raportoidaan liiketoimintajohtajalle. Kaupunginjohtaja käyttää tarvittaessa kaupunginhallituksen puhevaltaa seuraa kokonaisvaltaisesti kaupungin omistajapolitiikan ja strategian toteutumista sekä määräysvallassa olevien että osaomistettujen yhtiöiden ja yhteisöjen osalta ja raportoi tarvittaessa kaupunginhallitukselle esittelee hallinto- ja toimintasäännössä määritellyt asiat kaupunginhallitukselle
3 Konserniraportointi Liiketoimintajohtaja vastaa kaupungin määräysvallassa olevien tytäryhteisöjen asioiden valmistelusta kaupunginhallitukselle hallinto- ja toimintasäännön mukaisesti seuraa kaupungin määräysvallassa olevien tytäryhteisöjen osalta omistajapolitiikan toteutumista ja raportoi tarvittaessa kaupunginhallitukselle seuraa konserniohjeen toimivuutta Hyvinkään kaupunkikonsernissa noudatetaan kuntalain 70 :n tarkoittamaa tytäryhteisön tiedonantovelvoitetta. Kaupunginhallituksella on oikeus saada tytäryhteisöltä tarpeelliset tiedot kaupunkikonsernin taloudellisen aseman arvioimiseen ja toiminnan tuloksen laskemiseen. Tytäryhtiöistä Hyvinkään Lämpövoima Oy, Hyvinkään Vuokra-asunnot Oy, Kiinteistö Oy Hyvinkään Wanha Villatehdas sekä Teknologiakeskus Techvilla Oy raportoivat kaupunginhallitukselle vähintään neljä kertaa vuodessa toiminnastaan ja taloudestaan. Raportointi tapahtuu kaupungin osavuosikatsausten mukaisessa rytmissä ja yhtiöt ovat velvollisia antamaan kaupungin edellyttämät tiedot ja selvitykset. Muut kaupunkikonserniin kuuluvat yhteisöt raportoivat kerran vuodessa tilinpäätöksen yhteydessä. Kaikki tytäryhteisöt toimittavat hallintoelimiensä esityslistat ja pöytäkirjat kaupunginjohtajalle ja liiketoimintajohtajalle. Kyseiset esityslistat on lähetettävä kaupunginjohtajalle ja liiketoimintajohtajalle samanaikaisesti kuin ne lähetetään ko. yhteisön päätöksentekoelimiin kuuluville. Tytäryhtiöiden hallitusten kokouksissa on kaupunginjohtajalla, liiketoimintajohtajalla tai kaupunginhallituksen puheenjohtajalla tai näiden määräämällä aina läsnäolo- ja puheoikeus. Tytäryhteisöjen neuvotteluvelvoitteet sekä toiminnan ja talouden suunnittelu Konserniyhteisöt laativat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaan toimintaja taloussuunnitelman, joka saatetaan osana kaupungin toiminta- ja taloussuunnitelmaa kaupunginvaltuuston käsiteltäväksi. Konserniin kuuluvat yhteisöt toimivat osaltaan valtuuston asettamien tavoitteiden toteuttajina. Konsernijohdon edustaja käy vuosittain tavoite- ja toteutumiskeskustelut Hyvinkään Lämpövoima Oy:n, Hyvinkään Vuokra-asunnot Oy:n, Kiinteistö Oy Hyvinkään Wanhan Villatehtaan sekä Teknologiakeskus Techvilla Oy:n johdon kanssa. Edellä mainittujen neljän tytäryhteisön tulee toimittaa emoyhteisön ilmoittamassa aikataulussa seuraavan tilikauden