IMATRAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 11/2015 1 (16) A S I A L U E T T E L O: 197. Kokouksen avaus 198. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 199. Pöytäkirjan tarkastajien valinta 200. Ääntenlaskijoiden valinta 201. Työjärjestyksen hyväksyminen 202. Talousjohtajan johtosääntö 203. Irtisanoutuminen: talousjohtaja Sirpa Paakki 204. Talousjohtajan viran haettavaksi julistaminen 205. Hallintosihteerin tehtävää koskeva palkantarkastus Ei julkinen. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24 206. Tehtäväjärjestelyt 207. Ilmoitustilatarjoukset vuodelle 2016 208. Valtion rahoituksesta jaettavan rakennusavustuksen hakeminen 209. Raha- ja arvopapereiden tarkastajien tarkastuskertomus 210. OP-Private sopimuksen uudistaminen 211. Kirkkoherranviraston käteiskassa 212. Verotulokertymät 1.1. 30.11.2015 213. Kolehtisuunnitelma 1.1.2016 29.5.2016 214. Kirkkoherran päätösluettelo 215. Talousjohtajan päätösluettelo 216. Saapuneet kirjeet ja asiakirjat 217. Muut esille tulevat asiat 218. Seuraava kokous 219. Valitusosoitus ja kokouksen päättäminen
IMATRAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 11/2015 2 (16) KIRKKONEUVOSTON KOKOUS Aika keskiviikkona klo 17.00 18.15 Paikka seurakuntakeskuksen kokoussali, Tainionkoskentie 80 Läsnä Marttinen Arto kirkkoherra, puheenjohtaja Teräslahti Liisa varapuheenjohtaja Hirvonen Esa jäsen Koistinen Sirpa jäsen Kärkäs Pekka jäsen Mylläri Allan jäsen Rahkonen Tuula jäsen Tiihonen Marko jäsen Vepsä Kari jäsen Pohjola Ritva Minna Koistisen varajäsen Tikka Arto Hannu Sopasen varajäsen Muut osallistujat Paakki Sirpa talousjohtaja, pöytäkirjanpitäjä Poissa: Syy: Koistinen Minna jäsen matka Sopanen Hannu jäsen sairaus Ollonen Ilkka kirkkovaltuuston pj. työeste Mynttinen Rauni kirkkovaltuuston varapj. muu meno 197 Kokouksen avaus Kirkkoherra Arto Marttinen avasi kokouksen pitämällä alkuhartauden, virsi 576: 1,2,5.
IMATRAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 11/2015 3 (16) 198 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Esityslista on postitettu keskiviikkona 9.12.2016. Kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on paikalla (KL 9: 2 ). Todetaan kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja jäsenten lukumäärään nähden päätösvaltaiseksi. Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi, läsnä 11/11. 199 Pöytäkirjan tarkastajien valinta n ohjesäännön 9 2 momentin mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan Esa Hirvonen ja Sirpa Koistinen. Pöytäkirja tarkastetaan torstaina 17.12.2015 klo 12.00. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Esa Hirvonen ja Sirpa Koistinen. 200 Ääntenlaskijoiden valinta Pöytäkirjan tarkastajat valitaan ääntenlaskijoiksi.
IMATRAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 11/2015 4 (16) 201 Työjärjestyksen hyväksyminen Työjärjestys hyväksytään esityslistan mukaisena. Työjärjestystä muutettiin siten, että esittelijä vetää pois pykälän 208 Diakoniatyön taloudellisen avustamisen periaatteet. Pykälän 208 kohdalla käsitellään Valtion rahoituksesta jaettavan rakennusavustuksen hakeminen Muilta osin työjärjestys hyväksytään esityslistan mukaisena. 202 Talousjohtajan johtosääntö Valmistelija: talousjohtaja Sirpa Paakki Esittelijä: kirkkoherra Arto Marttinen p. 040 522 0741 Talousjohtajan voimassaoleva johtosääntö on vuodelta 2010. Tämän jälkeen on tapahtunut organisaatiouudistus, kirkkoneuvoston ohjesääntöä on muutettu ja myös muita tehtäväjärjestelyjä on toteutettu. Nykyinen talousjohtaja on siirtymässä eläkkeelle syksyllä 2016 ja ennen talousjohtajan viran haettavaksi julistamista on syytä saattaa talousjohtajan johtosääntö ajan tasalle. Oheisena liitteenä on nyt voimassaoleva talousjohtajan johtosääntö sekä ehdotus uudeksi johtosäännöksi. päättää hyväksyä oheisena liitteenä olevan talousjohtajan johtosäännön, joka tulee voimaan 1.1.2016. 203 Irtisanoutuminen: talousjohtaja Sirpa Paakki Valmistelija ja esittelijä: kirkkoherra Arto Marttinen p. 040 522 0741 Talousjohtaja Sirpa Paakki anoo kirjallisesti eroa talousjohtajan virasta eläkkeelle siirtymisen vuoksi 1.10.2016 lukien. Talousjohtaja Sirpa Paakki poistuu kokouksesta asian käsittelyn ajaksi (HallL 28 1 mom.). Pöytäkirjanpitäjänä toimii puheenjohtaja.
IMATRAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 11/2015 5 (16) päättää myöntää eron talousjohtaja Sirpa Paakille 1.10.2016 lukien. 204 Talousjohtajan viran haettavaksi julistaminen Valmistelija: talousjohtaja Sirpa Paakki Esittelijä: kirkkoherra Arto Marttinen p. 040 522 0741 Imatran seurakunnassa on kirkkovaltuuston perustama talousjohtajan päätoiminen virka. Talousjohtaja on johtavassa asemassa oleva viranhaltija. Kelpoisuusehtona virkaan on soveltuva ylempi korkeakoulututkinto, kokemusta hallinnon vaativista tehtävistä sekä taloudellisten asioiden hyvää tuntemusta sekä hyviä johtamis-, esimies- ja yhteistyötaitoja. Viranhaltijan tulee olla evankelisluterilaisen kirkon jäsen. Ennen viran täyttämistä vakinaisesti on virka julistettava haettavaksi. Esityslistan liitteenä on luonnos viranhakuilmoituksesta. päättää julistaa Imatran seurakunnan talousjohtajan viran haettavaksi siten, että hakuaika päättyy 29.2.2016. Ilmoitus julkaistaan Kotimaa-lehdessä sekä kirkon ja työvoimahallinnon internet-sivuilla. nimeää hakijoita haastattelemaan työryhmän, johon kuuluvat kolme luottamushenkilöjäsentä sekä kirkkoherra Arto Marttinen, pääkirjanpitäjä Sari Villanen ja hallintosihteeri Sirpa Kauppinen. Haastattelutyöryhmään valittiin luottamushenkilöjäseniksi Ilkka Ollonen, Liisa Teräslahti, Rauni Mynttinen sekä viranhaltijoiksi kirkkoherra Arto Marttinen, pääkirjanpitäjä Sari Villanen ja hallintosihteeri Sirpa Kauppinen.
IMATRAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 11/2015 6 (16) 205 Hallintosihteerin tehtävää koskeva palkantarkastus Ei julkinen. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24 Valmistelija ja esittelijä: palkka-asiamies Sirpa Paakki p. 040 505 7460
IMATRAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 11/2015 7 (16) 206 Tehtäväjärjestelyt Valmistelijat: kirkkoherra Arto Marttinen ja talousjohtaja Sirpa Paakki Esittelijä: talousjohtaja Sirpa Paakki p. 040 505 7460 Seurakuntamme siirtyy Kirkon Palvelukeskuksen asiakkaaksi 1.1.2016 alkaen. Siirtymiseen on valmistauduttu suunnittelemalla mm. tehtäväprosesseja ja tehtäväjärjestelyjä. Tavoitteena on mahdollisimman sujuva ja oikein organisoitu tehtäväjako sekä vastuut. Hautaamiseen ja haudanhoitoon liittyvät laskutukset on hoidettu vuosien ajan kirkkoherranviraston henkilöstön toimesta ja kirkkoherran alaisuudessa. Hautatoimen, hautainhoitorahaston ja myyntireskontran hoitaminen kuuluu talousjohtajan vastuualueelle ja asiantuntemukseen. Laskutuksen ja sen oikeellisuuden varmistamiseksi sekä tehtävämäärän tasaamiseksi toimistosihteeri Tea Ainoa siirretään suostumuksellaan taloustoimiston viranhaltijaksi ja hänen esimiehekseen tulee näin ollen talousjohtaja. Tea Ainoa on antanut suostumuksensa tähän siirtoon. Siirrosta ei aiheudu viranhaltijalle muutoksia etuuksissa. Palkkakustannusten jaossa kirkkoherranviraston ja kirkonkirjojen pidon kustannuksista yhteensä 20 % siirtyy taloustoimiston kustannuksiksi, muu kustannusjako säilyy ennallaan. päättää hyväksyä toimistosihteeri Tea Ainoan siirron kirkkoherranvirastosta taloustoimistoon.
IMATRAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 11/2015 8 (16) 207 Ilmoitustilatarjoukset vuodelle 2016 ---- 18.11.2015 187: Valmistelija: tiedottaja Seija Huipero Esittelijä: kirkkoherra Arto Marttinen p. 040 522 0741 Imatran seurakunnan kirkolliset ilmoitukset sekä muut seurakunnan ilmoitukset on julkaistu aikaisempina vuosina Uutisvuoksessa. Työmuodot ovat ilmoittaneet seurakunnallisia ilmoituksia pääosin Uutisvuoksessa, joitakin myös Imatralaisessa. Vuodelle 2016 ilmoitustilatarjoukset pyydettiin Uutisvuoksesta ja Imatralaisesta. Uusien tarjousten pyytämiseen päädyttiin Uutisvuoksessa tapahtuvien muutosten vuoksi. Vuonna 2016 Uutisvuoksen ilmaisjakelunumerot jaetaan torstaisin ja sunnuntaisin. Imatralainen jaetaan keskiviikkoisin iltajakeluna sekä sunnuntaisin. Uutisvuoksen jakelupäivän siirtyessä torstaille ei kirkollisten ilmoitusten osalta ole mainittavaa eroa ilmoitetaanko ne keskiviikkona Imatralaisessa vai torstaina Uutisvuoksessa. Imatralainen jaetaan keskiviikkoiltaisin klo 21.00 mennessä, Uutisvuoksi torstaiaamuisin, joten lehtien lukuaika on lähes identtinen.. : hyväksyy seurakunnan kirkollisten ilmoitusten ilmoituslehdeksi Imatralaisen 1.1.2016 lukien. Kirkolliset ilmoitukset julkaistaan keskiviikkoisin jaettavassa ilmaisjakelulehdessä. Työmuodot voivat määrärahojensa puitteissa julkaista muita seurakunnan ns. kehysilmoituksia ensisijaisesti Imatralaisessa edullisuutensa vuoksi. Keskustelun jälkeen esittelijänä toimiva kirkkoherra muutti ehdotustaan siten, että kirkolliset ilmoitukset julkaistaan Uutisvuoksessa, jonka kirkkoneuvosto hyväksyi yksimielisesti. Perusteluina kirkkoneuvosto totesi, että seurakuntalaiset ovat tottuneet lukemaan kirkolliset ilmoitukset Uutisvuoksi lehdestä. Lehden jakelu on kattava ja täten seurakuntalaiset tavoitetaan hyvin. Muut ilmoitukset julkaistaan tapauskohtaisesti Imatralaisessa tai Uutisvuoksessa.
IMATRAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 11/2015 9 (16) 208 Valtion rahoituksesta jaettavan rakennusavustuksen hakeminen Valmistelija: kiinteistöpäällikkö Jari Nousiainen Esittelijä: talousjohtaja Sirpa Paakki p. 040 505 7460 Kirkollisten rakennusten ja muiden seurakunnan toimitilojen rakennusavustusten jakoperusteet muuttuvat vuoden 2016 alusta. Muutos johtuu ensisijaisesti rahoitustavan muutoksesta. Seurakuntien saama osuus yhteisöveron tuotosta muuttuu vuoden 2016 alusta valtion korvaukseksi. Rakennusavustukset jakautuvat kahteen ryhmään: valtion rahoituksesta jaettava avustus ja kirkon keskusrahaston tuki. Evankelis-luterilaiselle kirkolle maksetaan korvausta vuoden 2016 alusta yhteiskunnallisten tehtävien hoitamisesta, joita ovat hautaustoimi, väestökirjanpito sekä kulttuurihistoriallisesti arvokkaiden rakennusten ylläpitoon liittyviä laissa säädettyjä tehtäviä. Kulttuurihistoriallisesti arvokkailla rakennuksilla tarkoitetaan lailla suojeltuja rakennuksia. Valtion rahoitus koskee kirkkolain tai maankäyttö- ja rakennuslain perusteella suojeltuja kirkollisia rakennuksia kokonaisuudessaan (KL 14 luku 2 ). Rakennusten eri osia ei erikseen rajata suojeluun kuuluviksi tai kuulumattomiksi. Avustusta voidaan myöntää suojellun kirkollisen rakennuksen korjaukseen, muutokseen ja konservointiin, näiden vaatimiin selvityksiin, suunnitteluun ja valvontaan sekä kirkkopihan, hautausmaan ja sankarihautausmaan käytävien, aitojen ja porttien korjaus-, muutos ja konservointitöihin. Kirkollinen arvoesineistö, esimerkiksi kirkkotaide ja kirkkosalin sisustus, kuuluu myös tämän avustuksen piiriin. Kaikki seurakunnat, joilla on hallussaan suojeltuja kirkollisia rakennuksia, voivat hakea valtion rahoituksesta jaettavaa avustusta. Rakennusten korjaaminen ja muuttaminen sekä hankintalain noudattaminen edellyttävät, että seurakunnassa on riittävä asiantuntemus hankkeen toteuttamiseksi. Avustushakemukseen on liitettävä tarpeelliset asiantuntijan laatimat selvitykset ja suunnitelmat. Avustushakemuksen käsittelee kirkkoneuvosto. Hakemukset lähetetään kirkkohallitukselle osoitettuna kerran vuodessa vuoden loppuun mennessä.
IMATRAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 11/2015 10 (16) Kolmen Ristin kirkko on suojeltu kirkollinen rakennus. Kirkon korjauksen suunnittelu on aloitettu vuonna 2012. Kirkkorakennuksessa on osin ikääntymisestä johtuvia vaurioita kuin myös aikaisempien kunnostustöiden aikana syntyneitä korjaustarpeita. Suunnitteluun on valittu joukko maamme parhaita 1900-luvun puolivälin rakennuskannan restaurointeihin erikoistuneita suunnittelijoita, minkä lisäksi kaikki toimenpiteet perustuvat paikalla suoritettaviin koekorjauksiin ja perusteelliseen tarvehankintaan. Suunnittelun ja selvitysten edetessä on suunnitteluun osallistuneet niin Museovirasto kuin myös Alvar Aalto-säätiö. Varsinaisiin korjaustöihin ei ole päästy rahoituksen puuttumisen johdosta. Hankkeen osaprojekteihin on haettu avustusta EUvaroista vuonna 2014 ja Getty-säätiöltä vuonna 2015, molemmat tuloksetta. Seurakunta on käyttänyt varojaan vuosina 2012 2015 yhteensä noin 425.000 korjaustöiden suunnitteluun, koekorjauksiin ja kiireellisesti suoritettaviin korjaustöihin. Esityslistan liitteenä on Arkkitehdit Mustonen Oy:n laatima selostus Kolmen Ristin kirkon suunnitelmista ja kunnostustöistä vuodesta 2012 alkaen. päättää hakea Kirkkohallitukselta valtion rahoituksesta jaettavaa avustusta yhteensä 2,1 miljoonaa euroa Kolmen Ristin kirkon ja pappilan restaurointi- ja korjaustöihin hankesuunnitelman mukaisesti.
IMATRAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 11/2015 11 (16) 209 Raha- ja arvopapereiden tarkastajien tarkastuskertomus Valmistelija ja esittelijä: talousjohtaja Sirpa Paakki p. 040 505 7460 n valitsemat raha- ja arvopapereiden tarkastajat Allan Mylläri ja Hannu Sopanen ovat suorittaneet 4.12.2015 raha- ja arvopapereiden tarkastuksen ja antaneet siitä oheisena liitteenä olevan tarkastuskertomuksen. tutustuu kertomukseen ja päättää antaa sen tilintarkastajille tiedoksi. 210 OP-Private sopimuksen uudistaminen Valmistelija ja esittelijä: talousjohtaja Sirpa Paakki p. 040 505 7460 on 25.4.2012 82 hyväksynyt OP-Private täyden valtakirjan omaisuudenhoitosopimuksen varojen sijoittamisesta OPvakuutussäästösalkkuun. Nyt sijoitussopimuksen muutosten vuoksi sopimus tulee uudelleen hyväksyä ja valtuuttaa talousjohtaja allekirjoittamaan se. Sijoituksessa on kyse hautainhoitorahaston varoista. päättää hyväksyä, että Etelä-Karjalan Osuuspankin kanssa solmitaan OP-Privat asiakkuussopimus ja sijoituskonsultointisopimus sekä niihin liittyvät säilytys- ja tilisopimukset. Talousjohtaja Sirpa Paakki valtuutetaan allekirjoittamaan sijoittamiseen liittyvät sopimukset OP-Private yksikön kanssa, sopimaan OP-Private palvelun hinnasta ja palkkioista sekä sopimaan muista sijoituspalvelun ehdoista ja rajoituksista. Talousjohtaja Sirpa Paakki valtuutetaan vastaamaan pankin selonottovelvollisuuden täyttämiseksi esittämiin kysymyksiin, antamaan tietoja yrityksen sijoitustoiminnan tavoitteista ja taloudellisesta asemasta, vastaamaan omasta puolestaan sijoituskokemuksesta ja sijoitustietämystä koskeviin kysymyksiin sekä antamaan pankille muut sijoitustoiminnan ja pankkiasioinnin kannalta tarvittavat tiedot.
IMATRAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 11/2015 12 (16) Lisäksi talousjohtaja Sirpa Paakki valtuutetaan saamaan tietoja yrityksen arvoosuus- ja pankkitileistä, säilytyksistä, sijoitusrahasto-osuuksista, säästöhenkivakuutuksista ja kapitalisaatiosopimuksista sekä muista omistuksista sekä vastaanottamaan sijoitustoiminnan raportointi. Valtuutetulla on myös oikeus takaisinostaa sopimusten säästöt joko kokonaan tai osittain ja lopettamaan OP-Private asiakkuus- ja sijoituskonsultointisopimus. 211 Kirkkoherranviraston käteiskassa Valmistelija ja esittelijä: talousjohtaja Sirpa Paakki p. 040 505 7460 Kirkkoherranviraston pohjakassan suuruus on määritelty markka-aikana vuosikymmeniä sitten. Pohjakassan määrä 86,50 on tarpeettoman suuri ja summana hankala. Käteisellä maksettavien palvelujen määrä on nykyisin melko vähäinen. Tilintarkastajien suosituksesta pohjakassan määrää tulisi pienentää. päättää, että kirkkoherranviraston pohjakassan suuruus on 30,00 1.1.2016 lukien.
IMATRAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 11/2015 13 (16) 212 Verotulokertymät 1.1. 30.11.2015 Valmistelija ja esittelijä: talousjohtaja Sirpa Paakki p. 040 505 7460 Seurakunnalle on kertynyt verotuloja tammi -marraskuussa 2015 seuraavasti: Kirkollisvero Yhteisövero TA 2015 5.300.000,00 500.000,00 Keskim. kertymä 11 kk 4.858.333,33 458.333,33 Tot 11/2015 4.669.462,85 481.660,49 Tot-% (keskim-%) 88,1 (91,7) 96,3 (91,70) Ylitys/alitus -188.870,48 23.327,16 Kertymä ed. v. vast. 4.774.663,52 507.167,98 Muutos ed. v. vast. -105.200,67-25.507,49 Muutos-% ed. v. vast. - 2,2 % - 5,0 % merkitsee tiedoksi verotulokertymät. Merkittiin tiedoksi. 213 Kolehtisuunnitelma 1.1.2016 29.5.2016 Valmistelija ja esittelijä: kirkkoherra Arto Marttinen p. 040 522 0741 Esityslistan liitteenä on kolehtisuunnitelma ajalle 1.1. 29.5.2016 sekä jumalanpalvelussuunnitelma tammi toukokuu 2016. hyväksyy kolehtisuunnitelman ajalle 1.1. 29.5.2016.
IMATRAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 11/2015 14 (16) 214 Kirkkoherran päätösluettelo Valmistelija ja esittelijä: kirkkoherra Arto Marttinen p. 040 522 0741 Kirkkoherra on tehnyt liitteenä olevan luettelon mukaiset päätökset 11.11. 30.11.2015 nro 140-146. Tehdyt päätökset merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 215 Talousjohtajan päätösluettelo Valmistelija ja esittelijä: talousjohtaja Sirpa Paakki p. 040 505 7460 Talousjohtaja on tehnyt liitteenä olevan luettelon mukaiset päätökset 17.11. 26.11.2015 nro 69 73. Tehdyt päätökset merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 216 Saapuneet kirjeet ja asiakirjat Valmistelija ja esittelijä: talousjohtaja Sirpa Paakki p. 040 505 7460 Kirkkohallituksen yleiskirjeet: (http://sakasti.evl.fi>etusivu>yleiskirjeet) Yleiskirje 24/2015 Manuaalisten kirkonkirjojen digitointiaikataulu Yleiskirje 25/2015 Rakennusavustus 2016
IMATRAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 11/2015 15 (16) Kirkon työmarkkinalaitoksen kirjeet: (http://sakasti.evl.fi/>etusivu> palvelussuhde>kit yleiskirjeet) Yleiskirje A7/2015 Seurakuntien päihdeasioiden toimintamallin päivitys Yleiskirje A8/2015 Luottamusmieskurssit Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 218 Muut esille tulevat asiat Muita esille tulleita asioita ei ollut. 219 Seuraava kokous n seuraava kokous pidetään seurakuntakeskuksessa keskiviikkona 27.1.2016 klo 17.00. 220 Valitusosoitus ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja totesi, että pöytäkirjaan liitetään kirkkolain 24 luvun mukainen valitusosoitus ja päätti kokouksen klo 18.15 Arto Marttinen puheenjohtaja Sirpa Paakki pöytäkirjanpitäjä
IMATRAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 11/2015 16 (16) Pöytäkirja tarkastettu 17.12.2015 ja hyväksytään Esa Hirvonen Sirpa Koistinen Pöytäkirja on asetettu nähtäville 18.12.2015 ja se pidetään KL 25 luvun 3 mukaisesti nähtävänä 19.12.2015 1.1.2016 kirkkoherranvirastossa sen aukioloaikoina. Sirpa Kauppinen hallintosihteeri