tavoitteet ja niiden mittarit kaupunginhallituksen ja kaupunginvaltuuston talousarviokäsittelyä varten. Tavoitteet tulee laatia siten, että ne ovat selkeästi mitattavissa ja arvioitavissa. Kaikkien tytäryhteisöjen tulee riittävän varhaisessa vaiheessa neuvotella konsernijohdon tai sen edustajan kanssa sellaiseen toimintaan ryhtymisestä, joka olennaisesti vaikuttaa tytäryhteisön toimintaedellytyksiin sekä tämän lisäksi ainakin toimialan muutoksista yhtiöjärjestysmuutoksista tytäryhteisön toimintaan nähden merkittävistä taloudellisista investoinneista
4 kiinteän omaisuuden sekä merkittävien osakkeiden ja osuuksien hankinnasta ja luovutuksista lainan tarpeesta ja antamisesta sekä merkittävien vakuuksien ja takauksien antamisesta taloudellisesti merkittävistä sopimuksista tytäryhteisön toimivan johdon merkittävistä vapaaehtoisista eläke- etuuksista ja palkitsemisjärjestelmistä Konsernitilinpäätöksen laadintaan liittyvä ohjeistus Konserniin kuuluvien yhteisöjen tilikausi on kalenterivuosi. Konsernitilinpäätös laaditaan Hyvinkään kaupungin kirjanpito ja maksuliikenne yksikön vuosittain antaman tilinpäätösohjeistuksen mukaisesti. Kaupungin kirjanpidon tilipuitteet ja kirjausohjeet ovat käytössä koko konsernissa soveltuvin osin. Konsernitilinpäätöksen tarpeet on otettava huomioon kirjanpidon järjestämisessä ja hoitamisessa. Keskitetyt konsernitoiminnot 1. Rahoitus Konsernin taloudellista kokonaisetua valvoo kaupungin johdon laskentayksikkö. Vastuu kunkin konserniyhteisön talousasiain hoidosta on kullakin yhteisöllä itsellään. Tytäryhteisöjen tulee toimia yhteistyössä keskushallinnon johdon laskentayksikön kanssa sijoittaessaan kassavarojaan. Kaupunginhallituksen ohjeet kaupungin kassavarojen tilapäisestä sijoittamisesta pankkilaitoksiin ja sijoitusrahastoihin koskevat koko konsernia. Konsernin rahoitustoiminta tapahtuu yhteistyössä johdon laskentayksikön kanssa siten, että päästään kaikkien yhteisöjen osalta parhaimpiin mahdollisiin lainaehtoihin. Tämä toteutuu vuosittain järjestettävän konsernitasoisen lainarahoituksen kilpailutuksen kautta. 2. Riskienhallinta Koko kaupunkikonsernissa noudatetaan yhtenäistä riskienhallintapolitiikkaa. Kaupungin riskienhallintatyöryhmä koordinoi koko kaupunkikonsernin riskienhallintaa. Tytäryhteisöt luovuttavat työryhmän käyttöön riskienhallinnan kannalta tarpeelliset tiedot. Tarvittavat vakuutukset otetaan konsernin johdon määräämästä vakuutusyhtiöstä silloin, kun se on konserniedun mukaista. 3. Henkilöstöpolitiikka Tytäryhteisöissä noudatetaan soveltuvin osin kaupungin henkilöstöpolitiikkaa. Yhteyshenkilönä toimii kaupungin henkilöstöjohtaja. Henkilöstöä hankkiessaan tytäryhteisön on otettava huomioon konsernin sisäiset henkilöstön siirtotarpeet.
5 Palkkauksessa ja muissa sopimuksenvaraisissa etuuksissa noudatetaan tytäryhteisön toimialan sopimusten mukaisia periaatteita. Vastaavasti eläke-edut määräytyvät kullakin toimialalla yleisesti sovellettavan eläkejärjestelmän mukaisesti. Palkkauksen, palkitsemisten ja henkilökohtaisten etuuksien osalta pyritään noudattamaan mahdollisimman suurta tasapuolisuutta koko kaupunkikonsernissa. 4. Hankinnat Tarkastus ja valvonta Kaupungin toimialojen ja konserniin kuuluvien tytäryhteisöjen tulee selvittää hankintayhteistyön edellytykset ennen hankintojen toteuttamista. Palveluja tuotettaessa on vältettävä päällekkäistä toimintaa. Yhteisöjen tulee ulkopuolisia palveluja tarvitessaan ja hankintoja tehdessään pyytää tarjoukset myös emoyhteisöön kuuluvilta laitoksilta ja muilta konserniyhteisöiltä, mikäli niiltä on ko. palvelu tai tuote saatavissa. Tältä osin otetaan huomioon hankintalainsäädännön määräykset sidosyksikköhankinnoista. Tytäryhteisöjen on hankintoja tehdessään otettava huomioon hankintalain 2 luvun 6 1 momentti, jonka mukaan hankintalainsäädännön tarkoittamia hankintayksiköitä ovat myös ns. julkiset yritykset eli yksiköt, joihin viranomaiset voivat suoraan tai välillisesti käyttää määräysvaltaa omistuksen, rahoitusosuuden tai yritystä koskevien sääntöjen johdosta. Tytäryhteisöjen tulee soveltuvin osin noudattaa kaupunginhallituksen vahvistamia hankintaohjeita. Kaikkien tytäryhteisöjen tilintarkastajaksi valitaan emoyhteisön eli Hyvinkään kaupungin tilintarkastaja, ottaen kuitenkin huomioon tilintarkastuslain 7 :n määräykset. Kaupungin sisäisen tarkastuksen yksiköllä on oikeus tarkastaa yhteisöjen toimintaa haluamassaan laajuudessa. Yhteisöt antavat tarpeelliset tiedot ja avustavat niiden saamisessa. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet paitsi kaupungissa, niin myös kaupunkikonsernissa. Tämän vuoksi tarkastuslautakunnalla on oikeus saada tarvitsemiaan selvityksiä tytäryhteisöjen toiminnasta ja tilinpäätöksistä. Tarkastuslautakunnan tulee lisäksi arvioida konsernijohdon ja muiden tytäryhteisöjen valvontaan nimettyjen viranomaisten toiminnan tuloksellisuutta. Tätä tarkastustehtävää varten tarkastuslautakunnalla on oikeus saada selvityksiä konserni ja omistajaohjauksen toimivuudesta. Emoyhteisön nimeämät edustajat tytäryhteisöissä Kaupungin edustajien tulee pyrkiä toimimaan tytäryhteisöjen hallintoelimissä siten, että valtuuston asettamat tavoitteet saavutetaan. Hyvinkään kaupungin edustajia hallintoelimiin valittaessa pyritään siihen, että edustajilla on liiketaloudellista ja/tai tytäryhteisön toimialan asiantuntemusta. Kaupungin edustajan tulee toimia tytäryhteisössä kaupungin ja kaupunkikonsernin kokonaisedun mukaisesti. Jos kaupungin edustajana tytäryhteisön hallintoon valittu henkilö on tilanteessa, jossa hän joutuisi toimimaan kaupungin edun vastaisesti, tulee hänen pyytää konsernijohdolta selkeät toimintaohjeet.
6 Tiedottaminen Myös Hyvinkään kaupungin vähemmistöosuuksin omistamien yritysten ja yhteisöjen hallituksissa tai muissa toimielimissä toimivien Hyvinkään kaupungin nimeämien edustajien tulee pyrkiä toimimaan niin, että konserniohjeen periaatteita voidaan soveltuvin osin noudattaa. Mikäli konsernijohto katsoo tarpeelliseksi tiedottaa tytäryhteisön toiminnasta, tytäryhteisön on annettava tiedotusta varten kaupungin viestintäyksikölle sen tarvitsemat tiedot. Koko konserniyhteisöä koskevasta tiedotuksesta vastaa konsernijohto Hyvinkään kaupungin viestintästrategian mukaisesti. Tytäryhteisön omasta tiedottamisesta vastaa yhteisön puolesta hallitus ja toimitusjohtaja. Tytäryhteisön oman tiedottamisen on tuettava emoyhteisön asettamia tavoitteita ja toimintapolitiikkaa. Kaupunginvaltuusto hyväksynyt 3.3.2008 Sääntö tulee voimaan heti Kaupunginvaltuusto kumonnut 20.12.2000 hyväksymän konserniohjeen